Ответственность кадровика

Зачетная работа по теме: «элементы делопроизводства»

1. Реквизит документа — это:

1.1. Его отдельный элемент. 1.2. Часть служебного письма. 1.3. Фирменный бланк.

2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адреса»?

2.1. Директору школы № 269 Матвеевой Тамаре Петровне

2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.

2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7 Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.

2.4. Директору Московской школы № 269 Т.П. Матвеевой

3. При адресовании инициалы ставят:

3.1. Перед фамилией адресата. 3.2. После фамилии адресата.

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

4.1. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

4.2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

5.1. Для оперативной связи с исполнителем. 5.2. Для придания документу юридической силы.

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

6.1. Ректор академии В.А.Петрова

6.2. Ректор академии Петрова В.А.

6.3. Ректор Сибирской академии государственной службы

В.А. Петрова

7. План работы колледжа на 2001 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

7.1. УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14

7.2. УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2001 № 14

7.3. УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14

8. Реквизит согласования оформляют следующим образом:

8.1. СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания

Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2001 № 10

8.2. _____________________Н.И. Орлов

подпись

8.3. Начальник юридического отдела личная подпись

Г.И.Сидоров 21.12.2001

9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

9.1. Ниже подписи руководителя, подписавшего документ.

9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

9.3. На первом листе документа с оборотной его стороны.

10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.3. На первом листе оборотной стороны документа.

11. В отсутствие руководителя подписывает документ заместитель, исполняющий обязанности руководителя:

11.1. Директор________________ А.И.Петров

(подпись его зама Сидорова)

11.2. И.О. директора_______________Г.В.Сидоров

(личная подпись)

12. Делопроизводство — это:

12.1. Система хранения документов. 12.2. Составление документов. 12.3. Документирование и организация работы с документами.

13. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?

13.1. Визы согласования. 13.2. Грифа согласования.

14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

14.1. На бланке первой организации. 14.2. На бланке второй организации.

14.3. На листе бумаги формата А4.

15. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения? 15.1. Да. 15.2. Нет.

16. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

16.1. Должностные инструкции. 16.2. Положения о структурных подразделениях.

16.3. Штатное расписание. 16.4. Правила внутреннего распорядка.

16.5. Все перечисляемые выше документы.

17. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

17.1. В уставе организации. 17.2. В положении о структурном подразделении.

17.3. В должностной инструкции.

18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:

18.1. Устав организации. 18.2. Положение о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин. 18.3. Должностная инструкция. 18.4. Со всеми перечисленными выше документами.

19. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

19.1. Решения. 19.2. Приказы.

20. Кто несет ответственность за издание приказа?

21. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?

22. Какая часть текста приказа является обязательной?

22.1. Констатирующая. 22.2. Распорядительная.

23. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

23.1. Да. 23.2. Нет.

24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

24.1. Верно:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова

24.2. Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова 24.3. Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова 16.03.2001

25. Что означает виза юриста на приказе?

25.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.

25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Что является датой протокола?

26.1. Дата подписания протокола. 26.2. Дата заседания. 26.3. Дата регистрации протокола.

27. Ставится ли на подписи в протоколе печать? 27.1. Да. 27.2. Нет.

28. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?

29. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

29.1. Просьбах. 29.2. Сопроводительных. 29.3. Информационных. 29.4. Ответах.

30. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

30.1. Передачи на исполнение. 30.2. Подшивки в дело. 30.3. Завершения исполнения или отправки.

31. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации? 31.1. Да. 31.1. Нет.

32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

32.1. Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ.

32.2. Канцелярией. 32.3. Руководителем организации.

33. Какие формы регистрации в России?

33.1. Журнальная. 33.2. Карточная. 33.3. Автоматизированная. 33.4. Все вышеперечисленные.

34. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

34.1. Приказов. 34.2. Протоколов. 34.3. Актов. 34.4. Писем.

35. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?

35.1. В актах. 35.2. В докладных записках. 35.3. В приказах по основной деятельности.

35.4. В приказах по личному составу. 35.5. В справках.

36. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

36.1. Приказа. 36.2. Протокола. 36.3. Решения. 36.4. Постановления.

37. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

37.1. Четыре. 37.2. Два. 37.3. Три.

38. Какие могут быть номенклатуры дел?

38.1. Конкретная. 38.2. Примерная. 38.3. Типовая. 38.4. Все вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов. 39.2. По содержанию. 39.3. По срокам хранения.

39.4. Все вышеперечисленные.

40. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?

40.1. Только руководитель. 40.2. Все работники организации.

40.3. Руководители структурных подразделений, организаций.

40.4. Количество работников, определяемых руководителем.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  • Инструкция по технике безопасности.
  • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  • альбом форм документов по учету кадров;
  • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  • положение о персонале;
  • коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

  • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  • о приеме работника на работу – форма Т-1;
  • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  • о поощрении работника – форма Т-11;
  • о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  • о совмещении должностей (профессий);
  • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  • о возложении взысканий;
  • о досрочном снятии взысканий;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разряда;
  • о привлечении к сверхурочным работам;
  • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  • о дежурствах;
  • об установлении или снятии персональных надбавок;
  • об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о внесении изменений в штатное расписание;
  • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  • командировочное удостоверение – форма Т-10;
  • служебное задание – форма Т-10а;
  • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

  • простейший – в журналах;
  • более совершенный – с помощью картотеки;
  • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  • Сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 3

Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. А согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровую документацию в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Обратите внимание: при отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению могут быть привлечены к ответственности не только руководители и иные должностные лица организаций, но также работодатели — физические лица. Какое конкретно наказание понесут нарушители, мы расскажем в статье.

Кто проверит кадровые документы?

Согласно ст. 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является федеральная инспекция труда. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в ст. 357 ТК РФ.

Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Не стоит забывать и про сотрудников Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности, соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).

Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.

Обратите внимание: перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Контролеры не могут требовать документы, информацию, образцы (пробы) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки. Существует специальный документ — распоряжение или приказ о проведении мероприятия, — в котором указаны цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания его проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке. Указанное распоряжение (приказ) инспектор обязан предъявить проверяемому.

«Преступление и наказание»

Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, — это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

— на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

— на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Справка. Применительно к административному законодательству должностным лицом является лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Поэтому руководители и другие работники организации, а также индивидуальные предприниматели, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное (ст. 2.4 КоАП РФ). То есть оштрафовать могут, например, руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей. В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Справка. Весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

— обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей;

— факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К обязательным документам, которые прежде всего проверяют инспекторы федеральной инспекции труда, относятся:

— штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

— трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

— документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);

— график сменности (ст. 103 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— приказы по личному составу;

— личная карточка;

— табель учета рабочего времени;

— правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст. 212 ТК РФ);

— медицинские книжки работников.

К факультативным кадровым документам можно отнести:

— положения о структурных подразделениях;

— положения о персонале;

— должностные инструкции.

— положение об аттестации работников и другие.

Обратите внимание: некоторые факультативные документы могут стать обязательными при наличии определенных условий.

Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Это утверждение справедливо и для положения об оплате труда работников. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. Коллективный договор обязателен, когда о нем достигнута договоренность между работниками и работодателем и при наличии представительного органа работников. Если в организации работают материально ответственные лица, то должен быть оформлен договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.

Однако это далеко не все нарушения, за которые может последовать наказание. Перечислим правонарушения, за которые предусмотрены и другие виды ответственности:

— нарушение установленного законодательством порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек;

— нарушение порядка своевременного и достоверного предоставления сведений, содержащихся в документах, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с пенсионным законодательством;

— нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника;

— нарушение норм архивного законодательства, регулирующих порядок и сроки хранения кадровых документов.

Рассмотрим эти основания ответственности подробнее.

За трудовую книжку накажут строго

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Согласно п. 45 указанного документа ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это означает, что руководитель, который не назначил ответственных за ведение и хранение трудовых книжек лиц или не создал необходимых условий для обеспечения их сохранности, сам отвечает перед работником за утрату или порчу этого документа.

Необходимые условия для хранения трудовых книжек — это сейфы, несгораемые шкафы, которые должны стоять в кабинете отдела кадров.

За нарушение установленного порядка должностные лица несут установленную законодательством материальную и административную ответственность.

Материальная ответственность предусмотрена за следующие нарушения. Если работодатель причинил работнику моральный вред своими неправомерными действиями или бездействием, то сумма ущерба возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора (ст. 237 ТК РФ). А в случае возникновения спора — судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. К таким неправомерным действиям (бездействию) относится в том числе внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. Кстати, этими же действиями работодатель мог причинить работнику моральный вред, который также придется возместить (если, конечно, в суде будет доказан факт причинения морального вреда).

Кроме того, за все случаи незаконного лишения работника возможности трудиться работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). К упомянутым случаям относится задержка работодателем выдачи уволившемуся работнику трудовой книжки.

Административная ответственность, предусмотренная ст. ст. 5.27 и 13.20 КоАП РФ, наступает за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Справка. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 43 Правил учета и хранения трудовых книжек).

Нарушения при сдаче кадровой отчетности

Перечислим основные отчеты, которые во многих организациях должны заполнять и сдавать кадровики:

— сведения для Пенсионного фонда (персонифицированный учет);

— статистическая отчетность (отчеты по формам N 1-Т, N 1-Т (условия труда), N 4-П, N 1-ПР, N ПМ).

В соответствии с п. 1 ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, представляемых ими для установления и выплаты трудовой пенсии. А работодатели отвечают еще и за достоверность сведений, представляемых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Статья 19.7 КоАП РФ устанавливает ответственность за непредставление или несвоевременную подачу сведений (информации), представление которых предусмотрено законом. В равной степени нарушением является представление таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде (за исключением случаев, предусмотренных ст. ст. 19.7.1, 19.7.2, 19.8, 19.9 КоАП РФ). За указанные нарушения последует административный штраф граждан в размере от 100 до 300 руб.; должностных лиц — от 300 до 500 руб.; юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.

Если представление недостоверных сведений или несвоевременное представление сведений повлекли перерасход средств на выплату трудовых пенсий, виновные лица возмещают Пенсионному фонду Российской Федерации причиненный ущерб в установленном порядке (п. 2 ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).

Судебная практика. В силу ст. 15 Гражданского кодекса Российской Федерации возмещение убытков — это мера гражданско-правовой ответственности, и ее применение возможно лишь при наличии определенных условий. А именно: лицо, требующее возмещения убытков, как правило, должно доказать противоправность поведения должника, наличие и размер понесенных убытков, причинную связь между противоправностью и наступившими убытками.

Возмещение ущерба производится в первую очередь за счет работника, так как ответственность работодателя в виде возмещения ущерба в размере излишне выплаченных сумм пенсии является дополнительной по отношению к ответственности работника и применяется только в случае невозможности удовлетворения требований за счет работника, являющегося пенсионером и фактически получившего излишние суммы. Указанная позиция судебной практики отражена в п. 17 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.08.2004 N 79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании».

К сожалению, по данному факту, свидетельствующему о недобросовестности работодателей, существует многочисленная судебная практика. Например, Постановление ФАС Уральского округа от 06.03.2006 N Ф09-1362/06-С1 по делу N А76-23456/05, Постановление ФАС Центрального округа от 21.03.2006 по делу N А09-13096/05-23 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 31.08.2005 по делу N А44-1175/05-8.

За нарушение порядка представления статистической отчетности (а именно — представление неверной информации, нарушение сроков сдачи отчетов) предусмотрен административный штраф в размере от 3000 до 5000 руб. (ст. 13.19 КоАП РФ).

Вы в ответе за персональные данные работников!

В Трудовом кодексе РФ есть норма, которая предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Это ст. 90, в которой сказано, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Справка. Персональные данные работника — информация, касающаяся конкретного работника и необходимая работодателю в связи с возникновением трудовых отношений.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные. Эти сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного и регламентированного доступа.

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей:

— личные дела и трудовые книжки работников;

— документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном);

— документы по анкетированию, тестированию и тому подобные;

— приказы (распоряжения) по личному составу;

— документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному;

— учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);

— аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;

— отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

Обратите внимание! К ответственности, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Обязанности по сбору, обработке, хранению персональных данных закреплены в ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ). Все это делает оператор. Он обязан соблюдать меры по обеспечению безопасности персональных данных, установленные ст. 19 Закона N 152-ФЗ. Работодатель же за счет собственных средств обязан обеспечить защиту персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Судебная практика. В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006, 14.06.2006 N 09АП-4259/2006-АК по делу N А40-8448/06-119-84 судьи отметили, что работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Гражданский кодекс РФ предусматривает защиту нематериальных благ граждан, включая неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, честь, доброе имя и деловую репутацию. Соответственно, за распространение сведений, порочащих честь, достоинство и деловую репутацию работника, ему полагается денежная компенсация морального вреда или имущественного ущерба (ст. ст. 150 — 152 ГК РФ). Это подтверждается и в гл. 3 Закона N 152-ФЗ. Согласно указанному документу субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

К сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ, в частности, замечание, выговор или увольнение.

Конечно, чтобы уволить нарушителя, должно быть четкое основание в виде однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей.

Уголовная ответственность за преступления, нарушающие права и свободы граждан, предусмотрена Уголовным кодексом РФ. Таким преступлением является, например, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации. Статья 137 УК РФ устанавливает наказание за это преступление:

— штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;

— либо обязательные работы на срок от 120 до 180 часов;

— либо исправительные работы на срок до одного года;

— либо арест на срок до четырех месяцев.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

— штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет;

— либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет;

— либо арестом на срок от 4 до 6 месяцев.

Основанием привлечения к уголовной ответственности является также отказ должностного лица в предоставлении гражданину информации. Так, ст. 140 УК РФ гласит: если должностное лицо неправомерно отказывает в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставляет гражданину неполную или заведомо ложную информацию, и такие действия причинили вред правам и законным интересам граждан, то должностное лицо наказывается:

— штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;

— либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет.

Административная ответственность предусмотрена за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина. Также нарушением считается несвоевременное предоставление таких документов и материалов либо предоставление неполной или заведомо недостоверной информации. Указанные правонарушения влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб. Об этом сказано в ст. 5.39 КоАП РФ.

За нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) предусматривается ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц — от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб. Об этом говорится в ст. 13.11 КоАП РФ.

Поскольку персональные данные являются конфиденциальной информацией, их защита предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Согласно этой статье разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб. Такое наказание применяется за исключением случаев уголовной ответственности и кроме случаев, предусмотренных ч. 1 ст. 14.33 КоАП РФ.

Хранить, нельзя уничтожить

Любой субъект хозяйственной деятельности обязан хранить документы, связанные с его деятельностью. Эта обязанность установлена ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Так, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ.

В настоящее время порядок и сроки хранения кадровых документов регламентируются архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, и в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением СССР 15.08.1988.

В соответствии со ст. 27 Закона N 125-ФЗ за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Как уже было сказано, административная ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ.

Согласно ч. 1 ст. 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев. Также нарушителя могут приговорить к исправительным работам на срок до 2 лет либо арестовать на срок до 4 месяцев. Кроме того, преступника могут лишить свободы на срок до 1 года.

Общественная опасность данных преступлений состоит в посягательстве на общественные отношения, устанавливающие законный порядок ведения официальной документации (например, порядок оформления листка временной нетрудоспособности, свидетельства об освобождении от воинской обязанности и так далее), а также в причинении вреда законным интересам граждан или организаций.

Гражданско-правовая ответственность за нарушение норм архивного законодательства, регулирующих порядок и сроки хранения кадровых документов, возлагается на виновных лиц в случае причинения данными противозаконными действиями вреда гражданам.

М.В.Белоусова

Юрист

аудиторско-консалтинговой группы

«BKR-Интерком-Аудит»

Подписано в печать

Хорошо отлаженная система кадрового документооборота является важным условием успешной деятельности любой компании, поскольку защищает от судебных споров с работниками и штрафных санкций со стороны трудовой и налоговой инспекции. С 2015 года за несоблюдение норм трудового законодательства введена повышенная административная ответственность. Штрафы за нарушения в кадровом делопроизводстве могут быть довольно существенными.

Требования к кадровым документам

Отсутствие кадровых документов, которые организация обязана вести согласно ТК, или неправильное их оформление является нарушением трудового законодательства. Для того, чтобы понять, какие виды нарушений могут выявить проверяющие, и какая ответственность за них предусмотрена, необходимо знать требования к оформлению кадровой документации.

Трудовой договор

Особое внимание при оформлении отношений с работниками уделяется трудовому договору. В КоАП особым пунктом выделены ошибки, которые допускают при его заключении. ТК предъявляет ряд требований к этому документу:

  1. Оформляется в 2 экземплярах, один хранится у работника, второй – в организации в его личном деле;
  2. На каждой странице должны стоять подписи обеих сторон договора;
  3. В документе указывают все права и обязанности сотрудника, определяют при необходимости испытательный срок;
  4. Любые изменения оформляют дополнительным соглашением;
  5. Все договоры регистрируют в специальном журнале.

Важно!
На период испытательного срока уменьшать зарплату не допускается.

Проверяющие чаще всего выявляют такие нарушения как:

  • договора нет совсем;
  • документ неправильно оформлен;
  • вместо трудового используют договор подряда;
  • нет регистрации в журнале;
  • неправомерно заключены срочные договоры.

Взыскание в этих случаях применяют не только к организации, но и к должностному лицу.

Согласно ч. 3 ст. 5.27 КоАП размер штрафа составит:

  • до 20 тыс. рублей с руководителя;
  • до 10 тыс. рублей с ИП;
  • до 100 тыс. рублей с организации.

При повторном правонарушении сумма взыскания увеличится:

  • до 10 тыс. рублей для ИП;
  • до 100 тыс. рублей для организаций.

К должностному лицу в этом случае применяют дисквалификацию на срок до 3 лет.

Трудовая книжка

Читайте: Ответственность за отсутствие трудового договора с работником

Вторым основным документом при оформлении отношений с работником является трудовая книжка, Правила их заполнения и хранения утверждены Постановлением № 225. На основании этого документа кадровая служба предприятия обязана выполнять следующие требования:

  1. Трудовую книжку необходимо оформить на каждого сотрудника, который проработал дольше 5 дней;
  2. Все записи вносят в строгом соответствии с Правилами;
  3. Хранят книжки в закрытом сейфе, исключая свободный доступ;
  4. По требованию работника выдают только копию;
  5. Получение и выдачу документа регистрируют в журнале учета.

Для ведения и хранения книжек руководитель должен назначить ответственного, в противном случае за их утрату или порчу он будет отвечать лично.
Нарушениями в этой области могут быть:

  • неправильное заполнение или хранение;
  • отсутствие трудовой книжки;
  • выдача документа на руки работнику;
  • неведение или неправильное ведение журнала учета.

Несоблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек приводит к взысканию штрафа на должностное лицо в размере 500 рублей на основании ст. 13.20 КоАП. Кроме того ответственность за данное правонарушение предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Размер взыскания составляет:

  • до 5 тыс. рублей для должностного лица или ИП;
  • до 50 тыс. рублей для организации.

Кроме того возможно на срок до 90 дней приостановление деятельности юридического лица или ИП. Должностное лицо при повторном правонарушении могут дисквалифицировать на период до 1 года. Штраф необходимо оплатить в течение 30 дней после окончания срока для обжалования.

Положение о защите персональных данных

Читайте: Ответственность за разглашение конфиденциальной информации: уголовная, административная, гражданская

В соответствии с Законом 152-ФЗ и ст. 90 ТК работодатель обязан обеспечить сохранность персональных данных от неправомерного использования или уничтожения. Поэтому в организации должен быть разработан соответствующий документ и назначено ответственное лицо, обычно это сотрудник кадровой службы.

За нарушение Закона о защите персональных данных виновных привлекают к материальной, дисциплинарной и административной ответственности. На основании ст. 13.11 КоАП взыскание составит:

  • до 10 тыс. рублей для должностных лиц;
  • до 50 тыс. рублей для организации.

К ответственности кроме руководителя могут привлечь и лицо, которое занимается обработкой персональных данных.

Прочие ошибки при оформлении документов

На практике проверяющие чаще всего находят значительное количество нарушений в остальных кадровых документах, считающихся не столь важными. Сюда относятся ошибки, которые допускают, когда:

  • оформляют внутренние приказы, например, об увольнении или приеме на работу, переводе на другую должность и др;
  • составляют штатное расписание, должностные инструкции;
  • формируют и ведут график отпусков;
  • знакомят работника с локальными нормативными актами в части отсутствия подписей.

Санкции за данные правонарушения определены тоже ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Что проверяют налоговики

Ошибки в документах могут заинтересовать не только трудовую инспекцию, но и налоговую, поскольку некоторые формы одновременно являются первичными учетными документами для бухгалтерии. До 2013 года они были унифицированными и обязательными к применению. В настоящее время организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать эти формы. При этом они должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых приводится в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ.

К таким документам относятся:

  • кадровые приказы, например, о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и др.;
  • личные или учетные карточки;
  • табель для учета рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • платежная ведомость;
  • записка-расчет на отпуск или увольнение.

Если организация формы утвердить забыла или разработала их с нарушениями, то трудовая инспекция за это штрафовать не будет, но может сообщить об этом в налоговую.

При проверке инспекция может расценить это как несоблюдение правил учета доходов и расходов, поскольку составленные с ошибками первичные документы нельзя принимать к учету.

Ответственность за несоблюдение правил бухгалтерского учета предусматривает ст. 120 НК. Если нарушение организация совершила в одном налоговом периоде, то штраф составит 10 тыс. рублей. Если оно продолжалось несколько налоговых периодов, сумма взыскания увеличится до 30 тыс. рублей. Кроме того, за данное правонарушение для должностных лиц установлена дополнительная ответственность. Согласно ст. 15.11 КоАП штраф для них составляет от 5 до 10 тыс. рублей, а при повторном совершении – до 20 тыс. рублей или до 1 года дисквалификации.

Нарушения при сдаче кадровой отчетности

Читайте: Штрафы Пенсионного фонда России в 2019 году

Во многих организациях сотрудники кадровой службы обязаны представлять сведения персонифицированного учета и статистическую отчетность. За несвоевременную сдачу этой информации ответственность установлена ст. 19.7 КоАП. С должностных лиц взыскивают до 500 рублей, с юридических – до 5 тыс. рублей за каждый отчет.

Согласно ст. 13.19 КоАП непредставление статистической отчетности предусматривает наложение штрафа на должностное лицо в размере до 20 тыс. рублей, на организацию – до 70 тыс. рублей. При повторном правонарушении сумма возрастет до 50 тыс. рублей для должностных и до 150 тыс. рублей для юридических лиц.

Кроме трудовой и налоговой инспекции кадровые документы могут проверять и другие ведомства. Работники санэпидемстанции контролируют наличие медицинских книжек у персонала, сотрудники Росохранкультуры проверяют, как хранятся архивные документы по личному составу.

Важно!
Для малых предприятий ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве смягчена. Если оно выявлено впервые, то проверяющий ограничится предупреждением и выдаст предписание об устранении. Штраф выписывают только при повторном правонарушении.

На практике не все специалисты кадровых служб ответственно относятся к оформлению документов. Из-за этого организация может понести серьезные финансовые потери. Поэтому необходимо отслеживать изменения в законодательстве, чтобы организовать работу кадровой службы на основании действующих норм.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *