Командировочные расходы вид затрат

Учет и налогообложение командировочных расходов

Командировочные расходы для целей налогообложения

С 1 января 2002 года командировочные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, определенном главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. Для того, чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть, расходы должны быть:

  • обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);
  • документально подтверждены (т.е., оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);
  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ) и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов (пп. 4 п. 2 ст. 253 НК РФ).

Расходы, связанные со служебными командировками, признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты), при этом датой их осуществления признается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Состав командировочных расходов для целей налогообложения определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К расходам, связанным с командировками, относятся следующие расходы:

  • на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;
  • по найму жилого помещения;
  • суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Налоговый кодекс не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес- или экономический класс). Тем не менее, указанные расходы должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В составе расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях. Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения.

Таким образом, нормирование расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения не предусмотрено, однако не все расходы, связанные с проживанием командированного работника, могут приниматься в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль. Если командировка была организована через туристическую фирму, расходы по проживанию и проезду командированного работника также могут быть отнесены на расходы, принимаемые для целей налогообложения, при условии соответствующего документального оформления.

Нормы расходов организаций на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Указанные нормы распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года, согласно п. 3 вышеуказанного постановления.

Норма командировочных расходов за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 руб. Нормы командировочных расходов при заграничных командировках /InfoDescr.aspx?info=8 установлены приложением к постановлению в долларах США и различаются в зависимости от срока пребывания сотрудника в командировке (до 60 дней и более 60 дней).

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ, налоговая база по налогу на прибыль организаций не может быть уменьшена на суммы, направленные на оплату:

  • путевок на лечение или отдых;
  • экскурсий или путешествий;
  • занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
  • посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
  • товаров для личного потребления работников,

а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Соответственно, суммы компенсаций работнику указанных личных расходов, понесенных во время служебной командировки, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

При расчете налога на добавленную стоимость могут быть получены вычеты на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в частности:

  • расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж. В случае отсутствия документов, подтверждающих осуществление указанных расходов, сумма НДС, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% установленных норм на указанные расходы.

Если расходы, связанные со служебной командировкой, понесены на территории иностранного государства, то НДС расчетным путем выделяться не должен, поскольку сумма соответствующего расхода не содержит налога.

Расходы на командировки всегда могут быть косвенными

Л. П. Фомичева, налоговый консультант

От цели командировки зависит бухгалтерский учет расходов на нее. Командировочные могут включаться в стоимость приобретенных ценностей, а могут списываться непосредственно на расходы. В налоговом учете организация может не включать командировочные в стоимость ТМЦ, а списывать сразу на затраты как косвенные расходы.

Порой у организации появляется реальная возможность выбирать, по какой статье расходов ей учитывать затраты на командировки. Это происходит в тех случаях, когда работник направляется для приобретения основного средства или нематериального актива. А ведь от выбранного варианта будет зависеть, как скоро организация спишет командировочные на расходы и в каком размере.

Покупка ОС и НМА

Налоговый кодекс предлагает вариантность учета командировочных расходов при приобретении ОС и НМА. Первый вариант — их можно включить в стоимость этих активов и списывать на уменьшение налогооблагаемой прибыли через амортизационные отчисления в течение срока полезного использования ОС или НМА. Второй вариант – списать как прочие расходы в том периоде, в котором работник был командирован и произвел соответствующие траты. Отметим, что во втором случае организация сможет учесть суточные только в пределах норм (100 рублей по командировкам в пределах РФ, норма установлена постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93). Но, несмотря на это ограничение, учитывать командировочные расходы как прочие для организации частенько гораздо выгоднее, поскольку она может их списать как косвенные в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Впрочем, нужно обязательно иметь в виду следующий факт. «При всем богатстве выбора» МНС России альтернативы не предоставляет. Те специалисты ведомства, к которым мы обратились, чтобы узнать официальную позицию по этому вопросу, не считают, что кодекс позволяет организациям выбирать, как им учитывать расходы на командировки, связанные с приобретением основных средств и нематериальных активов. По их мнению, такие расходы на командировки увеличивают стоимость основных средств и нематериальных активов в налоговом учете, впрочем, также как и в бухгалтерском.

Но мы здесь не можем согласиться с налоговиками. Приведем свои аргументы. С одной стороны, расходы на командировку, связанную с приобретением ОС или НМА формируют их первоначальную стоимость (п. 1, 3 ст. 257 НК РФ). С другой стороны, в статье 264 среди прочих указаны все командировочные расходы и нет исключений для расходов по поездкам, связанным с приобретением ОС и НМА. Делаем вывод: налогоплательщик вправе выбирать вариант учета.

Конечно, не каждому бухгалтеру захочется спорить с налоговиками. Но этого спора можно и избежать. Только для этого не обязательно включать командировочные расходы в стоимость основных средств и нематериальных активов в налоговом учете. Можно просто «правильно» оформить первичные документы. Если в приказе (командировочном удостоверении) не будет явно указано, что работник едет за оборудованием, а указано, что он едет решать производственные вопросы (или что-то в этом роде), то командировочные можно будет учесть в том периоде, когда они произведены.

При таком оформлении документов командировочные расходы и в бухгалтерском учете не будут включаться в стоимость основных средств и нематериальных активов, а будут учитываться в том, периоде, к которому они относятся.

***

Рассмотрим отражение в учете одних и тех же сверхнормативных командировочных расходов в зависимости от целей командировки на примере.

Пример.

Организация возместила работнику затраты по командировке:

— суточные в размере 1000 руб. (500 руб. х 2 дн.).

Организация учитывает доходы и расходы в целях налогообложения прибыли методом начисления.

Если в приказе руководителя говорится, что работник направлен в командировку для решения производственных вопросов (например, проведения переговоров), то бухгалтер делает следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71

– 2500 руб. (1500 + 1000) – отражены затраты по командировке, связанные с текущей деятельностью, в том числе сверхнормативные суточные;

Дебет 19 Кредит 71

— 300 руб. – учтен НДС по командировочным расходам.

Расходы на найм жилого помещения учитываются при исчислении налога на прибыль в полной сумме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Уплаченный НДС по этим расходам принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ):

Дебет 68 Кредит 19

— 300 руб. — принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Суточные за два дня нахождения в командировке в пределах норм (100 руб. х 2 дн. = 200 руб.) будут учтены при налогообложении прибыли. Суточные сверх норм, в нашем примере 800 руб. (1000 – 200), не учитываются при налогообложении прибыли.

Сверхнормативные суточные (800 руб.) бухгалтер включит в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Единым социальным налогом суточные не облагаются в полном объеме (п. 1 ст. 238, п. 3 ст. 236 НК РФ).

Расходы по найму жилого помещения (1500 руб.) не облагаются налогом на доходы физических лиц и ЕСН в полном объеме (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ).

Если в приказе руководителя зафиксировано, что работник ездил в командировку для покупки основного средства, тогда затраты по такой командировке, в том числе суточные в полном объеме, включаются в первоначальную «бухгалтерскую» стоимость основного средства (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

В учете будут сделаны записи:

Дебет 08 Кредит 71

— 2500 руб. (1500 + 1000) – отражены затраты по командировке, связанные с приобретением объекта основных средств;

Дебет 19 Кредит 71

— 300 руб. – отражен НДС по командировочным расходам;

Дебет 01 Кредит 08

— 2500 руб. – учтены в первоначальной стоимости основного средства затраты по командировке;

Дебет 68 Кредит 19

— 300 руб. – принят к вычету НДС основному средству после ввода объекта в эксплуатацию.

В налоговом учете сумма сверхнормативных суточных 800 рублей будет включена в стоимость ОС как и в бухучете. В отличие от первого варианта учета в примере, эта сумма будет учтена при налогообложении прибыли, хотя и постепенно (как и все другие расходы на командировку).

Другие цели командировок

Когда цель командировки — не приобретение основного средства или НМА, Налоговый кодекс не предоставляет возможность выбирать, как учитывать командировочные. Они учитываются как прочие расходы. При этом бухгалтерский и налоговый учет в некоторых случаях совместить нельзя.

Покупка товаров для перепродажи. Если работник командируется для приобретения товаров (для осуществления торговых операций), то командировочные расходы в налоговом учете считаются издержками обращения текущего отчетного (налогового) периода и относятся к косвенным расходам, то есть списываются в текущем месяце (ст. 320 НК РФ). А покупная стоимость товаров для целей налогообложения прибыли формируется исходя из цены приобретения, в которую включаются расходы, предусмотренные договором поставки, купли-продажи. Она списывается только при реализации товаров в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ.

В бухгалтерском учете расходы на командировку, связанную с приобретением товаров, включаются в стоимость этих товаров (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.01 № 44н).

Решение вопросов, связанных с работой объекта обслуживающего производства (хозяйства). В этом случае командировочные расходы увеличат расходы по содержанию указанных объектов. В бухгалтерском учете они будут отражены на счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

В налоговом учете эти расходы будут учитываться отдельно, поскольку налоговая база по деятельности, связанной с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств, определяется отдельно (ст. 275.1 НК РФ).

Новое в деятельности организации. Если деловая поездка работника связана с открытием нового производства, новых направлений работы, или командировка связана с продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т. п., то командировочные расходы в бухгалтерском учете относятся на расходы будущих периодов. Впоследствии они равномерно списываются на счета учета затрат и т.п.

В налоговом учете такие расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль того периода, к которому они относятся, если организация учитывает доходы и расходы методом начисления (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Текущая производственная деятельность. Если цель командировки связана непосредственно с производством продукции, работ, услуг (если цель командировки не относится к указанным выше), то расходы на нее для целей налогообложения прибыли учитываются как прочие. Суточные принимаются в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отражает на счетах учета затрат суточные в полном объеме.

Л.Н. Усольцева, эксперт «УНП»
Опубликовано в «Учет. Налоги. Право» 34/2002

Командировочные расходы — расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Командировочные расходы — это расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Командировочные расходы определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). Так, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (регулирует налог на прибыль организаций) указывает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:

«расходы на командировки, в частности на:

— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие;

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;»

Дата признания командировочных расходов

Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в марте. Авансовый отчет работник представил в апреле и в этом же месяце авансовый отчет был утвержден руководителем. В авансовом отчете работник отразил счет за гостиницу за март.

Командировочные расходы, в том числе и расходы на гостиницу за март, отражаются в апреле — на дату утверждения авансового отчета.

Суточные

Суточные — это компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.

По налогу на прибыль, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.

Суточные облагаются страховыми взносыми (как и по НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ). Это правило введено с 2017 года. До этого, суточные не облагались страховыми взносами полностью (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Иные возмещаемые (и подтвержденные документально) работнику командировочные расходы (например, транспортные расходы, расходы на такси и т.д.) не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в городе Самара в связи с приобретением компанией станка. Организация установила суточные в размере 1000 рублей за каждый день командировки. Работник находился в командировке 5 дней.

По налогу на прибыль организация признает суточные в размере 5 000 рублей.

1500 рублей дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц (1000 — 700) * 5.

1500 рублей дохода работника облагается страховыми взносами.

Дата получения дохода работником по НДФЛ

Если работник получает суточные сверх установленного норматива (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), то сумма суточных превышающая норматив, облагается НДФЛ. Облагаемый доход у работника может возникнуть в в иных случаях. Например, если работник не возвращает часть полученных в подотчет средств, без подтверждающих документов.

Доход работника, определяется на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Это предусмотрено пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Пример

Работник получил аванс 11 марта. По возвращении из командировки, работник представил авансовый отчет 10 апреля, который был утвержден руководителем 15 апреля.

Доход работника, облагаемый НДФЛ, возникает на 30 апреля и удерживается при ближайшей выплате (например, при выплате заработной платы).

Документальное оформление командировок

До 2015 года командировки оформлялись командировочными удостоверениями, служебным заданием и отчетом о его выполнении.

С 8 января 2015 г. изменениями в Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) было исключено требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении.

Поэтому, в настоящее время, командировочные расходы могут подтверждаться документами:

— подтверждающие решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника)

— первичные документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.)

— отчет о выполненном задании в произвольной форме

06.01.2020

Дополнительно

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Суточные — компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?

Как подтвердить дату начала и окончания командировки?

Словари:

Словарь

Налоговый словарь

Словарь бухучета

Юридический словарь

Словарь инвестора

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *