Формы внутреннего контроля

А. Гусев

Журнал «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 1/2017

Порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. В статье на примере рассмотрены структура и основные разделы положения о внутреннем контроле в организации.

В силу ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции № 157н учреждения силовых ведомств обязаны организовать у себя внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Внутренний финансовый контроль направлен на создание системы соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета, повышение качества составления и достоверности бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета, а также на повышение результативности использования средств федерального бюджета. Порядок осуществления такого контроля должен быть утвержден при формировании учреждением своей учетной политики. О том, что должно содержать такое положение, поговорим в статье.

Еще раз отметим, что порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. При этом учреждение может сформировать свою учетную политику путем издания отдельных нормативных актов.

Порядок организации и проведения финансового контроля может быть оформлен отдельным приказом.

Внутренний финансовый контроль может осуществляться следующими путями:

  • в учреждении создается структурное подразделение (отдел внутреннего финансового контроля с подчинением руководителю учреждения) либо вводится должность ревизора (также с непосредственной подчиненностью руководителю учреждения);
  • в учреждении создается постоянно действующая комиссия, на которую будет возложено осуществление данного контроля;
  • осуществление внутреннего финансового контроля возлагается на работников структурных подразделений учреждения (например, на работников финансовых и кадровых служб). В такой ситуации внутренний контроль будет вестись в рамках предварительных и текущих контрольных мероприятий.

Выбор варианта построения контроля зависит от предполагаемого объема работ, финансовых и организационных возможностей учреждения (не всегда есть возможность вводить дополнительные ставки), структурных особенностей учреждения, компетентности специалистов и т. д.

При этом внутренний финансовый контроль должен включать в себя следующие его виды.

Вид контроля

Описание

Предварительный контроль

Такой контроль должен осуществляться перед совершением хозяйственных операций. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Так, контрольными мероприятиями, относящимися к предварительному контролю, являются анализ соответствия заключаемых договоров утвержденному плану финансово-хозяйственной деятельности, проверка бюджетной, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до ее утверждения или подписания и т. д.

Текущий контроль

Данный вид контроля заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, оценке эффективности и результативности расходования денежных средств для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями учреждения (филиалами и представительствами)

Последующий контроль

Этот контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, осуществления инвентаризаций и иных необходимых процедур

Таким образом, предварительный и текущий контроль будут вестись непосредственно работниками учреждения в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей, а последующий контроль может проводиться как отделом контроля (ревизором), так и комиссией по внутреннему контролю.

В идеале необходимо сделать так, чтобы в учреждении осуществлялись все типы контроля:

  • установить процедуры согласования определенной документации как с юридическими службами и другими заинтересованными подразделениями, так и с соответствующими заместителями руководителя учреждения;
  • возложить на работников финансовых и других служб обязанность осуществления текущего контроля за составляемой ими финансовой документацией;
  • создать в учреждении отдел финансового контроля (ввести должность ревизора) или комиссию по осуществлению финансового контроля.

Структурные подразделения учреждения организуют внутренний финансовый контроль на следующих уровнях:

  • уровень сотрудника – контрольные функции исполняются в рамках должностных обязанностей в соответствии с принципами системности, непрерывности, оперативности и массовости;
  • уровень структурного подразделения – регулярные операции и процедуры внутреннего финансового контроля проводятся сотрудниками отдела, сотрудниками, старшими по должности, и начальниками отделов.

Выбранный способ осуществления контроля необходимо закрепить в положении о порядке осуществления внутреннего финансового контроля, при этом деятельность отдела внутреннего контроля (ревизора) будет регламентироваться также положением об отделе внутреннего контроля.

К сведению

Данный документ утверждается приказом руководителя учреждения и является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы отдела внутреннего контроля (ревизора).

Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

При разработке названных документов необходимо установить права и обязанности проверяющих и сотрудников отделов, которых будут затрагивать проверки.

Далее приведем пример положения о внутреннем контроле в учреждении, в котором отсутствует отдел внутреннего контроля.

Утверждаю

Руководитель учреждения

________________ / И. И. Иванов /

«31» декабря 2016 года

Положение о внутреннем финансовом контроле

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством РФ (Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению») и уставом учреждения. Положение о внутреннем финансовом контроле устанавливает единые цели, правила и принципы организации и проведения мероприятий внутреннего финансового контроля в учреждении.

1.2. Целями внутреннего финансового контроля являются подтверждение достоверности бюджетного учета и отчетности учреждения, соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности. Система внутреннего контроля призвана обеспечить:

  • точность и полноту документации бухгалтерского учета;
  • своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
  • предотвращение ошибок и искажений;
  • исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
  • выполнение планов финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) учреждения;
  • сохранность имущества учреждения.

1.3. Задачами внутреннего контроля являются:

  • установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бюджетном учете и отчетности требованиям нормативных правовых актов;
  • установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
  • соблюдение установленных технологических процессов и операций при осуществлении функциональной деятельности;
  • анализ системы внутреннего контроля учреждения, позволяющий выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.

1.4. Внутренний контроль в учреждении должен основываться на следующих принципах:

  • принцип законности – неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных нормативным законодательством РФ;
  • принцип независимости – субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля;
  • принцип объективности – внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
  • принцип ответственности – каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций несет ответственность в соответствии с законодательством РФ;
  • принцип системности – проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления.

1.5. При осуществлении мероприятий внутреннего контроля лица, его проводящие, могут использовать:

  • общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукцию, дедукцию, редукцию, аналогию, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.);
  • эмпирические методические приемы контроля (инвентаризацию, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальную и арифметическую проверки, встречную проверку, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическую проверку, письменный и устный опросы и др.);
  • специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики).

1.6. Внутренний контроль в учреждении могут осуществлять:

  • комиссия по внутреннему контролю;
  • сторонние организации или внешние аудиторы, привлекаемые для целей проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

2. Организация внутреннего финансового контроля

2.1. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляется в формах предварительного, текущего и последующего контроля.

2.1.1. Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер и сотрудники юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся следующие действия:

  • контроль за составлением финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, плана финансово-хозяйственной деятельности и др.). Данные действия осуществляются руководителем, главным бухгалтером;
  • их визирование, согласование и урегулирование разногласий;
  • проверка и визирование проектов договоров (контрактов) специалистами юридической службы и главным бухгалтером;
  • предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием финансовых и материальных средств, осуществляемая консультантом по финансам и экономике, главным бухгалтером, руководителями подразделений, комиссией по внутреннему контролю.

2.1.2. Текущий контроль заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, осуществлении мониторингов целевого расходования средств областного (федерального или муниципального) бюджета подведомственными учреждениями, оценке эффективности и результативности расходования средств бюджета для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями управления, подведомственными учреждениями.

В ходе текущего контроля осуществляются следующие мероприятия:

  • проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, счетов и т. п.). Фактом контроля является разрешение документов к оплате;
  • проверка наличия денежных средств в кассе;
  • проверка полноты оприходования полученных в банке наличных денежных средств;
  • проверка наличия у подотчетных лиц полученных под отчет денежных средств и (или) оправдательных документов;
  • контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;
  • сверка аналитического учета с синтетическим учетом (оборотная ведомость);
  • проверка фактического наличия материальных средств.

Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами отделов бухгалтерского учета и отчетности учреждения, экономического отдела, заместителем руководителя учреждения, ответственным за финансово-экономический блок, комиссией по внутреннему контролю.

2.1.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения инвентаризаций и иных необходимых процедур. Для проведения последующего контроля в учреждении создается комиссия по внутреннему контролю, состав которой определяется в приложении к данному Положению. Состав комиссии может меняться.

Методами последующего контроля являются:

  • инвентаризация;
  • внезапная ревизия кассы;
  • проверка поступления, наличия и использования денежных средств в учреждении;
  • документальные проверки (ревизии) завершенных операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Система контроля состояния бюджетного (бухгалтерского) учета включает в себя проверку:

  • соблюдения требований законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
  • точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;
  • предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;
  • исполнения приказов и распоряжений руководства;
  • сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения.

2.2. Последующий контроль осуществляется путем проведения как плановых, так и внеплановых проверок. Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной планом проверок, утвержденным руководителем учреждения.

Основными объектами плановой проверки являются:

  • соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского учета, и норм учетной политики;
  • правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бюджетном учете;
  • полнота и правильность документального оформления операций;
  • своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
  • достоверность отчетности.

В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.

2.3. Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, которые могут содержать перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.4. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта, который подписывается всеми членами комиссии и направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:

  • программу проверки (утверждается руководителем учреждения);
  • характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
  • виды, методы и приемы, применяемые в процессе проведения контрольных мероприятий;
  • анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
  • выводы о результатах проведения контроля;
  • описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

2.5. По результатам проведения проверки главный бухгалтер учреждения (или лицо, уполномоченное руководителем учреждения) разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.

По истечении установленного срока главный бухгалтер незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин неисполнения.

3. Субъекты внутреннего контроля

3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:

  • руководитель учреждения и его заместители;
  • комиссия по внутреннему контролю;
  • руководители и работники учреждения на всех уровнях;
  • сторонние организации или внешние аудиторы, привлекаемые для целей проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.

4. Права и обязанности субъектов контроля

4.1. В ходе осуществления внутреннего финансового контроля субъекты контроля имеют право:

  • на доступ к документам, базам данных и регистрам, непосредственно связанным с вопросами проведения контрольного мероприятия;
  • на получение информации по вопросам, включенным в программу контрольного мероприятия;
  • на получение от должностных лиц учреждения письменных объяснений по вопросам, входящим в программу контрольного мероприятия;
  • на беспрепятственный допуск (с соблюдением установленного порядка) во все служебные помещения субъекта внутреннего контроля;
  • на расширение круга направлений (вопросов) проверки в случае необходимости такого расширения при выполнении основного задания.

4.2. Субъекты контроля обязаны:

  • обладать необходимыми профессиональными знаниями и навыками;
  • исполнять обязанности, предусмотренные должностными инструкциями и положением о структурном подразделении;
  • соблюдать при осуществлении своей деятельности требования законодательства РФ;
  • обеспечивать сохранность и возврат полученных в объекте внутреннего контроля оригиналов документов;
  • соблюдать конфиденциальность полученной информации в связи с исполнением должностных обязанностей;
  • оформлять материалы проверки в соответствии с установленными требованиями.

5. Ответственность

5.1. Субъекты внутреннего контроля в рамках своей компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.

5.2. Ответственность за организацию и функционирование системы внутреннего контроля возлагается на заместителя руководителя учреждения, ответственного за финансово-экономический блок.

5.3. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

6. Оценка состояния системы финансового контроля

6.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в учреждении осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.

6.2. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляются комиссией по внутреннему контролю.

В рамках указанных полномочий комиссия по внутреннему контролю представляет руководителю учреждения результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля и (в случае необходимости) разработанные совместно с главным бухгалтером предложения по их совершенствованию.

7. Заключительные положения

7.1. Все изменения и дополнения к настоящему Положению утверждаются руководителем учреждения.

7.2. Если в результате изменения действующего законодательства РФ отдельные статьи настоящего Положения вступят с ним в противоречие, эти статьи утрачивают силу и преимущественную силу имеют положения действующего законодательства РФ.

Приложение 1

к Положению о внутреннем финансовом контроле

Комиссия по внутреннему контролю

Председатель комиссии:

Руководитель отдела бухгалтерского учета – главный бухгалтер

Е. В. Семенова

Члены комиссии:

Заместитель главного бухгалтера

Л. Ю. Сидорова

Ведущий бухгалтер

Н. А. Фролова

Юрист

Т. В. Попова

Приложение 2

к Положению о внутреннем финансовом контроле

План проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

№ п/п

Наименование проверяемого вопроса (объекта проверки)

Проверяемый период

Срок проведения

Ответственное лицо

Проверка сохранности денежных средств и бланков строгой отчетности

Месяц

Ежемесячно в последний рабочий день месяца

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Проверка правильности расчетов с бюджетом, налоговыми органами, внебюджетными фондами и контрагентами

Месяц

Ежемесячно в последний рабочий день месяца

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет

Квартал

Ежеквартально в последний рабочий день месяца

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Проверка наличия актов сверки с поставщиками и подрядчиками

Полугодие

Раз в полугодие по состоянию на 1 января и 1 июля

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Инвентаризация активов

Год

Ежегодно перед составлением годовых отчетных форм

Председатель комиссии по внутреннему контролю

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Согласно Приложению 3 к Положению Банка России от 16 декабря 2003г. № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» основными способами (методами) осуществления проверок службой внутреннего контроля являются:

  • 1. Финансовая проверка, цель которой состоит в оценке надежности учета и отчетности;
  • 2. Проверка соблюдения законодательства Российской Федерации (банковского, о рынке ценных бумаг, по вопросам противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, о налогах и сборах, др. ) и иных актов регулирующих и надзорных органов, внутренних документов кредитной организации и установленных ими методик, программ, правил, порядков и процедур, целью которой является оценка качества и соответствия созданных в кредитной организации систем обеспечения соблюдения требований законодательства Российской Федерации и иных актов;
  • 3. Операционная проверка, цель которой заключается в оценке качества и соответствия систем, процессов и процедур, анализе организационных структур и их достаточности для выполнения возложенных функций;
  • 4. Проверка качества управления, цель которой состоит в оценке качества подходов органов управления, подразделений и служащих кредитной организации к банковским рискам и методам контроля за ними в рамках поставленных целей кредитной организации .

Исходя из основных методов осуществления проверок службой внутреннего контроля, можно выделить два вида контроля в банках: финансовый и административный.

Финансовый контроль базируется на учетной политике банка, процедурах и правилах ведения и оформления документации, связанной с функцией обеспечения защиты активов и достоверности финансовой отчетности. Финансовый контроль должен быть разработан таким образом, чтобы обеспечивать, во первых, совершение операций и сделок только после получения соответствующего подтверждения руководства; во-вторых, ведение учета операций и сделок обеспечивало составление финансовой отчетности в соответствии с установленными стандартами в области учета и отчетности или требованиям органов надзора по вопросам учета и отчетности; в-третьих, достигался надлежащий учет активов с целью обеспечения их сохранности путем доступа к ним только в соответствии с полномочиями, предоставленными руководством, а также проведения инвентаризации с определенной периодичностью и принятия необходимых мер в случае выявления некачественных активов и недостач.

В результате финансового контроля проверяется соответствие проводимых операций и сделок политике банка, изложенной в нормативных актах, их адекватного учета и отражения в отчетности.

Административный контроль состоит в проверке соответствия проведения операций и сделок полномочиям должностных лиц, определенным нормативными актами банка и процедурами принятия и реализации решений .

Административный контроль базируется на планах организации работ, процедурах и ведении документации, связанной с предоставлением персоналу полномочий на совершение сделок и другого доступа к активам, ответственности за реализацию целей и задач, поставленных банком .

Важно, что и административный, и финансовый контроль определяют эффективность действующей в банке системы управления рисками и предпринимаемых мер по идентификации и минимизации рисков.

Ольхова Р. Г. помимо этих двух видов внутреннего контроля выделяет еще два вида контроля:

  • 1. Контроль за денежными потоками — базируется на планах организации работ (кредитная и депозитная политика, политика управления портфелем ценных бумаг и т. д. ), процедурах и ведении документации, связанной с контролем за рисками банковской деятельности.
  • 2. Контроль за результатами деятельности — базируется на предварительных планах по доходам и расходам банка, объеме предоставляемых продуктов и услуг, процедурах и ведении документации, связанной с контролем за плановыми (стандартными) и фактическими показателями себестоимости банковских продуктов и рентабельностью продаж.

Таким образом, Ольхова Р. Г. определяет «внутренний контроль как систему проверок и измерений, созданных банковским менеджментом с целью минимизации потерь, возникающих в результате ошибок и нарушений, допущенных персоналом банка».

Десятов А. Д дает следующее определение: «внутренний контроль — деятельность по проведению независимой, объективной оценки и предоставлению консультаций, задачей которых является повышение эффективности и надежности операций банка. С его помощью банк достигает своих целей на основе систематического и последовательного метода оценки и повышения эффективности управления риском, контроля и процесса управления» и выделяет следующие формы внутреннего контроля:

  • 1. Внутренний аудит — это одна из форм внутреннего контроля, задачами которого являются экономическая диагностика, выработка финансовой стратегии, маркетинговых исследований, управленческого консультирования;
  • 2. Структурно-функциональная форма внутреннего контроля — необходимые взаимодействия единиц оргструктуры, соответствующие их контрольным функциям .

Фирсов А. А. делит все контрольные механизмы на четыре формы. Основание классификации — виды задач: предупреждение, предотвращение, выявление негативных явлений и оценка контрольных механизмов.

Эти задачи решают следующие виды внутреннего контроля соответственно:

  • 1. Предупреждающий контроль;
  • 2. Предотвращающий контроль;
  • 3. Мониторинг уже проведенных операций и сделок — выявление непредотвращенных негативных явлений и установление их причин одновременно совершенствуют предупреждающие и предотвращающие механизмы контроля.
  • 4. Проверки сотрудниками службы внутреннего контроля. Решение указанной задачи может быть передано также внешним структурам по договору с кредитной организацией. Служба внутреннего контроля не входит в систему внутреннего контроля, ибо в противном случае в ее действиях автоматически возникает конфликт интересов. Он заключается в совмещении в одном участнике противоположных интересов: контролирующего и контролируемого. Поэтому такие службы не осуществляют ни операционной деятельности, подлежащей их контролю, ни непосредственного контроля за текущими операциями .

Таким образом, внутренний контроль состоит из четырех форм, три из которых составляют систему внутреннего контроля, а четвертая — это служба, предназначенная для ее оценки.

По времени и способам осуществления внутренний контроль может быть предварительным, текущим и последующим.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если иметь четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный состав управления квалифицированных специалистов, то вероятность того, что данная организационная структура банка будет работать, как задумано, возрастает.

Текущий контроль осуществляется в течение операционного дня за совершаемыми операциями и сделками. Он обеспечивается путем разработки и последующего соблюдения установленного документооборота по каждой операции, включая записи по журналам и подписи лиц их ведущих.

Руководители банка обязаны установить перечень операций, подлежащих обязательному контролю в процессе их выполнения, и назначить работников, в функции которых будет входить осуществление такого контроля. Объектом контроля чаще всего являются подчиненные сотрудники, а сам текущий контроль — прерогативой специально назначенных лиц или начальников. Для осуществления текущего контроля необходима обратная связь, т. е. данные о полученных результатах, что позволяет в холе проведения операций достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы.

Последующий контроль осуществляется после завершения сделок и операций, т. е. слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения. Однако он выполняет две важные функции: первая — дает информацию, необходимую для планирования, если аналогичные операции будут проводиться в будущем (путем сравнения фактически полученных и требовавшихся результатов руководство получает возможность оценить, насколько реалистичны были составленные им планы);вторая функция состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если мотивационные вознаграждения связываются с достижением определенного уровня результативности, то фактически достигнутую результативность следует измерять точно и объективно.

Опыт западных стран с развитой рыночной экономикой показывает, что характерной особенностью внутреннего аудита является то, что при его проведении предпочтение отдается предварительному и текущему контролю, так как после совершения банковской (хозяйственной) операции практически невозможно повлиять на ее эффективность или принять меры по устранению упущений в финансово-хозяйственной деятельности банка.

Одно из основных направлений развития технологий системы внутреннего контроля — постепенное перераспределение временных затрат от последующего к текущему и предварительному контролю. Контроль на более ранних стадиях совершения операций, как правило, дает существенный экономический эффект при минимизации потерь и затрат. Это важное обстоятельство распространяется на любой управляемый процесс — чем раньше будет выявлена ошибка, тем меньше негативных последствий она будет иметь .

Также во внутреннем контроле выделяют сплошной и выборочный контроль. По мнению Власова С. В. сплошной контроль может быть необходим на самых ответственных участках деятельности. В случае сплошного контроля действия контролера по определению существенности ошибок, как правило, не выходят за рамки простых арифметических ошибок. Однако, если стоимость контрольных процедур достаточно велика, а потери от ошибок и их влияние на деловую репутацию банка сравнительно низки, то целесообразно контроль осуществлять выборочно .

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля —специальный документ, заполняемый в рамках исполнения требований ст. 160.2-1 Бюджетного кодекса РФ. Как выглядит и заполняется этот журнал, расскажет наша статья.

Для чего предназначен журнал учета результатов внутреннего финансового контроля

Итоги

Для чего предназначен журнал учета результатов внутреннего финансового контроля

Журнал внутреннего финансового контроля (ЖВФК) предназначен для отражения (п. 17 Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля, утв. приказом Минфина России от 07.09.2016 № 356):

  • информации об обнаруженных недостатках и (или) нарушениях при исполнении бюджетных процедур;
  • данных о бюджетных рисках;
  • предложений по их устранению.

Таким образом, в ЖВФК находят отражение результаты исследования правомерности проведенных бюджетными учреждениями финансово-хозяйственных операций и качество их осуществления, оказывающее непосредственное влияние на эффективное использование бюджетных средств.

Знакомьтесь с особенностями организации системы ВФК с помощью материала

«Органы, осуществляющие финансовый контроль в РФ (перечень)».

Что учесть при заполнении журнала и где можно скачать его форму

Составление и ведение ЖВФК регламентировано пп. 40–46 Методических рекомендаций Минфина (утв. приказом № 356), включающими следующие требования и рекомендации:

  • организационные требования — обязанности по оформлению, учету и обеспечению сохранности ЖВФК возлагаются на подразделение, отвечающее за выполнение внутренних бюджетных процедур;
  • требование непрерывности отражения информации — заполнение ЖВФК производится на основании полученных от проверяющих лиц данных;
  • требование соблюдения конфиденциальности информации — ведение ЖВФК производится с учетом ограничений, установленных законодательством РФ относительно сведений, составляющих гостайну;
  • форма ЖВФК и порядок его оформления — рекомендовано применять форму журнала и схему его заполнения, указанные в приказе № 356 (приложение № 4);
  • требование к последовательности записей — информация отражается в хронологическом порядке по мере совершения контрольных действий;
  • требование к оформлению — ЖВФК формируются и группируются в хронологическом порядке;
  • требования к хранению — требуется защитить информацию от незаконных исправлений.

Форму журнала учета результатов внутреннего финансового контроля вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать форму

О применяемых в хозяйственной деятельности разнообразных формах журналов узнайте с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  • «Журнал регистрации приказов по личному составу – образец»;
  • «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец»;
  • «Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Итоги

Журнал учета результатов внутреннего финансового контроля ведется специально назначенными лицами на регулярной основе. Форма его рекомендована Минфином России.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Необходимость в организации внутреннего финансового контроля оговорена в статье 19 ФЗ от 6 декабря 2011 года №402. Контроль касается операций, связанных с деятельностью предприятия. Порядок его осуществления оговаривается в учетной политике.

Цели проведения контроля

Рассмотрим цели осуществления локального финансового контроля:

  • Контроль над соблюдением закона в области локальных мероприятий по формированию бюджета и финансовым операциям.
  • Увеличение качества и точности бюджетных отчетов.
  • Повышение отдачи от вложения средств бюджета федерального значения.
  • Повышение качества подготовки документов, связанных с бухучетом.
  • Своевременное и точное заполнение бухгалтерской отчетности.
  • Обеспечение выполнения приказов руководства компании.
  • Исполнение созданных планов по хозяйственной работе.
  • Обеспечение сохранности собственности компании.

Внутренний контроль позволяет своевременно обнаружить ошибки и исправить их самостоятельно. В перспективе это поможет компании избежать штрафов и санкций.

Задачи и принципы

Рассмотрим основные задачи финансового контроля:

  • Анализ соответствия операций документам и отчетности.
  • Анализ соответствия деятельности регламентам и должностной инструкции.
  • Анализ соответствия деятельности технологическим процессам.
  • Изучение системы локального контроля для обнаружения элементов, обеспечивающих ее результативность.

Контроль базируется на этих принципах:

  • Легитимность. Соответствие контрольных мероприятий законам страны.
  • Независимость. Исполнители контрольных мероприятий должны быть независимы от объектов, которые проверяются. Только в этом случае возможна объективность результатов.
  • Объективность. В процессе контроля должны быть получены достоверные данные. Поэтому мероприятия должны базироваться на фактических сведениях.
  • Ответственность. Все специалисты, занятые на контрольных мероприятиях, должны нести ответственность за свою деятельность. Только так может быть обеспечено ее качество.
  • Системность. Контроль должен быть комплексным. В его процессе анализируются все аспекты финансовой деятельности компании, имеющиеся взаимосвязи.

Соблюдение всех этих принципов обязательно.

Предмет проверки

В процессе контрольных мероприятий проверяются эти аспекты:

  1. Соблюдение законов.
  2. Правильность заполнения документов.
  3. Верность заполнения регистров бухучета.
  4. Сохранение активов организации.

Проверяется наличие ошибок в документах. После обнаружения они оперативно исправляются.

Особенности организации внутреннего контроля

Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.

Контрольные мероприятия исполняются различными путями:

  • Формированием структурного отдела или принятием сотрудника на должность ревизора. Сотрудники, осуществляющие контрольные мероприятия, подчиняются руководителю организации.
  • Организацией комиссии, которая будет работать на регулярной основе.
  • Возложением обязанностей по проведению контроля на представителей уже сформированных структурных подразделений.

Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.

Уровни проведения внутреннего контроля

Внутренний контроль осуществляется на этих уровнях:

  • Уровень работника. Работник осуществляет контроль в рамках своих должностных полномочий.
  • Уровень структурного отдела. Ответственность за контроль возложена на сотрудников подразделения, руководителей отдела.

Порядок осуществления контроля регулируется положением о работе отдела по контрольным мероприятиям. Работа ревизора будет также регламентирована этим положением. Документ должен быть утвержден приказом руководителя. На его основании базируется работа структурного подразделения.

ВАЖНО! Если Внутренний контроль осуществляется разными сотрудниками и подразделениями, ответственность разграничивается на основании локальных актов, должностных инструкций.

Особенности проведения внутреннего контроля

В процессе проведения контрольных мероприятий используются следующие инструменты:

  • Общенаучные методы: анализ, дедукция и прочее.
  • Эмпирические методы: инвентаризация, опросы, замеры.
  • Специфические инструменты: теория вероятности и прочее.

Финансовый контроль можно доверить специальной комиссии, сторонним компаниям.

Разновидности внутреннего контроля

Комплексный контроль включает в себя эти формы проверочных мероприятий:

  1. Предварительный контроль. Выполняется до момента проведения хозяйственной операции. Этот инструмент обеспечивает формирование прогноза относительно итогов операции. Он позволяет решить, стоит ли идти на тот или иной шаг.
  2. Текущий контроль. Включает в себя анализ мероприятий по реализации бюджета, формирование бухгалтерской отчетности, анализ эффективности использования средств. Проверяется соответствие расходов компании ее целям.
  3. Последующий контроль. Осуществляется по результатам реализованных хозяйственных операций. При этом проверяется бухгалтерская документация. Контролируются результаты проведения инвентаризации.

ВАЖНО! Текущий и предварительный контроль можно включить в текущую деятельность сотрудников. Последующий контроль имеет смысл доверить сотруднику, который специализируется именно на контрольных мероприятиях.

ВНИМАНИЕ! Желательно исполнить все виды контрольных мероприятий. Для этого к работе приобщаются подразделения, отдельные сотрудники, специальная комиссия. Однако это возможно только в том случае, если компания располагает соответствующими ресурсами.

Предварительный контроль

Предварительный контроль нужен для принятия решения о проведения операции. Занимаются им руководители компании, заместители, главбухи, представители юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся эти мероприятия:

  • Проверка заполнения финансово-плановых бумаг.
  • Визирование и согласование документации.
  • Проверка договоров.
  • Экспертиза бумаг о расходовании ресурсов компании.

Предварительный контроль включает в себя анализ соответствия соглашений плану деятельности, проверку всех форм отчетности (бюджетная, статистическая и прочая) до момента подписания документов.

Текущий контроль

Текущий контроль включает в себя повседневное исследование расходования средств, заполнения бухгалтерской документации. Состоит из таких мероприятий, как:

  • Анализ расходной документации.
  • Проверка суммы средств, которая находится в кассе.
  • Контроль над полнотой оприходования средств, которые были выданы банковским учреждением.
  • Контроль над долгами дебиторов и задолженностями самой компании.
  • Проверка соответствия аналитического учета с синтетическим учетом.
  • Установление фактического наличия собственности компании.

Текущий контроль проводится регулярно. Осуществляется он представителями отделов бухучета.

Последующий контроль

Осуществляется он после завершения той или иной операции. Предполагает проверку всех сопутствующих документов. Рассмотрим методы последующего контроля:

  • Инвентаризация.
  • Ревизия кассы без предварительной подготовки.
  • Проверка путей использования средств.
  • Анализ имеющихся документов.

Последующий контроль – заключительный этап внутренней проверки. Желательно поручить его специальной комиссии. Состав ее указывается в соответствующем положении. Если требуется, состав можно изменить. В дальнейшем контроль проводится путем плановых и внеплановых проверок.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *