Положения о командировках

Часто компании или предпринимателю для осуществления своей хозяйственной деятельности требуется направлять своих работников в другую местность для выполнения поставленных перед ними служебных заданий. Как это делать и как производить оформление данного мероприятия определяется на законодательном уровне. Рекомендуется каждому субъекту хозяйствования для регулирования данного вопроса также разрабатывать в организации Положение о командировках.

Для чего необходимо положение о командировках

Положение о служебных командировках представляет собой локальный документ нормативного характера, в котором определяются основные правила по оформлению и порядок направления в командировку сотрудников компании..

Данным документом законодательные нормы детализируются внутри компании, путем адаптации законодательства к особенности деятельности компании.

Главное требование, предъявляемое к этому положению, заключается в том, что его нормы не должны находиться в противоречии с норматива законодательства, и тем более ухудшать положение физлица, направленного в командировку, по сравнению со стандартами, определенными законами.

Внимание: малому бизнесу предоставлена возможность не создавать локальные нормативные акты хозяйствующего субъекта. Однако, за ними предусмотрена обязанность отражать данные вопросы в оформляемых с работающими в компании трудовых соглашениях.

Данное правило требует серьезных затрат времени в условиях, когда численность работников значительна. Поэтому рекомендуется даже для предприятий малого бизнеса составлять положение о направлении работников в командировку.

Тогда в трудовых соглашениях, представители организации могут просто размещать ссылку к данному локальному документу.

Внимание: основная роль Положения по командировкам заключается в урегулировании вопросов между администрацией фирмы и работающими в организации людьми при возникновении спорных ситуаций.

Помимо этого Положение является одним из основополагающих документов при определении экономической целесообразности произведенных расходов и включении их в расчет базы по налогу на прибыль.

Кто составляет

Положение о командировках не относится к обязательным нормативным актам компании, которые обязательно должны присутствовать у нее. Все организации и предприниматели имеют право разрабатывать этот документ ориентируясь на потребности фирмы.

Если в организации не разрабатывается данный акт, его положения могут быть включены в Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор, Положение по оплате труда.

Нормативы законодательства определяют, что положения по регулированию направления в служебную поездку работников должны существовать, но не устанавливают в каком из существующих локальных актов.

Внимание: малые предприятия могут вообще отказаться от составления Положения, включая сведения по урегулированию данных вопросов в подписываемые с сотрудниками трудовые контракты. Однако, для этих субъектов выгоднее составлять отдельные нормативы.

Положения по командировкам желательно разрабатывать тем субъектам хозяйствования, которые довольно часто отправляют своих сотрудников в командировки. Тогда все необходимые нормы будут собраны в одном акте, что является очень удобным.

Положение о командировках образец 2019 скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Скачать образец положения о командировках, word.

Скачать образец листа ознакомления с локальным нормативным актом.

Что содержит документ

Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.

Общие положения

Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.

Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.

Правило оформление командировок

Изменения в законодательных актах теперь не требуют, чтобы при отправлении в поездку на сотрудника были составлены служебное задание или командировочное удостоверение.

В настоящее время основным документом, который определяет служебные поездки, является приказ о командировке. Однако, если компания будет продолжать использование указанных бланков, то это необходимо зафиксировать в данном разделе.

Здесь же можно указать, допустимо ли производить продление поездки, либо, наоборот, сокращение ее срока — нужно описать при каких условиях это можно сделать, и как оформить документально.

Внимание: обязательно описывается процедура, согласно которой определяется длительность поездки. На основании этих данных затем производится расчет суточных к выдаче.

Еще один момент, который можно включить в этот раздел — на каких условиях командированного работника можно привлечь к выполнению обязанностей в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Субъект бизнеса имеет право сам закрепить, какие именно расходы будут возмещаться после возвращения сотрудника из служебной поездки. Также здесь необходимо указать, каким образом работник должен подтвердить, что расходы были правомочны.

Компания может для разных должностей закреплять разные размеры оплачиваемых расходов.

В данном разделе можно описать следующие моменты:

  1. Какой тип транспорта сотрудники разных должностей могут использовать, чтобы добраться до места командировки и уехать из него;
  2. В каких условиях работник может пользоваться авиатранспортом;
  3. Какая может быть максимальная сумма оплаты за жилье в сутки (этот показатель можно устанавливать для каждой должности отдельно);
  4. Работники на каких должностях могут пользоваться услугами повышенной комфортности — перелет бизнес-классом, люкс-номера в гостинице и т. д.
  5. Может ли работник использовать в служебной поездке личный транспорт и как будет производиться компенсация расходов;
  6. Можно ли использовать такси в служебных поездках;
  7. Какие документы принимаются для отчета по каждому виду произведенных расходов.

В этом же разделе можно описать сумму суточных, которая будет выделяться для сотрудников разных должностей. Допускается установить разные суточные для дальних поездок и на ближние расстояния.

Внимание: отдельно должен быть описан процесс выдачи и списания суточных при командировках в иностранные государства. Для каждой страны можно закрепить свой размер суточных, стоимости жилья и т.д.

Порядок выдачи денег подотчет, отчет о командировке

Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.

В разделе оговариваются следующие моменты:

  • В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
  • Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.

Порядок утверждения

Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.

Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.

Затем документ требуется ввести в действие.

Это можно осуществить одним из следующих способов:

  1. На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
  2. Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.

Важно: после того, как Положение начало действовать, с его текстом обязательно нужно ознакомить всех работников субъекта бизнеса. Обязательно нужно зафиксировать факт ознакомления путем составления опросного листа, либо проставления подписей в специальном журнале. Метки: КомандировкаЛокальные нормативные акты

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • положение об организации;
  • положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
  • регламент;
  • штатное расписание;
  • инструкция;
  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

  • Положение об организации;
  • положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
  • положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
  • положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
  • положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения

1

Общие положения

  • полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
  • наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
  • нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
  • кто возглавляет СП;
  • кому подчиняется СП;
  • порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
  • наличие печати

2

Основные задачи

Задачи, для решения которых создано и работает СП

3

Функции

Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач

4

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций

5

Ответственность

Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)

6

Взаимоотношения

Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

  • Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

  • Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
  • Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).
  • Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

  • Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Общество с ограниченной ответственностью
«Самарское строительное предприятие»
(ООО «ССП»)
Тольяттинский филиал

ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с заказчиками – физическими лицами

«10» июня 2014 г. № 12-ОПД

г. Тольятти

УТВЕРЖДАЮ
Начальник филиала
Ромашов Л.А. Ромашов
10.06.2014

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество
«Авторемонтное предприятие»

Общество с ограниченной ответственностью
«Восточный логистический центр»
(ООО «ВЛЦ»)

УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания
Совета акционеров от 26.05.2014 № 2

УТВЕРЖДЕНО
Приказом от 22.05.2014 № 325

ПОЛОЖЕНИЕ

о взаимоотношениях организаций

26.05.2014 № 6/24-Пол

Москва

  • Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).
  • Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).

Пример 3

Лист согласования к положению

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3

СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев Н.К. Васильев
17.06.2014

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина Т.А. Лапшина
18.06.2014

Положение разработано. Что дальше?

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями – всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Кстати Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.

Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).

Пример 4

Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового

Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)

ПРИКАЗ

27.06.2014 № 33

г. Москва

В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Отменить действующее Положение об отделе рекламы ООО «Гибралтар» с 01.07.2014.
  2. Утвердить и ввести в действие Положение об управлении маркетинга ООО «Гибралтар» с 01.07.2014 (Приложение 1).
  3. Начальнику отдела кадров Ивановой Р.А. ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.06.2014.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров

В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.

Положение о секретариате

В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).

Пример 5

Положение о секретариате

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Румачик А.Н. Румачик

ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате

14.07.2014 № 7/25-Пол

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее – Организация).

1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.

1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.

1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.

1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:

1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.

1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.

1.5.3. Уставом Организации.

1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.

1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.

1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.

1.5.7. Настоящим Положением.

2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА

2.1. В состав секретариата входят:

2.1.1. Помощник генерального директора.

2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.

2.1.3. Секретарь главного инженера.

2.1.4. Офис-менеджер.

2.1.5. Курьер.

2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА

3.1. Основными задачами секретариата являются:

3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее – Руководство), а также коллегиального органа Организации – Собрания учредителей.

3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.

3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.

4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

4.1. Секретариат выполняет следующие функции:

4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.

4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.

4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.

4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.

4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.

4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.

4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.

4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.

4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.

4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.

4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.

4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.

4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.

4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.

4.1.19. Проводит оформление и рассылку протоколов заседаний Руководства и Собрания учредителей Организации.

4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.

4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.

5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА

5.1. Начальник секретариата имеет право:

5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.

5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.

5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

5.2. Работники секретариата имеют право:

5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.

5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.

5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:

6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.

6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.

6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.

6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:

6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.

6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.

6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.

6.2.4. Утвержденные нормативные документы.

6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.

6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:

6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.

6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.

6.3.3. Запросы о представлении информации по поручениям Руководства Организации.

6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:

6.4.1. Проекты служебных писем.

6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.

6.4.3. Информационные и справочные материалы.

6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.

6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА

7.1. Работники секретариата несут ответственность:

7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;

7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;

7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;

7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.

7.2. Начальник секретариата несет ответственность:

7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;

7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о секретариате
14.07.2014 № 7/25-Пол

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Перекресток»
от 14.07.2014 № 4

ВТБ📌 Реклама

  • документального подтверждения расходов (можно ли на основании туристической путевки принять расходы на проживание, нужен ли посадочный талон на самолет и т. д.);
  • оплаты расходов, если работник задержался в командировке;
  • нормы возмещения расходов.

Для того чтобы отрегулировать данные вопросы, рекомендуем прописать правила их решения в учетной политике учреждения.

Прежде чем привести пример Положения об учетной политике учреждения, напомним, что согласно п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Внесение изменений в учетную политику производится только в следующих случаях (п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете):

1) при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

📌 Реклама Отключить

2) при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

3) при существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

Ниже приведем примерную форму приложения к учетной политике, которая в учреждении устанавливает правила возмещения командировочных расходов.

Но прежде заметим, что в приложении приведены в том числе нормативные документы, которые применяются для учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и которые не распространяют свою юридическую силу на учреждения, финансируемые из бюджетов других уровней бюджетной системы. В то же время учреждения, финансируемые из бюджетов субъектов РФ, муниципальных образований, вправе в своей учетной политике использовать данные актов, тогда их положения будут применимы в отношении учреждения. При этом должны соблюдаться следующие условия:

📌 Реклама Отключить

– нормы, изложенные в нормативных актах, разработанных для федеральных учреждений, устраивают учреждение субъекта РФ, муниципального образования;

– нормативные акты субъектов (муниципальных органов власти), регулирующие данные вопросы, отсутствуют.

Положение о служебных командировках

Настоящее Положение вводится в целях урегулирования отношений, возникающих при предоставлении гарантий командируемым работникам: выплата суточных, возмещение расходов, связанных с проездом и наймом жилого помещения, сохранением заработной платы на время командировки работника и должности.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия предоставления командировочных расходов, являются:

  • Трудовой кодекс;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
  • Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает основные правила направления работников БУЗ «Центр оценки качества образования» в служебные командировки (далее – командировки). 📌 Реклама Отключить

1.2. Под «работниками» понимаются физические лица, заключившие с БУЗ «Центр оценки качества образования» трудовые договоры.

1.3. Под «командировкой» понимается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.

1.4. Функции по документальному оформлению командировок (направления в командировки), координации работ по подготовке работников в командировки, а также учет командировок, возлагаются:

📌 Реклама Отключить

  • на начальника отдела, работник которого направляется в командировку;
  • на начальника отдела кадров;
  • на главного бухгалтера.

2. Продолжительность командировок

2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).

2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).

Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.

2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.

📌 Реклама Отключить

Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.

2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

📌 Реклама Отключить

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.

2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.

Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.

📌 Реклама Отключить

2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.

📌 Реклама Отключить

2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

📌 Реклама Отключить

3. Документооборот при направлении работников в командировки

3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).

3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

📌 Реклама Отключить

3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

📌 Реклама Отключить

3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету работником прилагаются:

– командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

– служебное задание и отчет о его выполнении;

📌 Реклама Отключить

– все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

📌 Реклама Отключить

3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

4. Гарантии при направлении в командировку и оплата труда командированного работника

4.1. При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), возмещение расходов, связанных с командировкой (разд. 5 настоящего Положения).

4.2. На весь период командировки, в том числе время нахождения в пути, работнику за все рабочие дни выплачивается заработная плата исходя из должностного оклада с учетом стимулирующих и компенсационных выплат.

📌 Реклама Отключить

5. Возмещение командировочных расходов

5.1. В расходы, которые работодатель возмещает направленному в командировку работнику, входят:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

5.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, провоз багажа) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных первичными проездными документами, но не выше стоимости проезда: 📌 Реклама Отключить

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего типа.

Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В исключительных случаях, по согласованию с руководителем, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено п. 5.2 настоящего Положения. Факт отсутствия билетов должен быть документально зафиксирован.

📌 Реклама Отключить

5.3. При отсутствии у работника первичных проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа;

5.3. Расходы на наем жилого помещения, включая бронирование, дополнительные услуги гостиниц (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) возмещаются работнику по фактическим расходам за одноместный гостиничный номер (стандартный, улучшенный) на основании первичных подтверждающих документов. 📌 Реклама Отключить

При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 200 руб. в сутки.

Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения. Расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются бухгалтерией на основании отметок в командировочном удостоверении.

5.4. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных в день при командировках на территории РФ составляет 700 руб. Работникам, выехавшим в командировку и возвратившимся из нее в тот же день, суточные не выплачиваются, оплата проезда производится на основаниях, указанных в п. 5.2 настоящего Положения.

📌 Реклама Отключить

5.5. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя возмещаются работнику по фактическим расходам. Осуществление дополнительных расходов с ведома работодателя означает, что письменного разрешения от работодателя не было получено, но интересы учреждения требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их.

Возмещение расходов на телефонные переговоры, которые работник ведет в период командировки, возможно только при документальном подтверждении того, что эти переговоры были связаны с решением производственных вопросов. Для этого вернувшийся из командировки работник должен приложить к авансовому отчету счета телефонной станции с расшифровкой (с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры), счета-фактуры, чеки ККТ об оплате, иные документы (договоры, информационные письма и т. п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера. Производственная направленность таких переговоров должна быть подтверждена резолюцией непосредственного руководителя на составленной работником служебной записке.

📌 Реклама Отключить

5.6. Если командированный работник по окончании командировки по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы на наем ему не возмещаются, суточные за время остановки работника по собственному желанию в месте командирования не выплачиваются.

6. Обязанности, права и ответственность работника

6.1. Командируемый работник обязан:

  • сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
  • подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
  • после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
  • в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
  • находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
  • получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
  • сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
  • сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.

6.2. Работник имеет право: 📌 Реклама Отключить

  • досрочно возвратиться из командировки по согласованию с руководителем структурного подразделения (непосредственным руководителем);
  • рассчитывать на помощь руководства организации в затруднительных ситуациях (при возникновении сложностей с приобретением проездных билетов др.).

7. Заключительные положения

7.1. К работнику в порядке, установленном ст. 192 – 193 ТК РФ, может быть применено дисциплинарное взыскание:

– за несвоевременную сдачу или оформление документов, перечисленных в п. 7.1.7 – 7.1.8 настоящего Положения;

– за отсутствие в командировочном удостоверении отметок (подписей и печатей) учреждения (учреждений), в которые был командирован работник.

7.2. По всем иным вопросам, не урегулированным настоящим Положением, применяется действующее трудовое законодательство.

  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *