Корпоративная карта проводки

Содержание

Порядок отражения в учете операций с банковскими картами

Применение банковских карт — удобный и выгодный способ осуществления безналичных расчетов и для банков, и для клиентов. Использование банковских карт позволяет держателям, то есть физическим лицам, в том числе уполномоченным юридическим лицам, совершать операции с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с договором и действующим законодательством.

Учетная политика операций расчетов с использованием банковских карт строится исходя из требований следующих нормативных актов, регулирующих осуществление банками этих операций на территории Российской Федерации:

  • — Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»;
  • — Положение от 16 июля 2012 г. N 385-п «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории российской федерации»

Перечень основных счетов, используемых для осуществления учета операций с банковскими картами:

Счета клиентов

Средства клиентов-физических лиц для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных карт, кредитных карт, учитываются на балансовых счетах № 40817 «Физические лица», № 40820 «Счета физических лиц-нерезидентов». Счета пассивные.

Операции проводятся в корреспонденции со счетами по учету средств клиентов, депозитов (вкладов), корреспондентскими, кассы, ссудными, требований и обязательств по процентам, доходов и расходов банка, незавершенных расчетов.

Средства клиентов-юридических лиц для расчетов по операциям, совершаемым с использованием корпоративных банковских карт (расчетных и кредитных), учитываются на балансовых счетах № 405ХХ «Счета организаций, находящихся в федеральной собственности», № 406ХХ «Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности», № 407ХХ «Счета негосударственных организаций». Счета пассивные.

Операции проводятся в корреспонденции со счетами по учету средств клиентов, депозитов (вкладов), корреспондентскими, кассы, ссудными, требований и обязательств по процентам, доходов и расходов банка, незавершенных расчетов.

Счета незавершенных расчетов

Учет незавершенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, осуществляется на балансовых счетах № 30232, 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт».

Счета по учету денежных средств в банкоматах

Учет наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в банкоматах, и операций, совершаемых с использованием данных денежных средств, осуществляется на балансовом счете № 20208 «Денежные средства в банкоматах». Счет активный.

Счета для расчетов предоплаченными картами

Расчеты по операциям с предоплаченными картами осуществляются с использованием балансового счета № 40903 «Средства для расчетов чеками, предоплаченными картами». Счет пассивный.

Внебалансовые счета по учету платежных карт

Учет неперсонализированных и персонализированных платежных карт в хранилище ценностей осуществляется на внебалансовом счете № 91202 «Разные ценности и документы». Счет активный.

Методика отражения операций в бухгалтерском учете:

Внесение физическим лицом взноса (пополнения) денежных средств наличными в головном отделении банка, в котором эмитируется карта:

Дт 20202 «Касса кредитных организаций»

Кт 40817 «Физические лица»

Или:

Кт 40820 «Счета физических лиц-нерезидентов»

Оформление операции по внесению денежных средств безналичным путем в головном отделении банка, в котором эмитирована карта:

Дт 423 (01-07) «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц»

Или

Дт 426 (01-07) «Депозиты и прочие привлеченные средства физических лиц-нерезидентов»

Или

Дт 405 — 407 Счета юридического лица в зависимости от форм собственности

Кт 40817 «Физические лица»

Или

Кт 40820 «Счета физических лиц-нерезидентов»

Или

Кт 405 — 407 Счета юридического лица в зависимости от форм собственности, открытого на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных, кредитных карт

Выдача наличных денежных средств банком-эмитентом держателям банковских карт — клиентам данной кредитной организации:

Дт 40817 «Физические лица»

Или

Дт 40820 «Счета физических лиц-нерезидентов»

Или

Дт 405 — 407 Счета юридических лиц в зависимости от форм собственности (по счетам, предусматривающим совершение операций с использованием банковских карт)

Кт 20202 «Касса кредитных организаций»- на сумму выданных средств

Выдача наличных денежных средств держателям банковских карт, не являющихся клиентами данной кредитной организации (эквайринг), оформляется в бухгалтерском учете с учетом незавершенности расчетов. Реестр платежей поступает до дня, предшествующего дню зачисления денежных средств:

Дт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Кт 20202 «Касса кредитных организаций»

Получение возмещения денежных средств, выданных держателям банковских карт, не являющимся клиентами данной кредитной организации, после получения выписки о зачислении возмещения по выданным суммам по корреспондентскому счету, счету межфилиальных расчетов:

Дт 30110 «Корреспондентские счета в кредитных организациях-корреспондентах»

Или

Дт 30114 «Корреспондентские счета в банках-нерезидентах «

Или

Дт 30302 «Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации»

Кт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт» — на сумму поступивших денежных средств

Перечисление денежных средств кредитной организацией-эмитентом по операциям, совершенным ее клиентами с использованием платежных банковских карт в других системах

При поступлении документа, являющегося основанием для проведения расчетов (реестра платежей), по счетам клиентов, совершивших операции с использованием расчетных карт:

Дт 40817 «Физические лица»

Или

Дт 40820 «Счета физических лиц-нерезидентов»

Или

Дт 405 — 407 счета юридического лица в зависимости от форм собственности

Кт 30232 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Перечисление денежных средств

Дт 30232 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Кт 30110 «Корреспондентские счета в кредитных организациях-корреспондентах»

Или

Дт 30114 «Корреспондентские счета в банках-нерезидентах «

Или

Кт 30301 «Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации»

Загрузка банкомата (вложение наличных денежных средств)

Дт 20208 «Денежные средства в банкоматах»

Кт 20202 «Касса кредитных организаций»

Разгрузка банкомата

Дт 20202 «Касса кредитных организаций»

Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах»

Бухгалтерское оформление операций по выдаче наличных средств с использованием банковских платежных карт в банкомате

Незавершенные расчеты по операциям выдачи наличных денежных средств

В кредитной организации-эквайрере на основании реестра платежей по операциям с использованием банковских карт (реестр платежей), полученного из процессингового центра:

Дт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Кт 20208 «Денежные средства в банкоматах»

После получения возмещения, получения выписки по корреспонденскому счету из расчетного банка:

Дт 30110 «Корреспондентские счета в кредитных организациях-корреспондентах»

Или

Дт 30114 «Корреспондентские счета в банках-нерезидентах «

Или

Дт 30302 «Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации»

Кт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Пластиковые карты, полученные от изготовителя, учитываются на счете 91202 «Разные ценности и документы» по лицевому счету «Неоформленные пластиковые карты» в условной оценке «одна карта — один рубль» в разрезе видов карт.

Поступление пластиковых карт от изготовителя в хранилище оформляется мемориальным ордером на количество карт (по видам карт) согласно товарно-транспортной накладной.

Дт 91202 «Разные ценности и документы» — по лицевому счету «Неоформленные пластиковые карты»

Кт 99999 «Счет для корреспонденции — с активными счетами при двойной записи»

Операция по передаче на ответственное хранение и персонализацию в процессинговый центр

Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, отосланные на хранение в процессинговый центр»

Кт 91202 «Разные ценности и документы» — по лицевому счету «Неоформленные пластиковые карты»

Операция по передаче в хранилище ответственным сотрудником карт, прошедших персонализацию

Дт 91202 «Разные ценности и документы» — по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю»

Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, отосланные на хранение в процессинговый центр»

Выдача персонализированных карт клиентам

Дт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи»

Кт 91202 «Разные ценности и документы» — по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю»

Учет карт, отправленных в филиалы или выдаваемых уполномоченным сотрудникам для передачи держателям, ведется на счете 91203 по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»

Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»

Кт 91202 «Разные ценности и документы» — по лицевому счету «Банковские карты, предназначенные для выдачи держателю»

Выдача карт держателям

Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, находящиеся в обращении»

Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»

При возврате использованных карт держателями ответственный исполнитель отдела пластиковых карт принимает у держателя карту и оформляет мемориальный ордер.

На сумму возвращенных держателями карт:

Дт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»

Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, находящиеся в обращении»

Учет технического овердрафта:

— при возникновении овердрафта

Дт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Кт 40817 «Физические лица»,

или

Кт 40820 «Счета физических лиц — нерезидентов»,

или

Кт — счета юридических лиц — на сумму технического овердрафта (перерасхода средств по счету)

— отражение доходов по неуплаченной в связи с отсутствием средств на карточном счете клиентакомиссии.

Дт 47423 «Требования по прочим операциям»

Кт 70601 «Доходы» — на сумму комиссии, символ 12102

Задолженность клиентов, допустивших овердрафт и не погасивших его в течение 30 дней, так же как и задолженность по уплате комиссий классифицируется в 5-ю категорию качества с формированием резерва на возможные потери в размере 100%

— отражение расходов при формировании резерва на возможные потери

Дт 70606 «Расходы» — на сумму созданного резерва на возможные потери, символ 25302. Элементами расчетной базы являются счета 30233, 47423

Кт 30226 «Резервы на возможные потери»

Дт 70606 «Расходы» — на сумму созданного резерва на возможные потери, символ 25302. Элементами расчетной базы являются счета 47423

Кт 47425 «Резервы на возможные потери»

— погашение овердрафта при поступлении средств на счет или внесении наличных денежных средств

Дт 20202 «Касса кредитных организаций»

или

Дт 40817 «Физические лица»,

или

Дт 40820 «Счета физических лиц — нерезидентов»,

или

Дт — счета юридических лиц

Кт 30233 «Незавершенные расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт»

Отражение доходов при восстановлении резерва на возможные потери

Дт 30226 «Расходы» — на сумму созданного резерва на возможные потери, символ 16305. Элементами расчетной базы являются счета 30233

Кт 70601 резервы на возможные потери

— погашение задолженности по уплате комиссии

Дт 40817 «Физические лица»,

или

Дт 40820 «Счета физических лиц — нерезидентов»,

или

Дт — счета юридических лиц

Кт 47423 «Требования по прочим операциям»

— отражение доходов при списании резерва на возможные потери

Дт 30226 «Резервы на возможные потери»

Кт 70601 «Доходы» — на сумму резерва, символ 16305

Учет операции по уничтожению карт

Дт 99999 «Счет для корреспонденции с активными счетами при двойной записи»

Кт 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» — по лицевому счету «Банковские карты, выданные под отчет»

Особенности бухгалтерского учета корпоративных карт

Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента — корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.

Классификация корпоративных карт

Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.

Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.

По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом — кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период — срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.

Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.

Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.

Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.

Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

  • виды расходов средств;
  • лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
  • сроки отчетов за использованные средства:
  • виды документов, прилагаемых к отчету;
  • ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?

При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:

Д 55 К 51

Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:

Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,

Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.

Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.

Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.

Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.

Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.

Расчеты корпоративными картами

Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:

  • 4 000 р. — 5 000 р. на ответственных лиц;
  • 40 000 р. — 50 000 р. на юрлицо.

Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:

Д 71 К 55 (51)

Услуги банка относятся на операционные расходы:

Д 91 К 55 (51)

После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:

Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС

Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам

В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.

Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:

Д 50 К 71

Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.

Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица — то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:

Д 60 К 55 (51)

Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:

Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60

Д 19 К 60

В учетной политике рекомендуем отразить способ, как бухгалтерия компании учитывает безналичные платежи по корпоративным картам.

Учет расходов по кредиткам

Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:

Д 71 К 55 (51) на сумму платежа

Д 55 К 66 на сумму кредита

Начисление процентов за пользование кредитом:

Д 91-2 К 66

Гашение кредита:

Д 66 К 51

Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.

Сотрудник не сдал отчет

Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:

Д 73 К 71

Д 70 К 73

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.

Взнос торговой выручки

Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:

7 правил для корпоративной карты

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2013 г.

Содержание журнала № 19 за 2013 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работникап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П). О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский счетп. 2 ст. 11 НК РФ. Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

  • в налоговую — сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.

Сообщает

1

При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1»

1 — об открытии счета
2 — о закрытии счета
3 — о возникновении права использовать КЭСП
4 — о прекращении права использовать КЭСП

1

При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1»

1 — в банке
2 — в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов)
  • в ФСС — сообщение по рекомендованной им формеПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656;
  • в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительныеп. 2.1 Положения № 266-П. Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличностист. 15.1 КоАП РФ.

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организацийПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012.

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкоматп. 2.5 Положения № 266-П. Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

Подотчет: корпоративные карты и прочее

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 марта 2019 г.

Содержание журнала № 7 за 2019 г.Л.А. Елина,
ведущий эксперт Как отражать в бухучете расчеты подотчетников с использованием корпоративной карты? Как быть, если банк не сразу списал деньги с карточного счета? И как учесть в расходах стоимость билета на поезд, купленного за бонусы?

Упомянутые в статье Письма ФНС и Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Риски при частом обналичивании денег с корпоративной карты

Нам удобнее выдавать подотчетникам корпоративную карту, чем возиться с кассой, снимать самим деньги с нее и выдавать по расходным ордерам. Слышала, что лучше предупредить работников, чтобы не снимали деньги с корпоративной карты, а оплачивали свои покупки именно ею. В чем тут дело? Разве не все равно, как будут оплачены такие покупки?

— Частое снятие наличных с корпоративной карты, особенно в крупных суммах, может привести к тому, что банк заблокирует счета вашей компании и внесет вас в черный списокп. 10 ст. 7, ч. 3, 4 ст. 8 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Чтобы этого не произошло, установите лимит снятия наличных по карте. Центробанк рекомендовал устанавливать его в размере, не превышающем 100 000 руб. в деньп. 2.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П; Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР.

Кроме того, следите за тем, чтобы с корпоративной карты за одну неделю не снималось более 30% оборота по вашему банковскому счету. Если будет снято больше, это тоже подозрительно и грозит отказом в банковском обслуживании.

Проводки при использовании подотчетником корпоративной карты

Какими бухгалтерскими проводками оформить перечисление организацией средств на корпоративные карточки сотрудников, а также их использование для приобретения товаров (работ, услуг) для нужд организации? И какие документы подотчетник должен приложить к авансовому отчету?

— В бухучете проводки зависят от того, к какому банковскому счету привязана корпоративная карта, выданная подотчетнику.

Вариант 1. Корпоративная карта выдана к специально открытому для этого банковскому счету, который пополняется с расчетного счета организации.

В таком случае надо использовать счет 55 «Специальные счета в банках», на котором можно открыть субсчет «Корпоративная карта». Если карт несколько и они персонифицированы, можно открыть несколько отдельных субсчетов для каждой из них. Проводки будут такие.

Дт Кт
На дату списания денег с расчетного счета
Перечислены деньги с расчетного счета на специальный карточный счет 55
субсчет «Корпоративная карта»
51
На дату списания денег с карточного счета в оплату товаров
Списаны деньги при оплате подотчетником товаров с использованием корпоративной карты 71 55
субсчет «Корпоративная карта»
Списана комиссия банка за обслуживание карты и отнесена в прочие расходы 91-2 55
субсчет «Корпоративная карта»
На дату утверждения авансового отчета
Отражена оплата корпоративной банковской картой товаров продавцу 60 (76) 71
Оприходованы приобретенные подотчетником ценности 10 (41) 60 (76)

Вариант 2. Корпоративная карта привязана к расчетному счету организации.

В таком случае не будет специально отражаться поступление сумм на карту подотчетника. Будет отражаться лишь расход средств по счету 51 (в пределах лимита, установленного для конкретной корпоративной карты). Оформляется проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 51. Проводки по оприходованию ценностей будут такие же, как и в первом варианте.

Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной картой, подотчетник должен приложить к авансовому отчету такие же документы, как и при оплате наличными, выданными из кассы под отчет. Оплату могут подтверждать:

•чек ККТ;

•бланк строгой отчетности (БСО) или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец может работать без ККТ;

•квитанция электронных терминалов (слип). Она также подтверждает оплату картойПисьмо Минфина от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253.

Снятие наличных с корпоративной карты подотчетником

В нашей организации выдача денег под отчет происходит на корпоративные карты работников, они персонифицированы. Как отразить в учете снятие работником денег с карты в банкомате, а также внесение через банкомат остатка наличных на эту карту?

— Если банк отражает операции по снятию и зачислению денег на корпоративную карту в тот же день, то проводки будут такие.

Дт Кт
На дату снятия подотчетником денег в банкомате
Списаны со счета деньги при снятии наличных через банкомат 71 55 (51)
субсчет «Корпоративная карта»
На дату внесения наличных через банкомат на карточный счет
Остаток наличных, снятых со счета по карте, внесен подотчетником на корпоративную карту через банкомат 55 (51)
субсчет «Корпоративная карта»
71

Проводки по оприходованию ценностей стандартные, их надо отражать в бухучете на дату утверждения авансового отчета.

Временной разрыв при снятии наличных по корпоративной карте

Дали работнику корпоративную карту, чтобы он приобрел материалы. Продавец попросил расплатиться наличными, поэтому подотчетник снял с карты деньги в банкомате. Однако по выписке банка сумма прошла лишь через несколько дней, одновременно с этим списана банковская комиссия за снятие наличных. Какие сделать проводки, если дата снятия наличных на чеке, полученном из банкомата, не совпадает с аналогичной датой, указанной в банковской выписке?

— Как правило, снятие наличных с корпоративной банковской карты отражается проводкой по дебету счета 71 и кредиту счета 55 (51), субсчет «Корпоративная карта».

Однако поскольку в банковской выписке эта операция отражена не сразу, а имеется временной разрыв, вам надо задействовать счет 57 «Переводы в пути». На нем можно открыть отдельный субсчет «Операции по корпоративной карте». Если вас смущает кредитовое сальдо на счете 57, то можете открыть указанный субсчет на счете 76. Тогда проводки будут выглядеть так.

Дт Кт
На дату снятия наличных с карты
Фактическое снятие наличных подотчетным лицом с корпоративной карты, подтвержденное чеком из банкомата 71 57 (76)
субсчет «Операции по корпоративной карте»
На дату списания денег с банковского счета
Снятие наличных, отраженное в банковской выписке 57 (76)
субсчет «Операции по корпоративной карте»
55 (51)
субсчет «Корпоративная карта»
Списание банком комиссии за снятие наличных по корпоративной карте 91-2 (26) 55 (51)
субсчет «Корпоративная карта»

Возврат полной суммы денег, полученных ранее под отчет

По указанию директора выдали работнику деньги на покупку комплектующих. Срок составления авансового отчета, установленный в приказе на выдачу денег под отчет, — 20 рабочих дней. Однако работник не смог найти нужные детали: у поставщика не оказалось их в наличии. Поэтому через неделю подотчетник решил вернуть всю сумму полученного ранее аванса. Как это оформить? Надо ли составлять авансовый отчет?

— При получении денег от работника вам надо оформить приходный кассовый ордер и выдать ему квитанцию к такому ПКО.

Составлять авансовый отчет нет необходимости: ведь никаких расходов у работника не было, так что и отчитываться не за что.

Учет упрощенцами покупок, оплаченных подотчетником корпоративной картой

Наша организация на «доходно-расходной» УСН. Подотчетник расплатился в розничном магазине за материалы корпоративной картой в конце декабря 2018 г., что подтверждается чеком ККТ и слипом. Однако по банковской выписке такая оплата проведена банком лишь в начале января 2019 г.
Подотчетник составил авансовый отчет, его утвердил директор в декабре 2018 г. Тогда же приняты к учету материалы, полученные от подотчетника. Когда можно считать их оплаченными и, соответственно, когда можно учесть их в расходах?

— С одной стороны, на дату совершения операции по карте подотчетником (когда он расплатился в магазине картой) банк зарезервировал соответствующую сумму (операция по оплате числится в авторизованных транзакциях). Значит, второй раз подотчетник или кто-то другой не сможет расплатиться теми же деньгами за иные покупки.

С другой стороны, до реального списания денег с банковского счета нельзя сказать, что материалы оплачены организацией. Это произойдет лишь тогда, когда такая операция будет проведена по выписке банка.

Чтобы прояснить ситуацию, мы обратились за разъяснениями к специалисту Минфина.

Дата оплаты материалов, приобретенных с применением корпоративной банковской карты

КОСОЛАПОВ Александр Ильич
Государственный советник РФ 1 класса

— При безналичных расчетах обязательства покупателя-потребителя перед продавцом по оплате товаров (работ, услуг) считаются исполненными в сумме, указанной в распоряжении о переводе денежных средств, с момента подтверждения его исполнения обслуживающей потребителя кредитной организациейп. 3 ст. 16.1 Закона от 07.02.92 № 2300-1.

При «доходно-расходной» УСН затраты признаются расходами налогоплательщика после их фактической оплаты. Под ней понимается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг). При этом принятые к учету материальные затраты учитываются в составе налоговых расходов в момент погашения задолженности перед поставщиком/продавцом путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения.

Так как в рассматриваемом случае денежные средства за материалы, приобретенные подотчетным лицом в декабре 2018 г., были списаны с расчетного счета организации в январе 2019 г., погашение задолженности на приобретение материалов произошло в налоговом периоде 2019 г. Поэтому для целей УСН стоимость таких материалов должна быть учтена в расходах января 2019 г.

Правильно оформленный чек онлайн-ККТ подтвердит расходы подотчетника

В случае приобретения канцтоваров, материалов и прочего подотчетным лицом достаточно ли чека онлайн-ККТ, приложенного к авансовому отчету для подтверждения приобретения таких ТМЦ? В чеке онлайн-ККТ указаны все данные покупки. А авансовый отчет содержит фамилию, имя, отчество работника и его подпись. Из этого ясно, кто купил такие ТМЦ для производственных целей.
Или, учитывая Письмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344, вдобавок к онлайн-чеку подотчетнику надо требовать товарный чек с подписью кассира?

Внимание

В случае если расходы подотчетника подтверждаются не чеком онлайн-ККТ, а иными документами, к примеру обычным чеком или БСО, в которых нет наименований покупок и их количества, то потребуется еще и товарный чек.

— Для признания в налоговом учете расходов на хозтовары, приобретенные подотчетником, товарный чек не требуется, если есть правильно составленный чек онлайн-ККТ. Ведь в чеках, формируемых онлайн-ККТ, все товарные позиции должны быть указаны обособленно, с выделением их наименования, количества и стоимостистатьи 1.1, 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Письмо от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344, которое вас смущает, мы попросили прокомментировать специалиста Минфина.

Подтверждение расходов подотчетника чеком ККТ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— В Письме Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344 уточняется, что не каждым чеком можно подтвердить обоснованность расходов. При этом имелись в виду чеки, которые содержат только сумму оплаты и в которых нет никаких дополнительных реквизитов. Соответственно, такой чек может только обосновать, что эта сумма была потрачена, а для подтверждения целей, на которые были потрачены деньги, в указанном случае необходимы дополнительные документы.

Если же в чеке, который подотчетное лицо прилагает к своему авансовому отчету, содержится перечень товаров и другие необходимые реквизиты, то такой чек принимается для целей подтверждения обоснованности расходов при расчете базы по налогу на прибыль организаций.

Выплата подотчетнику за билет на поезд, оплаченный бонусами

После командировки работник принес билеты на поезд. Один билет «туда» оплачен наличными, в билете указана его стоимость. Билет «обратно» оплачен работником бонусами РЖД, которые были накоплены за предыдущие поездки. В самом билете стоит нулевая цена с отметкой «оплачено бонусами».
Директор распорядился возместить работнику рыночную цену бонусного билета (по цене билета «туда»). Как для целей налога на прибыль учесть компенсацию работнику стоимости бонусного билета? И надо ли начислять с нее зарплатные налоги (НДФЛ, страховые взносы)?

— Учесть для целей налогообложения прибыли в командировочных расходах деньги, которые вы выдадите работнику за билет, приобретенный им за счет бонусов, не получится. Ведь это не является компенсацией работнику его затрат на приобретение билета. Для него стоимость этого билета была нулевой. Ведь фактически за бонусные баллы работник получил скидку на стоимость билета.

Если вы будете выплачивать работнику деньги за премиальный билет (полностью оплаченный бонусами РЖД), то это будет доходом работника. Следовательно, вам надо будет удержать из него НДФЛ, а также начислить страховые взносы.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Банковские операции»:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *