Как заверять трудовую книжку?

Некоторые кадровые специалисты уже перешли на работу по новому ГОСТу и заверяют копии трудовых книжек по обновленным требованиям. Помимо традиционной записи, им необходимо уточнять, где хранится трудовая, – вплоть до номера дела и года. Но что делать, если такие документы организация хранит в сейфе? Ответ на этот вопрос подготовили в Роструде.

Что случилось?

Представители Роструда разъяснили особенности заверения копий трудовых книжек по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот документ требует, чтобы помимо записи «Копия верна» ответственное лицо указало место, где хранится подлинник. В частности, необходимо указывать номер дела и год.

Однако если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. Вот конкретный пример записи, которую должен сделать кадровый работник в этом случае:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация».
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018

Почему это важно?

Хотя вступление в силу нового ГОСТа в делопроизводстве перенесли на год (официально он должен вступить с 1 июля 2018 года), некоторые организации уже перешли на его требования. Поэтому разъяснения экспертов Роструда им помогут не допустить ошибок и правильно заверить копии трудовых книжек работников.

В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?

Справка

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Пример

1. Формат копии

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

2. Отметка о копийности

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

  • ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
  • ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
  • ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
  • нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
  • если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

3. Подпись заверяющего лица

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

4. Печать

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

5. Дата

На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

6. Отметка о подлиннике

Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

7. Способы заверения копии

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

  • заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
  • прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

8. Дополнительные надписи

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

9. Штампы

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки

Ксения Белоконева — к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»

Для многих банков важно, чтобы их потенциальный заемщик был трудоустроенным. Занятость подтверждается заверенной трудовой книжкой. Как заверить трудовую книжку для получения кредита? Далее мы приведем правила оформления данного документа, а также образец заявления копии трудовой.

Почему заверять нужно именно копию

По факту копию трудовой книжки, которая заверена со стороны работодателя, необходимо предоставлять для займов на сумму 100 тысяч рублей и больше. На практике этот документ могут запросить и при меньших кредитах.
Необходимо понимать, что оригинал трудовой книжки по законодательству должен храниться у работодателя. И так продолжается до тех пор, пока работник числится в конкретной организации. Если сотрудники понадобится этот документ, он может получить его заверенную копию. Не путайте с дубликатом. Копия отличается от дубликата, ведь не может считаться заменой оригинала.
У работодателя будет три рабочих дня на выдачу документа с подписями и печатями. Если он не вложится в этот срок, то у сотрудника будет полноценное основание на обращение в суд. Скорее всего, последует административная ответственность.
Обратите внимание, что получение копии трудовой документации является безвозмездной услугой. Поэтому ее работодатель оказывает бесплатно. к содержанию

К кому нужно обращаться за ее получением

За это отвечает либо непосредственное руководство, либо отдел кадров. В заявлении необходимо указывать такие реквизиты:

  1. В верхней части вписывается ФИО и должность руководителя организации;
  2. ФИО работника и его должность;
  3. Посередине с новой строки указывается название документа «Заявление»;
  4. В тексте должен быть запрос копии трудовой книжки (при этом необходимо упомянуть статью 62 ТК РФ). Наличие причины обращения не является обязательной причиной;
  5. Подпись со стороны заявителя, дата составления.

После того, как заявление передается руководителю, у того будет максимум три дня. Начальство должно издать указ о назначении сотрудника, ответственного за выдачу копию. Чаще всего эту задачу получает инспектор отдела кадров.
Требования к оформления:

  • Каждый лист, начиная с разворота, должен быть скопирован. Если есть записи, которые трудно прочитать, их можно напечатать на компьютере. А вот исправления запрещены.
  • Для заверения всех листов используются два акта – Правила Госстандарта и Указ ПВС 9779-Х. Под текстом каждой страницы должна присутствовать надпись «Копия верна», а также должность и ФИО лица, заверяющего документ.
  • Также в нижней части каждого скопированного листа проставляется печать.
  • На последней странице необходимо написать «Работает по настоящее время», указать дату заверения, должность и ФИО заверяющего, ставится печать.

Образец заверенной копии труд. книжки приведен ниже:

Зачем нужно предоставлять копию трудовой

Такой вопрос логично возникает у тех, кто привык получать кредиты по одному-двум документам. Однако практика показала, что упрощенные условия впоследствии приводят к проблемам с просрочками.
Это стало не последней причиной того, что в 2016 году огромное количество компаний в банковском секторе потеряли лицензии. Им не выплачивали по кредитам, а они не могли выплачивать вкладчикам.
В результате банки сделали требования более жесткими. Теперь мало принести паспорт и второй документ. Требуется подтверждать платежеспособность. Для этой цели используются копия трудовой книжки и справка о доходах.
Если вас интересуют компании, которые готовы выдавать деньги без таких документов, то здесь придется обращаться в МФО либо региональные банки. Один из надежных вариантов – Тинькофф.

Но если вам нужны все-таки более выгодные условия (меньше проценты, больше суммы), то заранее запросите у руководства вашей компании копию трудовой.

Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров. Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:

  • генеральный директор;
  • бухгалтер;
  • специалист отдела кадров.

В случае, если человек трудоустроен у индивидуального предпринимателя, самостоятельно ведущего дела, документ может заверить исключительно сам предприниматель.

Порядок заверения

Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:

  • заверение копии каждого листа трудовой книжки;
  • заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.

Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы. При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна. Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них. Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным.

Порядок заверения таков. Нужно:

  • написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
  • поставить печать организации;
  • указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
  • поставить личную подпись;
  • указать дату.

При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать).
В 2020 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2019 год», дата, подпись должностного лица, штамп). Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию. Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации:
ИЛЛЮСТРАЦИЯ
Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования. На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность). Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение.

Частые ошибки

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Самые распространённые ошибки:

  • отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
  • не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
  • не везде проставлена печать;
  • оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
  • отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
  • отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
  • заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.

Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:

  • ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
  • все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
  • концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.

Когда нужна копия ТК

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, бывает нужна во многих случаях. Например:

  • при трудоустройстве на вторую работу по совместительству;
  • при обращении в банк для получения кредита;
  • для оформления разнообразных пособий;
  • при оформлении льгот, налоговых вычетов;
  • для получении визы (многие страны требуют, чтобы въезжающий человек был официально трудоустроен в стране постоянного проживания).

Если гражданин является безработным лицом, копию трудовой книжки может заверить нотариус.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом, может быть затребована сторонней организацией с целью получения информации о:

  • трудовом стаже человека;
  • занимаемых должностях;
  • частоте смены мест работы;
  • длительности работы в одной должности или в одной организации;
  • причинах увольнения.

Образец заверенной копии трудовой книжки для 2020 года:

Трудовая книжка — единственный документ, в котором вся эта информация представлена подробно и наглядно. Рекомендуется даже при наличии постоянной работы хранить у себя копию, чтобы в случае утраты книжки можно было восстановить контакты организаций и повторно запросить данные о местах работы, должностях и стаже.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *