Кадровый делопроизводитель

Содержание

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итоги

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте .

Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

  • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
  • постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
  • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале

  • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
  • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье «Проверка персонифицированного учта онлайн (бесплатно)».

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. .

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

  • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
  • кадровая структура организации;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

  • трудовые контракты;
  • книга по учету движения трудовых книжек;
  • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
  • табель по учету времени работы;
  • персональные карточки сотрудников;
  • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
  • должностные инструкции и другие документы;
  • журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Также могут издаваться следующие документы:

  • коллективный договор;
  • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

  1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

А о порядке их уничтожения читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

— фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

— организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ.

В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера — твердую копию файла — бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ — файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

краткая примерная пошаговая инструкция по наведению порядка в кадрах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам.

Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.

Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

Итак, с чего начнём?

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.

Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти

Удобна в качестве справочной «литературы» большая справочная база по кадровому делопроизводству , доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик». В этой базе оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет

Посмотрите этот список документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. В данном списке приведены документы, которые должны быть обязательно на участке кадровой работы; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.

Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.

Определите список обязательных документов, которых в компании нет, и которые Вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство.

И определите список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.

Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы

А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.

Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время.

Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.

Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.

Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.

Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

Определяем лиц, ответственных за документы

При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:

Приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк (в свободном доступе) >>

В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть разные образцы таких приказов и другие документы, оформляемые при назначении работников ответственными за что-либо и поручении различной работы, а также консультации по теме.

До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.

Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля

А. Проверяем штатное расписание.

Если у Вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму N Т-3 >> По вопросу использования форм Госкомстата и утверждения работодателем «своих» форм таких документов . На сегодняшний день работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Госкомстатом, при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами. Вам пригодится имеющийся на сайте в свободном доступе образец штатного расписания (заполненный) >>

При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Прочитайте материалы сайта (доступ свободный): » Штатное расписание: форма и содержание», » Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание». Вам может понадобиться документ — Приказ об утверждении штатного расписания>> Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут ознакомиться с пошаговой процедурой принятия нового штатного расписания, образцами документов, упомянутых в данной процедуре, публикацией «Принятие нового штатного расписания и его последствия».

Б. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.
Проверяем имеющиеся в компании ПВТР и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):

  • законодательству,
  • учредительным документам,
  • коллективному договору, соглашениям,
  • иным локальным нормативным актам,
  • действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Особенно рекомендуем прочитать статью (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик») » СОСТАВЛЯЕМ ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА: ЗАКОННЫЕ, ПРОДУМАННЫЕ И ВЫГОДНЫЕ РАБОТОДАТЕЛЮ» Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом.

Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники

А. Проверяем, как оформлен директор.

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, необходимые образцы документов, статьи и консультации там же.

Б. Дальше проверяем, как оформлены работники

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников.

Далее проверим трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учтём при проверке:

— трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

— условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

— условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.

Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50000 рублей. Получится, что у работника оклад 50000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет методичка «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»).

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры.

В. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.

Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. За основу могут быть взяты формы Т-1 и Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Приказ о приеме на работу должен быть издан по каждому работнику.

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника.

Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами.

Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут почитать доступную им статью » Типичные ошибки в приказах о приеме на работу».

Г. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки.

Д. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.

Нужно проверить:

  • ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
  • заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
  • правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
  • заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На нашем сайте есть в свободном доступе практическое руководство по ведению трудовых книжек и образцы записей в них >>

Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чревато штрафами при проверке Гострудинспекции. Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения

А. Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы).

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

  • совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,
  • дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора),
  • вместо совмещения оформлено совместительство,
  • и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их.

С этой целью подписчики журнала «Кадровик-практик» могут изучить доступную им методичку «Поручение работнику дополнительной работы».

Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:

  • отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,
  • отсутствуют приказы о переводах,
  • работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,
  • в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.

Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их (если возможно) нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи.

С этой целью подписчики журнала «Кадровик-практик» могут изучить доступную им методичку «Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов» и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу

В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.

Различные виды увольнений оформляются по-разному. В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, есть таблица «Cостав документов для увольнений (таблица)». Частично это таблица есть также на нашем сайте для кадровиков – «Состав документов для увольнений (таблица)»

Пользуясь ею, Вы можете проверить, все ли документы-основания имеются «под» каждый приказ об увольнении.

Наиболее распространенные нарушения – это как раз отсутствие таких документов.

По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.

Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.

  • Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет

Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один).

Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время»

А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.
Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:
— документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),
— режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,
— документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.
Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия.

Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).

Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени.
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести.
Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».

В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Введение и отмена неполного рабочего времени для работников, Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя.

Г. Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен (ст. 96, ст. 99 ТК РФ). Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): методичку «Сверхурочная работа», статьи Работа в ночное время: теория и практика для новичков, Споры, связанные с работой в ночное время.

Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать. Все необходимые для оформления сверхурочных работы документы (приказы, уведомления, заявления и др.), образцы их заполнения, консультации Вы найдёте в в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Там же процедуры привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Также при проверки соблюдения норм о рабочем времени рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Изменение полной продолжительности рабочего времени на сокращенную и изменение сокращенной продолжительности рабочего времени на полную нормальную, Споры о сокращенном рабочем времени, Разделение рабочего дня на части. Теория, Разделение рабочего дня на части. Практика, Учет рабочего времени без досадных ошибок, Заполнение табеля учета рабочего времени, Предпраздничный рабочий день: практические ситуации, Выходные и нерабочие праздничные дни. Привлечение к работе в выходные и праздники, Обучение работников в их выходные дни.

Д. Если в компании кто-то из сотрудников трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то следует обратить внимание на следующее. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Проверьте, есть ли такой перечень в названных документах, полный ли он. Если обнаружите, что перечень отсутствует, или он неполный, то внесите в данные документы изменения в установленном законом порядке. Рекомендуем прочитать: Ненормированный рабочий день (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)

Е. Если в компании организована сменная работа, то проверьте, существуют ли графики сменности в компании, правильно ли они составлены и утверждены, ознакомлены ли Ваши работники с графиками сменности вовремя, не работают ли работники по 2 смены подряд.
Если обнаружили непорядок с графиками сменности, то приведите их в порядок, утвердите, как положено, и ознакомьте работников под подпись. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Сменная работа: теория и практика для новичков, Режим гибкого рабочего времени: теория и практика для новичков, Споры, связанные с гибким рабочим временем. Современная судебная практика, Работа по графикам: актуальные споры на практике.

Ж. Если в компании суммированный учёт рабочего времени, то нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка. Дело в том, что согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Поэтому, проверьте, установлен ли этот порядок. Если нет, то внесите соответствующие изменения в Правила. Ознакомьте с изменениями работников. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Суммированный учет рабочего времени: теория и практика для новичков , Суммированный учет рабочего времени: споры и вопросы практики

Продолжение инструкции >> доступно для зарегистрированных пользователей сайта. Для чтения продолжения инструкции зарегистрируйтесь на сайте. Если Вы уже зарегистрированы, то авторизуйтесь и читайте продолжение пошаговой инструкции по восстановлению кадрового делопроизводства >>

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Управление предприятием требует создания определенных управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не дает возможности решения задач планирования и формирования финансирования, отчетности, бухгалтерского учета и, в целом, производственного процесса. Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование документации по заданным правилам согласно требованиям ГК и ТК РФ, ГОСТа Р 6.30-2003. На данный момент документация имеет очень важные функции: социальную, правовую, функции исторического источника, учета, управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того, документы являются средством управленческой деятельности.

Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от вида ее деятельности. Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового документационного обеспечения любым директором предприятия. Кадровый документооборот, являясь зафиксированной на материальном носителе информацией (которая имеет юридическую силу), зачастую служит базовым доказательством факта деятельности предприятия. Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в современном обществе организация кадрового документооборота является довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью фирмы. Методологической и теоретической основой исследования по организации кадрового документооборота и учета послужили труды как отечественных, так и зарубежных авторов, а также интернет-источники.

1.Теоретико-методологические организации кадрового документооборота

1.1 Понятие и значение документооборота

Корректное ведение кадровой документации делает возможным, с одной стороны, грамотное построение взаимоотношения с работниками предприятия (в том числе и юридически), и, с другой — избежание риска в процессе разрешения каких-либо трудовых споров с сотрудниками. Кроме того, кадровые документы зачастую становятся предметом интереса со стороны органов контроля (к слову сказать, к подобными органам относится не только трудовая инспекция, но также Пенсионный фонд, МВД и т.д.). Определенные кадровые документы могут быть пригодны в ходе налоговой проверки. Зачастую в роли этих документов выступают первичные учетные документы, посредством которых подтверждается выполнение различных хозяйственных операций.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. www.wikipedia.ru

Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.). Семенихин В.В. «Кадровый документооборот». М., Изд.: Эксмо. 2010. С. 7.

Полный состав кадровой документации, необходимой к наличию, определить не так-то просто. Окончательный список всех документов отдела кадров зависит от большого количества факторов: местности, сферы деятельности, от условий труда и т.д. вплоть до желаний руководства предприятия.

Однако существуют документы, которые должны быть в наличии в обязательном порядке. Если обратиться в Трудовой Кодекс РФ, то можно

1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой документации

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд

1.3 Организация кадровой деятельности

Главное назначение должностных инструкций состоит в том, чтобы сделать трудовой процесс максимально прозрачным. Этот документ призван перечислять обязанности и сферу ответственности работника, область его компетенции, основные критерии, применяемые для оценки эффективности труда, а также структурные элементы управления, связанные с деятельностью сотрудника.

Чтобы грамотно составить должностную инструкцию, следует тщательно вникнуть в особенности деятельности служащего, подготовить описание рабочего места либо должности так таковой. Внимательный анализ осуществляемых видов работ даст возможность четко определить необходимые требования к конкретной должности, а также перечень знаний и навыков, которыми должен обладать квалифицированный сотрудник.

Должностные инструкции работников кадровых служб тесным образом связаны с основным положением о кадровой службе. Подобные инструкции создаются для каждой конкретной должности и вступают в силу после утверждения руководителем кадровой службы.

Можно привести следующий перечень основных элементов должностной инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Стоить отметить, что должностные инструкции могут благоприятно повлиять на психологический климат в организации, разрешить конфликтные ситуации, четко разграничить обязанности между сотрудниками и повысить уровень ответственности. Папонова Н. Е.Значение компетенций персонала в современных условиях// Кадры предприятия. — 2008. — № 11. С. 236.

Должностная инструкция выполняет свои функции в течение длительного времени и, как правило, существует вплоть до появления новой должностной инструкции, призванной заменить устаревшую. Этот организационно-правовой документ является основой, на которой строится вся система регулирования деятельности работника.

Должностная инструкция входит в группу документов со строго

2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации

2.1 Анализ деятельности предприятия ЗАО «Ланта-тур вояж»

Предприятие ЗАО «Ланта-тур вояж» было создано по распоряжению его главы в 1998 г. Учредительным документом предприятия является Устав.

Предприятие располагает обособленным имуществом, самостоятельным балансом, расчетным и иными счетами в учредительных банках, бланками, печатью с собственным наименованием, товарным знаком и фирменным наименованием.

Предприятие заняло нишу в туристическом бизнесе, оказывает туристические услуги населению, такие как: бронирование номеров в отелях, организация туров, бронирование билетов на авиаперелеты и т.д.

ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет несколько офисов в г. Москва. Возможен заказ услуг посредством веб-сайта. Предприятие имеет представительства в таки городах, как Уфа, Новосибирск, Краснодар, Брянск, Курск, Липецк и т.д. Кроме того, оно располагает региональными уполномоченными агентствами. На рис. 1 изображена организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»

Рис. 1. Организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»

2.2 Кадровый документооборот в организации ЗАО «Ланта-тур вояж»

кадровый документооборот туристический фирма

С помощью документов Общего отдела осуществляется обеспечение управления в ЗАО «Ланта-тур вояж».

Рациональность является элементом осуществления работ с документами в ЗАО «Ланта-тур вояж» и определяется скоростью исполнения и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия документационной информацией.

Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и в это же время делает невозможным повторение операций при работе с документами.

Таблица 7. Документооборот ЗАО «Ланта-тур вояж» за 2008-2010 гг

Год

Количество входящих документов

Количество исходящих документов

Количество внутренних документов

Итого

Данная таблица указывает на количество общего документооборота.

Стоит представить таблицу документооборота отдела кадров за указанный ранее период времени.

Таблица 8. Документооборот в отделе кадров

Год

Документооборот в отделе кадров

Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно заметить тенденцию к повышению количества оборота документов за последние несколько лет. И это не удивительно — постоянный рост компании, открытие все новых

2.3 Система электронного документооборота

Система документооборота — выстроенная система движения документации, подтверждающей осуществление всех операций сотрудников предприятия (хозяйственных операций), с должностным инструктажем каждому участнику бизнес-процесса.

Управлять системой документооборота нельзя без гарантии того, что электронные документы сохраняются. Сохранность электронных документов можно разделить на физическое сохранение фалов, позволяющее считать информацию по прошествии любого времени и обеспечение воспроизведения электронной документации.

Ведение документооборота или система документооборота в наше время — это спрос на быстроту и легкость решений, обеспечивающих отдачу в тот же момент. Именно по этой причине в ЗАО «Ланта-тур вояж» система электронного оборота документов основывается на базе пакета прикладного программного обеспечения «Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes.

С помощью такой системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и информационных технологий.

Система электронного оборота документов способна не только регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать непосредственно сами процессы работы над документацией.

До 80% сотрудников организации (то есть практически все) из всех ее подразделений пользуются системами электронного документооборота.

Такая система электронного документооборота помогает проделывать весь цикл работы с документацией ЗАО «Ланта-тур вояж». Система позволяет создавать, вносить изменения, пересылать, просматривать, согласовывать документы, создавать поручения по документации, контролировать исполнение этих поручений, подписывать документы цифровой электронно-цифровой подписью, регистрировать их, сдавать на хранение в архив, хранить в текстовом и графическом формате столько, сколько нужно, удалять и т.д.

3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ЗАО «Ланта-тур вояж»

3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации ЗАО «Ланта-тур вояж»

Ранее мы провели анализ документооборота (в частности — кадрового документооборота) ЗАО «Ланта-тур вояж». Этот факт позволяет нам сделать определенные выводы относительно структуры документооборота и его недостатков.

Обратим внимание на следующую таблицу:

Таблица 13. Недостатки документооборота ЗАО «Ланта-тур вояж» и пути их решения

Основные недостатки

документооборота предприятия

Пути решения

Отсутствие электронной подписи при отправке документов

ЭЦП

Отсутствие положения об экспертной комиссии

Регламент

Небольшие недостатки:

1. Нарушение правил оформления документов

2. Отсутствие номенклатуры дел

3. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности.

Индивидуальное исправление

А теперь рассмотрим данную в таблице информацию поподробнее.

1. Действующее устройство системы делопроизводства ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет ряд недостатков.

Нет четкого порядка регистрации документов (директивы по личному составу фиксируются с указами по основной деятельности); имеются нарушения правил подготовки и оформления документов; нет перечня дел Компании. При внутренней переписке работники Компании применяют 2 вида документов — служебные и докладные записки. Служебная записка — акт, не вошедший в имеющуюся официальную систематизацию, широко применяется при передачи и сообщении информации от 1-го должностного лица иному. При этом записка исполняет особую роль — уведомление руководителя о нештатных обстановках, срывах правил внутреннего распорядка и т.д. Эти 2 документа по своему оформлению и содержанию схожи, и видится

3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации «Ланта-тур вояж»

Рассмотрим вероятные пути ответов очерченных задач назначения повышения производительности документооборота компании.

Для увеличения производительности оборота документов компании и ликвидации выявленных недочетов нами разработаны последующие мероприятия:

Исключение недочетов в имеющемся порядке системы делопроизводства ЗАО «Ланта-тур вояж».

Отмеченные недочеты в обороте документов имеют все шансы быть устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы предприятия. При этом, как уже рассказывалось раньше, можно ввести «1С: Система электронного оборота документов «Управление делами», что разрешит вести отдельно регистрацию бумаг личного состава и указов по основной работе, при чем каждому виду документов будет присваиваться собственная нумерация. Не считая того, подготовка и оформление документов будет протекать без ошибок и значительно быстрее.

Высокофункциональные возможности системы «1С: Система электронного оборота документов «Управление делами»:

Управление процессами бизнеса предприятия (BPM);

Внутренний оборот документов предприятия;

Управление связями с контрагентами (CRM);

Другие возможности.

Рассмотрим отдельные подпункты системы детальнее.

Комфортное меню разрешает войти в любой подпараграф, раскрывая его более тщательно.

Пункт «Приказы».

Документ работает для регистрации приказов компании разнообразного вида. Внедрение категорий бумаг разрешает удобно осуществить работу с различными видами приказов

Заключение

Документооборот является существенной частью любой организации.

Как мы поняли из исследования по данной теме, документооборот предприятия не должен быть произвольным либо стихийным. Для его правильного формирования необходим тщательный, всесторонний анализ; причем анализ этот должен быть как документальной, так и управленческой деятельности организации. Необходимость эта исходит из того, что рационализация приводит к сокращению инстанций, которые должен миновать документ при согласовании (так же — подписании). В конечном итоге все это дает значительную экономию труда, вложенных сил, а так же рабочего времени.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота (тем более — если это касается документации отдела кадров) предполагает тщательное и всестороннее исследование организационной структуры управления, в том числе:

1. Исследование должностных инструкций, как сотрудников организации, так и ее руководителей;

2. Исследование штатного расписания;

3. Исследование положения об организации.

Все это сделает возможным правильное определение типа делопроизводства, анализа распределения обязанностей между управляющими структурами, четкого очерчения их компетенции и прав, изучения взаимосвязи всевозможных уровней и ступеней производства и управления.

Анализ кадрового документооборота ЗАО «Ланта-тур вояж» показал, что организация документационной деятельности предприятия ведется на достаточно высоком уровне. В условиях современного мира важным является тот факт, что в фирме внедрена система электронного документооборота, хоть и с определенными недочетами.

Но анализ также показал, что на предприятие имеются определенные недостатки: нарушение шаблона оформления (также — подготовки) документов, отсутствие упорядоченного порядка осуществления регистрации документа,

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. — М.: Интел-Синтез, 2008. 340 с.

2. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Информация и управление: Философско-методические аспекты.- М.: Наука, 2007. 290 с.

3. Бусыгин А. Введение в предпринимательство. Книга для тех, кто задумывается о создании собственного дела. — М.: 2009. 387 с.

4. Основы предпринимательской деятельности/ под. ред. В.М. Власовой. — М.: Финансы и статистика, 2006. 404 с.

5. Гаврилова А.Н. Финансы организаций (предприятий): Учебное пособие/ А.Н. Гаврилова, А.А. Попов. — М.: КНОРУС, 2006. 431 с.

6. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум. — М.: Инфра — М, 2008. 347 с.

8. Костров А. Основы информационного менеджмента. Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2009. 378 с.

10. Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник — 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2007. 439 с.

12. Лэйхифф Дж. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки,Питер, 2006. 387 с.

13. Размещено на Allbest.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *