Подотчетный

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

3 основных документа по оформлению подотчетных сумм

Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:

  • Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.

Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • заявления подотчетного лица;
  • Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).

Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • ФИО подотчетного лица;
  • цели получения подотчетных денег;
  • размера подотчетной выплаты;
  • срока ее возврата;
  • подписи руководителя;
  • даты и регистрационного номера.

Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.

Образец заявления подотчетного лицаСкачать

  • Приходно-расходные кассовые документы по подотчету.

Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами.

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Минфин не возражает против перечисления подотчетных сумм на банковские «зарплатные» карты сотрудников (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В законодательстве нет прямых запретов на такие действия (п. 1.5, п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт»).

  • Авансовый отчет.

Этот документ оформляет подотчетное лицо, отражая в нем набор сведений о подотчетных средствах — сумме полученного аванса, величине расхода, остатке или перерасходе подотчетных денег и другие сведения.

Оформляется он в одной из форм:

  • на унифицированном бланке № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
  • в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), разработанной в компании и закрепленной в качестве первичного документа в приложении к учетной политике.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Если у вас остались вопросы по операциям с подотчетными средствами, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Дополнительные подотчетные документы

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

  • служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
  • приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
  • уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Готовые образцы подотчетных документов представлены в материалах Консультант+:

  • Служебная записка работника, направленного в командировку на личном автомобиле (образец заполнения);
  • Отчет о представительских расходах.

Налоговые риски документальных ошибок подотчета

Если в документах подотчетных лиц имеются ошибки или к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы, могут возникнуть разного рода риски, в том числе налоговые:

Вид нарушения в подотчетных документах Возникающие риск
К авансовому отчету не приложены документы, подтверждающие расход
  • Невозможно признать расходы при расчете налога на прибыль.

В «прибыльных» расходах допустимо учитывать подотчетные расходы, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из них можно установить, какие расходы произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4913, от 21.03.2019 № 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 № 03-03-06/1/18478)

  • Риск доначисления НДФЛ.

При отсутствии документального подтверждения расходов у сотрудников могут возникать доходы в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). От обложения НДФЛ такие суммы не освобождаются (Письмо Минфина от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31933)

Подотчетные средства выданы без оформления заявлений.

Материальные ценности, приобретенные на выданные под отчет деньги, не относятся к деятельности компании, не приняты на учет

Штраф 40 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) за нарушение ст. 2 и 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…» (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2017 № А40-62347/2017)
Выплата части заработной платы под видом командировочных расходов Доначисление страховых взносов на выплаченные суммы (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.12.2017 № А32-36856/2016)
Авансовый отчет своевременно не представлен, подотчетные средства не удержаны из зарплаты подотчетного лица Выданные под отчет средства, по которым сотрудник не отчитался в установленные сроки, признаются его задолженностью перед работодателем и подлежат удержанию из заработной платы (ст. 137 ТК РФ)

Если удержание не произведено, на сумму невозвращенного подотчета нужно начислить страховые взносы, как на выплаты в рамках трудовых отношений (ст. 420, 421 НК РФ, Письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, Письмо Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609)

Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2017 № А32-12049/2015).

Способы снижения рисков

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

  • Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами смотрите в системе Консультант+.

  • Оформите приказ о подотчетных лицах.

В приказе зафиксируйте:

  • список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
  • допустимую к выдаче максимальную сумму;
  • предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.

Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.

Образец приказа о подотчетных лицахСкачать

  • Контролируйте назначение платежа в платежках на перечисление подотчетных средств.

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.

Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У

С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.

Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.

Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.

Подводим итоги

  • Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
  • На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
  • Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
  • Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ — инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

— страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

Предположим, существует организация ООО «ГолдТрейд», занимающаяся продажей ювелирных изделий.

Рассмотрим на ее примере операции с подотчетными лицами.

1. Завхозу ООО «ГолдТрейд» Стукалову К. А. (табельный номер 29) по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру №07 от 15.10.2009 г. (Приложение 1) выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 6500 руб. Деньги выданы Стукалову К. А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.10.2009 г. у Стукалова К. А. отсутствуют. Стукалову К. А. выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Стукалов К. А. представил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.10.2009 г. (Приложение 2) об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

  • 1) товарный чек №17892 от 15.10.2009 г.и кассовый чек магазина розничной торговли «Эльдорадо» на общую сумму 1500 руб., в том числе:
  • 1 настольная лампа по цене 400руб.;
  • 1 обогреватель по цене 1100руб.;
  • 2) счет-фактура №11 от 15.10.2009 г. фирмы «Ион» на 2 оптические мыши для компьютера «Logitech» на общую сумму 2124 руб., в том числе цена 2 оптических мышек для компьютера — 1800 руб., НДС — 324 руб., полученных от Стукалова К. А.;
  • 3) квитанция к приходному кассовому ордеру №128 от 15.10.2009 г. фирмы «Ион» на сумму 2124 руб., в том числе НДС — 324 руб., полученные от Стукалова К. А. (Приложение 3);
  • 4) договор купли-продажи №20 от 15.10.2009 г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Кафтановым А. Ю. на приобретение 2 компьютерных стульев по цене 1590 руб., на общую сумму 3180 руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольной лампы — 1 шт.; обогревателя — 1 шт.; оптических мышек — 2 шт.; стульев — 2 шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Яковенко Е. Л., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Плющенкова Т. Е., утвердил отчет директор Бутурлинов А. Ю. 16.10.2009 г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Стукалову К. А. по расходному кассовому ордеру № 08 от 16.10.2009 г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Журнал регистрации хозяйственных операций:

№ п/п

Документ и содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Расходный кассовый ордер №07 от 15.10.2009 г. Выдано под отчет

Авансовый отчет №2 от 16.10.2009 г. Стукалова К. А.

Приобретена 1 настольная лампа в розничной торговли и оприходована на склад.

Приобретен 1 обогреватель в розничной торговли и оприходован на склад. Приобретены 2 оптические мыши в фирме «Ион» и оприходованы на склад.

НДС по калькуляторам.

Приобретены 2 стула у предпринимателя Кафтанова А. Ю. и оприходованы на склад.

  • 08
  • 08
  • 08
  • 19
  • 08
  • 71
  • 71
  • 71
  • 71
  • 71
  • 400
  • 1100
  • 1800
  • 324
  • 3180

Расходный кассовый ордер №08 от 16.10.2009 г. Выдан Стукалову К. А. перерасход подотчетных сумм

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Нормы на командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г., №93. Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995г. №16141/04.

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном билете. В настоящее время в проездных билетах (железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы, в которой выделена сумма НДС.

2. Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру OOО «ГолдТрейд» Плющенковой Т.Е. (табельный номер 08) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 23100 руб. по расходному кассовому ордеру № 20 от 20.11.2009 г. на командировку в Санкт-Петербург на 15 дней в Санкт-Петербургский Институт экономики и финансов для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Плющенковой Т.Е. нет.

Для обоснования командировки Плющенковой Т.Е. имеются следующие документы:

  • 1) договор с Санкт-Петербургским Институтом экономики и финансов, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучение Плющенковой Т.Е. по 40-часовой программе «Бухгалтерский учет валютных операций» с 25.11.2009 г. по 09.12.2009 г.
  • 2) приказ руководителя №4 от 19.11.2009 г. о направлении в командировку Плющенковой Т. Е. сроком на 15 дней, с 24.11.2009 г. по 09.12.2009 г. в Санкт-Петербург в Санкт-Петербургский Институт Экономики и Финансов для повышения квалификации (Приложение 4), с разрешением выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.
  • 3) плановая смета командировочных расходов Плющенковой Т.Е.: железнодорожный билет (туда и обратно) — 3000 рублей. Гостиница: 13 дней, 1200 руб. — 15600 руб.

Суточные 15 дней, 300 руб. — 4500 руб. (норма установленная Правительством РФ для целей исчисления налога на прибыль) Итого — 23100 рублей.

4) командировочное удостоверение Плющенковой Т.Е. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Плющенковой Т.Е. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 11.12.2009 г. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:

  • 1) железнодорожные билеты С-Петербург-Москва и Москва-С-Петербург — 3 000 рублей,
  • 2) квитанция гостиницы за 13 дней — 20788 руб., в том числе НДС — 5188 руб.
  • 3) распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 15 дней командировки) 4500 руб.
  • 4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации СПИЭиФ Плющенковой Т.Е.
  • 5) командировочное удостоверение Плющенковой Т.Е., отмеченное в Санкт-Петербургском Институте Экономики и Финансов.

Перерасход подотчетных сумм в размере руб. возвращен Плющенковой Т.Е. по расходному кассовому ордеру №98 от 12.12.2009

  • 1. Заполним командировочное удостоверение Плющенковой Т.Е. по прилагаемой форме.
  • 2. Составим расчет командировочных расходов Плющенковой Т.Е. по следующей форме .

Расчет командировочных расходов:

Вид расходов

По норме

Сверх нормы

Итого

Проезд

Жилье

Суточные (15сут.*300)

Всего

  • 1300
  • 1300
  • 2600
  • 2600
  • 4000
  • 20788
  • 4500
  • 30288

3. Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций.

Журнал регистрации хозяйственных операций:

№ пп

Документ и содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма

Расходный кассовый ордер № 20 от 20.11.2009 г. Выдано Плющенковой Т.Е. под отчет на командировочные расходы

Авансовый отчет №9 от 11.12.2009 г. Плющенковой Т.Е.

расходы на проезд

расходы на жилье

НДС по жилью

суточные

  • 26
  • 26
  • 19
  • 26
  • 71
  • 71
  • 71
  • 71
  • 4000
  • 15600
  • 5188
  • 4500

Расходный кассовый ордер №98 от 12.12.2009 г. Выдан из кассы Плющенковой Т.Е. перерасход подотчетных сумм

Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1%(2600*0,001=26руб.)

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила. Учёт командировочных расходов в иностранной валюте по рублёвой банковской карте /

М.В. Кутьина // Бухгалтерский учёт. — 2006

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в рублях или валюте, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

3. Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Заместителю руководителя организации Марченко Н. Д. в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 54 от 27.11.2009 г. выдан аванс в сумме 2290 евро на командировочные расходы в Италию для проведения переговоров о закупке ювелирных украшений (курс евро на день выдачи — 43,5 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Марченко Н. Д. нет.

Для обоснования командировки Марченко Н. Д. имеются следующие документы:

  • 1) приглашение итальянской фирмы «Сильвер» для проведения переговоров в Риме в управлении фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;
  • 2) приказ руководителя организации № 8 от 27.11.2009 г. о направлении в командировку Марченко Н. Д. в Рим в фирму «Сильвер» для проведения переговоров сроком на 5 дней;
  • 3) плановая смета командировочных расходов Марченко Н. Д.:

авиабилет (туда-обратно) — 700 евро;

гостиница (5 дней; 260 евро) — 1300 евро;

суточные (по норме 5 дней*38 евро) — 190 евро (8265 руб);

оформление визы 100 евро.

ИТОГО : 2290 евро.

Марченко Н. Д. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 03.12.2009 г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

  • 1) авиабилеты — 800 евро;
  • 2) счет гостиницы — 1400 евро;
  • 3) квитанция итальянского консульства об уплате услуг по выдаче визы — 100 евро;
  • 4) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней*38 евро — 190 евро (8360 руб.).

ИТОГО: 2490 евро (Курс евро на дату утверждения авансового отчета 03.12.2009 г. — 44 руб/евро);

  • 5) отчет о работе проделанной Марченко Н. Д. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования;
  • 6) загранпаспорт Марченко Н. Д. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 03.12.2009 г. Марченко Н. Д. выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

1. Составим расчет командировочных расходов Марченко Н. Д. по следующей форме (Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения):

Расчет командировочных расходов:

2. Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.

Журнал регистрации операций:

№ пп

Документ и содержание операции

Корреспонди-рующие счета

Сумма

дебет

кредит

евро

Руб.

Расходный кассовый ордер №54 от 27.11.09 г. Выдано под отчет Марченко Н. Д. (курс: 44 руб./евро)

Авансовый отчет №7 от 03.12.2009 г. (курс: 44 руб./евро)

затраты на проезд

затраты на жилье

суточные

прочие расходы

  • 26
  • 26
  • 26
  • 26
  • 71
  • 71
  • 71
  • 71
  • 800
  • 1400
  • 190
  • 100
  • 35200
  • 61600
  • 8360
  • 4400

Расходный кассовый ордер №74 от 03.12.2009 г. Выдан Марченко Н. Д. перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета (курс: 44 руб./евро)

Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции

190*44-190*43.5

подотчет или под отчет

Слитно или раздельно?

В зависимости от значения, это может быть и слово, и два слова и писаться они могут и слитно, и раздельно – подотчет и под отчет.

Правило для «подотчет» (существительное)

Как правильно пишется слово из профессионального сленга бухгалтеров «подотчет»? оно образовано от термина «подотчетная сумма», являясь его сокращенным аналогом. Как писалось слово «подотчетная» (слитно), так и осталось в слове «подотчет». Между «под» и «отчет» нельзя вставить вопрос или другое слово; предлог ставится перед всем словом.

Примеры

  • Где подотчет?
  • Подготовь справку по подотчету.
  • Кто занимается подотчетом?

Правило для «под отчет» (существительное с предлогом)

Но иногда слово «отчет» может употребляться и само по себе, причем ничто не мешает ему сочетаться с предлогом «под». В этом случае речь идет именно об отчете, а не о подотчетных суммах, а между предлогом и существительным можно вставить вопрос: подо что? – под отчет.

  • Деньги взяли под отчет.
  • Под отчет кто-то подложил заявление.
  • Я заснул под отчет профорга.

А вы знаете..

Какой из вариантов правильный?
(по статистике прошлой недели только 69% ответили правильно)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *