Авансовый отчет авиабилеты

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

  1. Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
  2. Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

  • — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция;
  • — для железнодорожного транспорта — контрольный купон.

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

  • п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
  • п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

  1. Для авиаперевозки:
  • маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
  • посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:

Письма Минфина:

от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296

от 06.04.2015г. №03-03-06/19229

от 29.01.2014г. №03-03-07/3271

от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)

2. Для железнодорожной перевозки:

  • контрольный купон.

Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится.

Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14.

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777)

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Посмотрим, что потребуется перевести:

  1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012.

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794).

Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.

На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Пример

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет

Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор

Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету

Затем билет выдан сотруднику:

Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!

Пример (продолжение)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету

Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:

Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные

Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

Чтобы подтвердить расходы на перелет в командировку кроме билета налоговики требуют и посадочный талон. Что делать, если он потерялся? И какие новые правила по посадочным недавно ввел Минтранс?

Командировочные расходы на перелет не списать без посадочного талона

Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон. Об этом говорит письмо Минфина от 01.09.2016 № 03-03-07/50992.

Поскольку посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, он является документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки вместе а авиабилетом.

Что делать, если посадочный потерялся

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему билет и посадочный талон. Такого мнения придерживаются и чиновники (письмо Минфина России от 01.09.2016 № 03-03-07/50992), и суды (например, решение АС г. Москвы от 26.12.2014 по делу № А40-160188/2014). 📌 Реклама Отключить

Но бывает разное, и нередко посадочные талоны сотрудники или теряют, или по незнанию просто выбрасывают. Что делать бухгалтеру?

Сотрудника нужно попросить получать у авиакомпании справку. В ней перевозчик укажет все данные пассажира, совершившего перелет. Справка платная. Сколько она стоит, надо уточнять в авиакомпании. Затраты возьмет на себя сотрудник.

Такую схему подтверждает Минфин в письме Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296. Если справки не будет, финансовое ведомство уточняет, что расходы признавать нельзя.

Электронные посадочные разрешили, но для списания расходов безопаснее бумажные

Минтранс России разрешил использовать для прохода на посадку электронные посадочные билеты.

Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.

📌 Реклама Отключить

Посадочные талоны можно будет предъявлять на смартфоне, ноутбуке или планшете, где отображен штрих-код талона. А можно этот штрих-код просто распечатать и показать при досмотре.

Но налоговикам такие штрих-коды для подтверждения расходов вряд ли понравятся. Пока новых разъяснений ФНС или Минфин не подготовили.

Поэтому сотрудникам, которые едут в командировки, все-таки лучше получать на стойках регистрации привычные посадочные талоны.

Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.

📌 Реклама Отключить

Электронные билеты

Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322(далее – Приказ № 322), а электронного авиабилета – Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее – Приказ № 134). 📌 Реклама Отключить

При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.

При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134. А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон, который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

📌 Реклама Отключить

В связи с тем, что оба документа – и контрольный купон, и маршрутная квитанция – признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно – показано на схеме.

«Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте». 📌 Реклама Отключить «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».

Чтобы правильно отразить стоимость электронных билетов в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Начнем с признания затрат на их покупку в составе налоговых расходов.

📌 Реклама Отключить

Налог на прибыль

Поскольку речь в данном случае идет о проездных документах, которые, как правило, используются командированными сотрудниками, напомним, что затраты на приобретение указанных проездных (как, впрочем, и другие командировочные расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Разумеется, расходы должны быть экономически обоснованы, подтверждены надлежаще оформленными документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет сотрудника с приложенными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами (маршрутными квитанциями или контрольными купонами). 📌 Реклама Отключить

Но достаточно ли указанных документов для обоснования расходов на проезд? Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям официального органа. В Письме от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214 чиновники Минфина пояснили, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон. Причем посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через Интернет) должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Таким подтверждением, как правило, является штамп о досмотре.

Иными словами, даже если сотрудник купил билет и зарегистрировался на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».

📌 Реклама Отключить

Если же штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то факт осуществления перелета подотчетным лицом, по мнению финансистов, можно подтвердить иным способом, например, справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем (см. также письма от 09.01.2017 № 03‑03‑06/1/80056, от 19.06.2015 № 03‑03‑07/35548). Указанная справка для обоснования расходов понадобится и в том случае, если командированное лицо утратит посадочный талон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187, от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296).

Разумеется, в маршрутной квитанции тоже должны быть все обязательные реквизиты. Если в ней, к примеру, не указана стоимость перевозки, такая квитанция не может являться основанием для признания расходов (см. Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03‑07‑11/398).

📌 Реклама Отключить Обратите внимание. Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, по мнению Минфина, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Важный нюанс: для подтверждения расходов обязательные реквизиты электронных билетов, оформленных на иностранном языке, безопаснее перевести на русский язык (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑05/57). Перевод не потребуется, если агентство по продаже билетов выдаст справку на русском языке, в которой содержатся все необходимые сведения (см. письма Минфина России от 24.03.2010 № 03‑03‑07/6, от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168). Впрочем, ФНС считает, что перевод электронного авиабилета для подтверждения расходов делать не нужно, поскольку большинство его реквизитов заполняются в соответствии с Единым международным кодификатором (то есть с замещением кириллических символов на латинские) (см. Письмо от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@). 📌 Реклама Отключить

Аналогичный подход применяется для обоснования расходов на покупку электронных железнодорожных билетов. В частности, документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на их приобретение, является контрольный купон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187, от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина России от 15.10.2014 № 03‑03‑07/51936, от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273). Помимо контрольного купона, транспортные расходы можно подтвердить (при необходимости) посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и др.). Следовательно, при помощи этого талона организация может обосновать расходы на проезд командированного работника в поезде (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777).

📌 Реклама Отключить

Вычет НДС

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно подлежит вычету. По общему правилу вычет сумм «входного» НДС производится (п. 1 ст. 172 НК РФ):

– на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;

– либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6 – 8 ст. 171 НК РФ.

Словом, наличие счета-фактуры не является обязательным условием для принятия к вычету НДС по расходам на проезд. Вместе с тем в налоговых нормах прямо не назван иной документ (альтернатива счету-фактуре), который может стать основанием для применения налогового вычета.

📌 Реклама Отключить

Однако в п. 18 Правил ведения книги покупок сказано, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии). При этом НДС в документе должен быть показан отдельной строкой. А раз так, оформленный на командированного сотрудника бланк строгой отчетности (например, маршрутная квитанция или контрольный купон), в котором выделена сумма НДС, является основанием для применения вычета по данному налогу. Это следует из Письма ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, «входной» НДС может быть принят к вычету, если в маршрутной квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена (см. также письма Минфина России от 26.02.2016 № 03‑07‑11/11033, от 30.01.2015 № 03‑07‑11/3522, от 30.07.2014 № 03‑07‑11/37594).

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. 📌 Реклама Отключить Обратите внимание. Указание в маршрут/квитанции электронного авиа-билета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета идентификационного номера перевозчика или агентства, оформившего этот билет, не предусмотрено. Поэтому при регистрации электронных билетов в книгу покупок вместо ИНН/КПП продавца нужно ставить прочерк (см. Письмо Минфина России от 28.05.2015 № 03-07-11/30876). К сожалению, так бывает не всегда. Некоторые перевозчики не указывают в проездных документах налог в отдельной строке. По данному вопросу тоже есть официальные разъяснения. В частности, в Письме от 10.01.2013 № 03‑07‑11/01 Минфин сообщил, что вычет налога по таким проездным документам не может быть предоставлен. Поэтому сумма, отраженная в них, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. 📌 Реклама Отключить

Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура (пусть даже агентом перевозчика или субагентом), то налогоплательщик вправе на его основании принять к вычету НДС, хотя сумма налога в электронном билете не показана отдельной строкой (см. Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 по делу № А19-5831/2012). И это справедливо, поскольку в силу п. 18 Правил ведения книги покупок основанием для налогового вычета в равной степени могут служить и счет-фактура, и бланк строгой отчетности. Одновременное указание налога в обоих документах не требуется.

Вопрос по возмещению расходов на перелет командированному сотруднику. К авансовому отчету он прикладывает распечатанный электронный билет и посадочный талон с отметкой о прохождении контроля. Формально первый документ называется именно «электронный билет», а не «маршрут-квитанция», как это указано в Приказе Минтранса N 134. В нем есть следующая информация: Ф. И. О. пассажира, номер билета, дата его выписки, номер бронирования, авиакомпания, передаточная надпись, номер рейса, класс, самолет, маршрут полета, время вылета и посадки, форма оплаты, расчет тарифа, сборы, таксы, полная стоимость. Достаточно ли такого документа для подтверждения расходов в целях учета налога на прибыль? Или же документ должен называться именно «маршрут-квитанция», чтобы у контролирующих органов не было формальных оснований для снятия таких расходов?

25 октября 2019

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Электронный пассажирский билет в гражданской авиации представлен только в электронно-цифровой (бездокументарной) форме. Документом на бумажном носителе, подтверждающим приобретение электронного билета, является маршрут-квитанция.
Полагаем, что документ с названием «электронный билет», содержащий все реквизиты, установленные для маршрут-квитанции в пп. 2 «а» п. 1 приложения к приказу Минтранса N 134, являющейся бланком строгой отчетности, может служить документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного авиабилета в целях налогообложения прибыли (при наличии посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту).

Обоснование позиции:
В целях выявления объекта налогообложения налогом на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов (ст. 247, п. 1 ст. 252 НК РФ), за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Для признания в целях налогообложения прибыли расходы в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть:
1) экономически обоснованы;
2) документально подтверждены;
3) произведены для деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Разъяснения по вопросу подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение проездных документов при направлении работника в командировку содержатся в письмах Минфина России от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 17.12.2018 N 03-03-07/91528, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65429 и заключаются в следующем.
В соответствии с п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (далее — Приказ N 134) маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Помимо этого, на основании п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» (в редакции приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7) при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации, расположенном за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон.
Согласно п. 1 Приложения к Приказу N 134 электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее — электронный билет) представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.
Подпунктом 1 п. 1 Приложения к Приказу N 134 установлена структура электронного билета:
— электронный полетный купон;
— электронный контрольный купон;
— электронный агентский купон;
— маршрут-квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок).
Помимо этого, пп. 2 «а» п. 1 Приложения к Приказу N 134 установлено содержание электронного билета:
— маршрут-квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), электронный полетный, электронный контрольный, электронный агентский купоны содержат следующие сведения о перевозке пассажира и багажа:
— сведения о пассажире (для внутренних перевозок — фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок — фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);
— наименование и (или) код перевозчика;
— номер рейса;
— дату отправления рейса;
— время отправления рейса;
— наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
— тариф;
— эквивалент тарифа (если применяется);
— итоговую стоимость перевозки;
— форму оплаты;
— сборы (если применяются).
— наименование и (или) код класса бронирования;
— код статуса бронирования;
— дату оформления;
— наименование агентства/перевозчика, оформившего билет; норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
— уникальный номер электронного билета.
Маршрут-квитанция оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно.
Маршрут-квитанция является документом строгой отчетности и подтверждает факт приобретения билета.
Из положений Приказа N 134 следует, что электронный билет существует только в электронно-цифровой (бездокументарной) форме. Все составляющие его структуру также имеют электронную форму, и только сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) представляется на бумажном носителе. На практике в разных авиакомпаниях формируются Электронный билет (маршрут-квитанция), Маршрутная квитанция электронного билета.
По нашему мнению, определяющим моментом в данном случае является содержание документа, имеющего название, отличное от названия Маршрут-квитанция.
Вместе с оригиналом посадочного талона, подтверждающего перелет работника, маршрут-квитанция на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, является документальным основанием для подтверждения расходов по налогу на прибыль на приобретение билета на проезд к месту командировки и обратно (смотрите письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32045, от 17.12.2018 N 03-03-07/91528, ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@ и др.).
В письме Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893 изложено, что маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции. При этом, по мнению финансистов, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами являются распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.
Таким образом, если в рассматриваемой ситуации документ с названием «электронный билет» отвечает всем указанным ранее требованиям, предъявляемым к содержанию маршрут-квитанции электронного билета, являющейся бланком строгой отчетности (в частности, содержит все обязательные реквизиты, установленные пп. 2 «а» п. 1 Приложения к приказу Минтранса N 134), то полагаем, что данный документ независимо от его названия (при наличии посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту) может служить документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного авиабилета, при налогообложении прибыли.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Вопрос: Сотруднику, приобретавшему авиабилеты через сайт «Аэрофлот», авиакомпания отправляла по электронной почте квитанцию электронного билета. Впоследствии при заказе билетов на этом же сайте сотрудник стал получать также и маршрутную квитанцию электронного билета. Сотрудники авиакомпании пояснили, что, по сути, это один и тот же документ. Вправе ли был работодатель признавать в целях налога на прибыль расходы на перелет сотрудника в командировке, подтвержденные только квитанцией электронного билета и посадочным талоном без маршрутной квитанции электронного билета? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2014 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

Ответ прошел контроль качества

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *