Кофе для сотрудников

Возможно ли отнести к представительским расходам затраты на приобретение продуктов питания (чай, кофе, печенье и т.д.) при проведении проверки контролирующими органами?

19 февраля 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (или физических лиц), участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
Сотрудники контролирующих органов к указанным лицам не относятся. Поэтому расходы на прием и обслуживание представителей контролирующих органов, направленных в организацию для исполнения своих служебных обязанностей (проведение проверки ее деятельности), не могут учитываться в составе представительских. Кроме того, указанные расходы, по нашему мнению, не соответствуют критериям признания в качестве расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Обоснование вывода:
Глава 25 НК РФ содержит закрытый перечень расходов, которые налогоплательщик может относить к представительским для целей учета их при расчете налогооблагаемой базы согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В п. 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся:
1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
— официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
3. Транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
— официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
4. Буфетное обслуживание во время переговоров.
5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В указанной норме не приведен конкретный перечень услуг, подпадающих под понятие «официальный прием и обслуживание», поэтому при отнесении тех или иных расходов к представительским необходимо, чтобы они были связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха и развлечений (смотрите постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу N А32-8834/2010, Пятнадцатого ААС от 10.04.2015 N 15АП-2891/15, Семнадцатого ААС от 06.10.2011 N 17АП-3716/11).
Конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ также не регламентирован (письмо Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004)*(1).
Однако из положений п. 2 ст. 264 НК РФ следует, что к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
То есть участниками официального мероприятия или переговоров, расходы по организации которых могут быть признаны представительскими, должны быть представители других организаций, участвующих в переговорах в целях взаимного сотрудничества, или представители руководящего органа самой организации. При этом переговоры или официальный прием можно считать направленными на установление (поддержание) взаимного сотрудничества, если их участниками являются представители различных организаций*(2) для обсуждения вопросов совместного взаимодействия в целях извлечения прибыли.
В письме от 12.05.2010 N 03-03-06/1/327 в отношении продуктов питания (чай, кофе, конфеты, печенье), выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, Минфин России указал, что затраты на их приобретение не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли.
Например, расходы на приобретение товаров, предназначенных для обслуживания клиентов (минеральная вода, чай, кофе, сахар, соки и другие), представители налоговых органов и Минфина России квалифицируют как расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (п. 16 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 01.06.2011 N 03-11-06/2/86, УФНС России по г. Москве от 21.01.2011 N 16-15/005285@). В приведенных письмах рассматриваются вопросы организаций, применяющих УСН. Однако полагаем, что содержащаяся в них аргументация может быть применена и для общей системы налогообложения.
Отметим, что НК РФ не конкретизирует характеристику расходов на буфетное обслуживание по время переговоров. Однако, по нашему мнению, исходя из общего смысла п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским относятся расходы на буфетное обслуживание лиц, указанных в п. 2 ст. 264 НК РФ. Представители контролирующих органов к указанным лицам не относятся. Кроме того, расходы, связанные с приемом сотрудников контролирующих органов, не могут рассматриваться в качестве расходов на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) или на буфетное обслуживание во время переговоров. Маловероятно, чтобы можно было достаточно обоснованно доказать, что какие-либо мероприятия с участием указанных представителей контролирующих органов, направленных в организацию для исполнения своих служебных обязанностей (проведение проверки деятельности организации), связаны с проведением переговоров для обсуждения вопросов совместного взаимодействия в целях извлечения прибыли.
Напомним, что в целях налогообложения прибыли могут учитываться любые расходы вне зависимости от того, поименованы они или нет в соответствующих статьях НК РФ, при условии соответствия их указанным в ст. 252 НК РФ критериям (за исключением прямых изъятий, предусмотренных ст. 270 НК РФ). В п. 49 ст. 270 НК РФ отдельно указано, что к расходам, не принимаемым для целей налогообложения, относятся любые расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Осуществление проверок организации контролирующими органами обусловлено требованием законодательства, и результаты проверок не зависят от каких-либо расходов организации, связанных с приемом представителей контролирующих органов (смотрите, например письмо ФНС России от 15.11.2007 N ММ-6-18/888@).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

1 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Организовать кофе в офисе – это очень просто. Но если ты много лет работаешь с кофемашинами, кофе и кофейными же ИТ-решениями, то забываешь, что некоторые люди могут не знать элементарных вещей. Об этом мне напомнила статья «Сколько нужно программистов, чтобы выпить чашечку кофе».
В любой профессии есть особый вид погружения, профдеформация. Чтобы почувствовать его, попробуйте вспомнить свое состояние, когда не умели читать. Поэтому я вроде бы повторяю для себя очевидные вещи, но оказывается для многих это открытие. Цель статьи ниже рассказать, как надо строить бизнес кофе для офисов.

Фундамент кофейного бизнеса независимо от его локации

У любого проекта могут быть внешние заказчики и внутренние. Когда вы организуете кофепоинт на заправке, в салоне связи, торговом центре, вы ориентируетесь на внешнего заказчика. При создании кофейной зоны в офисе вы используете все те же организационные принципы, но немного корректируете их, исходя из того, какие условия вам ставит ваш внутренний заказчик.
Первое кофейное правило – нельзя поступаться качеством кофе. Нужен узнаваемый, повторяемый хороший вкус на длительное время. Достигается эта цель точно так же, как при продажах кофе в продвинутых заправочных сетях – хорошая автоматическая кофемашина, правильно подобранная зерновая смесь и мониторинг технического состояния кофейной зоны. Это фундамент кофейного бизнеса.

Кофейный уголок в офисе
В статье программисты точно уловили «клиентскую» часть вопроса – отслеживание кто и сколько выпил, запоминание предпочитаемых напитков, розыгрыш призов. Абсолютно верный ход мыслей. Кстати, направление размышлений у программистов из этой компании верный, даже про призы к каждой чашке кофе вспомнили.
Учитывая, что герои еще не «опытные» пользователи кофемашин, они не знают, про техническую составляющую процесса — сервисное обслуживание кофемашин. Кто будет проводить ТО (техобслуживание), ремонтировать, в какой срок и на каких условиях? Камнем преткновения может стать даже такой простой вопрос: «Кто будет промывать ежедневно молочную систему кофемашины?» Пустяковое дело на 10-15 минут, но ежедневно. Можно поручить офис-менеджеру, можно назначить дежурного, можно забить и через пару месяцев лишиться возможности пить капучино и латте.
Или, например, кофемашину надо промывать специальными средствами, которые тоже надо покупать, иначе отведаете кофе с фейри. Цена специальной химии пустяковая – 12 рублей в день, но сколько раз приходилось мастерам чистить машины от последствий экономии на расходных материалах…
Я привожу простейшие примеры, на самом деле система мониторинга учитывает более 400 параметров работы агрегата. Кофемашина — это сложное и дорогое оборудование, для которого завод-изготовитель предписывает множество регламентных работ, направленных на профилактику возможных поломок агрегата. Хорошее профессиональное оборудование рассчитано на десятилетия работы при условии правильного технического обслуживания.
Фундамент прочного кофейного бизнеса для поточных продаж кофе – автоматическая кофемашина, специально подобранная кофейная смесь и целый комплекс ИТ-решений, направленных на профилактику работы оборудования.

Три кита для кофейного бизнеса

Если все вышесказанное вам показалось сложным и очень захотелось аутсорсить кофейный вопрос на сторону подрядчика, то есть неутешительные новости. Технические реалии мира для подрядчика тоже не отменяются, но решать он их будет за ваш счет и не всегда самым оптимальным способом. Проверено на тысячах кофейных точек, которые подключены к нашей системе мониторинга кофемашин. Хочешь иметь вкусный кофе, все ключевые вопросы надо держать в своих руках. Выявляем грабли на пути офисных кофеманов.

Выбор кофемашины

Во-первых, кофемашину надо выбирать самому, руководствуясь собственными критериями.
Главный критерий – автоматическое приготовление кофе. Для офиса не подходят ни электрические турки, ни профессиональные машины для кофеен. Этот-то программисты уловили, а вот потом отпустили ситуацию на усмотрение предприимчивой барышни, которая предложила им в лизинг что? Об этом история умалчивает. Четыре кнопки, выполняющие 51 команду – это информация ни о чем. Корейские и китайские агрегаты имеют кучу кнопок, которые можно нажимать с полным усердием, и они никак не влияют на работу кофейного автомата. Итальянские производители кофемашин – история со многими неизвестными. Остаются 3-4 известных бренда, но они и стоят «выше среднего» на первый взгляд.

Тратить даже 30 минут на обучение пользования автоматической кофемашиной не придется.

Выбор кофейной смеси

Во-вторых, от качества кофейной смеси зависит вкус кофе. С этим утверждением трудно спорить. Я почти уверен, что вместе с договором на долгосрочную аренду авторы подмахнули и пункт договора, что они используют зерновую смесь, которую им будет поставлять хозяин кофемашины. (Иначе нет смысла в лизинге и аренде). Так что ключевой пункт влияния на свой кофе они пропустили не глядя.
Если за кофе для офисной кофемашины будет отвечать офис-менеджер, то они тоже не много выиграют. Хорошая кофемашина настраивается на определенный вид зерновой смеси. В идеале настройки ежемесячно поправляет мастер. Если каждый килограмм кофе будет из новой партии, нового производителя, то либо вызывать мастера настраивать, либо пьете напиток со вкусом кофе. Сюда же надо добавить пункт о том, какая молочная система у кофемашины в данной комплектации? Вкусный кофе бывает на натуральном молоке. Холодильник рядом с машиной стоит или ставим пакет молока и рядом трубочка?
Техническое обслуживание кофемашины пользователи на данном этапе с подрядчиком не обсуждали, а зря. Например, при температуре заварки 93,3 получается идеальный кофе, если заваривать напиток 99-градусным кипятком – получится горькая бурда. Температуру настраивает, естественно, мастер. Настройки зависят даже от посуды, которую будут использовать – стаканчики для кофе или керамические кружки. Теплоемкость керамической кружки больше и в кофейнях посуду принято подогревать. Очень мило, что автор принесла из дома чашку с блюдцем, но это не гарант, что ее кофе будет идеальным.

Будни сервисной службы

ИТ-решения для кофейной машины

Перечислять нюансы я могу еще очень долго, то третья часть самая интересная для меня – ИТ-решения для обслуживания кофемашины. Про мониторинг технического состояния агрегата я уже сказал выше, теперь «клиентская» часть, то, что влияет на экономику использования кофемашины.
Первое и самое очевидное решение – надо каким-то образом считать выпитые чашки. Программисты действительно молодцы, ибо до них это дошло в первый же день обладания кофемашиной. Некоторые АЗС-ные начальники доходят до этого годами. Айтишники быстро прошли путь от листочка бумаги и гугл таблиц до автоматизации. Этот процесс точно должен проходить без участия «человеческого фактора».
Следующий логичный этап – идентифицировать, кто выпил, какой кофе. Сбрасываться по 400 рублей на кофе – это, на мой взгляд, жлобство работодателя. Но как решили, так решили. Возможно следующий вариант – продажа кофе, такие варианты тоже есть, и они реализуются современными техническими средствами. Для своих сотрудников устанавливаются специальные цены и т.д. Это, правда, лучше воспринимается, что «скидываемся на кофе и печеньки». Продажа кофе по пропускам – работоспособная идея. В некоторых случаях важнее оградить кофемашину от посторонних посетителей, тогда отпуск кофе по пропускам тоже отлично работает.

Доступ к кофе по пропуску или чеку
Распознавание клиента при помощи видеокамеры – это настолько в тренде, что в Америке стали уже запрещать распознавать всех на каждом углу.
Вот за что я выписал бы премию, так это идея продумать бонусные баллы с выпитой чашки кофе. За потребление надо стимулировать. Маркетологи не с первого раза понимают, как это круто. Сразу видно, что настоящие программисты, работающие на результат, а не сферические кони в вакууме. Бизнес-хватка видна – моментально речь идет о патенте и желание «нажиться» на соседних отделах, любящих кофе. Пока у коллег-программистов не разыгрался азарт, HR-отделу срочно прописать кофейную тему в политике лояльности в компании и реализовывать.
Возможным клиентом для подобных идей могла бы стать ИП-шница, которая отдала им машину в аренду. Но думаю, что программисты зададут ей столько технических и экономических вопросов, что барышня предпочтет от шибко умных сбежать и продолжать окучивать продавцов колготок. Кофейный рынок настолько не насыщен предложениями, что и такой кривой бизнес выживает.
Единственное, что остается добавить, что если бы программисты, прежде чем придумывать сами, изучали вопрос, то нашли бы, что все их изобретения уже воплощены и давно работают. Если хотите похудеть спросите меня как. Или посмотрите, что выдает поисковик по запросу «мониторинг кофемашин».

Вывод

Итак, для того, чтобы в офисе был вкусный кофе надо самому под свои запросы выбрать кофейный аппарат, зерновую смесь и максимально гибко под свои запросы кофейные ИТ-решения.

Расходы на покупку для сотрудников продуктов питания (в том числе чая, кофе, сахара и т.д.) не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 11.06.2015 № 03-07-11/33827. Однако, по нашему мнению, все не так однозначно.

Расходы на бесплатное питание сотрудникам не учитываются при исчислении налога на прибыль. Исключение составляют следующие случаи (п. 25 ст. 270, п. 4, 25 ст. 255 НК РФ):

  • специальное питание, предусмотренное для отдельных категорий работников законодательством;
  • бесплатное питание, гарантированное трудовым (коллективным) договором.

Следовательно, если в трудовом (коллективном) договоре закрепить условие о том, что сотрудникам предоставляется бесплатное питание (в виде чая, кофе и т.п.), то его стоимость можно включать в расходы на оплату труда. Финансовое ведомство также выражало подобную точку зрения (см. письмо Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/4/26).

Поскольку однозначного мнения нет даже среди контролирующих органов, включение в расходы на оплату труда стоимости чая, кофе и т.п., приобретенных для работников, может вызвать претензии со стороны налоговых органов.

Если организация готова к спорам, ей следует закрепить такую гарантию в трудовых (коллективных) договорах.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *