Где в 1С график отпусков?

Перед наступлением нового отчетного периода в государственных и муниципальных учреждениях кадровые службы, как правило, озабочены формированием графиков отпусков на следующий год. Компания 1С недавно внесла в свое программное обеспечение некоторые улучшения, связанные с графиками отпусков.

Согласно статьям 114, 122 ТК РФ работникам должны ежегодно предоставляться оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В случае предоставления работникам отпусков «по первому требованию» могут пострадать интересы работодателя. Чтобы дать работникам возможность отдохнуть, а работодатель мог планировать свою деятельность на предстоящий год, необходимо соблюсти баланс интересов всех сторон. Своевременное установление очередности отпусков, составления графика отпусков и является способом удовлетворения интересов как работодателя, так и работников. Об этом прямо говорится и в ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

📌 Реклама Отключить

Когда в учреждении большой штат, то сформировать график отпусков удобнее с помощь программного обеспечения, а «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет сделать это наиболее эффективно. А после небольших доработок редакции 3.1 данного продукта компании 1С работа с графиков отпуском теперь выглядит следующим образом.

Шаг 1. Вызов формы документа и заполнение списком работников

Используйте закладку «Кадры» — графики, переносы отпусков:

При необходимости заполнить график всеми сотрудниками организации необходимо по кнопке «Подбор», открыть справочник сотрудники и выделить всех по кнопке «Cntrl A». Или установить соответствующие отборы и потом выделить сотрудников:

Выбранные сотрудники попадут в документ «График отпусков». При подборе в «График отпусков» сотрудника, которому назначено несколько ежегодных отпусков, в таблицу добавится столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику.

📌 Реклама Отключить

Шаг 2. Определение продолжительности отпусков

Ежегодные отпуска, которые требуется запланировать, перечисляются в таблице. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. В ней указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.

Или при вводе периода отпуска можно указать дату начала и количество дней, тогда дата окончания посчитается атвоматически:

Если при формировании графика отпусков или приказов на отпуск количество дней отпуска не проставляется, то необходимо заполнить графики работы на 2019 год.

Шаг 3. Корректировка графика

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом «Перенос отпуска», который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос»:

Из документа «Перенос отпуска» можно распечатать заявление сотрудника:

Для проверки положенных работнику и введенных им дней отпуска из графика отпусков можно посмотреть отклонения запланированных отпусков от данных по остаткам отпусков в программе. Это можно сделать в левом нижнем углу документа «График отпусков» по кнопке «Контроль остатков отпусков»:

Шаг 4. График по форме Т-7

После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7. Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными.

Есть еще другой способ ввода графика отпусков в программу — это загрузка из файлов. В этом случае график отпусков можно заполнить, загрузив данные из файлов Excel по кнопке «Загрузить из файла». По кнопке «Заполнить» график отпусков заполняется занесенными приказами на отпуск в программе.

📌 Реклама Отключить

Загрузка графика отпусков может потребоваться, например, когда графики отпусков заполняются руководителями подразделения. Для этого нужно выслать шаблоны файлов для заполнения ответственным, а потом их просто загружать в систему, уже не набивая данные заново.

Заполнить данными из файла по кнопке «Загрузить из файла» можно двумя способами:

  • Заполнить таблицу непосредственно в программе
  • Загрузить из внешнего файла по шаблону

Вариант заполнения таблицы:

Здесь необходимо вручную внести необходимые данные в соответствующие поля, затем сопоставить данные при необходимости и дальше нажать кнопку «Загрузить данные»:

Вариант загрузки из внешнего файла рекомендуем делать следующим образом:

1. Сначала «Сохранить бланк для заполнения» (действие 1)

По этой команде произойдет сохранение шаблона файла Excel из программы на локальный диск. После этого необходимо заполнить файлик необходимыми данными.

2. Затем «Загрузить таблицу из файла» (действие 2).

Необходимо выбрать файл с уже заполненными данными, они автоматически попадут в график отпусков.

Формирование графика отпуском в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет использовать уже сформированную базу данных, что экономит время кадровых служб. А возможности корректировки графика и обмена информацией об отпусках работников дает возможность руководству принимать оптимальные управленческие решения.

1С ЗУП график отпусков

Отправить эту статью на мою почту

Порядок предоставления отпусков работникам предприятий в РФ регламентируется трудовым кодексом. Согласно его статьям каждому работнику организации ежегодно должен быть обеспечен оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней, а так же предоставлен дополнительный отпуск, если он предусмотрен специальными условиями работы. Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года организация должна утвердить график отпусков. При его составлении должны приниматься во внимание пожелания работников. Документ должен составляться по форме Т-7 График отпусков. Работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

За нарушение трудового законодательства о труде и об охране труда предусмотрено привлечение к административной ответственности виновных лиц. Помимо этой немаловажной детали график отпусков позволяет решить организационные вопросы, связанные с предоставлением сотрудникам ежегодного отдыха, а именно:

 Планировать периоды согласно пожеланиям работников не в ущерб интересам компании;

 Не допустить единовременное отсутствие взаимозаменяемых сотрудников;

 Найти замену отдыхающим;

 Подготовить документы и выплатить отпускные;

 Контролировать предоставление запланированных отпусков.

В этой статье мы рассмотрим порядок составления графика отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1

Документ 1С ЗУП График отпусков

находится в разделе Кадры и доступен по ссылке Графики, переносы отпусков. Для ввода нового документа используется команда Создать.

Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы Т-7, заполняются автоматически, дата при вводе документа, номер — при записи.

Все планируемые отпуска вносятся в табличную часть документа, на каждый вид и каждого сотрудника вводиться отдельная строка. Ввести эти строки можно по одной с помощью команды Добавить или Подобрать список сотрудников, которых планируется отправить в отпуск.

В окне подбора можно изменить Вид списка, например, если надо внести в документ сотрудников одного подразделения, надо установить вид По подразделениям и выбрать всех его сотрудников.

Далее по каждому отпуску надо указать период, число дней посчитается автоматически, либо надо указать дату начала планируемого отпуска и количество дней, и дата окончания рассчитается автоматически.

При заполнении данных в колонке Фактический отпуск появляется ссылка Оформить отпуск. С помощью нее можно создать в базе документ Отпуск, в котором данные будут автоматически заполнены согласно указанным параметрам в строке графика.

Готовый документ 1С ЗУП График отпусков надо провести.

Если на этот период для сотрудника уже оформлен документ Отпуск, то при проведении в этой же колонке появиться ссылка Отпуск предоставлен. После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Для этого в проведенном графике в колонке Фактический отпуск появляется ссылка Оформить перенос с помощью, которой можно создать документ изменения периода ранее запланированного отпуска. Так же перенос можно сделать из журнала документов, но все данные надо будет заполнить вручную. Если документ переноса уже оформлен, то появиться ссылка Отпуск перенесен и отобразится новый плановый период.

Вывод унифицированной печатной формы Т-7 доступен по команде График отпусков (Т-7).

В документе так же есть ссылка Этот документ оформлен правильно? С ее помощью открывается окно Отклонение запланированных отпусков от учетных данных, где по каждому отклонения выводиться сводная информация и доступен отчет по остаткам отпусков.

Получить информацию по всем запланированным отпускам и их переносам можно в отчете 1С ЗУП График отпусков (Т-7).

Как создать график отпусков в 1С ЗУП 8 ред. 3.0

Ежегодный отпуск работникам предприятия предоставляется по графику, который каждый год создаётся в текущем на будущий календарный год по форме № Т-7. В данной статье мы подробно разберём процесс создания графика отпусков в новой редакции
1С8: Зарплата и управление персоналом.

Создаём новый график отпусков

Период укажем в док-те «График отпусков» и будем придерживаться следующей последовательности действий.

  1. Нажимаем на «Создать», выбираем вид док-та «График отпусков».
  2. Строка для ввода предприятия будет заполнена по умолчанию. Если в инфобазе зарегистрированы несколько организаций, то выбираем ту, для которой будем формировать график.
  3. В строке «Дата» указывается дата регистрации док-та в инфобазе. Если вы не введёте никакого значения — установится текущая дата вашего ПК.
  4. Табличный раздел заполняем в режиме подбора работников, нажав на «Подбор» или добавляем по отдельному работнику по кнопке «Добавить». При необходимости автоподбора всех работников сразу или определённых отделов воспользуемся кнопкой «Подбор». Далее в информационном окне, которое откроется, выбираем один из списков: «Все сотрудники», «По подразделеням» или «По группам». После нажимаем на сочетание кнопок Ctrl + A (все работники выделяться жёлтым цветом) и «Выбрать». Другой вариант заполнения табличного раздела — это использовать данные внешних файлов, нажав на «Загрузить из файла».
  5. Скриншот 1 «Загружаем список работников из файла»

  6. В табличном разделе док-та будем перечислять ежегодные запланированные отпуска (скриншот 2):
  • работника, которому даётся отпуск, указываем в разделе «Сотрудник»;
  • чтобы задать даты отпуска, заполним колонки «Начало» и «Окончание». Если вы укажете дату первого дня отпуска и кол-во дней, которые работник будет на отдыхе, то последний день будет заполнен в авторежиме;
  • основной отпуск автозаполняется в колонке «Вид отпуска». Ежегодный отпуск выбираем в справочнике «Виды отпусков», раздела «Настройка». Для каждого вида отпуска предусмотрена собственная строка. Кроме основного отпуска доступны дополнительные (если они предоставлены на предприятии и ранее были внесены в настройки начислений) в разделе «Настройка» — «Начисления» (скриншот 3). Для того, чтобы узнать есть ли право на отпуск у конкретного работника — нужно зайти в кадровые док-ты («Приём на работу», «Ввод остатков отпусков» и т.п.).
  • Список лиц, отображаемых в печатной форме графика, доступны по ссылке «Подписи». Поля «Руководитель», «Должность» будут заполнены в авторежиме из справочника «Организации» на основе информации про ответственные лица предприятия.
  • Сверить отпуска можно нажав на ссылку «Этот документ оформлен правильно?» (скриншот 4).Если док-т был верно оформлен — появляется информационное окно с сообщением, подтверждающим правильность.
  • Дальнейшим действием жмём на кнопку «Провести».
  • Скриншот 2 «Создаём график ежегодных отпусков»

    Скриншот 3 «Создаём дополнительный отпуск работнику»

    Скриншот 4 «Производим сверку отпусков»

    Отпуска работников регистрируются док-том «Отпуск» в по заданным параметрам. Для этого в колонке «Фактический отпуск» в строке табличного раздела док-та «График отпусков» нажимаем на «Оформить отпуск». В итоге создаётся док-т и отображается проведённый док-т «Отпуск». Данные в нём можно изменять, если есть такая необходимость. При проведении док-т будет рассчитан в авторежиме и появится отметка «Отпуск предоставлен». Если по какой-то причине будет произведена отмена проведения док-та, то будет высвечиваться информация «Отпуск не предоставлен».

    Скриншот 5 «Производим перенос отпуска работнику»

    Могут возникнуть определённые мотивы, по которым отпуск работника придётся переносить. Данную операцию мы будем производить док-том «Перенос отпуска» . Его можно провести и более удобным способом из строки с отпуском, который запланирован ранее, воспользовавшись ссылкой «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» док-та «График отпусков». При нажатии на ссылку создаётся и отображается док-т «Перенос отпуска», где будем заполнять раздел «Отпуск перенесён» (скриншот 5).

    • в поле «На период с… по» будем указывать новые даты, на которые будем переносить выбранный отпуск. В случае, если перенос отпуск был осуществлён по требованию работника — устанавливаем метку «Перенос по инициативе сотрудника»;
    • воспользовавшись ссылкой «Как сотрудник использовал отпуск?» у нас появляется возможность получения информации про использование работником законных отпусков и кол-ве дней, которые у него остались;
    • в строке «В связи с…» будем указывать причины перенесения отпусков. Это необходимо для её отображения в печатной форме;
    • метка «Перенос по инициативе сотрудника» устанавливается в случае переноса отпуска по желанию работника.

    Чтобы сохранить внесённые изменения в док-т «Перенос отпуска» жмём на кнопку «провести». Чтобы сформировать печатную форму заявления необходимо нажать на «Заявление о переносе отпуска».

    Надеемся, что теперь график отпусков в ред. 3.0 будет проводиться вами легко,
    просто и без каких-либо сложностей!

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *