Кадровая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Классификация документов организации

2. Виды и назначение кадровой документации

3. Состав кадровой документации

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, его обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документ — это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.

1. Классификация документов организации

Документы классифицируются по наименованиям — служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме -индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

— по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

— по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

— по средствам фиксации — письменные, графические, фото- и кинодокументы, фоно- и аудиодокументы, электронные и т. д.;

— по юридической силе — подлинные и подложные;

— по стадиям подготовки — черновики и подлинники (оригиналы).

Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.

Подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или замены его другим документом.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Выписка — фрагмент содержательной части документа, имеющий состав реквизитов основного документа и подтвержденный необходимыми подписями должностных лиц и печатью.

Дубликат — документ, выдаваемый в случае утери владельцем подлинного документа (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

В настоящее время в сфере управления кадрами имеется достаточно широкая и разнообразная база нормативно-методических документов и литературы по предлагаемой в статье тематике. Наиболее полно классификация и систематизация кадровых документов изложена в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Перечень типовых документов).

В ОКУД документы по кадрам включены в ряд унифицированных систем документации: система организационно-распорядительной документации; система первичной учетной документации; система отчетно-статистической документации; система документации по труду и др. Каждому документу присвоен свой номер.

Например:

0253201|4 |Справка по вопросам основной и кадровой

0281000|0 |Документация по приему на работу

0281071|4 |Заявление о приеме на работу

0281081|6 |Контракт о назначении на должность

0281151|8 |Приказ о приеме на работу

0281161|3 |Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

0283000|7 | Документация по увольнению с работы

0283071|1 |Заявление об увольнении

0283151|5 |Приказ об увольнении

0283161|0 |Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

0284000|0 | Документация по оформлению отпусков

0284021|8 |График отпусков

0284071|5 |Заявление о предоставлении отпуска

0284151|9 |Приказ о предоставлении отпуска и т.д.

В УСОРД кадровые документы распределены по управленческим, кадровым задачам: прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы; оформление отпусков; оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.

Для практических работников служб кадров при составлении номенклатуры дел основой является Перечень типовых документов, раздел 6 «Работа с кадрами», который систематизирует кадровые документы по следующим рубрикам:

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров.

6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации.

6.3. Проведение аттестации и установление квалификации.

6.4. Награждение, присвоение почетных званий.

6.5. Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней.

Однако часть документов по кадрам находится в других разделах Перечня. Например, документы о заработной плате работников содержит раздел «Учет и отчетность»; документы по труду находятся в разделах «Организация и использование трудовых ресурсов», «Социально-культурное развитие трудовых коллективов»; документы по организации управления кадрами помещены в разделе «Организация системы управления».

Внутри разделов и рубрик даны примерные названия групп видов и разновидностей кадровых документов, систематизированные по различным принципам. управленческий кадровый документация

2. Виды и назначение кадровой документации

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

— локальные нормативные акты,

— распорядительные документы,

— документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,

— информационно-расчетные документы,

— официальная внутренняя переписка,

— журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.

Распорядительные документы. К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:

— приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);

— приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

— трудовая книжка,

— трудовой договор,

— справка о трудовой деятельности,

— копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:

— личная карточка работника,

— штатное расписание,

— график отпусков,

— табель учета рабочего времени,

— график сменности,

— личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений.

Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля или регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ранее перечисленные внутренние документы организации делятся на три блока:

— обязательные,

— условно обязательные (зависящие от специфики организации),

— рекомендательные.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы.

Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

3. Состав кадровой документации

Есть кадровые документы, наличие которых обязательно для всех организаций и документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях.

Обязательный состав кадровой документации:

— штатное расписание;

— график отпусков;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— табели учета рабочего времени;

— приказы;

— основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры);

— документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— трудовые книжки;

— личные дела работников: Трудовой договор. Договор о соблюдении коммерческой тайны (если необходимо), Договор о полной материальной ответственности (если необходимо), Личная карточка, Копии документов (всех страниц паспорта, всех страниц трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования, ИНН, документа об образовании, для иногородних — копия регистрации по месту жительства, для иностранцев — копии миграционной карты и разрешения на работу, копия загранпаспорта с отметками о въезде), Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (желательно), заявление о приеме на работу, заявление на вычеты по НДФЛ.

Дополнительные документы:

— положение о коммерческой тайне, если вы собираетесь заключать договора о соблюдении коммерческой тайны. По законодательству, чтобы требовать от работников соблюдения этой тайны, необходимо поставить их в известность, какая конкретно информация является коммерческой тайной, определить круг лиц, которые имеют доступ к этой информации и принять меры по охране этой информации;

— положение о премировании, если собираетесь выплачивать премии, т.к. необходимо установить критерии и порядок премирования;

— должностные инструкции, если эта информация не прописана в трудовых договорах;

— положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист), если собираетесь проводить аттестацию работников;

— график сменности — при наличии сменной работы;

— коллективный договор, если одна из сторон (работник или работодатель) изъявили желание его заключить. В нем обычно прописываются дополнительные гарантии и компенсации работникам.

Большинство кадровых документов должны храниться в течение 75 лет.

В Приложении 1 приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и прочее).

Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов, он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). — М.: Гросс-Медиа, 2007. — 192 с.

5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. — М.: Инфра-М, 2007. — 314 с.

6. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. — 2007. — №2.

7. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. — М.: Дело и Сервис, 2005. — 160 с.

Приложение

Таблица Кадровые документы

№п/п

Наименование документа

Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа

Первоочередные обязательные локальные акты

Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя

Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя

Статьи 189, 190 ТК РФ

Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя

Раздел Х ТК РФ

Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных

Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ

Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем

Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Локальные нормативные акты по оплате труда

Статья 135 ТК РФ

Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров)

Статья 136 ТК РФ

Обязательные локальные акты организации, действующие определенный период времени

Табели учета использования рабочего времени

Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

График отпусков на календарный год

Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Журналы учета и книги учета

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н

Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Журнал учета мероприятий по контролю

Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная)

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная)

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5,

Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе

Статья 99 ТК РФ

Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)

Статья 193 ТК РФ

Приказы о прекращении действия трудового договора

Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8,

Приказы о направлении работника в командировку

Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Приказы о предоставления отпуска

Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Приказы о поощрении работников

Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно

Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок)

Статьи 67, 59 ТК РФ

Трудовые книжки, кроме внешних совместителей

Статьи 65, 66 ТК РФ

Личные карточки работников

Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Документы работников, требуемые законодательством (копии):

— документы удостоверяющие личность;

— трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

— документ об образовании;

— справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.

Статья 65 ТК РФ

Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6

Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников

Статьи 243, 244 ТК РФ

Документы о выплате заработной платы

Форма расчетного листка при выплате заработной платы

Статья 136 ТК РФ

Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями

Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Документы для оформления отпусков

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Статья 123 ТК РФ

Личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией

Статьи 124, 125, 126 ТК РФ

Записка-расчет о предоставлении отпуска

Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.)

Статья 136 ТК РФ

Отдельные документы, оформляемые при увольнении работника

Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.)

Статьи 77-84 ТК РФ

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

Статьи 71, 79, 180 ТК РФ

Размещено на Allbest.ru

Комплекс кадровой документации

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

  • – законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
  • – плановую документацию;
  • – организационно-правовую документацию;
  • – персональную документацию;
  • – договорную документацию;
  • – распорядительную документацию;
  • – учетную кадровую документацию;
  • – документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • – отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функций ведения кадровой работы. Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.

Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу или они делегируются главному бухгалтеру или секретарю-референту руководителя.

В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.

Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Можно обобщенно выделить следующие функции службы персонала:

  • – перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;
  • – обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала по профессиональным группам;
  • – комплектование коллектива соответствующим количеством (резервом) руководителей, специалистов и технических работников;
  • – индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций на повышение или понижение в должности;
  • – систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
  • – документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;
  • – ведение системы учета кадров, их движения, анализ текучести;
  • – организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;
  • – проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс Российской Федерации, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативные правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.) и т.п.

В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Обратите внимание!

Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в ТК РФ, вступающие в силу 6 октября 2006 года.

Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов – работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей – юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация – это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Соответственно, кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Так, ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 13 февраля 2003 года по делу №А79-1462/02-СК1-1252 пришел к выводу, что доля инвалидов в общей численности, работающих, у истца составляла не менее 50 процентов, следовательно, истец правомерно воспользовался льготой по налогу на имущество организации. Доказательствами в данном деле явились копии трудовых книжек, табели учета рабочего времени и иные документы. Многочисленные примеры из арбитражной практики также подтверждают это: Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 года по делу №А11-6743/00-К2-Е-3073-142, Постановление ФАС Московского округа от 23 октября 2003 года по делу №КА-А40/7999-03.

Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Указанные положения подтверждают: Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05 по делу №А40-18723/05-141-134, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1 по делу №А19-4631/05-43, Постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 года по делу №КА-А40/5566-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года по делу №А42-13583/04-22, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года по делу №Ф04-654/2005(8619-А27-37).

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, — вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.

Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

Порядок обеспечения граждан пособиями по государственному социальному страхованию предусматривает, что пособия назначаются по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года №13-6.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком — организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации — придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

— заявление о приеме на работу;

— контракт о назначении на должность;

— приказ о приеме на работу;

— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

— заявление о переводе на другую работу;

— представление о переводе на другую работу;

— приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

— заявление об увольнении;

— приказ об увольнении;

протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление о предоставлении отпуска;

— приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

— представление о поощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение о структурном подразделении;

— график отпусков;

— должностные инструкции.

2. Персональная документация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточка работника.

3. Договорная документация:

— коллективный договор (соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

— учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

— Конституция Российской Федерации;

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

— Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

— Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

— ОКУД;

— Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);

— ГОСТ Р 51141-98;

— ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

— Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

— Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);

— «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №298;

— «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37;

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

— Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;

— Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— Коллективный договор;

— Штатное расписание;

— Положение о должностной инструкции;

— Положение о защите персональных данных работников;

— Положение по оплате труда;

— Положения о структурных подразделениях и другие.

Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».

Весь комплекс кадровых документов можно систематизировать по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две группы кадровых документов:

  • • документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.), включенные в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
  • • документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

По типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

  • • документация по приему на работу (заявление о приеме на работу, служебный контракт о назначении на должность, приказ о приеме на работу, протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу);
  • • документация по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу);
  • • документация по увольнению с работы (заявление об увольнении, приказ об увольнении, протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении);
  • • документация по оформлению отпусков (график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска);
  • • документация по оформлению поощрений (представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении);
  • • документация по оформлению дисциплинарных взысканий (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания).

По видам используемых в кадровом делопроизводстве документов всю кадровую документацию можно разделить на три группы:

  • • организационно-кадровые документы (структура и штатная численность персонала, штатное расписание, положение о кадровой службе, правила внутреннего распорядка, положение о персонале);
  • • организационно-распорядительные документы (изменения штатного расписания, распоряжение, график отпусков, должностная инструкция/служебный контракт);
  • • документы по трудоустройству, учету и работе с кадрами (трудовой договор/служебный контракт, документы кадрового планирования, приказы по личному составу, приказы по кадровым вопросам, трудовая книжка, личная карточка работника, личное дело, лицевой счет по заработной плате, справки персоналу организаций по линии кадровых служб).

По порядку принятия кадровые документы делят на группы:

  • • требующие согласования с первичным профсоюзным органом (по условиям коллективного договора);
  • • требующие учета мнения первичного профсоюзного органа (график отпусков);
  • • требующие учета мнения представительного органа работников (локальный акт по оплате труда);
  • • требующие согласования с должностными лицами в соответствии с внутренними регламентами.

Организационно-кадровые документы

В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения (положением об организации) предусматривается составление такого документа, как структура и штатная численность. Его назначение – закрепление состава структурных подразделений (отделов) организации и штатной численности каждого из них и всей организации в целом. Например:

Код

подразделения

Наименование подразделения

Штатная

численность

Руководство

Канцелярия

Отдел кадров

Бухгалтерия

Всего

Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам штатного расписания. В них указываются коды структурных подразделений, их наименования, штатная численность каждого из них и организации в целом.

Проект структуры и штатной численности по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации с проставлением печати.

Обычно этот документ утверждается на год. Если в течение этого времени в него вносятся изменения, они оформляются приказом руководителя.

• Штатное расписание – стратегически важный локальный документ, предназначенный для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее учредительным документом (уставом или положением).

Штатное расписание включает перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. На основе штатного расписания кадровая служба планирует потребность в персонале, ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Отсутствие штатного расписания в организации является нарушением законодательства о труде и об охране труда. КоАП за это предусмотрены санкции в виде административного штрафа, который налагается на должностных лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей).

Необходимость наличия штатного расписания в каждой организации обусловлена тем, что штатное расписание дает четкое представление об организационной структуре предприятия, содержит сведения о количестве работников, фонде оплаты труда, размере заработной платы сотрудников в зависимости от занимаемой должности, что позволяет определять степень необходимости в приеме на работу дополнительных сотрудников или в сокращении их количества, служит базой для управления персоналом, в том числе путем регулирования ставок заработной платы. Кроме того, наличие штатного расписания может быть подтверждением обоснованности применения налоговых льгот.

Обязанность по составлению штатного расписания ложится, как правило, на сотрудников кадрового и планово-экономического подразделения организации, а в небольших организациях – на сотрудников бухгалтерии.

Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (форма № Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты). Указанная форма штатного расписания обязательна к применению предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы организации и главным бухгалтером. Работодатель утверждает штатное расписание приказом или распоряжением руководителя организации, решает вопросы его изменения, дополнения, сроков действия и даты введения. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Процедура изменения штатного расписания

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание»

• Положение о кадровой службе – один из важнейших локальных нормативных актов организации длительного действия, регламентирующих статус и место кадровой службы в системе управления, все стороны и направления ее деятельности: работу с персоналом, порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента, статус кадровой службы в иерархической структуре организации, цели и задачи, функции и взаимодействия службы персонала, права и ответственность ее сотрудников.

Положение о кадровой службе имеет установленную структуру текста, включающего девять разделов.

I. Общие положения.

II. Структура.

III. Цели и задачи.

IV. Функции.

V. Права.

VI. Руководство.

VII. Ответственность.

VIII. Взаимоотношения (служебные связи).

IX. Организация работы.

Положение о кадровой службе действует до замены его новым, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Его обязательными реквизитами являются:

  • • герб/эмблема организации, учреждения, предприятия;
  • • код формы документа;
  • • наименование организации/предприятия;
  • • наименование вида документа;
  • • дата документа;
  • • регистрационный номер документа;
  • • место составления документа;
  • • гриф утверждения документа;
  • • заголовок к тексту;
  • • текст документа;
  • • подпись;
  • • визы согласования документа.

Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персонале. Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персонале – важнейшие документы, определяющие режим работы организации, порядок профессионально-трудовых отношений, закрепленных в локальных нормативных актах организации, предприятия, учреждения.

• Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют:

  • • порядок приема и увольнения работников;
  • • основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
  • • режим рабочего времени (начато и окончание рабочего дня и установленных перерывов, учет и нормирование рабочего времени);
  • • меры поощрения за труд, применяемые к работникам;
  • • иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Важно запомнить!

В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка являются обязательными для всех организаций.

Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательство соблюдать принятые в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель вправе требовать от него соблюдения этих правил.

До подписания трудового договора при приеме на работу работник обязан в соответствии со ст. 68 ТК РФ ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, подтвердив ознакомление личной подписью.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка являются основанием для разработки отраслевых правил, отражающих специфические условия труда предприятий и учреждений в каждой отдельной отрасли (режим работы, дополнительные меры по охране труда и технике безопасности и т.п.).

Правила внутреннего трудового распорядка отдельного предприятия могут быть существенно расширены. Они более конкретно отражают особенности производственных условий на данном предприятии.

Правила внутреннего трудового распорядка составляются на бланке организации, обсуждаются на собрании трудового коллектива и согласовываются с ним, визируются юристом и утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Вид документа «Положение о персонале» заимствован из зарубежной практики регулирования трудовых отношений. Его появление в российском кадровом делопроизводстве совпадает с формированием института частной собственности в современной России и появлением первых коммерческих предприятий. А вот наполнение его новым содержанием происходит с учетом российской специфики взаимоотношений работодателя и работника.

В отечественной практике Положение о персонале включает в себя все основные правила внутреннего трудового распорядка, основанные на трудовом законодательстве. Поэтому в настоящее время в организациях основным локальным документом, регулирующим трудовые отношения, может быть как Положение о персонале, так и Правила внутреннего распорядка, а иногда – оба документа одновременно. В последнем случае юрист и менеджер по персоналу должны обеспечить непротиворечивость одного документа другому и исключение дублирования одних и тех же положений в обоих документах. При таком подходе Положение о персонале представляет собой сложный программный документ о взаимоотношениях персонала предприятия и его администрации, определяющий основные принципы корпоративной культуры организации, а Правила внутреннего трудового распорядка рассматриваются лишь как правовая база регулирования трудовых отношений.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *