Как рассчитать резерв отпусков в бюджетном учреждении?

Содержание

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  • отпускные;
  • либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2020 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

  • в пункте 3 ПБУ 8/2010;
  • статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

  • конец каждого месяца;
  • конец каждого квартала;
  • конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

Как считать резерв отпусков

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998:

  1. По каждому сотруднику.
  2. По всей организации.
  3. По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО = К × ЗП,

где:

  • РО — резерв отпусков;
  • К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
  • ЗП — его среднедневной заработок.

ВАЖНО! Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

где:

  • Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  • С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

  • Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
  • Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
  • Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

  • ПФР — 22 %;
  • ФСС — 2,9 %;
  • ФФОМС — 5,1 %;
  • ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

  1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
  2. Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

РО = К × ЗПср,

где:

  • К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
  • ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.

Сумму страховых взносов определяем так:

Рсв = К × ЗПср × С.

Пример расчета по методике 2

Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.

Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

где:

  • К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
  • ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

  • по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
  • по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.

Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.

Правило второе. Определяем следующие показатели:

  • способ резервирования,
  • предельную годовую сумму резерва,
  • ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Пример 1

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. — 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Чаще всего кажется, что расчет отпускных это совсем не сложная задача. На самом деле, она сложная только для бухгалтера. Дело в том, что есть стандартные формулы по расчету отпускных, но как показывает практика, нестандартные ситуации возникают очень часто.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, каждый сотрудник имеет право на предоставление ему оплачиваемого отпуска. Основанием для расчета отпускных является приказ руководителя отдела/компании о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6 «Приказ о предоставлении сотруднику отпуска». Также отпуск можно оформить по форме № Т-6а. Что касается примера расчета отпускных, то его необходимо оформлять в унифицированной форме № Т -60 «Записка-расчет о предоставление отпуска сотруднику». Перечисленные выше формы установлены Госкомстатом РФ от пятого января 2004 года.

Право на отпуск возникает у работника только по истечению первых шести месяцев работы. Отметим, что в данный период не включается время, когда сотрудник был в отпуске без сохранения заработной платы более чем на 14 дней.

Все основные правила по поводу расчета, формул отпускных установлены в статье 114 Трудового Кодекса РФ. В статье говориться, что сотрудник имеет право на ежегодный отпуск с сохранением места работы и оплаты среднего заработка, размер которого должен составлять 28 календарных дней.

Помимо расчета отпускных в 2018 году существуют также дополнительные оплачиваемые отпуска. Такой вид отпуска может быть предоставлен только тем сотрудникам, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда или сотрудникам с ненормативным рабочим днем.

Расчет отпускных в 2018 году производится исключительно в календарных днях. Более того, оплата самого отпуска не ограничивается. Стоит отметить, что праздники и нерабочие дни, которые приходятся на период самого отпуска в общее число календарных дней не включаются и соответственно, ну будут оплачены.

Предоставление отпусков всем работникам компании определяется каждый год согласно установленному графику. График утверждает сам работодатель или руководитель отдела при этом учитывая мнение профсоюзного органа компании. Этот график обязателен, как для руководителя, так и для работника. Сотрудник должен быть оповещен за две недели до начала отпуска.

Расчет отпускных в 2018 году должен быть произведен не позднее, чем за три дня до начала отпускного периода. Об этом говориться в статье 136 Трудового Кодекса России. Также, ежегодный отпуск может быть разделен на части. Тем не менее, хотя бы одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Расчет отпускных в 2018 году

Для того, чтобы рассчитать отпускные выплаты необходимо знать величину дневного заработка сотрудника, а также временный период расчета отпускных. Для того, чтобы определить дневной размер дохода сотрудника необходимо учитывать абсолютно все данные о выплатах, произведенных сотруднику за расчетное время. Данный период времени высчитывается исключительно по календарю. При расчете необходимо брать 12 месяцев перед одним днем до выхода работника в отпуск.

Для того, чтобы рассчитать отпускные в 2018 году за один день, необходимо взять общую сумму всех заработных плат за 12-месячный срок.

Отметим, что в эту сумму не входят страховые отчисления, кредитные выплаты, материальная поддержка и прочие выплаты.

Во время самого расчета необходимо учитывать коэффициент среднего числа дней в месяце. Для расчета отпускных в 2015 году он будет равен 29,4. В итоге, средняя выплата за один день будет рассчитываться так: общую сумму дохода за последние 12 месяцев необходимо поделить на коэффициент среднего числа дней. После этого, полученный результат необходимо поделить на 12. Более конкретно о расчетах мы расскажем в другом разделе.

В 2018 году будут учитываться следующие параметры для расчета отпускных:

  • При увольнение сотрудника, который за 12 рабочих месяцев, не использовал отпуск, во время расчета увольнительных, необходимо учитывать отпуск.
  • Отпускные средства должны быть выданы за три дня до начала отпуска.
  • Очередной отпуск запрещено замещать компенсационными выплатами.
  • Срок отпуска должен составлять не меньше 28 календарных дней.
  • По заявлению сотрудника, время отпуска может быть перенесено.
  • Можно разделить отпуск по частям. Длительность одной части должна быть не меньше 14 дней.

Стоит также рассказать о премиальных. Ежемесячные премии, которые выплачивались в компании, обязаны входить в ежегодные выплаты и учитываются при расчете отпускных. Годовые или квартальные премии также должны быть учтены.

Расчет отпускных в бюджетных организациях

В этих случаях, отпуск также будет рассчитываться по календарным дням. Тем не менее, если во время отпуска, проходит красный день календаря (государственный или международный праздник, который учтен в ТК), то общее время отпуска увеличивается на один или больше дней. Стоит учитывать, что подобные праздничные дни, никак не оплачиваются. Данные правила установлены правительством Российской Федерации и подписаны Президентом.

Также стоит отметить, что если во время оплачиваемого отпуска, с сотрудником случилась неприятность, вследствие чего, он утратил полную работоспособность, то время, которое пошло на выздоровление, увеличивается на продолжительность отпускных дней.

Согласно законодательству России, минимальная продолжительность отдыха не должна быть 24 календарных дней. Учитывайте, что для некоторых категорий сотрудников могут быть предоставлены дополнительные дни отпуска.

Формула расчета отпускных

Теперь мы переходим к самому главному – к полному расчету отпускных. Отпуск должен оплачиваться из среднего заработка за весь расчетный период. Средний заработок сотрудника определяется из фактически начисленных ему выплат и временем, которое он отработал за последние 12 месяцев. При этом, режим его работы никак не влияет на средний заработок.

Формула для среднего заработка сотрудника рассчитывается так: изначально определяется его средний дневной заработок. После этого, средний дневной заработок умножается на общее количество дней отпуска. Ниже представлена формула расчета отпускных (Основная формула):

Сумма отпускных = Средний дневной заработок Х Кол-во дней отпуска

Теперь расскажем подробней как вычислить средний дневной заработок. Он будет равен отношению начисленной за расчетный период заработной плате за последние 12 месяцев к среднемесячному числу дней (которое составляет 29,3). Как мы говорили выше, должны быть учтены все выплаты, которые были предусмотрены нормативами оплаты труда в компании.

Из общей суммы исключаются выплаты за время отсутствия сотрудника, когда:

  • За сотрудником сохранялся средний заработок согласно законодательству страны.
  • Сотрудник получал пособие вследствие временной нетрудоспособности.
  • Сотрудник не мог работать из-за простоя, который возник по вине самого работодателя.
  • Сотрудник не принимал участие в забастовке, но не мог работать в это время.
  • Сотруднику были предоставлены дополнительные оплачиваемые выходные.

В итоге, мы имеем следующую формулу для расчета среднего дневного заработка:

Средний дневной заработок = ( Сумма начисленной за расчетный период зарплаты / 12 месяцев ) / 29,3

Чаще всего бывает так, что по простой формуле нельзя вычислить средний дневной заработок, поскольку за 12 месяцев сотрудник болел, или был в отпуске, потому что делил его на несколько частей.

Теперь мы рассмотрим случай, когда сотрудник отработал меньше 12 месяцев. Как чаще всего и бывает. Так, если один или пару месяцев из отчетного периода, работник отработал не полностью, то средний дневной заработок будет вычислен путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму сред­немесячного числа календарных дней (29,3), умножиться на общее количество полных календарных дней и количества календарных дней в неполных календарных меся­цах. Лучше всего эту огромную формулу будет разбить пару простых:

Изначально вычислим средний дневной заработок:

Сред. дневной заработок = Начисленные выплаты / Кол-во дней за расчетный период

Для того, чтобы найти общее кол-во дней за расчетный период, необходимо:

Кол-во дней за расчетный период = Дни из полных месяцев + Дни из неполных месяцев

Чтобы найти дни из полных месяцев необходимо:

Дни из полных месяцев = кол-во полных месяцев Х 29,3

И самое последнее, но и самое сложное для расчетов, это подсчитать дни из неполных месяцев:

Дни из неполных месяцев = ( 29,3 / кол-во календарных дней этого месяца ) / кол-во дней, которые приходятся на отработанное время

Как рассчитать и начислить налоги с отпускных

Стоит не забывать, что при выплате сотруднику отпускных средств, необходимо заплатить сумму налога на доходы физических лиц. Данное правило указано в п. 1 статьи 226 НК РФ. Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами. На сегодняшний день, процент НДФЛ составляет 13 процентов. Компания обязана удержать данную сумму налога из дохода сотрудника. Перечислить этот налог компания обязана не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных.

Что касается тарифов на страховые взносы, то они непосредственно зависят от того, превышает ли общая сумма выплаты сотруднику лимит в 624 тысячи рублей. В том случае, если деятельность сотрудника никак не связана с приобретением или созданием объектов основных средств, то в таком случае общая сумма отпускных выплат будет признана расходом на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка

Согласно Положению, для расчета среднего заработка используются все выплаты, производимые работнику предприятием. К ним относятся:

  • зарплата (оклад, повременная оплата, проценты от выручки, комиссионные вознаграждения и прочее);
  • зарплата, полученная работником в натуральной форме;
  • материальное содержание за отработанное время госслужащим и муниципальным служащим;
  • гонорары работникам средств массовой информации и работникам культуры;
  • оплата преподавателям профучилищ за сверхурочные часы работы или уменьшенную нагрузку за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
  • надбавки и доплаты (за секретность, за знание иностранных языков, за выслугу лет, за классное руководство в учебном заведении и прочее);
  • компенсация за неблагоприятные условия труда;
  • другие премии и выплаты.

При этом в расчете не учитываются различные социальные компенсации (матпомощь, оплата обедов, компенсация проезда, обучения и т. д.).

Кроме того, при определении среднего дневного заработка в расчете не участвуют суммы, начисленные за периоды:

  • сохранения за сотрудником среднего заработка в соответствии с трудовым законодательством, кроме перерывов для кормления грудных детей;
  • болезни или отпуска по беременности и родам;
  • простоя по вине работодателя или по независящим от обеих сторон причин;
  • невозможности осуществлять трудовые обязанности в связи с забастовкой, хотя сотрудник и не бастовал лично;
  • дополнительных оплачиваемых выходных, выделяемых для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства;
  • иные случаи освобождения от работы с сохранением полной или частичной оплаты труда или без сохранения таковой.

Расчет отпускных в нестандартных ситуациях

Досрочный отпуск

У многих сотрудников возникает желание взять отпуск до момента, когда прошло законных шесть рабочих месяцев с начала его работы на предприятии. Согласно статье 122, работник имеет право взять отпуск, если против этого не выступит сам работодатель. Общая длительность отпуска не будет зависеть от отработанного работником времени. Федеральная служба по труду и занятости об этом случае говорит следующее:

Кодекс не предусматривает предоставления неполного ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть, пропорционально отработанному в отчетном рабочем году. Вследствие этого, отпуск должен быть предоставлен в полном объеме.

Многих работодателей уже не пугает так называемый отпуск авансом. Если вдруг сотрудник решит уволиться с работы до окончания рабочего года, с которого уже был взят отпуск, то работодатель имеет полное право вычти из его заработной платы общую сумму задолженности.

В этом случае отпускные рассчитываются следующим образом. Если у сотрудника за расчетный период и до этого периода, не были начислена заработная плата, то в таком случае средний заработок рассчитывается исходя из размера фактически начисленной зарплаты за фактически отработанные дни в месяце, когда сотрудник уходит в отпуск.

В подобном случае, определение среднего дневного заработка будет точно такое же, как и расчет среднего заработка в не полностью отработанных месяцах. Проще говоря, он будет рассчитываться делением суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), после чего умноженный на кол-во полных месяцев и кол-во дней в неполных месяцах.

Переведенный сотрудник

Очень схожая ситуация выходит и с переведенным сотрудником из одной организации в другую. Если в этом случае, сотрудник уходит в досрочный отпуск, то бухгалтеры начинают очень часто путаться в каком периоде проводить расчеты.

Во время расчета среднего заработка, не нужно учитывать стаж и выплаты с прежнего места работы. Дело в том, что перевод работника по его инициативе автоматически прекращает прежний трудовой договор.

В итоге, прежний работодатель выплачивает сотруднику денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Вследствие, расчет отпускных для переведенного сотрудника будет такой:

  • Рассчитываются фактически отработанные дни
  • Определяется сумма выплат для сотрудника
  • Определяется количество дней за отработанное время
  • Вычисляется средний дневной заработок
  • Определяется конечная сумма отпускных

Как рассчитываются отпускные при увольнении

В соответствии с действующим законодательством при увольнении работник должен получить среди прочих положенных выплат и компенсацию за неиспользованный к моменту расторжения трудового договора отпуск. Никаких установленных сумм компенсации закон не предусматривает, а размер выплаты определяется в зависимости от средней заработной платы работника за прошедший годовой период.

Другим показателем, который необходим, чтобы понять, как рассчитываются отпускные при увольнении, является количество дней отпуска, «заработанных» сотрудником ко дню расторжения трудового договора.

Таким образом, размер отпускных при увольнении определяется путем умножения средней дневной зарплаты работника за прошедший расчетный год на количество дней отпуска – заработанных, но не использованных сотрудником.

К примеру, как рассчитать отпускные, если средняя дневная зарплата работника равна 682,6 рубля? Допустим, после последнего отпуска и до увольнения работник проработал 6 месяцев, то есть уже «заработал» 14 дней отдыха (половину от стандартного 28-дневного отпуска). Считаем:

  • 682,6 × 14 = 9 556,4.
  • 9 556,4 рубля – компенсация за неиспользованный отпуск, которую должны выплатить сотруднику при расторжении трудового договора.

Подводя итог, можно сказать, что трудовое законодательство в области определения расчетов количества дней отпуска, причитающихся работнику ко дню увольнения, несовершенно. Один из методов подсчетов установлен нормативным актом 30-х годов прошлого века, который действует в той части, что не противоречит современному законодательству. Другой метод предложен в рекомендательной форме и в значительной степени критикуется. Однако каждый работодатель имеет право выбрать для своей организации один из имеющихся методов расчета. Главное — помнить, что любые неточности в вычислениях (дробные значения и проч.) должны трактоваться с выгодой для работника.

Понравился материал? Поделись с друзьями.

Согласно порядку формирования резерва для оплаты отпусков автономного учреждения резерв формируется в первый рабочий день года. Общее количество дней предполагаемого резерва умножается на среднедневной заработок сотрудника.
Правомерен ли такой порядок для формирования резерва на 2020 год?

10 января 2020

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок формирования резервов на оплату отпусков, установленный в учреждении, не позволяет сформировать достоверную годовую бухгалтерскую отчетность, что в свою очередь может вызвать негативные последствия в случае проверок со стороны органов финансового контроля.

Обоснование вывода:
Для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, предназначен счет 401 60 «Резервы предстоящих расходов». В частности, с его применением отражается предстоящая оплата отпусков за фактически отработанное время или компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование работника учреждения (п. 302.1 Инструкции N 157н).
Обязанность работодателя предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка определена ст.ст. 114, 122 ТК РФ. Право на оплачиваемый отпуск возникает по мере того, как работник работает, поэтому расходы в виде «отпускных» есть не что иное, как обязательство работодателя перед работником, установленное законодательством. Следовательно, для корректного формирования себестоимости и равномерного отнесения расходов на финансовый результат, а также отражения в отчетности отложенных обязательств возникает необходимость создания резерва на оплату отпусков и соответствующих взносов на обязательное страхование (смотрите письмо Минфина России от 01.07.2016 N 02-07-05/38558).
Сумма резерва (счет 401 60) является оценочной величиной (п. 6 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»), и в результате погашения (исполнения) отложенного обязательства учреждению только предстоит понести затраты (убытки). То есть резервы по отпускам работников, заработавших право на их получение, создаются в целях формирования полной и достоверной информации об обязательствах учреждения по методу начисления (п.п. 16, 18 Стандарта «Концептуальные основы…»). Поэтому отсутствие в отчетности информации об отложенных обязательствах, подлежащих учету в качестве резервов предстоящих расходов, делает эту отчетность неполной.
С учетом изложенного, начисление резерва на оплату отпусков должно осуществляться автономными учреждениями с применением счета 401 60. При этом формирование такого резерва, включая платежи на выплаты по оплате труда (отложенные обязательства по оплате отпусков за фактически отработанное время), производится независимо от источника финансового обеспечения (смотрите письма Минфина России от 14.01.2016 N 02-07-10/604, от 02.09.2015 N 02-07-05/50540).
Признание оценочного обязательства по отпускам может осуществляться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно на последний день месяца, квартала или года (смотрите приложение 3 к письму Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998). Учитывая положения данного письма, можно сделать вывод о том, что максимальная периодичность формирования (корректировки) резервов может составлять не более одного года. Момент признания, как и порядок формирования резервов в целом, должен быть определен бюджетным учреждением самостоятельно в рамках формирования учетной политики (смотрите письмо Минфина России от 20.06.2016 N 02-07-10/36122). Отметим, что какую бы периодичность формирования резервов не определило учреждение в своей учетной политике, начисление их следует производить последним днем соответствующего периода. Так, по итогам года формирование (корректировка) резервов осуществляется 31 декабря.
Порядок формирования резервов на оплату отпусков учреждения предусматривает начисление данного резерва в начале года, при этом начисление сумм отпускных в течение года происходит за счет сумм резерва. Таким образом, к концу года резерв закрывается и начисляется только в следующем году. Соответственно, на отчетную дату (31 декабря) по кредиту счета 401 60 не отражается оценочное значение суммы отпускных выплат, которые учреждение фактически должно выплатить работникам, если они пойдут в отпуск, или в виде компенсации за неиспользованный отпуск.
Конечно, учреждение самостоятельно выбирает порядок формирования резервов на оплату отпусков. Однако, по нашему мнению, порядок, установленный в учреждении, не в полной мере обеспечивает подготовку достоверной бухгалтерской отчетности. Также неотражение в бухгалтерском учете резервов предстоящих расходов может повлечь искажение бухгалтерской отчетности (смотрите, например, решение Набережночелнинского горсуда Республики Татарстан от 15.12.2015 по делу N 12-2070/2015).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *