Дело в архиве

1) Порядок оформления дел перед сдачей в архив

2) Составление и оформление описи дел

3) Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению

4) Порядок передачи дел в архив

1) Правилами подготовки документов к сдаче в архив предусмотрено полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов в деле;

— составление заверительной надписи дела;

— составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела;

— оформление обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела. Документы, составляющие дело подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки)

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, документов об образовании, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в данное дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

Личные карточки Т-2 на уволенных за год работников подбираются но алфавиту фамилий и переплетаются (подшиваются) в дело.

Личные дела уволенных за год работников формируются в одно дело (при большом объеме оно может состоять из нескольких томов). Дело подбирается по алфавиту фамилий, каждое личное дело отделяется от другого чистым листом бумаги с надписью фамилии, имени и отчества. К таким объединенным делам составляется внут­ренняя опись, где указаны фамилии, имена и отчества работников и соответствующие номера листов дела.

Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в папках с клапанами (коробках), на которых указывается год и количество книжек.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов. Листы каждого дела при подготовке к сдаче в архив должны быть пронумерованы для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Номеруются все листы (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) арабскими цифрами валовой нумерацией
и правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией лисов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложи дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

— наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

— номера листов с наклеенными фотографиями, документами вырезками из газет;

— номера крупноформатных листов;

— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в нихлистов. I

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись документов. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении. а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Она содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В делопроизводстве кадровой службы внутренняя опись составляется на личные дела. Кроме того, она ведется к книгам приказов по кадрам.

Оформление обложки дела. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования».

На обложке дела указывают:

— наименование организации и ее непосредственную подчинен­ность;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела;

— номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дату дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке указывают новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а ниже его в скобках — прежнее название.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится и общий заголовок дела, и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например: «Приказы директора института по основной деятельности за 2001 г. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т. к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т. д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: «09 ноября 2002 года».

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: «09.11.2002»

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»

2) Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел. Она предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновременно является и учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются ежегодно на дела:

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

— служебные ведомственные издания.

Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

В делопроизводстве описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, заведенные в каждом календарном году.

Если в организации нет внутренней организационной структуры, то опись делается на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности.

При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом организации на них может составляться одна опись (внутри которой дела располагаются по годам их заведения).

В тех случаях, когда при проведении экспертизы обнаруживается отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел, должны приниматься меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на такие дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью структурного подразделения в двух экземплярах в ведомственный архив.

Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— индекс дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (томе, части);

— срок хранения дела.

При составлении описи дел кадровой службы необходимо соблюдать следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

2) нумерация в описи документов по личному составу продолжается из года в год. Практически каждая следующая опись является продолжением прежней;

3) систематизация дел в описи, как правило, соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

4) присвоение номера описи проводится ведомственным ар­хивом;

5) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

6) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

7) графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п. I

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел кадровой службы подписывается составителем (лицом, ответственным за делопроизводство) с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации, рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем кадровой службы. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а другой — остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. Третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК (ЦЭК), на котором она была рассмотрена и одобрена

3) После составления описи кадровая служба готовит проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими срокам хранения за тот же период, на который составлена опись. Проект акта передается в службу делопроизводства, которая составляет акт на дела всей организации. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в них, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 г.

Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Например: «Переписка», «Журналы учета командировок» и др.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с общими правилами.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводство или ведомственного архива на предприятия, занимающиеся переработкой бумаги.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) определяется специальными инструк­циями.

4) В архив организации дела по личному составу передаются только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел кадровой службы к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники кадровой службы обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива организации (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел, отсутствующих дел и дате передачи дел в архив.

Архив организации хранит документы по личному составу в течение установленного срока, а затем передает их на государственное хранение, т.е. хранение в архиве организации является временным. Предельный срок временного хранения документации по личному составу — 75 лет. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами. Существует порядок передачи документов на хранение в государственный архив досрочно (до истечения 75 лет). Досрочная передача документов осуществляется на договорной основе.

Депозитарное хранение. Архивные документы организаций (в т.ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности.

Не все организации имеют свой архив, в ряде случаев он еще не создавался, т.к. организация действует 5-7 лет, в других случаях не хватает свободных площадей для его размещения. Однако эти обстоятельства не снимают с организации ответственности за сохранность своих документов. Проблема сохранности документов в этих случаях может быть решена на основе так называемого депозитарного хранения. Использование депозитарной формы хранения может обеспечить сохранность документов организации без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста.

Депозитарное хранение документов — это хранение документов в архиве, музее, библиотеке в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организацией и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Права собственника на архивные документы остаются за организацией. В договоре с архивом (музеем, библиотекой) оговариваются порядок проведения упорядочивания документов, передаваемых на хранение, их архивно-техническая обработка, а также проведение экспертизы их ценности.

Хранение документов в архиве. Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. Так документы по личному составу, записи нотариальных действий хранятся 75 лет.

В соответствии с действующим законодательством при ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При реорганизации, влекущей прекращение организации, архивные документы передаются только ее правопреемнику.

| следующая лекция ==>
| ШТУЧНІ АБРАЗИВНІ МАТЕРІАЛИ

Дата добавления: 2015-11-05; просмотров: 14304 | Нарушение авторских прав | Изречения для студентов

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

• заголовки дел;

• вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

• сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5).

Если индексирование производилось ранее:

• Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

• заполнение графы 3 «Количество дел»;

• подсчет количества дел по каждой категории;

• составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Наталия Кондакова

Каким образом заполняется графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел?

Номенклатура дел состоит из 5 граф:

1. Индекс дела;

2. Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

3. Кол-во дел (томов, частей);

4. Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

5. Примечание.

Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, переходящих делах (например, «Переходящие», «Ведется в электронном виде»), передаче дел в архив организации и др.

Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком. Дело разбивается на тома (части) в том случае, если количество включенных в него листов превышает 300. Например, если в процессе ведения дела в него включено 298 листов, то такое дело на тома не делится; если включено 520 листов, то дело должно быть разделено на 2 тома; если 620 листов — на 3 тома и т.д. При этом толщина дела (если оно не делится на тома) или каждого его тома не должна превышать 4 см.

Если в течение года было заведено несколько томов данного дела, то по окончании года в графе 3 номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела.

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел в случае, если дело заведено в 2010 году и велось по 2015 год?

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет, называются переходящими и включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. Сведения о включении в номенклатуру дел на следующий год отражаются в графе «Примечание» (указывается «Переходящее»).

Следует помнить, что сведения о количестве сформированных в делопроизводственном году томов (частей) дела, указываемые в графе 3 «Кол-во дел (томов, частей)» номенклатуры дел, не связаны со сведениями о количестве переходящих дел, указываемых в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел.

В итоговой записи отражается количество переходящих дел, но не количество томов (частей) переходящего дела. Так, если в организации ведется одно переходящее дело, состоящее из любого количества томов (1, 2, 3), то в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи должна быть указана цифра «1».

При этом в графу 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел следующего года включаются все тома переходящего дела, если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не завершен делопроизводством.

Таким образом, если в организации в период с 2010 по 2015 год велось одно переходящее дело, то его заголовок должен был включаться во все номенклатуры дел, составленные за эти годы. В графе «Примечание» каждой из этих номенклатур дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться отметка «Переходящее». В графе 3 итоговых записей ко всем этим номенклатурам дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться цифра «1» (количество томов этого дела, сформированных за указанный период, значения не имеет). В графе 3 итоговой записи к номенклатуре дел 2015 года ставится прочерк, поскольку в 2015 году переходящее дело, которое велось с 2010 года, было завершено делопроизводством и дел, переходящих на 2015 год, не осталось.

Какие категории дел относятся к категории переходящих?

Переходящими называются дела, которые могут вестись в течение нескольких лет до их завершения. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения, например, журнал регистрации входящих документов, книга учета инструктажа по технике безопасности и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения определенного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы конкретного лица в организации.

Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в одно дело. В этом случае такое дело является переходящим, что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к номенклатуре дел.

Дела с организационными документами (уставами, положениями, инструкциями, правилами и т.п.) переходящими не являются, поскольку переходящие дела — это дела, которые ведутся делопроизводством на протяжении ряда лет, а в данном случае дела формируются и заканчиваются делопроизводством в год утверждения.

К какой категории дел — временного (свыше 10 лет) или временного (до 10 лет включительно) срока хранения — относятся дела, срок хранения которых устанавливается согласно следующим формулировкам: «До минования надобности», «До замены новыми»?

Дела с отметками «До минования надобности» и «До замены новыми» передаче в архив организации не подлежат. Поскольку в архив передаются только дела, срок хранения которых превышает 10 лет, то дела с названными формулировками в итоговой записи к номенклатуре дел следует учитывать как дела временного (до 10 лет включительно) хранения независимо от того, сколько лет реально эти дела были или будут востребованы в практической деятельности организации и ее структурных подразделений.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Шаг 1: раскладываем личное дело

Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:

  • заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
  • подлинник трудового договора;
  • подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
  • согласие на обработку персональных данных;
  • лист ознакомления с локальными нормативными актами;
  • должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу.

Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.

Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам. Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице «Особенности физического состояния и формирования дела» листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Лектор семинара: В. И. Андреева, профессор кафедры трудового права
Российской академии правосудия при Верховном Суде РФ и Высшем Арбитражном Суде РФ

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 6/2012

План семинара:

1. Организация архивного хранения в компании.

2. Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений.

3. Итоговая запись к номенклатуре дел.

4. Экспертиза ценности документов.

5. Внутренняя опись дела.6. Акт о выделении к уничтожению документов.

В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий сильно нагружен работой, остальные просто-напросто перегружены. В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют процедуру не по правилам и очень редко.

Однако я напомню, что работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе.

Безрадостная тенденция обусловлена и тем, что руководство компаний относится к архиву как к второстепенной работе, экономя на расходах по его содержанию.

Это может привести компанию к неблагоприятным последствиям.

К сказанному можно добавить еще и то, что в небольших организациях зачастую просто нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив компании.

А функции архивариуса поручаются секретарю, кадровику или же бухгалтеру.

В любом случае вы должны быть непосредственно знакомы с порядком формирования архива, поэтому на семинаре я подробно расскажу, какие документы необходимо подготовить бухгалтеру для передачи дел на сохранение.

Организация архивного хранения в компании

Первое, на что вы должны обратить внимание, – вне зависимости от масштабов вашей компании есть ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.

Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью. Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью. Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.

Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Здесь все, конечно, зависит от масштабов компании. Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.

Как я говорила выше, в небольших компаниях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем или бухгалтером). При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса. В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.

Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.

Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений

Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.

Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.

Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки.

Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Вернемся к номенклатуре дел и рассмотрим подробнее содержание и порядок заполнения этого табличного документа. Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее по тексту – Основные правила. – Примеч. ред.). Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».

Содержащаяся в номенклатуре дел таблица включает пять граф. В первую графу вписывают индекс дела. Дело по правилам нумеруется следующим образом: должно быть как минимум два номера, соединенных знаком препинания (дефис или знак дроби). Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02, …»отдел снабжения» – 05, … «отдел маркетинга» – 12 и т. д. Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде. После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05. Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02, … 05-25 – последнее дело.

Графа вторая «Заголовок дела» не должна вызвать у вас вопросы. Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения, о котором я говорила вначале. Все предельно просто, например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».

В конце календарного года в третью графу номенклатуры дел «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел.

Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.

Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.

Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.

Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.

В организациях, в состав которых входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.

В целом форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем. По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комисией (ЭПК) архивного учреждения.

По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа. Как уже отмечалось, существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.

Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.

Итоговая запись к номенклатуре дел

Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».

Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело. Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.

В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК. Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».

Что такое дело с отметкой ЭПК? Это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения. Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.

Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что унич-тожению. Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет. В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.

Отметим, что в рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.

Экспертиза ценности документов

Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа – временного хранения, вторая – постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии.

Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет ЭК, как правило, заместитель директора.

Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.

Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.

При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить. После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения.

Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.

Остановимся на технической обработке документов перед сдачей их на архивное хранение.

Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Далее следуют простые, но затратные по времени процедуры. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.

Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.

Внутренняя опись дела

И наконец, надо составить внутреннюю опись документов дела.

Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.

Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред.), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Теперь у компании есть правильно сформированные документы, подшитые и с обложкой.

Какой следующий шаг? Мы должны внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу. Подробно на их заполнении я останавливаться не буду, потому что формат очень схож с номенклатурой дел.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

Акт о выделении к уничтожению документов

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.

Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.

Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил. – Примеч. ред.).

В акт вносятся уже знакомые нам данные: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения.

После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье бумагу необходимо сдать на переработку.

Подводя итоги обсуждения данной темы, еще раз подчеркну, почему важно вести архив. В жизни случаются разные ситуации, например через долгие годы к вам могут обратиться люди, потерявшие документы, содержащие информацию о трудовом стаже. В соответствии со статьей 62 ТК РФ гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности. Предоставить копии таких документов вы обязаны в трехдневный срок.

О семинаре

Место проведения: г. Москва

Тема: «Архив организации: номенклатура, формирование дел, правила хранения документов»

Длительность: 7 часов

Стоимость: 8000 рублей

Компания-организатор: Центр образования «ЭЛКОД», тел. (495) 258-59-07, www.eduel.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *