Кого нельзя отправлять в командировку?

Добрый день!
«Суточные» подрядчику по договору ГПХ в любом случае следует считать его вознаграждением, соответственно, учитывать для целей налогообложения прибыли, облагать НДФЛ и страховыми взносами (за исключением ФСС). Что касается компенсаций (например, затрат на проживание), то ситуация изложена ниже.
1) Налог на прибыль.
В случае, если согласно условиям гражданско-правового договора заказчик отдельно возмещает исполнителю расходы на выполнение работ (оказание услуг), например, расходы на командировки исполнителя в целях оказания услуг (выполнения работ) для заказчика, заказчик может столкнуться с требованием проверяющих не учитывать сумму таких компенсаций в составе расходов для целей налогообложения прибыль. Так, в Письме Минфина РФ от 19.12.2006 г. № 03-03-04/1/844 указано, что в соответствии с положениями ст. ст. 166 – 168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только для штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договора или коллективные соглашения. Поэтому действующим трудовым законодательством и законодательством о налогах и сборах не предусмотрено возмещение (компенсация) расходов, компенсирующих затраты по командировкам исполнителей, осуществляемые заказчиком согласно заключенным гражданско-правовым договорам. Налоговики творчески развили данную мысль, сделав вывод, что расходы на командировки лиц, работающих в организации по договорам гражданско-правового характера, нельзя включать в состав прочих расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо УМНС РФ по г. Москве от 27.09.2004 г. № 28-11/62835).
Представляется, что расходы на компенсацию затрат исполнителя по гражданско-правовому договору заказчик вправе учесть для целей налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) либо прочих внереализационных расходов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) в зависимости от цели заключения договора, так как такие расходы документально подтверждены (условием договора о компенсации расходов исполнителя заказчиком, а также первичными документами, подтверждающими расходы исполнителя) и экономически обоснованы, так как направлены на реализацию экономически обоснованного гражданско-правового договора (ст. 252 НК РФ).
2) НДФЛ.
Налоговое ведомство настаивает на включении рассматриваемых компенсаций в налогооблагаемый доход физических лиц-исполнителей (например, Письмо Минфина России от 22.09.2009 г. № 03-04-06-01/245), так как исключены из налогооблагаемой базы по НДФЛ только компенсационные выплаты, предусмотренные трудовым законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ), к которым рассматриваемые суммы не относятся (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 14.07.2008 г. № 28-11/066968). Некоторые арбитры солидарны с контролерами (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.2008 г. по делу № А65-610/2007-СА2-22)
Однако в других округах существует арбитражная практика в пользу той точки зрения, что компенсации расходов физических лиц по гражданско-правовым договорам не включаются в их налоговую базу по НДФЛ, рассчитываемую организацией — заказчиком (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 16.12.2008 г. по делу № А73-486/2008-85 (Определением ВАС РФ от 26.03.2009 г. № ВАС-3334/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Волго-Вятского округа от 14.05.2007 г. по делу № А43-7991/2006-30-215, ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 г. по делу № А56-10568/2005, ФАС Московского округа от 17.12.2007 г. по делу № А40-10789/07-127-82). Судьи указанных округов в рассматриваемой ситуации пришли к выводу, что не подлежат обложению НДФЛ суммы выплат, носящие компенсационный характер и связанные с возмещением расходов при выполнении трудовых обязанностей физическими лицами, состоящими как в трудовых, так и в гражданско-правовых отношениях с организацией, осуществляющей эти выплаты. Если организация – заказчик примет решение о невключении компенсации, выплачиваемой исполнителю – физлицу, в его налоговую базу по НДФЛ, можно порекомендовать такому заказчику следовать критериям обоснованности выплаты компенсации, формализованным ВАС РФ (см. ниже).
3) Страховые взносы.
В соответствии с пп. ж) п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, не подлежат обложению страховыми взносами в социальные фонды выплаты организаций, являющиеся компенсацией расходов физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера.
Условия невключения компенсации издержек исполнителя в налоговую базу по ЕСН были формализованы в п. 1 информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 г. № 106 «Обзор практики рассмотрения арбитражными судами дел, связанных с взысканием единого социального налога» (представляется, что сформулированные ВАС РФ условия подходят и для НДФЛ, и для страховых взносов):
— гражданско-правовым договором между организацией и физическим лицом — исполнителем должна быть предусмотрена компенсация расходов, фактически произведенных последним и непосредственно связанных с выполненными работами (оказанными услугами);
— суммы вышеуказанных расходов подтверждены представленными документами.
В части издержек из объекта обложения ЕСН не могут исключаться выплаты, произведенные в пользу физических лиц и направленные на компенсацию их общих издержек, не связанных непосредственно с выполненными работами (оказанными услугами).

Трудовой кодекс устанавливает, что в командировки нельзя направить беременных женщин и несовершеннолетних работников.

Также в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 Трудового кодекса РФ).

Направление в служебные командировки:

— женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

— работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

— работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением,

— матерей и отцов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги) -допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст.

259 Трудового кодекса РФ).

Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

В остальных случаях направление в командировку оформляется приказом, работник, нарушивший приказ, подлежит привлечению к дисциплинарной ответственности.

Увольнение работника за нарушение приказа о направлении в командировку возможно в случаях, предусмотренных п. п. 5 и 10 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса.

ООО «Небо»

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим ответы на такие вопросы:

  • что такое командировка;

  • кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;

  • какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в филиал и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

  • беременных;

  • несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);

  • людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, руководитель предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким заключался договор гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и арбитражные суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

  • служебное задание (нужна форма Т-10а);

  • приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

  • командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

  • ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

  • отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

  • место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

  • протяжность поручения, дата его начала и конца;

  • название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

  • основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются бухгалтеру для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

  • ФИО и должность командируемого;

  • отдел, в каком он работает;

  • место командировки;

  • время;

  • цель.

В приказе необходимо установить источник расчета, с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

  • филиалы и представительства заграничных фирм;

  • организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *