Отчет по представительским расходам, образец

Содержание

Представительские расходы – это расходы организации на официальный прием и/или обслуживание представителей других компаний, а также физлиц, являющихся как действующими контрагентами, так и потенциальными (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49848).

Что включают в себя представительские расходы

К представительским расходам можно отнести:

  • расходы на проведение официального приема (например, завтрака или обеда);
  • транспортное обеспечение участников представительского мероприятия к месту его проведения и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • расходы на оплату услуг переводчика, если такового нет в штате компании.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить представительские расходы в «прибыльных» целях. Но к таким документам можно отнести (Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288):

  • отчет о проведенном мероприятии;
  • первичные документы, подтверждающие понесенные представительские расходы (накладные, чеки и т.д.).

Если представительское мероприятие было не крупным, то отчет о его проведении можно заменить служебной запиской на представительские расходы.

Служебная записка на представительские расходы: форма

Такая служебная записка не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде. В служебной записке на представительские расходы имеет смысл указать:

  • участников мероприятия (ФИО, должность, наименование организации);
  • цель и итоги мероприятия. Важно отметить, что исход мероприятия никак не влияет на возможность учесть представительские расходы. То есть даже если, к примеру, переговоры не завершились заключением договора, затраты на мероприятие все равно можно учесть при расчете налога на прибыль;
  • сумму понесенных расходов, связанных с проведением мероприятия.

Служебную записку на представительские расходы пишет на имя руководителя организации работник, ответственный за представительское мероприятие.

К служебной записке нужно приложить документы, подтверждающие расходы.

Служебная записка на представительские расходы: образец

Приведем образец служебной записки на представительские расходы.

Срок хранения служебной записки на представительские расходы

Так как служебная записка на представительские расходы в числе прочих документов подтверждает обоснованность расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ее нужно хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

ОБ УЧЕТЕ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, РАБОТ (с изменениями на: 06.06.2016)

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ, ПЕЧАТИ И ИНФОРМАЦИИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

от 18 декабря 2013 года N 01/01-05/523

ОБ УЧЕТЕ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, РАБОТ

Во исполнение пункта 2.6. Плана мероприятий по повышению эффективности оказания государственных услуг, работ (выполнения работ) и эффективности бюджетных расходов, утвержденного приказом Министерства культуры, печати, информации Удмуртской Республики от 26.11.2013 N 01/01-05/465 и в целях обеспечения единообразного учета потребителей государственных услуг, работ в сфере культуры, оказываемых учреждениями, подведомственными Министерству культуры и туризма Удмуртской Республики, и достоверности предоставляемой информации об исполнении государственных заданий на оказание государственных услуг, работ приказываю:
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186, приказа МКиТ Удмуртской Республики от 06.06.2016 N 01/01-05/177)
1. Утвердить Методические рекомендации по учету потребителей государственных услуг, работ в сфере культуры, оказываемых учреждениями, подведомственными Министерству культуры и туризма Удмуртской Республики.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186, приказа МКиТ Удмуртской Республики от 06.06.2016 N 01/01-05/177)
2. Рекомендовать руководителям учреждений, подведомственных Министерству культуры и туризма Удмуртской Республики, использовать Рекомендации, утвержденные в пункте 1 настоящего приказа, в работе при исполнении государственных заданий по оказанию государственных услуг, работ и отчетности при их исполнении.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186, приказа МКиТ Удмуртской Республики от 06.06.2016 N 01/01-05/177)
3. Рекомендовать начальникам управлений (отделов) культуры администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике использовать Рекомендации, утвержденные в пункте 1 настоящего приказа, в работе при исполнении государственных заданий по оказанию государственных услуг, работ и отчетности при их исполнении.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

Министр
Д.Е.ИВАНОВ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЧЕТУ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, РАБОТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ, ОКАЗЫВАЕМЫХ УЧРЕЖДЕНИЯМИ, ПОДВЕДОМСТВЕННЫМИ МИНИСТЕРСТВУ КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Утверждены
приказом
Министерства культуры,
печати и информации
Удмуртской Республики
от 18 декабря 2013 года N 01/01-05/523

(ДАЛЕЕ — РЕКОМЕНДАЦИИ)

I. Общие положения

1. Настоящие Рекомендации разработаны в целях обеспечения единообразного учета потребителей государственных услуг, работ в сфере культуры, оказываемых учреждениями, подведомственными Министерству культуры и туризма Удмуртской Республики (далее — Учреждения).
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186, приказа МКиТ Удмуртской Республики от 06.06.2016 N 01/01-05/177)
2. Настоящие Рекомендации применяются в работе Учреждениями, оказывающими государственные услуги, работы посредством проведения следующих мероприятий:
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
1) театрально-зрелищные, культурно-досуговые и развлекательные мероприятия (спектакли и концертные программы, фестивали, представления, иные мероприятия художественно-творческого характера, проводимые собственными силами или силами приглашенных коллективов, приглашенными исполнителями);
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
2) научно-просветительские, информационно-просветительские и музейно-образовательные мероприятия (выставки, экскурсии, лекции, мастер-классы, демонстрация объектов дикой природы в искусственно созданной среде обитания, иные формы публичной демонстрации профессионального искусства и творчества);
(пп. 2 в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
3) массовые мероприятия;
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
4) мероприятия методического и информационно-консультационного характера (семинары, мастер-классы, лекции и т.д.).
3. Учреждения вправе оказывать населению государственные услуги, работы в области культуры и искусства (далее — государственные услуги, работы) на платной, частично платной и бесплатной основах. Оказание населению государственных услуг, работ на платной и частичной платной основе производится как за наличный, так и безналичный расчет.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

II. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на платной и частично платной основах за наличный расчет

(в редакции приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

4. Учреждения, оказывающие государственные услуги, работы на платной и частично платной основах за наличный расчет, в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», а также Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 года N 359, осуществляют наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания государственных услуг, работ населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
5. Формами бланков строгой отчетности при оказании государственных услуг, работ Учреждениями в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации (далее — Минкультуры России) от 17 декабря 2008 года N 257 являются билет, абонемент, экскурсионная путевка.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
6. Применение бланков строгой отчетности должно вестись Учреждениями в соответствии с Методическими указаниями о порядке применения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями, находящимися в ведении Министерства культуры Российской Федерации (письмо Минкультуры России от 15.07.2009 N 29-01-39/04).
7. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на основе абонементов и в форме научно-просветительских и музейно-образовательных мероприятий (выставки, экскурсии, лекции, мастер-классы и иные формы публичной демонстрации профессионального искусства и творчества), может производиться в журналах учета потребителей.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
Учреждения самостоятельно разрабатывают форму журнала учета потребителей согласно типовой форме (приложение N 1 к настоящим Рекомендациям).
8. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на платной и частично платной основах за наличный расчет, за отчетный период должен осуществляться Учреждениями путем подсчета общего количества потребителей государственных услуг, работ по культурным мероприятиям, проведенным в отчетном периоде на основании реализованных билетов, экскурсионных путевок, а также журнала учета потребителей (в отношении абонементного обслуживания).
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

III. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на платной и частично платной основе, оплата которых производится путем безналичного расчета

(в редакции приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

9. Учреждения, оказывающие государственные услуги, работы на платной и частично платной основе, оплата которых производится путем безналичного расчета, осуществляют денежные расчеты на основании заключаемых договоров о возмездном оказании услуг.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
10. Заключение договоров о возмездном оказании услуг осуществляется в соответствии с гражданским законодательством и производится Учреждениями самостоятельно.
11. Учет потребителей государственных услуг, работ, обслуженных на платной и частично платной основе путем безналичного расчета, осуществляется на основании информации, указанной в акте о возмездном оказании услуг (приложение N 2 к настоящим Рекомендациям).
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
12. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на платной и частично платной основе, оплаченных путем безналичного расчета, за отчетный период должен осуществляться Учреждениями на основе подсчета общего количества потребителей, указанного в актах о возмездном оказании услуг в отчетном периоде.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

IV. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на бесплатной основе

(в редакции приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

13. Учреждения, оказывающие государственные услуги, работы на бесплатной основе на собственных площадках в форме театрально-зрелищных, научно-просветительских, музейно-образовательных, культурно-просветительных, развлекательных мероприятий, осуществляют выдачу населению соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, с пометкой «БЕСПЛАТНО» или «00 рублей 00 копеек».
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
14. При невозможности осуществить выдачу населению соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, с пометкой «БЕСПЛАТНО» или «00 рублей 00 копеек» Учреждениями, оказывающими государственные услуги, работы на бесплатной основе, на культурное мероприятие оформляется Паспорт мероприятия.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
Акт о проведении мероприятия разрабатывается Учреждениями самостоятельно на основе типовой формы (приложение N 3 к настоящим Рекомендациям).
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
В случае если государственная услуга, работа оказывается вне собственной стационарной площадки (на других стационарных площадках города и выездах за пределы города), Акт о проведении мероприятия должен быть заверен подписью ответственного лица от организации, на базе которой оказывалась услуга, и иметь печать организации, на базе которой оказывалась услуга.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
15. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на бесплатной основе, за отчетный период должен осуществляться Учреждениями на основе подсчета общего количества реализованных билетов и кинобилетов с пометкой «БЕСПЛАТНО» или «00 рублей 00 копеек» на культурные мероприятия отчетного периода, а также общего количества потребителей, указанного в паспортах мероприятий, относящихся к отчетному периоду.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
16. Государственные библиотеки ведут учет потребителей государственных услуг, работ на основании ГОСТ 7.20-2000 «СИБИД. Библиотечная статистика», введенного в действие с 1 января 2002 года постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 19 апреля 2001 года N 182.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
17. Учреждения, оказывающие государственные услуги, работы на бесплатной основе в форме мероприятий методического и информационно-консультационного характера (семинары, мастер-классы, лекции и т.д.), оформляют Акт о проведении методического (информационно-консультационного) мероприятия.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
Акт о проведении методического (информационно-консультационного) мероприятия разрабатывается Учреждениями самостоятельно на основе типовой формы (приложение N 4 к настоящим Рекомендациям) и утверждается локальными актами руководителей Учреждений.
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

V. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на бесплатной основе на открытых площадках

(в редакции приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

18. Под открытыми площадками в целях настоящих Рекомендаций понимаются:
1) общественно-административные площади: центральные площади для общегородских демонстраций, парадов и широких общественных собраний;
2) площади перед крупными общественными зданиями и сооружениями массового посещения: театрами, музеями, стадионами, парками культуры и отдыха, промышленными предприятиями;
3) площади жилых районов со скверами и парками для кратковременного отдыха пешеходов и пребывания детей;
4) вокзальные площади перед вокзалами железнодорожного, водного и автомобильного транспорта;
5) площади торговых центров и рынков;
6) площади в промышленных районах с расположением на них общественных и культурно-бытовых зданий (клубов, кинотеатров, универмагов, ресторанов, кафе и иных зданий).
19. Учреждения, оказывающие государственные услуги, работы на бесплатной основе на открытых площадках в форме театрально-зрелищных, культурно-просветительных и развлекательных мероприятий, оформляют Акт о проведении методического (информационно-консультационного) мероприятия (приложение N 4 к настоящим Рекомендациям).
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)
20. Учет потребителей государственных услуг, работ, оказанных на бесплатной основе на открытых площадках, производится по следующей формуле:
(в ред. приказа МКПИ Удмуртской Республики от 14.05.2014 N 01/01-05/186)

где:

— общее количество зрителей (чел.);
— средняя плотность заполнения полезной площади открытой площадки (чел. на 1 м2);
— полезная площадь открытой площадки;
— коэффициент сменяемости (ротации) зрителей.
Средняя плотность заполнения полезной площади открытой площадки () исчисляется из расчета 1 человек на 1 м2 <1>.

<1> Расчет произведен на основании рекомендуемых норм комфортного пребывания людей на территории: СНиП 2.07.01-89 «Планировка и застройка городских и сельских поселений», распоряжение Правительства Москвы от 5 марта 1998 года N 240-РП «О городской программе комплексного благоустройства дворовых территорий».
Под полезной площадью () понимается площадь открытой площадки без учета зеленых насаждений, газонов, памятников, зданий, сценических площадок, торговых палаток и иных объектов инфраструктуры.
21. Коэффициент сменяемости (ротации) зрителей () зависит от количества жителей в населенном пункте и представлен в следующей таблице:

N п/п

Численность населения (чел.)

N (коэффициент сменяемости (ротации) зрителей)

Примечания к расчету общего количества зрителей

До 600 чел.

Общее количество зрителей не должно превышать общее количество жителей населенного пункта

от 600 до 1000

1,9

от 1000 до 2000

1,8

от 2000 до 3000

1,7

от 3000 до 5000

1,6

от 5000 до 10000

1,5

от 10000 до 25000

1,4

от 25000 до 40000

1,3

от 40000 до 100000

1,2

Ижевск

1,1

Приложение N 1. Типовая форма журнала учета потребителей

Приложение N 1
к Методическим рекомендациям
по учету потребителей
государственных услуг, работ
в сфере культуры,
оказываемых учреждениями,
подведомственными
Министерству культуры и туризма
Удмуртской Республики

Типовая форма журнала учета потребителей

Дата

Время

ФИО работника, проводившего мероприятие

Количество потребителей

Тема мероприятия

Абонемент

Всего

Дети

Взрослые

Месяц:

Месяц:

Приложение N 2. Акт о возмездном оказании услуг

Приложение N 2
к Методическим рекомендациям
по учету потребителей
государственных услуг, работ
в сфере культуры,
оказываемых учреждениями,
подведомственными
Министерству культуры и туризма
Удмуртской Республики

Акт о возмездном оказании услуг

N п/п

Наименование услуги и название мероприятия

Дата

Количество

Цена

Сумма

Приложение N 3. Акт о проведении мероприятия

Приложение N 3
к Методическим рекомендациям
по учету потребителей
государственных услуг, работ
в сфере культуры,
оказываемых учреждениями,
подведомственными
Министерству культуры и туризма
Удмуртской Республики

Полное наименование учреждения культуры и искусства,
оказывающего услугу, адрес местонахождения

Акт о проведении мероприятия

Приложение N 4. Акт о проведении методического (информационно-консультационного) мероприятия

Приложение N 4
к Методическим рекомендациям
по учету потребителей
государственных услуг, работ
в сфере культуры,
оказываемых учреждениями,
подведомственными
Министерству культуры и туризма
Удмуртской Республики

Полное наименование учреждения культуры и искусства,
оказывающего услугу, адрес местонахождения, телефон

Акт о проведении методического (информационно-консультационного) мероприятия

N п/п

ФИО

Должность

Место работы

Состав преподавателей (лекторов, тренеров):

N п/п

ФИО

Должность

Место работы

Состав представительских расходов

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?

Ответ: да, можно.

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).

Бухучет

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71

– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат. Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:

  • НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Ведь в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
  • иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
  • отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
  • акт об осуществлении представительских расходов;
  • счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?

Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.

Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:

  • на сувенире присутствует логотип организации;
  • сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.

Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены. Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив. В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09

– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

УСН

Представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют на расчет единого налога при упрощенке. В организациях, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). В организациях, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22.

Суммы НДС по представительским расходам также не уменьшают налоговую базу организаций на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Представительские расходы могут быть связаны одновременно с деятельностью на общей системе налогообложения и на ЕНВД. В таком случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Представительские расходы командированного сотрудника, который занят только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.

Предельную величину представительских расходов определите исходя из величины расходов на оплату труда, относящихся к общей системе налогообложения.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Приказ о представительских расходах является первичным документом, необходимым для надлежащего оформления бухгалтерской отчетности организации. Предприятие может выдать работнику наличные денежные средства для осуществления текущих хозяйственных затрат. Такие расходы строго регламентированы законодательством РФ и не должны осуществляться произвольно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказf о представительских расходах .docСкачать образец приказf о представительских расходах .doc

Правовое обоснование

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

  • фактически обоснованы;
  • надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

  • доверенных лиц контрагентов;
  • работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
  • участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

  • организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
  • транспортные услуги;
  • услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

  • находиться на общей системе налогообложения;
  • учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Структура документа

Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:

  • фирменное наименование налогоплательщика;
  • название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
  • порядковый номер документа;
  • дату и место вынесения распоряжения;
  • цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
  • ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
  • название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
  • лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);
  • срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
  • ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.

Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.

Сроки составления документов

К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:

  • сметы расходов;
  • подробные программы мероприятий;
  • документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
  • отчеты;
  • акты принятия затрат руководителем.

Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.

Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.

Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.

После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:

  • выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
  • фактические затраты по каждой категории.

Ошибки при заполнении приказа

Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

Сроки хранения

Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *