Как составить авансовый отчет в 1С?

Авансовые отчеты в 1С 8.3 — пошаговая инструкция по заполнению

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по .
Будем рады помочь Вам!

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется автоматически, но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

  • На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
  • Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
  • Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
  • На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

Выдача денежных средств подотчетным лицам и формирование авансового отчета в 1С

Отправить эту статью на мою почту

В процессе своей деятельности, организации могут предоставлять своим работникам денежные средства (далее ДС) на какие-либо расходы (в связи с командировкой, потребностью закупки товара на базе поставщика и т.п.). В этом случае сотрудник является подотчетным лицом, получивший под отчет ДС, и по истечению срока их предоставления, должен представить отчет о совершенных расходах.

В этой статье рассмотрим, как отразить передачу ДС работнику организации, затем оформить авансовый отчет в 1С по выданным ДС.

Выдать деньги работнику можно как наличными, так и безналичным переводом. В первом случае используется документ Выдача наличных, во втором Списание с расчетного счета.

Для примера оформим выдачу наличных.

Если у вас есть вопросы по теме авансовый отчет в 1С, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Переходим в раздел Банк и касса → открываем журнал кассовых документов. Ввод нового документа выполняется при нажатии кнопки Выдача.

Заполняем поля:

• Вид операции и статья расходов — Выдача подотчетному лицу;

• Организация — та, от которой регистрируется выдача ДС;

• Получатель – сотрудник компании, которому выдаются ДС;

• Сумма – сумма ДС, которая будет выдана.

Проводим документ. Для вывода расходного ордера по форме КО-2 используйте команду печати.

Теперь остается работнику отчитаться за потраченную сумму, т.е. предоставить руководству бумаги для оформления авансового отчета по выданным ДС в 1С. Для этих целей в базе используется отдельный документ под названием Авансовый отчет.

В шапке указываем подотчетное лицо и склад оприходования ТМЦ.

Далее переходим к вкладкам документа. На первую вноситься информация о том, сколько получил сотрудник подотчетных сумм. На ней надо указать ранее внесенные документы передачи ДС сотруднику. В нашем примере это Выдача наличных No 0000-000001.

На вкладке товары вносятся данные по приобретенным ТМЦ, которые купил сотрудник для нужд организации. Это могут быть товары, материалы, комплектующие и многое другое. Их он должен сдать на склад. ТМЦ в этой табличной части подбираются из справочника номенклатуры. Назначение таких полей как количество, цена, сумма, поставщик, понятны из их названия. На них подробно останавливаться не будем. Обратим внимание на другие поля, они будут встречаться на этой и следующих вкладках.

• В колонке Документ расхода вводятся данные по документу, подтверждающему производственные расходы, эти сведения отражаются в печатной форме No АО-1.

• Для того чтобы сформировать в базе прилагающийся к отчету документ счет-фактура по приобретенным ТМЦ требуется установить флаг в колонке СФ предъявлен, внести номер и дату счет-фактуры, а так же выбрать поставщика из справочника контрагентов. Счет-фактура будет сформирован автоматически при проведении отчетного документа.

На вкладке Возвратная тара вносятся сведения о полученной от поставщика возвратной таре.

На вкладке Оплата вносятся данные об уплаченных поставщикам ДС, которые идут в счет погашения задолженности по ранее купленным у них ТМЦ. Здесь обратите внимание на колонку Погашение задолженности, в зависимости от выбранного варианта ДС будут учитываться, как погашение текущей задолженности или будут учтены в качестве аванса выданного в 1С поставщикам.

На закладку Прочее вносятся все дополнительные расходы связанные с осуществлением задачи поставленной сотруднику, это командировочные расходы, транспортные затраты, стоимость отплаты за номер в отеле и т.п.

В подвале документа ведется подсчет понесенных подотчетником всех расходов по авансовому отчету по выданным ДС в 1С.

Сумма аванса заполняется по данным документа аванса, а израсходованная сумма будет складываться из значений отраженных расходов, указанных на четырех последних вкладках документа.

На основании проведенного Авансового отчета вы можете получить распечатать Авансовый отчет по форме АО-1 и Приходный ордер по форме М-4.

Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *