Автоматизация бухгалтерии

Содержание

Управленческий учет предоставляет заинтересованным лицам компании информацию, необходимую для принятия эффективных стратегических решений. Необходимо заранее определить круг пользователей управленческой отчетности и их информационные потребности. Доступ к системе может быть открыт генеральному директору, коммерческому директору, руководителям структурных подразделений, менеджерам и т.д.

Антикризисный комплект – набор сервисов для организации удаленной работы на 180 дней. Включает:

  • программу «1С:Документооборот КОРП» со встроенными функциями, которые нужны для удаленной работы сотрудников.
  • сервер 1С:Предприятия (x86-64);
  • 1С:Сервер взаимодействия;
  • клиентскую лицензию на 100 подключений.

Управленческий учет

Управленческий учет включает в себя следующие контуры:

  1. Формирование управленческой отчетности.
  2. Бюджетирование.
  3. Казначейство.
  4. Международный учет.

Управленческая отчетность и бюджетирование состоят из трех основных отчетов и бюджетов:

  • о прибылях и убытках;
  • о движении денежных средств;
  • управленческий баланс.

С помощью отчета о прибылях и убытках можно определить проекты, которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. Другими словами, отчет помогает определить те направления бизнеса, которые приносят выгоду. При этом формирование отчета можно проводить с учетом тех моментов, по которым еще не поступала оплата. Такой способ называют методом начисления.

Отчет о движении денежных средств помогает специалистам выяснить готовность компании генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности. Метод также хорош для развития компании в целом и покрытия действующих кредитов. Управлять финансами будет намного легче с использованием еженедельного прогноза движения денежных средств с названием «Платежный календарь».

Управленческий баланс позволяет свести результаты предыдущих двух отчетов. Метод нужен для контроля использования прибыли, любых видов задолженностей и корректности учета.

Управленческий учет похож на бухгалтерский учет, но у обоих методов нет ничего общего. Главными отличиями управленческого отчета от бухгалтерского являются:

  • большая детализация;
  • разные методики учета;
  • использование специальных счетов;
  • короткие промежутки времени между периодами составления отчетов.

Какие программы используются для ведения управленческого учета

Автоматизация управленческой отчетности помогает повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений. Метод может быть задействован в организациях малого и среднего бизнеса.

Ведение управленческого учета допускается в Excel или же с помощью специализированных средств автоматизации, созданных исключительно для объединения разных источников информации в одной системе. В настоящие время компании одинаково могут пользоваться простыми Excel-таблицами и более сложными ERP-системами.

С помощью управленческого учета можно решить целый ряд задач, он позволяет выполнять следующие операции:

  • планировать хозяйственную деятельность путем бюджетирования;
  • осуществлять контроль расходов на основании собранной информации;
  • выполнять оптимизацию затрат;
  • контролировать любые отклонения от нормы методом сравнения фактических показателей с запланированными.

Автоматизация управленческой деятельности всегда подкреплена поддержкой соответствующего ПО, не ограничивает технические возможности и не создает никаких учетных проблем.

Основные средства автоматизации управленческого учета:

  • Excel;
  • облачные сервисы (для управления ДДС);
  • различные системы на базе 1С;
  • ERP-системы (для крупных предприятий).

Любая из вышеперечисленных программ может содержать нужный функционал. При этом некоторые отдельные блоки могут отсутствовать. При выборе программного продукта следует сравнить особенности системы с потребностями управленческого учета компании. Таким образом, можно выбрать наиболее оптимальный вариант программы автоматизации управленческого учета.

Управленческий учет предприятия любого масштаба, на базе 1С:Предприятие 8

  • Контроль и согласование платежей
  • Отчетность для собственника или инвестора (МФСО)
  • Управленческий баланс
  • Бюджетирование

Планирование и отчетность в Excel

Наиболее популярной программой для управленческого учета малых предприятий принято считать Excel. Преимущество программы вызвано необоснованностью использования дорогостоящих программ в небольших компаниях. Программа Excel обладает достаточным функционалом для ведения основных отчетов:

  • доходы и расходы предприятия,
  • финансовый результат компании;
  • движение денежных средств;
  • баланс.

Программа имеет неоспоримые преимущества в сравнении с другими программными продуктами, среди которых особенно нужно отметить:

  • доступность;
  • наличие специализированных функций, обеспечивающих простое управление финансами;
  • наглядность и простое управление;
  • возможность развития системы с помощью макросов.

При этом у системы Excel есть свои недостатки:

  • Со временем таблицы увеличиваются в размерах и требуют очень много времени для поддержания актуальных данных в учете.
  • Система имеет минимум возможностей для интеграции с другими программными продуктами.
  • Решать задачи управленческого учета с использованием только простых формул – невозможно, увеличение сложности задач подразумевает использование программирования.
  • Отказоустойчивость системы на низком уровне.

По мере расширения бизнеса становится все сложнее поддерживать актуальность учета в больших таблицах. Специалисты компании, не имея специальных навыков, вполне могут допустить ошибку при работе с системой, что может повлечь за собой принятие неверных решений в управлении бизнесом.

Такое развитие событий является абсолютно недопустимым для компании, поэтому выбор специализированных программных продуктов станет взвешенным и мудрым решением.

Управленческий учет на базе 1С

Рынок предлагает большое количество специализированных программ для оптимизации управленческого учета. Большинство решений построено на базе 1С: Предприятие.

Одной из лучших программ принято считать «БИТ.ФИНАНС» — программный комплекс с модулями для автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

Основные подсистемы БИТ.ФИНАНС

Подсистема казначейства. Данная подсистема создана специально для управления потоками денежных средств в компаниях разного масштаба. Позволяет спланировать БДДС, сформировать платежный календарь, а также позволяет создавать и позволяет автоматически создать платежные документы на основании согласованных заявок на расходование ДС. Предусматривает механизм построения графиков платежей, на основании зарегистрированных в информационной базе договоров.
Подсистема бюджетирования. Данная подсистема предназначена для формирования бюджетов: планирование БДР, БДДС, ББЛ. Она позволит Вам осуществлять долгосрочное планирование, актуализацию и корректировку бюджетов, формирование план-фактного анализа деятельности компании с детализацией данных до первичных документов.
Управленческий учет и МСФО. Данная подсистема позволяет вести в одной информационной базе несколько параллельных вариантов учета на основании общей первичной документации и договоров. Для этого в данном блоке включено пять планов счетов и реализованы режимы настройки хозяйственных операций. Вы сможете значительно облегчить процесс постановки управленческого учета благодаря инструментам по подготовки отчетности по стандартам международной финансовой отчетности (МСФО) и консолидированной отчетности по группе компаний.
БИТ.ФИНАНС в Power BI. Приложение демонстрирует данные из системы БИТ.ФИНАНС, которые необходимы для оперативного контроля состояния Вашего бизнеса. Где бы Вы ни находились, Вы можете легко отслеживать расходы, доходы, поступления и другие интересующие Вас показатели в режиме реального времени.

Результатами использования БИТ.ФИНАНС являются:

  • Существенное сокращение времени на сбор и подготовку данных;
  • Возможность оперативно принимать решения на основании достоверных данных из учетных систем предприятия или группы компаний;
  • Учет различных сценариев развития предприятия;
  • Осуществление оперативного контроля всех платежей и соблюдения установленных лимитов расходов в разрезе статей;
  • Предотвращение хищения денежных средств или их неэффективного использования.

1С:ERP Управление предприятием 2 для комплексной автоматизации предприятия

Необходимость использования для автоматизации компаний системы класса ERP подтверждена развитием роста и бизнеса компаний. Ускорение бизнес процессов неминуемо приводит к поиску новых решений для их автоматизации.

ERP-системы включают в себя следующие модули:

  • управление оперативным и производственным учетом;
  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • управление персоналом и расчет заработной платы;
  • финансовый учет (включает бюджетирование и казначейство);
  • международный учет;
  • управление активами.

Современные ERP-системы достаточно универсальные и открывают пользователям широкие возможности для реализации большого количества процессов. Немаловажен тот факт, что по мере развития бизнеса включаются в работу все больше модулей, присутствующих в системе.

Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной удобной системе.

Преимуществами таких решений являются:

  • доступность и согласованность данных;
  • контроль работы персонала;
  • снижение числа возможных ошибок;
  • четкое взаимодействие различных блоков системы.

Недостатки в системе, как таковые, отсутствуют. Единственным минусом можно назвать, разве что высокую стоимость программного продукта. Также требуется решение проблемы безопасности данных, которую можно решить с помощью настроек доступа.

При работе с системой особое внимание следует уделять обеспечению надежности работы сервера и своевременно выполнять настройку дополнительных систем резервного копирования.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Одним из немаловажных и наиболее часто задаваемых вопросов является «Как правильно выбрать необходимый и достаточный софт для автоматизации учета деятельности Компании?». И в данном конкретном случае, для решения задач управленческого и бухгалтерского учета, мы рассматриваем наиболее популярную в России платформу 1С:Предприятие.

Татьяна Жукова, специально для ИА «Клерк.Ру»

Каждое предприятие по-своему индивидуально, с одной стороны, а с другой — довольно похожи, если рассматривать с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому в этом разделе мы попытаемся рассмотреть основные принципы и факторы, влияющие на выбор программного обеспечения (ПО). И в качестве итогов представить классификацию выбора необходимого софта, в зависимости от решающих параметров.

Данный обзор мы составили на основе своего многолетнего опыта автоматизации предприятий различного масштаба и сфер деятельности. Возможно, он носит несколько субъективный характер, но как показывает опыт, всегда есть исключения, но они скорее подтверждают правило 🙂

📌 Реклама Отключить

Целью является помочь Вам самостоятельно сделать начальные шаги по определению потребностей предприятия в автоматизации на данный момент и предположить, возможный вариант развития событий – потратив на это минимум времени.

В настоящем обзоре мы рассмотрим три основных, на наш взгляд, аспекта:

— с чего начать: выбор ПО, с учетом развития Компании

— стоит ли менять/модернизировать существующую информационную систему

— целесообразность вложений в новый софт

1. Описание Компании

Первое с чего мы рекомендуем начать — это формализовать (прописать) — следующие параметры:

  1. Учет структуры компании.
    1. Вид деятельности (торговля, производство и т.д.)
    2. Перечень автоматизируемых подразделений Компании.
    3. Наличие удаленных рабочих мест не входящих в ЛВС.

1.4. Перечень задач подлежащих автоматизации 📌 Реклама Отключить

1.5. Количество рабочих мест и объем документооборота

2. Область применения (фискальный и/или управленческий учет)

3. Навыки персонала

Каждый, либо в комплексе все, из выше перечисленных вопросов, являются определяющими и в зависимости от ответов, решением будет тот или иной программный продукт.

В принципе, решение этих вопросов уже вполне достаточно для того, чтобы сформировать первоначальный запрос для Компаний-Разработчиков 1С. Особо не вникая, самостоятельно в подробности, не тратя время на вычитывание и сравнение представленных на рынке программ. Получить от Компаний предложения и на их основании, встретится — обсудить и определить оптимальный для Вас вариант.

Если Вы решили, для начала, все-таки самостоятельно разобраться с поставленной задачей, то следующим этапом, мы коротко (что бы иметь представление), рассмотрим представленные на рынке, на сегодняшний день, программные продукты на базе 1С:Предприятие 7.7. и 8.0.

📌 Реклама Отключить

2. Классификация базовых версий 1С:Предприятие

Данная классификация включает в себя основные (базовые) программные продукты линейки «1С:Предприятие».

  1. 1С:Предприятие 7.7. — Система программ позволяет решать различные задачи учета и управления на предприятиях независимо от их профиля.
    • Торговля и склад- предназначена для учета любых видов торговых операций и может выполнять все функции учета.
    • Бухгалтерия — универсальное массовое решение для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях.
    • Зарплаты и кадры — представляет собой компоненту «Расчет» с типовой конфигурацией для расчета заработной платы и кадрового учета.
    • ПУБ — Конфигурация «Производство+Услуги+Бухгалтерия» для системы «1С: Предприятие 7.7» представляет собой типовое решение для автоматизации средних и малых предприятий, основными видами деятельности которых, является производство продукции, оказание услуг, а также оптовая торговля. 📌 Реклама Отключить
    • Финансовое планирование – включает в себя: стратегическое и оперативное планирования (бюджетирование); сбор данных о фактическом выполнении плана; план — фактный анализ исполнения бюджета; моделирование, анализ и прогнозирование финансового состояния организации.
    • Комплексная 7.7 – Включает в себя все выше перечисленные компоненты. Главное преимущество использования состоит в том, что в ней не только поддерживается единое информационное пространство, но также реализуется автоматическое отражение в бухгалтерском учете данных оперативного учета торговой деятельности и результатов расчета заработной платы с необходимой степенью детализации.
  1. 1С:Предприятие 8.0. -новейшая версия платформы для автоматизации управления и учета, отвечающая современным тенденциям развития рынка
    • Управление торговлей- решает задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования; автоматизирует торговые, финансовые и складские операции 📌 Реклама Отключить
    • Бухгалтерия- предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях
    • Управление персоналом- предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий
    • УПП — является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии
    • Сервер — Клиент-серверный вариант предназначен для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия. Он реализован на основе трехуровневой архитектуры «клиент-сервер».
    • WEB-расширения — хотя и входит с состав технологической платформы, поставляется в виде отдельного программного продукта и позволяет встраивать доступ к данным 1С:Предприятия в существующие Web-сайты и Web-приложения, а так же создавать готовые Web-приложения, использующие информационную базу 1С:Предприятия 8.0. 📌 Реклама Отключить

3. Стадии развития Компании и варианты выбора ПО

Далее, для того, что бы определить какой же из продуктов наиболее вероятно подойдет для Вашей Компании, мы предлагаем, укрупнено, не вдаваясь в «тонкую» специфику предприятия рассмотреть возможные варианты автоматизации.

Градация по деятельности: на Торговое или Производственное предприятие. Поскольку стоимость решения серьезно зависит от масштабов предприятия, то данная классификация включает в себя — Градация по величине Компании: от стартовой до крупной

Попутный совет: Принимая решение, делайте это с учетом оперативного развития Компании, что бы не пришлось тратить дополнительное время на увеличение рабочих мест, в самом ближайшем будущем.

Итак….

3.1. ФИРМА — Торговая (в том числе, продажа услуг)

📌 Реклама Отключить

В данной таблице мы рассмотрим варианты основных конфигураций, в зависимости от размеров компании и сферы деятельности.

Более подробно о выборе платформы, мы поговорим позже.

Обозначения:

ПУБ – 1С:Предприятие 7.7. Конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия»

УПП — 1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием

Этап развития Компании Кол-во человек Решение Примечание
    Стартовая 1-3 1С:Бухгалтерия Данная конфигурация включает не только бухгалтерский учет, но и ведение учета ТМЦ и расчета заработной платы сотрудников.
      Малая 3-10 Бухгалтерия + Торговля Ведение торгового и бухгалтерского учета в раздельных базах. Управленческий учет ведется в 1С:Торговля и необходимые операции перекачиваются в 1С:Бухгалтерия
        Средняя 10-30 Бухгалтерия+Торговля+Зарплата/Комплексная/ПУБ+Сервер Возможно установка всех компонент по отдельности либо создание единого информационного пространства на основе 1С:Комплексная.

        Для обеспечения большей»устойчивости» системы от 10 пользователей рекомендуется приобретать сервер 1С или SQL версии соответствующих компонент 1С Предприятие 7.7. Это необходимо так же и для улучшения защиты баз данных от несанкционированного доступа.

          Выше средней 30-50 Бухгалтерия+Зарплата+Торговля с доработками/ПУБ с доработками+Финпланирование+Сервер С ростом Компании возникает необходимость в изменении типовой конфигурации в соответствии с требованиями бизнеса. А также ведения план-фактного анализа финансовой деятельности компании.
            Ниже крупной 50-100 Бухгалтерия с доработками+Зарплата+Торговля с доработками+Сервер При динамично растущей Компании доработкам, в большинстве случаев, подвергаются основные компоненты.
              Крупная свыше 100 Все компоненты с доработками+Сервер При появлении сложной системы расчета зарплаты сотрудников – в «Зарплата и Кадры» также вносятся изменения.

              3.2. ФИРМА — Производственная 📌 Реклама Отключить

              В данной таблице также представлены наиболее часто встречающиеся варианты автоматизации предприятий, деятельность которых связана с производством.

              В зависимости от масштаба Компании может быть разным состав платформы, неизменным является наличие программного продукта, позволяющего автоматизировать ведение учета производственного процесса — ПУБ, либо УПП.

              Этап развития Компании Кол-во человек Решение Примечание
                Ниже средней 10-30 Бухгалтерия+Торговля/ПУБ При небольшом производстве возможно использование как типовых возможностей ПУБ, так доработка типовой Торговли.
                  Средняя 30-50 Бухгалтерия +ПУБ с доработками+Зарплата +Финпланирование+Сервер Для устойчивости системы, при 20 и более рабочих мест рекомендуется приобретать лицензию на сервер или SQL версии компонентов 1С:Предпритие 7.7..
                    Ниже крупной 50-100 Бухгалтерия с доработками+Зарплата+ПУБ с доработками+Финпланирование/УПП+Сервер В зависимости от сложности производственного процесса может использоваться – более простой вариант — ПУБ, в более сложном УПП
                      Крупная свыше 100 все компоненты с доработками+Сервер На первоначальном этапе возможно использование типовых конфигураций с поэтапной модификацией системы в соответствии с индивидуальностью Компании либо полномасштабное внедрение УПП.

                      3.3. ФИРМА — узкопрофильная. 📌 Реклама Отключить

                      Исключение:

                      Из каждого правила, как всегда, существуют исключения.

                      В данном подразделе мы хотели бы рассмотреть автоматизацию деятельности Компаний, для которых достаточно трудно подобрать типовой продукт. В этом случае наиболее оптимальным решением является использование программного комплекса 1С в качестве платформы — для создания собственной конфигурации.

                      Например следующие сферы: страховая деятельность, рекламное агентство, торговля и дистрибуция техники, инвестиционная деятельность и т.д.

                      Этап развития Компании Кол-во человек Решение Примечание
                        Малая/Средняя 3-30 Бухгалтерия Как всегда пока Компания не очень большая и процессы нетрудно отследить, достаточно 1С: Бухгалтерии
                          Средняя/Крупная 30 и выше Бухгалтерия + Конфигурация с «0» для управленческого учета/Совместная(поддерживаемая 1С). Как вариант можно рассматривать конфигурацию созданную совместными силами партнера и компании 1С. Но при выборе необходимо анализировать варианты предлагаемого софта, те, которые Компания-разработчик регулярно обновляет и дополняет. В противном случае затраты чаще всего будут бесполезными.

                          После того, как Вы определились с потребностями Компании и возможной конфигурацией, уже можно посчитать примерную стоимость и сроки внедрения программного продукта.

                          📌 Реклама Отключить

                          Далее, познакомится с возможностями выбранных продуктов — почитав рекламные буклеты, посмотрев презентации или пригласив грамотного специалиста из Компании — Франчайзи 1С — принять окончательное решение о выборе оптимального софта.

                          В принципе, можно уже поставить точку… не надолго.

                          Но,

                          мы бы хотели рассмотреть факторы, которые также стоит учитывать при выборе программного продукта….

                          Например, не маловажным является выбор платформы для построения информационной системы. Если последние 5 -7 лет выбор стоял между1С: 7.7. и…….1С:7.7. , то на сегодняшний день ситуация обострилась вследствие появления новой технологической платформы 1С:8.0., и решение о выборе продукта стало менее однозначно… Что предпочесть? «Старый» — проверенный продукт, или новый — «продвинутый».

                          На сегодняшний день – один из самых актуальных вопросов – что же выбрать?

                          📌 Реклама Отключить

                          Мы постарались провести беспристрастный анализ.

                          Более серьезный подход к сравнению возможностей каждой из системы Вы можете прочитать в обзоре «Сравнение 7.7. и 8.0.», практически на любом сайте Компаний-партнеров 1С.

                          1. ВЫБОР ПЛАТФОРМЫ

                          Условие/вопрос

                          1С: Предприятие 7.7.

                          1С: Предприятие 8.0.

                            Необходимость при развитии Компании изменение бизнес-процессов

                            «+» Платформа является «старой», проверенной временем

                            «-» количество людей умеющих и желающих заниматься данной платформой с течением времени стремится к «0»

                            «+» Использование высокотехнологичной платформы

                            «+»Реализация и отлаженная работа конфигурации, в области бюджетирования, планирования, анализа данных и т.д. (за счет встроенных, типовых возможностей)

                            «-«более высокие требования к аппаратному обеспечению

                              Рост компании (масштабируемость системы)

                              Достаточно затратный процесс увеличения количества рабочих мест, поэтому программа приобретается, как правило, » с запасом»

                              Масштабирование проще, за счет новой политики лицензирования. Увеличение рабочих мест происходит путем приобретения доп. лицензий для новых пользователей, по мере необходимости

                                Наличие или появление в последующем удаленных рабочих мест (например: склад)

                                Создание единого информационного пространства между удаленными офисами возможно только между абсолютно идентичными конфигурациями (по средствам УРБД)

                                1С:8 позволяет организовывать обмен между разными конфигурациями (УРБД является встроенной опцией)

                                  Требования по работе с Интернет – ресурсами

                                  1С:7 поддерживает только работу с HTML

                                  1С:8 штатно FTP и почта.

                                    Требования по аппаратному обеспечению

                                    Достаточно простые требования, ничего сверхъестественного.
                                    • процессор Intel Pentium III 866 МГц ;

                                    • оперативная память от 256 Мбайт;

                                      Лицензионная политика

                                      Возможные варианты:

                                      • 1 р.м.,

                                      • 3 р.м.

                                      • Сет. (неограниченное количество пользователей

                                      Лицензии на рабочие места в системе, приобретаются по мере увеличения количества пользователей.
                                        Поддержка КПК

                                        Отсутствует

                                        «1С:Предприятие 8.0. Расширение для карманных компьютеров»

                                        Получилось немного с уклоном в сторону «1С:Предприятие 8.0.», но здесь нет подвоха и желания подтолкнуть к решению. Сравнение сделано только по основным параметрам. 📌 Реклама Отключить

                                        Далее есть еще один вопрос который, на наш взгляд, заслуживает внимание, в случае, если Компания настроена на постепенное и планомерное развитие — модернизация софта. Т.е., в самом начале деятельности Компании был приобретен некий софт для ведения основной деятельности – бухгалтерии, торговли, складского учета, взаимоотношений с клиентами и т.д.

                                        Нужно ли его менять..модернизировать…стоит ли тратить финансы…ведь и так нормально работает…зачем мне это?

                                        Ответ: Стоит. Если есть представление о дальнейшем развитии Компании.

                                        5. УСЛОВИЯ НЕОБХОДИМОСТИ МОДЕРНИЗАЦИИ СОФТА

                                        Итак, Почему стоит заняться модернизацией уже имеющегося на предприятии софта?

                                        1. Если…необходимо реализация отлаженных на предприятии процессов на основе современного, технологичного продукта.

                                          📌 Реклама Отключить

                                        Подобная потребность возникает с ростом компании. Например, на ранних этапах развития Компании, возможно ведение управленческого учета в таблицах EXCEL. Но в дальнейшем, в результате увеличения объема информации система становится сначала непрозрачной, а затем просто неуправляемой.

                                        НО… Одним из плюсов наличия программного обеспечения предыдущего поколения, является то, что к переходе на новую платформу в Компании формализованы основные бизнес-процессы и как следствие, существует четкое понимание требований к Информационной системе..

                                        В данном случае, на наш взгляд, интереснее и полезнее в качестве решения рассматривать — 1С:8.0., поскольку она лучше поддается модификации/модернизации и имеет серьезный ряд возможностей уже заложенных в типовые конфигурации.

                                        1. Если….в перспективе требования Компании к модификации программного обеспечения формируются в соответствии с изменяющимися бизнес-процессами фирмы. Т.е. в дальнейшем автоматизация процессов Компании не требует серьезных временных и финансовых затрат (в том числе, систематического обращения к Компании-разработчику) и является стандартной процедурой.

                                          📌 Реклама Отключить

                                        1. Если…..в ходе деятельности и развития Компании появились требования связанные с оптимизацией производительности софта, а также удобности интерфейса. Т.е. «старый» софт не может отвечать потребностям Компании, в части скорости и производительности, на данном этапе, в силу каких либо ограничений.

                                        1. Если…есть потребность в получении определенной аналитической информации (отчеты в дополнительных разрезах без изменения структуры данных). Т.е. типовых, заложенных разработчиком отчетов не достаточно для обеспечения контроля и анализа деятельности Компании, а соответственно принятия управленческих решений.

                                        В первом приближении мы рассмотрели большинство основных аспектов, на которые стоит обратить внимание, принимая решение о выборе программного обеспечения 📌 Реклама Отключить

                                        Есть еще один вопрос, который мы не затронули, — это Экономическая целесообразность финансовых затрат, поскольку по умолчанию считаем, что решение о том, что «надо», уже принято. Но все таки в заключение мы решили уделить этой теме немного времени. На случай, если не хватает последнего «да» в пользу целесообразности вложений на автоматизацию.

                                        6. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ

                                        На сегодняшний день существует немало трудов на тему пользы автоматизации, поэтому в этом подразделе – мы подготовили краткий анализ основных преимущест, основанный на нашем опыте и не однократно подтвержденный нашими клиентами, в той или иной степени.

                                        1. Экономия ресурсов
                                          1. На зарплате.

                                        — Бизнес масштабируется без увеличения затрат на управленческий персонал. Плюс к этому снижаются требования к квалификации непосредственных исполнителей и как следствие их зарплата 📌 Реклама Отключить В качестве примера: в одной из крупных торговых фирм несколько лет назад руководство сделала упор на автоматизацию деятельности Компании.

                                        На сегодняшний момент Единая информационная система включает все участки и подразделения Компании (в работе, практически на всех рабочих местах используются сканеры штрих-кодов и другое торговое оборудование), что позволяет принимать на работу не квалифицированный персонал и нести минимальные трудозатраты на подбор и обучение сотрудников Компании. При этом в компании менее 10% сотрудников можно отнести к управленческому персоналу (начальники всех рангов, финансисты и бухгалтера)

                                          1. На оборудовании (офисное оборудование, площади и т.д.)

                                        — Как следствие п.1.1. — не требуется обеспечение дополнительных рабочих мест.

                                          1. «Прозрачность» бизнеса – одно из основных преимуществ. 📌 Реклама Отключить

                                        Деятельность Компании, естественно при грамотной постановке задачи на автоматизацию и серьезном подходе к реализации, находится полностью под контролем руководителя и позволяет оперативно принимать управленческие решения.(т.е. 100 тонн не/найденного после инвентаризации – это уже страшный сон из прошлого)

                                        Далее….

                                        1. Увеличение доходов
                                          1. Увеличение скорости процессов, и как следствие, сокращение времени на обслуживание клиентов (все тот же пример – использования сканеров штрих-кодов или формирования документов по одному — двум нажатиям клавиш…взамен курсирующего между торговым залом, складом, бухгалтерией – курьера, продавца, кладовщика и т.д.)

                                          2. Улучшение качества обслуживания (за счет оперативного доступа к информации о клиенте). При чем информация может быть как о предыдущих заказах, договорах, скидках/надбавках – для менеджера и т.д., так и анализ работы сотрудника и платежеспособность клиента, для руководителя.

                                            📌 Реклама Отключить

                                          3. Возможность использования дополнительных возможностей (например, организация Интернет-магазина, интегрированного с 1с.)

                                        И еще один не маловажный вопрос….

                                        1. Защита бизнеса.
                                          1. Сокращение потерь от недобросовестности сотрудников (Например: уход сотрудника – потеря информации, т.е. ушел и забрал с собой ежедневник…или того хуже — увел клиентов собой)
                                          1. Защита от воровства. За счет автоматизации, деятельность Компании становится более «прозрачной» для руководителя Компании. Появляется возможность автоматического контроля за работой сотрудников.
                                          1. Разграничение прав доступа сотрудников к информации. Доступ к данным только в рамках должностных обязанностей. Каждый сотрудник является ответственным за определенный процесс в Компании, что зафиксировано в системе.

                                        Надеюсь, эта статья помогла Вам получить первоначальные знания для выбора программного продукта, возможно, узнать что-то новое или вспомнить забытое. Но главное — утвердила в желании двигаться в выбранном направлении. 📌 Реклама Отключить

                                        Автор — Директор по развитию ООО «ВиТа-Проект»

                                        Бухгалтерский учет является одним из ключевых звеньев бизнеса, от правильности ведения которого зависит финансовое благополучие компании.

                                        Мы ведем бухгалтерию на аутсорсе более 20 лет и готовы взять эту функцию на себя.

                                        У нас работают опытные главные бухгалтера, экономисты, юристы, мы обеспечиваем прозрачность и правильность ведения бухгалтерии и полностью отвечаем за своевременность и точность сдачи отчетности в контролирующие органы *.

                                        Подробнее с услугой бухгалтерского аутсорсинга Вы можете ознакомиться на странице аутсорсинг комплексного бухгалтерского обслуживания и на страницах

                                        • Аутсорсинг расчета заработной платы
                                        • Проверка и восстановление бухгалтерского и налогового учета
                                        • Аутсорсинг бухгалтерского обслуживания в бюджетных организациях
                                        • Разовые бухгалтерские услуги
                                        • Бухгалтерский и налоговый консалтинг

                                        * «Полностью отвечаем» подразумевает, что юридическая и финансовая ответственность за ведение бухгалтерии ложится на нас, что прописывается в договоре бухгалтерского обслуживания.

                                        Традиционное ведение бухгалтерского учета предполагает сложный кропотливый труд бухгалтеров, включает множество рутинных операций, многократное повторение одних и тех же вычислительных действий, а также подготовку платежных документов и отчетов. Применение информационных технологий позволяет вести бухгалтерию удобно, оперативно и практически без ошибок. Безусловно, компьютерная программа не заменит главного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы, найти и устранить арифметические ошибки в учете, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

                                        Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, все ошибки бухгалтерского учета совершаются, либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших версий программных комплексов.
                                        Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

                                        Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

                                        На сегодняшний день руководителям российских предприятий приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает их постоянно держать под контролем различные аспекты финансово – хозяйственной деятельности. Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

                                        Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

                                        В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды .

                                        Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

                                        Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую .

                                        Сегодня анализируется уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

                                        Эффективная автоматизация

                                        Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухгалтерский учет – это просто когда бухгалтерский учет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бух. учета на предприятии.

                                        Это может выражаться в следующем:

                                        1. Упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась
                                        2. Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. К примеру, раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких
                                        3. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел
                                        4. Повышение оперативности бухгалтерского учета. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось
                                        5. Повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

                                        Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна – она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «при компьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше – надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухгалтерского учета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был «завал», так и остался .

                                        Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

                                        Подготовка к автоматизации

                                        Автоматизация бухгалтерского учета начинается не с покупки программы и введении данных в программу. Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов:

                                        Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

                                        Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета — очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

                                        Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

                                        1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов
                                        2. Применяемая аналитика по различным счетам
                                        3. Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций
                                        4. Формы и содержание первичной документации
                                        5. Формы учетных регистров.

                                        Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Для проведения оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главный бухгалтер. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухгалтерском учете -то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки .

                                        Этап II.Выбор масштабов автоматизации

                                        Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухгалтерский учет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов не будет.

                                        Для крупной организации следует решить:

                                        1. Какие разделы автоматизировать, а какие — нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухгалтерского учета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге
                                        2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозяйственных операций, расчета налогов и составления отчетности — то есть работы главного бухгалтера.

                                        Информация, получаемая из бухгалтерского учета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухгалтерский учет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований. Когда учет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

                                        Этап III. Постановка задачи

                                        Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе.

                                        На выходе бухгалтерский учет дает:

                                        1. Первичные документы
                                        2. Учетные регистры для бухгалтерии
                                        3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап)
                                        4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

                                        Постановка задачи состоит в том, что фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухгалтерский учет, требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме — величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

                                        Если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации).

                                        Этап IV. Выбор программного средства

                                        Только тогда когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать другую программу.

                                        Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России — хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие — для других, третьи — для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.

                                        Как же это сделать? Начинать нужно с принятия трех решений:

                                        1. Малую или большую программу покупать?
                                          Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще во внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющие вести бухгалтерию с учетом всех нюансов. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухгалтерского учета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, «1С», программа «Skat» производства СКБ «Контур», «Высший сорт».
                                          Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухгалтерского учета. Примерами таких программ являются «Бэст», «Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и «Бонус», систем «Галактика».
                                        2. Под какой операционной системой будет работать программа?
                                          Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для DOS и для Windows. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры и если Windows не установлен, его придется установить
                                        3. Сетевая будет программа или нет?
                                          Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых. Работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

                                        Этап V. Вопросы техники

                                        Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны.

                                        Выбор компьютера зависит от факторов:

                                        1. Установленные программы. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если работать под Windows, компьютер должен быть мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая
                                        2. Количество операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии .

                                        Процесс автоматизации

                                        Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево, так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

                                        Все широко распространенные программы автоматизации бухгалтерского учета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

                                        1. Настройка плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией учета и постановкой задачи
                                        2. Настройка типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела учета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей
                                        3. Настройка форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи
                                        4. Настройка форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. При качественной автоматизации учета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически.

                                        Когда программа настроена, можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

                                        • Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям
                                        • Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и надо будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ новые формы, но, тем не менее, даже новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии; во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут

                                        Главному бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы.

                                        За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

                                        Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

                                        Больше по теме

                                        Замечание 1

                                        Автоматизация процесса бухгалтерского учета основывается на сведении обработки учетной документации начиная от сбора первичных данных до формирования бухгалтерской отчетности к единому взаимосвязанному технологическому процессу. На сегодняшний день вычислительная техника позволяет внедрять полную автоматизацию учетных задач.

                                        Основная часть предприятий сегодня осуществляет ведение бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники. Разработчиками программного обеспечения выпущено и продолжает выпускаться на рынок большое количество прикладных программных продуктов по бухгалтерскому учету: «Галактика», «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфобухгалтер», «БЭСТ» и многие другие. Также используется практика создания на предприятиях собственные программ, которые полностью учитывают специфику производства.

                                        Особенности ведения бухгалтерского учета при условии его автоматизации

                                        В случае, когда на предприятии по всем разделам бухгалтерского учета применяется автоматизированная форма учета, выделяются следующие особенности:

                                        Готовые работы на аналогичную тему

                                        • Курсовая работа Автоматизированный бухгалтерский учет 480 руб.
                                        • Реферат Автоматизированный бухгалтерский учет 280 руб.
                                        • Контрольная работа Автоматизированный бухгалтерский учет 200 руб.

                                        Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

                                        • используется компьютерная техника и прочие технические средства;
                                        • формируется как универсальная документация, так и и машиночитаемые носители информации
                                        • обязательно сохраняется принцип применения двойной записи;
                                        • применяется система классификаторов;
                                        • логические операции в части ведения учета автоматизируются;
                                        • хранение первичной учетной информации и регистров бухгалтерского учета осуществляется с использованием технологии запросного режима;
                                        • используются системы регистров со строго определенной последовательностью их создания и способов записи.

                                        Процесс комплексной автоматизации бухгалтерского учета

                                        Комплексной автоматизации подлежат следующие учетные операции:

                                        • вычислительная обработка информации;
                                        • сортировка полученной информации;
                                        • выведение на печать форм регистров бухгалтерского учета.

                                        В самом начале работы в компьютер вносится информация справочного характера (заполняются справочники). Учетная информация вводится в программу с первичных документов либо с регистраторов учетных данных Последние представляют собой специальные программы, которые позволяют хранить, обрабатывать и выводить на экран или печать полученную учетную информацию.

                                        Данные синтетического и аналитического учета в условиях полной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии группируются в базы данных применяемого на предприятии программного продукта и ежемесячно выводятся в печатной форме на бумажные носители. Важно отметить, что учетным регистром в автоматизированной системе может стать любой документ, который содержит хронологическую и систематическую. При этом в выходных формах автоматизированного бухгалтерского продукта данные должны полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства.

                                        Замечание 2

                                        Одновременно с задачей создания полного комплекта отчетности важнейшей задачей автоматизированного бухгалтерского учета является осуществление автоматизации расчетных процедур.

                                        Итак, в рамках сегодняшнего дня автоматизация бухгалтерского учета является объективной необходимостью. Внедрение в систему бухгалтерского учета компьютерных технологий позволяет повысить его эффективность. При этом автоматизация вызывает необходимость создания технологии решения бухгалтерских задач с учетом следующих требований:

                                        • ограничение допуска к информации при помощи паролей и исключение несанкционированного доступа;
                                        • обеспечение сохранности данных бухгалтерского учета на необходимый срок;
                                        • организация диалогового режима работы пользователей с компьютерной техникой;
                                        • создание технической возможности деления информации, предоставление ее в любом удобном для пользователя сочетании;
                                        • наличие возможности принудительного ввода данных и обеспечения автоматизации контроля выполнения управленческих решений.

                                        Главная » Бухгалтеру » Автоматизация бухгалтерской деятельности Статья обновлена и дополнена 08.07.2020

                                        Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором


                                        Вернуться назад на бухгалтерская деятельность

                                        Автоматизация бухгалтерского учета — основа эффективного управления.
                                        Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
                                        Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из — за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.
                                        Требования к бухгалтерской системе.
                                        На наш взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программное — аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
                                        В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).
                                        Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
                                        Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

                                        Не менее важно, чтобы фирма — разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.
                                        Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.
                                        Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).
                                        Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы- лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab. Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.
                                        Элементы компьютерной системы.
                                        В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
                                        Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
                                        1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
                                        2. Программные средства.
                                        а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
                                        б) Прикладные (пользовательские) программы — это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация — пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
                                        3. Документация — описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.
                                        4. Персонал — работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
                                        5. Данные — сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе. 6. Процедуры контроля — Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
                                        Особенности компьютерной обработки данных.
                                        Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.
                                        Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
                                        1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
                                        2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
                                        3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
                                        4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
                                        5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

                                        Внеоборотные активы
                                        Оборотные активы
                                        Чистые активы
                                        Оборотные средства
                                        Основные средства
                                        Нематериальные активы


                                        | | Вверх

                                        Добавить комментарий

                                        Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *