Посадочный талон РЖД отчет за командировку

В нашем блоге на Клерке мы уже рассказывали про изменения документов, связанных новым этапом внедрения онлайн-касс. Тогда мы затронули вопросы о подтверждении расходов и оформлении новых БСО. См. «Как с 1 июля 2019 года оформлять бланки строгой отчетности».

Сегодня рассмотрим связанный вопрос – как подтверждать расходы на проезд в командировке с 01.07.2019?

Главный вопрос из бухгалтерии

Вопросы поступают от бухгалтеров: как с 1 июля 2019 года подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Прежде можно было приложить к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета. Этого было достаточно (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).

Теперь есть сомнения:

  • подойдут ли эти документы после 1 июля 2019 года?;
  • придерется ли к ним налоговая?;
  • какой комплект документов теперь считается «правильным»?.

Приведем наши комментарии на этот счет.

Как с 1 июля подтверждать проезд на Ж/Д транспорте

Если работник покупает ж/д билеты через Интернет, то ему высылается электронный билет, а также кассовый чек на e-mail. Также эти документы появляются в личном кабинете на сайте rzd.ru. Эти документы работнику следует распечатать и передать в бухгалтерию (приложить к авансовому отчету).

Если же работник купил билеты непосредственно в ж/д кассе, то ему нужно получить:

  • либо кассовый чек вместе с билетом;
  • либо билет, в котором в числе прочих реквизитов должен быть QR-код.

Выдают ли уже такие документы в кассах? Мы обратились в официальную группу РЖД в Фейсбуке. Там в режиме чата ответили – да, выдают. Раз так, то этих документов для бухгалтерии достаточно.

Обобщим вывод о подтверждении Ж/Д проезда в таблице (с учетом того, что с 1 июля 2019 года также есть новые требования к реквизитам чеков от ККТ).

Самолет, такси, каршеринг с 1 июля

Аналогичные вопросы могут возникать в связи с подтверждением авиаперелета, такси или каршерингом. Мы подготовили небольшую таблицу, которая поможет разобраться с тем, какие документы нужны для бухгалтерии в качестве приложения в авансовому отчету.

Поддержите нас — подпишитесь на наш блог на Клерке 🙂 И заходите на наш сайт!

Если вы летите в командировку по служебным делам или предприятие предоставляет вам оплату на проезд к месту отдыха, вам следует знать, какие документы необходимо предоставить в бухгалтерию для отчета о совершенной поездке. Отсутствие некоторых из них может привести к тому, что бухгалтерия будет вправе отказать в возмещении вам средств, потраченных на поездку.

Требуемые документы для отчета в бухгалтерии:

Маршрутная квитанция электронного билета

Большинство авиакомпаний уже отказались или отказываются от использования авиабилетов на бумажных бланках. Им на смену пришли электронные авиабилеты. В авиакассах FlyNow вы можете приобрести электронный авиабилет на рейс любой авиакомпании мира, выполняющей регулярные рейсы.

Документом, подтверждающим наличие электронной записи в базе данных авиакомпании (электронного авиабилета), является выдаваемая на руки пассажиру маршрутная квитанция, в которой указано имя пассажира, номер рейса авиакомпании, маршрут, дата и время вылета, стоимость авиабилета.

Для прохождения регистрации в аэропорту наличие на руках у пассажира маршрутной квитанции электронного авиабилета не является обязательным. На стойке регистрации достаточно предъявить свой паспорт, так как все необходимые данные о пассажире доступны сотрудникам аэропорта в электронном виде.

Для отчета в бухгалтерию наличие маршрутной квитанции является обязательным условием, поэтому следует ее сохранить.

При покупке билета в авиакассе маршрутная квитанция выдается кассиром на руки пассажиру, при покупке авиабилета через интернет она высылается по электронной почте на адрес, указанный пассажиром.

Посадочный талон

При прохождении регистрации в аэропорту пассажиру выдается посадочный талон, на корешке которого ставится отметка о том, что пассажир прошел зону контроля и проследовал в стерильную зону для посадки в самолет.

Посадочный талон является подтверждением того, что пассажир действительно совершил полет по указанному маршруту.

Посадочный талон предоставляется в бухгалтерию в обязательном порядке, при его отсутствии вам могут не оплатить совершенную вами поездку.

Потеря посадочного талона приведет к значительным проблемам: для подтверждения совершенного полета пассажиру придется обращаться непосредственно в авиакомпанию, выполнявшую рейс, даже если представительства этой авиакомпании нет в том регионе, где проживает пассажир. Некоторые авиакомпании отказывают в выдаче дубликата посадочного талона, у большинства авиакомпаний эта услуга платная. И в любом случае, подтверждение авиакомпанией совершенного полета потребует значительного времени.

Кассовый чек

Несмотря на то, что маршрут-квитанция электронного билета официально является бланком строгой отчетности, большинство финансовых подразделений предприятий игнорируют этот факт. Как правило, это связано с опасениями подделки маршрут-квитанций.

Поэтому следует также сохранить документы, подтверждающие покупку авиабилета по цене, указанной в маршрутной квитанции.

Во всех авиакассах FlyNow при покупке авиабилета вам обязательно должны выдать кассовый чек на сумму стоимости билета. Если дополнительно к стоимости берется комиссионный сбор агентства, выдается также квитанция разных сборов на сумму комиссии.

При покупке авиабилетов с оплатой банковской картой выдается слип, распечатываемый терминалом приема платежей.

При покупке авиабилетов на сайте и оплатой их банковской картой следует получить выписку по денежным средствам по карте, которая подтвердит покупку. Выписку можно получить в любом банкомате вашего банка или в офисе банка.

Справки по ортодромии и ближайшим к границе аэропортам

Если вы путешествовали за пределы Российской Федерации, то при совершении частных поездок вам будет оплачена только та часть полета, которая проходила по территории России.

Для точного расчета протяженности маршрута над территорией Российской Федерации и ближайшего к границе аэропорта на вашем направлении полета, вам потребуются справки, которые можно получить в наших авиакассах в Архангельске и Северодвинске.

Справки выдаются независимо от того, где вы покупали авиабилет. Стоимость справки 400 рублей, срок выдачи с момента обращения – до одних суток.

При заказе онлайн стоимость справки — 500 рублей с учетом доставки. Оригинал отправляется Почтой Росии.

Узнать подробнее и заказать справку Вы можете на странице Оформление справок

Компания ГАРАНТ

Могут ли приобретаться билеты (железнодорожные и авиабилеты) для командировок сотрудников компании по корпоративной карте через Интернет? Как эти расходы подтверждать документально и как отражать в бухгалтерском и налоговом учете?

Бухгалтерский учет

Пункт 1.4 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» устанавливает, что банковские карты являются видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее — держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, предусматривает, что для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах на текущих, особых и иных специальных счетах предназначен счет 55 «Специальные счета в банках».

Учитывая изложенное, полагаем, что операции с применением платежной карты по счету в кредитной организации возможно отражать на отдельном субсчете, открытом к счету 55.

В таком случае оплату товаров (работ, услуг) при помощи корпоративной карты, в том числе и через Интернет, можно учитывать следующим образом:

Дебет 71 Кредит 55
— отражено списание средств с карточного счета для оплаты товаров (работ, услуг);

Дебет 60 Кредит 71
— учтена оплата товаров (работ, услуг);

или

Дебет 10 (20, 26, 41 и т.п.) Кредит 60;

Дебет 60 Кредит 55.

Применение того или иного способа, на наш взгляд, прежде всего зависит от имеющихся в распоряжении организации первичных документов. Так, например, если бухгалтерские проводки формируются на основании авансового отчета, представленного сотрудником, то следует применять способ с использованием счета 71. В случае если проводки формируются на основании выписок банка, то применяется способ отражения таких операций без использования счета 71.

Налог на прибыль

Расходы на командировки, в том числе стоимость проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходы признаются в целях налогообложения, в частности, при условии их документального подтверждения.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 16.08.2010 N 03-03-07/27 и от 27.07.2010 N 03-03-07/25, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Что касается электронного проездного билета на железнодорожном транспорте, то п. 2 приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 31.08.2011 N 228 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» (далее — Приказ N 228) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру обязательно.
Положения Приказа N 228 вступают в силу с 1 января 2012 г.

В частности, рекомендуем Вам ознакомиться с письмом Минфина России от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719.

На сегодняшний день, по мнению официальных органов (смотрите, например, письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214), документами, подтверждающими расходы на приобретение, являются маршрут/квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если имеется распечатка электронного билета.

При этом в приведенных выше письмах Минфина России дополнительно указано, что расходы при приобретении работником электронного авиа- или железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, например, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *