Компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ

Актуально на: 11 ноября 2015 г.

Если у вас увольняется работник, то в день увольнения вы должны выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127, 140 ТК РФ). Сделать это нужно независимо от того, по какой причине прекращается трудовой договор (Письмо Роструда от 02.07.2009 № 1917-6-1). Также на основании заявления работника вы можете предоставить ему отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). В этом случае работнику выплачиваются отпускные, а не компенсация.

Компенсация отпуска при увольнении подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Налог должен быть исчислен и удержан непосредственно из компенсации в день ее выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Срок перечисления НДФЛ в бюджет

Перечислить НДФЛ в бюджет нужно:

  • если в банке были получены наличные на выплату компенсации, то не позднее дня их получения;
  • если компенсация была перечислена на счет работника в банке, то не позднее дня перечисления;
  • если компенсация выплачивается из наличной выручки компании, то не позднее дня, следующего за днем, когда компенсация была выплачена работнику из кассы (п. 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 21.02.2013 № 03-04-06/4831).

Когда компенсация отпуска при увольнении не облагается НДФЛ

Есть исключение из указанного выше правила, когда компенсация не облагается НДФЛ. Это ситуация, когда компенсация выплачивается родственникам умершего работника в порядке наследования (п. 18 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина от 10.06.2015 № 03-04-05/33652).

Взносы на компенсацию при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами (пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Поэтому с суммы компенсации должны быть начислены взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС по общим правилам — так же, как и с других облагаемых выплат в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Крайний срок, когда взносы нужно перечислить в бюджеты внебюджетных фондов, – это 15-е число месяца, следующего за месяцем, в котором взносы были начислены (ч. 5 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Другие суммы, выплачиваемые при увольнении

Иные компенсационные выплаты, начисленные в связи с увольнением работника, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трехкратного размера среднемесячного заработка работника (или шестикратного размера, если работник увольняется из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д» ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Речь идет об общей сумме выплат, состоящей из выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, а также компенсациях, выплачиваемых руководителю, заместителю руководителя, главному бухгалтеру. При этом компенсация за неиспользованный отпуск в расчете не участвует (Письмо Минфина от 03.08.2015 № 03-04-06/44623). А вот сумма превышения над трехмесячным (шестимесячным) заработком облагается и НДФЛ, и взносами.

В данной статье мы постараемся проанализировать, изменился ли расчет компенсации за неиспользованный отпуск в 2016 году и какие принципы остались неизменны и необходимы, для того, чтобы правильно его осуществить. Чаще всего за компенсацией неиспользованных дней отдыха обращаются работники, которые собираются расторгнуть трудовое соглашение с предприятием, но бывают и другие ситуации. В каком же случае можно заменить отпуск денежным эквивалентом и от чего зависит сумма компенсации, мы рассмотрим далее.

Оплачиваемый отдых каждый год.

Каждый сотрудник, срок работы в компании более чем полгода, имеет своё законное право получить оплачиваемые дни отпуска, согласно установленным нормам. Сумма, которая выплачивается сотруднику перед тем, как он идет в такой отпуск напрямую зависит от того, сколько составляла его средняя заработная плата за прошедший год.
Претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск может каждый сотрудник предприятия, не зависимо от его должности, если он числится в штате компании более полугода. После того, как этот работник выполнял свои обязанности одиннадцать месяцев, работодатель, согласно установленным нормам, должен предоставить ему отдых.
В последующие годы работы, сотрудники идут в отпуск в соответствие с графиком отпусков, который определяет даты ухода на отдых и возвращения на работу. Такой график должен быть составлен и утвержден не позже, чем семнадцатого декабря, иными словами, за две недели до окончания текущего года. В графике четко указано очередность ухода в отпуск каждого из сотрудников, что позволяет избежать лишних неопределенностей и споров, вызванных желанием получить отдых в тот или иной месяц. Весь план составляется заранее и для того, чтобы внести в него какие-либо изменения или перенести отпуск, необходимо составлять заявление на имя руководителя.
Согласно установленным стандартам, ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней, однако в некоторых отраслях деятельности встречаются исключения, и отпуск может быть длиннее. Например, преподавательский состав в школах отдыхает почти три месяца, а в институтах и университетах законный отпуск – сорок пять дней. Также существует дополнительный отпуск, который может быть предоставлен работникам на основе условий производства или льгот.

Не обязательно брать отпуск длинной 28 дней сразу – вы можете разделить его, например, на две части, взяв две выходных недели зимой, а две летом.

Откуда появляются дни неиспользованного отпуска

Ситуации в жизни складываются совершенно разные: иногда приходится перенести отпуск, продлить или, наоборот, непредвиденно сократить. Бывают случаи, когда работник просто не может полноценно использовать все дни своего отпуска – появляются срочные заказы на работе, возможность заключить новый контракт или выгодная командировка, что отодвигает отдых на второй план. Тогда сотрудник старается договориться о переносе или продлении отпуска. Это возможно в следующих случаях:
1. Человек во время своего отпуска столкнулся с серьёзным заболеванием, факт которого подтвержден. Для того, чтобы продлить отпуск по причине болезни, сотруднику необходимо обратиться в поликлинику и получить справку о том, что он действительно заболел. Без такой справки отпуск продлен не будет;
2. Ваш сотрудник, отправившись в отпуск, вынужден был выполнять определенные государственные поручения или обязанности. Если эти обязанности входят в ряд тех, которые являются причиной для продления отпуска согласно законодательству, то работодатель непременно должен продлить отпуск своему сотруднику;
3. Другие случаи, которые предусмотрены трудовым кодексом или законодательством страны.
Если подчиненный столкнулся с одной из вышеперечисленных ситуаций во время ежегодного отдыха, то принимать решение о том, насколько он может быть продлен, должен будет работодатель, но при этом мнение работника также имеет вес.
Подчиненный вправе перенести свой отпуск в том случае, если он н был своевременно уведомлен о нем, то есть за две недели до начала отдыха. Также это возможно в случае задержки отпускных выплат. Как в первом, так и во втором случае, начальник не имеет иного выхода, кроме как одобрить требование и установить другую дату начала отпуска.
Бывают непредвиденные обстоятельства, когда предприятие просто не может отпустить сотрудника на отдых, так как он необходим для выполнения определенной деятельности. В таком случае, если сотрудник не против, то закон дает возможность перенести ежегодно положенные отпускные дни на следующий год в их полном объеме или ту часть, которая осталась незадействованной. Этот отпуск должен быть использован не позже, чем в следующем году. Если же сотрудник решит уволиться за это время, а отпуск останется неиспользованным, то он может написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск и получить вместо отпуска денежную сумму.
Если организация нуждается в немедленной помощи того сотрудника, который находится в отпуске, то отдел кадров может вызвать его, но только при том условии, что он сам согласится прервать свой отпуск. Те из дней отпуска, которые останутся неиспользованными в таком случае, также могут быть перенесены на следующий год. В этой ситуации, если человек решит уволиться, так и не воспользовавшись своим отдыхом, ему будет положена и денежная компенсация за неиспользованный отпуск.
Каждый работодатель должен помнить о том, что работа сотрудника без законного отдыха на протяжении 2 лет является нарушением трудового кодекса. А вот на заметку работникам следует принять то, что зачастую руководство забывает о тех днях отпуска, которые остались не использованными, и компенсация за неиспользованный отпуск просто игнорируется. Далее постараемся более подробно разобраться с тем, как выдается материальное возмещение не отгульных дней отпуска и выдается ли вообще.

Положена ли компенсация

Для того, чтобы правильно подойти к этому вопросу, нам понадобится рассмотреть несколько законодательных актов из трудового кодекса. Многие привыкли считать, что раз они увольняются, оставляя не использованные дни отпуска, то руководство непременно выплатит им денежную сумму. В статьях сто двадцать седьмой и сто двадцать восьмой указано, что материальная компенсация неиспользованного отпуска – допустимая практика, но только при некоторых необходимых условиях и ограничениях.
В большинстве случаев, не использованные дни отдыха компенсируются тем сотрудникам, которые увольняются с работы после получения материальных средств. Согласно трудовому кодексу в таком случае сразу же происходит расчет за неиспользованный отпуск и выплачивается подчиненному в день расторжения трудового договора. По желанию работника, он может заменить денежную компенсацию, на продление трудового стажа в организации за счет неиспользованных дней отдыха. В таком случае, тот день, когда закончится отпуск, будет приниматься, как день увольнения. Этот вариант распространяется на те ситуации, когда увольнение происходит по любым другим причинам, кроме как по вине действий самого подчиненного.
Сумма, которую сотрудник получит при своевременном отпуске в виде отпускных денег, идентична компенсации неиспользованного отпуска, поэтому в материальном плане никаких выгод от этого у подчиненного не будет. Поэтому, зачастую сотрудник использует эти дни, как способ не присутствовать на работе не теряя при этом начисления в трудовой стаж. Ведь в трудовой увольнение будет отмечено лишь после того, как отпуск закончится.
Компенсация за неиспользованный отпуск, в случае без увольнения, тоже иногда имеет место, но при этом действует ряд ограничений, прописанных в трудовом кодексе, на материальное возмещение. Подробную информацию о такой ситуации можно получить из статьи №126 трудового кодекса страны. Согласно этой статье сотрудник имеет право на замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной суммой только той его части, которая превышает норму в двадцать восемь дней. Для этого ему необходимо составить определенное заявление. Когда сотрудник имеет в виду несколько стандартных ежегодно положенных ему отпусков, то материальную компенсацию он может получить за то количество отпускных дней, которое не было использовано ежегодно и превышает установленную норму. То же самое касается и переноса отпуска. Подведем итог и выделим основные факты, которые необходимо знать каждому участнику трудовых отношений.
1. Материальной компенсации подлежат только отпускные дни, которые превышают ежегодный установленный лимит двадцати восьми дней. Из этого следует, что если сотрудник не имеет дополнительного отпуска, а только установленную норму, то никакого возмещения он не получит и единственный выход – использовать все оставшиеся отпускные дни. Компенсации они будут подлежать только в том случае, если он решит расторгнуть трудовое соглашение.

2. Если при совмещении всех неиспользованных отпускных дней, получается, что на год приходиться не более, чем двадцать восемь суток, то на компенсацию без увольнения также рассчитывать не придется.
3. Если в структуре, где работает человек, отпуск предполагается больше, чем двадцать восемь дней, то он также имеет право на то, чтобы претендовать на материальную компенсацию тех из них, которые не были использованы. Допустим, в педагогической деятельности от положенных по закону сорока пяти дней работник может претендовать на компенсацию семнадцати из них. Именно столько составляет разница между отпуском педагогов и стандартным периодом отдыха. Можно также компенсировать любое количество дней, если оно меньше семнадцати.
4. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск, который составляет больше установленной нормы, возможен только после того, как сотрудник подаст заявление.
Согласно трудовому кодексу, существует несколько категорий сотрудников, которые не могут получить компенсацию за неиспользованный отпуск в денежном эквиваленте, если они не увольняются из организации. К ним относятся беременные женщины, работники, которые не достигли совершеннолетия и люди, которые работают в неблагоприятных условиях.

Как происходит расчет компенсации за неоплачиваемый отпуск в 2016 году без увольнения сотрудника с места работы.

Это довольно важный вопрос, с которым зачастую сталкиваются как работники, так и работодатели, ведь он напрямую относится к денежной стороне трудовых отношений.
Для расчета компенсации неиспользованных дней отдыха без увольнения используется тот же принцип, что и при расторжении трудового договора – основной компонент, который необходимо знать это средняя заработная плата, получаемая сотрудником за один день работы. Для того чтобы получить это значение, вам понадобится информация о доходах подчиненного за последний год его работы. Разработано специальное Постановление Правительства, в котором можно подробно ознакомиться со всеми основами и правилами такого рода расчетов. Номер этого постановления – девятьсот двадцать два.
Получить данные о том, сколько составлял средний ежедневный доход работника можно путем деления годового дохода на двенадцать, а после этого повторного деления полученного числа на 29,3. Общая формула имеет следующий вид: Средний ежедневный доход сотрудника = Доход сотрудника за последний год/ 12/29,3. Число 12 соответствует количеству месяцев в году, а значение 29,3 – характеризует усредненное количество дней в месяце, которое установлено положением номер девятьсот двадцать два.
Однако не всегда можно так легко рассчитать средний ежедневный доход сотрудника. Зачастую, люди пропускают некоторые рабочие дни по состоянию здоровья, в силу семейных обстоятельств или берут неоплачиваемый отпуск. Все это также необходимо учитывать в расчетах. Поэтому в таких случаях формула немного усложняется, и в нее добавляются новые коэффициенты.
Ежедневный доход сотрудника за минувший год = Общему годовому доходу/ (29,3*Мп+Мн). В этой формуле Мп – это значение, которое указывает количество месяцев, отработанных сотрудником полностью. Мн – показатель, обозначающий количество дней, которые человек отработал из неполных месяцев. 29,3, как уже было сказано ранее, — установленное значение, среднее количество дней в одном месяце.

Рассмотрим действие данной формулы на примере.
В компании Н подчиненный из двенадцати календарных месяцев десять – полностью, а из оставшихся двух – только по две недели в каждом, так как отсутствовал по состоянию здоровья. Следовательно, из двух месяцев он проработал один полный. Просчитаем сумму ежедневного заработка подчиненного при таком количестве рабочих дней, если за год он всего заработал двести двадцать тысяч:

220 000/(29,3*10+30) = 681,11

Таким образом, мы имеем данные о ежедневной сумме заработка нашего сотрудника. Для того, чтобы определить размер компенсации за неиспользованный отпуск, нам понадобится умножить полученное значение на количество не отгульных отпускных дней. Допустим, у сотрудника осталось три таких дня, тогда:

681,11*3=2043,33

Это значит, что начальник фирмы Н обязан выплатить своему подчиненному 2043,33 рублей, как сумму компенсации трех неиспользованных дней отпуска.

Правильно написанное заявление на возмещение отпуска.

Как уже не раз было указано в статье, для того, чтобы получить компенсацию, работник, в первую очередь, должен составить и подать определенное заявление. Так как оно играет большую роль, следует научиться правильно составлять его, учитывая все требования и нюансы.
Закон не предусматривает какого-либо четко установленного стандарта написания заявления на выплату компенсации за неиспользованный отпуск. Сотрудник составляет его в произвольной форме, указывая руководителя компании адресатом.

Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск оформляется как любой другой официальный документ такого характера.
В верхнем углу документа справой стороны необходимо написать полное название фирмы, ниже – имя, фамилию и отчество начальника, на чье имя будет направлено заявление.
Под этой информацией, требуется внести личные данные сотрудника: имя, фамилию и отчество, занимаемую на данный момент должность, отдел, в котором работает сотрудник и его табельный номер, если таковой имеется.
На сроке ниже, посередине пишется слово заявление, и после этого, с новой строчки и с абзаца сотрудник должен изложить суть своего обращения. Обязательно укажите в обращении тот период, за который вы не использовали отпуск и претендуете на компенсацию, какой отпуск вы не использовали – основной ежегодный оплачиваемый или дополнительный. Также непременно понадобится внести информацию о том, за сколько дней не отгулянного отпуска вы хотите получить материальную компенсацию.
Заполненное и заверенное подписью заявление необходимо передать в канцелярский отдел организации, секретарю, или же лично в руки руководителю. При этом необходимо, чтобы в подтверждение получения, человек отметил факт принятия заявления. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в 2016 году возможен только после того, как такое заявление будет передано и рассмотрено.

О выплатах при увольнении

В ч. 1 ст. 127 ТК России указывается, что при расторжении трудового договора сотруднику положены компенсационные выплаты за все не использованные им в свое время отпускные дни. Согласно ч. 1 ст. 140 ТК расчет с увольняемым (в т. ч. по компенсационным выплатам) производится в последний его день на работе.

Выяснив, какие выплаты положены увольняемому и каков срок расчета, необходимо определиться с налогообложением компенсации за неиспользованный отпуск. Ведь несвоевременное и неполное удержание всех причитающихся налогов и взносов может повлечь наложение серьезных штрафов на предприятие-работодателя. Разберемся, облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск и удерживаются ли страховые взносы с этого дохода работника (застрахованного).

Возможные выплаты при увольнении сотрудника не ограничиваются компенсацией за неиспользованный отпуск. Законом или соглашением с работником может быть предусмотрена выплата выходного пособия или дополнительные компенсации. Порядок налогообложения таких выплат различается. Не ошибиться в расчетах поможет готовое решение от «КонсультантПлюс». Если К+ у вас пока нет, воспользуйтесь пробным бесплатным доступом к системе.

Налогообложение при начислении компенсации за неиспользованный отпуск

При выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работодатель должен удержать НДФЛ. Этот вид компенсационных выплат является исключением из числа не облагаемых налогом доходов физлиц (абз. 7 п. 3 ст. 217 НК России).

Момент удержания НДФЛ

Как указывается в подп. 1 п. 1 ст. 223 НК России, моментом получения облагаемого налогом дохода считается дата выдачи денежных средств через кассу предприятия либо их перевода на банковский счет работника. Предприятие-работодатель, которое удерживает налог с дохода сотрудника, выполняет функцию налогового агента. Согласно п. 4 ст. 226 НК, НДФЛ удерживается в момент произведения фактической выплаты.

Таким образом, если такие выплаты производятся в самый последний день работы перед выходом сотрудника в отпуск с увольнением после его завершения, удержание налога производится в день расчета. Сотрудник при этом получает на руки уже «очищенный» от налога положенный ему доход.

Подпишитесь на рассылку

Какие страховые взносы уплачиваются с компенсации отпуска

Как указывается в подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, компенсация за неотгулянный отпуск — это исключение из общих правил освобождения от обложения страховыми взносами компенсационных выплат работникам. Таким образом, на этот вид дохода сотрудников страховые взносы начисляются в полном объеме.

Код и вид дохода с компенсации в отчетности по налогу

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ, поэтому налоговый агент, которым выступает предприятие-работодатель, обязан указать удержанный из компенсационных выплат налог в специальном отчетном документе — справке формы 2‑НДФЛ. Данная справка представляется по итогам налогового периода компанией-налогоплательщиком, удержавшей НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск своего увольняемого работника.

Для того чтобы внести все необходимые данные в отчетный документ, требуется знать, какие использовать коды доходов (с ними можно ознакомиться в таблице приложения № 1 к приказу ФНС «Об утверждении кодов…» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@). Данным приказом компенсации за неиспользованный отпуск присвоен код 2013.

***

Итак, выплаты, производимые в форме компенсаций за неиспользованный ранее отпуск, облагаются и налогом с доходов физлиц, и страховыми взносами. Компания-работодатель при расчете с увольняемым сотрудником должна произвести все необходимые удержания и выплатить зарплату и компенсационные платежи в его последний день на работе.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *