Документооборот при УСН

Какие документы ИП при УСН обязан вести и какими актами нормируется отчетность предприятия перед государственными контролирующими органами? Именно эти моменты чаще всего вызывают затруднения у молодых предпринимателей, решившихся попробовать зарабатывать себе на жизнь самостоятельно, а не в качестве нанятого работника. Следует сразу же отметить, что вести ИП по упрощенной системе налогообложения достаточно просто, ведь декларацию можно подавать всего 1 раз в год. Страховые взносы в ПФ при этом уплачиваются поквартально или помесячно – на усмотрение самого предпринимателя.

Финансовая отчетность перед государством

Что касается финансовой отчетности, то она одинаковая для любых форм предпринимательства, зарегистрированных по УСН. То есть, невзирая на необходимость получения лицензии, сертифицированного разрешения, список документов будет идентичным, как и для тех, чья деятельность не обязана регистрироваться, например, в санэпидемстанции.

Итак, для предоставления бухгалтерской отчетности необходимы следующие документы:

  1. Декларация (подается раз в год, до 30 апреля, следующего за подотчетным).
  2. Справка о доходах/расходах по форме 2-НДФЛ.
  3. Книга о доходах/расходах (не подается в отчете, но обязательно должна находиться на предприятии в архиве).
  4. Сведения о сотрудниках, если они есть. Каждый из них регистрируется в Пенсионном фонде, и именно предприниматель обязан отвечать за их уплату страховых взносов.

Ежеквартально индивидуальный предприниматель должен подавать отчеты по форме РСВ1. В противном случае ему будет начислена пеня, а Пенсионный фонд имеет полное право воспользоваться максимально допустимой ставкой по взносам, что составляет почти 130 тысяч рублей.

Следует заметить, что по упрощенной системе налогообложения такая отчетность актуальна только для так называемых микропредприятий, то есть в штате которых есть не более 15 сотрудников, а годовой финансовый оборот – не более 60 миллионов рублей. В противном случае используется ЕНВД. Доля установочного капитала, если она была предусмотрена, не должна превышать 25% для юридических лиц. В противном случае организацию необходимо регистрировать уже в качестве акционерного сообщества (публичного или закрытого – это не имеет значения).

Документы, которые обязан вести предприниматель при УСН

Иной вопрос – какие документы должен вести ИП на УСН, чтобы все считалось легальным как со стороны налогового контроля, так и со стороны правоохранительных органов (которые тоже принимают участие в контроле предпринимателя и его деятельности)? Прежде всего, если бизнесмен оказывает определенные услуги, то каждый заказ должен заканчиваться регистрацией так называемого акта выполненных работ. Там же указывается стоимость контракта (заказа), список предоставленных услуг, а также гарантий от предпринимателя, которые он обязывается выполнять (и если они предусмотрены формой деятельности).

Нужно понимать, что заказчик услуг не обязан подписывать какие-то документы. Чтобы все было законно, в акт нужно внести пункт, что если клиент отказывается подписывать или просто не хочет этого делать по каким-то иным причинам, то считается, что он согласен с указанными условиями. То есть его подпись необязательна, но каждый из таких актов считается подотчетным. Соответственно, его нужно регистрировать в установленном законодательном порядке. В противном случае предприниматель уклоняется от налогов и предоставления достоверной информации о получаемой прибыли.

Акты допускается не вести только в одном единственном случае: если расчет клиента и предпринимателя происходит через банк. Тогда просто берется выписка из него (чек, подтверждающий факт проведения финансовой операции), которая и указывает на факт проведенной сделки.

Еще каждый предприниматель обязан выдавать по требованию счет – своего рода список предоставленных услуг, расписывание начисленной оплаты. Такие документы уже не регулируются Федеральной налоговой службой. Сам счет можно вообще предоставить в свободной форме, но более крупные компании предпочитают требовать именно расписку по выполненным услугам и начисленным платежам. Это упрощает для них составление отчетов в бухгалтерии.

И последнее – это книга отчетов и расходов (последние не указываются, если была выбрана УСН под 6%). Кстати, это необязательно отдельная тетрадь, в которой указывается информация о каждой проведенной финансовой операции. Сейчас существуют специальные компьютерные программы, которые позволяют автоматизировать данный процесс. И документы, поданные в такой форме, признаются легитимными. Вот только нужно всегда сверяться с актуальной версией программы, которую поддерживают в ФНС. В противном случае придется конвертировать подотчетные документы.

Документооборот ИП УСН, если исходить из практики, проверяется крайне редко. Однако предприниматель обязан вести их, хранить в архиве (при этом нужно еще и подшивать папки). Государственные контролирующие службы могут в любой момент потребовать предоставить отчет за тот или иной период. Если документов не окажется, последует очень крупный штраф, а то и открытие уголовного дела по факту сокрытия деятельности. Так что пренебрегать этими законодательными нормами не следует ни в коем случае.

Деятельность по лицензии или сертификации

В случае если предприятие предоставляет услуги, которые подпадают под сертификацию, необходимо иметь возможность подтвердить свою квалификацию, когда это необходимо. К таковым относится, например, продажа специализированных товаров (в том числе импорт или на экспорт). Если имеются нанятые работники, такие сертификаты необходимы и для них в обязательном порядке. В противном случае контрольные службы получают возможность инициализировать проверку всей организации на соответствие определенным нормам (с ними можно ознакомиться из Процессуального кодекса).

Нужно учитывать тот факт, что «упрощенка» преимущественно используется в торговле. Если речь идет о продуктах питания, то там тоже потребуется регистрироваться в санэпидемстанции для контроля предоставляемых услуг и соблюдения правил реализуемой продукции. На помещение, где непосредственно ведется деятельность, нужно получить полис по пожарной безопасности. Если такового помещения не предусмотрено, то фактический адрес проживания предпринимателя (или его временная регистрация) является основными его контактными данными. В случае смены места проживания или временной дислокации об этом обязательно нужно уведомить ФНС. Хотя именно это правило часто игнорируется, особенно строительными организациями, которые предоставляют выездные услуги (например, строительство коттеджа или дачи).

Какие документы ведет ИП при УСН, если он предоставляет услуги, которые не подпадают под сертификацию? Достаточно просто регистрационных данных с указанием кода специальности. Других документов для этого случая не предусмотрено. В случае расширения списка услуг рекомендуется провести перерегистрацию или же просто открыть дополнительное предприятие. Страховые взносы все равно фиксируются на одно общее лицо, а не отдельно для каждого предприятия, если для них установлена именно упрощенная система.

Ответственность предпринимателя перед контролирующими органами

Существует еще и такое понятие, как ответственность предпринимателя перед государством за ведение документооборота. Если в данном процессе будут найдены ошибки, ИП понесет соответствующее наказание. Хотя ФНС в большинстве случаев ограничивается простым предупреждением.

Упрощенной системой налогообложения подразумевается, что предприниматель самолично и своевременно предоставляет полный финансовый отчет о ведении деятельности. И невзирая на тот факт, что платит он фиксированную страховую ставку, он обязан предоставлять данные по всем совершенным финансовым операциям через расчетный счет. К тому же он обязан хранить информацию обо всех проведенных операциях в течение следующих 3 лет. Декларацию он может подавать в любое время, в том числе и заблаговременно. Тогда в ней указываются расчетные данные, то есть запланированная сумма полученной прибыли. В том случае, если она окажется меньше фактической, предприниматель может подавать заявку на получение финансовых отчислений в установленном законодательном порядке. Все эти моменты тоже должны фиксироваться.

Нужно обязательно упомянуть, что отчетная документация ведется даже в случае, если фактическая деятельность определенный период не ведется.

При этом используется такое понятие, как «нулевая отчетность». Налоговые взносы при этом уплачиваются в обязательном порядке, как и страховые в Пенсионный фонд (в том числе за каждого сотрудника). Кстати, такую «прореху» часто используют начинающие бизнесмены, которые еще попросту не разобрались с отчетной документацией. Они указывают, что деятельность фактически не велась, но при этом уплачивают все предусмотренные взносы.

Указанный выше список документов не является полным для всех предпринимателей. В законе предусмотрен целый список исключений для ведения того или иного вида деятельности. Поэтому после регистрации ИП рекомендуется все равно проконсультироваться в ФНС по поводу документов, которые потребуется вести.

УСН применяют в основном фирмы с небольшим штатом. Сотрудники здесь обычно совмещают несколько обязанностей, и делопроизводство чаще всего выпадает на долю бухгалтера. Этим и вызван интерес нашего журнала к данной теме.

Часто администрация маленькой фирмы, работающей на «упрощенке», — только директор и бухгалтер, и вполне естественно, что организация документооборота здесь поручается бухгалтеру. Но в любом случае кто как не бухгалтер кровно заинтересован, чтобы с документами был полный порядок: ведь именно ему приходится постоянно с ними работать!

Что это за документы? Сначала о бухгалтерском учете. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны быть документально подтверждены, для чего оформляются так называемые первичные учетные документы. Причем «упрощенцев» это тоже касается: даже если бухгалтерский учет они ведут не в полном объеме, от такой обязанности их никто не освобождал.

Теперь про налоговый учет. Здесь то же самое. В ст. 248 НК РФ сказано, что доходы определяются на основании первичных документов. Статья 248 НК РФ классифицирует доходы, учитываемые при уплате налога на прибыль, но очевидно, что ее положения распространяются и на доходы при УСН. Расходы же при упрощенном режиме принимаются только в том случае, если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а одним из них как раз является наличие соответствующих документов.

Примечание. См. п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Поэтому если у бухгалтера вовремя окажутся необходимые документы, к тому же они будут правильно оформлены, то проблем с учетом будет, конечно, меньше.

Рассмотрим основные документы, которые понадобятся практически всем фирмам.

Кадровые документы

Документы по кадрам, как и по оплате труда, должны быть абсолютно у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Большинство таких документов имеет длительный срок хранения (75 лет или постоянный), поэтому к ним необходимо относиться особенно внимательно.

Какие же из них являются обязательными? Обратимся к нашему законодательству.

На заметку. Создание собственных форм документов

Если для какого-то документа требуется форма, а унифицированной нет, форму можно разработать самостоятельно. Единственное, в ней должны быть обязательные реквизиты: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения в денежном и натуральном выражении, наименование должностей ответственных лиц, и место для подписей и даты составления. Об этом говорится в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

В унифицированные формы (кроме кассовых) допускается вносить реквизиты, которые в организациях посчитают нужными, сопроводив это приказом или распоряжением. А вот удалять уже имеющиеся нельзя. Эти правила — из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Трудовой договор

Первый документ кадрового учета, который рассматривается в Трудовом кодексе, — это трудовой договор. Однако хотя документ и назван необходимым, он носит, скорее, рекомендательный характер. Согласно ст. 67 трудовой договор, даже заполненный неверно (что равносильно тому, как если бы он отсутствовал), считается заключенным. Обязательным условием приема на работу является лишь то, что человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. То есть вроде бы трудовой договор можно и не оформлять. Но с другой стороны, наличие такого документа обеспечивает признание большинства расходов на оплату труда.

Опыт показывает, что многие вопросы, например распорядок или должностные обязанности, лучше обозначить в трудовом договоре. И чтобы избежать возможных недоразумений, советуем составить его по всем правилам.

Итак, что нужно указать в трудовом договоре? Обязательными реквизитами будут, разумеется, фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя. Главные разделы следующие:

  • место работы;
  • дата начала работы;
  • наименование должности (специальности, профессии);
  • права и обязанности работника;
  • права и обязанности работодателя;
  • характеристика условий труда, компенсации и льготы;
  • режим труда и отдыха (если он отличается от общих правил, установленных в организации);
  • оплата труда;
  • виды социального страхования.

Примечание. См. ст. 57 ТК РФ.

В трудовом договоре часто содержатся пункты об испытательном сроке, отработке после обучения, о неразглашении тайны и т.д. Срок, на который человек принимается временно, должен быть зафиксирован, иначе договор считается бессрочным. Работодатель может вписать и другие, важные на его взгляд, условия.

Трудовая книжка

Если работник трудился на фирме более пяти дней, работодатель обязан зафиксировать это в трудовой книжке. Как вносить записи, можно узнать из Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Трудовую книжку заводят на первом рабочем месте, и в ней уже отражается вся последующая смена работы, но только работы основной. Если же человек хочет, чтобы у него был отмечен любой стаж, нужно обратиться по месту основной работы, и там, просмотрев документы о совместительстве, ему, возможно, внесут соответствующую запись.

Все это относится только к организациям. Индивидуальные предприниматели не заводят работникам трудовых книжек, а в имеющихся ничего не записывают. Документом, подтверждающим работу у физического лица, является только трудовой договор.

Примечание. Такое указание дано в ст. 309 ТК РФ.

Прочие кадровые документы

Кроме трудовых договоров и трудовых книжек оформляются и другие документы. Прежде всего к ним относятся приказы по личному составу. Принимая человека на работу, заполняют форму N Т-1 или N Т-1а, увольняя — форму N Т-8 или N Т-8а. Приказы издаются, когда сотрудников переводят на другую должность, предоставляют им отпуск и поощрение, направляют в командировку. Помимо этого, все работодатели должны составлять график отпусков по форме N Т-7 (ст. 123 ТК РФ). Формы по учету труда утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

При приеме, увольнении, уходе в отпуск и любых кадровых перемещениях сотрудники должны подавать заявления (в произвольной форме), которые будут храниться на фирме.

Обязательный документ кадрового учета — личная карточка работника (форма N Т-2). В нее заносятся всевозможные сведения: дата и место рождения, образование, знание иностранного языка, состав семьи, отпуска, перемещения по работе и пр.

Среди унифицированных форм есть штатное расписание (N Т-3). Оно представляет собой перечень должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), утверждаемый руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Этот документ не является обязательным, и его составляют по усмотрению администрации. Он очень удобен, когда требуется определить сумму расходов на оплату труда.

Пример 1. ООО «Снег» недавно зарегистрировано. Применяемый режим — УСН. Штат фирмы составляет пять человек: директор, главный бухгалтер, оператор, выписывающий накладные, и два менеджера по продажам (один работает по совместительству). Кадровый учет поручен главному бухгалтеру. Какие документы по кадрам ему потребуется обеспечить?

  1. Все работники должны написать заявления о приеме на работу.
  2. На весь штат, кроме директора, нужно составить приказ о приеме на работу. Директора назначают учредители, и это фиксируется в протоколе их совета.
  3. Не позже пяти дней после издания приказов и протокола следует внести записи в трудовые книжки всех работников, за исключением совместителя.
  4. Рекомендуем заключить с работниками трудовые договоры.
  5. На всех работников нужно заполнить личные карточки.
  6. Штатное расписание составлять необязательно. Можно подождать, пока штат фирмы не увеличится.
  7. Остальные документы (например, график отпусков) нужно будет оформлять в процессе работы.

Документы по заработной плате

Все документы, связанные с денежными расчетами, должны заполняться с особой тщательностью. Документы по оплате труда очень важны тем, что, во-первых, подтверждают расходы (их существенную часть у многих «упрощенцев» составляют как раз выплаты по зарплате), а во-вторых, остаются на длительном хранении. Сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Табель учета рабочего времени

Чтобы рассчитать зарплату, необходимо знать, сколько времени отработал каждый сотрудник. Такие сведения записывают в табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

За табель, как правило, отвечает начальник подразделения. В конце месяца документ сдается в бухгалтерию. Если его заполняет сам бухгалтер, он может использовать объединенную форму N Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Правда, она довольно громоздкая.

Примечание. Формы по заработной плате утверждены тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Ведомость для начисления заработной платы

В расчетной ведомости (форма N Т-51) бухгалтер указывает количество отработанных дней (часов), начисленную зарплату, удержания и сумму, которая работнику причитается.

Примечание. Основным удержанием из зарплаты является НДФЛ, однако могут быть и другие, например возврат займа.

Но зарплата выдается по другому документу — по расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49). В ней фиксируются только начисления и выплаты, а в последней графе сотрудники расписываются в получении. На наш взгляд, использовать расчетно-платежную ведомость неудобно: люди могут узнать о чужих заработках, а все-таки в цивилизованном мире личные доходы считаются конфиденциальной информацией.

Лицевой счет

Лицевой счет (форма N Т-54) заводится на каждого работника. Это сводный документ, по которому можно отследить всю информацию о заработной плате. В нем указывают отработанное время, начисления, удержания, предоставляемые льготы, должностные изменения, отпуска и т.д.

Если в фирме учет заработной платы ведется на компьютере, лицевые счета в принципе не нужны, если же нет — без них не обойтись. Но в любом случае это удобный документ. Можно настроить программу, чтобы она, например, один раз в месяц формировала лицевые счета, и периодически их распечатывать.

Прочие документы

Унифицированные формы разработаны и для расчета других видов начислений, например записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при увольнении (форма N Т-61). Их заполняют по мере необходимости.

Пример 2. Бухгалтер ООО «Снег» начисляет заработную плату за июнь 2006 г. Система оплаты труда в организации повременная (ежемесячные оклады). Какие документы понадобятся бухгалтеру?

Для начисления заработной платы нужно знать оклады сотрудников, которые можно посмотреть в штатном расписании, в приказе о приеме на работу или в трудовом договоре. Еще — отработанное время. Оно должно быть указано в табеле за июнь 2006 г. На основании этих сведений бухгалтер может заполнить расчетную ведомость.

Документы по основным средствам

Предположим, организацией приобретено или построено основное средство. Какие документы должны быть обеспечены?

Документы от поставщика

Прежде всего накладная от поставщика основного средства. Интересно, нужен ли «упрощенцу» счет-фактура?

Как мы знаем, счет-фактура — это документ, обеспечивающий вычет по НДС. «Упрощенцы» не платят НДС и, следовательно, этот вычет не делают. С другой стороны, НДС по товарам (работам, услугам) входит в расходы, уменьшающие базу по единому налогу (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако основные средства не относятся к товарам (работам, услугам), поэтому НДС по ним включен в стоимость и не списывается в расходы отдельной строкой.

Примечание. См. Письмо УМНС России от 10.09.2004 N 21-09/58952.

Первичным же документом, подтверждающим израсходованные суммы, является накладная. Следовательно, отсутствие счета-фактуры на приобретенное основное средство никаких проблем с налоговыми органами вызывать не должно.

Внутренние документы

Вторым необходимым документом является акт о приеме-передаче, который отражает ввод основного средства в эксплуатацию. Он составляется на одной из унифицированных форм (N ОС-1, N ОС-1а и N ОС-1б), утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Акт о приеме-передаче подписывают члены комиссии, принимающие объект в эксплуатацию, купленный или построенный хозяйственным способом.

Кроме акта обязательно заводится инвентарная карточка (форма N ОС-6), куда позже записывают данные обо всех изменениях (о переоценке, модернизации и т.д.).

Все операции, производимые с основным средством (поступление, выбытие, перемещение и др.), отмечаются в соответствующих документах.

Документы по товарно-материальным ценностям

Для отражения операций с товарно-материальными ценностями документов не так много. Товар или материалы, поступившие от поставщика, должны сопровождаться накладной, составленной по форме N ТОРГ-12.

Реализуя товар, продавец выдает такую же накладную, которая должна быть подписана представителем покупателя и заверена печатью. Товар, который получает не руководитель организации, отпускается только по доверенности.

Любое внутреннее перемещение товара между складами или со склада в магазин тоже сопровождается накладной (форма N ТОРГ-13).

На списываемые материалы заполняется специальное требование-накладная (форма N М-11). Исходя из указанного, здесь количества затребованного и отпущенного материала, бухгалтер рассчитывает его себестоимость.

Примечание. Формы N ТОРГ-12 и N ТОРГ-13 утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132; N М-11 — Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Полученная или оказанная кому-то услуга (выполненная работа) подтверждается актом. Его форму организация может разработать самостоятельно.

Банковские и кассовые документы

При безналичных расчетах действуют на основании таких документов, как:

  • платежные поручения;
  • аккредитивы;
  • чеки;
  • платежные требования;
  • инкассовые поручения.

Это банковские документы. Наиболее часто из них используется платежное поручение (форма 0401060, утвержденная Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П).

Что относится к кассовым документам? При поступлении наличных денег выписывают приходный ордер (форма N КО-1), при выдаче — расходный ордер (форма N КО-2). Бухгалтеры некоторых фирм, выдавая заработную плату, заполняют платежную ведомость (форма N Т-53). Все эти документы должны быть указаны в кассовой книге (форма N КО-4). При УСН — как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей — сохраняется общий порядок оформления кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).

Примечание. Формы кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

График документооборота

Когда документы, необходимые для оформления хозяйственных операций, выбраны, осталось разработать график документооборота. Что тут важно? В графике следует отразить как можно больше документов, которые будут поступать от контрагентов или создаваться в собственной организации, указать авторов документов и всех, кто будет делать в них какие-либо записи, установить сроки исполнения и сдачи в подразделения, обозначить ответственных за проверку документов.

График оформляется как распоряжение директора. Все участники документооборота должны ознакомиться с ним и подписать. В распоряжении можно перечислить санкции за нарушение установленного порядка (например, табельщик, не представивший первого числа месяца свой документ в бухгалтерию, лишается 10% премии).

Кажется, зачем так усложнять? Нельзя ли просто договориться, чтобы все вовремя сдавали документы? Конечно, если все работники — люди ответственные, можно обойтись и без особого распоряжения. Но все-таки с четким, продуманным графиком у бухгалтера больше оснований быть уверенным, что его никто не подведет.

Пример 3. Продолжим наш пример. ООО «Снег» планирует заняться оптовой торговлей со склада. Необходимо составить график документооборота, связанного с реализацией товаров.

ООО «Снег» работает на УСН, и при реализации товаров придется составлять только один документ — товарную накладную по форме N ТОРГ-12 (счета-фактуры «упрощенцы» выдавать не обязаны). Поэтому в графике будет указан только один документ.

Вопрос

Как подтвердить, что налогоплательщик (продавец, исполнитель, подрядчик) применяет упрощенную систему налогообложения (УСН)?

Ответ

Джаарбеков Станислав, налоговый консультант, юрист. Сайт: Taxd.ru

Подтвердить применение УСН можно:

1) предоставив Уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения (форма № 26.2-1), с отметкой налогового органа

2) предоставив Форму N 26.2-7 «Информационное письмо»

3) Информация о применяемом налогоплательщиком-организацией налоговом режиме указывается на сайте ФНС РФ nalog.ru.

Разъяснение

Подтверждение того, что исполнитель (подрядчик, продавец) применяет УСН скорее важно для него самого (от этого зависят уплачиваемые им налоги). Для заказчика (покупателя) вопрос о том, применяет его контрагент УСН или нет, влияет только на то, облагается цена договора НДС или нет. Обычно этот вопрос оговаривается на стадии заключения договора. Но иногда покупатели (заказчики) просят от контрагента подтверждение применяемого ими специального режима УСН.

Рассмотрим возможные варианты такого подтверждения.

1) Уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения (форма № 26.2-1), с отметкой налогового органа

В настоящее время переход на применение Упрощенной системы налогообложения (УСН) осуществляется путем представления в налоговый орган Уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения (форма № 26.2-1). При этом порядок перехода на применение УСН уведомительный. Как результат, налоговая служба принимает Ваше заявление, учитывает, что вы перешли на применение УСН, но никакого подтверждающего документа не выдает (о том что Ваше заявление принято обычно узнают по телефону от соответствующего сотрудника инспекции).

В большинстве случаев контрагентам достаточно Уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения (форма № 26.2-1), с отметкой налогового органа.

2) Форма N 26.2-7 «Информационное письмо»

Другим документом, подтверждающим применение налогоплательщиком УСН является Форма N 26.2-7 «Информационное письмо», которая утверждена приложением N 7 к Приказу ФНС России от 02.11.2012 N ММВ-7-3/829@ «Об утверждении форм документов для применения упрощенной системы налогообложения».

Чтобы получить Форму N 26.2-7 «Информационное письмо» налогоплательщик, применяющий УСН, должен отправить в свою налоговую инспекцию запрос в произвольной форме о подтверждении применения упрощенной системы налогообложения. В течение 30 дней налоговая инспекция выдаст (пришлёт) этот документ.

До апреля 2010 года выдавалось уведомление о возможности применения УСН. Сейчас выдается только информационное письмо по Форме N 26.2-7.

3) Сервис ФНС Прозрачный бизнес

С 1 августа 2018 года информация о применяемом налогоплательщиком-организацией налоговом режиме указывается на сайте ФНС РФ nalog.ru:

Но в этом сервисе сведения о специальном налоговом режиме указываются только для организаций. Для ИП такие сведения пока отсутствуют.

Подробнее: Сервис ФНС «Прозрачный бизнес».

Остались вопросы?

Закажите налоговую консультацию Станиславу Джаарбекову, основателю проекта Taxslov.ru

Отправьте свой запрос на E-mail: expert@taxd.ru

В ответном письме Вам будут предложены стоимость консультации и срок выполнения работы.

Связаные темы

Как подтвердить, что договор заключен с индивидуальным предпринимателем (ИП)?

Как подтвердить, что налогоплательщик применяет налог на профессиональный доход (НПД)?

Упрощенная система налогообложения (УСН) — один из специальных налоговых режимов, предназначенный для малого бизнеса. Вместо НДС, налога на прибыль (или НДФЛ), налога на имущество уплачивается один налог. Регулируется НК РФ — Глава 26.2. Упрощенная система налогообложения.

Сервис ФНС «Прозрачный бизнес» — открытый информационный ресурс в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», который ведет ФНС РФ и который содержит перечень сведений, которые не относятся к налоговой тайне.

Сейтбекова Елизавета Владимировна, Управляющая «Аудиторской фирмой «БИЗНЕС-СТУДИО»

В данной статье рассмотрены вопросы составления и учета первичных документов при УСН. Показаны особенности ведения налогового и бухгалтерского учета при УСН. Показана позиция Министерства Финансов по отношению к ведению документации УСН.

Учет первичных документов Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает осуществлять в соответствии с законами о бухгалтерском учете. При этом для целей налогового учета в состав основных средств и НМА включаются активы, признающиеся амортизируемым имуществом в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ (п. 4 ст. 346.16 НК РФ).

Следует отметить, что порядок определения первоначальной стоимости, критерии, момент признания имущества в составе основных средств и НМА, а также сроки полезного использования в налоговом и бухгалтерском учете могут не совпадать. Часть таких расхождений можно избежать, установив в учетной политике для целей бухгалтерского учета порядок учета активов в максимальной степени приближенный к налоговому учету (в той степени, в которой законодательство о бухгалтерском учете предоставляет соответствующий выбор). Например, можно установить в учетной политике лимит, в пределах которого основные средства будут учитываться в составе материально-производственных запасов, аналогичный стоимостному критерию признания имущества амортизируемым в налоговом учете.

Тем не менее, полностью нивелировать расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом не удастся. Как следствие, составлять первичные учетные документы по учету основных средств и НМА, в ряде случаев организации, применяющей УСН, придется отдельно для налогового и для бухгалтерского учета.

Кроме того, возложение обязанностей по ведению учета основных средств и НМА на организации, применяющие УСН, обусловлено требованием 16 п. 3 ст. 346.12 НК РФ. Не вправе применять УСН организации, у которых остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов, определяемая в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, превышает 100 млн. руб. При этом остаточная стоимость рассчитывается лишь в отношении тех объектов, которые подлежат амортизации и признаются амортизируемым имуществом в соответствии с главой 25 НК РФ.

Таким образом, исходя из требований законодательства о бухгалтерском учете, организациям независимо от объекта налогообложения следует:

• разработать и утвердить в установленном порядке учетную политику для целей бухгалтерского учета основных средств и НМА;

• вести регистры бухгалтерского учета с целью систематизации и накопления информации об основных средствах и НМА;

• оформлять первичную учетную документацию по учету основных средств и НМА.

При этом аналитические регистры бухгалтерского учета должны позволять группировать детальную информацию об имуществе, признающимся в соответствии с главой 25 НК РФ амортизируемым.

Порядок применения УСН регулируется главой 26.2 (упрощенная система налогообложения НК РФ).

Пунктом 4 ст. 346.11 НК РФ в частности предусмотрено, что для организаций, применяющих УСН, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. Данный Порядок обязателен для применения организациями различных организационно-правовых форм и независимо от сферы их деятельности.

Для выполнения основных требований в части оформления первичных учетных документов с целью соблюдения Порядка ведения кассовых операций необходимо:

1) вести Кассовую книгу по установленной форме и отражать в ней все поступления и выдачи наличных средств (п. 3, 22 Порядка);

2) производить прием наличных денег кассами по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13 Порядка);

3) производить выдачу наличных денег из касс по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера (п.14 Порядка).

Унифицированные формы поименованных выше первичных учетных документов утверждены в частности Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.98 №88 и от 05.01.04 №1 в части оформления кассовых операций и учета оплаты труда соответственно.

Следует отметить, что в части ведения кассовых операций главой 26.2 НК РФ не предусмотрены какие-либо исключения для налогоплательщиков, применяющих в качестве объекта налогообложения доходы. При этом в статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, а также неоприходовании в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств предусмотрена административная ответственность.

Следующая норма НК РФ в большей степени интересует налогоплательщиков, применяющих в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Пунктом 2 ст. 346.16 НК РФ предусмотрено, что расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, затраты организаций, применяющих УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, должны быть:

1) Экономически оправданными (обоснованными);

2) Подтвержденными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы;

3) Произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом в абз.4 п.1 ст. 252 НК РФ речь идет именно об оформлении документов, а не о ведении операций или учета, что позволило бы воспользоваться нормой п.3 ст. 4 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Таким образом, отсутствие первичных учетных документов в отношении закрытого перечня расходов, поименованного в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, может привести к спорам с контролирующими органами в части возможности их учета в целях определения налоговой базы по УСН. Это предопределяет необходимость оформления организациями практически всего перечня первичных документов в отношении понесенных расходов.

Первичных документов (выписок банков, кассовых ордеров и т.д.), на основании которых хозяйственные операции отражаются в книге учета доходов и расходов для подтверждения экономической оправданности и связи произведенных расходов с доходами может оказаться не достаточно. Например, для учета расходов на командировки недостаточно ограничиться оформлением расходного кассового ордера. Необходимо оформить также приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, авансовый отчет.

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов. Однако ряд норм главы 26.2 НК РФ позволяет сделать вывод о необходимости ведения дополнительных регистров учета. Например, подпунктом 2 п.2 ст. 346.17 НК РФ предусмотрено признание расходов по оплате стоимости товаров по мере их реализации. Следовательно, налогоплательщику следует вести бухгалтерский (налоговый) регистр для систематизации информации о реализации товаров на основании первичных документов, подтверждающих факт их реализации.

Налогоплательщикам, применяющим в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, целесообразно полностью вести бухгалтерский учет на основании первичных учетных документов, предусмотренных действующим законодательством. При этом организовать учет таким образом, чтобы он давал возможность формировать необходимые регистры для налогового учета.

В более «привилегированном» положении оказались налогоплательщики, применяющие в качестве объекта налогообложения доходы. Исходя из требований налогового законодательства им достаточно:

— оформлять документы, предусмотренные Порядком ведения кассовых операций в РФ;

— оформлять документы, подтверждающие день поступления денежных средств на расчетный счет, и иные документы, подтверждающие день получения дохода в соответствии с требованиями главы 26.2 НК РФ;

— оформлять документы по учету основных средств и НМА.

Кроме того, позиция арбитражных судов свидетельствует о необходимости оформления первичных учетных документов, подтверждающих основания зачисления денежных средств на расчетный счет налогоплательщика. При этом налогоплательщикам с объектом налогообложения доходы также целесообразно вести бухгалтерский учет в полном объеме в следующих случаях:

— в связи с возможной утратой права на применение УСН;

— в связи с возможным добровольным переходом на иные режимы налогообложения;

— в связи с переводом по отдельным видам деятельности на уплату ЕНВД;

— в связи с возможным добровольным переходом с объекта налогообложения доходы на объект – доходы, уменьшенные на величину расходов.

В соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов. В связи с этим вопрос о необходимости оформления хозяйственных операций оправдательными документами сводится к установлению обязательств организации по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности. И если законодательство о бухгалтерском учете освобождает организации, применяющие УСН, от бухгалтерского учета, за исключением учета основных средств и НМА, обязательства по ведению такого учета могут вытекать из требований других нормативных актов.

Приведем информацию о некоторых предусмотренных специальными законами случаях, когда требуется ведение бухгалтерского учета, в отношении хозяйственных обществ и унитарных предприятий.

Кроме того, обязанность по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности возложена специальными законами на некоммерческие организации.

С учетом изложенного Федеральный закон «О бухгалтерском учете», регулирующий порядок ведения бухгалтерского учета всеми юридическими лицами, установил формальное освобождение организаций, применяющих УСН, от ведения бухгалтерского учета. В то же время специальные законы для большинства юридических лиц:

— устанавливают обязанность ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности;

— содержат требования, выполнение которых возможно исключительно на основании данных бухгалтерского учета.

Неоднократно аналогичное мнение высказывалось и финансовым ведомством в отношении разных форм юридических лиц. Так, в Письме Минфина РФ от 20.01.09 №07-02-06/07 в отношении хозяйственных обществ отмечено, что нормы специальных федеральных законов, обязывающие вести бухгалтерский учет, подлежат применению организациями, перешедшими на УСН.

Таким образом, несмотря на рассмотренные положения Федерального закона «О бухгалтерском учете», сделать вывод, что организация не обязана оформлять первичные документы, было бы неправомерно. Следует отметить, что проект Федерального закона «О бухгалтерском учете» не содержит положения, упрощающие бухгалтерский учет в зависимости от применения какого-либо специального налогового режима.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *