Инвентаризация сроки проведения

Содержание

Уделим внимание одному из видов периодических проверок состояния организации. Сегодня инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится, по сути, в обязательном порядке, и ниже мы рассмотрим, почему так происходит, для чего, что это дает. Отдельно коснемся задач и сроков и пройдем по всем ее этапам. Столько информации – чтобы вы понимали, как действовать, а также осознавали всю важность и актуальность принимаемых мер.

Сразу же отметим, что буквально все нюансы этой комплексной процедуры регламентированы различными документами. И это даже удобно на практике, так как защищает от повторных ошибок: исправив всех промахи, во второй раз вы уже их не допустите. Мы же ниже постараемся осветить все нюансы и подводные камни максимально подробно, чтобы «набитых шишек» было изначально меньше.

Обоснование обязательности годовой инвентаризации

Да, проверка осуществляется не по желанию – ее должны проводить юридические лица любой ОПФ (организационно-правовой формы), какой бы налоговый режим они ни применяли. Об этом говорят сразу 2 документа:

  • ФЗ № 402 от 06 декабря 2011, а именно пункт третий статьи 11;
  • утвержденное Минфином РФ ПБУ (положения бухучета) № 34н от 29 июля 1998 — п. 27.

Согласно им, процедура необходима, чтобы обеспечить актуальные данные для учета. С другой стороны, статья 14 все того же ФЗ № 402 говорит, что в состав отчетности результаты проверки не входят. Значит, в стандартном случае налоговая не будет смотреть, выполняли ли вы инвентаризацию вообще. Но если они что-то заподозрят и нагрянут с инспекцией, окажется, что вы поступили незаконно, а это уже повлечет за собой санкции.

Впрочем, дело не только в соблюдении норм и легальном ведении бизнеса, а еще и в практической пользе. Эта процедура позволит оценить реальное положение дел: непосредственно убедиться в наличии/отсутствии МПЗ (материально-производственных запасов) и долгов, обнаружить хищения и недоимки, неучтенные доходы и расходы, нарушения со стороны сотрудников и тому подобное. Так что предлагаем мыслить позитивно и воспринимать ее как возможность для анализа состояния компании, а не как неуместную необходимость.

Что дает годовая инвентаризация: причины проведения

Она полезна тем, что:

  • помогает выявить фактические активы (их объем и количество), а также установить уровень будущих расходов и степень исполнения взятых обязательств;
  • дает возможность заметить недостачу, излишек, пересортицу по итогам сопоставления ведомостей о реальном наличии с данными последнего проведенного учета;
  • позволяет установить несоответствия утвержденным и используемым критериям признания;
  • обнаруживает имущество, частично утратившее потребительские свойства и начальные качества, физически и морально устаревшее, неиспользуемое (касается как материальных предметов, так и нет).

Согласитесь, каждый из перечисленных факторов – уже весомый повод для проверки, причем приносящий руководителю практическую пользу.

Что подлежит инвентаризации перед годовой отчетностью

Согласно первому пункту 11 статьи все того же ФЗ № 402, это объекты четырех категорий. Каждую из них рассмотрим прямо сейчас.

Материальные активы

Обширная группа, в которую входят:

  • офисные и промышленные здания, подсобные помещения, земельные участки и остальная недвижимость;
  • производственное оборудование, используемая спецтехника, автомобильные и иные транспортные средства;
  • уже выпущенная продукция и сырье для ее производства, а также имеющиеся в наличии товары под реализацию;
  • любые другие запасы, не подпадающие ни под один случай из вышеперечисленных.

Внимание, учету подлежит как собственное имущество, так находящееся на ответственном хранении или взятое во временное пользование, то есть те же арендованные фирмой легковые машины также входят в данную подкатегорию.

Финансы компании

Годовая инвентаризация – это обязательная проверка денег, причем как наличных в кассе, так и средств, лежащих на счетах организации. И не только их, а вообще всех активов схожей природы: акций, инвестиций, депозитов.

Отдельного внимания заслуживают дебиторские задолженности. Необходимо удостовериться, что они подтверждены соответствующими деловыми бумагами, например, заключенными и действующими контрактами или составленными по всем правилам расписками.

Собственные долги фирмы

С особенной тщательностью нужно взглянуть на свои текущие кредиторские обязательства: на займы, финансовые средства в резерве, еще не произведенные выплаты контрагентам, партнерам, поставщикам. Также следует сверить последние банковские платежи, чтобы убедиться в объеме остатка и актуальности начисляемых процентов.

Нематериальные активы

Действительно, грамотная ежегодная инвентаризация имущества должна учитывать все то, на что компания тратила деньги (и продолжает владеть этим на текущий момент). В том числе и:

  • зарегистрированные товарные знаки, бренды, фирменные названия;
  • лицензионные копии программных продуктов, допустим, все установленные версии «1С: Бухгалтерия».

Обратите внимание, имущество и обязательства всех четырех из вышеописанных групп подлежат проверке вне зависимости от фактического места их нахождения. Даже если какие-то объекты (допустим, транспортные средства или промышленные станки) будут перевезены в филиал, расположенный в другом городе, их все равно потребуется отразить в результатах, так как они состоят на балансе организации.

Задачи и цели проведения годовой инвентаризации имущества

Суть процедуры – в актуализации данных, представляемых в отчетности за текущий период. Она выявляет все изменения, которые могли произойти за 12 месяцев.

Обеспечение всех мер по проведению ложится на плечи либо собственника компании, либо уполномоченного им должностного лица – руководителя (согласно учредительным документам). Ему также необходимо создать и поддерживать все условия для выполнения проверки, очертить ее объемы и продолжительность (хотя в обязательных случаях последняя заранее известна, равно как периодичность). Ему же следует проконтролировать, чтобы у тех, кто осуществляет инспекцию, оставался беспрепятственный доступ к активам и архивам.

В какие сроки проводится годовая инвентаризация на предприятии

Строго до даты баланса и в соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008, согласно Приказу Минфина РФ № 106н от 06 октября 2008 года.

Начало работ зависит от вида имущества:

1. Если это доходы, расходы, задолженности, обязательства (не считая нереализованных обеспечений, обязательных страховых отчислений, бюджетных расчетов), текущие биологические объекты, запасы, необоротные средства (в последних двух случаях исключение составляют предметы, временно находящиеся за пределами владения компании) – стартовать нужно за 3 месяца до дня подведения итогов.

2. Если это деньги, отчисления под целевое финансирование, инвестиции, незавершенные капитальные вложения, полуфабрикаты или неоконченная продукция – то за 60 календарных суток до подбития баланса.

3. Если это активы, отправляемые куда-либо на длительные сроки (допустим, уходящие в рейсы корабли и автомобили) или материальные ценности, которые совершенно точно будут за пределами фирмы – то вплоть до временного выбытия.

Да, причина инвентаризации – годовая отчетность, но все-таки есть три исключения:

  • допустимо не подвергать осмотру то имущество, которое уже было проверено в период с октября по декабрь еще не истекшего года;
  • периодичность выполнения всех работ актуализации имеющихся данных составляет 1 раз в 36 месяцев для основных средств и 1 раз в 5 лет – для библиотечных фондов;
  • те компании и организации, которые ведут свою деятельность на Крайнем Севере, вправе осуществлять инспекцию хранящихся на балансе материалов, товаров и сырья в те периоды, когда их наличие подходит к концу (при наименьшем остатке).

Обратите внимание, по желанию собственника можно заниматься этим вопросом чаще, но никак не реже положенных норм.

Этапы проведения ежегодной инвентаризации

В общем случае процедуру можно разделить на 4 шага – они просты, логичны и понятны, поэтому рассмотрим их вкратце.

Подготовительный

На этой стадии назначают членов комиссии, которые принимают предварительные меры – пломбируют складские помещения и так далее. Более полный список действий мы представим отдельно, ниже.

Проверочный

Здесь происходят непосредственные работы: подсчет количества запасов, установление состояния активов, измерение габаритов товаров или оборудования (если это необходимо) и составление ведомостей. Последние особенно важны, заполняются они раздельно и в двух экземплярах – уполномоченным ревизором и материально ответственным лицом.

Сравнительно-аналитический

На этой стадии составленные ранее описи сличаются, между собой и/или с уже имеющимися документами. Это делается для выявления несоответствий, ошибок или даже случаев обмана. То, чем именно вызвано несовпадение данных, как раз и выясняется в ходе рассмотрения каждого проблемного случая.

Заключительный

Заполняется протокол, в котором указываются все спорные моменты и меры по их урегулированию – необходимость в проведении повторной проверки, показания материально ответственных лиц, заявления в правоохранительные органы по факту кражи или хищения. Если никаких сложностей нет, данный документ тоже подготавливается. И в обоих случаях он идет на рассмотрение руководителю предприятия. Как только глава компании поставит свою подпись, деловая бумага приобретает распорядительную силу, и статистическая информация из нее переносится в финансовую отчетность.

Подготовительные мероприятия

Прежде чем проводить непосредственно инвентаризацию по итогам года, нужно:

  • издать приказ о проверке – это делает начальник фирмы;
  • установить сроки выполнения всех работ в зависимости от объемов и видов осматриваемого имущества;
  • сформировать комиссию, распределив роли и обязанности между ее членами, проинструктировать их;
  • запастись бланками для заполнения описей и протоколов;
  • вывести остатки активов за предыдущий отчетный период.

Кое-что нужно сделать и самим ревизорам, например, ограничить общий доступ к хранилищам – опломбировать их – и собрать расписки с ответственных лиц. Такая подготовка займет буквально пару дней (а при грамотном планировании даже меньше), зато существенно упростит дальнейшие этапы процедуры.

Порядок проведения годовой инвентаризации

В общем случае она выполняется всего в 5 шагов. Каждый из них по отдельности не представляет собой чего-то сложного и будет рассмотрен нами ниже.

Создать комиссию

Она формируется из представителей разных отделов компании: входить в нее должны член администрации, бухгалтер, ведущие специалисты (главный экономист, инженер, техник и так далее). Также возможно привлечение независимых экспертов и аутсорсеров – для получения объективного мнения со стороны. Ее утверждает руководитель.

Если ревизии осуществляются регулярно, ее состав и характер деятельности может быть постоянным. Если предполагается значительный объем работ и необходимость выполнения операций на разных складских помещениях, можно подключить к решению вопроса сразу несколько групп, которых будут инспектировать активы параллельно.

Издать приказ о проведении инвентаризации перед годовой отчетностью на предприятии

Этот документ должен содержать:

  • четко указанную продолжительность мероприятий;
  • причину проверки;
  • состав комиссии.

Эту деловую бумагу также следует зарегистрировать в книге контроля, согласно пункту 2.3 МУ.

Определить остатки активов к моменту начала ревизии

Инспекторам нужно получить сведения о приходе/расходе, отчеты о движении денег, ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и МПЗ. Все это должен завизировать председатель, обязательно проставив дату.

Кроме того, материально ответственные лица обязаны подать расписки, в которых они подтверждают, что предоставили всю нужную документацию и оприходовали ценности или подотчетные суммы/доверенности, а все выбывшие активы списали.

Непосредственно инвентаризация для годовой отчетности

На этом этапе выясняется фактическое наличие объектов и реальность взятых обязательств. Все сведения, измерения и выявленные несоответствия заносятся в соответствующие описи и акты, каждый из которых необходимо сделать в двух (хотя бы) экземплярах – для последующего сличения.

Проверку нужно проводить в присутствии лица, несущего материальную ответственность (согласно пункту 2.8 МУ).

Оформление результатов

Все полученные данные заносятся в ведомости, которые затем соотносятся с бухгалтерской отчетностью. Если в процессе ревизии выявлены излишки, они заносятся в статью общих доходов, тогда как недостачи списываются в отдельном порядке (с рассмотрением того, почему они произошли).

Правила заполнения инвентаризационных документов

  • Все эти материалы составляются в количестве от 2 экземпляров; вписывать в них значения можно как от руки, так и электронным способом.
  • Объекты в описях должны быть четко представлены – с разделением по названию (артикулу), единицам измерения, субсчетам, местоположению хранения, ответственному лицу.
  • Порядковый номер и общее натуральное количество активов обязаны быть словами прописаны на каждой странице.
  • Обязательно, чтобы объект проверки был идентифицирован и сопоставим с бухгалтерской отчетностью.
  • Следует заполнять все строки на каждом листе за исключением последнего, на котором свободное место должно быть перечеркнуто.
  • Под документом нужна подпись каждого члена комиссии и всех материально ответственных лиц.
  • Подчистки и помарки строго запрещены – если допущена ошибка, ее необходимо перечеркнуть, написав сверху правильный вариант (и так важно поступить со всеми экземплярами).

Сверяем результаты с учетными данными

Все завизированные материалы направляются в бухгалтерию, сотрудники которой проводят сличение и заполняют ведомости для ОС и НМА в общем порядке или в отдельном – по отношению к активам, находящимся во временном владении компании.

Причины расхождений выясняются и фиксируются специальных протоколах. Данные документы подаются руководителю организации, который и утверждает их в течение 5 рабочих дней, вместе с решениями и рекомендациями экспертов. Таким образом, деловые бумаги приобретают распорядительную силу и становятся первичными. Именно на их основании обновляются записи в бухучете.

Что будет, если инвентаризацию перед годовым отчетом не проводить

Каких-либо отдельных наказаний за это не предусмотрено, но выполненная проверка поможет показать, что на предприятии все в порядке, если налоговая вдруг обнаружит что-то подозрительное и нагрянет с инспекцией. Если убедительных свидетельств прозрачности ведения дел у вас не окажется, получите штраф до 20 тысяч рублей, хотя главная неприятность – это возможная блокировка деятельности компании на срок от 1 до 3 лет. Плюс, если нарушение посчитают грубым, с точки зрения налогообложения, с вас дополнительно стянут еще от 10 до 40 тысяч рублей.

Кроме того, ревизию лучше регулярно осуществлять для оптимизации своей работы. Потому что она даст представление о реальном состоянии активов, о количестве хранящейся продукции и сырья, о моральном устаревании оборудования и многих других важных вещах.

Итоги

Как видите, инвентаризацию обязательно проводить для годовой бухгалтерской отчетности, и как вы уже наверняка поняли, это довольно комплексная процедура. Поэтому ее нужно по возможности упрощать и защищать от ошибок, с чем успешно справляется специальное программное обеспечение. И мы в «Клеверенс» готовы предложить вам максимально удобные в пользовании продукты, помогающие выполнять эффективные проверки, обращайтесь.

Количество показов: 629

Обновление: 9 февраля 2017 г.

Инвентаризации бывают добровольными и обязательными. В зависимости от вида проверки сроки проведения инвентаризации устанавливаются по-разному. В случае инициативной (добровольной) проверки порядок и сроки проведения инвентаризации в организации устанавливаются ею самостоятельно. В случае проверки обязательной определенные правила проведения инвентаризации предписывает законодательство. Поговорим о них подробнее.

Сроки инвентаризации перед составлением годовой отчетности

Каждая компания должна проводить инвентаризацию хотя бы раз в год до составления годовой отчетности по бухгалтерии. Такой проверкой компания устанавливает фактическое состояние своего имущества и при необходимости вносит корректировки в данные учета. Когда нужно проводить такую инвентаризацию? Обратимся к нормативным актам.

Правила, определяющие сроки инвентаризации, содержатся в приказах Минфина (от 13.06.95 № 49 и от 29.07.98 № 34н). По этим правилам:

  • инвентаризация проводится ежегодно до составления годовой отчетности по бухгалтерии;
  • инвентаризация ОС может проводиться раз в три года;
  • если в отношении какого-то имущества инвентаризация проводилась в 4-м квартале отчетного (календарного) года, то в отношении этого имущества повторную инвентаризацию проводить не требуется.

Возникает вопрос, когда именно нужно провести годовую инвентаризацию. Здесь есть некоторые нюансы, которые следует иметь в виду.

В отношении имущества компании такая инвентаризация должна состояться в 4-м квартале года, за который готовится отчетность (за исключением ОС, в отношении которых в правилах есть оговорка о проведении инвентаризации раз в три года).

Вместе с тем годовая инвентаризация должна проводиться и в части обязательств компании. И в этой части наличие обязательств компании должно устанавливаться по состоянию на 31 декабря года, за который готовится отчетность. Такой вывод был сделан Минфином России (письмо от 09.01.13 № 07-02-18/01).

Из этого следует, что и сверку расчетов с контрагентами компании целесообразно проводить по состоянию на 31 декабря. В этом случае при выявлении в результате такой сверки обязательств компании их можно будет отразить в учете и отчетности.

Сроки проведения инвентаризации конкурсным управляющим

Одним из случаев обязательного проведения инвентаризации, который устанавливает законодательство, является конкурсное производство в отношении компании-банкрота. Одной из обязанностей конкурсного управляющего является обязанность провести инвентаризацию имущества компании-банкрота (статья 129 Закона о банкротстве от 26.10.2002).

До 21.12.2016 конкретные сроки проведения инвентаризации в конкурсном производстве не были установлены. Это создавало определенные затруднения на практике в связи с ненадлежащим выполнением конкурсными управляющими этой обязанности.

Ситуацию исправили, внеся изменения в этой части Федеральным законом от 23 июня 2016 г. № 222-ФЗ. С 21 декабря конкурсному управляющему дается 3 месяца на проведение инвентаризации с момента введения конкурсного производства. Если объем имущества компании-банкрота очень велик, суд может установить более длительный срок по ходатайству конкурсного управляющего.

Денежные обязательства юридических или физических лиц перед предприятием относятся к дебиторской задолженности. Суммы возникают в связи с отсрочками оплаты по условиям договоров или пропуском дебиторами срока платежа. Для подтверждения данных учета о наличии задолженности, ее категории, дат погашения проводится инвентаризация. Порядок, документооборот, сроки ревизии утверждаются приказом в учетной политике. В данной статье мы разберем как проходит инвентаризация дебиторской задолженности в организациях, какие сроки и порядок проведения, какие счета бухгалтерского учета проходят проверку и какие документы необходимо оформить после инвентаризации.

Потребность в инвентаризации

Информация о наличии непогашенных долгов используется при формировании годового баланса, составления приложения к отчетности и должна отвечать критерию достоверности. Практическая польза проведения инвентаризации состоит в применении данных для своевременного истребования средств, используемых в составе оборотного капитала.

Данные состояния дебиторской задолженности используют сторонние лица при принятии решения о предоставлении кредита, присоединения предприятия. По сопоставимости дебиторской и кредиторской задолженности проводят анализ ликвидности. Показатель коэффициента текущей ликвидности указывает на финансовую устойчивость – превышение оборотных активов над обязательствами или обратную ситуацию – нахождение предприятия в кризисном положении.

Определение категорий дебиторской задолженности

В результате проведения ревизии подтверждается обоснованность сумм, отраженных на счетах учета. Кроме контроля учетных данных требуется провести анализ состояния задолженности. При проверке выявляются:

  • Долги контрагентов с отсрочкой по условиям договоров, по которым не наступил срок оплаты.
  • Задолженность, по которой существует просрочка, но имеются гарантии оплаты.
  • Суммы, по погашению которых имеется высокая вероятность просрочки.
  • Безнадежные к погашению долги, на суммы которых необходимо создать резерв.
  • Задолженность, по которой истек срок исковой давности, подлежащая списанию и учету на забалансовом счете.

Для финансовой стороны деятельности компании важным результатом инвентаризации служит создание резерва по безнадежным долгам и выявление задолженности, которую необходимо истребовать.

Сроки проведения ревизии дебиторской задолженности

Руководитель предприятия утверждает сроки проведения инвентаризации, кроме случаев ее обязательного проведения. Дебиторская задолженность подлежит проверке перед наступлением новых событий и в конце отчетного года (п. 23 ПБУ 8/2010).

Частота проведения зависит от оснований для инвентаризации.

Срок проведения Дата издания акта Причины
Один раз в год 1 декабря Подготовка к составлению годового баланса
Два раза в год 1 июня, 1 декабря Контроль данных остатков по счетам и подготовка к отчетности
Несколько раз в год – ежемесячно или ежеквартально

Отчетная дата формирования резерва

Пополнение резерва по сомнительным долгам
При необходимости и возникновении особых обстоятельств По окончанию проверки или дату, указанную в приказе Смена материально-ответственного или должностного лица
Подготовка к реорганизации предприятия
Ликвидация компании
Выявление фактов хищения на предприятии

Важность периодичности проведения инвентаризаций расчетов обусловлена необходимостью контроля сроков исковой давности по истребованию задолженности (см. → списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в 2020).

Подготовка к проведению инвентаризации в организации

Для начала проведения инвентаризации оформляется приказа по форме ИНВ-22 (→ ). Состав лиц, в обязанности которых вменяется проведение инвентаризации, утверждается приказом руководителя. К важным моментам документооборота относятся:

  • Комиссия должна насчитывать в составе не менее 3 человек ответственных лиц. Возглавляет комиссию председатель, ответственный за проведение ревизии.
  • Постоянно действующая комиссия отражается в приказе начала года, изданного отдельно или включенного в состав приложения к учетной политике.
  • При формировании состава разового созыва комиссии (для особых причин инвентаризации) приказ об ответственных лицах издается непосредственно перед проведением ревизии.

До начала инвентаризации необходимо провести сверки с контрагентами, выступающих дебиторами предприятия. Имеется дополнительное преимущество при проведении документально подтвержденной сверки данных. Истребовать дебиторскую задолженность возможно только в течение срока исковой давности, установленной ГК РФ в пределах 3 лет.

Срок давности по задолженности, подтвержденной двусторонней (или с большим числом участников договора) сверкой, исчисляется заново от даты подписания документа. Обнуление срока необходимо учитывать при списании безнадежной к истребованию задолженности.

Счета учета, подлежащие проверке

Инвентаризация расчетов отличается от проверки материальных ценностей. Ревизия проводится на основании данных первичных документов и сверок с контрагентами. Проверке подлежат суммы, отраженные на счетах учета дебиторской задолженности.

Контрагенты Счета учета
Поставщики в отношении перечисленных авансов или претензий, назначенных решением суда 60, 76
Покупатели по оплатам за поставленные товары, продукцию, материалы 62
Заказчики по платежам за оказанные услуги или произведенные работы 62
Страховые компании в отношении выплат компенсаций, премий и прочих видов задолженностей 76
Распорядители бюджетных средств в отношении излишне уплаченных налогов, взносов, подлежащих возврату 68, 69
Учредители организации в части неоплаченных долей взносов в УК 75
Работники предприятия по долгам выданных под отчет сумм авансов, полученных от компании займов, непогашенных недоимках по нанесенному ущербу 70, 71, 73, 76

Текущий учет дебиторской задолженности предприятия ведется с использованием аналитического учета в разрезе контрагентов и каждого долгового обязательства (договора).

Документальное оформление результатов инвентаризации

По окончанию проверки результаты оформляются справкой и актом ИНВ-17, составленным в 2 экземплярах. Заполнение справки (формы установленного образца) предваряет составление акта. К форме № ИНВ-17 прилагаются копии документов первичного учета, подтверждающие наличие задолженности: накладные, сверки, договоры, решения суда, иные формы.

В процессе проведения инвентаризации уделяется внимание мероприятиям по истребованию долгов. В акте указывается перечень мер, предпринимаемых должностными лицами по взысканию сумм долга, в том числе:

  • Направление писем с напоминанием о необходимости погашения долга.
  • Предъявление санкций согласно условиям договоров. При отсутствии соответствующего положения в документе санкции предъявляются по 1/300 ставки рефинансирования, начисляемой за каждый день просрочки.
  • Подача иска в судебные органы.

Принятие своевременных мер позволяет определить задолженность как истребованную, что позволяет списать ее через 3 года после наступления просрочки. В отношении долгов работников комиссия устанавливает все случаи просрочки и выносит предложения по ее погашению.

Пример #1. Обнаружение долга работника после инвентаризации

Рассмотрим пример обнаружения долга работника. В ходе проведения ежегодной инвентаризации расчетов с 1 по 30 ноября 2015 года в компании ООО «Альт» установлен факт отсутствия отчета работника Миронова К. М. по выданным ранее суммам. Выдача под отчет производилась 22 сентября с целевым назначением на командировочные расходы.

В ходе проверки установлено, что отсутствие авансового отчета вызвано утерей документов. Комиссия постановила: обязать Миронова К.М. предоставить отчет на основании командировочного удостоверения с выплатой сумм, положенных при утере документов; разницу внести в кассу как остаток средств, полученных под отчет.

Ведомости можно оформить в ручном или машинописном виде с заверением документа подписями с расшифровками. Результаты ревизии считаются действительными при условии участия в инвентаризации всех членов, указанных в приказе.

Действия по окончании ревизии

Результаты инвентаризации, проводимой перед составлением бухгалтерского баланса, отражаются в отчетности. Для иных случаев предусмотрен порядок отражения выявленных результатов в месяце издания акта. По результатам инвентаризации главный бухгалтер предприятия группирует дебиторскую задолженность и производит ряд действий:

Категория задолженности

Принимаемые меры

Задолженность, сроки платежа по которым не наступили Действия по истребованию надежной задолженности не предпринимаются
Долги партнеров с просрочками обязательств, погашение сумм по которым имеет высокую вероятность поступления Контрагенту направляется письмо с просьбой оплатить сумму долга
Производится отсрочка (отложенный платеж) погашения долга по просьбе партнера
Задолженность сотрудников сроком более месяца Сумма признается доходом работника и включается в счет полученного аванса
Долги признаны сомнительной к погашению задолженности По сумме долга создается резерв
Задолженность выделена как безнадежная к возврату Суммы направляются на списание с баланса

Отнесение задолженности к безнадежной производится предприятием самостоятельно. Основаниями служат:

  • Сомнения в платежеспособности дебитора.
  • Отсутствие дополнительных гарантий.
  • Процедура банкротства, возбужденная в отношении контрагента.
  • Ликвидация компании – наличие поданного в ИФНС уведомления или факт исключения из реестра.
  • Принятие судом решения об аресте имущества или счетов лица.

Списанию подлежит только задолженность с просрочкой по условиям договоров после истечения срока исковой давности. Для списания долга издается приказ руководителя.

Использование результатов инвентаризации для создания резерва

Компания, получившая по результатам инвентаризации данные о наличии сомнительной к погашению задолженности компания, формирует резерв в соответствии с ПБУ 8/2010. Порядок списания сумм для налогообложения определен в ст. 266 НК РФ.

Рассмотрим пример создания резерва по сомнительным долгам. По результатам проведения инвентаризации расчетов с дебиторами на предприятии ООО «Флажок» была выявлена просроченная задолженность по состоянию на 1 июня 2016 года. Сумма долга 45 800 рублей образовалась в результате просрочки оплаты покупателя за отгруженный товар. Срок платежа по договору – 1 февраля (свыше 90 дней).

По результатам инвентаризации на предприятии был создан резерв по сомнительным долгам: Дт 91/2 Кт 63 на полную сумму долга 45 800 рублей. В налоговом учете задолженность в полном объеме включается в резерв в соответствии со ст. 266 НК РФ.

Актуальные вопросы и ответы по инвентаризации дебиторской задолженности в организации

Рассмотрим наиболее востребованные запросы по теме.

Вопрос №1. Какой источник используют для списания сумм безнадежной дебиторской задолженности, если резерв не покрывает полностью издержки?

Сумма списывается за счет резерва в пределах его величины. Непокрытая фондом сумма относится на прочие расходы предприятия (счет 91/2). Списанная сумма отражается на забалансовом счете 007.

Вопрос №2. Можно ли списать безнадежную задолженность по результатам инвентаризации, в ходе проведения которой выяснился факт ликвидации должника?

Задолженность ликвидированного должника списывается до истечения срока исковой давности. Основанием служит не акт инвентаризации, а документы, указывающие на исключение кредитора из реестра предприятий, например, выписка из ЕГРЮЛ.

Вопрос №3. Как определяется окончание инвентаризации? Необходимо ли издавать приказ?

Об окончании проведения инвентаризации свидетельствует запись, внесенная в журнал учета контроля выполнения приказов формы ИНВ-23. В журнале производится запись дат начала и конца проведения инвентаризации, фамилий членов комиссии и результат проверки в краткой форме. Специальный приказ об окончании инвентаризации не издается.

Вопрос №4. Сколько времени производится хранение инвентаризационного акта проверки расчетов?

Срок хранения первичных документов бухгалтерского учета – 5 лет. Акт № ИНВ-17 подтверждает обоснованность данных учета, списания задолженности, создания резерва.

Вопрос №5. Какие данные необходимо указать в акте № ИНВ-17?

Данные акта формируются на основании показателей справки, составленной в разрезе счетов аналитического учета. В акте необходимо указать сведения по каждому дебитору, срокам возникновения долга и категории задолженности: без просрочки, с пропуском срока, сомнительной, безнадежной, представленной к списанию. Отдельно в акт вносится информация о признанной задолженности, согласованной с кредитором.

Сроки проведения инвентаризаций имущества и финансовых обязательств

Т.Л. Войтова

Необходимость регулярной инвентаризации имущества и обязательств организации предусмотрена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете”.

Порядок проведения инвентаризаций активов организации регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее по тексту — Методические указания), где подробно приведена по-следовательность действий инвентаризационных комиссий, но отсутствуют указания по срокам их проведения. Единственное положение, которое в какой-то степени определяет сроки проведения инвентаризаций, изложено в п. 1.5:

«…проведение инвентаризации обязательно …перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков…”.

Тем не менее, определение сроков проведения инвентаризаций имеет весьма существенное значение хотя бы потому, что они должны быть отражены в учетной политике организации.

С изданием Методических указаниях не применяется на территории Российской Федерации письмо Минфина СССР от 30.12.82 N 179 «Об Основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов” (далее по тексту — Основные положения), второй раздел которых был полностью посвящен срокам проведения инвентаризации. По нашему мнению, положения данного раздела не потеряли актуальности и в настоящее время, хотя и могут рассматриваться только как рекомендации.

В Основных положениях содержатся рекомендации по проведению инвентаризации различных видов активов в следующие сроки:

основных средств — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 ноября отчетного года. Допускалось (с разрешения соответствующего министерства или ведомства) проведение инвентаризации зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств один раз в два — три года. Требования Методических указаниях (и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации) менее строги в отношении сроков проведения инвентаризации объектов основных средств. Тем не менее, мы не видим оснований проводить такую инвентаризацию реже одного раза в год. В настоящее время это обусловлено необходимостью уточнения восстановительной (или балансовой) стоимости соответствующих объектов и проведения переоценки. Напомним, что в соответствии с ПБУ 6/97 начиная с 1998 года право проведения переоценки принадлежит руководителю организации. Переоценка может быть проведена только один раз в год по состоянию на конец отчетного года. С учетом этих обстоятельств проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября представляется наиболее удобным: у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов для проведения переоценки;

капитальных вложений — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. Уместно напомнить, что основной целью любой инвентаризации является проверка соответствия фактических данных о наличии и состоянии имущества данным бухгалтерского учета. Для целей бухгалтерской и статистической отчетности объем капитальных вложений уточняется по результатам их осуществления в декабре месяце. Практическое значение проведения инвентаризации капитальных вложений в эти сроки заключается в том, что за время, оставшееся до конца года, можно выработать управленческие решения о судьбе этих вложений. Чаще всего речь идет об оформлении ввода в эксплуатацию законченных строительством или приобретенных объектов основных средств с тем, чтобы обеспечить начисление амортизации с 1 января следующего года;

незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация проводится в эти сроки для целей бухгалтерской отчетности. Максимально допустимый срок до конца отчетного года обусловлен тем, что в организациях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом проведение инвентаризации отнимает много сил и времени. Кроме того, инвентаризация незавершенного производства может проводиться дополнительно и в другие сроки, устанавливаемые отраслевыми инструкциями или решением руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;

незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов — не менее одного раза в год. В данном случае, как видим, сроки не определены. Однако из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идет об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов (соответствующий субсчет счета 89 «Резервы предстоящих расходов и платежей”), и остатка, числящегося на счете 31 «Расходы будущих периодов”. Так как такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения к валовой прибыли остатка неиспользованного или не подтвержденного расчетами резерва), то инвентаризацию целесообразно осуществлять по состоянию на эту дату. Хотя более удобным представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря — объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;

молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных — не менее одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По некоторым группам животных (например, по свинопоголовью, где перевод в возрастные группы осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;

готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчетного года. Но следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например, по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса);

товаров на складах и базах промышленных товаров — не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров — не реже двух раз в год. Последнее требование обусловлено в настоящее время тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;

товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли — не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах — не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено их большим движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частые инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции;

малоценных и быстроизнашивающихся предметов — не менее одного раза в год. В настоящее время в состав малоценных и быстроизнашивающихся предметов могут быть отнесены средства вычислительной техники (компьютеры и периферия), оргтехники, а также имущество, ранее относимое к числу оборудования, не требующего монтажа (например, мебель). Инвентаризация проводится по местам хранения и материально-ответственным лицам. В данном случае может возникнуть проблема с проверкой наличия и состояния специальной одежды, специальной обуви, выданной в пользование работникам организации. По нашему мнению, проверка фактического наличия данного вида малоценных и быстроизнашивающихся предметов является излишней — достаточно уточнить совместно с материально ответственными лицами по карточкам учета состав выданного имущества и сроки, оставшиеся до конца использования предметов. Это связано с тем, что за выданную спецодежду и спец-обувь работник несет полную материальную ответственность (в сумме недоамортизированной части стоимости, если законодательством не предусмотрено применение повышающих коэффициентов);

нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц. В данном случае для того, чтобы убедиться в правильности рекомендаций, достаточно вспомнить методику проведения инвентаризации нефти и нефтепродуктов, которая допускает достаточно большие неточности. На автозаправочных станциях проведение фактической проверки наличия нефтепродуктов является формальным, так как реально остатки снимаются материально ответственными лицами не реже двух раз в сутки — в пересменок. Но существенное значение приобретает проверка правильности оформления приходных и расходных документов и их сверка с данными бухгалтерского учета;

драгоценных металлов и алмазов — не менее двух раз в год. Пунктом 1.3. Методических указаниях установлено, что инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Минфина России от 04.08.92 N 67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России от 13.04.92 N 326. Пунктом 6.1 упомянутой Инструкции уточнено, что инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и на 1 января года, следующего за отчетным;

библиотечных фондов — в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами. Сроки, указанные в Методических указаниях, ужесточены по сравнению с периодом плановой экономики — тогда библиотеки инвентаризовались по отдельным указаниям соответствующих министерств (по большинству библиотек — Министерства культуры СССР). При этом период между двумя инвентаризациями иногда превышал и десять лет. Теперь библиотечные фонды должны проверяться не реже одного раза в пять лет;

сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. Данный вид активов организации представлен наибольшей номенклатурой и движением имущества. Инвентаризация материально-производственных запасов является наиболее трудоемкой, поэтому и проводится в сроки, обеспечивающие выполнение требований Методических указаний к проведению инвентаризации в интересах бухгалтерской отчетности;

денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц. Пунктом 3.39 Методических указаний установлено, что инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 и сообщенным письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18. Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичности проведения таких инвентаризаций. Однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует заключить, что рекомендуемые сроки являются оптимальными. Причем, напомним, что инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;

расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) — по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца. Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой — она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок;

расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено хотя бы тем фактом, что налоговые декларации составляются по меньшей мере не реже. То же можно отнести и к расчетам с государственными внебюджетными фондами, расчетные ведомости в которые также представляются ежеквартально;

расчетов объединений, предприятий и организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими организациями — на первое число каждого месяца. Здесь, по существу, проверяется расшифровка сальдо по счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты”. В сводной бухгалтерской отчетности остатка по этому счету быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проведение инвентаризации ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции (работ, услуг) как этих подразделений, так и головной организации. Так как себестоимость формируется ежемесячно, то и инвентаризация должна проводиться не реже;

расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещение в организации-дебиторы (кредиторы)), то целесообразно начинать ее не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Среди перечисленных видов имущества, подлежащего инвентаризации, отсутствуют нематериальные активы и финансовые вложения. Это объясняется тем, что на момент издания Основных положений эти виды имущества в учете и отчетности не выделялись. Учитывая то, что и объекты нематериальных активов, и финансовые вложения носят характер долгосрочных финансовых вложений (то есть отличаются невысокой мобильностью), то в отношении сроков проведения их инвентаризаций уместно все, что касается основных средств. Краткосрочные финансовые вложения, относящиеся к оборотным активам, по нашему мнению, должны проверяться одновременно с материально-производственными запасами, то есть не реже одного раза в год и не ранее 1 октября.

Приказом Минфина России и МНС России от 10.03.99 N 20н, ГБ-3-04/39 утверждено Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщика при налоговой проверке. Обращаем внимание, что данное Положение регулирует правила проведения инвентаризации только в период налоговых проверок. Следовательно, к теме статьи, вынесенной в заголовок, отношения не имеет.

1 октября – это срок начала проведения годовой инвентаризации, целью которой является выявление наличия имущества в компании, а также сопоставление полученных данных с данными бухучета. Отказ от проведения инвентаризации может привести к тому, что информация в бухгалтерской отчетности окажется недостоверной. А это в свою очередь приведет к наложению штрафов, как на компанию, так и на должностных лиц (120 НК РФ, 15.11 КоАП РФ). В статье рассмотрим порядок, по которому проводится инвентаризация перед годовой отчетностью.

Законодательная база

Инвентаризация проводится в соответствии со следующими нормативными актами:

  1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Приказ Минфина №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
  3. Приказ Минфина №34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета и бухочетности в РФ».

Инвентаризация перед годовой отчетностью

Важно! Инвентаризация, проводимая перед составлением годовой отчетности является обязательной процедурой. Исключение составляет инвентаризация имущества, которая проводилась в 4 квартале отчетного года.

Срок проведения годовой инвентаризации – с 1 октября по 31 декабря текущего года, то есть в 4 квартале. При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверке подлежат активы и обязательства компании. При этом следует помнить, что инвентаризацию ОС можно проводить 1 раз в 3 года, а инвентаризацию библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Также существуют иные случаи, при которых инвентаризация является обязательной. К ним относят:

  • смену материально-ответственного лица;
  • выявление фактов хищения, порчи имущества и т.п.;
  • стихийные бедствия, пожар и иные чрезвычайные ситуации;
  • ликвидацию и реорганизацию компании;
  • при выездных налоговых проверках (проводится налоговыми органами).

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризационный процесс проводится в несколько этапов:

  1. Этап первый. В первую очередь руководитель компании должен издать приказ, в котором определяется следующее:
  • члены инвентаризационной комиссии, председатель комиссии (указываются их должности и ФИО);
  • причину, по которой проводится инвентаризация;
  • сроки проведения инвентаризации;
  • виды объектов учета, подлежащих инвентаризации.
  1. Этап второй. Вторым этапом происходит непосредственная проверка:
  • имущества, которое находится в наличии, включая и арендованное (основные средства, МПЗ, наличные денежные средства);
  • нематериальных активов, средств на расчетных счетах и финансовых вложений;
  • дебиторской и кредиторской задолженности;
  • незавершенного строительства, расходов будущих периодов и иных объектов учета.

Полученные данные заносят в инвентаризационные ведомости.

  1. Этап третий. Все полученные на предыдущем этапе проверки данные сверяют с данными бухучета. Если при сверке будут выявлены отклонения, то это вносится в сличительные ведомости.
  2. Этап четвертый. На основании результатов, полученных при инвентаризации, составляется итоговая ведомость. В данной ведомости отражаются данные по излишкам или недостачам, выявленным в ходе проверки. После этого руководить издает приказ, которым утверждаются результаты инвентаризации, а также привлекаются к ответственности виновные лица, выявленные при инвентаризации. В завершении конечные результаты инвентаризации отражают в бухучете.

Инвентаризационная комиссия

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя компании специальной инвентаризационной комиссией. Данная комиссия может быть как постоянно действующей, так и рабочей. Состав комиссии определяется руководителем компании. Как правило, в нее входят представители администрации, бухгалтерского отдела, а также иные специалисты (например, экономисты, инженеры). Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут входить представители службы внутреннего аудита компании, независимые аудиторы и специалисты, которые знают о способах хранения и использования имущества.

Важно! Если один из членов комиссии не присутствует при инвентаризации, то ее результаты могут быть признаны недействительными.

Количество лиц, включаемых в состав комиссии, организации определяют самостоятельно.Это зависит от деятельности компании, а также от вида проводимой инвентаризации.

Что подлежит инвентаризации

Инвентаризации подлежит: имущество, денежные средства компании, обязательства, обязательства, расчеты с дебиторами, резервы, кредитовые остатки, расчеты с персоналом и т.д

По кредитовым остаткам производится инвентаризация:

  • задолженности по приобретенным товарам, выполненным работам и оказанным услугам;
  • авансов и предоплат, полученных в счет будущих отгрузок товаров, работ (услуг);
  • кредиторской задолженности по займам и процентов к ним;
  • задолженности перед учредителями общества (акционерами) по выплате доходов от участия в фирме;
  • иная кредиторская или дебиторская задолженность (к примеру, депонированная зарплата).

При инвентаризации расчетов с персоналом проверяются документы, в соответствии с которыми происходит начисление зарплаты и иных выплат, к которым относят:

  • приказы приеме работников, их увольнении или перемещении, в соответствии со штатным расписанием и установленными ставками окладов;
  • положение по выплатам персоналу, а также иные локальные акты компании, на основании которых работнику начисляются выплаты;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о средней зарплате, предоставляемые при отпусках, увольнениях и т.д.;
  • прочие документы, с которыми связан учет рабочего времени и его оплата.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

При инвентаризации расчетов с подотчетниками проверяются остатки по каждому из них в соответствии с выданными авансами и представленными отчетами. Также проверяется соблюдение сроков представления отчетов по выданным авансам и возврата неизрасходованных денежных средств. Кроме того проверяется наличие первички, подтверждающей оплату расходов подотчетным лицом и соответствие представленного им отчета цели выданного аванса (Читайте также статью ⇒ Как и кем проводится инвентаризация на предприятии ООО в 2020).

Приказ о проведении инвентаризации

Как уже отмечалось выше, началом инвентаризационных мероприятий является издание приказа руководителя компании. Данный документ составляется по форме ИНВ-22, либо на бланке, разработанном компанией самостоятельно. Без приказа начаться инвентаризация не может. Только после того, как будет издан данный документ, назначенная комиссия переходит к проверке и составлению актов и описей. Порядок оформления распоряжения о проведении инвентаризации:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *