Картридж это расходный материал

Можно ли бюджетной организации при покупке многофункционального устройства (далее — МФУ) учесть в стоимости МФУ картридж, оперируя тем, что изначально МФУ не может выполнять свои функции без картриджа?

25 января 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае, если в документах, предоставленных поставщиком, отдельно выделена стоимость картриджа, приобретаемого одновременно с МФУ, основания для включения его стоимости в первоначальную стоимость МФУ отсутствуют.

Обоснование вывода:
Порядок формирования первоначальной стоимости инвентарного объекта установлен положениями п. 47 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н). Перечень расходов, включаемых в первоначальную стоимость объекта основных средств, исчерпывающим не является.
Вместе с тем, если в документах, предоставленных поставщиком, отдельно выделена стоимость картриджа, приобретаемого одновременно с МФУ, основания для включения его стоимости в первоначальную стоимость МФУ отсутствуют.
Во-первых, картридж для МФУ является самостоятельным объектом НФА, в полной мере отвечающим критериям отнесения его к материальным запасам — период его использования в деятельности учреждения не превышает 12 месяцев.
Во-вторых, картридж для МФУ не может рассматриваться одна из составляющих комплекса конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. Дело в том, что после замены картриджа на другой (аналогичный) функциональные характеристики самого МФУ никак не изменятся.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

Ответ прошел контроль качества

Списание — бухгалтерский термин, означающий снятие расходного материала с учета и отнесение к убыткам. Как правило, использованные расходники списывают сразу после извлечения из оборудования. Например, пустые картриджи. Также допускается списание материалов непосредственно со склада, где они находятся.

Некоторые материалы используют в оборудовании многократно, как например, перезаправляемые картриджи. По ним возможно вести индивидуальный учет и в программе они представлены, как номерные расходные материалы. Такие расходники могут быть списаны не только со склада или оборудования, но и по возврату из сервиса. Например, если их восстановление невозможно или невыгодно.

Списание расходных материалов со склада

Списание материалов со склада производится в разделе «Расходные материалы» на закладке «Наличие на складах», а также на соответствующих закладках в других разделах программы, например, «Склады». Для того, чтобы оформить списание, выделите материал в таблице и нажмите кнопку «Списать материалы». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, в разделе «Расходные материалы» это выглядит следующим образом.

В открывшемся диалоге представлены данные о запасах выбранного расходника на всех складах предприятия. Номерные материалы учитываются отдельно, у них указаны серийные / инвентарные номера.

По умолчанию списание материала оформляется текущей датой. При необходимости ее можно изменить.

С помощью кнопки > следует указать количество материала, списываемое с нужного склада. В области «Итого» (нижняя часть окна) будет показан оставшийся запас этого расходника на складах и выбранное количество к списанию.

Опция «Разрешить списание в минус» используется в случае редактирования записей учета и списании материалов «задним числом». Данная опция разрешает программе учитывать запас на складах отрицательным количеством. Однако следует помнить, что при подобном ведении учета возможны ошибки. Вовремя их обнаружить и исправить помогает процедура верификации.

Списание расходных материалов из оборудования

Программа позволяет списывать материалы при извлечении из оборудования в процессе замены расходников. При установке в принтер нового картриджа, использованный следует извлечь, нажав «Извлечь» в столбце «Установленный расходник», а затем выбрать пункт «Списать» для его списания.

Списание материалов из оборудования также возможно в разделе «Оборудование» на закладке «Установленные РМ» и в одноименном подразделе. Для этого выделите нужный расходный материал в таблице и нажмите кнопку «Списать». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, на закладке «Установленные РМ» это выглядит следующим образом.

При списании обычного расходного материала подобным образом, откроется соответствующий диалог. При необходимости в нем можно изменить дату списания.

Если производится списание номерного материала, то диалог будет выглядеть, как показано ниже. При необходимости возможно указать причину списания, остаток ресурса в картридже и зафиксировать показатели счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника.

Списание номерных расходных материалов

Рассмотренные выше способы списания материалов применимы как к обычным, так и к номерным расходным материалам. Все действия с номерными расходниками, в том числе списание, можно выполнять в отдельном разделе программы — «Номерные расходные материалы».

С помощью кнопки / команды «Списать» (Ctrl+W) в данном разделе производится списание любого номерного материала. В зависимости от текущего местонахождения, расходник может быть списан со склада, из оборудования или сервиса.

На закладке «История» данного раздела с помощью кнопки / команды «Добавить действие…» возможно создать запись о списании выбранного материала со склада, из оборудования или сервиса. Списание может быть оформлено на любую дату.

На закладке «Ремонты» и в одноименном подразделе с помощью кнопки / команды «Вернуть из ремонта и списать» (Ctrl+W) возможно списать находящийся в сервисе номерной расходный материал. Например, если его восстановление невозможно. При этом ремонт будет закрыт датой списания.

Списание номерных материалов рассмотренными выше способами осуществляется в соответствующих диалогах. При необходимости можно изменить дату списания и ввести комментарий в поле «Примечание», например, указать причину списания материала.

Диалог списания номерного расходного материала со склада.

Диалог списания номерного расходного материала из сервиса (ремонта).

Диалог списания номерного расходного материала из оборудования. Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет ввести значения счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника, например, количество отпечатанных страниц.

История списаний материалов и отчеты

После списания расходные материалы снимаются с учета и перестают отображаться в «рабочих» разделах программы. История всех списаний расходников доступна в соответствующих подразделах: «Списания» (по всем материалам) и «Списания НРМ» (только по номерным материалам), где при необходимости можно отредактировать или удалить любую запись о списании. В случае удаления записи, списание будет отменено и расходный материал вновь станет числиться на балансе предприятия в месте своего последнего нахождения.

В программе также доступны отчеты, позволяющие просмотреть список материалов, списанных за выбранный период времени: «Списание расходных материалов» и «Списание номерных расходных материалов».

При просмотре отчетов и записей о списании материалов действуют настройки доступа текущего пользователя программы. Если пользователю ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то эта информация не отображается.

Обладатели любой оргтехники со временем сталкиваются с необходимостью пополнения расходных материалов. Причиной поиска расходников могут быть самые разнообразные ситуации: от выхода из строя вследствие изношенности основных деталей до замены картриджей, чернил.

Изучить весь предлагаемый ассортимент расходников, подобрать наиболее оптимальные варианты из предложенного, сделать заказ достаточно просто. Стоит только набрать в поиске: расходные материалы для оргтехники и сделать свой выбор.

Что собой представляют расходники

Расходники или расходные материалы для оргтехники — группа предметов, необходимых для функционирования разнообразной оргтехники.

Среди широкого ассортимента всех выпускаемых расходников, большим спросом пользуются следующие:

  • разные типы картриджей — черные и цветные;
  • термобумага, обычная, бумага высокоплотная;
  • матовая и глянцевая фотобумага для домашней фотопечати;
  • термопленка;
  • бутылочные и порционные чернила разного объема;
  • черные и разноцветные красящие порошки — тонеры;
  • картриджи-тонеры — представляющие собой заправленный нужным цветом многоразовый съемный блок с встроенным специальным фотобарабаном;
  • комплекты для обеспечения бесперебойной подачи чернил для красящих механизмов принтеров — СНПЧ;
  • запасные валы первичного заряда и магнитные;
  • дозирующие и чистящие лезвия;
  • наборы и средства для очистки;
  • фотобарабаны;
  • готовые ремкомплекты для быстрого устранения поломки узлов оргтехники для офиса.

Оргтехнические расходники могут быть:

  • оригинальными. Их выпускает та же самая фирма-производитель, что производит оргтехнику;
  • совместимыми, то есть не оригинальными, выпускаемыми другими производителями, но работающие с данной моделью оргтехники.

Расходные материалы оригинального производства

Расходники оригинального происхождения отличаются беспроблемностью эксплуатации и более высокой стоимостью. Преимуществом их есть то, их выпускает тот же производитель, что и торговая марка оргтехники в соответствии с сертификатами качества, надежностью завода-изготовителя, на них распространяется гарантия качества и гарантийное обслуживание.

Расходники совместимого типа

Это вид расходных материалов, который выпускается на рынок не производителем основной техники, а совсем другим. Они работают с оргтехникой, но вследствие своего безлицензионного происхождения не сопровождаются гарантией и всеми последующими привилегиями. К тому же процесс их эксплуатации в составе офисных аппаратов часто компрометирует последних в плане гарантийного обслуживания.

Часто сервисный центр отказывается ремонтировать такую технику с неоригинальными комплектующими.

Сидоров И. Е., эксперт журнала

Журнал «Учет в сфере образования» № 10/2014

Так как на практике при операциях с расходными материалами к оргтехнике возникает ряд сложностей, связанных с особенностями их приемки или списания, рассмотрим варианты учета данных активов.

Общие правила учета

Расходы на обслуживание персональных компьютеров и оргтехники и поддержание их в рабочем состоянии включают затраты на технический осмотр, уход, приобретение сменных элементов (бумага для факса, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов и т. п.).

Используемая учреждением вычислительная техника нередко выходит из строя. Для предупреждения поломок эта техника должна проходить регламентированное обслуживание. Указанные работы могут выполняться как собственными силами, так и привлеченными лицами.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, расходы на оплату работ и услуг привлеченных организаций или физических лиц, связанных с содержанием, обслуживанием, ремонтом нефинансовых активов, должны относиться на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493,утвержденному постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17, оргтехника именуется канцелярской (код 3000000).

Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации определяется согласно:

  • Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1;
  • документации производителя, входящей в комплектацию объекта имущества (при отсутствии в законодательстве РФ норм, устанавливающих сроки полезного использования имущества в целях начисления амортизации). В случае отсутствия информации в законодательстве РФ и документах производителя порядок амортизации определяется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. (Классификатор ОК 004-93утрачивает силу с 1 января 2015 года в связи с изданиемприказа Росстандарта от 31 января 2014 г. № 14-ст, которым утверждены Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД2) ОК 029-2014и Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) ОК 034-201).

Отражаем заправку картриджа

При эксплуатации принтеров (копиров) нужно вовремя заправлять или менять картриджи. Рассмотрим на примере, как бухгалтеру следует учитывать подобные операции.

Пример 1

Учреждение выдало работнику под отчет 1200 руб. на заправку картриджа. Стоимость услуг составила 1100 руб. (включая НДС). Остаток подотчетной суммы в размере 100 руб. по заявлению работника удержан из его зарплаты. В учете будет записано:

Дебет Кредит Сумма, руб.

Выданы денежные средства под отчет работнику (расходный кассовый ордер)

208 25 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»

201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»

1200

Приняты к учету расходы согласно представленному авансовому отчету (авансовый отчет, квитанция, чек)

109 60 225
«Затраты на работы, услуги по содержанию имущества в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
401 20 225
«Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»

208 25 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»

1100

Удержан из зарплаты работника остаток подотчетной суммы (заявление работника, расчетно-платежная ведомость)

302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

100

Погашена задолженность подотчетного лица (справка по форме 0504833)

304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

208 25 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»

100

Когда нужна дефектная ведомость

Как уже отмечалось, в ходе длительной эксплуатации компьютерной техники или в непредвиденных ситуациях может потребоваться ремонт либо замена ее составных частей. Замену приспособлений и принадлежностей, выполняющих свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, нельзя рассматривать как модернизацию объектов основных средств. В то же время операции по замене составляющих и комплектующих частей объектов основных средств – это использование прочих материалов в ходе текущего (капитального) ремонта основных средств. Соответственно и расходы на приобретение таких приспособлений и принадлежностей должны отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Все хозяйственные операции, проводимые образовательной организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В данном случае можно воспользоваться дефектной ведомостью. Ее форма не утверждена законодательно, поэтому учреждение разрабатывает ее самостоятельно. Дефектная ведомость должна содержать информацию о выявленных неполадках имущества, неисправных деталях, а также рекомендации по устранению неисправностей (ремонту). (Первичные документы должны содержать реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона о бухгалтерском учете и пункте 7Инструкции, утвержденнойприказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

Она составляется компетентными лицами и утверждается руководителем либо уполномоченным лицом.

Кроме того, дефектная ведомость применяется:

  • для контроля за состоянием объекта;
  • для доказательства целесообразности расходования средств в случае возникновения вопросов у проверяющих органов;
  • для определения масштаба работ.

Учет канцелярских товаров

Канцелярские принадлежности (офисная бумага, карандаши, ручки и пр.) относятся к материальным запасам и учитываются на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):

  • 105 36 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения»;
  • 105 26 000 «Прочие материальные запасы – особо ценное движимое имущество учреждения».

Как показывает практика, использование (расходование) канцелярских материалов очень трудно контролировать. В большинстве организаций они списываются одновременно при их выдаче на нужды учреждения. Однако большинство этих товаров не могут быть израсходованы сразу, особенно если они закупаются в большом количестве (например, офисная бумага). Поэтому иногда у проверяющих возникает вопрос, почему при наличии в учреждении большого количества неизрасходованной офисной бумаги в бухгалтерском учете нет остатков по соответствующему счету.

Нулевые остатки по счетам учета канцтоваров при их наличии в структурных подразделениях обоснованны, если их выбытие было оформлено надлежащим образом. То есть они переданы на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…», данная ведомость применяется для оформления выдачи материальных ценностей в пользование по каждому материально ответственному лицу. Она служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия материальных запасов и объектов основных средств стоимостью до 3 тыс. руб. включительно. Если выдача материальных ценностей оформлена указанной ведомостью, они списываются с учета в момент выдачи, но фактически продолжают использоваться до полного расходования. (Если канцелярские товары не выданы на нужды учреждения (находятся на складе), но списаны с учета – имеет место нарушение).

С целью оптимизации учетных процедур в учетной политике можно прописать конкретный порядок учета канцтоваров в зависимости от структуры учреждения. При этом могут быть определены нормы расходования таких товаров на нужды учреждения. Например, в учетной политике учреждения образования можно указать следующее: канцелярские товары приобретаются централизованно и передаются на нужды учреждения через склад. Принятие к учету происходит на основании документов от поставщика. Передача материальных запасов, не превышающих 3 тыс. руб. за единицу учета, со склада в структурные подразделения также осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по мере необходимости (либо в соответствии с принятыми в учреждении нормами расходования материальных запасов на нужды учреждения). Одновременно отражается их списание по средней фактической стоимости. Если стоимость одной единицы учета превышает 3 тыс. руб., оформляют Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) в установленном порядке (на основании решения комиссии) по фактической стоимости каждой единицы.

Пример 2

В бюджетном образовательном учреждении ежеквартально закупают канцелярские товары за счет субсидий на выполнение муниципального задания. В последующем они выдаются на нужды бухгалтерии на основании ведомости (ф. 0504210). Списание отражается по средней фактической стоимости:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *