Документы для кадровика

Содержание

Ольга Филиппова,
Старший тренер по продукту Консультант Плюс
Консультант Плюс — самая распространенная СПС, ее выбирают в качестве надежного помощника в работе с правовой информацией юристы, бухгалтеры и другие финансовые специалисты, руководители организаций, специалисты государственных органов, ученые и студенты. Систему Консультант Плюс удобно использовать, она предоставляет много возможностей для комфортной работы.
В данной статье автор хочет показать некоторые редко используемые возможности Консультант Плюс, которые будут интересны разным специалистам — пользователям системы, в том числе бухгалтерам.

I. ПОИСКОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Практика показывает, что не каждый пользователь КонсультантПлюс знает все поисковые возможности программы. Давайте рассмотрим некоторые из них.
На «Стартовой странице» выделены разделы «Законодательство», «Финансовые и кадровые консультации», «Судебная практика» и др. Перечень разделов и их порядок пользователь может настроить по своему желанию. Для этого нужно правой клавишей мыши кликнуть по названию раздела, который необходимо заменить, выбрать команду «Сменить раздел» и указать нужный.
«Карточки поиска» разных разделов КонсультантПлюс отличаются друг от друга количеством полей, их названиями и предоставляемыми возможностями. Кликнув мышкой на название раздела, можно перейти в «Карточку поиска» выбранного раздела и сузить таким образом область поиска. Кроме того, с помощью правой кнопки мыши можно построить в порядке приоритета названия разделов, которые чаще всего используются.
Остановимся на особенностях «Карточки поиска» раздела «Финансовые и кадровые консультации». Она предоставляет пользователям КонсультантПлюс уникальные возможности, аналогов которым нет в продуктах конкурентов.

Поле «План счетов»

Словарь поля «План счетов» создан на основе общего Плана счетов бухгалтерского учета. Поиск можно вести как по названию, так и по номерам счетов, которые многие бухгалтеры помнят наизусть. При выборе конкретного счета (счетов) будут найдены консультации, в которых речь идет о каких-либо хозяйственных операциях, отражающихся в учете с использованием указанных счетов.
Ситуация.
Торговая организация возмещает расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт своим работникам с разъездным характером работы. Нас интересует, как отразить в учете организации эти расходы.
Решение.
В поле «План счетов» введем номера 50 «Касса», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», выберем логическое условие «и».
В поле «Название документа» введем «проездные билеты сотрудникам», построим список документов.
В Информационном банке (далее — ИБ) «Корреспонденция счетов» мы найдем консультацию эксперта: «Как отразить в учете торговой организации расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт для работников с разъездным характером работы?» Консультация содержит описание финансово-хозяйственной ситуации, подробное нормативное обоснование предлагаемого варианта решения бухгалтерской проблемы, разъяснение налоговых последствий, возникающих в рассматриваемой ситуации, таблицу записей по счетам бухгалтерского учета

(таблицу проводок).
В таблице проводок указываются корреспондирующие счета и соответствующие первичные документы, на основании которых произведены записи. В схеме также показывается взаимосвязь бухгалтерской и налоговой прибыли по правилам, установленным Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02).
Если вы сомневаетесь, какие номера счетов нужно выбрать в поиске консультаций для решения вашего вопроса, рекомендуем использовать «Путеводитель по ИБ «Корреспонденция счетов”». Он позволяет осуществить подборку консультаций из этого ИБ по конкретной финансово-хозяйственной операции.
Чтобы открыть этот материал, нужно перейти в раздел «Финансовые и кадровые консультации», открыть ИБ «Корреспонденция счетов», верхний в нем документ — «Путеводитель по ИБ «Корреспонденция счетов”».
Ситуация.
Нам необходимо выяснить, как правильно принять к учету готовую продукцию.
Решение.
Откроем «Путеводитель по ИБ «Корреспонденция счетов”». Перейдем по ссылке «Учет готовой продукции», выберем интересующую нас строку — «Принятие к учету готовой продукции» и, кликнув по стрелке, получим целый список консультаций экспертов по интересующему нас вопросу.
Эти консультации помогут грамотно отразить в налоговом и бухгалтерском учете организации принятие готовой продукции.

Поле «Налоги. Взносы. Платежи»

Словарь поля «Налоги. Взносы. Платежи» содержит список обязательных платежей (налогов, сборов, взносов). Данное поле рекомендуется использовать в сочетании с другими полями, например, «Название документа» или «Текст документа».
Ситуация.
Как отразить в учете организации, применяющей УСН, расходы, связанные с направлением работника в служебную командировку?
Решение.
Заполним поля «Налоги. Взносы. Платежи» и «Название документа», как показано на, построим список документов.
За считанные минуты мы нашли консультации в Информационных банках «Финансист» и «Корреспонденция счетов», а также публикации из периодической прессы, где подробно описано, как действовать в заданной ситуации.

Переход из кодексов к Путеводителям

Следующая полезная возможность КонсультантПлюс ссылки на материалы Путеводителей непосредственно в текстах федеральных законов и кодексов. Ссылки позволяют пользователям видеть весь перечень проблем применения той или иной статьи кодекса и обращаться к Путеводителям сразу из кодексов.
Ситуация.
Организация компенсирует своим работникам использование личных мобильных телефонов в служебных целях. Облагается ли в таком случае оплата услуг сотовой (мобильной) связи НДФЛ?
Решение.
В строке «Быстрого поиска» наберем «НДФЛ оплата личного мобильного». Первым в списке документов выходит Налоговый кодекс РФ. Переходим в его текст и сразу попадаем в ст. 210 «Налоговая база». Под заголовком статьи находится выделенная синим цветом ссылка на Путеводитель по налогам, раздел «Вопросы применения ст. 210 НК», в пятой строке находится интересующий нас вопрос.
Перейдем по стрелке в материал Путеводителя, где ознакомимся с судебными решениями, консультациями экспертов и статьями, раскрывающими данную ситуацию.
Проанализировав собранные в одном месте мнения всех сторон, мы сможем принять взвешенное и обоснованное решение.

III. СОХРАНЕНИЕ И ОБМЕН РЕЗУЛЬТАТАМИ РАБОТЫ

Многих привлекает возможность при работе со Справочной системой устанавливать закладки, делать пометки в тексте документа. В КонсультантПлюс можно на любом интересующем пункте документа поставить закладку с личными комментариями.
Для этого нужно установить курсор на нужном фрагменте, нажать на «Панели быстрого доступа» кнопку «Добавить», в открывшемся окне выбрать вкладку «Закладки и Документы».
Здесь можно дать название закладке (по умолчанию в качестве названия система использует фрагмент текста, на котором установлен курсор) и, нажав ссылку «Добавить комментарий», внести свои заметки и примечания.
При этом хотим обратить внимание читателей на опцию закладки «Открывать актуальную редакцию документа при переходе». Она позволит при переходе по этой закладке попадать именно в действующую редакцию закона или кодекса.
При создании закладок для удобства дальнейшей работы их можно распределить по соответствующим папкам. Данное свойство аналогично распределению файлов в папки на персональном компьютере.

Персональное оглавление

Если вы активно работаете с каким-либо объемным документом, например с кодексом, устанавливаете большое количество закладок, примечаний, то очень удобно использовать «Список закладок документа». Это своего рода «персональное оглавление». Открыть этот список легко. Для этого достаточно в любом месте текста документа щелкнуть правой клавишей мыши и выбрать в контекстном меню строку «Список закладок в документе».
При этом даже если в разделе «Избранное» закладки на статьях кодекса лежат в различных папках, то здесь все они будут видны как на ладони!

Операции с папками

Теперь давайте рассмотрим такую функцию, как операции с папками. Если необходимо сохранить не отдельный документ, а целый список, тогда мы создаем папку в разделе «Избранное» и сохраняем все документы там.
С несколькими такими папками можно проводить дополнительные операции. Можно объединять и пересекать папки, можно вычесть из одной папки документы, повторяющиеся в другой. Объединение папок довольно часто используется при сохранении результатов совместной работы, пересечение и вычитание помогают вычленять наиболее соответствующие запросу документы.
Ситуация.
Нас интересует, какие обстоятельства признаются судом смягчающими при неуплате сумм налога. То есть нам необходимо проанализировать судебную практику по применению соответствующих статей Налогового кодекса РФ.
Решение.
Откроем ст. 112 НК РФ «Обстоятельства, смягчающие и отягчающие ответственность за совершение налогового правонарушения». Построим с помощью кнопки список дополнительной информации к данной статье. В полученном списке перейдем в раздел «Судебная практика». Занесем все найденные судебные решения в папку «Смягчающие обстоятельства».
Затем откроем ст. 122 НК РФ «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)», также построим с помощью кнопки список дополнительной информации. Занесем все судебные решения в папку «Неуплата налога».
Итак, у нас появились две папки, в первой находятся судебные решения, в которых говорится о смягчающих обстоятельствах, во второй — о неуплате сумм налога.
Теперь войдем в раздел «Избранное» на вкладку «Папки», выделим две недавно созданные папки и в контекстном меню выберем команду «Операции с папками», «Пересечь (Показать документы, повторяющиеся в данных папках)».
Получится список решений судов, в которых говорится о смягчающих обстоятельствах при неуплате или неполной уплате сумм налога!

Обмен папками, закладками, примечаниями

Результатами своей работы можно обмениваться с коллегами, что удобно при совместной работе. Например, подчиненный по распоряжению директора подбирает в КонсультантПлюс необходимые документы, сохраняет в папку и пересылает папку руководителю. Руководитель, у которого тоже есть доступ к КонсультантПлюс, загружает папку в свой раздел «Избранное».
Технологически электронные папки КонсультантПлюс организованы так, что в них хранится информация совсем небольшого объема (всего несколько килобайт), что обеспечивает дополнительное удобство при передаче папок.
Чтобы передать подборку документов, сохраненных в разделе «Избранное» у одного пользователя, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на папке, выбрать команду «Сохранить в файл» и указать путь, куда сохранить файл. Для установки этой же папки в системе КонсультантПлюс на компьютере другого пользователя необходимо использовать команду «Загрузить из файла» и указать путь к сохраненному другим пользователем файлу. Аналогичным способом можно обмениваться закладками и примечаниями.

Получение ссылки на документ в MS-Word

Данная функция увеличивает удобство работы и ускоряет поиск документа в КонсультантПлюс — посредством одного клика на ссылку из документа формата MS-WORD можно перейти к документу в КонсультантПлюс.
Чтобы получить такую ссылку, откроем документ в КонсультантПлюс на нужном фрагменте. Кликнем
правой клавишей мыши в тексте документа и выберем в контекстном меню команду «Получить ссылку на документ КонсультантПлюс». Появится сообщение «Ссылка на документ КонсультантПлюс скопирована в буфер обмена! Для вставки перейдите в свой текст…».
Перейдем в документ в MS-WORD или в письмо в Outlook и выберем команду «Вставить». В тексте появится ссылка на выбранный документ. Другому пользователю для перехода по ссылке в документ, находящийся в КонсультантПлюс, достаточно кликнуть ее, удерживая клавишу «Ctrl». В результате на его персональном компьютере откроется программа КонсультантПлюс именно на фрагменте, ссылку на который он нажал.

Сохранение документа в формате для электронной книги

Сейчас все большее количество людей используют современные электронные устройства для чтения, поэтому в системе КонсультантПлюс реализована возможность сохранять документы в распространенных форматах для электронных книг. Как это делается? Открыв документ, нажимаем кнопку «Сохранить в файл» на панели инструментов. В открывшемся окне «Сохранить как» указываем каталог для сохранения и выбираем формат, подходящий для электронного устройства. Сейчас доступны форматы PDF, EPUB, FB2, RTF, TXT, HTML. Нажимаем кнопку «Сохранить».

Заключение

Надеемся, что в статье мы показали много интересных возможностей КонсультантПлюс, которые помогут упростить пользование системой, повысить удобство работы и увеличить скорость обмена результатами этой работы.
Скачано: 96

Термины и определения

Учет персонала — процесс организации информационного и правового поля в управлении персоналом.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.

1. Общие принципы

  • Кадровый учет персонала – обязательный компонент в регулировании деятельности любой организации.
  • Учет персонала – это строго регламентированный процесс, основанный на требованиях и нормах трудового законодательства, а также инструкций и положений по кадровому делопроизводству по ГОСТу.
  • Оформление кадровой документации в соответствии с правилами и нормами подразумевает придание документам юридической силы.

Цели учета персонала

2.1 Ведение кадрового учета и документооборота, включающего в себя:

  • оформление новых сотрудников на работу;
  • ведение установленной законодательством документации по учету движения кадров;
  • корректировка штатного расписания в соответствии со структурными изменениями в компании;
  • обеспечение соблюдения норм трудового законодательства при работе с персоналом.

2.2. Высвобождение персонала в соответствии с соблюдением норм действующего

трудового законодательства.

2.3. Информационная функция, включающая в себя обеспечение Руководства

сведениями о персонале и его движении (ведение баз данных).

Регламенты учета персонала

3.1 Учет персонала ведет Специалист по кадровому учету, который готовит необходимые документы для оформления сотрудника на работу, перевода сотрудника на другую должность, оформления отпусков, увольнения, командирование сотрудника .

3.2. Одновременно с оформлением необходимых документов кадровые данные сотрудника Специалист по кадровому учету заносит в электронные базы данных. Информация о новом сотруднике в корпоративных базах данных должна появиться не позднее двух дней с момента выхода сотрудника на работу. Ежемесячно корпоративные базы данных подлежат обновлению.

  • Сведения о новом сотруднике Специалист по кадровому учету передает в бухгалтерию и офис – менеджеру компании в течение 1 рабочего дня после оформления сотрудника на работу.

Ответственность

За общие результаты деятельности по учету персонала перед Правлением несет ответственность Директор по персоналу.

За организацию деятельности по оформлению процедур, связанных с приемом, увольнением, переводом, отпуском сотрудника несет ответственность Начальник отдела кадров.

За своевременное предоставление достоверной информации об изменениях в личных данных (ФИО, паспортные данные семейное положение, рождение детей и т.д.) несут ответственность сами сотрудники компании.

За своевременное предоставление данных о выходе нового сотрудника на работу, об

изменениях в наименовании должности сотрудника, переводе в другой отдел, а также о невыходе сотрудника на работу несут ответственность Руководители отделов компании.

Президент компании _______________ ____________

(подпись) (дата)

Последний день работы в компании:___________________

Обходной лист

ФИО:_________ ______________________________________________

Должность:___________________________________________________

Отдел:_________________________________________________

Действие

Исполнитель Фамилия, Имя Подпись

 Прием заявления об увольнении

Специалист по кадровому учету

□ Отметка об отсутствии материально-денежных задолженностей

Финансовый директор

□Непосредственный руководитель □

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

□Склад □

Менеджер по персоналу

 Прием компьютерного оборудования , CP 7940 телефон и др. техники

IT менеджер  Удаление учетной записиIT менеджер

 Отмена права доступа к базам данных компании IT менеджер
 Удаление из почтовой системы IT менеджер
 Прием пропуска Офис- менеджер

 Кадровые документы (приказ,

оформление трудовой книжки) Специалист по кадровому учету

 Отметка об увольнении в единой компьютерной базе сотрудников Специалист по кадровому учету

Основные типы документов для учета движения персонала:

  • приказ о приеме на работу;
  • приказ о переводе на другую должность;
  • приказ об увольнении;
  • приказ о приеме на работу по совместительству;
  • приказ о совмещении (профессий/должностей).

Замещение временно отсутствующего работника возможно с отрывом от работы и без отрыва от работы. В первом случае оформите приказ о временном переводе, во втором случае можно оформить приказ о совмещении (профессий/должностей). Также можно временно принять на работу другого сотрудника либо оформить совместительство для основного работника организации.

Приказы по личному составу регистрируются в журнале приказов. Система учета движения персонала должна быть четкой, систематизированной. Нумерация документов должна быть сквозной и единой для учетной программы и бумажных экземпляров.

Срок хранения: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, — 50 лет.

Прием на работу

Принимая сотрудника на работу, отдел кадров должен оформить множество документов:

  1. Подготовить заявление о приеме на работу, которое подписывает сотрудник собственноручно.
  2. Под подпись ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.
  3. Составить трудовой договор в двух экземплярах: одна копия хранится у работника, другая — у работодателя. Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами.
  4. На основании трудового договора издать приказ о приеме на работу по форме Т-1, не позднее чем через три дня ознакомить с ним сотрудника под подпись.
  5. Внести сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. Трудовая книжка хранится у работодателя (по основному месту работы) до момента увольнения сотрудника.
  6. Оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. В ней также должна стоять подпись сотрудника.
  7. Если сотрудник подлежит воинскому учету, направить сведения о приеме сотрудника в военный комиссариат.

На основании приказа о приеме на работу бухгалтерия заводит работнику индивидуальный лицевой счет.

Увольнение

В зависимости от основания увольнения порядок действий может различаться. Стандартная процедура при увольнении работника по собственному желанию выглядит так:

  1. Работник от руки пишет заявление об увольнении, указывает дату. Этот день будет последним днем работы сотрудника.
  2. На основании заявления отдел кадров издает приказ об увольнении по форме Т-8.
  3. Оформляется записка-расчет и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, компенсации за неиспользованные дни отпуска и других выплат.
  4. Специалист кадрового отдела вносит запись об увольнении в трудовую книжку с указанием основания. Трудовая книжка выдается сотруднику в последний день работы.
  5. В личную карточку вносится запись об увольнении. Сотрудник должен быть под подпись ознакомлен с записями в личной карточке.
  6. Если сотрудник подлежит воинскому учету, необходимо направить сведения об увольнении сотрудника в военный комиссариат.

Для чего нужны кадровые документы?

Какие бывают кадровые документы?

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Итоги

Для чего нужны кадровые документы?

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка;
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале .

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  • личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале .

  • распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

  • штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

  • график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  • табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

  • прочие нормативные документы:
  • по охране труда;
  • о защите персональных данных;
  • коллективный договор;
  • по внутреннему распорядку;
  • об оплате труда и премировании;
  • о коммерческой тайне;
  • журналы учета:
  • трудовых книжек;
  • контрактов;
  • больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Пример:

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

  • для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
  • для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. ).

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность ( )

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы ( , ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. ( ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании ( , ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. ( ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. ( ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Заказать услугу

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *