Использование автомобиля

Это могут быть:

  • Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в ред. от 18.07.2017) № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
  • Кассовые чеки АЗС.
  • Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
  • Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует. Налогообложение компенсационных выплат Подп. 11 п. 1 ст.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018

Есть случаи, когда при выплате компенсации нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Например, сотрудник управляет автомобилем, которым владеет его брат.
ИнфоУдержите в этом случае НДФЛ и начислите страховые взносы на сумму компенсации.
ВниманиеСумму компенсации разрешено учесть при расчете налога на прибыль и единого налогу по УСН с объектом доходы минус расходы в пределах норм.
Допустимые для этих целей размеры компенсаций утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
Нормы ежемесячной компенсации такие:

  • объем двигателя меньше 2000 куб.

см (включительно) — 1200 руб.;

  • объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб.;
  • мотоциклы — 600 руб.
  • Пример. Иванов А.И. исполняет служебные обязанности на своем транспорте. Руководитель ООО «Альфа» установил ему ежемесячную компенсацию в размере 2000 рублей.
    Объем двигателя автомобиля Иванова А.И. 1600 куб.

    403 forbidden

    При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта.
    Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

    ВажноТип договора Дополнительные условия Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы.
    Управление осуществляется самим собственником Договор аренды Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов Договор на оказание транспортных услуг Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты Договор заключается и при осуществлении разовой поездки.

    Получи компенсацию и пособие

    Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники. Читайте также статью: → «Амортизация автомобиля / машины в 2018».

    Расчет сумм производимых выплат Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта.

    При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.
    При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам.

    Компенсация работнику за использование личного автомобиля

    Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

    • Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
    • Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
    • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

    Отражение в бухгалтерском учете: Дебет Кредит Сумма, руб.
    Содержание операции 44 73 6495,69 Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику 73 51 6495,69 Перечислена компенсация на карту сотруднику В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

    Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году

    Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

    Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

    • служебной направленности передвижений;
    • реально произведенных трат (ст.

      НК РФ).

    Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

    Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т.

    д.). Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050). Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

    • НДФЛ (абз.

    Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

    Причины, по которым могут отказать в получении К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести :

    • Сотрудник официально не трудоустроен
    • Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
    • Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
    • Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

    Ответы на распространенные вопросы Вопрос №1.

    Обратите внимание:

    • В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

      То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см.

    Компенсация работнику за использование личного транспорта

    Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально.

    В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

    Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится. Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.

    Читайте также статью: → «Бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц и в иных случаях в 2018».

    Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.

    • Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
    • Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы.

      Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.

    • Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения.

      Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

    Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п.
    Кому положена компенсация за использование автомобиля? Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия. Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт? Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

    Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию? Наиболее оптимальным вариантом является компенсация.

    Компенсацией называются денежные выплаты работнику за расходы, произведенные в связи с выполнением своих служебных обязанностей. При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику может быть предоставлена компенсация за использованные горюче-смазочные материалы.

    К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

    Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ.

    Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

    Документальное оформление

    Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

    Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

    1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
    2. Приказ о возмещении расходов.
    3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
    4. Подтверждение служебного характера поездок.
    5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
    6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

    Образец приказа

    Образец дополнительного соглашения

    Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

    Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

    Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

    Налогообложение компенсации ГСМ

    Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

    В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ, компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ, на нее не начисляются страховые взносы.

    Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.

    Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации – наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

    В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

    Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

    • Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
    • Арендовать автомобиль у работника.
    • Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
    • Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

    ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

    Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

    О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

    При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

    Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

    Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

    Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

    для служебных поездок личных легковых автомобилей

    Объем двигателя

    легкового автомобиля

    Норматив, руб./мес.

    Основание

    До 2000 см3 включительно

    1200

    Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (в ред. от 09.02.2004; далее – Постановление № 92)

    Свыше 2000 см3

    1500

    Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

    Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

    ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

    Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

    Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

    Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

    ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

    Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

    • расходы на ГСМ;
    • расходы на ремонт автотранспортного средства;
    • расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

    Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

    Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

    ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

    Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

    использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

    принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

    порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

    выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

    Из статьи Вы узнаете:

    1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

    2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

    Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

    Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

    В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

    — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

    — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

    Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

    Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

    1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

    Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

    ! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

    2. Должностная инструкция сотрудника.

    В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

    3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

    В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

    • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
    • Размер компенсации;
    • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
    • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

    К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

    Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

    4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

    Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

    Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

    5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

    Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

    • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
    • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

    Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

    • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
    • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *