Хранение бухгалтерский документации

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Срок хранения чековых книжек использованных

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 — 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ).

Перечень типовых документов

В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ.

Уменьшение сроков хранения документов запрещено

Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение 4 лет.

Особенности сроков хранения документов

Сроки хранения трудовых книжек установлены в п.

43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Определены сроки хранения первичных документов:

  • лицевых счетов работников — 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
  • документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет;
  • первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), — 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения;
  • документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет;
  • доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, — 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения;
  • документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно;
  • документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях — 5 лет.

По всем вопросам, касающимся прошивки документов, обращайтесь по телефону (495) 766-23-43 или отправьте запрос по почте info@mosarchiv.ru.

В связи с вступлением в силу Указания Банка России от 23 октября 2000 года N 853-У » Об утративших силу нормативных актах, регулирующих кассовое исполнение бюджетов», признавшего Инструкцию Госбанка СССР от 26.11.

84 N 27 » По кассовому исполнению Государственного бюджета СССР» не действующей на территории Российской Федерации, расчетные чеки, используемые органами федерального казначейства, налоговыми и финансовыми органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления (далее по тексту — клиентами) для возврата налогоплательщику излишне уплаченных или взысканных налогов и других обязательных платежей со счетов по учету доходов федерального бюджета, налогов и сборов, распределяемых органами федерального казначейства, по учету средств бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, не применяются на территории Российской Федерации.

Хранение и уничтожение банковской и кассовой документации

Кредитным организациям (филиалам) рекомендуется произвести уничтожение имеющихся у них в наличии расчетных чековых книжек.

Для уничтожения расчетных чековых книжек руководитель кредитной организации (филиала) может создать специальную комиссию в составе должностных лиц организаций, ответственных за сохранность ценностей. Расчетные чековые книжки проверяются членами комиссии полистно.

Акт об уничтожении расчетных чековых книжек составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем кредитной организации (филиала). В акте указываются наименование бланков, их серии и номера, количество уничтоженных бланков.

Уничтожение производится путем сжигания или измельчения с применением специально предназначенной для этого техники, исключающей возможность восстановления первоначального вида документа. Уничтожение расчетных чековых книжек фиксируется в акте членами комиссии и работниками, присутствовавшими при уничтожении или произведшими его.

Один экземпляр акта в течение семи рабочих дней, следующих за датой его утверждения, направляется в территориальное учреждение Банка России, второй — остается в кредитной организации (филиале) и хранится в течение 5 лет в кассовых или бухгалтерских (мемориальных) документах дня при мемориальном ордере на списание с внебалансового счета N 91207 » Бланки строгой отчетности».

Кредитные организации (филиалы) гасят возвращаемые клиентами неиспользованные расчетные чеки, в том числе и после срока уничтожения, рекомендуемого настоящим письмом, в порядке, указанном в пункте 1.8.

8 части III » Организация работы по ведению бухгалтерского учета» Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, от 18.06.

97 N 61 (с изменениями и дополнениями).

Уничтожение расчетных чековых книжек кредитными организациями (филиалами) рекомендуется произвести до 1 августа 2001 года.

Доведите до сведения кредитных организаций.

Председатель Центрального банка
Российской Федерации
В.В.ГЕРАЩЕНКО

\r

Как списать старую чековую книжку и провести получение новой

Чековая книжка — учитываем операции в бухгалтерских проводках

Чеком называют ценную бумагу, которая содержит распоряжение банку произвести выплату наличный средств чекодержателю. Распоряжение в чеке не содержит каких-либо условий, выполнение которых необходимо для выплаты. Участниками операции с чеками выступают три стороны:

  1. плательщик (банк, в котором размещены средства чекодателя).
  2. чекодержатель (лицо, получающая средства по чеку);
  3. чекодатель (организация, которая распоряжается средствами на банковском счете посредством выдачи чеков);

Оплата чека производится за счет средств организации-чекодателя.

По факту предъявления чека и получения наличных в кассе, банк осуществляет списание со специального расчетного счета предприятия, на котором депонируются средства.

Денежный чек

Заполняем бланк по образцу Правила обращения с чековыми книжками и денежными чеками Книжку следует хранить в специально отведенном месте, закрытом от доступа посторонних людей (желательно в сейфе).

Пользоваться чековыми книжками могут только руководитель предприятия и уполномоченные его отдельным распоряжением сотрудники (например, замдиректора и главный бухгалтер).

Юридические лица все расчетные операции по договорам между собой должны проводить строго по счетам.

Чековая книжка или пластиковая карта

Страница обновлена: 02.11.2012 Способ первый.

Сумму прописью обязательно нужно начать писать с самого начала строки.

После суммы прописью ставится слово «рублей», при этом между ними не должно быть свободного места.

Прошу прислать образец акта на списание чековых книжек, в связи стем, что истек срок хранения.P.S.

Нигде в интернете не смогла найти такого акта, Списание необходимо оформить актом списания бланков. Типовая форма акта для коммерческих организаций не предусмотрена, поэтому можно составить акт в произвольной форме или по форме № 0504816 (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

(должность, фамилия, инициалы) Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как списать испорченный бланк трудовой книжки © Материал из КСС «Система Кадры» Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.

ru Дата копирования: 12.09.

2016 С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева, Петиция от всех кадровиков России В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.

Библиотека Инструкция по снятию денег с расчетного счета по чеку Для снятия денег с расчетного счета можно воспользоваться двумя вариантами:

  • Заказать пластиковую карту.
  • Заказать чековую книжку.

Дальше будет представлена информация о том, как снимать деньги с расчетного счета по чековой книжке.

Сначала необходимо заказать бланк чековой книжки в банке.

Разделы ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ РАСЧЕТОВ ЧЕКАМИ ИЗ ЧЕКОВЫХ КНИЖЕК В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ Порядок расчетов посредством чеков из чековых книжек, а также расчетных чеков регулируется Инструкцией о порядке проведения операций с использованием чеков из чековых книжек и расчетных чеков, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.03.2005 № 43 (далее — Инструкция № 43). Бланк чека из чековой книжки включает в себя собственно чек, корешок и поля. Поле чека служит для брошюрования чеков в чековые книжки.

Бюджетные организации могут приобретать чековые книжки за счет бюджетных и внебюджетных средств.

За счет бюджетных средств возможна покупка чековой книжки лишь бюджетными организациями, не перешедшими на финансирование через казначейскую систему. По мнению специалистов, расчеты чеками при финансировании организаций через территориальные органы казначейства не позволяют осуществлять предварительный контроль за целевым и своевременным использованием бюджетных средств.

Учет чековых книжек (счет 55

2) Чек – это распоряжение для банка по выдаче указанной в нем суммы лицу, которое предъявило чек. Чек следует заполнять, соблюдая следующие правила:

Открытие чековой книжки в банке и дальнейшая выписка чеков отражаются в бухгалтерском учете.

Чековая книжка числится на 006 забалансовом счете «Бланки строгой отчетности».

Проводки — чековая книжка

Из банка поступил счет-фактуры на сумму 100р.

на выдачу чековой книжки:

По дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в течение отчетного периода находят отражение: .

расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, — в корреспонденции со счетами учета расчетов.

Списание накопленных на счете 19

«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

сумм налога на добавленную стоимость отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции, как правило, со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам».

либо 10 с забалансом 006, либо 50.

3 (дендоки) Сообщений: 5 080 Сообщений: 16 145 Сообщений: 5 080 Вот по такой логике множество бухгалтеров и гробят свое здоровье, вместо того, чтобы, помня про существенность, жить легко и счастливо.

Порядок списания и уничтожения чековой книжки

С уществует ли форма акта списания использованной чековой книжки, причём есть и испорченные чеки.

0504045). Списание израсходованных чековых книжек производите на основании акта о списании бланков строгой отчетности по форме № 0504816.

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2019 году

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Срок хранения банковских документов

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

  1. банковские выписки;
  2. платежные поручения;
  3. банковские ордера;
  4. банковские извещения;
  5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Наименование документа

Срок

Пункт Перечня*

Годовая бухгалтерская отчетность

Постоянно

Квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет. При отсутствии годовых — постоянно

Месячная бухгалтерская отчетность

1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним

Постоянно

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности

5 лет

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

1) годовые

2) полугодовые, квартальные

Постоянно

5 лет

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

5 лет

Регистры бухгалтерского учета

5 лет — при условии проведения проверки

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)

5 лет — при условии проведения проверки

Счета-фактур, декларации, расчеты

4 года

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми

Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей

5 лет

Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях

5 лет

Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)

5 лет — при условии проведения проверки

Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Постоянно

427 , 428

Книги, журналы, карточки учета основных средств

5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки

Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества

Постоянно

Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет — при условии проведения проверки

Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц

5 лет

Документы по личному составу, созданные до 2003 года

К таким документам относятся:

  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
  2. письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
  3. акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
  4. личные карточки формы Т-2;
  5. табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

Не менее 75 лет со дня создания

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *