Как отправить сотрудника в отпуск?

Чтобы отправлять работников в ежегодный оплачиваемый отпуск, соблюдая все требования законодательства, рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении ежегодных оплачиваемых отпусков.
Отпуск по графику
Конечно, вы знаете, что ежегодный отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Рассмотрим ситуацию, если работник идет в отпуск в соответствии с графиком.
Казалось бы, ситуация стандартная, Трудовым кодексом РФ подробно описаны обязательные действия работодателя: уведомить работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала, оплатить отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Но, как показывает практика, ошибки случаются часто.
Основная из них — работодатель не уведомляет работника под роспись о начале отпуска.
Когда день начала отпуска работника по графику отпусков приближается, очень важно не упустить момент и уведомить работника вовремя. Сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Причем устного уведомления недостаточно, необходима подпись работника в том, что он уведомлен. Некоторые работодатели не уведомляют работников отдельно о начале отпуска, полагая, что достаточно просто издать приказ непосредственно перед началом отпуска и ознакомить с ним работника. Это не так, срок не менее 2 недель до начала отпуска необходимо соблюдать. Уведомление о начале отпуска можно составить в произвольной форме и на нем же получить подпись работника об ознакомлении.
Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Поэтому для предотвращения «наслоения» отпусков работников, чтобы работники уходили в отпуск в запланированной очередности, нужно соблюдать двухнедельный срок уведомления.
Исключение составляют случаи, когда работодатель после утверждения графика отпусков на предстоящий год знакомит с ним всех работников. Этим действием работодатель исполняет обязанность по уведомлению работника о дате начала отпуска не менее чем за 2 недели.
Вне графика
Но больше всего ошибок допускается при использовании работником отпуска не по графику.
График составляется работодателем в конце предыдущего года, когда ни работник, ни работодатель не догадываются, что их ждет в предстоящем году. Обстоятельства при этом бывают разные, и часто работники, планируя свой отдых, просят работодателя поменять запланированные даты. Это возможно, если стороны договорятся. При этом важно оформить все правильно и в установленные сроки.
Помимо стандартных действий, описанных выше, необходимо будет получить заявление работника о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от графика отпусков, и внести соответствующие сведения в график отпусков.
Ошибка № 1. Не оформляется основание изменения дат либо фактические даты использования отпуска не отражаются вовсе.
Если график отпусков утвержден, для переноса дат в нем нужно основание. Например, заявление работника. Некоторые работодатели не только не получают никаких письменных волеизъявлений работников, но и вовсе не оформляют перенос дат. То есть фактической датой использования отпуска указывается дата по графику, при том, что работник отдыхал совсем в другой период. Факт использования работником отпуска в другой период выявляется очень просто — по произведенной оплате.
Ошибка № 2. Несвоевременная оплата отпуска.
Бывает так, что работник в силу жизненных обстоятельств горячо просит работодателя срочно предоставить ему дни основного ежегодного отпуска для решения своих проблем. И предоставить в ближайшее время. При таких обстоятельствах, помогая работнику, работодатель не всегда понимает, что подобными действиями принимает на себя ответственность. Ведь оформляя в срочном порядке перенос отпуска, работодатель может не успеть выполнить условие об оплате отпуска не позднее чем за 3 дня до его начала.
Поэтому при предоставлении работнику отпуска необходимо соблюдать срок его оплаты, и, если работодатель понимает, что не успеет оплатить отпуск в срок, лучше не рисковать и отказать работнику (если у него нет права использовать отпуск в любое время).
Ошибка № 3. Отпуск предоставляется «авансом» за последующие годы.
Работник может просить отпуск при том, что за текущий рабочий год уже отгулял все 28 дней. Работодатель, разрешив работнику использовать отпуск за следующий год «авансом», рискует не только нарушить требование закона о ежегодном предоставлении отпуска, но и понести финансовые риски.
Имеется правовая позиция, согласно которой не допускается взыскание задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете (увольнении) не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Данная позиция поддерживается судами.
Ошибка № 4. Фактически работник находился в отпуске в даты, отличные от графика отпусков, но в графике это не отражено.
Некоторые работодатели «забывают» вносить сведения в график отпусков. Например, работник фактически ушел в отпуск на неделю раньше (или позже), чем указано в графике отпусков. Оплата отпуска при этом была произведена своевременно, но сведения в график отпусков внесены не были.
Такой факт является нарушением, так как график отпусков обязателен для работника и работодателя. Необходимо предоставлять отпуск в соответствии с ним, а при договоренности сторон об изменении времени отпуска нужно внести в график соответствующие сведения.
Материал подготовлен Полиной Журенковой,
ведущим юристом департамента трудового права ООО «Митрофанова и Партнеры»,
специально для Superjob.ru

Татьяна В. Тарасова, «Правовест Аудит»

Лето — разгар отпускного сезона. Воспользуйтесь «шпаргалкой» для бухгалтеров и работников кадровых служб, где аудиторы «Правовест Аудит» в простой форме с примерами объясняют, как отправить работников в отпуск правильно.

Отпуск планируется заранее.

Согласно ст.114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

При составлении графика отпусков необходимо учесть, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время, поэтому необходимо от таких работников получить сведения, когда они планируют пойти в отпуск. К льготным категориям отпускников относятся, например, несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ), мужья — в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам. Кроме того, лица, работающие по совместительству имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК РФ) и т.п.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Оставшаяся часть отпуска делится на любые части, причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1). Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

О времени начала отпуска работника необходимо известить.

Работодатель согласно ст.123 ТК РФ обязан каждого работника известить о времени начала отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Предоставление отпуска сотрудникам принятым после утверждения графика отпусков.

Так как график отпусков составляется и утверждается накануне года, в котором отпуска будут предоставляться, возникает вопрос: как предоставлять отпуска работникам принятым после утверждения графика отпусков? Ведь согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Более того по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Да и положениями ст. 123 ТК РФ установлено, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время, до истечения шести месяцев после трудоустройства. В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

Порядок определения суммы отпускных.

Для выплаты отпускных при любом режиме работы и любой системе оплаты труда определяется средний дневной заработок. Затем определенный средний дневной заработок работника необходимо умножить на количество календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ, абз. 4 п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение № 922)).

В общем случае, средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Выплаты, фактически начисленные в расчетный период / 12 / 29,3.

Где:

  • 12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск, если перед отпуском работник у данного работодателя отработал не менее 12 месяцев. Расчетный период – это период работы сотрудника перед месяцем, в котором начинается его отпуск. Он зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Если отпуск предоставляется в более ранние сроки, например, через шесть месяцев, то при определении среднего заработка будет учитываться не 12, а 6 месяцев. Кроме того, из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы, когда работник получал выплаты исчисленные из среднего заработка, находился на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др. ( см. п. 5 Положения № 922)

  • 29,3 — среднемесячное число календарных дней (ст.139 ТК РФ).

Если в расчетном периоде присутствуют месяца не полностью отработанные, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя:

  • зарплата;

  • различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, особые условия труда, знание иностранного языка и т.п.)\

  • все виды премий;

  • прочие начисления не зависимо от источника выплаты.

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Учет премий при начислении отпускных.

Премии участвуют при определении среднего заработка в зависимости от вида премии (п.15 Положения № 922).

При расчете среднего заработка учитываются следующие виды премий и вознаграждений предусмотренные системой оплаты труда:

  • ежемесячные премии и вознаграждения — не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;

  • премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц — учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

  • вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения. Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Единовременные премии к различным знаменательным датам также участвуют при определении среднего заработка, если предусмотрены системой оплаты труда в организации (пп. «н» п. 2 Положения № 922, Письма Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772).

Сроки расчетов с работниками по отпускным.

Выплатить начисленные отпускные вы должны за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). То есть учитывать в таком случае надо и рабочие, и нерабочие — праздничные и выходные — дни.

Например, если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то выплатить ему деньги вы можете в пятницу или раньше (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Причем не важна продолжительность отпуска, например, если отпуск оформляется на один-два дня отпускные все равно нужно выплатить не позднее, чем за три дня до его начала.

Другие особенности определения в нестандартных ситуациях расчетного периода, расчета среднего заработка и выплаты отпускных, а также примеры расчета читайте в продолжении данной статьи, которое будет опубликовано в конце июня 2016 года на http://pravovest-audit.ru/category/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 августа 2017 г.

Содержание журнала № 16 за 2017 г. ШПАРГАЛКАМ.А. Кокурина,
старший юрист Между крайним днем, когда работодатель обязан выплатить отпускные, и первым днем отпуска работника должно быть 3 полных календарных дня. Выплату зарплаты наличными, если она попадает на период отпуска работника, можно отложить до возвращения сотрудника с отдыха. Или можно перевести ему деньги на карту. Эти и другие отпускные вопросы рассмотрены в нашей статье.

Отпускные работник должен получить за 3 календарных дня до отпуска

Работники собираются в отпуск: один с 3 августа, второй с 4 августа 2017 г. Когда крайний срок для выплаты им отпускных?

— Вы обязаны выплатить отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпускаст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1. Отсчитываются эти дни так:

При этом если крайний день выплаты отпускных приходится на выходной или праздничный день, то выдать деньги нужно в предшествующий ему рабочий деньст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Таким образом, отпускные нужно перечислить:

•работнику, уходящему в отпуск с 3 августа (четверг), — не позднее 28 июля (пятница), поскольку 30 июля — воскресенье;

•работнику, уходящему в отпуск с 4 августа (пятница), — не позднее 31 июля (понедельник).

За несоблюдение графика отпусков работника можно наказать

За 2 недели до начала отпусков по графику отпусков я готовлю уведомления о начале отпуска и даю их на ознакомление работникам. Некоторые сотрудники говорят, что не пойдут в отпуск в указанное в уведомлении время. Как мне правильно поступить?

— Работник обязан пойти в отпуск, если одновременно соблюдены такие условияст. 136 ТК РФ:

•он расписывался в ознакомлении с графиком отпусков;

•уведомление о начале отпуска направлено работнику не позднее чем за 2 недели до начала отпуска;

•даты отпуска, указанные в уведомлении, совпадают с датами, проставленными в графике отпусков;

•работник не относится к категории сотрудников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время.

Если работник уже сидит на чемоданах в преддверии отпуска в соответствии с графиком, работодатель не может самовольно отменить этот отпуск и заставить работника вместо отдыха трудиться

При наличии совокупности этих условий действуйте так.

Шаг 1. Зафиксируйте отказ работника получить уведомление о начале отпуска. Для этого достаточно составить акт в произвольной форме с подписями двух свидетелей.

Шаг 2. Отправьте работника к руководителю согласовывать желаемый период отпуска. Предварительно объясните, что работодатель может дать отпуск в желаемое работником время, но не обязан делать это.

Шаг 3. Будет зависеть от согласия руководителя перенести отпуск работнику.

Если руководитель не против этого, подготовьте приказ о внесении изменений в график отпусков. Пусть руководитель подпишет его.

Если он не согласен перенести отпуск работнику, то:

•подготовьте приказ о предоставлении работнику отпуска по утвержденному графику отпусков;

•ознакомьте его с этим приказом под роспись. Если сотрудник отказывается расписываться в том, что он ознакомлен с приказом, составьте акт о таком отказе с подписью двух свидетелей;

•объясните работнику, что нарушение графика — это нарушение трудовой дисциплины, за которое к нему может быть применено дисциплинарное взысканиестатьи 192, 193 ТК РФ.

Шаг 4. Выплатите отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

Совет

Обратите особое внимание на соблюдение такого срока в случае с работником, не желающим идти в отпуск по графику. Если задержать ему выплату отпускных, то он вправе требовать переноса отпуска, и это требование работодатель обязан удовлетворитьст. 124 ТК РФ.

Подробнее о случаях переноса отпусков написано:

2017, № 11, с. 37

Если вся процедура отправки работника в отпуск соблюдена, то вам нечего опасаться, даже если отпускник, не желавший уходить в отпуск по графику, явится на работу. Ставить явку ему вы не обязаны, выплачивать зарплату тоже, санкций от трудинспекции быть не должно, а работник вправе сам решать, где ему проводить свой отпуск.

Депонированную зарплату допускается хранить в кассе

Работник пойдет в отпуск с 3 августа. Отпускные ему выплатят 28.07.2017. Срок выплаты зарплаты за июль — 04.08.2017. Когда можно без нарушения выдать наличную зарплату отпускнику, если раньше нет финансовой возможности, а в период отпуска работник не сможет получить ее, так как уедет в другой регион?

— Поскольку у вас нет зарплатного проекта, то возможны такие варианты.

Вариант 1. Перечисление зарплаты на личный счет работника. Попросите сотрудника, уходящего в отпуск, написать заявление на имя директора вашей компании. Пусть работник укажет в заявлении реквизиты счета, на который вы ему переведете деньги вместо выдачи их наличными.

Вариант 2. Выдача зарплаты доверенному лицу. Объясните работнику, что он может составить доверенность на получение за него зарплаты другим человеком. Этот человек должен представить вам:

•заявление от работника с просьбой выдать его зарплату его доверенному лицу;

•свой паспорт (оригинал). Можете снять с него копию и оставить у себя;

•доверенность на получение зарплаты. Доверенность не обязательно нужно заверять у нотариуса. Ее может заверить руководитель вашей компании, сделав на ней такую надпись от руки:

Настоящая доверенность подписана Егоркиным Антоном Алексеевичем в моем присутствии и удостоверена мною, генеральным директором общества с ограниченной ответственностью «Парус».

Генеральный директор ООО «Парус» П.Р. Мареев

27 июля 2017 г.

Вариант 3. Депонирование зарплаты. Действуйте так. В расчетно-платежной ведомости (формы Т-49 или Т-52) в графах «Деньги получил» или «Подпись в получении денег» сделайте надпись «Депонировано». Можно написать от руки или проставить штамп. Отразите депонированную сумму в реестре депонированных сумм или в книге учета депонированных сумм. После выдачи зарплаты всем сотрудникам выпишите РКО на сумму, выданную работникам на руки.

Внимание

При депонировании зарплаты налог на доходы физических лиц нужно удерживать в день выдачи денег работнику, перечислять в этот день или на следующий рабочий деньп. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ, а страховые взносы начислять в месяце начисления зарплатып. 1 ст. 420, п. 1 ст. 424 НК РФ.

Сдайте в банк сумму депонированной зарплаты, если она превышает допустимый лимит кассыабз. 2—5 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Если не превышает, то можно хранить ее в кассе.

Когда работник явится за зарплатой, получите в банке необходимую сумму, если вы ее туда сдавали, и выдайте ему на руки. Пусть он распишется в ведомости о получении денег. Оформите РКО на выданную работнику сумму и отметьте в реестре или в книге учета, что депонированная сумма выдана работнику.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отпуска»:

2020 г.

2019 г.

  1. И снова об учебных отпусках, № 9
  2. Вопросы по отпускному резерву, № 4 Вывод КС: отпуска не горят, № 4
  3. В отпуск по порядку запишись!, № 23 Такой многоликий отгул, № 23
  4. Отпуска: делим, продлеваем, оформляем, № 16

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *