Изменение персональных данных работника

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Помимо ТК РФ вопросы, связанные с обработкой персональных данных, урегулированы Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ), в соответствии с которым работодатель относится к операторам персональных данных. Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципа достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки (п. 4 части 1 ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ).

Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено только в статье 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Очевидно, что в процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться: работник может поменять фамилию, обменять паспорт, повысить свое образование, получить дополнительное образование. Вся эта информация имеет, безусловно, важное значение для работодателя, который обязан не просто вести учет изменений, но и осуществлять определенные действия, в ситуации, когда такие изменения происходят.

В частности, прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Несмотря на это, ни ТК РФ, ни Федеральный закон N 152-ФЗ не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных. В законодательстве практически отсутствуют механизмы, позволяющие обеспечить реализацию принципа достоверности персональных данных и их достаточности. Работодатель не наделен полномочиями, позволяющими ему своевременно и в полном объеме получать достоверные данные у работника — субъекта персональных данных.

В пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

Поэтому права и обязанности работников и работодателей в области защиты и обработки персональных данных могут быть установлены в положении о защите персональных данных или ином документе, регулирующем взаимоотношения сторон трудового договора в этой области. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с этими документами (п. 8 ст. 86 ТК РФ), которые в силу ст. 21 ТК РФ являются для работников обязательными. Обращаем внимание, что эти документы не могут ограничивать гарантии работников, ухудшить их положение по сравнению с установленным ТК РФ, Федеральным законом N 152-ФЗ, коллективными договорами и соглашениями.

Тем не менее, даже если в организации не принят локальный нормативный акт, обязывающий работника своевременно и в полном объеме предоставлять информацию об изменении его персональных данных, это не лишает работодателя возможности обратиться к работнику с соответствующей просьбой о том, чтобы работник либо подтвердил верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представил информацию об их изменении.

Отметим, что в п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснено, что в отношениях между работником и работодателем должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе и со стороны самих работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы, либо того обстоятельства, что он является членом профессионального союза или руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа первичной профсоюзной организации, выборного коллегиального органа профсоюзной организации структурного подразделения организации (не ниже цехового и приравненного к нему), не освобожденным от основной работы, когда решение вопроса об увольнении должно производиться с соблюдением процедуры учета мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, либо соответственно с предварительного согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа. Работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.

Полагаем, что подход суда, примененный в отношении споров о восстановлении на работе, может быть использован и в других ситуациях, когда работник намеренно злоупотребляет правом. Поэтому, даже если в организации не принято положение о защите персональных данных, иного документа, возлагающего на работника обязанность предоставлять сведения об изменении персональных данных работодателю, работник все равно не вправе отказывать работодателю в предоставлении соответствующей информации.

Следовательно, действующее законодательство не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных, если иное не установлено в локальных нормативных актах работодателя, например, в положении о защите персональных данных. Тем не менее, работодатель может обратиться к работнику с просьбой подтвердить верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представить информацию об их изменении.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Виктория Павленко, Артем Барсегян

JanPietruszka / .com

Арбитражные суды трех инстанций признали незаконным предписание Роскомнадзора указать срок действия письменного согласия на обработку персональных данных.

Разработанную экспертами компании «Гарант» форму согласия субъекта на обработку персональных данных можно найти в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» в случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Такое согласие должно включать в себя в том числе срок, в течение которого оно действует, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

В рассматриваемом случае в согласии было указано, что оно вступает в силу со дня его подписания и действует в течение неопределенного срока и может быть отозвано на основании письменного заявления в произвольной форме. Суды сочли это надлежащим исполнением вышеприведенного требования закона, поскольку данная норма не предусматривает указания в согласии конкретного срока, в течение которого оно действует. Предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем. В рассматриваемом случае срок действия согласия определен началом его действия (со дня подписания) и заканчивается моментом востребования — письменным отзывом в произвольной форме. Таким образом, срок действия согласий субъектов персональных данных на их обработку в любом случае ограничен действием самого субъекта персональных данных по представлению письменного отзыва ранее данного им согласия, в связи с чем указанный срок можно квалифицировать сроком, определяющим момент востребования.

Верховный Суд Российской Федерации оснований для пересмотра соответствующих судебных актов арбитражных судов не усмотрел (определение ВС РФ от 5 марта 2018 г. № 307-КГ18-101).

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2018 г.

Содержание журнала № 16 за 2018 г. КАДРЫ

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтер может неверно определить базу по НДФЛ или некорректно заполнить «зарплатную» отчетность. Все это может обернуться для организации штрафами. Поэтому очень важно, чтобы работники своевременно извещали бухгалтерию или отдел кадров об изменении своих персональных данных.

Упомянутые в статье Письма Минфина и ФНС можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Сотрудник изменил ф. и. о.

1. На что влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру для того, чтобы верно заполнить отчетность по НДФЛ.

О смене фамилии налоговики узнают от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам, скажем, о регистрации или расторжении брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84, п. 3 ст. 85 НК РФ. А органы внутренних дел сообщат им в течение 5 рабочих дней о выдаче нового паспортап. 3 ст. 84, пп. 3, 8 ст. 85 НК РФ. Поэтому, если в отчетности будут фигурировать некорректные данные, компанию могут оштрафовать.

Какие потребуются документы: работник должен сдать в бухгалтерию паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.п. 1 ст. 38, статьи 30, 62 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ).

Негативные последствия для организации: справка 2-НДФЛ заполняется на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. И если в ней будут указаны устаревшие сведения о сотруднике, с вас могут взыскать штраф в размере 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 Конечно, штрафа можно избежать, если представить уточненную справку. Но сделать это нужно до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибкеп. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Рассказываем работнику

При смене ф. и. о. ИНН физлица не поменяется, поэтому переоформлять свидетельство об ИНН не обязательноп. 16 Приказа ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@. Но при желании сотрудник может получить новое свидетельство — с новыми ф. и. о. и присвоенным ранее ИНН. Для этого ему нужно подать в инспекцию по месту жительства новое заявление о постановке на учет. Сделать это можно и через личный кабинет налогоплательщикапп. 36, 37 приложения к Приказу Минфина от 05.11.2009 № 114н на сайте ФНС. Работодатель в этом процессе не участвует.

Сотрудница собралась замуж? Тогда напомните ей, чтобы она сообщила вам свою фамилию после вступления в брак

2. На что еще влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру и для корректного заполнения расчета по страховым взносам (РСВ), а также СЗВ-М.

Какие потребуются документы: помимо указанных выше документов, попросите сотрудника представить заявление по форме АДВ-2, копию нового паспорта и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с прежними ф. и. о. Эти документы и их опись по форме АДВ-6-1 вам нужно будет передать в ПФР для оформления нового страхового свидетельства, но только если сотрудник самостоятельно свидетельство еще не обменял. Заменить этот документ нужно, чтобы у Фонда не возникло вопросов относительно того, почему ф. и. о. в отчетности отличаются от ф. и. о., указанных в свидетельстве. Конечно, сам номер СНИЛС не поменяется, но ПФР оформит другое свидетельство — на новые ф. и. о. Как только Фонд выдаст новую «зеленую карточку», вписывайте в отчетность уже измененные данные.

Но как быть в ситуации, когда организация документы на замену страхового свидетельства в ПФР подала, но новое свидетельство еще не получила, а тем временем срок сдачи СЗВ-М приближается? Какие следует указать в отчетности ф. и. о. — старые или новые? На этот вопрос мы попросили ответить специалиста столичного ПФР.

Представление СЗВ-М при изменении персональных данных

ПРЫГОВА Ольга Игоревна
Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

— Сотрудник может самостоятельно поменять страховое свидетельство за 1 день, обратившись в клиентскую службу Пенсионного фонда. Тогда в СЗВ-М нужно указывать данные из актуального свидетельства, которое принесет работник.

Если же заменой свидетельства занимается работодатель, то срок его обмена составит не более 5 рабочих дней, то есть неделю. Если приближается конец отчетной кампании СЗВ-М, а свидетельства с внесенными изменениями на руках все еще нет, надо указать в отчетности данные работника из текущего страхового свидетельства.

Негативные последствия для организации: при выявлении недостоверных сведений в расчете по страховым взносам ИФНС может прислать вам уведомление об отказе в приеме расчета. Для представления расчета с правильными сведениями у вас есть:

•5 рабочих дней со дня направления вам электронного уведомления;

•10 рабочих дней со дня направления уведомления на бумаге.

При нарушении этих сроков РСВ будет считаться непредставленным, а это грозит штрафом — 5% от суммы взносов к уплате. При этом общая сумма штрафа составит как минимум 1000 руб., как максимум — 30% не уплаченных в срок взносовп. 1 ст. 119, п. 7 ст. 431 НК РФ; Письмо ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/22730@.

Внимание

Не так давно ФНС заявила, что неактуальные персональные данные не являются препятствием для сдачи расчета, если налоговики смогут идентифицировать лиц по имеющимся в РСВ сведениям, пусть и устаревшимПисьмо ФНС от 16.01.2018 № ГД-4-11/574. А значит, подавать в ИФНС уточненный РСВ не нужно, если вам не пришло уведомление об отказе в приеме расчета, требование о представлении пояснений или требование о внесении соответствующих исправлений в расчет в связи с выявленными несоответствиями в персональных данных физлицПисьмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@.

Имейте в виду, если зарплата работнику перечисляется на банковскую карту, то при смене ф. и. о. ее следует поменять. Ведь карточка со старыми данными недействительна. Для получения новой карты сотрудник должен обратиться в отделение банка с паспортом и документом, подтверждающим изменение ф. и. о.

При зарплатном проекте переоформлением карты, как правило, занимается работодатель. Для заказа замены карты бухгалтер или специалист отдела кадров должен направить в банк специальное заявление на ее перевыпуск, указав в нем новые сведения о сотруднике. Как только карта будет готова, сотруднику останется только забрать ее в отделении банка.

Пока банк не выпустит для сотрудника новую карту, заработную плату можете выплачивать наличными или на другую личную карту работника, если она у него есть.

Сотрудник поменял паспорт

На что влияет: при наступлении определенных событий гражданин обязан получить новый паспорт. Такое возможно как в экстренном порядке (при утере, повреждении и т. п.), так и в плановом (паспорта положено обменивать в 20 и 45 летп. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.97 № 828). Данные нового паспорта, в частности серия и номер, нужны бухгалтерии для правильного заполнения справки 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам.

Какие потребуются документы: новый паспорт.

Внимание

При изменении персональных данных сотрудников (например, ф. и. о., паспортных данных) не забудьте в случае необходимости внести изменения в кадровые документы, в частности:

•в трудовую книжку;

•в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

•в личную карточку работника и др.

Сотрудник вступил в брак или развелся

На что влияет: при вступлении в брак или при его расторжении у некоторых сотрудников корректируются вычеты по НДФЛ.

Например, это происходит в ситуации, когда замуж вышла сотрудница, которая была матерью-одиночкой. После заключения брака женщина перестает быть единственным родителем ребенка. А значит, право на детский вычет в двойном размере она теряетабз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. С месяца, следующего за месяцем вступления в брак, ей полагаются уже обычные вычетыПисьмо Минфина от 15.02.2016 № 03-04-05/8123. Вернуть право на двойной вычет женщина сможет только в случае развода.

Какие потребуются документы: свидетельство о заключении брака или о его расторжении либо паспорт с соответствующими отметками.

Негативные последствия для организации: если об изменении семейного положения сотрудника бухгалтер вовремя не узнает, он будет неправильно удерживать НДФЛ. А это может повлечь за собой:

•штраф за неудержание, неуплату и несвоевременное перечисление НДФЛ — 20% неуплаченной суммыст. 123 НК РФ;

•штраф за недостоверные сведения в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ — 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)

У сотрудника появились дети

На что влияет: с рождением детей у сотрудника появляется право на стандартный вычет по НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Какие потребуются документы: заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детейп. 3 ст. 218 НК РФ.

Негативные последствия для организации: разумеется, за непредоставление вычета компанию не оштрафуют, так как получение детских вычетов — это право сотрудника, а не обязанность. Но если он решит воспользоваться этим правом не в месяце рождения ребенка, а позже, у бухгалтера появится дополнительная работа. Ведь в таком случае НДФЛ придется пересчитать с месяца рождения ребенкаПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118.

Совет

При приеме на работу нового сотрудника поинтересуйтесь, есть ли у него дети и, если есть, планирует ли он заявлять вычет. В случае положительного ответа попросите его не затягивать с предоставлением вам необходимых документов. Иначе дополнительных хлопот с пересчетом НДФЛ не избежать.

Сотрудник стал инвалидом

На что влияет: сведения о признании сотрудника инвалидом необходимы бухгалтеру для того, чтобы, в частности, правильно исчислить налоговую базу по НДФЛ, начислить взносы и оплатить больничный лист.

Так, работники-инвалиды, кроме инвалидов III группы, с даты признания их инвалидами имеют право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в размере 500 руб. за каждый месяц в течение года. А для особой категории инвалидов, в частности инвалидов-чернобыльцев, предусмотрен вычет в размере 3000 руб.подп. 1, 2 п. 1 ст. 218 НК РФ

В части страховых взносов работодатель инвалида имеет право начислять страховые взносы «на травматизм» по льготной ставке, которая составляет 60% от вашего тарифаст. 1, п. 1 ст. 2 Закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ; статьи 1, 2 Закона от 31.12.2017 № 484-ФЗ. А вот льгот по взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, к сожалению, нет.

Еще одна особенность — оплата больничных. По общему правилу продолжительность временной нетрудоспособности вследствие болезни или травмы работника на оплату больничного листа не влияет. То есть выплатить пособие работнику вы должны за весь период его нетрудоспособности. Работники-инвалиды — исключение из общего правила. Им пособие по временной нетрудоспособности (за исключением заболевания туберкулезом) выплачивается не более 4 месяцев подряд или 5 месяцев в календарном году. А при заболевании туберкулезом — до дня восстановления трудоспособности или пересмотра группы инвалидности из-за заболевания туберкулезомч. 3 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Какие потребуются документы: справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации (ИПР). ИПР понадобится для создания соответствующих условий труда работнику. Если сотрудник откажется от реабилитационных мероприятий, прописанных в ИПР, требовать представления ИПР не нужност. 11 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ.

Негативные последствия для организации: если бухгалтер узнает о признании сотрудника инвалидом с опозданием, это может повлечь:

•пересчет базы по НДФЛ и взносов «на травматизм»;

•невозмещение ФСС оплаты сверхлимитных дней болезни сотрудников-инвалидов. Подробнее об этом читайте в , 2018, № 13, с. 64.

Как дисциплинировать сотрудников

Увы, но обязанность сотрудника сообщать работодателю сведения об изменении персональных данных законодательством не установлена. Поэтому, чтобы работник вовремя подавал документы, содержащие персональные данные, рекомендуем прописать требование об этом в трудовом договоре или локальном нормативном акте. Не лишним будет указать в них и срок, в течение которого работник должен сообщить о соответствующих изменениях. Например, может быть написано так.

Правила внутреннего трудового распорядка

3. Обязанности работников

Работник обязан:

3.14. Сообщать работодателю об изменении своих персональных данных и предоставлять копии документов, их подтверждающих, в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты наступления любого из перечисленных ниже событий:
— изменение фамилии, имени или отчества — паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.);
— изменение паспортных данных — паспорт;
— вступление в брак (при наличии детей) — свидетельство о браке или копия паспорта с отметкой о регистрации брака;
— рождение ребенка — заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детей;
— развод (при наличии детей) — свидетельство о расторжении брака или копия паспорта с отметкой о расторжении брака;
— признание инвалидом — справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации.

С положениями локальных нормативных актов работник должен быть ознакомлен под росписьабз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ. И тогда в случае несообщения сотрудником в срок информации об изменении персональных данных вы сможете привлечь его к дисциплинарной ответственности — объявить замечание или выговорст. 192 ТК РФ.

Справка

Имейте в виду, если компанию оштрафуют за представление недостоверных сведений, то взыскать с работника штраф вряд ли удастся. Попробовать вы, конечно, можете, но, если сотрудник будет не согласен с таким взысканием, придется обращаться в суд. А учитывая сложившуюся судебную практику, можно сказать, что, скорее всего, работник выиграет делоАпелляционные определения Ростовского облсуда от 27.02.2018 № 33-3330/2018; ВС Республики Татарстан от 09.11.2017 № 33-18096/2017; Саратовского облсуда от 02.11.2017 № 33-8200/2017; Новосибирского облсуда от 13.06.2017 № 33-5501/2017; Кемеровского облсуда от 16.03.2017 № 33-2533/2017; ВС Республики Коми от 25.01.2016 № 33-486/2016.

* * *

Напомним, до 2018 г. адрес места жительства сотрудника указывался в разделе 2 справки 2-НДФЛ. И несоответствие сведений, указанных в справке, сведениям, содержащимся в паспорте, могло повлечь за собой наложение штрафных санкций. Сейчас же адрес прописки для отчетности не нужен.

Но если сотрудник официально поменял место жительства, рекомендуем получить от него копию паспорта с измененными сведениями. Конечно, такие изменения никак не повлияют на сдачу отчетности, но информацию об адресе в личной карточке сотрудника лучше исправить, чтобы все данные о нем были достоверными.

НА ЧТО ВЛИЯЕТ ИЗМЕНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

Когда понадобится: чтобы напомнить сотруднику порядок действий при изменении его персональных данных (фамилии, номера паспорта, адреса и т. д.).

Памятка работнику на случай изменения персональных данных

Понятие персональных данных

Ваши персональные данные содержатся в трудовом договоре, трудовой книжке, личной карточке, во всех приказах, издаваемых в период работы, и иных документах.

Специалисты отдела кадров и бухгалтерии вправе запрашивать только те персональные данные, которые напрямую относятся к вашей трудовой деятельности. К персональным данным, которые необходимы специалистам отдела кадров и бухгалтерии в процессе трудовых отношений, относятся ваши фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес местожительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей, фамилии, имена и отчества членов семьи, другие индивидуальные сведения (например, информация об инвалидности или наличии особых званий). Указанные персональные данные специалисты отдела кадров и бухгалтерии могут получить только от вас. Порядок получения, обработки и защиты ваших персональных данных регулируются статьей 86 Трудового кодекса РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, Положением о работе с персональными данными ЗАО «Бета».

Персональные данные необходимы для:

  • заключения трудового договора и заполнения иных кадровых документов;
  • оформления (замены) свидетельства пенсионного страхования;
  • оформления (замены) полисов добровольного медицинского страхования;
  • оформления (замены) банковских карт для выплаты зарплаты;
  • получения стандартных налоговых вычетов на детей;
  • предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников (например, инвалидам);
  • представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства (налоговую инспекцию, ФСС России, ПФР) и т. п.

В связи с указанным в случае изменения ваших персональных данных вам необходимо в обязательном порядке сообщить в отдел кадров о таком изменении и предоставить новые сведения. Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, восстановлении трудовой книжки, предоставлении своевременной медицинской помощи в рамках добровольного медицинского страхования.

При изменении персональных данных

Если вы изменили имя, фамилию, вступили в брак, развелись, стали родителем и т. п., то вам необходимо получить документы, подтверждающие указанные изменения и события. Такими документами могут быть паспорт, свидетельство о смене имени, отчества, заключении брака, разводе, рождении ребенка.

В течение пяти рабочих дней после получения документов, подтверждающих соответствующие изменения, уведомьте отдел кадров об изменении и представьте следующие документы:

  • при изменении имени, фамилии – паспорт, свидетельство о смене имени, фамилии;
  • при смене местожительства (прописки) – паспорт с отметкой о новом местожительстве;
  • при вступлении в брак – паспорт с отметкой о вступлении в брак, свидетельство о вступлении в брак, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при разводе – паспорт с отметкой о расторжении брака, свидетельство о расторжении брака, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при рождении ребенка – паспорт с отметкой о наличии детей, свидетельство о рождении ребенка;
  • при получении дополнительного образования, повышении квалификации – подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.;
  • при получении награды, звания – подтверждающий документ: приказ, распоряжение, наградной лист, свидетельство и т. п.

После этого специалист отдела кадров по мере необходимости внесет изменения в трудовой договор, личную карточку, трудовую книжку, свидетельство о пенсионном страховании и иные документы.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте корректность оформления документов, удостоверяющих личность, и своевременно сообщайте об их изменении. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и бухгалтерии:

бухгалтер Наталья Владимировна Лисицина – 8 (999) 666-66-66;

инспектор по кадрам Эльвира Витальевна Дождева – 8 (999) 222-22-22.

———————————————-Линия отреза———————————————————

Дополните настоящую памятку своими советами работнику, у которого изменились персональные данные, если, на ваш взгляд, они будут ценны другим работникам, и передайте их в отдел кадров.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *