Командировочные расходы в валюте

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

У многих государственных (муниципальных) учреждений, находящихся на территории РФ, иногда возникает необходимость в проведении операций в иностранной валюте. Чаще всего это связано с направлением работников в заграничные командировки. О вариантах выдачи командировочных работникам мы уже писали на страницах нашего журнала <*>. Одним из таких способов является выдача наличной валюты работнику. Как учреждению приобрести наличную валюту, читайте в настоящей статье.

<*> См. статью И.В. Артемовой «Заграничные командировки — оформление и учет» в журнале «Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения № 8 за 2013 год. Статья включена в систему «Советник бухгалтера» и доступна по коду подписчика.

Валютный счет

Казенные и бюджетные учреждения осуществляют операции с денежными средствами через лицевые счета, открываемые в территориальном органе Федерального казначейства или финансовом органе субъекта РФ (муниципального образования) в порядке, установленном законодательством РФ. Однако из этого правила есть исключения и касаются они валютных операций, осуществляемых в соответствии с валютным законодательством РФ.
Автономные учреждения могут иметь счета как в органах Федерального казначейства, так и в банках.
Согласно пунктам 1 и 2 статьи 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ) резиденты вправе без ограничений открывать в уполномоченных банках банковские счета в иностранной валюте, если иное не установлено данным законом. В терминах Закона № 173-ФЗ резидентами являются юридические лица, созданные в соответствии с законодательством РФ (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). Соответственно, учреждения относятся к резидентам РФ.
Уполномоченными банками являются кредитные организации, созданные в соответствии с законодательством РФ и имеющие право на основании лицензий Центрального банка РФ осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте (п. 8 ст. 1 Закона № 173-ФЗ).
Приобретение учреждением валюты у уполномоченного банка, а также выдача наличной валюты сотруднику рассматриваются как приобретение резидентом у резидента и отчуждение резидентом в пользу резидента валютных ценностей на законных основаниях, что является валютной операцией (пп. «а» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ).
Расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами-резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком РФ.
Следовательно, для проведения валютных операций государственному (муниципальному) учреждению необходимо открыть валютный счет.
Напомним также, что валютные операции между резидентами запрещены, за исключением установленного перечня операций (п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). В частности, разрешено проведение между резидентами валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица на служебную командировку за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Также разрешены операции по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории РФ работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (пп.

Командировка в 2017 году: оформление и учет расходов

Командировки в 2017 году нужны для подписания контрактов, обсуждения новых проектов, встреч с партнерами и сотрудниками филиалов. Как командировки оформлять, узнаете в статье.

Служебная командировка — это поездка сотрудника за пределы места постоянной работы , чтобы выполнить поручение руководителя. Если у сотрудника разъездной характер работы, то его поездки командировками не признаются.

Разберемся, что нужно оформить перед поездкой, что выдать командированному и как составить отчет после возвращения сотрудника. Особенности отношений с командированным сотрудником, а также порядок оформления документов закреплены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Документы перед командировкой в 2017 году

Любая командировка ограничена по времени — срок поездки устанавливается в приказе руководителя. Если нужно, командировку продлевают, также на основании приказа.

Приказ о направлении в командировку в 2017 году составляют на основании устного распоряжения директора или служебной записки работника. В служебной записке стоит указать цель командировки и примерную сумму, необходимую для поездки.

Командировочное удостоверение и служебное задание оформляются, если такие документы предусмотрены в локальных нормативных актах. По закону такие документы необязательны, но позволяют контролировать выполнение задачи.

Аванс на командировку 2017

На основании распоряжения руководителя или завизированной служебной записки командированному работнику выдаются подотчетные денежные средства . Если гостиница и проездные билеты оплачены по безналичному расчету, сотруднику понадобятся только суточные.

Сколько выдать суточных, решает руководитель. Нормы закрепляются в нормативных актах организации. При этом размер суточных может зависеть даже от занимаемой должности. Максимально допустимый размер суточных, как и минимальный уровень таких выплат, законом никак не ограничивается (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Многие компании устанавливают суточные для российских командировок в размере 700 рублей. Объяснение этому есть вполне логичное: суточные, не превышающие 700 рублей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Кроме того, с суточных в пределах этой суммы не придется начислять страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Для заграничных поездок удобный лимит суточных — 2 500 рублей, эта сумма также не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Авансовый отчет по расходам в командировке

Чтобы списать расходы по командировке в 2017 году, бухгалтер составляет авансовый отчет . Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, подтверждающие расходы. Сдать документы и остаток денег сотрудник должен в течение трех рабочих дней.

Стандартные расходы обычно такие (ст. 168 ТК РФ):

  • суточные;
  • затраты на проезд;
  • оплата проживания.

Кроме перечисленных трат, в командировке могут возникнуть и другие расходы.

Суточные выплачиваются за столько дней, сколько продлится командировка. Дату начала и окончания служебной поездки можно определить по проездным билетам.

Если работник отправляется в путь на автомобиле или ином транспорте, принадлежащем ему на праве собственности или арендованном, необходимо составить служебную записку. Она понадобится и при поездке на служебном транспорте. Служебную записку, в которой, в частности, указываются и сроки поездки, работник прилагает к авансовому отчету. Подтвердить расходы на бензин нужно с помощью чеков АЗС и путевых листов.

Расходы на проезд возмещаются на основании приложенных билетов (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, нужен билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон, который подтвердит посадку на борт самолета (письма Минфина России от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 29.01.2014 № 03-03-07/3271). К учету можно принять и распечатанные электронные билеты.

Поездку по железной дороге работник подтверждает билетом на поезд. Если оформлялся электронный билет, поездку подтвердит контрольный купон билета (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-03-07/42273). Затраты на постельное белье, выдаваемое проводником, также можно включить в расходы организации.

Затраты на такси от вокзала или аэропорта до места проживания (места командировки) тоже можно включить их в расходы. Аналогичный вывод — в письмах Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720.

Обратите внимание: если командированный работник потерял проездные билеты, справку о подтверждении поездки можно взять у перевозчика.

Затраты на проживание подтверждаются документами, оформленными гостиницей. При наличном расчете гостиница должна выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему следует приложить копии документов о праве собственности.

Проводки по расходам на командировки в 2017 году

После того, как авансовый отчет утвержден, хозяйственные операции нужно отразить в бухгалтерском учете.

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44) КРЕДИТ 71

— списаны расходы на билеты, на проживание, прочие;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

— выделен НДС со стоимости проездного билета или оказанных услуг;

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 60 (76)

— поступили билеты в кассу компании (приобретены для командированных сотрудников);

Дебет 71 Кредит 50-3

— выданы из кассы проездные билеты.

Эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Елена Рогачева

Командировка в 2017 году: инструкция для бухгалтера

Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.

Обязательные документы при оформлении командировки

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • суточные;
  • затраты на проезд;
  • проживание;
  • прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 – 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Прочие расходы

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *