Буфетное обслуживание

Как соотносятся представительские расходы и ресторан? По обычаям делового оборота деловые встречи часто проводятся в неформальной обстановке. Зачастую для обсуждения налаживания сотрудничества и продолжения деловых отношений стороны выбирают заведения общественного питания: кафе, бары, клубы и т.п. Можно ли списать на представительские расходы ресторанное обслуживание? Ответ – в статье.

Буква закона

Один из видов расходов, которые организация может учесть при расчете налога на прибыль – это представительские расходы. Под ними понимаются затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • на проведение переговоров с контрагентами: организациями и физическими лицами;
  • на организацию заседаний управляющего органа фирмы (совета директоров и т.д.).

Также установлен и довольно пространный перечень расходов, которые можно отнести к представительским. К ним относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • на прием представителей партнеров при участии представителей организации (гостей можно отвести в ресторан или приготовить угощение самостоятельно);
  • транспортное обеспечение мероприятия (к нему относится доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно);
  • буфетное обслуживание деловых партнеров и должностных лиц компании во время переговоров (на практике это могут быть как услуги сторонних организаций, так и организация угощения своими силами);
  • услуги переводчиков, которые не состоят в штате организации.

А в ресторане…

Итак, одно из самых популярных мест, где проводят переговоры, – ресторан. Документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены правильно. Иначе подтвердить эти расходы не получится. Раньше контролирующие органы требовали от организаций составлять целую кучу бумажек: смету расходов, утвержденную учредителями, приказ генерального директора и т.д. В настоящее время требования чиновников к оформлению документов изменились.

Если расходы оплачивались сотрудником наличными или банковской картой, то нужно составить авансовый отчет. Представительские расходы на ресторан следует отразить именно в нем. Сделать это можно, составив отчет по типовой форме № АО-1 или на бланке, разработанном компанией. К нему нужно приложить документы, подтверждающие затраты: чеки и счета-фактуры, акты, проездные билеты, накладные и т.д.

Какие документы подтвердят представительские расходы? Чек из ресторана, отчет о представительских расходах и авансовый отчет, если ресторанные услуги оплачивались непосредственно работником.

Подробнее об этом см. «Документы, подтверждающие представительские расходы».

Мнение налоговой

В последнее время налоговики смирились с тем, что деловые встречи проходят в ресторанах и питейных заведениях. Раньше чиновники рассуждали так. Ресторан, кафе или бар – это место, связанное с развлечениями и отдыхом. В свою очередь, Налоговый кодекс запрещает классифицировать такие расходы как представительские и уменьшать на их сумму налоговую базу.

Теперь чиновники соглашаются с тем, что отнести на представительские расходы обед в ресторане можно. Главное, чтобы проводимое мероприятие носило официальный характер. Ведь запрета на организацию деловых встреч в общепите в Кодексе не предусмотрено.

Более того, соответствующая норма НК не ограничивает выбор места проведения подобных мероприятий. Стороны вполне могут выбрать ресторан или бар (письма Минфина России от 01.11.2010 №03-03-06/1/675, УФНС по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/97007).

Правильность такого вывода подтверждают и многочисленные суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 12.09.2005, 05.09.2005 № КА-А40/8426-05). Главное, чтобы у организации в наличии были документы, подтверждающие представительские расходы в ресторане.

Конкретный перечень расходов на официальный прием или на буфетное обслуживание нигде не регламентирован. Отличаются эти затраты только спецификой формы, в которой происходило ваше общение с контрагентами.
К примеру, официальный прием обычно подразумевает торжественное мероприятие за накрытым столом: гости усаживаются в ресторане или ином зале. Там сервируется завтрак, обед или ужин, во время которых обсуждаются деловые вопросы. Следовательно, ваши расходы – это оплата счета в ресторане либо закупка продуктов и напитков (включая алкогольные (Письмо Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176)) в офис или в другой снятый зал, если вы организуете такой прием своими силами.
Если участники встречаются в кабинете или конференц-зале, но при этом имеют возможность до, во время перерывов или после окончания переговоров подойти к стойкам с напитками и легкими закусками, то в таком случае говорят о буфетном обслуживании. Возможно, что напитки и закуски гостям будут предлагать официанты. Здесь вашими расходами будут оплата услуг компании, которая организовала сервировку закусок и обслуживание гостей, либо опять-таки траты на покупки еды и питья, если вы все организовали самостоятельно.
Стремиться дифференцировать одно от другого не нужно, с точки зрения налогового учета и то, и другое – представительские расходы (п.2 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы встреча не была расценена проверяющими как развлечение и отдых, ведь такие расходы при налогообложении прибыли не учитываются. Поэтому важно подтвердить ее официальный характер документами, в том числе составить отчет о представительских расходах, в котором будет отражена цель представительского мероприятия, а также результаты его проведения (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26).
Помимо продуктов и напитков, могут быть учтены расходы на приобретение одноразовой посуды (Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2), бумажных салфеток, скатертей и т.п. Расходы на аренду специального зала или теплохода иногда вызывают протест у налоговых органов, но суды обычно встают на сторону организаций, если доказан представительский характер мероприятия и расходы экономически обоснованы (Постановления ФАС МО от 03.09.2013 N А40-22927/12-107-106, от 29.12.2010 N КА-А40/14430-10).

В НК не сказано, какими документами следует подтверждать представительские расходы. По мнению Минфина и ФНС, годятся любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере расходов <Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852>. Помимо первичных документов на товары, работы и услуги, понадобившиеся для проведения мероприятия, это еще и утвержденный руководителем отчет о проведении мероприятия и результатах.
Учтите следующее.
Во-первых, как представительские расходы затраты можно учесть, если мероприятие удовлетворяет двум критериям <подп. 22 п. 1 ст. 264 НК>:
– оно представляет собой переговоры;
– цель этих переговоров – установление и поддержание сотрудничества.
Подтверждением может быть приказ руководителя вашей организации о проведении переговоров, в котором расписаны цель его проведения – с кем и о чем конкретно переговоры – и ожидаемый от него эффект. Не лишним будет список приглашенных лиц, из которого видно, что они уполномочены принимать решения в тех организациях, которые представляют.
Во-вторых, в НК особо оговорено, что не относятся к представительским расходы на организацию развлечений и отдыха <п. 2 ст. 264 НК>. Есть большая вероятность, что ИФНС попытается признать ваше мероприятие именно таковым. Поэтому понадобятся документы, из которых, видно, что это – не увеселительная поездка (например, программа проведения, протоколы переговоров, из которых в том числе видно, что и представители других организаций были заняты во время поездки именно деловыми переговорами, утвержденные директором отчеты представителей вашей компании о выполнении программы, о результатах переговоров, составленные по итогам встреч протоколы о намерениях или заключенные договоры и т.д.).
В-третьих, высок риск, что ИФНС будет против учета в представительских расходах стоимости билетов на самолет для представителей других фирм. По НК к представительским относятся расходы на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах лиц к месту проведения мероприятия <п. 2 ст. 264 НК>. Однако особо рассчитывать на то, что это позволит учесть стоимость билетов, не стоит, потому что:
<и> Минфин и ФНС давно не относят к расходам на такое транспортное обеспечение стоимость авиа- и ж/д- билетов на проезд из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие <Письмо Минфина от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, ФНС от 18.04.2007 N 04-1-02/306@>. Они считают, что сюда относятся только расходы на доставку участников непосредственно к месту его проведения – от вокзала или гостиницы, например;
<и> расходы на билеты, как и любые другие расходы, должны быть экономически оправданными <ст. 252 НК>. ИФНС наверняка усомнится в том, что вывозить всех участников переговоров за рубеж для того, чтобы поговорить о сотрудничестве, при том, что можно встретиться с ними и здесь, – это экономически оправданно. Поэтому вам нужны документы с обоснованием необходимости для вашей организации организовать переговоры именно там, где вы намерены их провести.
В-третьих, Минфин разъясняет, что оплата проживания прибывших на переговоры лиц не предусмотрена устанавливающим порядок признания представительских расходов п. 2 ст. 264 НК и не может быть учтена при налогообложении прибыли <Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796>.
Вместе с тем, есть решение суда о том, что оплата проживания может быть учтена, правда, в составе не представительских, а «других» прочих расходов <подп. 49 п. 1 ст. 264 НК, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11>.
В-четвертых, расходы на перелет и проживание работников вашей организации тоже нельзя отнести к представительским. При условии их обоснованности <ст. 252 НК> эти расходы нужно отнести к командировочным <подп. 12 п. 1 ст. 264 НК>.

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 08.06.2020)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2020)2. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *