Первичные документы при оказании услуг

Очень часто бухгалтер в своей практической работе сталкивается с необходимостью документального подтверждения оказанной услуги. В связи с этим в последнее время в редакцию поступило много читательских вопросов, которые стали основой для написания данного материала.

Что же такое услуга и чем она отличается от работы?

Понятие услуги окончательно было закреплено в связи с вступлением в силу первой части Налогового кодекса. В соответствии со статьей 38 НК РФ «услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности”. Таким образом, первая часть Налогового кодекса точно сформулировала основные признаки услуги:

— услуга — это деятельность, то есть совершение определенных действий;

— результат этой деятельности не имеет материального выражения;

— услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания.

Чем понятие услуги для целей налогообложения отличается от понятия услуги в рамках гражданского законодательства?

Прямого определения услуги в гражданском законодательстве нет. Зато есть целая глава, посвященная возмездному оказанию услуг. Это глава 39 и она так и называется — «Возмездное оказание услуг”.

Главные положения этой главы совпадают с понятием услуги в целях налогообложения.

Правила главы 39 применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых по договорам: подряда (глава 37), выполнения НИОКР (глава 38), перевозки (глава 40), транспортной экспедиции (глава 41), банковского вклада (глава 44), банковского счета (глава 45), расчета (глава 46), хранения (глава 47), поручения (глава 49), комиссии (глава 51), доверительного управления (глава 53). Каждый из перечисленных договоров имеет свои особенности, но общей чертой является то, что возмездное оказание услуг является лишь частью этих договоров. Помимо оказания услуг, эти договоры могут включать совершение иных действий (иной деятельности), которую нельзя признать услугой.

Гражданское законодательство относит работы и услуги к объектам гражданских прав но в отличие от имущества и имущественных прав в процессе выполнения работ или оказания услуг потребляется их результат.

Услуга от работы отличается прежде всего тем, что результат выполнения работ имеет материальное выражение, а результат оказания услуг не имеет материального выражения. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

— результат выполнения работ имеет материальное выражение, поэтому исполнителю работ есть что передавать. По результатам выполнения работ составляется акт выполненных работ;

— результат оказания услуг нематериален, поэтому исполнителю нечего передавать. Услуга потребляется в процессе ее оказания. Стороны могут составить акт оказания услуг, который лишь подтверждает, что услуга фактически оказана.

Очень часто по факту оказания услуг составляют акт выполненных работ. Данный документ не имеет никакой силы, поскольку изначально не соответствует существу отношений сторон.

См. также статью Требования, предъявляемые к оформлению актов выполненных работ, оказанных услуг.

Является ли акт об оказании услуг первичным бухгалтерским документом?

В пункте 2 Постановления Министерства финансов Российской Федерации от 18.06.98 N 27н «Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации” сказано, что начиная с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

На сегодняшний день унифицированная форма акта об оказании услуг не утверждена.

Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете” организация имеет право утвердить в своей учетной политике «формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности”.

Но акт об оказании услуг является документом двухсторонним, следовательно, его форма должна быть утверждена одинаковой у обеих организаций, которые его подписывают.

Но реализовать практически это невозможно по следующим причинам.

Предположим, что организация приняла решение утвердить форму акта об оказании услуг в приказе об учетной политике. Приказ об учетной политике вступает в силу в году, следующем за годом его принятия.

Следовательно, приказ об учетной политике на 2001 год может быть утвержден не позднее 31.12.00.

Организация не может располагать информацией о всех клиентах, которые в 2001 году обратятся к ней за ее услугами. Это означает, что форма акта об оказании услуг будет принята организацией в одностороннем порядке.

В таком случае любой клиент, получивший такой акт, не может принять его как первичный документ, поскольку его форма не была утверждена им самим в приказе об учетной политике. Более того, она и не может быть утверждена им после 01.01.01. Замкнутый круг.

Таким образом, для того чтобы создать по правилам бухгалтерского учета такой первичный документ, как акт об оказании услуг, необходимо со всеми потенциальными клиентами согласовать его форму до начала нового года и закрепить его в учетной политике всем одновременно. Но это, как вы понимаете, нереально.

Сказанное означает, что практически любой акт об оказании услуг не является первичным документом. В лучшем случае он является первичным документом для одной стороны — стороны, его выдавшей.

Но большинство бухгалтеров рассматривают акт об оказании услуг как первичный документ, служащий для отнесения на затраты расходов по оказанной услуге. Фактически же ни один из подобных документов не является обоснованием для отнесения на затраты оказанных услуг.

О том, что акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом только в случае, если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором см. также Письмо Департамента налоговой политики Минфина РФ от 30 апреля 2004 г. N 04-02-05/1/33 «О признании в налоговом учете расходов по гражданско-правовым договорам».

Что же является основанием для отнесения на затраты оказанных услуг?

Распространено ошибочное мнение, что основанием для отнесения на затраты является счет-фактура на сумму оказанных услуг.

Необходимо разобраться, о каком счете-фактуре идет речь.

Если речь идет о счете-фактуре, который составляется согласно Постановлению Правительства от 02.12.00 N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость”, то данный счет-фактура является налоговым документом и служит только для получения вычетов НДС по оказанной услуге. Указанный счет-фактура не является первичным бухгалтерским документом.

Налоговый счет-фактура может вообще отсутствовать, если организация, оказавшая услуги, работает по упрощенной системе налогообложения или не является плательщиком НДС по другим основаниям. При этом требовать от таких организаций налогового счета-фактуры потребитель услуг не вправе. Даже если его в таком случае предоставят, то только для удовлетворения настойчивых требований клиента. Выданный в таком случае счет-фактура не имеет никакой юридической силы и не служит основанием для включения в затраты оказанных услуг.

Если же речь идет о товарном счете-фактуре, составленном по форме N 868, то данный документ безусловно является первичным бухгалтерским документом, но не используется по оформлению операций, связанных с оказанием услуг. Данный счет-фактура служит для оформления только товарных операций.

Таким образом, любые виды счетов-фактур при оказании услуг не являются основанием для отнесения стоимости этих услуг на затраты.

Из оставшихся документов по оказанию услуг у нас остались счет и договор.

Является ли договор документом, дающим основание для отнесения на затраты стоимости услуг?

Безусловно. Договор, если он составлен в простой письменной форме, является именно тем бухгалтерским документом, который является основанием для отнесения на затраты стоимости оказанных услуг. В договоре также обязательно содержится предмет договора, который позволяет бухгалтеру определить связь оказываемых услуг с их использованием в процессе производства или управления организацией. Помимо этого, договор дает возможность отнесения услуг к тому или иному отчетному периоду, что немаловажно для распределения расходов по услугам, оказываемым в течение достаточно продолжительного периода времени.

В пункте 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации” сказано, что расход признается, если производится в соответствии с конкретным договором.

Если расходы подтверждены документами в целях бухгалтерского учета, то они включаются в расходы в целях налогообложения, если содержатся в Положении о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.92 N 552.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки между организациями должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения. Исключение составляют также сделки, исполняемые при самом их совершении. К таким сделкам относится огромное количество услуг, если оплата этих услуг совершается сразу до или после ее оказания.

Например, услуги по перевозке, которые оплачиваются сразу, — это сделка, исполняемая при самом ее совершении. Составлять в таком случае договор в простой письменной форме не обязательно.

Фактом, подтверждающим исполнение сделки при самом ее совершении, являются счет и документ, подтверждающий оплату: квитанция приходного кассового ордера, бланк строгой отчетности или кассовый чек (если оплата производится через подотчетное лицо). Отметим еще раз, что наличие налогового счета-фактуры в такой сделке уместно только в том случае, если сторона, оказавшая услугу, является плательщиком налога на добавленную стоимость.

Если момент оказания услуги и оплата этой услуги разнесены во времени, то такую сделку нельзя признать исполняемой при ее совершении, и простая письменная форма договора является в таком случаем обязательной.

Итак, основанием для отнесения на затраты стоимости услуг являются:

— счет и документ, подтверждающий оплату услуги исполнения сделки при самом ее совершении;

— договор, составленный в простой письменной форме в иных случаях.

Что же касается различных «актов оказанных услуг”, «актов приема-передачи услуг”, «актов выполненных работ”, то все перечисленные документы могут быть рассчитаны только на наивного налогового инспектора.

Ирина Степанова, редактор

Часто садоводческие товарищества не уделяют достаточного внимания правильному документальному оформлению хозяйственных операций, особенно если товарищество не ведёт коммерческой деятельности, поскольку считают, что документы, подтверждающие расходы, нужны только для правильного исчисления налогов.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Т.о., для определения перечня документов, необходимых для подтверждения произведённых затрат, НК РФ с учётом положений ст. ст. 11 и 252 адресует налогоплательщиков к Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии с п. п. 1 и 2 ст. 9 указанного Закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов:

  1. наименование документа;
  2. дату составления документа;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

А вот от соблюдения Закона № 129-ФЗ садоводческие товарищества никто не освобождал. Об этом прямо сказано в Письме Минфина России от 25 октября 1996 г. № 92 «О ведении бухгалтерского учёта и отчётности садоводческими товариществами».
Не следует забывать и о том, что помимо налоговых органов бухгалтеру садоводческого товарищества необходимо отчитаться перед ревизионной комиссией товарищества и общим собранием участников, в том числе и по обоснованности произведённых расходов и соответствию их утвержденной смете.
Остановимся на документальном оформлении операций, наиболее часто вызывающих трудности у бухгалтера садоводческого товарищества.
Расходы на мобильную связь
Часто садоводческое товарищество не имеет стационарного телефонного номера, поэтому сметой расходов предусматривается возмещение председателю товарищества и иным должностным лицам расходов на мобильную связь для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью товарищества.
Как правило, в смете указывается месячный или годовой лимит таких расходов. Однако работник товарищества может потратить сумму больше или меньше установленного лимита. Как определить обоснованность таких расходов и сумму полагающейся компенсации?
Можно, например, установить, что товарищество возмещает работнику стоимость всех разговоров, связанных с работой, на основе распечатки телефонных разговоров оператора сотовой связи.
Товарищество также может установить ежемесячную фиксированную сумму компенсации, независимо от фактически произведенных расходов. В смете указывают должность, фамилию, имя, отчество работника, получающего компенсацию, и ее сумму.
В Письме Минфина России от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 сказано, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость для сотрудника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Однако трудовое законодательство не содержит прямого требования о составлении должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ все права и обязанности работника по занимаемой им должности должны быть закреплены в трудовом договоре.
В Письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 также говорится, что отразить необходимость использования сотового телефона можно в тексте самого договора. Однако этот вариант содержит элемент риска. Зачастую налоговые органы трактуют включение условия об оплате сотовых телефонных переговоров в текст трудового договора как часть условий об оплате труда. На этом основании они начинают требовать включения данных сумм в налоговые базы по НДФЛ и ЕСН.
Как избежать уплаты этих налогов?
В отношении размера компенсации расходов по мобильной связи налоговым и трудовым законодательством не установлены ограничительные нормы. Вследствие этого такую компенсацию (при правильном оформлении) можно не облагать НДФЛ и ЕСН в полном объеме исходя из положений п. 3 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. На эти выплаты не начисляются также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Что касается уплаты страховых взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то взносы нужно начислять только на сумму компенсации, выплаченную работнику сверх установленных норм (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 г. № 765).
Единственное условие — это должна быть действительно документально подтвержденная компенсация произведенных расходов, а не дополнительный доход, полученный сотрудником.
Таким образом, хотя садоводческое товарищество и не ведет коммерческой деятельности и не уплачивает налог на прибыль, у него может возникнуть налогооблагаемая база по другим налогам в случае неправильного документирования расходов.
Поэтому рекомендуется подтверждать производственный характер расходов на сотовую связь следующими документами:

  • перечень должностных лиц, работа которых требует использования сотовой связи в служебных целях;
  • должностные инструкции на указанных лиц;
  • детализация звонков от оператора связи и составленная на её основе бухгалтерская справка по служебным звонкам.

Если работник пользовался телефоном в служебных целях во внерабочее время: выходные, праздничные дни, дни отпуска, то в этом случае необходимо привести документальное подтверждение расходов на оплату услуг сотовой связи и их служебный характер. Можно и в трудовом договоре с сотрудником указать, что данный сотрудник имеет ненормированный рабочий день. Данные расходы также должны быть предусмотрены утверждённой сметой расходов садоводческого товарищества.
Возможен и другой вариант учёта расходов: товарищество приобретает мобильный телефон, заключает договор с оператором связи и оплачивает счета за услуги связи. Работнику же телефон выдается для служебного использования. В этом случае также необходима расшифровка от оператора. В случае если работник вел со служебного телефона личные переговоры, налоговые органы трактуют оплату таких переговоров организацией как доход, полученный работником в натуральном виде. Данные выплаты включаются в налоговую базу по ЕСН в соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ, а в налоговую базу по НДФЛ — п. 2 ст. 211 НК РФ. Для того чтобы не уплачивать указанные налоги, можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, что он обязан возместить товариществу данные расходы. Такой пункт договора позволит также избежать должностным лицам товарищества трений с ревизионной комиссией и членами товарищества.
Если организация не взыскивает с сотрудников суммы произведённых ими личных переговоров и не включает их стоимость в состав своих расходов для целей налогообложения, то отпадает необходимость в начислении ЕСН, поскольку согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН выплаты, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль. На этом основании также не начисляются и страховые пенсионные взносы. Однако данной нормой могут воспользоваться только плательщики налога на прибыль организаций. Организации, применяющие специальные налоговые режимы, такой льготы лишены. НДФЛ же с дохода работника, полученного в натуральном виде (в виде оплаты его личных переговоров), исчислить придётся в любом случае.
Расходы на вывоз мусора, чистку снега, уборку территории
Существенная статья расходов садоводческого товарищества — расходы на поддержание территории товарищества в надлежащем виде. Сюда могут быть включены расходы на вывоз мусора, уборку территории, чистку снега в зимний период.
Как правило, у бухгалтера не возникает сложностей с учётом таких расходов, если услуги оказываются специализированной организацией. В этом случае указанная организация должна предоставить садоводческому товариществу акт выполненных работ и счёт-фактуру (если она является плательщиком НДС). В случае наличной оплаты данных услуг в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» необходим также кассовый чек.
Однако довольно часто возникает ситуация, когда для оказания данных услуг товарищество нанимает частное лицо, не состоящее в штате товарищества и имеющее, например, в собственности трактор или иную необходимую технику. В этой ситуации садоводческое товарищество является заказчиком, а физическое лицо, которое выполняет работы, — подрядчиком. Следует помнить, что договор подряда заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, а второй — у работника. Требование обязательной письменной формы договора подряда содержится в ст. 702 ГК РФ.
В договоре должны быть обязательно указаны дата начала выполнения работы и срок ее окончания. Подрядчик может сдавать работы поэтапно. В этом случае в договоре должны быть предусмотрены сроки завершения отдельных этапов работы. Их можно изменять по соглашению сторон. Если подрядчик осуществляет какие-то расходы, связанные с выполнением работы, то заказчик также должен оплатить их (ст. 709 ГК РФ). Порядок оплаты таких расходов, а также сумма вознаграждения подрядчика устанавливаются в договоре.
Договор подряда не относится к трудовым договорам, а является договором, носящим гражданско-правовой характер. Однако если подрядчик — физическое лицо, которое не является индивидуальным предпринимателем, с сумм причитающегося ему по договору вознаграждения следует удержать НДФЛ и ЕСН. Также договором подряда может быть предусмотрено страхование подрядчика от несчастных случаев. В этом случае товариществу также следует исчислить взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Доля ЕСН, зачисляемая в фонд социального страхования, по договорам подряда не начисляется.
Пример 4. Садоводческое товарищество «Ромашка» заключило договор подряда с Петровым А.А. на вывоз мусора с территории товарищества. По договору товарищество должно уплатить Петрову А.А. вознаграждение в сумме 5000 руб. Расходы Петрова А.А., связанные с выполнением договора, составили 500 руб. (оплата бензина). Все расходы подтверждены документально.
Договор подряда не предусматривает страхования Петрова А.А. от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Бухгалтер СНТ должен сделать проводки:
Дебет 86 Кредит 76-5
— 5000 руб. — начислено вознаграждение по договору подряда;
Дебет 86 Кредит 69-2
— 1000 руб. (5000 руб. x 20%) — начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;
Дебет 69-2 Кредит 69-2, 1
— 700 руб. (5000 руб. x 14%) — начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счёт уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 86 Кредит 69-3, 1
— 55 руб. (5000 руб. x 1,1%) — начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 26 Кредит 69-3, 2
— 100 руб. (5000 руб. x 2%) — начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в территориальный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 76-5 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДФЛ»
— 585 руб. ((5000 руб. — 500 руб.) x 13%) — удержан налог на доходы с суммы выплаты по договору подряда (за вычетом расходов Иванова А.А.);
Дебет 76 Кредит 50
— 4415 руб. (5000 руб. — 585 руб.) — выданы денежные средства по договору из кассы товарищества.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *