Нет подписи

Является ли нарушением отсутствие подписи главбуха в счете-фактуре, если должности главбуха нет в штате

Поставщик выставляет организации-покупателю счета-фактуры без подписи главного бухгалтера, поскольку такой должности у него в штате не существует. Правомерно ли принятие к вычету НДС по таким счетам-фактурам?
Примечание: Письмо Минфина России от 02.07.13 № 03-07-09/25296
В комментируемом письме чиновники сначала ссылаются на пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса, где сказано: счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Далее они обращаются к пункту 2 этой же статьи. Из него следует, что если ошибки в счетах-фактурах не мешают налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, то оснований для отказа в принятии к вычету сумм налога нет.
Но на вопрос, как расценивать отсутствие подписи главбуха, является ли это ошибкой, которая мешает установлению перечисленных выше признаков или нет, Минфин не ответил.
Чтобы «застраховать» себя от отказа в вычете, при отсутствии в штате главбуха в строке для его подписи нужно ставить подпись лица, уполномоченного на то приказом (распоряжением) или доверенностью. Если руководитель лично ведет учет в организации, ему следует дважды расписаться в счете-фактуре: и в строке для подписи руководителя, и в строке для подписи главного бухгалтера.
Но некоторые суды считают, что если в штате организации нет должности главбуха и его обязанности возложены на руководителя, то отсутствие подписи главного бухгалтера не является нарушением. Так, ФАС Уральского округа привел следующие аргументы. Статья 6 Федерального закона о бухучете позволяет руководителю лично вести бухучет. Тем самым действующее законодательство допускает отсутствие в организации должности главного бухгалтера. При этом положения данного закона не содержат требований о проставлении в счетах-фактурах, выставляемых такими организациями, подписи руководителя дважды, соответственно в графах подписи главного бухгалтера и руководителя (постановление ФАС от 05.05.08 № Ф09-3199/08-С2). Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.04.11 № А19-11133/08.
Примечание: Если просят две подписи, то не трудно сделать директору две подписи: за себя и за главного бухгалтера.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Декларация по НДС, счет-фактура, книга продаж
  2. Бухучет, налогообложение НДС

Важный нюанс оформления счета-фактуры: кто и как подписывает этот документ?

Кто имеет право подписи?

Счет-фактура подписывается стороной (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем), выступающей продавцом по сделке. В соответствии с Налоговым Кодексом (п. 6 ст. 169 НК РФ) только руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом (другим распорядительным актом) или доверенностью от имени организации могут подписать данный документ.

Если счет-фактура имеет вид бумажного носителя, то для проставления подписи в строке «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» доверенность главному бухгалтеру не нужна.

Если счет-фактура имеет электронную форму, то она подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя, а подпись главного бухгалтера при этом не требуется (в соот. с п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137).

В обществе с ограниченной ответственностью

В ООО, как и в любой другой организации, являющейся юридическим лицом, счет-фактура подписывается также руководителем и главным бухгалтером либо иными доверенными лицами.

Однако бывают ситуации, когда в ООО отсутствует должность главного бухгалтера. В таком случае его функции входят в полномочия директора организации, который может производить бухгалтерский учет лично (п.3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Соответственно, подписывать бумагу директор также правомочен самостоятельно.

У индивидуального предпринимателя (ИП)

В случае, если индивидуальный предприниматель ведет бухгалтерский учет самостоятельно, без договора оказания бухгалтерских услуг, то он имеет право подписывать документ лично, но с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП.

ВАЖНО! Ставить подпись вместо главного бухгалтера при этом не нужно – поле должно быть пустым, т.к. по законодательству ИП сам ответственен за ведение бух.учета.

ИП также может поручить эту работу стороннему лицу, и подпись в строке гл. бухгалтера будет принадлежать доверенному.

Кто должен расписаться, если нет главного бухгалтера?

Подписывать счет-фактуру за главбуха могут иные бухгалтера компании через приказ или вообще сотрудники другой организации. Последнее возможно, если ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передается этим лицам на основании договора оказания бухгалтерских услуг и с предварительным оформлением доверенности. Тогда в документе необходимо указать реквизиты доверенности.

Кто может это сделать за директора?

На больших предприятиях со сложноорганизованной структурой управления руководитель может передать часть своих полномочий заместителям, штатным работникам или иным сторонним лицам.

Если руководитель решил избавить себя от этого труда, то он должен предоставить это право путем оформления полномочий документально через соответствующий приказ (он оформляется для сотрудников компании) или доверенность (для сторонних лиц).

Индивидуальный предприниматель тоже может делегировать свои полномочия сторонним лицам. В этом случае он только через доверенность, удостоверенную нотариусом, предоставляет право подписи счет-фактур. При этом, обязательно указание атрибутов доверенности и свидетельства о государственной регистрации (в соот. с разъяснениями Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718).

Основные правила оформления

Указывать подписи нужно в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

ВНИМАНИЕ! Когда счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, которое не является руководителем или главным бухгалтером предприятия, то в качестве доп. реквизитов в счет-фактуре указывается его должность, а также фамилия и инициалы.

Если документ подписывают сторонние лица, как было сказано выше, это отражается в счет-фактуре путем указания реквизитов доверенности.

Что касается цвета чернил, то согласно п. 1.7.2. Положения ЦБ РФ «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения», в бухгалтерских документах используются чернила синего, черного и фиолетового цвета.

Таким образом, прямого запрета на подписание счет-фактур черной ручкой нет, но зачастую другая сторона отказывается принять такой документ, предполагая, что это ксерокопия. Поэтому во избежание проблем лучше подписать все синей пастой.

Можно ли ставить факсимиле?

По мнению Минфина России (Письмо Минфина РФ от 27.08.2015 № 03-07-09/49478), счет-фактура, где поставлена факсимильная подпись, считается составленной с нарушением установленного порядка, так как в Налоговом кодексе не предусмотрена процедура подписания документа этим способом. Поэтому, указанная форма не является основанием для принятия предъявленного покупателю НДС к вычету.

Однако в судебной практике, в отдельных случаях судьи, ссылаясь на п. 2 ст. 160 ГК РФ, приходили к выводу, что использование факсимильной подписи правомерно, но тогда, когда прямо это предусмотрено соглашением сторон.

Как возложить это право на другое лицо?

Правомочие на подпись руководитель или главный бухгалтер могут передать другим лицам посредством приказа на право подписи или доверенности, оформленных от имени организации. Поэтому для передачи обязанностей необходимо оформить один из указанных документов.

И в доверенности, и в приказе указываются следующие сведения:

  1. Персональные данные уполномоченного лица.
  2. Список конкретных видов документов, которые вправе подписывать сотрудник или доверенное лицо.

ВАЖНО! При оформлении обоих бланков руководителю необходимо удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которую нужно будет указывать в документах.

Что выбрать — доверенность или приказ?

Основной критерий разграничения приказа и доверенности состоит в том, что действие первого документа простирается только на сотрудников этой организации, тогда как доверенность распространяется на всех лиц, которых указали в документе. Поэтому составление этих документов регулируется двумя разными отраслями права – трудовым и гражданским.

Приказ целесообразней составить в случае, если подписать документ могут лишь внутренние сотрудники организации, т.к. наделять лишними полномочиями сторонних лиц непредусмотрительно.

Если же подписание счет-фактуры другими лицами для Вас обязательно (например, как в случае с договором оказания бухгалтерских услуг сторонними лицами), то оформление доверенности – необходимость.

Зачастую налоговая для подтверждения права подписи счета-фактуры требуют представить и приказ, и доверенность. Как правило, это происходит, если подтверждается право подписи за руководителя предприятия.

Доверенность

Правила оформления доверенности регулируются ГК РФ.

ВНИМАНИЕ! Доверенность может быть составлена только в отношении совершеннолетних и дееспособных лиц.

Бланки доверенности не имеют строгой законодательной формы. Образец доверенности можно ставить и самостоятельно, ориентируясь на стандартные формы. Но для того чтобы документ считался действительным, необходимо соблюдать следующие правила:

  1. Доверенность подписывается только тем лицом, которое делегирует полномочие. Если документ оформляется ИП, то только он должен подписывать такую доверенность. В больших организациях не всегда ясно, кому нужно подписать документ – ген. директору, исполнительному директору либо кому-то еще?

    В таком случае, необходимо обращаться к законодательству, регулирующему деятельность таких предприятий, а также к уставу, где указывается, кто именно представляет интересы юр. лица в отношениях с контрагентами.

  2. В доверенности надлежит обозначить все полномочия, передаваемые доверенному. В нашем случае – это право подписи документов. Также обязательно требуется перечислить конкретные бумаги, который правомочно подписывать стороннее лицо.
  3. В документе четко определяются лица, которые делегируют свои полномочия и кому предоставляют такое право. Никаких разночтений не допускается.
  4. Доверенность подписывается от руки. Использовать факсимильный штамп допустимо, если это было оговорено с контрагентом, иначе доверенность будет недействительной.

Приказ

Приказ издается на определенном бланке. К нему прикрепляется документ, имеющий образцы лично поставленных подписей директора, гл. бухгалтера или сотрудника, которые будут наделены соответствующим правом.

Как и в случае с доверенностью, жестко установленных правил для оформления приказа нет. В каждой организации могут быть специально предусмотренные формы бланка приказа. Однако для всех бланков существуют общие правила составления:

  1. На распорядительном документе обязательно присутствие наименования предприятия в соответствие с уставом.
  2. Название документа пишется заглавными буквами, далее указывается номер приказа и дата составления.
  3. Причина оформления приказа должна быть написана, если исполнение делегированных обязанностей предусматривается лишь на определенный срок.
  4. В распорядительной части обозначается должность, отдел и иные данные работника, которому предоставляется право на подпись счет-фактуры, а также срок наделения такими полномочиями. ВАЖНО! Право на первую подпись имеет только руководитель организации, на вторую – главный бухгалтер.
  5. Обязательно указание перечня документов, которые вправе подписывать сотрудник за руководителя или глав. бухгалтера.
  6. Документ заверяется директором компании.

Кроме того, с приказом может оформляться и доверенность (на случай долгого отсутствия руководителя или бухгалтера).

Теперь вы знаете по каким правилам происходит подписание счетов-фактур. Также предлагаем вам прочитать о том, как осуществляется оплата по такому документу и что такое счет-фактура инвойс.

Заключение и выводы статьи

Вопросы, касающиеся подписания счетов-фактур, должны решаться своевременно. Составленные приказ или доверенность официально определят, кто может подписывать счета-фактуры, и ваш контрагент не сможет поспорить с проверяющими и настоять на вычете в случае подписания счета-фактуры не главным бухгалтером или руководителем.

Вычет налога по счету-фактуре, который не подписан главным бухгалтером, возможен

Сергей Рюмин, управляющий партнер ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

Журнал «Документы и комментарии» № 15, август 2013 г.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю сумм налога на добавленную стоимость к вычету из бюджета. Поэтому вопросы о правильности их оформления, в том числе о наличии всех необходимых реквизитов, не перестают быть актуальными. На этот раз специалистам Минфина России был задан вопрос о вычете НДС на основании счетов-фактур, не подписанных главным бухгалтером в связи с отсутствием такой должности в штате поставщика. (Письмо Министерства финансов РФ от 02.07.13 № 03-07-09/25296)

На кого возлагаются обязанности по ведению бухгалтерского учета

Согласно пункту 3 статьи 7 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), действующего с 1 января 2013 года, руководитель экономического субъекта (за исключением кредитных организаций) обязан возложить ведение бухгалтерского учета, а также составление отчетности на главного бухгалтера (иное должностное лицо) либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета. При этом руководители малых и средних предприятий могут заниматься учетом сами.

Если подписи главбуха нет

Финансисты напомнили налогоплательщикам, что в соответствии с пунктом 2 статьи 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия НДС к вычету при выполнении требований, прописанных в пунк­тах 5, 5.1 и 6 данной статьи.

Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не считаются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Какие выводы из этого следуют?

Во-первых, можно понять, что отсутствие подписи главного бухгалтера на выставляемом счете-фактуре чиновники в любом случае признают ошибкой. В принципе с таким подходом надо согласиться. Ведь из норм как Закона №402-ФЗ, так и пункта 6 статьи 169 НК РФ следует, что всегда имеется человек, который непосредственно выполняет функции главного бухгалтера и может ставить свою подпись от его лица, либо организация может своим приказом уполномочить на проставление такой подписи от лица главного бухгалтера именно на счетах-фактурах любое иное лицо.

Во-вторых, финансисты рассматривают такую ошибку как несущественную, то есть не препятствующую налоговикам идентифицировать продавца, а значит не являющуюся основанием для отказа в вычете суммы НДС, указанной в счете-фактуре, который не заверен подписью главного бухгалтера.

Как избежать претензий

Учитывая, что правильность оформления счетов-фактур всегда является предметом контроля налоговиков в ходе проверок, поставщикам лучше не допускать подобных недочетов, чтобы не создавать лишних трудностей своим покупателям. Даже при вполне обоснованном отсутствии должности главного бухгалтера­ поставщику лучше не рассылать покупателям письма с подробным объяснением, почему нет соответствующей подписи в выставленных счетах-фактурах, а поручить проставлять на них такую подпись от лица главного бухгалтера любому иному лицу своей организации на основании специального приказа. И тогда покупатели точно избегут претензий налоговиков.

Как неоднократно указывали сами налоговики в своих разъяснениях (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 25.05.07 № 19-11/048795), такие реквизиты счета-фактуры, как «руководитель организации…» и «главный бухгалтер…», являются формализованными показателями. Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Следовательно, изменение или дополнение реквизитов счета-фактуры «руководитель организации…» и «главный бухгалтер…» законодательством не предусмотрено. Вместе с тем, если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, такой счет-фактуру нельзя рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ.

В счете-фактуре от поставщика нет подписи главного бухгалтера

Логика ЦБ понятна. Попробуем перенести ее на счет-фактуру, как наиболее «капризный» документ.
Статья 169. Счет-фактура

2. …
Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

6. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

8. Порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливается Правительством Российской Федерации.
Во исполнение пункта 8 Правительство РФ своим постановлением от 02.12.2000 № 914 утвердило «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Про подписи там нет ни слова…
Итак, что мы имеем?
Счет-фактуру должен подписать руководитель и главный бухгалтер. Обратите внимание, что количество подписей не оговаривается — только должностные лица. Т.е. не написано, что на счете-фактуре должны фигурировать подпись руководителя и подпись главбуха, а только то, что эти лица должны подписать документ.
А если главбуха нет, и его обязанности в соответствии с Законом исполняет руководитель? Вот он один и подписывает. Логично? Вполне.
Сколько раз должен руководитель подписать один документ?
Вернемся к тому, о чем я уже говорил — в НК не регламентируется количество подписей, а только их «качество».
В типовой форме счета-фактуры указано две подписи — для руководителя и для главбуха. Но это рекомендательная форма. НК не наделил Правительство полномочиями устанавливать обязательную форму счета-фактуры. Взгляните на пункт 8 — тем нет ни слова о счетах-фактурах как таковых, только о порядке ведения книг и журналов.
Можно нарисовать и свою форму счета-фактуры — главное, чтобы там были все реквизиты, которые перечислены в пунктах 5 или 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.
Вот на п. 6 и сосредоточимся.
Давайте сравним два варианта подписывания счета-фактуры одним директором.
1 вариант: Директор поставил две подписи — за себя и за главного бухгалтера. Всем всё понятно — в этой организации нет главбуха, и директор сам исполняет его функции.
Хотя всё это на уровне догадок — надо запросить у них подтверждения такого положения дел. Или инспектор проверит…
Но вернемся к счету-фактуре:
Подпись руководителя есть? Есть. Подпись главбуха есть? Есть. НДС можно принимать к вычету.
Правда, вопрос правильнее задавать по-другому:
Руководитель подписался? Да. Главбух подписался? Да, вместо него подписался руководитель.
2 вариант: Директор подписал один раз — за себя. Место подписи за главного бухгалтера пустует. Сразу возникает вопрос — почему? Если просто не подписан главным бухгалтером — законный повод не принимать НДС к вычету. Чтобы не возникало таких вопросов, делаем отметку «обязанности главбуха исполняет директор» (или что-то аналогичное по смыслу). Всё стало на свои места. Даже запрашивать поставщика не будем — ответственность на его совести.
Смотрим на счет-фактуру сквозь призму пункта 6:
Руководитель подписался? Да. Главбух подписался? Его функции исполняет руководитель, а он уже подписался. Значит ответ тоже «ДА».
Итог, этот счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. А поскольку они в одном лице — в лице руководителя, то одна его подпись означает, что подписали счет-фактуру и руководитель, и главный бухгалтер.
Или по-другому повернем — подписал ли главный бухгалтер счет-фактуру? На месте подписи главного бухгалтера имеется надпись, что обязанности главного бухгалтера исполняет директор. Смотрим, есть ли подпись директора — есть. Значит, можно с уверенностью говорить о том, что этот счет-фактура подписан не только руководителем, но и главным бухгалтером.
И я уверен, что любой суд поддержит эту логику.
Слышал еще мнение о том, что в счете-фактуре должно быть две подписи. Это не правильно. Достаточно посмотреть на счет-фактуру предпринимателя — там всего одна подпись. Кстати, этот момент косвенно подтверждает мою логику.
Конечно, учитывая не слишком развитую способность наших инспекторов мыслить логически, лучше попросить поставщика поставить на счете-фактуре вторую подпись руководителя. Но если там будут категорически против — терять поставщика из-за этой мелочи, думаю, не стоит.
Успехов!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *