Программа для электронного документооборота

2019. У DocTrix Platform появилась бесплатная лицензия

Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов на MS SharePoint DocTrix Platform теперь представлена лицензиями двух типов – Standart и Pro. DocTrix Platform Standart ориентирован на пользователей, которым не хватает базовых возможностей MS SharePoint для создания удобных и функциональных приложений.Стандартный вариант обладает минимальным функционалом для создания бизнес-приложений на базе MS SharePoint.В свою очередь, версия Pro обладает полноценным функционалом и предоставляет пользователю максимальные возможности для работы с платформой. Стандартная лицензия для DocTrix Platform 2013 является абсолютно бесплатной. Неограниченная по времени лицензия Standart доступна также для DocTrix Platform 2016 и 2019. Для получения данной версии необходимо также приобрести Software Assurance на 1 год.
2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию — ELMA Community Edition.Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.
2016. Хоулмонт дарит администраторам СЭД ТЕЗИС бесплатную лицензию

Компания Хоулмонт внесла изменения в политику лицензирования системы управления документами и задачами ТЕЗИС. Теперь во всех редакциях системы присутствует одна бесплатная дополнительная лицензия для администратора системы. Именная лицензия администратора — особый тип лицензии на систему ТЕЗИС, позволяющий подключиться к системе вне зависимости от того, сколько пользователей работает в ней в данный момент. Подключение может быть осуществлено с любого устройства, стационарного или мобильного. Отныне у администраторов СЭД ТЕЗИС появится возможность работы с системой в любое время и в любом месте, что позволит повысить оперативность решения возникающих у пользователей вопросов.

2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо
Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

2015. ДЕЛО-Х — система электронного документооборота для Xbox

Компания КС-Консалтинг, которая занимается внедрением систем электронного документооборота, выпустила клиент системы СЭД Дело для игровых приставок Xbox. Приложение Дело-X — это инновационная разработка, явившаяся откликом на возрастающую потребность пользователей к геймификации бизнес-процессов. Качественная трехмерная графика и захватывающие квесты (например, создание, или согласование документов), обещают удивить даже самого требовательного пользователя. За выполнение каждого задания в «Дело-Х», вы получаете очки опыта, а также возможность прокачать свои базовые знания и навыки, такие как «квалификация», «авторитет», «признательность руководства», «заработная плата» и др. Более того, за каждые 1000 очков опыта, вы получаете новый уровень, и, как следствие, возможность продвижения по карьерной лестнице. Управление документами на Xbox осуществляется посредством геймпада.
2015. В А2Б появилась система электронного документооборота

В системе управления бизнесом А2Б появился модуль электронного документооборота, доступный как в онлайн, так и в коробочном варианте. Модуль СЭД включает самые востребованные возможности для управления внутренним документооборотом компании и предназначен для сокращения времени на согласование и контроль соответствующих поручений. Система позволяет быстро найти любой документ, просмотреть историю и упростить формирование отчетов. СЭД А2Б подходит для компаний малого и среднего бизнеса, а также крупных компаний с облегченными требованиями к программе. Стоимость модуля СЭД — от 500 руб/месяц на всю компанию (до трех пользователей можно использовать бесплатно).
2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team. Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.
2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД
Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика глаза разбегаются от обилия решений на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача. Данная статья не претендует на обзор, сравнение и рекомендации по всем системам, т.к. у каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии.
2008. PayDox: отечественный Twitter для бизнеса
Недавно мы писали о новых сервисах Yammer и Socialcast, которые позиционируются как корпоративные аналоги Twitter. В связи с этим возникло много вопросов, о том, как приживется подобный инструмент в бизнес-среде, как он будет развиваться. В этой связи интересно посмотреть на модуль отечественной системы PayDox, предназначенный для внутреннего общения и совместной работы. PayDox — это отечественная система электронного документооборота, которая уже состоялась как бизнес-инструмент для организации совместной работы. Посмотрим, что представляет собой модуль системы «Сообщения».
2007. Система электронного документооборота NauDoc стала бесплатной
Компания NAUMEN объявляет об изменении лицензионной политики программного продукта NauDoc. С момента публикации этого сообщения все желающие могут бесплатно получить лицензии популярной системы электронного документооборота, чтобы быстро и без лишних затрат начать проект внедрения на своем предприятии. Цель новой политики лицензирования — уменьшить финансовый риск для малых и средних предприятий, планирующих перейти на электронный документооборот. Благодаря бесплатности лицензий NauDoc и использованию только бесплатных компонентов с открытым исходным кодом (операционная система, сервер приложений, СУБД и др.) компания, внедряющая NauDoc, избавлена от груза лицензионных отчислений.
2007. PayDox Personal — бесплатная версия системы доступна для скачивания
Компания Paybot LLC — разработчик системы электронного документооборота PayDox объявила о выходе бесплатной версии системы. Версия системы, названная PayDox Personal, предназначена для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой одному пользователю, обладающему правами администратора системы, либо неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и отчетах. Систему PayDox в России используют нефтяные компании, энергетические компании (подразделения РАО ЕЭС), металлургические предприятия, подразделения ГАЗПРОМа, торговые компании, сети магазинов, аудиторские компании, финансовые и инвестиционные компании, центры управления воздушным движением, пенсионные фонды (в том числе РАО ЕЭС и РОСТЕЛЕКОМА), сети ресторанов и кофеен, фармацевтические компании, авиакомпании, машиностроительные предприятия, государственные учреждения, высшие учебные заведения (институты и университеты), и другие.
2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса
Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариантсистемы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, анеограниченному количеству пользователей — просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox — это реализованный наweb-технологиях корпоративный портал, использующий электронныйдокументооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc
В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием «Бесплатный дистрибутив NauDoc». Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc — система электронного документооборота и NauPhone — центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».
Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.
Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.
Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».
На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.
Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Обманутые ожидания

Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.
Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.
А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.
Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?
Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.
Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».
На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».
Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.
Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.

История вопроса

Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.
Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.
Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.
Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.
Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.
Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.

Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.
Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.
Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.
Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.
До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.
Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.
Вот прямо сейчас и попробуем.

Процесс выбора

Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.

Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей

Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.
Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.
Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.
Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.
Хороший пример:
ТЕЗИС. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.
Плохой пример:
DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.

Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования

Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.
Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.
Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.
Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.
Хороший пример:
Verdox. В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.
Плохой пример:
МОТИВ. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.

Шаг 3. Рассматриваем скриншоты

Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.
К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран.
Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.
В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.
Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.
Хороший пример:
Optima Workflow. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.
Плохой пример:
БОСС-Референт. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.

Шаг 4. Смотрим видеоролики

Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.
Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.
Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.
Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.
На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.
Хороший пример:
Опять ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.
Плохой пример:
DocLogix. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.

Демо-версия

Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.
Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.
И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.

Хороший пример:
Опять Verdox. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.
Плохой пример:
E1 Евфрат. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально.

Ценник

Ну и самое интересное напоследок. Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость.
Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе.
Хороший пример:
Опять Optima Workflow. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку. Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений.
Плохой пример:
Directum. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков. Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.

Резюме

В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту.
И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.

Название Список возможностей Примеры использования Cкриншоты Видеоролики Демо-версия Ценообразование
Verdox ★★★ ★★★ ★★ ★★★ ★★★
Optima Workflow ★★ ★★★ ★★★ НЕТ ★★ ★★★
DocsVision ★★ ★★ ★★★
ТЕЗИС ★★★ НЕТ ★★★ ★★ НЕТ ★★
МОТИВ НЕТ ★★ ★★ ★★ ★★★
1С-Документооборот ★★ ★★ ★★
Directum ★★ ★★★ НЕТ
ДЕЛО ★★ НЕТ ★★ ★★ ★★
WSS Docs НЕТ ★★ НЕТ ★★★
E1 Евфрат ★★ НЕТ НЕТ ★★★
БОСС-Референт ★★ НЕТ НЕТ НЕТ ★★ НЕТ
DocLogix НЕТ НЕТ НЕТ

Залог успешного бизнеса — это умение организовать и отладить бизнес процессы таким образом, чтобы вся организация работала как часы. Специалисты Coba.tools подготовили ТОП-5 программ для организации документооборота на предприятии, при подготовке которой у них была цель помочь пользователям с выбором качественного софта. Ознакомившись со статьей, пользователю останется только сделать выбор в пользу того или иного сервиса.

1с: документооборот

Платформа для автоматизации процесса документооборота. Сервис поддерживает возможность коллективной работы и управления бизнес-процессами. Обеспечивает постоянный доступ к документам, что позволяет все необходимые вопросы держать на контроле. Можно выстраивать процессы в иерархичном порядке, делегировать выполнение задач любым способом. Для пользователя есть общие и личные календари, где отмечены все задачи. Также сервис способен формировать полную аналитику по предприятию и конкретному человеку.

Плюсы

· управляет документами и процессами на предприятии;

· формирует аналитический отчет;

· помогает в организации рабочего времени;

· есть встроенный почтовый клиент;

· инструменты для коллективной работы.

Минусы

· Можно купить только через дилерскую сеть.

Коробочное решение для организации электронного документооборота. Используется в рутинной работе сотрудников для управления документацией, используя корпоративный сервер. Помогает автоматизировать движение электронной документации. Программа автоматически прикрепляет регистрационный номер, поддерживает создание и импорт файлов из РКК, печати и штрих-коды, самостоятельно прикрепляет ответственных за выполнение.

Плюсы

· занимается регистрацией и вводом документов;

· работает с электронными документами различных форматов;

· мощные инструменты поиска;

· формирует отчет аналитики.

Минусы

· Большая стоимость.

Онлайн-редактор документов, который используется в бизнес-администрировании. Существует как браузерная версия, так и для в локальных сетях. Программа включает в себя возможность совместной работы с документами, почту, crm, календарь заданий и проектов. В случае облачной версии, то пользователи работают saas или on-premise решениях. Разработчиков порадует возможность интеграции собственноручно созданных сервисов.

Плюсы

· интуитивно понятный интерфейс;

· кроссплатформенность для разных ОС;

· удобная работа с проектами;

· можно интегрировать свои решения.

Минусы

· маленький набор функциональных возможностей;

· нет возможности мультивыделения блоков в таблицах и документах;

· Пользователи отмечают, что программа приводит к подвисаниям ПК.

Многофункциональный сервис для организации документооборота внутри компании. Все документы хранятся на сервере, где организован удобный бесперебойный доступ и поиск. Администратор может ограничивать доступ к некоторым документам конкретной категории пользователей. Сервис способен организовывать и автоматизировать бизнес процессы, для повышения качества работы. Есть возможность совместной работы, программа умеет распознавать бумажные документы, делать ретроконверсию документов, визировать и передавать на выполнение задачи.

Плюсы

· умеет сканировать и распознавать;

· занимается распределением прав доступа;

· контролирует ход исполнения задач;

· доступна интеграция сторонних решений.

Минусы

· завышена стоимость;

· слишком нагружает ресурсы ПК.

Система для электронного документооборота для предприятиях разного размера, которое представлено в виде веб-версии. Есть встроенная функция архивирования, инструменты для делопроизводства и работы с договорами. Умеет сканировать и регистрировать штрих-коды, структурировать имеющуюся базу документов, распознавать текст, регистрировать официальные документы и прикреплять к нему резолюцию.

Плюсы

· мощный набор инструментов для управления;

· реализовано ввиду веб-версии.

Минусы

· подходит только для некоторых отраслей деятельности;

· дополнительные компоненты доступны только после дополнительной оплаты;

· пользователи отмечают проблемы с внедрением и периодические зависания.

Предварительная инструкция по использованию СЭД МикроДок-3.

Для установки и настройки в сети читайте другую инструкцию.

Для первоначального входа в программу нужно выбрать:

Пользователя : «Администратор-Контролер»

Пароль: 156357

В дальнейшем вы сможете удалить или изменить всех пользователей.

Для начала работы с программой необходимо настроить необходимые справочники и раздать полномочия вашим пользователям.

В программе МикроДок-3 предусмотрена работа с «входящими», «исходящими», «внутренними» документами, в ней вы сможете наладить учет и контроль за обработкой любых документов в офисе.

Работа с документами подразумевает три этапа их обработки:

1. Регистрация.

2. Передача на исполнение сотрудникам.

3. Проверка исполнения и снятие с контроля.

Для организации работы в программе имеются три вкладки каждая для своего типа документов. В них по порядку регистрации сортируются и отмечаются индикаторами зарегистрированные документы.

2.Цветовые обозначения на главной форме:

1. Синий текст документа — Документ зарегистрирован и находится на контроле.

2. Зеленый текст документа — Документ снят с контроля.

3. Красный текст документа — У документа истёк срок исполнения.

4. Серый текст документа – Документ отправлен корреспонденту и ждет ответа, или у документа продлён срок исполнения.

3.Индикаторы на главной форме:

Индикатор » Д. » — Доступ.

— Документ можно открыть для редактирования.

— Документ открыт другим пользователем (редактирование невозможно)

Индикатор » С. » — Статус.

— В документе не проставлены все отметки об исполнении.

— В документе установлены все отметки об исполнении.(документ ждёт проверки и снятия с контроля)

Индикатор » О. » — Обработка

— Документ в работе или отправлен корреспонденту, но с контроля не снят.

— Документ ожидает ответа на исходящий, установлен новый срок ожидания.

— Документ снят с контроля.

Индикатор » П. » — Продление.

— Документ в работе.

— У документа продлен срок обработки.

Настройка пользователей.

Пользователи в системе МикроДок-3 делятся на 4 типа.

Регистратор. – может регистрировать устанавливать сроки исполнения, имеет возможность удаления документов, может добавлять новых исполнителей. Не может снимать с контроля документы

Исполнитель. – может работать с документами в которых он является исполнителем, имеет возможность добавлять свой вложения и оставлять комментарии под ними. Не может удалять или изменять карточки документов, а также файлы вложений, добавленные другими пользователями. Должен иметь ограничения и видеть только свои документы.

Контроллер. – Имеет неограниченные полномочия, не имеет право добавлять новых пользователей и менять настройки программы.

Администратор. – Имеет доступ к настройкам программы, редактирует справочник сотрудников и справочник дел.

Все полномочия наслаиваются, так например, для неограниченных прав должны быть установлены переключатели из всех типов.

Для удобства настройки полномочий используйте «Быстрый выбор настроек» в справочнике пользователей.

Справочник Дел.

Все документы, подлежащие регистрации приписываются к своему делу. Дело можно представить, как физическую папку, куда будут подшиваться документы для хранения после их обработки. В каждом деле есть поле «Нумератор» в нём определяется порядковый номер с которого идёт нумерация в данном деле. Во «входящих» и «исходящих», в каждом типе должно быть только одно дело нумератор. Для внутренних можно создавать несколько дел и по каждому будет идти своя нумерация. Рекомендуем не создавать дела с длинным «номером дела», так как впоследствии будет неудобно работать с длинным индексом документа. Индекс документа формируется из номера дела и порядкового номера регистрации. Порядок состава индекса можно изменить в «настройках» — «индексы и файлы».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *