Приобретение канцтоваров проводки

Содержание

Практически все компании сталкиваются с такой малоприятной вещью, как оприходование и списание канцелярских товаров. Это кропотливая работа, которая требует особого терпения. Читательница нашего журнала главный бухгалтер Оксана Костылева рассказала, какие способы могут помочь коллегам учитывать «канцелярку» без лишних проблем.

Учет канцтоваров – это отдельная история для бухгалтерии. Мало того, что приходится тратить на это немало времени, да и конечный результат особо не впечатляет. Все-таки это не отстаивание многомиллионного вычета по НДС. Упростить бухгалтерскую работу с «канцеляркой» можно воспользовавшись одним из четырех способов. Я опишу, в чем удобства и возможные последствия каждого из них.

СПОСОБ № 1. Однородные группы.

📌 Реклама Отключить

При небольших партиях канцелярских товаров бухгалтер, как правило, ведет учет по каждой единице товара. Но этот способ является громоздким и трудоемким, хотя и обеспечивает полную и достоверную информацию о запасах и контроль за наличием и движением.

Наиболее правильным и оптимальным решением проблемы учета «канцелярки» мне видится их разделение на однородные группы. На счете 10 «Материалы» отдельно формируется группа «Канцтовары». В программе 1С я сформировываю на счете 10.6 группу «Канцтовары». Элементами подгруппы служат уже однородные товары. Например, «Ручка шариковая», «Блок для записей», «Бумага А-4», «Скоросшиватель», «Тетрадь общая» и так далее.

Этот способ удобно применять и в случае, когда канцелярские товары списываются не в день принятия на учет, а по мере потребностей у сотрудников. Еженедельно секретарь в бумажном виде формирует требование-накладную по форме № М-11, по которой выдается «канцелярка». Накладная передается в бухгалтерию, где производится списание (о правилах работы с различными видами накладных можно прочитать на стр. 47).

📌 Реклама Отключить

Таким образом, будет обеспечена полная и достоверная информация о запасах канцтоваров и контроль за их наличием и движением, как того требует ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н.

Для руководителя компании все наглядно и прозрачно: выросло количество отгрузок и, соответственно, возросли расходы на бумагу и краску для принтера. Предположим, увеличилось число выписываемых документов или начался отчетный период в бухгалтерии. Значит, выросли потребности на определенные группы канцтоваров. Да и с проверяющими при использовании такого метода не возникает лишнего повода для конфликта.

СПОСОБ № 2. Вся партия – как единица.

Можно издать специальный приказ, который закрепит положение о том, что купленные канцтовары сразу передаются в эксплуатацию. При этом вся «канцелярка» приходуется как одна единица и списывается, соответственно, так же.

📌 Реклама Отключить

Чтобы было ясно, из чего сформирована эта единица, к приходному ордеру формы № М-4 прикрепляется копия товарной накладной поставщика. При списании к требованию-накладной формы № М-11 подшиваются заявки сотрудников на обеспечение канцтоварами. Способ действительно простой и быстрый. Но в то же время чреватый нареканиями со стороны налоговых инспекторов.

СПОСОБ № 3. Оприходование по штукам.

Можно оприходовать все канцелярские товары по штукам, а не по наименованиям. То есть в накладной будет видно общее количество штук по всем наименованиям. К примеру, там будет прописано «Канцелярские товары – 255 штук».

Нельзя сказать, что компания предоставляет в документах недостоверные сведения: все-таки общее количество «канцелярки» действительно 255 единиц. Но номенклатура канцелярии довольно-таки широка. И предположить, что такой способ вызовет вопросы у налоговиков, просто. Они могут заявить, что штука – достаточно расплывчатая вещь в этом случае. Шкаф тоже штука, только его цена явно отличается от цены ручки.

📌 Реклама Отключить

У руководства компании могут возникнуть к бухгалтерии вопросы. Огромное количество штук канцтоваров может вызвать недоумение и привести к долгому и утомительному пояснению со стороны бухгалтеров. И в итоге не исключено, что все равно придется формировать группы канцелярских товаров и выводить по ним стоимость.

СПОСОБ № 4. Без использования счета 10.

От коллег я слышала, что кто-то использует метод, в котором вообще не фигурирует счет 10 «Материалы». Подобный способ учета выбирают тогда, когда канцелярские товары сразу передают нуждающимся в них сотрудникам компании. Номенклатура закупленной канцелярской продукции не перечисляется, они списываются как услуги. Или же, если нет запасов канцтоваров, они сразу списываются на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Но учет канцелярских товаров в обход счета 10 я считаю крайне рискованным. Это приводит к нарушению методологии бухгалтерского учета. А если при этом данные затраты имеют большой объем и носят постоянный характер, то ошибка может быть существенной. Для управленческого анализа способ, который используют некоторые из моих коллег, тоже, по моему мнению, совершенно неприемлем.

📌 Реклама Отключить Еще советы.

Когда могут возникнуть арифметические ошибки и проблемы с вычетом по НДС

Виктория ЦИРУЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «Ниса»:

— Соглашусь, что можно приобретаемые канцтовары оприходовать в общем количестве и в общей сумме. Тем более что в документах при приобретении, например в № ТОРГ-12, так и пишется. Если же канцелярские товары приобретаются в том количестве, которое необходимо, то считаю вполне допустимым учитывать эти материалы как единицу по всей накладной. Количество и сумма сразу будут списаны в расходы, а материалы переданы в эксплуатацию.

А вот учет канцтоваров по группам, как мне видится, достаточно трудоемок. Бухгалтеру необходимо разделить по группам материалы, определить общее количество в каждой группе, рассчитать среднюю цену единицы в каждой группе. В данном случае могут возникнуть арифметические ошибки.

📌 Реклама Отключить

Тамара СУДАРЕВА, лектор, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»:

– Мне ближе всего метод с обхождением счета 10. Способ позволяет списать в расходы канцелярские товары одной проводкой ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (71). Это действительно максимально упрощает учет расходов на канцелярские товары. Так, не нужно ничего перегруппировывать. В то же время могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС в отношении приобретенной и списанной в расходы «канцелярки». Ведь одно из условий применения вычета – принятие к учету – не будет соблюдено.

Могут возникнуть сложности при нормировании расходов на канцелярские товары. Проанализировать ежемесячный расход того или иного вида канцелярских товаров будет невозможно. Это окажется трудозатратно, как и контроль за соблюдением установленной нормы. Ведь порядок списания в производство ручек и бумаги предполагает, что каждая единица МПЗ учитывается по месту ее эксплуатации.

📌 Реклама Отключить Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 2, 2011

Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта

Вряд ли найдётся компания, в которой не требуется распечатать какой-либо документ, поставить на нём подпись или сделать заметку – все указанные действия требуются наличия на предприятии канцтоваров. Иногда их нужно много, иногда – совсем мало, но в любом случае нужно уметь правильно вести в отношении них бухгалтерский учёт. В статье расскажем про проводки по списанию бумаги и канцтоваров, дадим пример составления акта на списание.

Канцтовары покупаются через подотчётное лицо фирмы или непосредственно у поставщика. Они идут к учёту как МПЗ (материально-производственные запасы) и отражаются на счетах по стоимости покупки в сумме с расходами на доставку, НДС исключается. Списывать канцелярские принадлежности нужно также по правилам.

Что входит в перечень канцелярских принадлежностей

Понятие “канцелярских товаров” включает в себя любые приспособления для составления и оформления документов на предприятии:

  • ручки,
  • маркеры,
  • бумага,
  • карандаши и т.п.

Отдельные виды простейшей оргтехники:

  • калькуляторы,
  • пишущие машинки.

Крепёжные материалы:

  • штемпели,
  • скобы,
  • скрепки,
  • папки.

Чертёжные принадлежности:

  • готовальни,
  • циркули,
  • транспортиры и т.д.

Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы. Читайте также статью: → «Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в бухгалтерском учете».

Акт на списание канцтоваров

Акт на списание канцелярских принадлежностей разрешён к использованию любым фирмам вне зависимости от объёмов денежного оборота и системы налогообложения. Его составление является законным основанием для списания таких ТМЦ, поскольку налоговый инспектор откажется отнести к расходам стоимость канцтоваров, отнесённую к затратам в момент приобретения.

Регистрация категорий канцтоваров в акте, а также установление факта списания осуществляется специальной комиссией (как минимум 2 человека) после издания приказа руководителем предприятия.

Строгой формы акта на списание канцтоваров нет (может быть чистый лист А4, фирменный бланк фирмы, заполняется от руки или машинописным способом), поэтому фирма вправе:

  • всякий раз оформлять документ в свободной форме;
  • утвердить собственный шаблон в учётной политике на основании потребностей и особенностей компании. Читайте также статью: → «».

В любом случае непременно указываются:

  • дата заполнения,
  • полное название компании-покупателя товаров,
  • список всех канцтоваров, идущих на списание (прописывается число штук и стоимость),
  • подпись главного бухгалтера и директора (печать не обязательна).

Акт на списание канцтоваров

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Поступление канцелярских принадлежностей: бухгалтерские проводки

Как и другие материалы, канцелярские товары будут учтены на счете 10, а субсчёт выбирается на усмотрение бухгалтера. Читайте также статью: → «Бухучет по счету 10: проводки, примеры. Поступление и списание материалов». Выбор Кредита зависит от способа покупки:

Приобретение через поставщика Покупка подотчётным сотрудником
Д 10 К 60 Д 10 К 71

Списание канцелярских товаров: бухгалтерские проводки

Списывать канцелярские принадлежности можно тремя способами (выбранный метод требуется закрепить в учётной политике):

  1. По методу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания).
  2. По средней себестоимости.

Расчёт происходит

  • методом взвешенной оценки – по сведениям о цене и числе единиц товара на начало месяца и всех поступления в течение расчётного периода;
  • методом скользящей оценки – число единиц и цена канцтоваров на начало месяца и все поступления до дня их списания.

По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае). Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).

Операция Бухгалтерская проводка
Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникам Д 26 (44) К 10

Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.

На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.

Пример списания канцтоваров

Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей.

Операция Сумма (руб.) Основание для списания Дебет Кредит
Оплата за канцелярские товары поступила поставщику 800 Требование-накладная 26 10.01

Законодательные акты по теме

Рекомендуется изучить следующие документы:

Документ Название
п. 93 Методических указаний по учёту МПЗ О списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11
п. 13.3 ПБУ 5/01, Информационное сообщение Минфина от 24.06.2016 № ИС-учёт О списании канцтоваров в расходы по обычным видам деятельности в момент покупки без бухгалтерских проводок (при упрощённом бухучёте)
п. 73 Методических указаний О закреплении выбранного метода списания канцтоваров в учётной политике компании

Типичные ошибки при составлении

Ошибка №1. Учёт затрат на заправку картриджей в составе расходов на канцелярские принадлежности.

Министерство финансов настаивает на учёте заправки картриджей в составе материальных расходов.

Ошибка №2. Затраты на канцелярские принадлежности были учтены не в том отчётном периоде, в каком были закуплены.

Расходы на канцтовары нужно учитывать строго в том отчётном периоде, в котором их купили.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью “канцтовары” и числом купленных единиц. Как проводить это документы?

Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции. Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат.

Вопрос №2. Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании?

Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке.

Учет и оприходование канцтоваров, на каком счете необходимо учитывать канцелярские товары

Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.

Оприходование канцтоваров: что к ним относится

В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:

  • бумагу;
  • ручки;
  • стержни;
  • карандаши;
  • папки;
  • скрепки;
  • степлер;
  • краску для принтера.

Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.

В соответствии с ней к канцелярии относят:

  • чертежные и школьные принадлежности (готовальни, линейки, пеналы);
  • средства оргтехники (пишущие машинки, сканеры, калькуляторы).

Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:

  • средства для сшивки;
  • штемпельные товары;
  • специальные нити в отдельных случаях;
  • клей.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:

    • бухгалтерские книги;
    • пластмассовые канцелярские изделия;
    • оборудование фотокопировальное и копировально-множительное;
    • устройства бумагорезательные;
    • средства, обеспечивающие защитное покрытие на листах бумаги;
    • техника для уничтожения документов;
    • шкафы для хранения;
    • дыроколы.

    Учет канцтоваров в бухгалтерии

    Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.

    Как правильно вести

    Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:

    • в соответствии с накладной, которую выпишет поставщик;
    • по отчетности командировочного к нему прикладывают чек, если сотрудник покупал «канцелярку» в командировке.

    Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.

    Как это закреплено законодательно

    Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:

    • если они были приобретены за нал или безнал, то составляется приходный ордер по специальной ф. №М-4;
    • по складу все будет передвигаться по типам, разновидностям, цветам, формам и другим отличиям, вписанных в карточки по ф. №М-17, их заводят для каждого такого типа материалов отдельно.

    Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.

    Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.

    Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары

    Дт

    Кт

    Что означает

    Подтверждающие документы

    Выплачено поставляющей компании

    Выписка

    Принимаются

    ТН, заполняется по ф. М-4

    Учитывается входящий НДС

    К предыдущему добавляется СФ

    Принимается НДС

    Еще одна счет-фактура

    Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги

    РКО

    Принятие канцелярии от командировочного лица

    Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу

    Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили

    ПКО

    На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету

    Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.

    Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:

    Процедуры

    Дт

    Кт

    В соответствии с чем

    Оплачивается канцелярия

    Прикрепляется документация от банка

    Все переносится в складские помещения

    ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ

    НДС на приобретение канцелярии

    СФ от поставляющей организации

    Учет входящего НДС

    Обрабатывается АО

    Авансовая документация

    Оприходуется КТ

    Ф. М-4

    Входящий НДС

    Бумаги, которые подтверждают приход

    НДС учтен

    Чек, в котором выведен НДС отдельно

    На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать

    В работе организации применяют два разных способа:

    • каждая позиция с указанием цены и количества;
    • обособляется однородная группа, в качестве примера можно привести разные папки или письменные принадлежности.

    Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.

    Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Засчитываем весь приход как одну штуку

    Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.

    В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.

    Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.

    Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.

    Приемка по количеству

    Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.

    Как вести учет без счета 10

    В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.

    Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.

    Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.

    Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.

    Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки

    Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.

    Как документально оформить покупку и использование канцелярии

    Есть два варианта приобретать и приходовать:

    • поштучно;
    • однородными группами.

    Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.

    Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:

    • составлять специальный приходный ордер по унифицированной форме №М-4;
    • на накладной, которая поступила от поставщика, ставить штамп, где будет вписано название фирмы, дата получения МЦ и номер РКО.

    Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.

    Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.

    Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».

    Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.

    Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.

    На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию

    Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:

    • Дт 26 или 44 – сумма указывается на все, что было передано на использование.

    У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.

    Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов

    Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.

    Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.

    Порядок, в котором будет списываться КТ

    После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:

    • лимитно-заборная карта по ф. М-8;
    • накладная-требование М-11;
    • накладная, которая составляется в межотраслевой форме М-15.

    Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.

    Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается:

    • норматив расхода, если он имеется;
    • название и объем затрат;
    • куда все было потрачено;
    • цена за штуку и все наименования;
    • дополнительная информация, если требуется.

    В бухучете это будет выглядеть так:

    Дт

    Кт

    Описание

    Основание

    Списаны ручки

    Требование-накладная

    Как будут выглядеть документы, и кто будет их подписывать – устанавливается внутренними нормативными актами – указаниями, приказами, положениями.

    Как работать с НДС

    Мы уже знаем, на какой счет учета в бухгалтерии ставить канцтовары, но важно помнить и о налогообложении. Каждая компания имеет право принять к вычету все НДС, которые предъявили им продавцы. Все это выполняется на основании п.п. 1 и 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ.

    Все необходимо прописывать отдельной строкой во всех расчетных бумагах согласно ст. 168 НК РФ. Вычет происходит в соответствии с пунктом 1 ст. 172.

    Налог, который относят на прибыль организаций

    Себестоимость КТ следует включить в прочие расходы, это происходит в день, когда они передаются работникам для использования, это указано в 264 ст. НК РФ.

    Что платят при УСН

    Каждая фирма, которая работает по этому принципу, уменьшает доходы на все понесенные траты, указанные в ст. 346. Туда относится и канцелярия, если соответствует 264 статье НК РФ. Суммы НДС при этом тоже включаются в затраты, но они обязаны быть прописаны особой строкой. Признается их стоимость в составе потраченного после оплаты.

    Можно ли вернуть поставщику

    Это зависит от условий, на которых их приобрели. Важно заранее определить, кто покупал и что не подходит в КТ. Если приобретение происходило частным образом физическим лицом для пользования, то здесь действует закон «О защите прав потребителей», который подтверждает возможность возвращать некачественные или не соответствующие ожиданиям предметы.

    Но при оформлении подобной операции предприятием появляются проблемы, так как ГК не предусматривает возможности возвращать или менять качественные товары. А закон, который защищает физических лиц, никак не влияет на фирмы. Приходится надеяться, что продавец пойдет навстречу.

    Мы рассмотрели, на какой счет приходуются канцтовары, куда относить их поступление, как их расходовать и списывать. Это несложная операция, но у многих специалистов она вызывает вопросы и споры. Советуем придерживаться учета по количеству, чтобы привлекать к себе интерес налоговой. Этот способ поможет избавиться от сложностей с подсчетом остатков, их контролем и расходованием.

    На видео можно посмотреть, как проводится инвентаризация на складе при помощи ТСД и ПО «Склад 15» от «Клеверенс».

    Количество показов: 909

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *