Письмо по акту сверки, образец

Возврат подписанных документов

Кроме того, такой абзац покажет продавцу о юридической грамотности покупателя и его уверенности. Чтобы составить четкое и аргументированное заявление, лучше составить его дома, особенно о возврате бракованного изделия, и позже отдать в магазин.

Как правильно заполнить бланк заявления, чтобы вернуть приобретенный товар? Процедура написания заявления состоит из нескольких этапов:

  • Сбора данных для основного текста. Сведения о магазине содержатся в чеке, накладной.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух». 1. Рекомендация. Как действовать, если контрагенты задерживают документы «Бухгалтерия – это серьезное подразделение, которое должно работать, как отлаженный часовой механизм.

А если контрагенты будут задерживать документы, то механизм будет давать сбои. Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации. Подробнее об этом см.Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя.

А в данной рекомендации вы найдете советы по ситуациям, когда документы поступают с опозданием именно от контрагентов. Решите вместе с руководителем, кто должен требовать документы у контрагентов Изначально руководству организации лучше определить, какие отделы и какие сотрудники будут требовать запоздавшие документы.

Чтобы избежать недопонимания, нужно четко распределить роли между различными подразделениями и сотрудниками.

Обновление: 9 января 2019 г.

(образец) Причинами для возврата уже перечисленных денежных средств могут выступать такие обстоятельства, как: Письмо представляет собой заявление о возврате перечисленных денежных средств. Утвержденной законодательством формы не существует, поэтому документ составляется в свободной форме.

В письме на возврат денег от поставщика, образец которого приведен ниже, указываются следующие положения: 1) как были перечислены денежные средства, на основании какого документа (указывается договор, платежное поручение, иные документы); 2) причины необходимости возврата денег; 3) сумма, которую надлежит вернуть; 4) сроки возврата денежных средств.

Кроме того, можно указать суммы штрафа и (или) неустойки, если они установлены в документе-основании (договоре, контракте) за нарушение обязательств контрагентом.

Необязательно их конкретизировать, но обозначить надо.

Просьба формулируется в письменном виде. Унифицированных шаблонов не предусмотрено, поэтому она составляется в произвольной форме. В письме в обязательном порядке должны содержаться следующие пункты: Также следует приложить платежные документы, опись и акт сверки.

Все они подписываются руководителем и главным финансовым менеджером. Ознакомиться с правилами возврата денежных средств покупателю можно в статье по ссылке Составление письма на возврат денежных средств от поставщика не предусматривает строго установленной нормы, но подчинено ряду общих правил.

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной.

Укажите обязательно следующие сведения: Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку. Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

Важно!

Направлять претензию только по факсу или электронной почте нежелательно. Просьбу на возврат денег от поставщика выражают в деловом стиле.

Не перегружают информацией, но и не забывают указать важное:

  • банковский счет, на который требуется произвести возврат.
  • сумму, которую просят вернуть;
  • причину;

Деньги просят вернуть в разумный срок.

Они могут зависеть от любой из сторон. Есть такие, которые от сторон вообще не зависят — форс-мажорные обстоятельства.

Следует отметить, что должна быть воля на неприменение альтернативы, а именно – обмена.

В ряде случаев право вернуть изделие корреспондирует обязанности его принять.

Другие ситуации позволяют продавцу обосновать свою добросовестность и избежать принятия товара. Все индивидуально. Но есть некоторые общие моменты.

Объективными причинами, которые позволяют обоснованно возвратить предмет сделки, являются нарушения, допущенные продавцом.

Бремя доказывания наличия того или иного основания лежит, как правило, на требующей стороне. Условиями договора могут быть введены определенные ограничения относительно возврата.

Зачем требуется?

Основных причин для составления сопроводительного письма три.

  1. Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
  2. В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
  3. Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.

Сопроводительное письмо к пакету документов

— Доброго времени суток!

Уважаемые коллеги, подскажите, пожалуйста, разобраться. — Можно: «. просим подписать и по одному экземпляру из подписанных/высылаемых Вам документов вернуть в наш адрес. » — Или «высылаем 2 комплекта документов (договор и акт), после подписания 1 комплект просим вернуть в наш адрес» — Я на наших экземплярах ставила штамп «экз.поставщика» и в сопроводительном письме писала: «Уважаемые господа!

Просим ознакомиться с пакетом документов.

После подписания один экземпляр документов (с отметкой) просим выслать в наш адрес: Санкт-Петербург, а/я 124, индекс 191198″. — В сопроводительных письмах пишут так. Просим Вас подписать и вернуть обратно .

(перечисляем. например, Акты, счета, договора и т.д). 1) Счёт на оплату №. от . на сумму .

— 1 шт. Обычно фирма получающая пакет документов знает какие документы необходимо верну, если есть какие то документы кот.нуждаются в особой отметке, ниже делается пометка о том, что такой то договор неодходимо оставить себе, или вернуть . от . на 1 л. в 2 экз.»

Кто подписывает?

Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения. Если в сопроводительном письме речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер предприятия.

В письме указывается исполнитель, к которому контрагент может обратиться по всем вопросам.

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Текст сопровождения

Содержание сопроводительного письма в различные компании можно условно разделить на три части:

  1. Сообщение об отправке письма. В нем отправитель уведомляет о факте и целях отправки.
  2. Просьба об ответе. Здесь указывается, что именно контрагент должен сделать с документами.
  3. Приложения. Это основа сопроводительного письма, здесь перечислены все документы и количество их экземпляров, отправленных контрагенту.

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Образец сопроводительного письма к договору

Важно!

ДиректоруООО «Стандарт»Е.С.

Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

После подписания один экземпляр документов (с отметкой) просим выслать в наш адрес: Санкт-Петербург, а/я 124, индекс 191198″. — В сопроводительных письмах пишут так.

Просим Вас подписать и вернуть обратно .(перечисляем.например, Акты, счета, договора и т.д).

Прилагаем: 1) Счёт на оплату №.от . на сумму . — 1 шт. 2) Договор№ .от .-2шт.

Обычно фирма получающая пакет документов знает какие документы необходимо верну, если есть какие то документы кот.нуждаются в особой отметке, ниже делается пометка о том, что такой то договор неодходимо оставить себе, или вернуть . от .

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Составляется сопроводительное письмо на официальном бланке организации. Оно может иметь тему: «О разработке положения…», «О закрытии актов по проекту…» и так далее.

Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания» и так далее.

Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес…».
  • «Просим рассмотреть в установленный законодательством срок и направить в наш адрес».

Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения? Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет. Многие компании любят указывать срок ответа на обращение в директивном формате: «Срок ответа на письмо – до 3 рабочих дней».

В соответствии с законодательством, требовать исполнения в определенный срок может либо вышестоящая организация по отношению к нижестоящей, либо государственный орган.

Другой случай, когда требование ответа в определенный срок закономерно – если этот вопрос зафиксирован в договоре между компаниями.

Когда организации являются равноправными партнерами, очертить конкретный срок исполнения можно только в виде просьбы, приведя при этом вескую причину. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа».

Переходим к оформлению списка приложений. В сопроводительном письме должен быть перечислен весь перечень приложенных к письму документов, с указанием количества экземпляров и листов по каждому – в этом весь смысл сопроводительного письма.

Если в самом тексте письма ранее указывалось название отправляемого документа, в приложении его вновь упоминать не надо – достаточно сообщить о количестве экземпляров и страниц. Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны. Приложение: на 1 л. в 1 экз.»

Приложения:

  • Акт об оказании транспортных услуг по акции «Счастье в каждый дом» на 1 л. в 1 экз.
  • Счет на оплату услуг на 1л. в 1 экз.
  • Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.

Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.97-2016 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения». В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее.

Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации. Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее.

Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.

О том, как составить сопроводительное письмо к пакету документов, мы писали тут, а здесь вы подробно узнаете о таком письме с описью прилагаемых бумаг.

Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет.

Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. Инфо С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя.

«Просьба срочно выслать необходимые документы на наш почтовый адрес: посёлок Ромашково, корпус 5.»А ещё можно писать: прошу выслать документы по адресу.и адрес. И не обязательно писать слово «почтовый».

Если Вы указываете в письме, куда именно отправить корреспонденцию, необязательно указывать, какой это адрес-почтовый или юридический. From:mevamevoDate:Декабрь, 21, 2011 20:58 (UTC)(Link)Из представленных вариантов в данном контексте второй («на наш адрес») предпочтительнее, имхо.ИМХО, правильно писать третье. но второе тоже допустимо. Первое сочетание употребляется в предложениях типа «Он высказал в мой адрес все, что думал».

«На наш адрес» — это более разговорное выражение. Это все равно, что сказать: «Скинь мне на мыло». А вот третий вариант используется.

Всегда, например, в рекламе пишут: «Вышлите письмо по адресу бла-бла, АЯ бла-бла».

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

К каким бумагам составляется?

Сверка

Писать сопроводительные письма к актам сверки, в частности, взаимных расчетов очень важно, потому что на сегодняшний день контрагенты фактически не обязаны подписывать или возвращать акты сверок. Если у контрагента есть задолженности перед компанией, можно указать необходимость подтверждения написанной суммы задолженности.

Также в тексте сверки следует дать ссылку на норму действующего законодательства, в соответствии с которой в случае невозврата документа, равно как и отсутствия разногласий и расхождений, сальдо будет считаться подтвержденным.

Согласование

Сопроводительное письмо передается вместе с актом согласования в случае выполнения кадастровых работ по образованию земельного участка.

При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов. Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.

Понятие «дефектный акт»

В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны.

Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию? Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.

Онлайн журнал для бухгалтера

Гарантийный срок на Товар по Договору не установлен. Выявленные недостатки на основании п.

Возврат некачественного Товара гарантируем в следующем порядке: самовывоз.

В случае неудовлетворения данной претензии мы будем вынуждены обратиться в суд.

1. Копия Договора поставки № 79/18 от 13 ноября 2019 г.

2. Копия товарной накладной № 85 от 16 февраля 2019 г.

3. Акт о выявленных недостатках товара № 11 от 22 февраля 2019 г.

4. Копия платежного поручения № 147 от 17 февраля 2019 г. 5.

Куда отправляется документ?

У направляющей стороны сопроводительное письмо проходит несколько этапов:

  1. написание исполнителем, согласование и подпись у руководителя организации (как оформить в электронном виде?);
  2. регистрация в канцелярии, отправка.

После того, как письмо доходит до адресата, оно рассматривается (для того, чтобы убедиться, что все приложенные документы соответствуют описанию), регистрируется, поступает на рассмотрение первому лицу организации.

Тот назначает исполнителя и возвращает документ секретарю, далее документы поступают на исполнение, а оригинал письма хранится у секретаря. Сопроводительное письмо и приложенные к нему документы хранятся в разных местах. Хранятся сопроводительные письма в течение 5 лет.

Написание сопроводительного письма является частью деловой этики и показывает, прежде всего, уровень ответственности направляющей организации.

Если компания привыкла прикладывать к пакету бумаг на отправку такие письма, она заботится не только о своих интересах — о том, чтобы пакет документов был зарегистрирован, а необходимые акты и протоколы были возвращены в срок, — но и облегчает задачу своим партнерам, дав четкую инструкцию по работе с присланной документацией.

Запрос акта сверки с контрагентом — это стандартная бухгалтерская процедура, необходимая для проверки взаиморасчетов с поставщиком или подрядчиком, в рамках конкретного договора или контракта.

Скачать шаблон запроса в doc

Скачать образец письма с запросом акта сверки с контрагентом в doc

Скачать сопроводительное письмо к акту выверки взаиморасчетов в doc

из КонсультантПлюс

Когда оформляют

Проверка взаиморасчетов — это обязательная процедура при ведении закупочной деятельности. Заказчик и исполнитель в рамках контракта обязаны контролировать правильность и своевременность внесения оплаты, выполнения работ (услуг), отгрузки товаров. Единый бухгалтерский документ, отражающий необходимую информацию, — это акт сверки взаиморасчетов.

Для осуществления выверки необходимо запросить сведения у контрагента. Например, направив в адрес поставщика письмо с запросом на предоставление информации для бухгалтерской сверки.

ВАЖНО! Форма проверки взаимных расчетов между заказчиком и исполнителем по госконтракту является одним из обязательных документов для загрузки на ЕИС в сфере закупок. Бухгалтерский регистр подтверждает порядок и объем исполнения контракта.

Пример размещения в ЕИС:

Как правильно оформить для госзакупок

Унифицированной формы письма к контрагенту в текущем законодательстве не предусмотрено, обращение составляют в произвольном порядке. При оформлении включите в документ обязательную информацию:

  1. Реквизиты сторон: наименования, ИНН, КПП, ОГРН, адрес заказчика и исполнителя. Рекомендуем оформить запрос на фирменном бланке организации.
  2. Номер и дата регистрации письма в журнале исходящей корреспонденции организации.
  3. Просьба предоставить сведения о взаиморасчетах.
  4. Реквизиты контракта, договора, соглашения, в рамках которого проводится сверка. Укажите дату, номер и предмет договора. Например, государственный контракт на поставку товара №001 от 01.01.2020 года.
  5. Период, за который необходимо подготовить бухгалтерскую информацию. Определяется в произвольном порядке, в зависимости от условий контракта.
  6. Дополнительные сведения. Например, попросите контрагента представить документы, подтверждающие исполнение условий договора. Например, накладные, счета-фактуры, КС-2 и КС-3 и прочее.
  7. Ф.И.О. и телефон ответственного работника. Например, бухгалтера или ревизора компании, который непосредственно проводит выверки взаиморасчетов с контрагентами.

Готовый запрос необходимо заверить подписью руководителя. Печать ставится только при ее наличии.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом

Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов. Вместе с тем он должен быть правильно составлен и подписан, чтобы быть пригодным для всех целей, в которых его используют.

Чтобы акт свидетельствовал о признании долга, он должен содержать размер долга на конкретную дату, данные сторон и другие сведения, которые позволяют достоверно установить, к каким обязательствам он относится.

Подписать акт вправе генеральный директор организации или лицо, у которого есть соответствующая доверенность.

  1. В какой форме составить акт сверки взаимных расчетов.
  2. Что включить в акт сверки взаиморасчетов.
  3. Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов.

Читать полностью обзор КонсультантПлюс

Вот примерный шаблон:

А так выглядит готовый образец запроса на предоставление акта сверки в 2020 году:

Иной вариант проверки

Возможен и другой вариант проверки расчетов с контрагентом. Например, заказчик самостоятельно формирует бухгалтерские сведения для проверки исполнения контракта. В документе отражают все операции по оплате и начислению по имеющимся у него документам. К акту составляется сопроводительное письмо, в котором организация просит провести сверку по предоставленной информации, и незамедлительно сообщить о выявленных расхождениях:

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к акту сверки .docСкачать образец сопроводительного письма к акту сверки .doc

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

  • Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
  • Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
  • Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
  • Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
  • Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
  • Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
  • Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

  • Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
  • Номер и дата составления.
  • При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
  • Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
  • Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
  • Период, за который сформирован акт сверки.
  • Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
  • Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Бланк письма-запроса (word)

Образец составления письма-запроса (word)

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Письмо о предоставлении акта сверки: образец, запрос, заявление, срок, обязанность

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.

Tags: письмо

Порядок в бухгалтерии обеспечивает устойчивое положение компании, исключает финансовые риски от просроченной задолженности и неудобные вопросы со стороны налоговых органов. Акты сверок, которые подтверждают правильность расчетов с контрагентами, необходимо получать не только от хозяйствующих субъектов, но и от государственных органов.

Нередко в практике организаций наблюдается отсутствие акта сверки. Это не только мешает сформировать соответствующее дело и провести плановую инвентаризацию профильной комиссией юридического лица.

В ряде случаев отсутствие письменного подтверждения проверки отражения данных в учете контрагентов затрудняет истребование задолженности в судебном порядке.

Акт сверки традиционно входит в пакет документов, которые требуются для подачи иска. В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки.

Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать.

Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики.

Будь то компания или индивидуальный предприниматель, каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства.

Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Акт сверки документов: юридический статус и правила составления

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Юридически акт сверки (далее по тексту – АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС – продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Полезная статья: Подробнее об акте сверки документов и образец заполнения можно найти здесь.

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета. Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений – является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений.

Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной.

В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Полезная статья: Дополнительные сведения о запросе акта сверки и образец можно найти по ссылке.

Акт сверки взаиморасчетов – документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока – с момента подписания АС.

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты).

В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Как выслать акт сверки

Составные части Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях. Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом.

Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки. Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет.

В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки. Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать.

Важно Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики.

Будь то компания или индивидуальный предприниматель, каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства. Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения.

Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Внимание Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее. Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.

К каким бумагам составляется? Сверка Писать сопроводительные письма к актам сверки, в частности, взаимных расчетов очень важно, потому что на сегодняшний день контрагенты фактически не обязаны подписывать или возвращать акты сверок.

Если у контрагента есть задолженности перед компанией, можно указать необходимость подтверждения написанной суммы задолженности.

Также в тексте сверки следует дать ссылку на норму действующего законодательства, в соответствии с которой в случае невозврата документа, равно как и отсутствия разногласий и расхождений, сальдо будет считаться подтвержденным.

Если приложенных документов несколько, необходимо составить нумерованный список: Приложения:

  • Акт об оказании транспортных услуг по акции «Счастье в каждый дом» на 1 л. в 1 экз.
  • Счет на оплату услуг на 1л. в 1 экз.
  • Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.

Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.

97-2016 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения».

В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее. Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики.

Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление.

Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу. На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

  • Письмо о предоставлении акта сверки и нюансы его оформления
  • Как написать письмо для акта сверки
  • Образец сопроводительного письма к акту сверки
  • Акт сверки сопроводительная записка
  • Запрос на акт сверки с контрагентом образец
  • Запрос о предоставлении вам акта сверки жкх по долгам и
  • Письмо с просьбой предоставить акт сверки
  • Письмо о просьбе предоставить акт сверки

Письмо о предоставлении акта сверки и нюансы его оформления В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;

  • Адресат, в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа.

– указываем интервал, за который сверка выполняется;

  • Флаг Сверка согласована – ставим, когда контрагент подписал акт сверки. При установленном флаге все поля документа будут недоступны для изменения:

В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени.

Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы.

На экране: Список документов. Нажимаем кнопку Создать:

  • В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный программой;
  • В поле От – дата документа;
  • В поле Валюта сверки – выбираем валюту, в которой будет составлен акт сверки;
  • В поле Контрагент – выбираем контрагента из справочника 1С, с которым составляется акт сверки;
  • В поле Договор – указываем тот договор, по которому будем составлять акт сверки.

Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы.

Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения.

Внимание

После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете.

Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:— О предоставлении информации— О предоставлении документов— В налоговую— В банк— Письмо-запрос акта сверки— О подтверждения необходимой информации

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики. Будь то компания или , каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства. Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом. Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки. Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет. С определенной долей уверенности можно утверждать, что именно письмо о предоставлении акта сверки может заменить последний документ в бухгалтерском деле, в том числе судебном.

Запрос на проведение сверки

Суть и понятие

Сущность такого документа заключается в письменной форме. Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и (лицом, его заменяющим по приказу).

Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Нормы

Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

  • Суть запроса . для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;
  • Адресат , в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа. Например, если организация или к , следует руководствоваться положениями (письмами, разъяснениями соответствующего ведомства), так как в этом случае могут применяться специально разработанные формы запросов и актов сверки соответственно.

Обязанность предоставления

Ответственность за формирование ответа на письмо о предоставлении акта сверки определяется нормативами, установленными для адресатов.

  • Так, у налогового органа есть такая обязанность выслать акт в течение 10 дней (по факту ответ приходит по коммуникационным каналам связи в течение суток).
  • Если дело касается обычного хозяйствующего субъекта , то такой обязанности у него нет. Между тем, если компания, к которой обращаются с подобным письмом, ведет делопроизводство и имеет (за этим следит налоговая), можно направить запрос посредством заказной переписки с указанием сроков ответственности.

Как написать письмо о предоставлении АС

Форма

Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

  • В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
  • Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
  • Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

Форма обращения обычно совпадает с официальным бланком организации, либо исполняется по образцу принимающей стороны.

Скачать образец письма можно .

Пример письма

Инструкция по составлению

  • Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании. Здесь же указывается, кому адресуется письмо ( , если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);
  • Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя. Согласно правилам делового этикета, обращение происходит на «вы» и «вам». Лучше всего в своей просьбе сослаться на конкретный пункт договора, согласно которому предусматривается проведение сверки;
  • Заключительная часть обычно содержит сроки или ответа на запрос, а также реквизиты подписантов.

Срок предоставления

Указанный параметр уместен в трех случаях:

  • Если предусмотрен учетной политикой предприятия, инициирующего запрос;
  • Период предоставления заранее согласован хозяйствующими субъектами и отражен в договоре;
  • Четко регламентирован отраслевыми нормативами;

В остальных случаях срок предоставления носит более рекомендательный характер, за исключением случаев, когда письмо составляется на основании запроса проверяющего органа (реквизиты прописываются в обращении).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

8 804 333 71 85 (Звонок Бесплатный)
Это быстро и бесплатно !

Актом сверки взаиморасчетов называют бухгалтерский документ, который составляется контрагентами за определенный период и отражает состояние расчетов. Несмотря на то, что обязанность составления этого документа не закреплена на законодательном уровне, сотрудничая между собой, организации редко обходятся без него . Акт сверки способен обнаружить ошибки бухучета и является весомым доказательством в судебных спорах.

Судебные тяжбы, связанные с задолженностями по обязательствам, встречаются при сотрудничестве организаций повсеместно. Если данные по задолженности не совпадают, может составляться протокол разногласий. Этот акт позволяет акцентировать внимание на предмете спора. Протокол разногласий, как и акт сверки, не обязателен, однако существенно упрощает разрешение спорных ситуаций.

Неотъемлемой частью любого протокола разногласий является акт сверки . Протокол заполняется на основе акта сверки и содержит информацию, отраженную там. Акт сверки же необходим для соблюдения учета при долгосрочном сотрудничестве .

Составление этого документа может проводиться как в конце года, так и за меньшие промежутки времени.

Составление акта сверки в конце года позволяет упростить ежегодную инвентаризацию и помогает начать новый год без задолженностей. Ежемесячное составление акта полезно в следующих случаях :

  • если стоимость реализуемых товаров является высокой;
  • если имеет место широкий ассортимент продукции;
  • когда объемы реализуемых товаров очень высоки;
  • при составлении отчетов для руководителя или статистики.

Для удобства контроля взаимных расчетов, акты сверки могут составляться как по всем взаимоотношениям контрагентов, так и по отдельным договорам. И в том, и другом случае лучше всего начинать ведение этой документации сразу, что позволяет значительно упростить механизм расчетов.

Нормативные акты

Форма акта сверки взаиморасчетов и протокола разногласий к нему является неунифицированной и разрабатывается предприятием исходя из собственных требований. Эта возможность подкреплена Письмом Министерства финансов № 07-05-04/02, которое дает свои разъяснения насчет применения этих документов в деловом обороте.

Несмотря на то, что в этих документах отражаются характерные реквизиты организаций, они не являются первичными и не отражены в специальном списке Федерального закона №402-ФЗ . Однако, акт сверки и протокол разногласий должны оформляться таким образом, чтобы при возникновении судебных разбирательств они могли служить доказательством нарушения обязательств одной из сторон.

При составлении акта сверки необходимо учесть выполнение обязательств по договору , а также верность фигурирующих в бухгалтерском учете сумм . Для подготовки сверки необходимы первичные бухгалтерские документы, такие как договора, счета-фактуры, товарные накладные.

Правильный акт сверки должен содержать следующую информацию :

  • период времени, за которое производится сверка;
  • реквизиты контрагентов;
  • реквизиты договора, по которому производится сотрудничество;
  • ФИО ответственных сотрудников и их подписи;
  • расчетные сведения обеих сторон для тех или иных операций.

Основой документа является таблица с расчетными сведениями . Левая часть отражает данные организации составителя, правая часть — данные контрагента. Каждая из сторон заполняет номер операции, ее наименование, а также дебет и кредит по ней. Последней строкой обозначаются обороты за период и конечное сальдо на дату составления.

Если разногласий по составлению акта сверки не возникает, и суммы сальдо конечного в обеих частях таблицы соответствуют друг другу, акт подписывается и передается стороне, инициировавшей подписание. При возникновении споров составляется протокол разногласий, с указанием спорных моментов.

Как определяется сальдо конечное

Сальдо — это не что иное, как разность между дебетом и кредитом. Сальдо рассчитывается за определенный промежуток времени. Различают входящее сальдо, сальдо за период и конечное сальдо. Конечное сальдо содержит информацию о разности дебета и кредита на окончание периода.

Конечное сальдо определяется как сумма остатка по счету на начало периода и оборотов за определенный период . Универсальная формула для расчета:

Конечное сальдо = Дебет – Кредит +/- Сальдо начальное

То, какой знак будет стоять перед начальным сальдо, зависит от его нахождения в таблице. Если начальное сальдо в дебете, у него должно быть положительное значение, если в кредите – отрицательное.

Что заполняется в графах дебет и кредит

В поле кредит таблицы акта сверки взаиморасчетов заполняются сведения об оплате товаров или услуг. Ситуации, когда организация-составитель акта сверки имеет дебетовое сальдо с положительной суммой, означают, что часть работ или товаров остались неоплаченными. В тех случаях, когда существует сальдо кредитовое, наоборот, проявляется задолженность перед покупателем, то есть услуг предоставлено меньше, чем было за них заплачено.

Графа дебет таблицы акта сверки отражает предоставление услуг или товара, а графа кредит содержит сведения об их оплате. Ситуации, когда имеет место дебетовое сальдо, называются дебиторской задолженностью.

При отправке акта сверки взаиморасчетов одного контрагента другому, нередко прикладывается сопроводительное письмо. В письме указывается просьба подписать и вернуть его по почте на указанный адрес. Кроме этого указывается способ урегулирования разногласий.

Как правило, сопроводительное письмо имеет похожее содержание: «ООО «Компания» направляет ООО «Партнер» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 20.12.2016. Просим Вас подписать и отправить по электронной почте сканированный документ не позднее 25.12.2016. При наличии разногласий просим составить протокол разногласий» .

Протокол разногласий

Любой акт сверки под таблицей расчетов имеет похожую запись: «По данным ООО «Компания», на 20.12.2016 задолженность в пользу ООО «Партнер» составляет 100,000-00 руб.» .

В том случае если контрагент ООО «Компания» согласен с этой задолженностью, он ставит свою подпись и возвращает документ отправителю. Если после заполнения таблицы акта сверки у ООО «Партнер» имеются отличные записи, он также должен отразить их под таблицей: «По данным ООО «Партнер», на 20.12.2016 задолженность в пользу ООО «Компания» составляет 90,000-00 руб.» .

Для того чтобы акцентировать внимание на отличиях сведений для той или иной операции, несогласная сторона может составить протокол разногласий, указав в нем пункт акта сверки, который ставится под сомнение.

Пример заполнения

Протокол разногласий к акту сверки не имеет унифицированной формы и заполняется по желанию организации. Обычно протокол разногласий, подписанный руководителем и главным бухгалтером, выглядит следующим образом: «20.12.2016 ООО «Партнер» получен акт сверки взаиморасчетов с ООО «Компания» по состоянию на 20.12.2016. Рассмотрев указанный документ, выражаем несогласие по следующим пунктам.» .

В качестве доказательства произведенной не в полном размере оплаты служат подтверждающие документы, например, выписка с расчетного счета.

Нюансы подписания

В связи с тем, что акт сверки не является первичным бухгалтерским документом, обязанность по его подписанию законодательно не закреплена. Следовательно, контрагент может проигнорировать просьбу о проведении сверки.

Однако, если в договоре о сотрудничестве такая обязанность прописывается, подписание акта сверки должно производиться в соответствии с требованиями. Кроме самого факта сверки взаимных расчетов, в договорах могут отражаться сроки и ответственность за несвоевременное исполнение обязательств.

В любом случае, если один из партнеров не подписывает акт сверки, и имеется задолженность, следует обращаться с исковым заявлением в суд. Главное, чтобы дебиторская задолженность была обоснована первичными документами.

Фрагмент семинара относительно акта разногласий представлен ниже.

Светящиеся своей сексуальностью псевдо телочки очень требовательны к своей внешности: макияж, прическа, маникюр. Молодые трансы в чулках на фото выглядят как истинные куртизанки и могут также профессионально приласкать фаллос сексуального партнера.

Что сверяем. Зачем сверяем?

У бизнесменов принято подкреплять сделки письменными договоренностями. Купили товар — подписали накладную. Оказали услугу — подписали акт об оказании услуг. И мы обычно делаем по два комплекта документов. Один, с подписями контрагента (поставщика или покупателя) остается у вас, второй забирает сам контрагент. Дальше вы отдаете все документы в бухгалтерию, или самостоятельно записываете в бухгалтерскую программу или базу данных, где ведете учет своих сделок. И ждете оплату от покупателя. Или платите поставщику. И дату и сумму оплаты тоже записываете в свою базу данных по сделкам.

Все. Сделка закрыта. И таких сделок у вас набралось за год, скажем, 100 штук. А в январе следующего года звонит один из ваших поставщиков и строгим голосом спрашивает, почему это вы до сих пор с ним не расплатились?

Эммм… Как это? Давайте разберемся. Открываем нашу базу данных. И видим: вот же, сделка закрыта, товар получен, оплата произведена. Вот и платежное поручение можно достать из папки и отправить скан поставщику, чтобы он сам убедился, что вы заплатили.

Через час после получения скана платежки ваш поставщик снова перезванивает и просит прощения за свою оплошность. Оказывается, его бухгалтерия по ошибке записала вашу оплату не на ваш счет, а в счет сделки с другим контрагентом с похожим названием.

И вы благодушно прощаете его (а сами украдкой вытираете пот со лба, фух, все же не ваша ошибка, штрафных санкций можно не опасаться).

А если позвонят еще десять контрагентов и потребуют оплаты?

Знакомая ситуация?

Если нет — держим пари, вы очень внимательный человек и знаете цену деньгам.

Если да — то вы, наверняка больше не хотите попасть в такую переделку.

Что же нужно сделать, чтобы избежать подобных казусов с контрагентами?

Все просто: нужно регулярно (или хотя бы раз в год) сверять ваши данные и заверять взаимные расчеты на бумаге. И эта бумага называется Акт сверки.

Акт сверки

Когда мы с вами смотрим на это бухгалтерское словосочетание, нам кажется, это под силу понять и сделать только лишь специально обученному человеку. На самом деле это просто два слова.

Акт — это листок бумаги цифрами и подписями. Сверка — это сличение, сравнение сведений с целью выяснить, что все правильно.

Как составить акт сверки? 7 простых шагов.

  1. Составьте перечень ваших контрагентов. Пусть это будут два списка. В одном вы перечислите поставщиков. В другом — покупателей.
  2. По каждому поставщику составьте перечень покупок и ваших платежей. По каждому покупателю — список продаж и его оплат. Оформите перечень по каждому из контрагентов в виде таблички.
  3. Сверху таблички напишите названия и представителей ваших с контрагентом фирм (как обычно делается в шапке договора).
  4. Чуть ниже напишите дату и место составления акта сверки (например, 22.10.13 г.Москва), период, за которое составлен акт (например, 2013 год) и название документа — Акт сверки.
  5. Под таблицей поставьте свою подпись и оставьте место для подписи контрагента.
  6. Передайте два одинаковых Акта сверки вашему контрагенту, сопроводив его, например, таким письмом:

Уважаемый Контрагент!

Направляем Вам акт сверки на 22.10.13г. Просим Вас в 10 дневный срок подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта, либо разногласия по акту сверки с приложением подтверждающих документов (актов, накладных, счетов-фактур) . В случае неполучения в указанный срок подписанного акта, либо разногласий по нему, будем считать сальдо расчетов подтвержденным.

7. Дождитесь, когда контрагент вернет вам подписанный акт сверки и положите его в отдельную папку, где будет всегда его легко найти, если понадобится освежить память.

Видите, в самой сверке нет ничего страшного. А если у вас не хватает каких-то документов, их можно повторно запросить у контрагента.

И еще немножко о подготовке

P.S. Побриться — несложно. Но если вы торопитесь выйти из дома, и вам надо одновременно выпить кофе, побриться, найти носки, завязать галстук, и не забыть ключи от машины, то простые действия превращаются в невероятные трюки.

А если проснуться на полчаса пораньше, достать бритву и полотенце, положить на нужное место ключи от машины, приготовить с вечера галстук, то вы легко избежите утренней спешки.

Аналогично, о сверке расчетов с контрагентами можно позаботиться заранее. Чтобы 10 января выйти на работу и сесть за выполнение прописанного алгоритма.

Информация для вас:

Мы подготовим для вас акт сверки с любым контрагентом любой сложности и объема

Свяжитесь с нами по телефону: +7 925 720 82 11 или .

Между партнерами по бизнесу, обычно, складывается определенного рода этика, которая диктует форму обращения в их отношениях и стиль переписки. Существующие документы, предназначенные для рассмотрения контрагентом, не принято просто так положить в конверт и передать своему курьеру для отправки по почте либо нарочным. Это возможно, конечно, когда у вас имеется предварительная договоренность с данным партнером и уже установились длительные взаимоотношения, позволяющие обходить формальности. Для остальных случаев требуется совместно с документом вложить в конверт сопроводительное письмо.

Как написать письмо для акта сверки на работе

Для конкретного случая, к примеру: как написать письмо для акта сверки, действия те же.

Подготовьте такое письмо в произвольной письменной форме. Ведь единой формы для подобных посланий пока не разработано, поэтому обычно руководствуются общими правилами, принятыми в деловой переписке. Используйте вступительную часть под реквизиты. Если ваше предприятие располагает подготовленным ранее фирменным бланком, то лучший вариант — распечатать письмо на нем. Кроме прочего, отпадает необходимость отдельно набирать постоянные собственные реквизиты, достаточно, лишь в строке «КОМУ» указать адрес получателя. Не забудьте также указать в ней наименование должности руководителя фирмы-партнера, название предприятия, и его фамилию, имя, отчество (желательно полностью).

Начинайте писать текст сопроводительного письма словами «Направляем вам». Желательно указывать краткую суть обращения, например: «Пересылка акта сверки», но это не относится к обязательным требованием, как, впрочем, сама необходимость как-то озаглавить документ. Сообщите тип документа и основание для его передачи (действующие рамки договора, по предварительному запросу, либо предварительному соглашению и т.п.). Обязательно перечислите все прилагаемые к письму документы в разделе «Приложение». Когда их несколько, то удобнее всего оформить таблицу, в которой будут указаны порядковые номера, названия документов, а также количество листов, экземпляров и др.

В заключительной части сопроводительного письма изложите партнеру свои пожелания. Такие как сроки возвращения подписанного акта сверки, информирование о его получении, имеющиеся разногласия и т.д. В нижней части оставляйте место для подписи руководителя вашей организации, с указанием его должности и расшифровки в скобках его ФИО. Из всего вышеприведенного, нам стало понятно: к ак написать письмо для акта сверки. В завершение письма не забудьте проставить фамилию, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон для контактов.

Понравилась статья? Поделись с друзьями: Facebook Twitter Мой мир Вконтакте Google+ 16.03.2019 Психология карьеры

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *