Однодневные командировки

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Командировка продолжительностью в 1 день — как во время нее оплачивается труд работника? Об этом — в нашем материале.

От чего зависит длительность командировки

Срок, на который работник направляется в командировку, зависит от состава, объема и сложности работы, выполняемой им во время поездки (п. 4 Положения к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Поскольку все параметры, характеризующие работу, предстоящую в командировке, задает работодатель, он же устанавливает и продолжительность служебной поездки, учитывая в ней время, необходимое для приезда к месту командирования и возвращения из него. Время, проводимое в пути, включается в длительность служебной поездки, и весь ее срок отсчитывается, начиная от дня выезда и заканчивая днем возвращения.

Причем эти дни не всегда определяются по проездным документам — в случае удаленности места отправления соответствующего транспорта от населенного пункта, являющегося местом выезда, во внимание принимается дополнительное время, необходимое для того, чтобы добраться до вокзала, пристани или аэропорта и от них обратно до пункта выезда.

Максимальная продолжительность служебной поездки законодательно не ограничена, но для каждой из поездок необходимо установить конкретную длительность, т. к. срок для командировки является одной из обязательных ее характеристик (ст. 166 ТК РФ). А минимально возможная продолжительность служебной поездки составляет 1 день. В этот единственный день, отведенный на командировку, работник должен добраться до места командирования, выполнить служебное задание и вернуться обратно.

Расходы по поездке (какой бы длительности она не была) всегда возлагаются на работодателя (ст. 167 ТК РФ). В число таких расходов входят и суточные, призванные компенсировать работнику неудобства удаления места выполнения работы во время служебной поездки от места его постоянного проживания (ст. 168 ТК РФ). Но при однодневных командировках суточные не выплачиваются, поскольку работник в этот же день возвращается к месту своего проживания (п. 11 Положения к Постановлению № 749).

Полезная информация от Консультант+

Авансовый отчет на сумму суточных составляют, даже если других расходов не было. В случае, когда работник не представил проездные документы или документы о найме жилого помещения для подтверждения суммы суточных, он должен приложить служебную записку (иной документ) о сроке командировки с подтверждением принимающей стороны (п. 7 Положения о служебных командировках). Читать далее…

Правила оплаты труда в дни командировки

Труд работника во время нахождения в командировке оплачивается путем начисления ему среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Исключений из этого правила не предусмотрено. Поэтому оно действует и в отношении однодневных командировок. Выплата за этот день зарплаты, а не среднего заработка, будет расценена как нарушение трудового законодательства (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 ).

Делаются начисления от среднего заработка за дни, которые по графику работы, применяемому для работника у направившего его в командировку работодателя, считаются рабочими (п. 9 Положения к Постановлению № 749). Т. е. однодневная командировка, совпавшая с днем, являющимся для командированного работника рабочим, всегда оплачивается, исходя из его среднего заработка.

Расчет среднего заработка при командировках осуществляется по стандартным правилам, закрепленным в ст. 139 ТК РФ и дополняющем эту статью Постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922:

  • период расчета равняется 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором состоялась служебная поездка;
  • в объем доходов, учитываемых в расчете, входят все выплаты, связанные с оплатой за труд;
  • из расчета исключаются неоплачиваемые периоды и периоды выплат, осуществляемых от среднего заработка или не связанных с платой за труд.

Оплата однодневной командировки на выходной

Однако однодневная командировка может совпасть и с выходным днем работника (общевыходным или нерабочим праздничным). Несмотря на наличие запрета на привлечение к работе в эти дни (ст. 113 ТК РФ), необходимость в ней может возникнуть при выполнении:

  • неотложных (срочных) работ — в этом случае потребуется согласие работника на работу в его выходной;
  • работ, производимых с целью предотвращения или ликвидации чрезвычайных ситуаций, — согласия работника здесь не нужно.

Оплачиваться труд в выходной день будет по особым правилам, установленным для таких именно дней (п. 5 Положения к Постановлению № 749). Суть таких правил изложена в ст. 153 ТК РФ. Применять эту статью требуется в том числе и для выходных дней, имеющих место в период командировки (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37602-6-1, от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1).

Ст. 153 ТК РФ предписывает оплачивать труд в выходной день по одному из следующих вариантов:

  • в двойном размере;
  • в одинарной величине с предоставлением другого дня отдыха.

Но любой из выбранных вариантов предполагает, что сумма, от которой делается соответствующий расчет, будет определена по правилам исчисления заработной платы, поскольку ст. 153 ТК РФ оперирует показателями, характеризующими систему труда, применяемую для работника.

Подводим итоги

  • Длительность командировки определяют состав, объем и сложность задания, выдаваемого командированному, а также время, необходимое на дорогу к месту командирования и обратно. Минимальная ее продолжительность равна 1 дню.
  • Объем выплат за труд, осуществляемый во время командировки, рассчитывается от среднего заработка работника. Но начисляются такие выплаты только за дни, являющиеся рабочими в соответствии с установленным для работника графиком работы.
  • Если же однодневная командировка совпадет с выходным для работника днем, то оплатить труд в такой день придется по правилам ст. 153 ТК РФ. Параметры, положенные в основу этих правил, соответствуют показателям, характеризующим систему платы за труд. Поэтому итогом расчета по ним станет заработная плата, а не средний заработок.

Выполнение служебных поручений вне постоянного места работы – служебная командировка — может длиться и один день. Законодатель не устанавливает минимальные сроки для командировок, отмечая лишь, что работник должен быть оформлен в организации по трудовому договору (срочному, бессрочному, договору совместителя) и выполнять в ходе командировки служебное задание. Многие работодатели и работники уверены, что оформлять однодневную командировку нет необходимости, но это ошибочное мнение. В ходе однодневной командировки возникают нюансы, которые обязательно должны быть отражены в рабочих документах фирмы, иначе пострадают интересы одной из сторон.

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

  • расстояния до места выполнения служебного поручения;
  • реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
  • объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

  1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
  2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

  • на проезд;
  • по найму жилья;
  • суточные;
  • иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

При однодневных зарубежных поездках нужно платить суточные, но в половинном размере от установленной организацией ежедневной нормы (Положение о командировках, п. 20). Эти нормы могут быть фиксированными для всех зарубежных поездок, а могут устанавливаться фирмой в зависимости от страны пребывания. Ежедневный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, — 2500 рублей (выплачивается в валюте соответствующего государства).

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Тезисно

  1. Алгоритм оформления однодневной командировки такой же, как и многодневной.
  2. Различие в выплатах по командировке – в суточных. Они не выплачиваются работнику, откомандированному на один день, если поездка осуществляется по России.
  3. Судебная практика здесь разнообразна. Часть судей, в том числе ВС РФ, придерживается мнения, что суточные за однодневную командировку могут иметь место в затратах, если прописаны в ЛНА. Лимит по суточным (не облагается налогом на доходы) – 700 руб./сут.
  4. Однодневная командировка за границу дает право на суточные в размере 1⁄2 установленной в организации нормы.
  5. Суточные в размере до 2500 рублей при поездках за границу не облагаются налогом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *