Рабочие документы аудитора

Каждый год для бухгалтеров наступает непростой период подготовки годовой отчетности, и большинство из них задаются вопросом «А нужна ли нам аудиторская проверка?» При положительном ответе на вопрос принимается решение о привлечении профессионалов для проведения аудиторской проверки. Другая часть бухгалтеров задается вопросом «Зачем в принципе нужны аудиторы? Чем они могут нам помочь?»

1. Каким бы компетентным не был бухгалтер, у него может физически не хватить времени на проверку правильности подготовки отчетности. А аудиторская проверка как раз подразумевает тщательный анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2. Как правило, специалисты бухгалтерских служб вынуждены выполнять огромный объем рутинной работы, в результате чего существует риск пропустить последние изменения в законодательстве. А учитывая постоянно меняющее российское законодательство, уследить за изменениями весьма сложно! Поэтому в данной ситуации будет очень полезной информация, которой обладают аудиторы.
Хотим обратить Ваше внимание, что основываюсь на многолетней практике, аудиторы АКГ «Уральский союз» в рамках аудиторской проверки оказывают профессиональные консультации по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета. Информация, полученная в ходе консультаций, позволит бухгалтеру отстаивать свою точку зрения перед контролирующими органами.
3. Аудиторская проверка позволит выявить рискованные хозяйственные операции, и, таким образом, помогут избежать наказаний, предусмотренных Налоговым, Административным, и Уголовным Кодексами Российской Федерации.
Обращаем Ваше внимание, что кроме вышеперечисленного, наша независимая аудиторская проверка позволит выявить скрытые резервы для повышения эффективности работы всего предприятия!
Подведя итого вышесказанного, мы рекомендуем всем бухгалтерам относиться к аудиторам не как к контролирующему органу, который нагрянет внезапно (как налоговая проверка), а исключительно как к союзнику. А уже решать Вам, нужен такой помощник или нет.

Но если Вы все же решили проводить привлечь аудиторскую проверку, то необходимо подготовить к приходу аудиторов определенные документы.

Документы для аудиторской проверки

Перечень документов, которые используют в своей работе аудиторы, приведен ниже:

1. Учредительные документы, распоряжения учредителей;
2. Документы на получение лицензий, патентов и др. видов интеллектуальной собственности;
3. Материалы судебных разбирательств и Решений судебных, вышестоящих и местных органов;
4. Документы и отчеты по получению и использованию бюджетных средств;
5. Отраслевые нормы, правила, указания;
6. Внутрифирменные инструкции и положения;
7. Штатное расписание. Коллективный договор. Положение по оплате труда;
8. Договоры хозяйственные (аренда, поставка, комиссия и т.д.) и другие коммерческие по всем видам деятельности;
9. Приказы производственные, кадровые;
10. Плановые и фактические калькуляции. Сметы. Проекты. Расчеты и обоснования об утверждении регулируемых тарифов и др.;
11. Производственные и другие внутрифирменные отчеты;
12. Плановые и фактические сметы использования собственных фондов Предприятия. Смета представительских расходов. Документы, определяющие распределение прибыли;
13. Приказ по учетной политике. Рабочий план счетов (субсчетов). График документооборота;
14. Документы по постановке на налоговый учет в налоговых органах и внебюджетных фондах, Уведомление о присвоении кодов в территориальном управлении Госкомстата РФ и другие регистрационные документы;
15. Акты сверки по налогам и сборам налоговыми органами. Акты проверки предприятия налоговыми органами;
16. Годовая отчетность с приложениями и пояснениями к ней;
17. Письменная информация и аудиторские заключения по результатам аудиторских проверок, не менее чем за 2 предшествующих финансовых года.
18. Налоговые регистры, расчеты и декларации, справки по расчетам (по всем налогам). Документы, обосновывающие льготы по налоговым расчетам;
19. Главная книга, оборотный баланс;
20. Квартальная и годовая бухгалтерская и статистическая отчетность в полном объеме;
21. Книга покупок и продаж. Журнал регистрации входящих и исходящих счетов-фактур;
22. Журналы-ордера, расшифровки (аналитический учет) по ведению учета на всех балансовых счетах. Сведения, аналитический учет по ведению операций на забалансовых счетах;
23. Акты инвентаризации товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов, кассовой наличности, расчетов задолженности и прочих статей баланса;
24. Все первичные документы, подтверждающие данные учета, зафиксированные в журналах-ордерах, ведомостях, машинограммах;
25. Накладные, закупочные акты, акты приемки, ликвидация, писания, и прочие документы, подтверждающие движение товарно-материальных ценностей. Материальные и товарные отчеты;
26. Акты приема-передачи, ввода в эксплуатацию, ликвидации, реализации, переоценки, карточки и т.д., подтверждающие движение основных средств. Инвентарная опись основных средств;
27. Первичная документация по учету и хранению материально-производственных запасов;
28. Договоры материально-ответственными лицами. Журнал учета выданных доверенностей и другие документы по требованию аудитора;
29. Кассовая книга предприятия, справка об установлении лимита остатка денежной наличности. Кассовые документы (приходные, расходные ордера со всеми приложениями);
30. Авансовые отчеты подотчетных лиц приложениями;
31. Акты взаимозачетов: договоры цессии и другие документы о погашении обязательств. Акты приема-передачи векселей. Акты сверки расчетов контрагентами;
32. Результаты последней и предыдущей инвентаризации;
33. Документы банка (выписки с приложениями). Договоры банковского счета, займа, кредитные. Договоры залога;
34. Документы на приобретение и выбытие ценных бумаг. Книга учета ценных бумаг;
35. Расчеты по заработной плате работников приложением всех документов – оснований для расчета: табеля учета рабочего времени, больничные листы, расчет отпускных; документы, обосновывающие применение льгот по подоходному налогу, трудовые соглашения, договоры подряда, заявления, лицевые счета, налоговые карточки, любые другие документы, относящиеся к расчетам по заработной плате и исчислению подоходного налога. Книга учета депонентов. Договоры займа и другие;

36. Документы, обосновывающие начисление детских пособий, выдачу суд и т.д.;
37. Документы, обосновывающие учет расчетов по претензиям и недостачам (предъявленные претензии, решение арбитражных судов, решение следственных органов и т.д.);
38. Бухгалтерские правки;
39. Другие документы, устные и письменные пояснения.
40. Копию программного продукта, содержащую сведения, на основании которых ведется аналитический и синтетический учет. А также составляет отчетность, которая предоставляется в налоговые органы РФ и другим заинтересованным пользователям.
41. Обеспечить беспрепятственный доступ к иным программным продуктам, в которых содержится сведения способствующие выполнению задания.

7.2. Документирование аудита.

Документирование аудита регламентировано Федеральным стандартом аудита № 2. Аудиторская организация и индивидуальный аудитор должны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с Федеральными стандартами аудита.

Целью настоящего стандарта является оптимизация состава и содержания рабочей документации разделов учета и отчетности для повышения «читаемости» аудиторских файлов, а также обеспечения возможности контроля за обоснованностью аудиторских доказательств на всех уровнях, в том числе и самоконтроля исполнителя.

Под термином «документация» понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме, и используются:

При планировании и проведении аудита;

При осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

Для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Стандарт не содержит конкретного перечня обязательных рабочих документов аудита и конкретных требований по их оформлению, вместе с тем он формулирует факторы, влияющие на форму и содержание рабочих документов, а также перечень примерной информации, которая должна быть приведена в рабочих документах. Рабочие документы должны составляться по полной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита с тем, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ними, мог получить общее представление о проведенной организацией аудиторской проверке.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение. В тех случаях, когда аудитор проводил рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для аудита вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов с необходимой их аргументацией.

Объем рабочих документов зависит от профессионального суждения аудитора. Нет необходимости документировать каждый вопрос, рассматриваемый аудитором. В частности, недопустимо включать в состав рабочей документации копии первичных документов, оформленных надлежащим образом, не содержащих ошибок и соответствующих хозяйственным операциям, описываемым этими первичными документами. Вместо копий таких документов допустимо составление сводной таблицы с указанием перечня проверенных операций и проставлением отметки о наличии и правильности соответствующих первичных документов.

Рабочая документация должна содержать информацию обо всех проверенных документах, операциях, фактах, а не только о тех, по которым делаются замечания.

Достаточность объема рабочей документации определяется руководителем проверки, при этом основными критериями являются наличие документов, подтверждающих выполнение аудиторских тестов по существу в соответствии с утвержденными программами аудита, соблюдение принципа целенаправленной проверки, обеспечение возможности сквозного прослеживания (по методу перекрестных ссылок) правильности (ошибочности) формирования отчетных данных.

Форма и содержание рабочих документов определяются такими факторами, как:

Характер аудиторского задания;

Требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

Характер и сложность деятельности аудируемого лица;

Характер и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;

Необходимость давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

Конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов в аудиторской организации целесообразно разработать типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.). Такая стандартизация документирования способна облегчить порученную работу подчиненным и одновременно позволит контролировать результаты выполняемой ими работы.

По каждому клиенту аудиторская фирма заполняет постоянную и ежегодную (текущую) папку. В постоянной папке размещается постоянная и мало меняющаяся информация о клиенте, например:

Копии пакета учредительных документов;

Информация о главных акционерах (совладельцах);

Данные об организационной структуре предприятия;

Копии долгосрочных соглашений (с банками о займах, с собственными клиентами, с поставщиками), которые имеют значение для проведения аудита на протяжении многих лет;

Копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данного предприятия или предприятий некоторой специфической группы, к которой имеет отношение и организация клиента.

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие документы аудиторской проверки по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации заводится отдельная текущая папка или (в случае значительного объема документации) комплект папок.

Для небольших предприятий-клиентов, а также для выполнения одноразовых заданий допускается размещение постоянной и переменной информации о клиенте в одной и той же папке. В случае повторного обращения клиента в следующем году аудиторы, работающие с таким клиентом, обязаны разделить его документы в соответствующие отдельные папки.

К моменту подготовки аудиторского заключения вся рабочая документация должна быть создана (получена) и оформлена соответствующим образом. Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее пяти лет.

Рабочие документы являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

В соответствии с правилом (стандартом) №2 «Документирование аудита», результаты аудиторской проверки должны быть в обязательном порядке зафиксированы. Под документированием понимается документальное оформление всех сведений, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение и того, что проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Они могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, электронном виде или другой форме.

Большое значение при планировании аудиторской проверки имеют рабочие документы аудитора. Ход аудиторской проверки и ее результаты должны быть документально оформлены. Зарубежные аудиторские фирмы, к решению вопросов ведения рабочих документов аудитора, подходят индивидуально. Такие документы являются конфиденциальными и методика их ведения составляет коммерческую тайну аудиторской фирмы.

Рабочие документы аудитора – это записи, сделанные им во время планирования аудиторской проверки, в процессе подготовки проведения проверки, обобщения ее данных, а также документальная информация, полученная в ходе аудита от третьих лиц предприятия-клиента или установленные сведения, задокументированные аудитором при помощи тестирования. Состав и количество аудиторских документов определяется аудитором в каждом конкретном случае, при этом решающее значение имеет цель составления рабочих документов, а именно: планирование аудиторской проверки; документальное подтверждение выполненных аудитором процедур, работ; сбор материалов по проверке финансовой отчетности с последующим их обобщением; составление аудиторского отчета и подготовка заключения о финансовой отчетности; осуществление текущего контроля самим аудитором, за ходом выполнения аудита в соответствии с планом и программой; обеспечение юридической обоснованности в проведении аудита и его законности; контроль рабочего времени аудитора и обоснованность оплаты его труда; контроль качества проведенной проверки; документарное оформление установленного или определенного самим аудитором аудиторского риска с указанием его величины и др.

На выбор количества, состава, содержания и формы аудиторских документов влияют также такие факторы: 1) квалификация аудитора; 2) его предыдущий опыт; 3) условия договора; 4) правила и внутренние стандарты, установленные для аудиторской фирмы.

Независимо от того, какие рабочие документы разрабатываются, они должны отвечать ряду требований:

1. Содержать достаточно полную и детализированную информацию (чтобы другой аудитор мог понять суть выполненной работы).

2. Документы должны быть составлены в ходе проверки. Составление их после завершения проверки и подготовки аудиторского заключения не допускается.

3. Составляя рабочие документы, аудитор должен учитывать не только информацию, относящуюся к проверяемому рабочему периоду, но и данные предыдущего периода.

4. Документы должны отражать более существенные моменты, по которым аудитору нужно высказать мнение и охватывать более важные направления проверки и задачи, поставленные и решенные аудитором.

5. Позволять оценить финансовую отчетность в соответствии с установленными критериями и признаками.

6. Отражать состояние и оценку системы внутреннего контроля на предприятии, и степень доверия к нему.

7. Фиксировать проведенные аудиторские процедуры по проверке и оценке системы бухгалтерского учета клиента, соблюдение принятой учетной политики и соответствие бухгалтерского учета клиента установленным принципам, стандартам, требованиям и законам.

8. Документы должны быть составлены четко, разборчиво.

9. Необходимо обязательно указывать место и дату составления документа; фамилию аудитора, его подпись; номер документа, порядковый номер страницы в рабочей документации.

10. Должны быть приведены источники информации и данные о происхождении, приложенные в документах, фиксирующих хозяйственно-финансовую деятельность предприятия, а также о выполнении аудиторских процедур.

Классификация рабочих документов аудитора:

I. По времени ведения и исполнения: 1) долгосрочные; 2) непродолжительного исполнения.

II. По способу и источникам получения: 1) документы, полученные от третьих лиц; 2) документы, полученные от предприятия-клиента; 3) документы, составленные аудитором.

III. По характеру информации: 1) информация правового характера; 2) информация о руководстве и персонале предприятия; 3) информация о структуре и организации предприятия; 4) информация об экономических основаниях деятельности предприятия; 5) информация о системе внутреннего контроля; 6) информация о системе бухгалтерского учета; 7) аудиторские организационно-функциональные документы; 8) документы оценки аудиторского риска; 9) аудиторские документы по проверке отдельных статей и показателей годового отчета; 10) корреспонденция аудиторов; 11) итоговое заключение; 12) предложения и рекомендации.

V. По степени стандартизации: 1) стандартизированные; 2) в произвольной форме.

VI. По форме представления: 1) графические; 2) табличные; 3) текстовые; 4) комбинированные.

VII. По технике составления: 1) ручные; 2) на машинных носителях.

Рабочие документы используются:

  • При планировании и проведении аудита;

  • При осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

  • Для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

  • Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании проверки, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатов, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым ему необходимо выразить свое профессиональное мнение.

Рабочая документация содержит:

  • записи о планировании аудита;

  • записи о характере, времени проведения и объеме выполненных аудиторских процедур;

  • выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Записи в документах производятся средствами, обеспечивающими их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Формы и содержание рабочих документов определяют следующие факторы:

  • Характер аудиторского задания;

  • Требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

  • Характер и особенности деятельности аудируемого лица;

  • Необходимость давать указания работникам аудитора, осуществляющих за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

  • Использование контрольных методов и приемов в процессе проведения аудита.

Рабочая документация является собственностью аудиторской организации, которая вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике. Часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены клиенту по усмотрению аудитора, однако они не могут служить заменой его бухгалтерских записей.

По окончании аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно. Рабочие документы, хранящиеся в файлах «текущее досье» и «постоянное досье», следует сброшюровать с обязательным указанием страниц.

Рабочие документы постоянных клиентов следует хранить в одном комплекте в хронологическом порядке. При этом файлы «постоянного» и «специального» досье могут переноситься из года в год в состав новой рабочей документации. Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать дату внесения изменений и расписаться.

Сохранность рабочей документации, оформление и передача ее в архив организует ведущий аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды напряженного графика — лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы. Фамилия, имя, отчество ответственного лица и его подпись указываются в конце рабочей документации.

Каждый рабочий документ должен иметь идентификационные параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период и т.п.).В рабочих документах следует проставить идентификационные индексы и перекрестные ссылки, чтобы помочь их комплектованию в файлы. Рабочие документы могут храниться в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или другой форме.

По окончанию аудита рабочая документация подлежит сдачи для обязательного хранения в архиве аудиторской организации (не менее 5 лет).

Внутренний аудит — это независимая и объективная проверка, которая способствует улучшению деятельности организации. Аудит требуется для предоставления достоверных сведений о положении компании учредителям, акционерам, получения кредитов в банке или внутренних целей. Некоторые методы проверки, используемые аудиторами, можно применять и во внутреннем аудите, что позволит избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов.

Какие компании подлежат обязательному аудиту?

Обязательный аудит проводится в следующих случаях:

  • организация имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества;
  • ценные бумаги организации допущены к обращению на организованных торгах;
  • организация является кредитной организацией, бюро кредитных историй, организацией, являющейся профессиональным участником рынка ценных бумаг, страховой организацией, клиринговой организацией, обществом взаимного страхования, организатором торговли, негосударственным пенсионным или иным фондом, акционерным инвестиционным фондом, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда (за исключением государственных внебюджетных фондов);
  • объем выручки от продажи за предшествовавший отчетному год превышает 400 млн руб. или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 млн руб.;
  • организация (за исключением органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного внебюджетного фонда, а также государственного и муниципального учреждения) представляет и (или) публикует сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
  • в иных случаях, установленных федеральными законами.

Для таких организаций внешний аудит является обязательным. Для иных компаний проведение аудита не является обязательным. Однако учредители, руководители компаний могут использовать методы аудита и данные по проведенным аудиторским проверкам для целей управленческого учета.

Во время аудиторского контроля проверке подлежат различные данные и документы компании.

Аудит учредительных документов

В рамках аудита первичных документов проверке подлежат:

  • учредительные документы;
  • видетельство о регистрации;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

Кроме того, на данном этапе анализируется учетная политика компании.

Среди частых нарушений законодательства можно назвать следующие:

1. Отсутствие резервного фонда. Обязанность акционерного общества создавать резервный фонд предусмотрена в п.1 ст. 35 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ (в ред. от 06.11.2013) «Об акционерных обществах» (далее — Федеральный закон № 208-ФЗ). Федеральным законом № 208-ФЗ установлен минимальный размер такого фонда — 5 % от уставного капитала эмитента. Конкретный размер фонда, в том числе превышающий минимальный, прописывается в уставе. В данном законе назван единственный источник формирования фонда — ежегодные отчисления от прибыли акционерного общества.

Однако многие компании не формируют резервный фонд.

В этой связи рекомендуется на счетах бухгалтерского учета отразить формирование резервного капитала путем отчислений из чистой прибыли.

2. Отсутствие резервов, поименованных в учетной политике. В учетной политике или уставе могут быть поименованы и иные фонды, создаваемые для уставных целей компании. Однако на практике такие фонды могут не создаваться.

Например, необходимость создания резерва под снижение стоимости материально-производственных запасов закреплена в п. 25 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н (в ред. от 25.10.2010), согласно которому «материально-производственные запасы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество либо текущая рыночная стоимость, стоимость продажи которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей образуется за счет финансовых результатов организации на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материально-производственных запасов, если последняя выше текущей рыночной стоимости».

НК РФ не предусматривает возможности создания такого резерва, поэтому на сумму отчислений в резерв в учете будут формироваться постоянные налоговые обязательства. Поэтому многие компании не создают резервы, но тем не менее отражают их в учетной политике.

3. Отсутствие актуализации в учетной политике. Например, учетная политика для целей бухгалтерского учета утверждена приказом генерального директора от 30.12.2008, однако в дальнейшем в нее изменения не вносились. Это может привести к тому, что учетная политика морально устареет, а хозяйственные операции будут учитываться неверно.

В этой связи рекомендуется проводить актуализацию учетной политики. При внесении изменений в законодательство соответствующие поправки должны быть внесены в учетную политику предприятия.

Аудит первичных документов и регистров бухгалтерского учета

В приложении к учетной политике должны содержаться первичные документы. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 02.11.2013) «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ) — формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. Достаточно, чтобы первичные документы содержали необходимые реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Однако распространенной ошибкой компаний является то, что компании не прилагают к учетной политике формы первичных документов. Законодательство, устанавливая лишь список необходимых обязательных реквизитов, не ограничивает перечень первичных документов, которые может применять организация для принятия на учет товаров (работ, услуг). Например, компания в качестве первичного документа закрепила в учетной политике только путевой лист. Другие документы в приложениях к учетной политике отсутствуют. При этом компания имеет многочисленные филиалы и представительства, первичные документы в которых значительным образом отличаются. В результате отсутствует единообразие, а также возможны судебные споры (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2011 № 09АП-10279/2011-АК, 09АП-10329/2011-АК по делу № А40-54011/10-107-290).

В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. При этом среди прочего утверждаются формы регистров бухгалтерского учета (письмо Минфина России от 25.01.2012 № 07-02-06/10).

Таким образом, отсутствие регистров будет являться нарушением.

Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами

При расчетах с дебиторами и кредиторами могут возникать различные нарушения. Например, очень часто расчеты с дебиторами и кредиторами не закрываются актами выполненных работ, услуг или иными первичными документами.

Существуют отраслевые особенности. Некоторые специалисты рекомендуют застройщикам организовать учет затрат на строительство объектов, финансируемых за счет средств инвесторов, на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» на следующем основании. Объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, в том числе затраты на капитальное строительство, учитываются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» (письмо Минфина России от 13.12.2012 № 03-03-06/1/651). Затраты застройщика по введенному в эксплуатацию объекту строительства с балансового счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» зачисляются в состав основных средств при вводе объектов в эксплуатацию. Учтенные в составе основных средств законченные капитальным строительством объекты основных средств подлежат налогообложению налогом на имущество организаций (письмо Минфина России от 14.12.2011 № 03-03-06/1/823).

Счет 76 предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, не упомянутыми в пояснениях к счетам 60–75; «Расчеты по имущественному и личному страхованию»; «Расчеты по претензиям»; «Расчеты по суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу других организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов» и др. Так как финансирование строительства производится не за счет застройщика, то у него отсутствуют собственные затраты на создание объекта, поэтому отсутствуют основания по отражению формирования стоимости строительства на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». В качестве счета учета затрат на строительство объектов в этом случае необходимо использовать.

По некоторым поставщикам сумма авансов выданных может не засчитываться в счет оплаты полученных товаров (работ, услуг), вследствие чего одновременно образуются суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, что ведет к образованию некорректных остатков бухгалтерского баланса (см. таблицу).

Анализ субконто Контрагенты за 9 месяцев 2013 г. (фрагмент), руб.

Субконто

Обороты за период

Сальдо на конец периода

дебет

кредит

дебет

кредит

ООО «Альянс»

6 985 224,00

6 985 224,00

3 488 412,00

3 496 812,00

8400,00

3 496 812,00

3 488 412,00

8400,00

Итого развернутое

8400,00

8400,00

ООО «Транзит»

12 013 138,86

12 013 138,86

12 013 138,86

12 013 138,86

12 013 138,86

12 013 138,86

Итого развернутое

12 013 138,86

12 013 138,86

Часто в ходе аудиторских проверок встречается и такое нарушение, как зачет кредиторской и дебиторской задолженностей без соответствующего согласия контрагента (подтверждено документально).

Кроме того, часто встречаются ошибки признания расходов в учете. У организаций, применяющих метод начисления и имеющих производство с длительным технологическим циклом, в случае если условиями заключенных договоров не предусмотрена поэтапная сдача работ (услуг), распределение дохода между отдельными отчетными (налоговыми) периодами должно осуществляться в соответствии с порядком, изложенным в абз. 2 п. 2 ст. 271 НК РФ.

Статья 316 НК РФ предписывает налогоплательщикам, имеющим производство с длительным технологическим циклом, в случаях если условиями заключенных договоров не предусмотрена поэтапная сдача работ (услуг), доход от реализации распределять самостоятельно с учетом принципа равномерности признания дохода на основании данных учета.

Оприходование материалов

При проверке учета материалов чаще всего встречается следующая ошибка. Приобретая строительные материалы, компании указывает адрес доставки — свой юридический адрес, передача материалов подрядчикам осуществляется, как правило, через несколько дней после их оприходования. При этом адреса фактической доставки могут не совпадать с адресом в накладных, в которых указывается юридический адрес компании.

Учет расходов будущих периодов

Часто допускают ошибки по учету расходов будущих периодов. Согласно новой редакции п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 24.12.2010), затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

В связи с данными изменениями к расходам будущих периодов могут относиться только:

  • расходы по договору, понесенные в связи с предстоящими работами (в том числе стоимость материалов, переданных для выполнения работ, но еще не использованных для исполнения договора; арендная плата, перечисленная в отчетном периоде, но относящаяся к будущим отчетным периодам, и т. п.) (пп. 16, 21 Положения по бухгалтерскому учету «Учет договоров строительного подряда» ПБУ 2/2008, утвержденного Приказом Минфина России от 24.10.2008 № 116н (в ред. от 27.04.2012));
  • стоимость материалов, отпущенных на производство, но относящихся к будущим отчетным периодам, в случаях подготовительных работ в сезонных производствах, освоения новых предприятий, производств, цехов и агрегатов (пусковые расходы), подготовки и освоения производства новых видов продукции и новых технологий;
  • фиксированные разовые платежи за предоставленное право использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации (за исключением права использования наименования места происхождения товара) на основании лицензионных договоров, договоров коммерческой концессии и других аналогичных договоров, имеющих определенный срок действия, подлежат списанию в течение срока действия договора (если срок действия договора не может быть определен, то оснований для признания РБП не имеется) (пп. 37, 39 Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007, утвержденного Приказом Минфина России от 27.12.2007 № 153н (в ред. от 24.12.2010));
  • расходы на приобретение лицензии на осуществление деятельности, права на которую не подлежат передаче в порядке правопреемства (п. 16 Методических указаний по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций, утвержденных Приказом Минфина России от 20.05.2003 № 44н).

Оставить на балансе можно лишь те активы, которые допускаются нормативными правовыми актами. Все остальные остатки по счету 97 «Расходы будущих периодов» подлежат единовременному списанию на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Например, страховая премия, перечисленная единовременно, может быть учтена в полной сумме в составе расходов по обычным видам деятельности на дату вступления в силу договора страхования (получения страхового полиса), что отражается записью по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» (пп. 5, 7, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н (в ред. от 27.04.2012)).

Отражение операций по отдельным договорам

Для каждой компании существует своя специфика договорной работы, а также особенности отражения в договорах различных условий. При этом обязательно проводить аудит договоров. Срок действия договора может истечь, могут поменяться условия оплаты и т. д. Кроме того, следует учитывать отраслевые особенности. Например, при анализе инвестиционного договора хотелось бы обратить внимание на следующее. Постановление Пленума ВАС РФ от 11.07.2011 № 54 «О некоторых вопросах разрешения споров, возникающих из договоров по поводу недвижимости, которая будет создана или приобретена в будущем» разъясняет применение норм ГК РФ в отношении договоров, связанных с недвижимостью, предполагаемой к созданию или приобретению в будущем.

Пленум ВАС РФ предлагает, что при рассмотрении судебных споров правовая природа договоров, связанных с инвестиционной деятельностью в сфере финансирования строительства или реконструкции объектов недвижимости, должна устанавливаться в соответствии с правилами глав ГК РФ «Купля-продажа», «Подряд» или «Простое товарищество» и т. д.

В Постановлении Пленума ВАС РФ говорится, что договору купли-продажи недвижимости не свойственны какие-либо особенности, которые исключают применение к нему конструкции, установленной п. 2 ст. 455 ГК РФ. Соответственно, отсутствие у продавца в момент заключения договора продажи недвижимости права собственности на нее само по себе не является основанием для признания такого договора недействительным. Но для государственной регистрации перехода права собственности к покупателю продавец должен обладать правом собственности на недвижимое имущество. Также существует и позиция ФНС РФ, изложенная в письме от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11248@, в соответствии с которой при строительстве недвижимости налоговое ведомство признает взаимоотношения по инвестиционным договорам.

Также существует особенность признания в учете НДС. Так, Минфин России разъяснил, что если договором строительного подряда не предусмотрена поэтапная сдача-приемка работ, то заказчик сможет принять к вычету НДС по строительным работам только после того, как работы по договору будут выполнены полностью и заказчик примет их результат к учету (письма от 05.03.2009 № 03-07-11/52, 20.03.2009 № 03-07-10/07).

Учет расчетов с персоналом

При осуществлении расчетов с персоналом могут возникнуть следующие ошибки. Например, могут быть неправильно оформлены листки нетрудоспособности. Кроме того, могут отсутствовать локальные акты: Положение о премировании работников, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных сотрудников, график отпусков.

Также распространенной ошибкой является зависимость премий от свободных денежных средств. Часто не совсем понятна методика расчета премий. Конкретный ее размер устанавливает генеральный директор. Так как премия является частью оплаты труда, то это не допускается.

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Вместе с тем п. 21 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов).

Так как в условиях трудовых договоров и Положения об оплате труда и материальном стимулировании работников четко не прослеживаются размер, порядок расчета и выплаты премий, рекомендуем оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников, в которых необходимо прописать случаи выплаты премии, а также методику ее расчета.

Заключение

Для того чтобы в аудиторских заключениях было выявлено меньше ошибок, которые допускают компании, следует самостоятельно проводить внутренний аудит и обращать внимание на те ошибки, которые мы рассмотрели в данной статье.

Документирование аудита регламентировано Федеральным стандартом аудита № 2. Аудиторская организация и индивидуальный аудитор должны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с Федеральными стандартами аудита.

Целью настоящего стандарта является оптимизация состава и содержания рабочей документации разделов учета и отчетности для повышения «читаемости» аудиторских файлов, а также обеспечения возможности контроля за обоснованностью аудиторских доказательств на всех уровнях, в том числе и самоконтроля исполнителя.

Под термином «документация» понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме, и используются:

при планировании и проведении аудита;

при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Стандарт не содержит конкретного перечня обязательных рабочих документов аудита и конкретных требований по их оформлению, вместе с тем он формулирует факторы, влияющие на форму и содержание рабочих документов, а также перечень примерной информации, которая должна быть приведена в рабочих документах. Рабочие документы должны составляться по полной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита с тем, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ними, мог получить общее представление о проведенной организацией аудиторской проверке.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение. В тех случаях, когда аудитор проводил рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для аудита вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов с необходимой их аргументацией.

Объем рабочих документов зависит от профессионального суждения аудитора. Нет необходимости документировать каждый вопрос, рассматриваемый аудитором. В частности, недопустимо включать в состав рабочей документации копии первичных документов, оформленных надлежащим образом, не содержащих ошибок и соответствующих хозяйственным операциям, описываемым этими первичными документами. Вместо копий таких документов допустимо составление сводной таблицы с указанием перечня проверенных операций и проставлением отметки о наличии и правильности соответствующих первичных документов.

Рабочая документация должна содержать информацию обо всех проверенных документах, операциях, фактах, а не только о тех, по которым делаются замечания.

Достаточность объема рабочей документации определяется руководителем проверки, при этом основными критериями являются наличие документов, подтверждающих выполнение аудиторских тестов по существу в соответствии с утвержденными программами аудита, соблюдение принципа целенаправленной проверки, обеспечение возможности сквозного прослеживания (по методу перекрестных ссылок) правильности (ошибочности) формирования отчетных данных.

Форма и содержание рабочих документов определяются такими факторами, как:

характер аудиторского задания;

требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

характер и сложность деятельности аудируемого лица;

характер и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;

необходимость давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов в аудиторской организации целесообразно разработать типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.). Такая стандартизация документирования способна облегчить порученную работу подчиненным и одновременно позволит контролировать результаты выполняемой ими работы.

По каждому клиенту аудиторская фирма заполняет постоянную и ежегодную (текущую) папку. В постоянной папке размещается постоянная и мало меняющаяся информация о клиенте, например:

копии пакета учредительных документов;

информация о главных акционерах (совладельцах);

данные об организационной структуре предприятия;

копии долгосрочных соглашений (с банками о займах, с собственными клиентами, с поставщиками), которые имеют значение для проведения аудита на протяжении многих лет;

копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данного предприятия или предприятий некоторой специфической группы, к которой имеет отношение и организация клиента.

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие документы аудиторской проверки по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации заводится отдельная текущая папка или (в случае значительного объема документации) комплект папок.

Для небольших предприятий-клиентов, а также для выполнения одноразовых заданий допускается размещение постоянной и переменной информации о клиенте в одной и той же папке. В случае повторного обращения клиента в следующем году аудиторы, работающие с таким клиентом, обязаны разделить его документы в соответствующие отдельные папки.

К моменту подготовки аудиторского заключения вся рабочая документация должна быть создана (получена) и оформлена соответствующим образом. Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее пяти лет.

Рабочие документы являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Рабочие документы аудитора — это материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита.

Аудиторская организация должна оформлять все сведения, которые важны для подтверждения аудиторского мнения, что проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Требования к рабочим документам установлены Федеральным правилом (стандартом) № 2 «Документирование аудита», утвержденным постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 №696 .

Рабочие документы используются в следующих случаях:

  • § при планировании;
  • § осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;
  • § для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых с целью подтверждения мнения аудитора.

Аудитор вправе, руководствуясь своим профессиональным мнением, определять объем рабочих документов по каждой конкретной аудиторской проверке.

При этом необходимо учитывать, что форма и содержание рабочих документов определяются:

  • § характером аудиторского задания;
  • § требованиями, предъявляемыми к аудиторскому заключению;
  • § характером, сложностью деятельности аудируемого лица;
  • § характером и состоянием систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;
  • § необходимостью давать указания аудиторскому персоналу, осуществлять за ними контроль, проверять выполненную ими работу;
  • § конкретными методами и приемами, применяемыми в процессе проведения аудита.

Аудиторская организация может разрабатывать типовые рабочие документы. Их оформляют на бумажных, электронных носителях или в любой другой форме хранения информации. В рабочих документах необходимо отразить информацию: о наименовании аудируемого лица; периоде и времени проверки; лице, которое проводило аудиторские процедуры; а также лице, осуществляющем контроль (например, им может быть руководитель аудиторской проверки). Эти документы должны также включать в себя: описание бизнеса клиента, планирования аудита; предварительную оценку систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица, подтверждение этой оценки в ходе аудита; оценку аудиторского риска, существенности; методы отбора и построения аудиторской выборки; выполненные тесты средств контроля; процедуры проверок по существу; результаты и выводы аудитора по проверке; другая информация, необходимая для подтверждения выводов аудитора.

При проведении согласованного аудита некоторые файлы (папки) рабочих документов могут быть отнесены к постоянным или текущим файлам. В постоянном файле содержится информация, раскрывающая особенность деятельности аудируемого лица, которая обновляется по мере поступления новой информации. В данный файл включаются копии устава, свидетельства о государственной регистрации, лицензий и другая аналогичная информация. В текущий файл входит информация, относящаяся к аудиту отдельного периода.

Внутренние рабочие документы хранятся в аудиторской организации и, как правило, не предоставляются аудируемому лицу, за исключением случаев, согласованных с аудитором. На практике это могут быть официальные ответы на консультации по вопросам клиента и копии внешних запросов, проводимых аудитором с согласия клиента.

Аудиторской организацией должна быть обеспечена конфиденциальность и сохранность рабочих документов (не менее пяти лет).

Рабочие документы являются собственностью аудитора. По усмотрению аудитора они могут быть представлены аудируемому лицу, однако не могут служить заменой бухгалтерских записей.

Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или другой форме.

Рабочие документы используются:

  • 1) при планировании и проведении аудита;
  • 2) при осуществлении текущего контроля и проверке выполненной аудитором работы;
  • 3) для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Объем документации аудиторской проверки должен быть таков, чтобы в случае, если возникает необходимость передать работу другому аудитору, не имеющему опыта работы по этому заданию, новый аудитор смог понять проделанную работу и обоснованность решений, выводов прежнего аудитора.

Форма и содержание рабочих документов определяется следующими факторами:

  • 1) характером аудиторского задания;
  • 2) требованиями, предъявляемыми к аудиторскому заключению;
  • 3) характером и сложностью деятельности аудиторского лица;
  • 4) характером и состоянием систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудиторского лица;
  • 5) необходимостью давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;
  • 6) конкретными методами и приемами, принимаемыми в процессе аудита.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы соответствовать обстоятельствам каждой аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов рекомендуется разработать в аудиторской организации типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения). Стандартизация документирования облегчает работу и позволяет контролировать результаты выполненной проверки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *