Договора с контрагентами

Содержание

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.

Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

  • с российским юридическим лицом,
  • с индивидуальным предпринимателем,
  • с иностранным юридическим лицом.

В любом случае, документы должны быть актуальными на момент предъявления, в действующей редакции. Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП). Документ нужен в полной версии – первая и последняя страницы или выписка не подойдут. Читайте также статью: → «ПБОЮЛ: расшифровка, налогообложение и регистрация».

Перечень запрашиваемых документов у ИП

Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц: (нажмите для раскрытия)

  1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
  2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
  3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Список запрашиваемых документов у юридического лица

Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

  1. Правоустанавливающие или уставные.
  2. Регистрационные.
  3. Из налоговых органов.
  4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
  5. Выписку из ЕГРЮЛ.
  6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
  7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

  • Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
  • Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.

Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.

Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.

Свидетельство о государственной регистрации

Непременно проверьте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, а также свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ и в текст учредительных документов. Убедитесь в том, что название компании в учредительных бумагах было таким же, как и в свидетельстве ОГРН. Они не совпадают лишь при одном условии – если юрлицо меняло имя. Но тогда данный факт будет отражён в записях ЕГРЮЛ. Читайте также статью: → «Регистрация ООО по месту прописки учредителя в 2020: документы, плюсы и минусы».

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.

Лицензия на ведение деятельности, подлежащей лицензированию

Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.

Документы, свидетельствующие о наличии полномочий у лица, подписывающего договор

Обратите внимание на следующие моменты: (нажмите для раскрытия)

  • если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
  • в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
  • если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Документы на имущество, передаваемое по договору во владение или временное пользование

Если предметом сделки является имущество, необходимо:

  1. Осмотреть его.
  2. Запросить правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → «Аудиторская проверка учредительных документов».

Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

  • у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
  • контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
  • контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.

Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании

Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:

  1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
  2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.

Законодательные акты по теме

Рекомендуется заранее изучить документы:

Документ Название
ст. 174 ГК РФ О признании сделки недействительной в случае, если полномочия директора второй стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора
п. 1 ст. 186 ГК РФ О признании доверенности уполномоченных лиц недействительной в случае отсутствия в ней даты её оформления
ст. 1, ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности” Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию

Типичные ошибки при оформлении

Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.

Если не проявить должную осмотрительность, налоговая инспекция обвинит предприятие в попытке снижения налогооблагаемой базы, что приведёт ко всесторонней проверке фирмы и доначислению налогов.

Ошибка №2. Отечественная фирма заключила договор с предприятием, статус которого в торговом реестре страны регистрации значился как “прекращено”.

Если начать сотрудничество с организацией, прекратившей деятельность, невозможно будет в случае неисполнения ей обязательств отстаивать свои интересы в суде.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?

В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.

Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?

Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.

Продолжим обсуждать, как выстроить работу с контрагентом. И подзагрузить свои риски на недобросовестного контрагента.

Начало темы —

Деловая репутация, ресурсная база, информационная доступность – проверены, контактная открытость должностных лиц устраивает. Так же, как и их адекватность.

Переходим к заключению договора. На что обратить внимание? Какие » бодрящие» контрагента условия стоит включить?

Основные правила:

1. С каждым контрагентом – свой договор. Не полагайтесь на «рыбу» или – еще легкомысленнее – на чужие бланки. К договору приобщайте калькуляции, спецификации, графики выполнения работ, графики расчетов.

2. Новые условия статьи 54.1 Налогового кодекса указывают на важность исполнения сделки именно тем лицом, которое указано в договоре.

Поэтому в договоре важно указать о возможности (или невозможности) привлечения контрагентом субподрядчиков (соисполнителей) для исполнения договорных обязательств. А также закрепить обязанность контрагента самостоятельно проверить привлекаемых им соисполнителей на добросовестность. Данные об этой проверке (с приложением подтверждающих документов) до начала работ представить заказчику (вам).

Для уверенности, что контрагент правильно понял это условие — установите в договоре его ответственность за нарушение положений о запрете привлечения к исполнению договора третьих лиц и к нарушению порядка такого привлечения.

3. Есть немало странных случаев, когда контрагенты по разным причинам не спешат выдавать (или вообще не отдают) заказчику счет-фактуры. Отдельные споры доходят даже до суда.

Зачем вам зависимость от настроения контрагента? Закрепите договором условие об обязанности исполнителя выдать счет-фактуру . Оформленный надлежащим образом и в установленный срок «в течение 5 календарных дней со дня возникновения оснований для выставления». В случае аванса – отдельно пропишите и обязанность передать счет-фактуру на аванс.

Можно включить в договор условие о неустойке за каждый день просрочки. АС Восточно-Сибирского округа от 1 июня 2016 г. № Ф02-2765/2016 согласился с такой мерой воздействия на необязательного контрагента.

4. Включите в договор условие о заверениях об обстоятельствах. Об этом статья 431.2 ГК РФ.

Это могут быть заверения:

  • о полномочиях подписавшего договор лица,
  • об отсутствии дисквалификации,
  • о наличии допусков, лицензий и разрешений, необходимых для исполнения договора,
  • о регистрации надлежащим образом в ЕГРЮЛ,
  • о надлежащем исполнении обязанностей налогоплательщика по уплате аналогов и сдаче отчетности,
  • об отсутствии обременений на имущество (товар),
  • об отсутствии препятствий для заключения и исполнения сделки, и другие.

Предоставляя заверения, контрагент несет за них ответственность. Предполагается, что заказчик полагается на эти заверения. И в случае нарушения заверений об обстоятельствах обманутая сторона может отказаться от договора, признать его недействительным, взыскать убытки и неустойку.

5.Пропишите в договоре ответственность контрагента возместить убытки, возникшие в результате нарушения им законодательства или обязательств и гарантий по договору. Об этом статья 406.1 ГК РФ «Возмещение потерь, возникших в случае наступления определенных в договоре обязательств».

Об этом статья 406.1 ГК РФ «Возмещение потерь, возникших в случае наступления определенных в договоре обязательств».

В договоре можно указать, что нарушения законодательства признаются на основании решений налоговых органов. Ущерб определяется в размере суммы налогов, пени и штрафов, которые заказчик должен уплатить в бюджет на основании решений и требований налоговых органов. В сумму ущерба по условиям договору можно включить и другие потери – в зависимости от вида сделки – а также убытки в связи с порчей или утратой деловой репутации.

Укажите срок возмещения убытков — например, в течение 30 календарных дней с даты направления контрагенту решения ИФНС, вынесенного в отношении компании заказчика.

Если хотите возместить свои потери за счет контрагента и побыстрее — в договоре укажите основание для возмещения потерь — решение налогового органа. В этом случае можно напрямую, не тратя времени на обжалование решения ИФНС, сразу обратиться в суд за возмещением убытков. И суд такой порядок не оспаривает.

Положительная судебная практика по возмещению ущерба:

1) Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.06.2017 № Ф08-2428/2017 по делу № А53-22858/2016,

2) Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.09.2018 № 15АП-9727/2018 по делу № А53-4198/2018),

3) Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.01.2018 № 15АП-20925/2017 по делу № А53-27180/2017).

6. С целью снижения своих рисков можно включить в договор и иные бодрящие условия, призывающие выполнить контрагента свои договорные обязательства, такие как:

  • оплату после исполнения обязательств по договору (постоплату) — не со всеми возможно, конечно — но можно обсудить,
  • санкции – за просрочку исполнения обязательств,
  • неустойку за несвоевременное выставление счетов-фактур,
  • штраф за недостоверность информации в них,
  • и другие меры ответственности.

Порядочного контрагента эти условия повеселят, а ленивого или необязательного поддержат в тонусе.

7. Внесите в договор условие, что санкции — это ваше право, а не обязанность. Вы можете их применить. А можете — по разным причинам – и не взыскивать. Но если это обязанность — должны начислить и включить в налоговую базу. Налоговая это проверяет.

8. Не забудьте указать порядок расторжения договора. Если выбранный контрагент окажется слабым и ненадежным – у вас будет возможность расстаться с ним. Но причины расторжения нужно приписать.

9. Если контрагент работает удаленно, то договор, и документы по нему можно оформлять в электронной форме. Но условие о возможности и порядке электронного документооборота следует закрепить в договоре.

Внесите пункт о том, что «стороны обязуются признать юридическую силу за электронными письмами, документами, направленными по электронной почте (указать e-mail-адреса) и признают их равнозначными документам на электронных носителях. Доступ к электронной почте каждая сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность».

В договоре должно быть условие — признавать электронный адрес простой электронной подписью. Или оформить и использовать ЭЦП.

Чтобы подписать договор по электронной почте его нужно составить в обычном бумажном варианте. Подписать собственноручно и отправить с вашего e-mail-адреса на e-mail-адрес контрагента, указанные в договоре. Получить по электронной почте второй экземпляр, подписанный вашим контрагентом.

По счетам-фактурам — порядок особый. Обмен электронными счетами-фактурами идет через операторов ЭДО. Необходимы регистрация , специальный формат, усиленная квалифицированная подпись. Если с нему не готовы – обменивайтесь оригиналами — подлинниками в бумажном виде (по почте).

10. Условия пп. 3-9 можно включить в раздел договора «Особые условия» или «Ответственность сторон».

По действующим договорам новые условия и уточнения можно оформить дополнительным соглашением.

Как договоры, так и допсоглашения должны быть подписаны только представителем контрагента, у которого есть соответствующие полномочия. Иначе все условия о заверениях, гарантиях – просто недействительны.

11. И еще. Если ваша компания по договору исполнитель или продавец – не спешите инициировать внесение в договор налоговых оговорок о заверениях, гарантиях и возмещении убытков (пп.4-5). Сначала оцените свои риски. И возможность переадресовать ответственность своим исполнителям (поставщикам), если проблемы возникнут по их вине.

1). Попробуйте заключить аналогичные договоры или допсоглашения к действующим договорам со своими исполнителями/ поставщиками. Вы сможете предъявить иск в порядке регресса.

2). В договоре лучше внести условие – «основанием для возмещения потерь признавать решение суда – например, решение кассационной инстанции».

Это выгодно по двум причинам: во-первых, из-за судебного спора можно отсрочить возмещение потерь на несколько месяцев и во-вторых, возможно, ваш покупатель/заказчик сможет в судебном порядке оспорить решение ИФНС полностью или частично.

Резюмируем

Продуманные условия договора могут существенно снизить риски компании заказчика (покупателя) от убытков и отсечь неблагонадежных контрагентов.

Если контрагент порядочный — он не будет упорствовать и отказываться их принять. Для него эти условия не влекут никаких осложнений и проблем.

Если контрагент уклоняется от представления документов или отказывается подписывать предложенную редакцию договора – это повод призадуматься о причинах его противодействия и оценить целесообразность выбора для исполнения договора именно этого контрагента.

Заключайте грамотные договоры! И берегите свой бизнес!

а в продолжении ( готовлю к публикации третью часть) поговорим о самом интересном — об обнадеживающих решениях судов про цепочки поставщиков, про истории, когда за контрагента отвечать не придется, а также о том, какими запастись доказательствами и удержать оборону.

Введение

В современном мире каждый из нас невольно рискует быть обманутым, в том числе нечестным работодателем. В связи с этим мы решили написать небольшую инструкцию на что обратить внимание при подписании трудового договора. Надеемся, что каждый из Вас обратился к нашему руководству перед этой процедурой, а не после.

Очень часто предмет собеседования с работодателем и пункты трудового договора разнятся. Потенциальный работник после тет-а-тета зачастую сразу подписывает документ, вообще не глядя или просмотрев его лишь вскользь. А это грубейшая ошибка. Ложкой дёгтя является то, что все обязанности указаны именно в нем, даже если Вы подписали не то, о чем договаривались с нанимателем.

Однако считать это обманом стоит далеко не всегда. Наверняка, есть куча важных нюансов, упущенных при разговоре. Это либо недосказанность, либо невнимательность.

На какие пункты трудового договора стоит обратить внимание?

1. Размер заработной платы

Оплата труда – с данным пунктом связано большое количество спорных моментов в трудовых отношениях. Так, в договоре должен быть указан тип оплаты труда: фиксированный оклад или сдельная форма. Если он содержит конкретную сумму, то дополнительно должно быть указано, входят ли в нее налоги. А то может оказаться так, что работник получает меньше прописанной суммы, скажем, на 13% (размер подоходного налога).

Помимо этого, трудовой договор должен содержать сроки и порядок выплаты денежных средств. Какая часть начисляется в качестве аванса, на какие поощрения в виде премий и надбавок можно надеяться, предусмотрены ли доплаты и иное. Если в заработной плате помимо постоянной содержится переменная часть, то это также должно быть отражено в трудовом договоре вместе с механизмом ее начисления.

2. Трудовые обязанности

Существуют общие трудовые обязанности, характерные для любого работника: добросовестно исполнять обязанности, бережно относиться к имуществу работодателя и др. Они содержатся в 21 статье Трудового кодекса РФ. По соглашению сторон в трудовой договор могут быть включены иные обязанности, вытекающие из ТК РФ, локальных актов работодателя, коллективного договора и др.

Обратите внимание, что не стоит ставить подпись в документе с размытыми формулировками типа «обязуется решать текущие задачи» или «выполнять прочие требования руководства». Таким образом на Вас могут возложить обязанности, не имеющих взаимосвязи с вашей должностью.

3. Материальная ответственность

Внимательно изучите тот пункт договора, который устанавливает вашу материальную ответственность. Иначе в конце первого месяца работы Вы можете недосчитаться большей части зарплаты, которая была вычтена, к примеру, за недостачу.

4. Порядок оплаты отпусков и больничных

Оплата отпуска и больничного регулируются федеральным законодательством. По соглашению сторон можно включить дополнительные пункты в эту часть договора, которые создадут для Вас ощутимое преимущество.

Нанимаясь на работу, Вы можете рассчитывать на отпуск не раньше, чем через год. Однако если Вы по каким-то причинам хотите отправиться на отдых раньше, можно договориться с работодателем и уйти в отпуск через 6 месяцев. Для этого нужно зафиксировать право уйти в отпуск в договоре. Естественно, в этом случае все зависит от доброй воли работодателя.

Ситуация с оплатой больничных листов равнозначна. По закону размер выплат по больничным листам зависит от трудового стажа. Если стаж меньше 5 лет, то выплаты составят 60% от оклада, при стаже более 5 лет – 80%. Некоторые компании за свой счет увеличивают размер выплат до 100%. Конечно, работодатель делает это добровольно, но если Вы ценный специалист, можете попросить внести в трудовой договор такое условие.

Выводы

Разве Вы хотите, чтобы Ваши трудовые отношения с новым работодателем начались с конфликта? Думаем, что нет. Для этого необходимо внимательно изучать трудовой договор до его подписания. Нюансы всегда можно урегулировать в ходе беседы путем нахождения компромисса.

Более того, если трудовой договор состоит из нескольких страниц, необходимо пронумеровать и подписать каждую из них собственной рукой, а на последней написать: «Каждая страница пронумерована и подписана», поставив подпись и на ней. Делается это для того, чтобы никто не мог что-либо прибавить к вашим обязанностям. Полагаем, что, следуя пунктам нашей инструкции о том, на что обратить внимание при подписании трудового договора, Вы застрахуете себя от возможных неприятностей.

Помните, что Ваша внимательность и предусмотрительность при прочтении этого документа, а также юридическая грамотность помогут разрешить разногласия и избежать неприятных ситуаций.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *