График работы Excel шаблон

Содержание

  • Вы — руководитель?
  • Ваши сотрудники работают по сменам?
  • Нужно составить новый график рабочих смен для Ваших сотрудников?
  • Нет времени составить график смен вручную?
  • Нужно соблюсти ТК и при этом поставить необходимое количество сотрудников в смену?

Предлагаемая программа поможет составить график смен 2-2, график смен 3-3, график смен 5-2 или любой другой график работы с учетом Ваших потребностей. Планируйте количество персонала в каждой смене с соблюдением требований ТК!

Согласно Трудовому кодексу РФ продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов.

Чтобы обеспечить выполнение требований Трудового кодекса, необходимо составить правильный график работы сотрудников.

Полная версия для автоматического расчета графиков работы до 40 человек.

Внешний вид (скрин-сейв) графика смен

График работы сотрудников, как и образец графика работы в любом режиме (два-два, три-один, пять-два) составляется с учетом продолжительности рабочей смены, планируемых выходных, соблюдения ТК РФ, бюджета часов на всех сотрудников, утвержденного администрацией.

Продолжительности рабочей смены, установленная в этом графике смен по умолчанию — 12 часов. Вы можете выбрать свою продолжительность смены.

Предложенная форма-образец графика работы сотрудников разработана на основе графика работы магазина (торговой точки). Форма-образец графика автоматически строит графики работ сотрудников с учетом указанных критериев:

  • Фиксированных выходных (например, сотрудник должен отдыхать каждый понедельник или любые другие дни
  • Минимального количества сотрудников каждой должности в смене. Например, в смене обязательно должен быть один старший продавец и один продавец
  • Общего ежемесячного бюджета часов торговой точки (отдела)

Суммарное количество рабочих часов соответствует требованиям Трудового кодекса.

Файлы содержат программу (макрос) для автоматических расчетов. При открытии файла включайте макросы!

Еще одно полезное решение — график отпусков сотрудников

Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика сменности .docСкачать образец приказа об утверждении графика сменности .docСкачать пустой бланк графика сменности .docСкачать образец заполнения графика сменности .doc

Когда применяется сменный график работы

Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.

Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.

Количество смен и работников в них

Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.

Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).

Зачем нужен график сменности

График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.

На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.

Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.

Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.

Законодательное регулирование, обязательные условия

Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:

  1. недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
  2. каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
  3. сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
  4. работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.

Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.

Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.

Что не считается сменным графиком

Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.

Некоторые моменты, касающиеся оплаты

Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.

Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.

Закрепление порядка работы

Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.

Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.

Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.

Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.

Процесс формирования графика сменности

Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.

Образец приказа об утверждении графика сменности

Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.

График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.

Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.

После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.

На какой период составляется бланк

График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.

Можно ли менять в нем сведения

В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.

Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.

Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.

Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности

Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.

За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.

А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.

Кто составляет документ

Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.

При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.

Как согласовывать с работниками

С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.

Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.

Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.

Особенности формирования графика сменности, общие сведения

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.

Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:

  • реквизиты компании;
  • информация о месте и времени составления;
  • сам график.

Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).

Как учитывать график сменности

Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.

Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.

Образец графика сменности

Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).

Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:

  • ФИО работника;
  • дата;
  • номер смены, в которую он выйдет на работу;
  • сведения о выходных днях.

Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.

График работы – документ определяющий распорядок работы организации и ее сотрудников. В графике содержит учетный период работы, рабочие и выходные дни, время начала и окончания рабочего дня.

График работы сотрудников

Самой распространенной формой графика работы в России является пятидневка: в неделю сотрудник работает 5 дней по 8 часов в день при двух выходных днях. Второй вариант – шестидневка, при этом сотрудник работает 6 рабочих дней в неделю при одном выходном дне. При этом продолжительность рабочего времени аналогична пятидневке и составляет не более 40 часов в неделю. Поэтому работодатель может установить, к примеру, такой график работнику: 5 дней по 7 часов и 1 день – 5 часов. График рабочих дней на 2020 год для пятидневки и шестидневки приводится в производственном календаре.

График работы составляется в произвольной форме. Форма графика содержит: учетный период, рабочие и выходные дни, начало, окончание рабочего дня. График утверждается приказом или отметкой в заголовке таблицы. Следующим шагом с графиком знакомят работников под подпись. Для некоторых графиков требуется согласие профсоюза.

Выделяют следующие виды графиков работы персонала:

  • график работы при суммированном учете рабочего времени;
  • сменный график работы;
  • скользящий график работы;
  • гибкий график работы;
  • график работы «два через два»;
  • график работы «сутки через трое»;

График работы организации

В большинстве случаев организация и ее сотрудники работают в одном графике, допустим, с 9.00 до 18.00. График работы персонала может отличаться от графика работы организации. При этом график работы организации по продолжительности всегда будет больше. Режим работы организации может быть, к примеру, круглосуточным.

График рабочего времени — простой по структуре, но в то же время важнейший кадровый документ. Рассмотрим, как он может быть составлен, и ознакомимся с его образцом.

Обязателен ли график рабочего времени?

Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ): Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1–3 года. 📌 Реклама Отключить График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):

  • длительность рабочей недели;
  • особенности работы по ненормированному графику;
  • длительность смен, их количество в течение суток;
  • продолжительность рабочего дня, перерывы;
  • распределение рабочих и нерабочих дней.

В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.

Рассмотрим подробнее, какими могут быть варианты в определении такого графика.

Каким может быть график рабочего времени?

То, какой на предприятии должен быть график учета рабочего времени, Трудовой кодекс не регламентирует (но может предусматривать ограничения — например, касающиеся длительности работы во вредных условиях). При соблюдении ограничений работодатель фактически вправе определять любой график работы с точки зрения распределения рабочих часов и рабочих дней. Самыми, однако, типичными графиками в России (и во многих других странах мира) можно назвать: 📌 Реклама Отключить

  1. Пятидневную рабочую неделю, в которой человек работает по 8 часов с понедельника по пятницу с фиксированным временем начала, окончания работы и перерыва.
  2. Шестидневную неделю, в которой человек работает по 7 часов (также с фиксированным временем начала и завершения работы) с понедельника по пятницу, и 5 часов — в субботу.
  3. График по суммированному учету, при котором человек может работать разное количество часов в течение дня, притом что общее количество часов в течение установленного периода не должно превышать применяемых в общем случае нормативов — не более 40 часов в неделю и 8 часов в день (ст. 91 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).
  4. Гибкий график (со смещением времени начала и завершения рабочего времени) — в рамках пятидневки или шестидневки.
  5. Работу по графику «2 через 2», «4 через 4», «сутки через трое». Фактически — со скользящими выходными днями.

Возможны и сочетания указанных режимов — если по отдельным должностям нет ограничений, предусмотренных законом. 📌 Реклама Отключить

Рассмотрим подробнее, в какой структуре может быть представлен график работы, и ознакомимся с образцом графика работы сотрудников на месяц при пятидневке.

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего графика, который фиксируется в правилах трудового распорядка или договоре с конкретным работником, желательно присутствие:

  1. Ф. И. О. работника либо список работников, в отношении которых график устанавливается. Как вариант — с указанием должностей.
  2. Отметки или иные понятные указания о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда он должен выходить на работу.
  3. Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного работника (с указанием перерыва) в те дни, по которым присутствуют отметки.
  4. Норма рабочего времени по каждому из работников (в днях, в часах) за месяц.
  5. Отметки о необходимости явки на работу в выходные и праздничные дни либо в ночное время в течение месяца.

В графике рабочего времени будет полезно визуализировать соотнесение фактических выходных конкретного работника и обычных выходных и государственных праздников. 📌 Реклама Отключить

Поскольку график будут читать работники, в нем будет иметь смысл отразить те или иные полезные для них сведения. Например — о повышенном начислении зарплаты в выходные, праздники и ночные часы с указанием конкретных коэффициентов повышения в тех или иных случаях.

График учета времени работы сотрудников фиксируется в правилах трудового распорядка или трудовом договоре с отдельным работником. В нем конкретизируется то, в какие дни и часы работает конкретный человек в течение того или иного периода, например месяца. За отсутствие графика предусмотрен штраф. Источник: Народный СоветникЪ: юридический и налоговый портал

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *