Отмена командировки

Причин для отмены командировки может быть достаточно много. Вот лишь самые популярные из них:

  • отпала необходимость в поездке – например, переговоры с партнером зашли в тупик и вылетать на подписание договора больше не требуется;
  • сроки командировки изменились – одна из самых частых причин отмены командировки это ее фактический перенос на другие даты;
  • болезнь или отпуск сотрудника – если работник заболел или ему потребовалось уйти в отпуск, взять отгул, то командировку также придется отменить;
  • форс-мажор – нередко поездки отменяются из-за того, что в месте назначения происходят природные катаклизмы, вроде ураганов.

Ниже мы подробнее рассмотрим процесс отмены командировки в различных ситуациях.

Причины отмены командировки

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Если у работника происходит какое-то событие, которое требует его присутствия и препятствует отбытию в командировку, то поездку можно отменить. Однако по закону не существует исчерпывающего списка «семейных обстоятельств», при котором это можно делать. Так что для того, чтобы такие обстоятельства стали причиной с точки зрения законодательства, соответствующие положения компания обязана внести в локальные нормативные документы.

В итоге тот факт, является ли конкретная ситуация подходящей под понятие «семейные обстоятельства» руководитель будет решать именно в соответствии с этими документами.

Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью

В этом случае нужно составить служебную записку с указанием причины отмены поездки – например, инженера собирались отправить в филиал в другом городе для починки оборудования, но неполадки удалось устранить на месте. Такая служебная записка будет являться основанием для оформления приказа об отмене командировки.

Отмена командировки в связи с болезнью работника

Если сотрудник заболел, то здесь может быть сразу несколько вариантов развития ситуации. При выявлении болезни уже после отправки в командировку, работника нужно будет отозвать. С другой стороны, возможно и продление поездки – если сам сотрудник с этим согласен. В таком случае больничный лист нужно будет предъявить после возвращения в офис.

И соответственно, если человек заболел до начала деловой поездки, то ее нужно отменить, а его отправить на больничный. В период болезни по закону, сотрудники не могут исполнять свои обязанности, а тем более делать это вне места жительства.

Отмена поездки в связи с форс-мажором

Как и в случае с семейными обстоятельствами, возможность отмены деловых поездок из-за форс-мажора (например, погодных условий) следует прописывать в локальных актах.

Документы для оформления отмены командировки

Поговорим о том, какие документы нужно подготовить, чтобы правильно отменить командировку.

Приказ об отмене командировки

В настоящее время оформление приказа об отмене командировки – не обязательно. Составлять документ можно в произвольной форме, потому что унифицированного шаблона для него нет. Конечно, в компании может быть разработан собственный шаблон приказа об отмене командировки обязательный к использования в рамка именно этой организации.

Обычно оформляют один экземпляр приказа об отмене командировки, но их может быть и больше. Подписывать приказ должен директор компании, а также те сотрудники, на которых распространяется действие документа. Печать на документ не обязательна, если это не требуют локальные нормативные акты фирмы.

В приказ должна попасть следующая информация:

  • название компании;
  • номер, дата и место составления документа;
  • описание причин отмены поездки;
  • должности и ФИО сотрудников, затронутых действием приказа;
  • ссылка на номер приказа о командировке, действие которого нужно отменить;
  • также в тексте указывается сотрудник, ответственный за исполнение приказа.

Приказ об отмене командировки образец

Служебная записка об отмене командировки

Этот документ является основанием для составления приказа об отмене командировки. Для него также не существует унифицированного бланка, так что готовить его можно в произвольном формате.

Составить записку может как сам сотрудник, который должен был поехать в командировку, так и его руководитель.

Служебная записка об отмене командировки образец

Как видно, по текущим нормам в отмене командировки нет ничего сложного – для этого достаточно подготовить служебную записку и приказ. Главное предусмотреть возможные причины отмены или переноса деловой поездки в локальных нормативных документах.

Возможно ли получить однозначный и развернутый ответ: законно ли удерживать с клиентов неустойку в размере стоимости суток проживания в номере, если клиент отказался от номера до 12-00 даты заезда, т.е. фактически до наступления обязательств по заселению. Информация о штрафных санкциях при отмене бронирования менее чем за 3 суток содержится на сайте, и озвучена клиенту.
Не получается, ли что отель нарушает законодательства РФ, отягощая расторжение договора, который по ГК клиент может совершить в любое время (хоть за минуту да заезда).
В дополнение, даю юридическую информацию, на которую я опираюсь.
Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (в ред. Постановлений Правительства РФ от 02.10.1999 N 1104, от 15.09.2000 N 693, от 01.02.2005 N 49, от 06.10.2011 N 824, от 13.03.2013 N 206) в части II п.6:
Читаем второй абзац:
» В случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь, его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди.»
К этому абзацу так же есть информационное дополнение:
Статья: отказ клиента от забронированного номера (кузнецова в.а.) («туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, n 1)
Беру выдержки из статьи:
«Гость, изучив сайт гостиницы и поговорив с администратором, забронировал номер на десять суток, заплатив за услугу бронирования и стоимость проживания. По прибытии он отказался от заселения и потребовал вернуть предоплату в полном размере. Гостиницей установлены правила, согласно которым стоимость услуг бронирования гостю возвращается только при отказе от бронирования ранее, чем за трое суток до установленной даты заселения. С информацией о данных правилах гость ознакомился на сайте, еще до заключения договора. Имеет ли гостиничное хозяйство право отказать клиенту в возврате данных денежных средств?»
«При бронировании гость оформляет заявку, в которой указывает свои данные, сведения о необходимом ему номере, дате заезда и выезда, а гостиница по факсу или электронной почте направляет гостю сообщение о подтверждении бронирования и счет на оплату. Таким образом, при бронировании заключается договор возмездного оказания гостиничных услуг (гл. 39 ГК РФ), а именно услуги по предоставлению места для проживания на условиях бронирования.»
Согласно ст. 32 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей» потребитель вправе отказаться от исполнения договора об оказании услуг в любое время при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, связанных с исполнением обязательств по данному договору.
В силу п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ потребитель имеет право расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги. Пунктом 1 ст. 782 ГК РФ также установлено, что заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов.
Ситуация. Заключив 18.01.2010 с потребителем договор на оказание гостиничных услуг на условиях бронирования номера с 21.02 по 23.02, при отказе гостя от бронирования 31.01 (расторжение договора) гостиница не может удержать часть стоимости за те две недели, когда данный договор действовал (с 18.01 по 31.01), поскольку услуга по предоставлению места для проживания еще не была оказана.
Что касается фактически понесенных расходов в связи с бронированием номера, исполнитель должен доказать их размер и то, что они связаны с оказанием услуг конкретному клиенту (Постановление ФАС ЗСО от 18.03.2008 N Ф04-961/2008(613-А45-13) <4>). Если гость, несогласный с тем, что ему не вернули сумму полностью, обратится в суд, гостинице придется подтвердить эти расходы. В соответствии с ч. 1 ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в деле, должно привести неопровержимые факты в пользу обстоятельств, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений. При отсутствии таких доказательств с гостиницы могут взыскать сумму долга и проценты за пользование чужими денежными средствами, предусмотренные ст. 395 ГК РФ (Постановление ФАС МО от 12.05.2008 N КГ-А40-3682-08). Как указали судьи ФАС МО в Постановлении от 28.05.2009 N КГ-А40/4434-09 <5>, в силу п. 1 ст. 782 ГК РФ после прекращения договора уплаченная заказчиком сумма за неоказанные услуги (за вычетом понесенных исполнителем затрат) является для последнего неосновательным обогащением, подлежащим возврату в соответствии с п. 1 ст. 1102 ГК РФ. При этом причина отказа заказчика от исполнения договора значения не имеет. Согласно п. 3 ст. 450 ГК РФ в случае одностороннего отказа от исполнения договора полностью или частично, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон, договор считается расторгнутым.
В Решении Арбитражного суда Вологодской области от 20.02.2009 N А13-9450/2008 (Постановлением Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2009 N А13-9450/2008 данное решение оставлено без изменения) в качестве документального обоснования фактически понесенных расходов исполнитель представил журналы проводок, накладные на отпуск хозяйственных материалов в гостиницу, платежные поручения об уплате ЕСН, взносов в ПФР, на страхование от несчастных случаев, об оплате потребленной электроэнергии, путевые листы и другие документы. Но суд сообщил, что из представленных документов невозможно сделать однозначный вывод о том, что данные расходы были связаны непосредственно с предстоящим оказанием услуг потребителю. Отсутствие доказательств связи произведенных расходов именно с данным заказчиком послужило поводом для принятия решения о 100%-ном возврате перечисленной заказчиком суммы в Постановлении ФАС СЗО от 11.04.2008 N А13-6327/2006-09.
Какие расходы, возникшие в связи с бронированием, гостиница может доказать? Полагаем, что доказать можно, например, стоимость международного, междугороднего телефонного звонка заказчику, которым подтверждалось бронирование.
Штрафные санкции
Часто гостиничные хозяйства устанавливают штрафные санкции в размерах, зависящих от срока отказа. Однако возмещение заказчиком убытков законом не предусмотрено. Как указали судьи Девятого арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 16.02.2009 N 09АП-529/2009, гражданское законодательство не связывает право заказчика на отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг с возникновением тех или иных обстоятельств. Для отказа достаточно отсутствия дальнейшей заинтересованности в сделке. Согласно п. 3 ст. 450 ГК РФ такой договор считается расторгнутым. В свою очередь, неустойка, по смыслу ст. 330 ГК РФ, — это способ обеспечения обязательства, представляющий собой форму имущественной ответственности за его нарушение. Заказчик, отказываясь от исполнения договора возмездного оказания услуг, действует правомерно, реализуя предоставленное ему законом право, поэтому его действия нельзя назвать противоправными, соответственно, он не является лицом, виновно нарушившим обязательство, что исключает возможность привлечения его к ответственности по ст. 330 ГК РФ. Исходя из этого порядок расторжения договора, в котором содержится требование о выплате неустойки, является ничтожным на основании ст. 168 ГК РФ как противоречащий п. 1 ст. 782, ст. 330 ГК РФ. У исполнителя в данном случае есть одно право — потребовать возмещения фактически понесенных расходов. Штраф же взысканию не подлежит. Судьи ФАС ВСО также решили, что неустойка, ограничивающая право заказчика на расторжение договора, взысканию не подлежит (Постановление от 23.04.2009 N А58-2940/08-Ф02-1541/09).
Заметим, что в силу п. 1 ст. 16 Закона о защите прав потребителей условия договора, ущемляющие права потребителя по сравнению с правилами, установленными законами или иными правовыми актами РФ в области защиты прав потребителей, признаются недействительными. Таким образом, установление правил о невозврате частичной или полной стоимости бронирования при отказе от заселения не соответствует законодательству и может быть оспорено в суде.
Итак, если гость оплатил бронирование, а затем отказался от заселения, гостиница имеет право удержать из полученной предоплаты только сумму фактических расходов, относящихся к данному договору. При этом предприятие должно быть готово при необходимости подтвердить данные расходы в суде документально. Установление штрафных санкций, неустоек при расторжении договора на оказание гостиничных услуг на условиях бронирования для суда может послужить основанием признать такой договор ничтожным в силу ст. 168 ГК РФ как противоречащий п. 1 ст. 782, ст. 330 ГК РФ.

Как отменить командировку: инструкция

Выпустить приказ об отмене командировки

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще не перечислили и билеты в поездку не купили, достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

В документе необходимо написать имена и должности работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно указать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется предпринять еще несколько шагов.

Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть.

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при возврате удерживают сборы за свои услуги.

Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет надо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

В документе нужно прописать:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД) и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.

Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчетный счет организации. Некоторые компании могут удержать суточные из заработной платы по заявлению сотрудника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *