Актуально на: 29 августа 2017 г.

Материальные ценности – один из основных видов активов предприятия. За ними, как и за любыми другими ценностями, должен быть организован надлежащий контроль. Обеспечивается он в том числе тем, что все хозяйственные операции с материальными ценностями оформляются документально. Например, путем составления акта приема-передачи. Приведем пример формы акта приема-передачи материальных ценностей (образец простой) в нашей консультации.

Какую форму акта использовать?

Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в Учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей сотруднику (образец)

Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый – в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).

В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо – организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.

Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.

Скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Этим актом можно оформить, к примеру, передачу основных средств от одного МОЛ другому. При этом, как указывали выше, оформляются, как минимум, по 2 экземпляра актов: «”старый” МОЛ –> организация» и «организация –> «новый” МОЛ».

ОП-18 — акт, применяемый в общепите для удостоверения передачи товаров либо тары одним материально-ответственным лицом другому. В чем специфика его заполнения и где его скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего предназначен документ

Особенности заполнения документа

Итоги

Для чего предназначен документ

На основе формы ОП-18 в организациях общепита составляется акт, удостоверяющий передачу товаров либо тары одним материально-ответственным лицом (МОЛ) другому.

Акт по форме ОП-18 составляется в 3 экземплярах. 1-й остается у МОЛ, передающего товары и тару под ответственность другого сотрудника. 2-й берет МОЛ, принявший ресурсы, а 3-й направляется в бухгалтерию.

Об иных формах документов, необходимых для организации учета в общественном питании, читайте в материале «Ведение бухучета в кафе на УСН (нюансы)».

Особенности заполнения документа

В рассматриваемом документе указываются:

• название товара или тары;
• единица измерения товара или тары;
• масса, общее количество, цена конкретной разновидности товара или тары;
• стоимость товаров либо тары конкретных разновидностей.

Подписывает документ МОЛ, сдавший товары или тару, сотрудник, принявший их, а также представитель руководства организации.

О документе, детально расшифровывающем объем реализации за день на предприятии общепита, читайте в статье «Унифицированная форма № ОП-12 — бланк и образец».

Где скачать форму ОП-18

Загрузить бланк акта ОП-18, составленный на основе типовой формы, утвержденной Госкомстатом РФ, вы можете на нашем портале.

Скачать форму ОП-18

Также вам доступен заполненный нашими специалистами образец документа.

Скачать образец ОП-18

Итоги

Форма ОП-18 используется организациями сферы общепита при передаче продуктов (товаров) или тары между материально-ответственными лицами. Главные критерии ее корректного составления — правильное указание характеристик товаров либо тары, а также оформление акта в установленном количестве экземпляров.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

При смене материально ответственного лица (МОЛ) в организации общественного питания (кафе, баре, столовой) составляют акт о передаче товаров и тары от одного МОЛ к другому. Для этого используют форму ОП-18. Как правильно ее заполнить, расскажем в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта по форме ОП-18 .xlsСкачать образец акта по форме ОП-18 .xls

Общая информация

Форма ОП-18 является унифицированной для предприятий общепита. Обязательный характер она носила до конца 2012 года. С начала 2013 стала лишь рекомендованной к использованию (информация Минфина России от ПЗ-10/2012). Поэтому если компаниям удобнее работать с собственными бланками, то они смело могут это делать. Главное, помнить об обязательных реквизитах первичного учетного документа и не забыть внести их в форму. Перечень таковых можно изучить в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухучете».

К сведению! Независимо от того, какие формы будет использовать компания, она должна зафиксировать свой выбор в учетной политике.

Многие организации, несмотря на предоставленную свободу действий, отдают предпочтения унифицированным формам, ввиду того что они имеют все необходимые данные и не будут вызывать претензии у работников проверяющих органов.

Акт о передаче товаров и тары заполняют в ситуации, когда одно МОЛ в организации сменяет другое. В таких случаях всегда необходим аналогичный акт.

Документ составляют в трех экземплярах. По одному экземпляру оставляют себе МОЛ, а третий необходимо передать в бухгалтерию для внесения соответствующих пометок в бухучете компании. После чего акт должен храниться в бухгалтерии в течение 5 лет.

Важно! Печать на документ ставится только при ее использовании компанией.

Заполняем форму ОП-18

Форму можно заполнить от руки или с помощью компьютера, возможно заполнение в некоторых спецпрограммах. Документ стандартно имеет шапку и основную часть. В шапке нужно указать следующие сведения:

• Название организации и ее структурного подразделения.
• Код по ОКПО и вида деятельности компании.
• Номер документа и дату его составления.

Основная часть содержит таблицу, куда надо внести данную информацию:

1. Порядковый номер записи.
2. Наименование и код товара или тары.
3. Наименование и код единицы измерения.
4. Массу.
5. Количество.
6. Цену и сумму (в рублях и копейках).

Нужно также подвести итоги по обеим категориям и по акту полностью.

В конце акта расписываются сдающий товары и тару работник и принимающий ее, а также работник администрации.

Если обнаружена ошибка — что делать?

При заполнении подобных документов нередко можно допустить ошибку в написании суммы, кодов, наименований. В таком случае нужно соблюдать определенный порядок действий:

1. Слово или число с ошибкой аккуратно зачеркнуть так, чтобы его можно было прочесть.
2. Рядом или сверху указать верный вариант.
3. Внизу документа отметить «Исправленному верить».
4. Поставить подпись и дату. Информировать об исправлении лиц, причастных к составлению акта.

Если таких фактических ошибок много, то лучше составить новый акт, а старый уничтожить.