Хронометраж рабочего времени бухгалтера

Все предприятия, организации, индивидуальные предприниматели и иные хозяйствующие субъекты при ведении хозяйственно-производственной деятельности преследуют цель – это максимальное извлечение прибыли. Читайте также статью ⇒ Форма 0504421 табель учета рабочего времени.

Прибыль это конечный продукт жизнедеятельности организации. На пути достижения этого результата затрачивается немало материальных и производственных ресурсов. Одним из таких материальных ресурсов является физическая сила людей, человеческий фактор. Чем эффективнее и с максимальной пользой используется этот фактор, тем выше производительность труда, тем выше получаемая прибыль. Поэтому каждый руководитель стремится с максимальной отдачей использовать указанный показатель в своей деятельности. Что же это значит?

Читайте также статью ⇒ Как отразить увольнения в табеле учета рабочего времени в 2020.

По статистике почти каждый сотрудник организации эффективно трудится на своем рабочем месте порядка 30% рабочего времени. Остальное рабочее время он проводит без какой-либо пользы для деятельности организации. Для устранения указанного пробела используется хронометраж рабочего времени сотрудника. Это своего рода запись рабочего дня на бумагу, где поминутно отражается каждая операция (действия), производимые этим сотрудником за день.

Пример 1. Захарова Р.И. работает кассиром. В день она оформляет десять приходных и десять расходных операций по кассе. Заполняет книгу кассира- операциониста и сдает наличные денежные средства в банк на расчетный счет организации.

Хронометраж рабочего дня кассира выглядит следующим образом:

  1. Начало смены. Включение кассового аппарата, пересчет денежной

наличности в кассе –10 минут

2.Оформление приходных и расходных операций по кассе – 40 операций.

На одну операцию затрачивается в среднем 3 минуты.

Итого затраченного времени: 1 час 20 минут.

  1. Снятие кассы за смену – 5 минут
  2. Оформление кассовой книги- 30 минут
  3. Оформление книги кассира-операциониста – 8 минут
  4. Закрытие смены. Выключение кассового аппарата, пересчет денежной

наличности в кассе –10 минут

  1. Сдача наличных денежных средств в банк – 1 час

Итого в день в нашем примере кассир затрачивает в среднем на оформление операций по кассе 3 часа 23 минуты. Это 42,3 % рабочего времени.

На практике бывают ситуации, когда работник сам изъявляет желание произвести хронометраж своего рабочего времени. Для того, чтобы показать и доказать руководству, что он чрезмерно перезагружен выполняемыми операциями за день.

Пример 2. Иванова З.И. работает в организации бухгалтером. В ее должностные обязанности входит учет с поставщиками продукции (работ и услуг), учет с покупателями и заказчиками, ведение расчетного счета и разноска по нему. В среднем в день Иванова З.И. проводит следующие операции:

  1. Отгрузка продукции покупателям – 35 операций.

На одну операцию затрачивается 3 минуты.

Итого затрачиваемого времени: 1 час 45 минут

  1. Оформление почтового конверта на отправку покупателям- 35 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 1 час 45 минут

  1. Вносятся в программу новые покупатели – 6 операций.

1 операция-3 минуты.

Итого: 18 минут

  1. Приобретается продукция (товары, услуги) у поставщиков -15 операций

1 операция – 3,53 минуты

Итого: 53 минуты

  1. Оформление почтового конверта на отправку поставщикам- 35 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 1 час 45 минут

  1. Вносятся в программу новые поставщики – 6 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 18 минут

  1. Вносятся новые позиции по товарам – 15 операций

1 операция – 3 минуты

Итого: 45 минут

  1. Разноска по выпискам из банка- 45 операций

1 операция – 2 минуты

Итого: 1 час 30 минут

  1. Составление акта сверок с поставщиками и покупателями – 5 операций

1 операция – 2 минуты

Итого: 10 минут

  1. Телефонный обзвон должников организации – 6 человек

1 операция – 8 минут

Итого: 48 минут

Итого в день бухгалтер затрачивает в среднем на выполнение должностных обязанностей 9 часов 57 минут. Это более 100 % рабочего времени.

Хронометраж рабочего времени сотрудника позволяет выявить пробелы, недочеты, бесполезное время и оптимизировать его рабочее время. Позволяет правильно распределять нагрузку по сотрудникам. Позволяет выявить операции (действия), которые требуют большего количества времени, которые в дальнейшем можно автоматизировать, рационализировать и минимизировать потери при совершении той или иной операции. Вот почему очень важно производить хронометраж рабочего времени сотрудника.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Рабочий день бухгалтера

Тамара Сударева, старший финансовый консультант компании «Налоговик»

Часто приходится слышать, что бухгалтерия не работает, только деньги получает. Получается, что бухгалтер абсолютно неважное приложение к бизнесу, поскольку:

А) ничего не производит и не продает;

Б) тратит деньги предприятия, независимо от объема работы получая оклад. Ведь практически невозможно бухгалтеру назначить сдельную оплату труда;

В) про полученные предприятием убытки директор тоже узнает от бухгалтерии.

Словом, один негатив. При этом бухгалтер бесконечно стонет, что не справляется, не успевает, приходит на работу в выходные и праздничные дни, особенно накануне или в период сдачи отчетности. Как руководству проконтролировать его нагрузку?

Фотография рабочего дня бухгалтера – залог повышения качества труда бухгалтерии.

Например, бухгалтеру установлен рабочий день с 9 до 18 часов, с перерывом на обед с 13 до 14 часов. Как использует свое рабочее время бухгалтер, насколько рационально оно организовано, что можно предпринять для лучшей организации труда? Ниже приведено примерное расписание дня рядового бухгалтера.

Если Вы не понимаете, чем занимаются работники бухгалтерии в рабочее время, проведите хронометраж рабочего дня. Или пусть работник запишет все свои дела за неделю. Тогда Вам станет ясно, с какими проблемами сталкивается во время работы каждый бухгалтер.

ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА

Хронометраж рабочего дня поможет разработать регламент работы бухгалтерии, который, в свою очередь, позволит использовать рабочее время по назначению и исключит необходимость работы бухгалтера в выходные и праздничные дни.

Вот основные обязанности работников бухгалтерии. Если ваш бухгалтер выполняет все нижеперечисленные работы, то он явно на своем месте.

с 9:00 до 9:40 Работа с клиент-банком затрачено 40 мин.
9:41 11:30 Телефонные переговоры с должниками (дебиторами) 2 ч. 29 мин.
11:31 11:50 Перекур с коллегами 0 ч. 19 мин.
11:51 12:50 Совещание у директора 0 ч. 59 мин.
12:50 13:00 Перекур с коллегами 0 ч. 10 мин.
14:01 14:20 Телефонные переговоры с поставщиком, представившим неверный счет-фактуру 0 ч. 19 мин.
14:21 15:00 Работа с электронной почтой 0 ч. 39 мин.
15:01 16:00 Работа с первичными документами, прием и обработка авансовых отчетов 0 ч. 59 мин.
16:01 16:15 Перекур с коллегами 0 ч. 14 мин.
16:16 17:00 Работа с первичными документами, обработка товарных отчетов 0 ч. 44 мин
17:01 18:00 Планирование завтрашних платежей

1. Работники бухгалтерии должны не только ежедневно формировать кассовые отчеты и проводить выписки банка. Оперативная бухгалтерская работа должна вестись на всех участках бухгалтерского учета от оприходования материалов до обработки авансовых отчетов.

2. Работник бухгалтерии, ответственный за тот или иной участок учета должен с определенной периодичностью предоставлять руководителю бухгалтерской службы отчет о проделанной работе в виде распечатки из бухгалтерской программы. Первичные учетные документы должны составляться «день в день».

Чтобы помочь своему бухгалтеру, воспользуйтесь следующими нехитрыми советами:

1. Организуйте часы приема авансовых отчетов от подотчетных лиц и по «личным вопросам», тогда ни бухгалтерия, ни остальные сотрудники не будут отвлекаться от осуществления прямых трудовых обязанностей. Работники, ответственные за доставку в бухгалтерию первичных учетных документов от покупателей (например, экспедитор) обязаны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые документы.

2. Установите дисциплинарные взыскания за нарушение этого правила, тогда «первичка» до бухгалтера дойдет вовремя. В договоры с контрагентами – поставщиками включайте пункт, предусматривающий штрафные санкции за несвоевременное предоставление первичных документов. Тогда составление декларации по НДС не составит труда и не потребуется вносить бесконечные корректировки. Регулярно проводите сверку с ИФНС по уплате налогов. Это экономит время в случае возникновения расхождений и помогает избежать претензий со стороны налоговых органов.

Помните, ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций законом возложена на руководителя.

Что такое хронометраж рабочего времени

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как осуществляется сбор данных по хронометражу

Как осуществляется интерпретация хронометража

Итоги

Что такое хронометраж рабочего времени

Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.

Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:

  • обнаружение нерациональных, лишних трудовых приемов;
  • проектирование наиболее рациональных рабочих процессов;
  • определение нормативов выработки.

Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

  • изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
  • выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
  • подготовить бланк для сбора данных;
  • провести замеры;
  • проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.

Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.

После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу

Хронометражные замеры целесообразно проводить на работах, требующих регулярного выполнения одних и тех же операций, которые можно разбить на отдельные элементы.

Пример:

Операция по сгибанию одной заготовки на станке условно может быть разделена на следующие элементы:

  1. Протянуть руку к контейнеру для заготовок.
  2. Взять заготовку.
  3. Переместить заготовку на станок.
  4. Закрепить заготовку.
  5. Протянуть руку к кнопке и нажать ее.
  6. Взять готовое изделие.
  7. Переложить готовое изделие в контейнер.

При этом в ходе хронометража последовательно замеряется длительность каждой операции. Делается несколько измерений, итоги по ним суммируются, и выводится средняя длительность всей операции. Для определения необходимого количества замеров в зависимости от характера работы и общей длительности процесса целесообразно пользоваться таблицей:

Характер работы

Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин

До 1

Свыше10

Работа на автоматизированных станках и оборудовании

Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда

Ручная

Для операций общей длительностью до 6-8 секунд применяется так называемый цикловой хронометраж. При его проведении замеряются последовательные комбинации элементов трудового процесса. На основании полученных данных арифметически вычисляется длительность каждого трудового движения.

При разработке формы для хронометражного наблюдения формируется таблица, в левой части которой указываются наименования элементов трудового процесса. Далее в ней создаются колонки под замеры каждого движения в соответствии с выбранным количеством наблюдений. В правой части таблицы подводятся итоги замеров и высчитывается коэффициент устойчивости хроноряда. С его помощью проверяется корректность проведенных измерений.

Для расчета коэффициента устойчивости хроноряда применяется формула:

где:

MAXz — максимальное значение замера элемента;

MINz — минимальное значение замера.

Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:

Тип производства

Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15с

Машинная работа

Машинно-ручная работа

Ручная работа

Крупносерийное

1,1

1,5

Серийное

1,1

1,3

1,7

Мелкосерийное

1,1

1,7

2,3

Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.

Бланк хронометражного наблюдения:

Как осуществляется интерпретация хронометража

Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:

  • визуализации статистики действий сотрудника;
  • построения уравнений зависимости количества произведенной продукции от различных факторов;
  • сравнения фактической производительности сотрудников с плановой, эталонной;
  • выявления нерациональных действий сотрудника в ходе выполнения операций;

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.

Пример:

По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.

Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.

Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:

Пример хронометража:

Скачать образец в формате Excel

Итоги

Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал «Главбух» № 7/2012

Чем поможет эта статья: Вы научитесь проводить инвентаризацию своего рабочего времени, чтобы использовать его максимально эффективно. От чего убережет: От ненормированного рабочего дня, неиспользованного отпуска и хронической усталости.

Об авторе

Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Что является самым ценным активом главного бухгалтера? Довольно распространено мнение, что это коллектив, который он создал. Да, хороший коллектив — это немало, но как быть, если на качественное управление сотрудниками постоянно не хватает времени?

Главбух приходит в офис раньше официального начала рабочего дня, а уходит гораздо позже его окончания. И при этом все равно ничего не успевает! День пролетает как одно мгновение, порой и пообедать некогда. И даже надежда на то, что можно выйти на работу в выходные и все успеть, не оправдывается. А вместо удовлетворенности работой накапливаются усталость и стрессы.

Поэтому самый ценный актив — это рабочее время, и от того, насколько эффективно главный бухгалтер его использует, зависит качество работы не только его самого, но и всей бухгалтерии в целом.

На этот раз поговорим о том, как подчинить себе время, чтобы успевать делать все то, что действительно нужно, но при этом не тратить его впустую.

Почему необходимо регулярно проводить инвентаризацию рабочего времени

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство. Как только вы дадите слабину и позволите себе работать больше положенных восьми часов в день, то вам всегда будет чем заняться. Позволили себе задержаться на час — отныне так и будете оставаться на час дольше. Морально смирились с выходом в субботу — выйдете и будете трудиться в субботу до позднего вечера. А дел не убавится, скорее, наоборот, их с каждым месяцем будет все больше и больше. И вот уже главный бухгалтер ставит крест на своем отпуске, а суббота становится практически официальным рабочим днем. Такое поведение — путь в никуда, ведь в сутках всего 24 часа, а 25-й не появится, как бы мы этого ни хотели. Да и здоровье с таким графиком подорвешь очень быстро. А про проблемы в семье даже и говорить не стоит.

Осторожно!

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство.

Выход из этой ситуации один — не увеличивать и без того нерезиновое рабочее время, а сокращать объем обязанностей, которые мы на себя взваливаем. Прежде всего речь об абсолютно бесполезных функциях, а также тех, которые не соответствуют уровню главного бухгалтера и могут быть делегированы подчиненным.

Вы, наверное, не раз вечерами ловили себя на мысли, что время стремительно пролетает. Вроде только что пришли на работу — и вот уже конец дня. И самое главное, что даже вспомнить особенно нечего. Целый день какая-то суета, беготня, без дела не сидели, а результата фактически и нет. Вот и засиживается главбух по вечерам, чтобы «поработать спокойно и сделать хоть что-то полезное».

Давайте разбираться, куда уходит наше время.

Что такое один час в день и почему нужно ценить каждую минуту

Представьте, что вам выдают зарплату не раз в месяц, а ежедневно. Такая маленькая сумма совсем не чувствуется и будет утекать сквозь пальцы. Так же и со временем. Главные бухгалтеры очень часто сетуют, что не могут вырваться в отпуск даже на две недели. А что такое две недели в год? Это всего 20 минут в день. Вдумайтесь! Стоит лишь перестать тратить на бесполезные дела всего каких-то 20 минут в день и можно спокойно сходить в двухнедельный отпуск.

Дальше еще интереснее — освобождение от ненужных дел одного часа в день дает экономию в размере… полутора месяцев в год! И эта экономия вполне реальна, так как при элементарном анализе рабочего времени главного бухгалтера бестолковых задач наберется гораздо больше, чем на час в день.

Просто начните относиться к своему времени бережно. Каждый раз, когда кто-то из коллег захочет отнять у вас 5 минут на непонятный разговор, вспомните, что в годовом измерении это 2,5 дня вашей жизни, потраченных на работе впустую.

Как рассчитать годовой бюджет рабочего времени

Чтобы определить, на что расходуется рабочее время, необходимо разбить ваши основные дела на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные и занести их в таблицу (см. ниже). Например, на подписание первичных документов уходит около часа в день. Еженедельную «оперативку» у генерального директора, которая отнимает полтора часа, помещаем в графу «Неделя». Ежемесячную проверку декларации по НДС, на которую тратится полдня, показываем в графе «Месяц». И так далее. Безусловно, все цифры в таблице будут приблизительными, но небольшая погрешность вполне допустима, так как нам необходимо общее понимание, на какие обязанности уходит рабочее время.

Годовой бюджет рабочего времени главного бухгалтера (условный пример)

Функция/продукт Бюджет рабочего времени, часы
ежедневно раз в неделю раз в месяц раз в квартал раз в год
Подписание первичных документов 1
«Оперативка» у генерального директора 1,5
Ответы на вопросы соседних подразделений 2
Ответы на вопросы подчиненных 1,5
Чаепитие 0,5
Проверка условной ежемесячной отчетности 4
Проверка квартальной отчетности 8
Подготовка к докладу на собрании акционеров 16
Отпуск 160
Резерв на непредвиденные задачи и форс-мажор 1,5
Итого за день (неделю, месяц, квартал, год) 6,5 1,5 4 8 176
Итого за год 1638 (6,5 ч 252 раб. дн. 78 (1,5 ч 52 нед.) 48 (4 ч 12 мес.) 32 (8 ч 4 кв.) 176
Суммарное фактическое количество рабочих часов в году 1970
Суммарное нормативное количество рабочих часов в году (8 ч 22 раб. дн. 12 мес.) 2016

После того как основные задачи в таблице записаны, подсчитываем количество часов каждого столбца. Затем ежедневные задачи умножаем на число рабочих дней в году (252), еженедельные — на 52 недели и так далее. Складываем все полученные цифры и получаем реальный годовой бюджет рабочего времени.

В приведенном примере фактический бюджет рабочего времени получился практически равным нормативному, что еще раз говорит о том, что этот пример — условный, ненастоящий. В действительности итоговая цифра составляет 2500, 3000, а иногда и 3500 часов. Именно отсюда возникают и 12-часовой рабочий день, и рабочие субботы, и накопленный за последние несколько лет неиспользованный отпуск.

Какие бывают «убийцы» рабочего времени главного бухгалтера и как с ними бороться

Типичная ситуация: главный бухгалтер без дела не сидит, но при этом эффективность его работы оставляет желать лучшего. Все дело в «убийцах» рабочего времени. Что вы делаете со шкафом, который заполнен всяким хламом так, что хорошие вещи в него уже не помещаются? Скорее всего минимум раз в год вы проводите инвентаризацию и выкидываете все ненужное, чтобы освободить место. Время тоже нуждается в ежегодной инвентаризации.

Вот основные «убийцы» рабочего времени: ответы на письма или разговоры по телефону (с сотрудниками, коллегами, контрагентами); совещания; подписание (акцепт, визирование) документов; проверка качества работы подчиненных; выполнение работы вместо сотрудников; детальный контроль того, что делают подчиненные.

Поговорим подробнее о том, как можно справиться с каждым из «убийц» рабочего времени.

Ответы на письма или разговоры по телефону

Представьте, что 50 человек в компании время от времени ездят в командировки. И каждый по возвращении звонит или пишет и спрашивает, как ему правильно оформить авансовый отчет. Мало того, что один и тот же вопрос могут задать разные люди, так еще и один и тот же человек спрашивает по нескольку раз. Полезен для главбуха подобный расход времени? Вопрос риторический.

Выход прост — нужно не полениться и подготовить письменные инструкции для сотрудников. Как составить отчет по командировке, как написать отчет по приобретению товарно-материальных ценностей и т. д. А затем выложить их вместе с образцами оформления на видное место — повесить на стену перед входом в бухгалтерию или разместить на корпоративном сервере.

Первое время звонков будет по-прежнему много, но если вы проявите твердость и перестанете всех жалеть, постепенно люди привыкнут к новым правилам. Конечно, если позвонит генеральный или финансовый директор, то вы не сможете им не ответить, но VIP-сотрудников не так много, да и оформлением документов для них обычно занимаются секретари, которых тоже при желании можно отослать к инструкции.

Участие в совещаниях

Есть совещания, ходить на которые главному бухгалтеру ну очень не хочется. Просто потому, что ничего полезного из них почерпнуть нельзя. Скажем, «оперативка» производственных служб, где главный энергетик в очередной раз поссорится с главным механиком на предмет мощности новой насосной станции.

Самое эффективное решение в данном случае — не участвовать в подобных мероприятиях. Если отказаться не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю. Конечно, есть собрания, пропустить которые нельзя. Но и тут есть возможность для оптимизации.

Важная деталь

Если отказаться от участия в совещаниях не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю.

Многие планерки страдают либо отсутствием четкой повестки дня, либо ее невыполнением. Вместо того чтобы принять решение по первому вопросу, разговор неожиданно перескакивает либо на второй, либо совсем отклоняется от темы. В итоге два часа проговорили, а результата нет, нужно собираться еще раз. Чтобы исправить ситуацию, настойчиво призывайте участников соблюдать регламент.

Подписание документов

Безусловно, совсем избавиться от подписания документов не получится. Но уменьшить их количество можно и даже нужно. Возможно, вы не хотите полностью упускать контроль над расходными кассовыми ордерами. Издайте распоряжение, что РКО на сумму… ну, скажем, менее 1000 руб. подписывает ваш заместитель, а свыше 1000 руб. — только вы. Так вы и контроль над крупными суммами сохраните, и мелочевку делегируете. И из 300 расходников, которые раньше вы ежемесячно подписывали, 250 перейдут на уровень ниже, и только 50 останутся у вас. А расходы времени на подписание сократятся в шесть раз.

Проверка качества работы подчиненных

Возьмем проверку бухгалтерской или налоговой отчетности. Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает. И соответственно, увеличивается время, которое главбух тратит на исправление недочетов.

Частая ошибка

Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает.

Выход — регламентировать закрытие отчетного периода, желательно с дальнейшей автоматизацией. Контролировать такой процесс будет значительно проще и быстрее. А главное качество отчетности повысится.

Работа вместо сотрудников

Ох, это мой самый любимый пункт! Когда руководитель работает вместо сотрудников, они ему так благодарны!

Главный бухгалтер, устав по нескольку раз повторять одно и то же, просто говорит: «Лучше мне самой сделать, чем тебе объяснять. Потом еще перепроверять придется…». Бухгалтер с радостью отвечает: «Да-да, вы лучше сделаете, профессиональнее!» И ножки свесил, так как знает, что зарплату все равно получит, а ответственности будет меньше. И при первом удобном случае подкидывает руководителю новые задания под видом своей «сирости и убогости».

Решение очевидно — каждый должен заниматься тем, что входит в его обязанности.

Детальный контроль подчиненных

Представьте, что вы уехали на один день на семинар, накануне раздав своим подчиненным различные поручения. В перерыве вы берете телефон и начинаете звонить: «Маша, ты платежку отправила? Как не отправила? А что такое случилось? Не знаешь, где лежат ключи от Банк-Клиента? Так в верхнем ящике стола у меня ключ валяется, я же тебе говорила. Давай быстрее отправляй!» Или: «Наташ, ты позвонила Иван Иванычу? Как нет? Ну, я же тебе строго-настрого наказала связаться с ним. Недоступен по рабочему? На сотовый звони! Как не знаешь номер сотового?! Возьми у Нади».

К 1 апреля от автора статьи

Если отложить на послезавтра то, что можно сделать сегодня, у тебя будет два свободных дня.

Стиль руководства, при котором сотрудникам постоянно надо давать «тактические пинки», приведет к тому, что они никогда ничего не будут делать самостоятельно. А зачем суетиться? Ведь если задание действительно серьезное, то главбух перезвонит, напомнит, поможет. А не позвонил, значит, и дело не важное, какой смысл напрягаться? В итоге главный бухгалтер тратит огромное количество времени на напоминания, на приведение сотрудников в чувство, на призывы к ответственности и разжевывание элементарных вещей.

Выход — использовать только стратегические «пинки». Приучить подчиненных, что любое ваше поручение должно быть выполнено. А если возникла какая-то проблема на пути выполнения, не ждать, пока главбух поинтересуется, как дела, а позвонить самим: «Мария Викторовна, здравствуйте! Вы просили отправить платежку, а я не могу найти ключ от Банк-Клиента. Где я могу его взять?»

Несколько слов про отпуск — не роскошь, а необходимость

Что нужно, чтобы со спокойной душой отдохнуть? Для начала понять, что это правильно. Человек, который два года подряд не брал отпуск, не может полноценно трудиться. Не надейтесь, что за сэкономленные две недели вы сможете доделать все незавершенные дела. Вы все равно ничего не успеете, но при этом будете работать все менее и менее эффективно. А отдох-нувший человек сделает гораздо больше того, кто мучается от хронической усталости или депрессии. Поэтому ваш отпуск должен стать чем-то вроде явления природы — отменить его невозможно. Заранее, чуть ли не в январе, настройтесь сами и настройте всех остальных: «Будь хоть потоп, но в августе я ухожу в отпуск». И не на две недели, а на четыре. По возвращении вы увидите: ничего страшного в ваше отсутствие не произошло, мир не рухнул. А вы готовы к новым трудовым свершениям.

Что получится, если упорно бороться с «убийцами» рабочего времени

Предположим, после составления годового бюджета рабочего времени у вас получилась загрузка в размере 3000 часов. Это в среднем означает 11-часовой рабочий день.

И допустим, что в результате борьбы с неконтролируемым потоком документов, которые требуют подписания, удалось выиграть полчаса в день. По итогам года это 126 часов. Создание инструкций позволило сэкономить еще один час в день. Получаем еще 252 часа в год. Сокращение времени на совещания составило два часа в неделю, или 104 часа в год. В результате годовой бюджет времени уменьшился на 482 часа, а рабочий день — до 9,5 часа. Это, конечно же, не совсем идеал, но, согласитесь, уже гораздо лучше.

Важная деталь

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса.

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса. Например, пообещать себе не тратить на подписание первичных документов более получаса в день. А если не укладываетесь в установленные рамки, анализировать причины и находить пути для оптимизации. Только так можно удержать ситуацию под контролем. Без этого эффективной работы, приносящей моральное, да и материальное удовлетворение, не получится. Освободившееся время вы сможете потратить на более важные дела, до которых раньше не доходили руки. Или просто отдохнуть.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *