Нотариальное удостоверение протокола общего собрания ООО

В этой статье я расскажу о том, как правильно удостоверять протоколы, когда требуется нотариальное заверение протоколов и как обойтись без нотариуса, а также что по этому поводу почитать в своем уставе и что делать, если участник в ООО всего один.

Ни для кого, надеюсь, не секрет, что все решения общего собрания участников ООО оформляются Протоколом. Если участник в ООО всего один – этот же документ называется Решение. Все протоколы подшиваются в единую книгу и так хранятся. По требованию участников потом могут выдаваться выписки из книги протоколов. Выписки заверяет исполнительный орган – директор. Все эти правила следуют из пункта 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Про обязательное нотариальное удостоверение там ни слова не написано. Об этом нужно почитать Гражданский кодекс РФ – документ, обладающий бОльшей юридической силой, а именно: часть 1-ю, статью 67.1. Эта статья в кодексе появилась не так давно благодаря Федеральному закону от 05.05.2014 № 99-ФЗ. Итак, согласно пункту 3 части 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ, нотариальному удостоверению подлежит факт принятия решения общим собранием участников ООО, а также состав участников, присутствовавших на собрании. «Если иной способ удостоверения, — говорит Закон, — не предусмотрен Уставом ООО или самим решением общего собрания, принятым всеми участниками единогласно». К таким «иным способам» удостоверения Гражданский кодекс РФ относит: подписание протокола всеми участниками (или частью), использование технических средств фиксации принятия решения, а также другие легальные способы.

Коротко и ясно: нужно ли протокол ООО заверять у нотариуса?

Итак, с 1 сентября 2014 года протоколы общего собрания ООО должны быть заверены нотариально, ЕСЛИ участники ООО не выбрали другие способы удостоверения. Эти «иные способы» должны быть указаны в Уставе ООО или в конкретном решении общего собрания.
Здесь важно понять, что нотариальное удостоверение всех протоколов подряд не обязательно – участники могут выбрать и свой способ удостоверения протоколов (например, подписями участников). Главное – выбрать способ удостоверения и заверить протокол.
Из этого правила есть исключение: Протокол с решением об увеличении уставного капитала ООО, а также состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, обязательно должен быть удостоверен нотариально (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Если в Уставе ООО нет способа удостоверения протокола или протокол без нотариального удостоверения

Открыли Вы свой родной Устав, наконец-то его почитали и вдруг выяснили, что в Вашем учредительном документе ни строчки о том, как удостоверяются решения общего собрания. Собственно говоря, не страшно. Есть три варианта дальнейшего развития событий.
Вариант 1 – не самый простой: внести изменения в Устав. Помните, что все изменения в Устав вносятся по решению все того же общего собрания участников (часть 4 статьи 12 Федерального закона «Об ООО»? Понадобится, кстати, большинство голосов – не менее 2/3 от общего числа участников Общества. И, конечно, все изменения в Устав обязательно должны быть зарегистрированы в налоговой. Поэтому здесь придется поработать и совершить больше действий. Может, в сумме и хлопотнее, но зато долгосрочно.

В Уставе ООО может быть вот такая формулировка: 7.10. Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при принятии решения, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, которые являются участниками Общества – в этом случае я использовала вариант подписания протокола частью участников.
Вариант 2 – проще: в повестку дня конкретного собрания включить вопрос о способе удостоверения принятия решения этим собранием (без нотариуса). За желаемый ненотариальный способ фиксации принятия решения и состава участников должны проголосовать все участники Общества единогласно. Важно: все участники Общества (а не все участники собрания)! Тогда нотариальное удостоверение этого протокола будет не нужно. Обратите внимание, я не случайно написала «этого протокола» — для будущих протоколов тоже нужно будет в повестку дня включать вопрос о способе желаемого ненотариального удостоверения. Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия.
Вариант 3 – пожалуй, еще проще: согласитесь, не всегда ВСЕ участники Общества смогут присутствовать на каждом собрании – как же тогда единогласно голосовать за способ удостоверения протокола без нотариуса? Здесь юристами придуман такой вариант: сделать отдельный протокол с единогласным голосованием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию). В любом случае у этого третьего способа есть очевидные преимущества: изменения в устав не вносятся, можно обойтись без нотариуса и каждый раз собирать всех участников ООО на собрание не нужно.

А если участник в ООО всего 1?

Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО? Ответ следующий: на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ не распространяются. Это значит, что все решения принимаются единственным участником ООО единолично, оформляются письменно и подтверждаются подписью такого участника. Такой вывод вытекает из части 2 статьи 7 и статьи 39 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью.
Исключение: Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью, подлинность которой должна быть засвидетельствована нотариусом (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Подведем итоги

Итак, протокол ООО можно не заверять у нотариуса, если: подписать всеми участниками или подписать частью участников – например, только председателем и секретарем собрания, или сделать видеосъемку собрания или провести аудиозапись собрания или придумать иной доступный Вашей фантазии легальный способ.
Выбранный ненотариальный способ удостоверения принятия решения общим собранием участников и состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, можно отразить: в Уставе ООО или в каждом новом протоколе ООО или в специальном протоколе ООО и потом ссылаться на это решение.
При этом: Протокол/решение об увеличении уставного капитала обязательно удостоверяется нотариусом.

Татьяна Решетилова Добавили: 19.09.2016 Обновили: 07.04.2019

Закон об ООО допускает установление в уставе общества большего, чем в законе, числа голосов для принятия решений общим собранием участников общества. Максимальный предел увеличения законом не установлен. Однако мы с удивлением обнаружили судебную практику, свидетельствующую о своеобразной трактовке норм, позволяющих устанавливать кворум, отличный от установленного законом.

В соответствии с Федеральным законом от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) общее собрание участников общества проводится в порядке, установленном законом, уставом общества и его внутренними документами.

Кворум, установленный законом

Данным законом установлено разное количество голосов для принятия различных решений (ст. 37):

1) решения о реорганизации и ликвидации общества (подп. 11 п. 2 ст. 33) принимаются только при единогласном голосовании;

2) для изменения устава общества, в том числе размера уставного капитала, а также по иным вопросам, определенным уставом (подп. 2 п. 2 ст. 33), необходимо большинство не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества;

3) большинством голосов от общего числа голосов участников общества принимаются следующие решения:

  • определение основных направлений деятельности общества, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;
  • образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним;
  • избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии (ревизора) общества;
  • утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
  • принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками общества;
  • утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества);
  • принятие решения о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;
  • назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;
  • назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов;

При этом в ст. 37 Закона об ООО сделана оговорка: «…если необходимость большего числа голосов для принятия таких решений не предусмотрена настоящим Федеральным законом или уставом общества».

Таким образом, закон допускает увеличение кворума уставом, но не указывает пределы и правила такого увеличения. Это означает, что участники общества могут предусмотреть по разрешенному кругу вопросов единогласное голосование, что зачастую и происходит.

Возможность увеличить количество голосов до 100%

Такое условие в уставе имеет и положительные, и отрицательные последствия. Например, это условие позволяет участникам блокировать деятельность общества, препятствуя принятию важных решений (воздерживаясь от голосования, уклоняясь от присутствия на общем собрании, голосуя против). Это особенно заметно в обществах с двумя или тремя участниками. Но такое условие и положительно влияет на работу общества, пресекая единоличное принятие важных решений участником с наибольшей долей в уставном капитале.

Мотивы, по которым участники закрепили в уставе такую волю, могут быть разными. Гораздо интереснее другое: в судебной практике есть решения, в которых суды признавали положения устава о единоличном голосовании (в случае когда законом предусмотрен меньший кворум) противоречащими закону.

Так, в одном деле суд указал, что «условие об избрании генерального директора общества единогласным голосованием может практически парализовать деятельность общества, поскольку несогласие одного или нескольких участников общества относительно предлагаемой кандидатуры на должность генерального директора делает невозможной деятельность общества без единоличного исполнительного органа». Вывод суда основывался на такой трактовке положений ст. 37 Закона об ООО: «Примененное законодателем выражение «большее число голосов» не означает и не может означать «единогласно», а означает, что в уставе общества может быть предусмотрено, что принятие решений по вопросам, по которым закон предусматривает простое большинство голосов, производится, например, двумя третями голосов или тремя четвертями голосов». (см. постановление ФАС Московского округа от 24.02.2004 по делу № КГ-А40/566-04).

Возникает вопрос: допускает ли закон, указывая на возможность большего количества голосов, что будут иметься в виду «все» голоса?

По нашему мнению, если не предусмотрен предел, то для принятия решения может быть установлено какое угодно количество голосов, в том числе и 100%.

Тем не менее некоторые суды принимают решение исходя из того, что истцы, оспаривающие законность решения общего собрания участников, видят в таком положении вещей нарушение своих прав или расширения прав участников.

Так, по иску общества «Знание» к ООО «ПолиМастер» суд признал недействительным (ничтожным) п. 6.5 устава ООО в части единогласного порядка принятия решений по тем вопросам, которые не требуют единогласия в соответствии с Законом об ООО (постановление ФАС Московского округа от 27.04.2006 по делу № КГ-А40/3195-06).

Вывод тот же, причина иная

Приведем еще одно решение. Если в предыдущих примерах решения судов базировались на том, что «большее количество голосов» не означает «все», то в постановлении ФАС Московского округа от 26.02.2008 по делу № А40-26096/07-132-254 сказано следующее: «Суд апелляционной инстанции правомерно посчитал п. 14.4 Устава ООО «Тройка-3», требующий единогласия всех участников общества при принятии решения об образовании исполнительных органов общества, противоречащим нормам Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», который в императивном порядке устанавливает случаи необходимости принятия решения всеми участниками общества единогласно (п. 8 ст. 37). То есть установление единогласного принятия решения признано недопустимым по другой причине: императивно в нормах Закона об ООО установлен исчерпывающий перечень вопросов, для принятия решений по которым предусмотрено единогласное голосование. Перечень признается судом закрытым. Следовательно, положения устава не могут его расширять за счет установления единогласного голосования.

Резюме

Не будем приводить в пример иную позицию судов, признающую возможность увеличивать количество голосов для принятия решений до 100%. Их в судебной практике большинство. Однако, полагаем, совсем игнорировать существование описанного экстравагантного толкования норм Закона об ООО нельзя. Хотя такой подход легко подвергнуть критике, но хозяйствующим субъектам следует учитывать его при разработке условий устава ООО.

Причина такого подхода понятна: в некоторых ситуациях обязательность единогласного принятия решений блокирует и парализует деятельность общества. Но игнорирование воли участников, выраженной при разработке устава, — не выход.

В заключение хотелось бы отметить, что по некоторым вопросам, вынесенным на голосование, нет законодательного запрета на установление единогласного принятия решений, но реализация такого условия повлечет нарушение закона.

Например, в соответствии с п. 3 ст. 45 Закона об ООО лицо, заинтересованное в совершении сделки, не может участвовать в голосовании при принятии общим собранием участников общества решения о ее одобрении. Значит, что закрепление в уставе единогласного принятия решений по сделке с заинтересованностью будет противоречить закону (постановление ФАС Центрального округа от 27.06.2011 по делу № А14-10417/2010/266/20).

С 1 сентября 2014 года вступает в силу п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, согласно которому принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Если в уставе ООО не закреплены ненотариальные способы удостоверения протокола, то возможно ли внести в повестку общего собрания участников общества пункт «Установить способ подтверждения принятия решения общего собрания участников общества» и решить, что протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения? Обязательно ли вносить соответствующие изменения в устав?

Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ (далее — Закон N 99-ФЗ), вступившим в силу с 01.09.2014, в ГК РФ введены правила удостоверения решений общих собраний участников хозяйственного общества (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Теперь принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, в отношении общества с ограниченной ответственностью подтверждаются путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Таким образом, в силу пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ ненотариальные способы удостоверения протокола могут быть закреплены либо в уставе ООО, либо в решении общего собрания его участников. Если ООО выберет второй вариант закрепления способа удостоверения протокола, то следует учитывать, что такое решение должно быть принято единогласно всеми участниками общества, а не только участниками собрания.

Федеральным Законом от 08.02.2008 N 14-ФЗ «Об Обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) не предусмотрено каких-либо правил составления и оформления протоколов общего собрания участников общества. В п. 3 ст. 181.2 ГК РФ предусмотрено общее правило, согласно которому протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания. Председательствующий выбирается из числа участников общества (п. 5 ст. 37 Закона об ООО). В протоколе о результатах голосования должны быть указаны результаты голосования по каждому вопросу повестки дня (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ).

Таким образом, с 01.09.2014, если в уставе ООО не содержится положений о способе удостоверения решений общих собраний его участников, то считаем возможным в повестку дня включить пункт об установлении способа подтверждения принятия решения общего собрания участников и решить, что протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения. Однако следует учитывать, что, во-первых, в решении участники должны именно определить способ удостоверения протокола, указанный в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, поэтому, на наш взгляд, формулировки «протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения» недостаточно. Во-вторых, такое решение должно быть принято единогласно всеми участниками общества.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Михайлова Наталья

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

С первого сентября 2014г. все юридические лица должны подтверждать принятие решения общим собранием участников/акционеров. В зависимости от вида юрлица законодателем определены способы такого подтверждения.

Способы подтверждения решения, принятого Общим собранием участников / акционеров

Эти изменения направлены на защиту прав акционеров / участников общества при принятии наиболее важных управленческих решений в организации, отнесенных к компетенции Общего собрания, т.к. наличие стороннего наблюдателя или технической возможности фиксации состава участника и способа принятия ими решений, позволит предотвратить или разрешить множество корпоративных споров (наиболее распространенными из которых и являются вопросы о кворуме при принятии решений и голосовании по тем или иным вопросам).

📌 Реклама Отключить

Предлагаем подробнее рассмотреть способы предложенные законодателем для осуществления подтверждения принятия решения и состава участников присутствующих при этом.

Для акционерных обществ «опций» всего две — нотариус или реестродержатель, ведущий реестр акционеров.

1) Подтверждение реестродержателем.

Исходя из формулировки статьи 67.1 ГК РФ следует, что представитель реестродержателя должен фактически присутствовать при проведении Общего собрания акционеров, при этом на Собрании могут обсуждаться проблемы, связанные с коммерческой тайной, распределение дивидендов, иные конфиденциальные вопросы. Возникает вопрос, каким образом будет обеспечиваться и кем контролироваться сохранность этих сведений полученных посторонним для компании лицом? Какова ответственность реестродержателя в случае разглашения его сотрудниками таких сведений?

📌 Реклама Отключить

Конечно, эти вопросы необходимо урегулировать в договоре с реестродержателем, поскольку Приказом ФСФР России от 23.12.2010 г. № 10-77/пз-н «Об утверждении Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» они не определены. Однако обсуждение вопросов повестки дня перед посторонним лицом в любом случае дискомфортно, ведь формальная ответственность не компенсирует убытки от разглашения коммерческой тайны. Возможно целесообразно утвердить порядок проведения собрания при котором: реестродержатель присутствует только при регистрации акционеров в начале собрания, и в конце собрания при голосовании. А при обсуждении бизнес идей, коммерческих проектов, ноу-хау представитель реестродержателя будет удаляться, т.к. его функции при этом не требуются.

📌 Реклама Отключить

Немаловажный вопрос связан со стоимостью и фактической возможностью присутствия представителя реестродержателя на собрании, особенно в период массового проведения годовых собраний акционеров, проводящихся во втором квартале года.

Стоимость услуг будет варьироваться в зависимости от реестродержателя, но в среднем составляет около 5000 руб., не считая транспортных затрат по доставке сотрудника реестродержателя к месту проведения собрания акционеров.

2) Нотариальное удостоверение.

Этим способом могут воспользоваться непубличные АО и ООО.

Уже разработано Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (Письмо ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).

В соответствии с ним нотариусу предварительно подается заявление установленной этим же документом формы, уведомления/сообщения о созыве собрания с указанием повестки дня собрания. Нотариус должен присутствовать на собрании лично (собрание может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе), фиксируя присутствие лиц и принятие решения.

📌 Реклама Отключить

После собрания нотариусом выдается Свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Учитывая, что ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой юрлиц в РФ, то возникает вопрос не появиться ли у нотариусов очередь на привлечение их к присутствию на Общих собраниях, да стоимость таких услуг будет весьма значительна (учитывая, что в это время никакие иные нотариальные действия проводиться не могут). Сейчас у нотариусов возникают затруднения при оказании такой услуги, так как практика еще не сложилась и у нотариусов отсутствует понимание процедуры ее осуществления.

Для ООО в Уставе могут содержаться альтернативные способы удостоверения, перейдем к рассмотрению их особенностей.

📌 Реклама Отключить

3) Подписание протокола общего собрания участниками Общества.

При всей кажущейся, на первый взгляд, простоте этого способа, в нем есть и подводные камни.

Во — первых, возможность его применения прямо должна быть зафиксирована в Уставе либо единогласно принятом решении Общего собрания участников. Если фиксировать этот способ в единогласном решении участников Общего собрания участников, то нужно это делать при каждом Общем собрании или достаточно одного раза с указанием, что и «впредь так будет»? Пока нет каких-либо официальных разъяснений по этому вопросу и судебной практики, то представляется возможным, трактовать это как необходимость принять один раз единогласно Решение Общего собрания об определении порядка подтверждения состава участников и порядка принятия решений Общего собрания, распространив его действие на будущее.

📌 Реклама Отключить

Во — вторых, единогласное одобрение решения о способе фиксации состава участников и порядка принятия решения может быть затруднительно, если участники находятся в конфронтации: достаточно неявки или отказа от подписания одного из них такого решения, чтобы лишить решение Собрания по основному вопросу легитимности, даже если для кворума и принятия решения достаточно голосов. Как следствие — необходимость приглашать на Общее собрание нотариуса, а это связано с дополнительными затратами.

В — третьих, введена возможность подписания не всеми участниками Общего собрания, а их частью. Каким образом определяется состав участников, которые будут подписывать решение, законодатель не уточнил.

Считаем, что подписание частью участников возможно предусмотреть Уставом или Решением о выборе способа подтверждения принятия решений Общим собранием участников, например:

📌 Реклама Отключить

  • подписание всеми, участникам, присутствующими при принятии решения;
  • подписание определенными участниками с указанием их паспортных данных (однако если кто-либо из них не явился или на очередном собрании не захотел подписать, однако необходимое количество голосов для принятия решения получено, то возникает необходимость проводить следующее собрание и, возможно, рассмотреть вопрос о приглашении на следующее собрание нотариуса);
  • подписание участниками голосовавшими «за» принятие решения;
  • подписание участником, владеющим более 50% голосов (как обладателя контрольного пакета);
  • подписание председателем и секретарем Общего собрания (но этот способ навряд ли, применим при количестве участников более трех, т.к. велика вероятность злоупотреблений, ввиду того, что председатель Общего собрания и секретарь избираются на каждом собрании заново, но иногда он может быть весьма полезен).

4) Последний из способов, предусмотренных законом, — фиксация техническими средствами. 📌 Реклама Отключить

Законодательно не разъясняется, каким образом должна осуществляться фиксация и кто ее должен делать. Значит и определение вида, способа (аудиозапись, видеозапись), порядка хранения оригинала записи, выдача ее копий остается на усмотрение самих участников и должно устанавливаться уставом. Можно предложить создать отдельный раздел в Уставе с подробным описанием: кто и каким образом такую фиксацию осуществляет и где будет находиться оригинал записи, а также ответственность за его утрату.

5) Можно избрать и иные способы, зафиксировав их в Уставе.

К ним можно отнести заочное голосование, описанное в ст. 38 Закона Об ООО.

Возможно в скором времени получит распространение голосование с использованием электронно-цифровой подписи.

Сделав список открытым, законодатель оставил возможность для каких-либо способов технической фиксации, нам пока неизвестных, но которые в получат широкое распространение в будущем. Единственное, что их использование нужно описать в Уставе или Решении о выборе их как способа подтверждения принятия решения .

📌 Реклама Отключить

Подводя итоги, можно сказать, что внесение подобной нормы дополнительно поможет защитить права партнеров по бизнесу, поскольку присутствие нотариуса или реестродержателя становится определенной гарантией осуществления участниками своих прав по управлению организацией. Вместе с тем такие нововведения налагают дополнительные обременения на участников и акционеров и в некотором смысле ставят в зависимость от «занятости» нотариусов и реестродержателей, не говоря уже о дополнительных затратах на приглашение такого специалиста.

Закон не требует приведения в соответствие с ним Уставов действующих юридических лиц. Но если порядок подтверждения состава и принятия решений в ООО в нем не описан, прийдется на каждое собрание приглашать нотариуса либо подписать единогласно решение об избрании другого способа подтверждения факта принятия решения и состава присутствующих при этом участников, что может быть весьма сложно осуществимо на практике.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *