Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Глава1.Ревизия подотчетных сумм и порядок ее проведения………………………………………………..………………………4

1.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..4

1.2 Планирование ревизии…………………………………………………4

1.3 Проведение ревизии……………………………………………………6

1.4 Обобщение результатов ревизии…………………………………….10

Глава2.Содержание и основные задачи ревизии………………………10

2.1 Содержание ревизии………………………………………………….11

2.2 Основные задачи ревизии…………………………………………….12

Список литературы……………………………………………………….15

Введение

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Первым вопросом моей контрольной работы является непосредственно — ревизия подотчетных сумм. Основными задачами данного вида ревизии является определение законности, целесообразности и реальности их возникновения и осуществления, установление состояния соблюдения и путей дальнейшего укрепления расчетно-платежной дисциплины и повышения эффективности использования денежных средств.

Ревизия подотчетных сумм призвана не только вскрывать допущенные недостатки в их организации, но и предупреждать неправильное использование платежных средств и формирование незаконных и нецелесообразных расчетных взаимоотношений. В связи с этим за состоянием расчетно-платежной дисциплины в каждом предприятии должен быть установлен систематический контроль на всех стадиях формирования и осуществления расчетов с подотчетными лицами, начиная от их планирования и заканчивая погашением задолженности. Отсюда большая роль в организации контроля за расчетами с подотчетными лицами принадлежит прежде всего руководителям и управленческому персоналу организаций. Выявить общее состояние и определить пути улучшения организации расчетных взаимоотношений позволяет проведение документальных ревизий и проверок, повышению эффективности которых способствует правильное чередование контрольно-ревизионных работ и применение различных приемов и способов контроля в ходе их осуществления.

Немало важным фактором проведения ревизии является знание самой сути, содержания, а так же выявление основных задач ее проведения. Этот вопрос также предложен мне для рассмотрения в моей контрольной работе. На мой взгляд применение именно этих знаний помогают ревизору в осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями хозяйственных и финансовых операций.

Глава 1. Ревизия подотчетных сумм и порядок ее проведения.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Основными нормативными актами, регулирующими расчеты с подотчетными лицами, являются статьи № 166-168 Трудового кодекса РФ, Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

1.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами является: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.2 Планирование ревизии

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа – это разработка программы и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть: администрация организации; собственник организации; государственные органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы: цель ревизии; вопросы, подлежащие проверке; средства и условия, необходимые для проведения ревизии; сроки и место исполнения; состав участников ревизии; формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, — при больших затратах времени ревизии может не дать должных результатов.

План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками: действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.

Предварительная подготовка ревизии. Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий должны хранится в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов и т. д. Подбираются участники ревизии. Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявить копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующие шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии. Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, системой документооборота, технологией работы и т. п. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы.

Предварительный и текущий контроль за соблюдением действующего порядка выдачи и использования подотчетных сумм призван обеспечить прежде всего главный бухгалтер организации. Последующий контроль осуществляется преимущественно в форме документальных проверок и ревизий.

1.3 Проведение ревизии

Приступая к проверке подотчетных сумм, ревизор должен сначала проверить: кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации); имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера; кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполняемой работе; имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). Если в организации заранее не определяются конкретные должностные лица, которым могут выдаваться авансы денежных средств под отчет, то это рассматривается как нарушение действующего порядка и отмечается в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом.

Прежде всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 » Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений следует выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере №7, необходимо выявить:

— суммы выдаваемых под отчет авансов;

— имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

— назначение и фактическое использование авансов;

— сроки представления авансовых отчетов;

— имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;

— правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;

— правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

— правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

— своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

— наличие оправдательных документов по всем операциям.

Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетных лиц, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

В организации контроля за целесообразным использованием средств на командировочные расходы определенное значение имеет ведение журнала регистрации командировок, в котором указываются место, срок и цель командировки, даты отъезда и приезда и отметки о выполнении служебного задания. В ходе ревизии или проверки следует установить, ведется ли такой журнал и в какой форме осуществляется в организации контроль за использованием средств на служебные командировки.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии.

По суммам, выданным под отчет и фактически использованным на хозяйственные и командировочные расходы, в обязательном порядке следует проверять корреспонденцию счетов, обращая особое внимание на стонировочные и другие всякого рода исправительные записи, за которыми могут скрываться факты злоупотреблений. При необходимости проводится встречная проверка документов и записей по указанным операциям, опрос должностных лиц, запрос других организаций и т. д.

Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т. п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Тестовые задания

по дисциплине «Контроль и ревизия»

Вопрос 1

Что такое ведомственный контроль?

контроль со стороны контрольно-ревизионного управления

контроль, необходимый для осуществления независимой проверки

контроль головных предприятий над своими филиалами*

Вопрос 2

Кто осуществляет внешний контроль?

ревизионная комиссия, созданная на предприятии

государственные финансовые органы и фонды, защищающие общество и его отдельные слои*

бухгалтерия организации

Вопрос 3

С какой целью осуществляется внутренний контроль?

с целью обеспечения сохранности собственности предприятия*

в интересах общества

в интересах государства

Вопрос 4

Предварительный контроль за использованием денежных средств осуществляют…

кассир и директор

главный бухгалтер

кассир

главный бухгалтер и директор*

кассир и главный бухгалтер

Вопрос 5

Контроль могут осуществлять…

только государство

только инвесторы и работники по найму

только вышестоящие органы

все вышеперечисленные органы*

Вопрос 6

Ревизия – это…

процессуальное действие, в ходе которого устанавливаются виновные в нарушении законности

составная часть системы контроля, признанная устанавливать законность, достоверность и экономическую эффективность совершаемых хозяйственных операций*

независимая проверка достоверности платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов

Вопрос 7

Аудит – это

метод последующего контроля с целью выявления нарушений и злоупотреблений по обеспечению сохранности собственности

независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности*

Вопрос 8

Предприятие получило банковский кредит для финансирования капитальных вложений. На какой счет должны быть отнесены проценты по данному кредиту до ввода объекта основных средств в эксплуатацию?

Д-т 20

Д-т 99

Д-т 08*

Д-т 91

Вопрос 9

Какое из приведенных ниже предприятий правильно отразило в учете начисление штрафа за нарушение экологических условий?

предприятие А: Д-т 20 – К-т 76

предприятие Б: Д-т 91 – К-т 76*

предприятие В: Д-т 99 – К-т 76

Вопрос 10

При проверке за прошлый год установлено, что расходы по доставке и установке объекта основных средств отражены по дебету счета 20. Какая исправительная запись, сделанная в текущем году, является правильной?

Д-т 01 – К-т 20*

Д-т 08 – К-т 20

Д-т 01 – К-т 99

Д-т 01 – К-т 08

Д-т 08 – К-т 91

Вопрос 11

Ревизия – это…

это один из важнейших методов последующего контроля и представляет собой комплексную документальную проверку, цель которой — выявление нарушений, злоупотреблений*

это один из методов независимого контроля, который проводится по инициативе самого предприятия и служит информацией для руководителя

это один из методов независимого контроля, который проводится по заданию правоохранительных органов

Вопрос 12

Целью тематической ревизии является…

проверка отдельных видов деятельности предприятия*

проверка фактического наличия имущества

проверка всех сторон финансово-хозяйственной деятельности отдельного предприятия

проверка наличия материальных ценностей

Вопрос 13

Кем назначается состав ревизионной комиссии?

руководителем ревизующей организации*

главным бухгалтером

председателем ревизионной комиссии

руководителем ревизуемой организации

Вопрос 14

Рабочие документы ревизора ведет…

каждый член ревизионной комиссии*

председатель комиссии

лицо, назначенное председателем для ведения этой тетради

Вопрос 15

Каков обычный срок проведения ревизии

не менее 1 месяца

не ограничено

один месяц и более

не более 30 дней*

Вопрос 16

Для чего служат акты ревизии?

они содержат вспомогательную информацию для руководителя и главного бухгалтера

они обобщают результаты ревизии*

они служат тестированием операций

Вопрос 17

Что фиксируется в основном акте ревизии?

результаты инвентаризации ТМЦ

различные нарушения, допущенные за ревизуемый период

результаты ревизии в целом по предприятию*

Вопрос 18

Проведение ревизии начинается…

с запроса в учреждение банка и ГНИ о регистрации проверяемого предприятия

с составления плана ревизионной работы*

с проведения экспресс-анализа финансовой отчетности

Вопрос 19

В плане в отличие от программы есть…

сроки и исполнители*

сроки и место исполнения

цель ревизии

Вопрос 20

Результаты ревизии оформляются документом, который называется:

акт*

отчет

заключение

Вопрос 21

В итоговом документе по результатам ревизии ревизор…

может дать правовую оценку действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации

может дать морально-этическую оценку действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации

не может давать оценок*

Вопрос 22

Итоговый документ ревизии должен иметь приложения, к которым относятся объяснения:

должностных лиц и материально ответственных лиц*

членов ревизионной комиссии

руководителя организации

Вопрос 23

За одно и то же нарушение на работника может быть возложена…

материальная, уголовная, административная ответственность*

материальная и уголовная ответственность

материальная ответственность

Вопрос 24

При определении размера материального ущерба учитывается…

прямой ущерб*

упущенная выгода

моральный ущерб

Вопрос 25

Сделанные исправления в кассовой книге заверяются подписями

генерального директора организации

главного бухгалтера организации*

кассира организации*

Вопрос 26

В электронной кассовой книге нумерация кассовых листов осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала каждого…

месяца

квартала

года*

Вопрос 27

Остаток средств в кассе приводится в ведомости к журналу-ордеру № 1

на начало и конец месяца*

на каждый день

на конец месяца

Вопрос 28

Квитанция к приходному ордеру:

заверяется штампом кассира «оприходовано» и подписывается главным бухгалтером организации*

подписывается лицом, сдавшим денежные средства

подписывается руководителем организации

Вопрос 29

Исправления в кассовых ордерах

допускаются, если они заверены главным бухгалтером и кассиром организации

допускаются, если они заверены главным бухгалтером организации

не допускаются*

Вопрос 30

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться:

в течение трех дней

только в день их составления*

только в день их составления и на следующий день

Вопрос 31

Ревизия кассы должна проводиться

ежемесячно и при смене кассира*

ежеквартально

ежегодно

Вопрос 32

Деньги и другие ценности в присутствии комиссии подсчитывает:

кассир и ревизор после кассира*

кассир после ревизора

только кассир

Вопрос 33

Наличные деньги просчитываются:

по пронумерованным пачкам

полистно по купюрам*

по ячейкам сейфа

Вопрос 34

Дебиторская задолженность может быть:

неистребованная, а также с просроченным сроком исковой давности*

пролонгированная

условная

Вопрос 35

Списать дебиторскую задолженность на убыток можно

по результатам проведенной инвентаризации на основании приказа руководителя организации*

по справке, составленной бухгалтерией организации

по устному распоряжению главного бухгалтера

Вопрос 36

В ходе проверки материалов, полученных по итогам годовой инвентаризации, ревизор должен обратить внимание на следующее:

не списаны ли на увеличение дебиторской задолженности недостачи материальных ценностей или суммы, перечисленные поставщикам под предлогом возврата кредиторской задолженности*

не списана ли на увеличение дебиторской задолженности сумма начисленной амортизации по основным средствам

Вопрос 37

Какие расходы признает ревизор, если в счете за проживание указаны следующие расходы:

бронирование номера и проживание*

плата за пользование телевизором

завтрак

Вопрос 38

При ревизии командировочных расходов необходимо проверить:

заявление на выдачу денег из кассы и документы, подтверждающие произведенные расходы*

журнал регистрации доверенностей

расходные кассовые ордера

Вопрос 39

При ревизии командировочных расходов необходимо проверить

приказы о направлении работника в командировку и журнал-ордер № 7*

журнал-ордер № 7

книгу регистрации счетов-фактур

Вопрос 40

При ревизии командировочных расходов необходимо проверить

журнал регистрации командировочных удостоверений и авансовые отчеты*

журнал-ордер № 3

авансовые отчеты

Вопрос 41

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты

на питание

суточные за время нахождения в командировке*

прохождение медицинского осмотра при возвращении из командировки из эпидемиологически опасных регионов

Вопрос 42

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты

на сборы за предварительную продажу билетов*

пользование услугами залов повышенной комфортности

сборы за парковку служебного автотранспорта

Вопрос 43

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты

на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы*

билеты в городском транспорте в местах командировки

Вопрос 44

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты

на наем жилого помещения*

питание в гостиницах

билеты в городском транспорте в местах командировки

Вопрос 45

В командировку могут направляться…

штатные работники организации и лица, работающие по совместительству*

лица, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера

штатные работники организации

Вопрос 46

Для получения денег на хозяйственные нужды в кассе организации подотчетное лицо обязано…

предъявить в кассу заявление с разрешающей резолюцией руководителя организации

полностью отчитаться по ранее полученным денежным средствам*

заполнить расходный кассовый ордер

Вопрос 47

При приобретении товаров за наличный расчет подотчетное лицо в один день одному юридическому лицу может заплатить

любую сумму

сумму не больше предельного размера, установленного Минфином России

сумму не больше предельного размера, установленного Банком России*

Вопрос 48

При проверке подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды, ревизор обязан проверить соответствие сумм

в первичных оправдательных документах и в авансовых отчетах*

в журнале № 10 и авансовых отчетах

в журнале № 1 и в кассовой книге

Вопрос 49

К представительским относятся расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседание

совета трудового коллектива

правления организации и совета директоров организации*

общего собрания акционеров

Вопрос 50

К представительским относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей…

других организаций, участвующих в переговорах с целью взаимовыгодного сотрудничества*

органов власти, участвующих в переговорах с целью взаимовыгодного сотрудничества

филиалов организации, участвующих в переговорах с целью взаимовыгодного сотрудничества

Вопрос 51

При учете представительских расходов приказом директора организации должно быть определено

поименное количество приглашенных лиц

поименованное количество участников со стороны организации и место проведения встречи*

количество подарков

Вопрос 52

К документам по оформлению представительских расходов относятся…

программа приема, приказ директора организации, смета расходов*

договор о намерениях, заключенный с представителями другой организации

программа приема, приказ директора организации, смета расходов и договор о намерениях, заключенный с представителями другой организации

Вопрос 53

К документам по оформлению представительских расходов относятся…

отчет о произведенных расходах и первичные учетные документы*

договор о намерениях, заключенный с представителями другой организации

программа приема, приказ директора организации, смета расходов и договор о намерениях, заключенный с представителями другой организации

Вопрос 54

Является ли исключительное право владельца товарного знака нематериальным активом

является*

не является

является только в случае заключения договора коммерческой концессии по использованию этого права

Вопрос 55

Объект нематериальных активов должен обладать следующими признаками

использоваться более 12 месяцев в производственных или управленческих целях и не иметь материально-вещественной формы*

быть полученным от другой организации

использоваться более 12 месяцев в производственных или управленческих целях

Вопрос 56

Операции с нематериальными активами в организации ревизор проверяет следующим образом

сплошным*

выборочным

сплошным или выборочным в зависимости от стоимости нематериальных активов

Вопрос 57

При проверке нематериальных активов ревизор обязан проверить…

договор, по которому приобретен нематериальный актив и акт приемки-передачи, в соответствии с которым нематериальный актив поставлен на баланс*

отчет руководителя подразделения, в котором используется нематериальный актив

акт приемки-передачи, в соответствии с которым нематериальный актив поставлен на баланс

Вопрос 58

Итоги инвентаризации нематериальных активов заносятся в инвентаризационную опись…

основных средств

внеоборотных активов

нематериальных активов*

Вопрос 59

В ходе инвентаризации нематериальных активов их фактическое наличие заносится в инвентаризационную опись…

после осмотра вещественного носителя нематериальных активов

на основании первичных документов*

на основании письменного заключения экспертов

Вопрос 60

Срок полезного использования нематериальных активов определяется…

сопроводительными первичными документами и комиссией, созданной для этих целей в организации*

независимым оценщиком

руководителем оргнизации

Вопрос 61

Какие нематериальные активы требуют государственной регистрации…

патентные изобретения*

ноу-хау

полезные модели

право на землю

Вопрос 62

Какие нематериальные активы требуют государственной регистрации

знак обслуживания*

право на землю

квартиры

Вопрос 63

Проектные задания, технические проекты, сметы, сметно-финансовые расчеты, единичные расценки, калькуляции, калькуляции сметных цен на материалы заказчик должен передавать подрядчику…

при подписании договора подряда на строительство*

за месяц до начала работ

за три месяца до начала работ

Вопрос 64

Затраты на строительство подрядным способом отражаются проводкой

Дебет 08 – Кредит 02

Дебет 08 – Кредит 60*

Дебет 08 – Кредит 91

Вопрос 65

Для выявления строительства объектов без проектно-технологической документации ревизор должен провести непосредственно на строящемся объекте инвентаризацию следующих документов

рабочих чертежей и проектной документации*

сметных калькуляций

акт приемки выполненных работ

Вопрос 66

Основными документами при проверке выполненных строительно-монтажных работ служат акты:

приемки выполненных работ и инвентаризации незавершенного строительства*

приемки-передачи материалов

сметных калькуляций

Вопрос 67

В первичных инвентаризационных документах обязательно

указывается дата окончания инвентаризации, и ставятся подписи всех членов инвентаризационной комиссии*

приводится решение руководителя организации по итогам инвентаризации

ставится подпись главного бухгалтера

Вопрос 68

В первичных инвентаризационных документах обязательно

ставится подпись лица, проверившего цены и подсчеты итогов

указывается дата выявления недостачи и излишков

ставится подпись материально ответственного лица*

Вопрос 69

Инвентаризационные описи составляются…

по местам хранения материальных ценностей

по материально ответственным лицам*

по подразделениям организации

Вопрос 70

Итоги инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении, заносятся в таблицу, которая содержит следующие графы:

количество и стоимость товарно-материальных ценностей по итогам фактической проверки*

количество и стоимость товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета

наименование, дата и номер товарно-транспортного документа, по которому на склад поступили товарно-материальные ценности*

Вопрос 71

В заключительной части первичного документа, в котором отражаются тоги инвентаризации товаров отгруженных, должны расписаться…

члены инвентаризационной комиссии*

начальник отдела сбыта (продаж)

материально ответственное лицо

Вопрос 72

Сличительные ведомости составляют…

члены инвентаризационной комиссии

работники бухгалтерии организации*

материально ответственные лица

Вопрос 73

В сличительных ведомостях стоимость излишков и недостач товарно-материальных ценностей дается

в оценке, по которой они числятся в учетных регистрах*

в оценке, по которой они могут быть реализованы

по цене, определенной независимым оценщиком.

Вопрос 74

Работник организации может добровольно возместить причиненный ущерб

денежными средствами и имуществом с согласия администрации*

только денежными средствами

имуществом с согласия администрации*

Вопрос 75

При хищении, недостаче, умышленном уничтожении или порче ущерб определяется

по учетной цене

по рыночной цене, действующей в данной местности на день причинения ущерба*

по цене возможной реализации

Вопрос 76

При недостаче билетов, талонов, абонементов размер ущерба определяется

по учетной цене

по обозначенной на них номинальной стоимости*

по реальной цене на них, действующей в данный местности на день причинения ущерба

Вопрос 77

Ущерб, не превышающий среднемесячный заработок работника, возмещается…

по приказу руководителя организации*

по совместному решению администрации и профсоюза

по решению вышестоящего органа

Вопрос 78

Распоряжение о возмещении ущерба должно быть подписано не позднее

одного месяца со дня окончания инвентаризации, в ходе которой обнаружен причиненный ущерб

одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба*

трех лет со дня причинения ущерба

Вопрос 79

При каждой выплате заработной платы размер удержания не может превышать

20 % заработной платы, причитающейся к выплате*

30 % заработной платы, причитающейся к выплате

50 % заработной платы, причитающейся к выплате, в случаях, предусмотренных законодательством

Вопрос 80

Финансовые вложения принимаются к учету:

в сумме номинальной стоимости

в сумме фактических затрат*

по рыночной стоимости

Вопрос 81

ООО «Простор» прибрело акции ОАО «Север». В бухгалтерском учете ООО «Простор» операция должна отражаться следующей корреспонденцией:

Дебет 58 «Финансовые вложения» Кредит 51 «Расчетные счета»

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 51 «Расчетные счета»

Дебет 58 «Финансовые вложения» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»*

Вопрос 82

Прием и увольнение работников должны осуществляться в соответствии:

с Трудовым кодексом Российской Федерации*

с приказом об учетной политике;

ничем не регламентируются

Вопрос 83

Первоначальная стоимость объектов основных средств при расчетах денежными средствами определяется:

как покупная цена плюс расходы на приобретение, проценты за кредит, прочие расходы на доведение до состояния пригодного к использованию*

по сумме, указанной в договоре на приобретение плюс расходы на доведение до состояния пригодного к использованию

по решению налоговых органов

Вопрос 84

Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств в бухгалтерском учете возможно в случаях:

только при переоценке

только при дооборудовании

достройки, дооборудования, частичной ликвидации, реконструкции, модернизации, переоценки*

Вопрос 85

По каким объектам основных средств амортизация не начисляется:

находящимся в цехе

находящимся на текущем ремонте в течение двух недель

находящимся на консервации более трех месяцев по решению руководителя*

амортизация начисляется в любом случае

Вопрос 86

Резерв под снижение стоимости материальных ценностей создается…

если рыночная цена на материальные ценности на конец года значительно выше учетной

если рыночная цена на материальные ценности на конец года значительно ниже учетной*

если это материальные ценности собственного производства

Вопрос 87

Сырье, материалы, приобретаемые при расчете денежными средствами, отражаются в бухгалтерском балансе:

по рыночной себестоимости на дату их поступления

по договорной цене

по их фактической себестоимости*

Вопрос 88

Какая дебиторская задолженность в бухгалтерском учете считается сомнительной:

не погашенная в срок и не подтвержденная гарантиями*

срок исковой давности которой истек

по которой отсутствует договорная документация

Вопрос 89

Доходами организация в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством признается:

сумма вкладов в уставный капитал

увеличение экономических выгод в результате поступления активов, приводящее к увеличению капитала этой организации*

сумма НДС

прибыль организации

Вопрос 90

Доходы от обычных видов деятельности учитываются на бухгалтерском счете

91 «Прочие доходы и расходы»;

99 «Прибыли и убытки»;

90 «Продажи»*

Вопрос 91

Аккредитив учитывают на счете:

55*

Вопрос 92

Сдана денежная наличность инкассатору для сдачи в банк. Данная хозяйственная операция отражается бухгалтерской записью:

Дебет 57 Кредит 50*

Дебет 55 Кредит 50

Дебет 76 Кредит 50

Вопрос 93

При проверке Отчета о движении денежных средств необходимо учитывать данные по следующим бухгалтерским счетам:

50, 51, 52, 55*

50, 51

50, 51,52

Вопрос 94

Недостача имущества в пределах норм естественной убыли отражается бухгалтерской записью:

Дебет 20, 26, 44 и т. д. Кредит 94*

Дебет 43 Кредит 20 – сторно

Дебет 94 Кредит 10, 43, 41 −сторно

Вопрос 95

При отсутствие виновного лица недостача имущества списывается

Дебет 91 Кредит 94*

Дебет 99 Кредит 94

Дебет 76 Кредит 94

Дебет 73Кредит 94

Вопрос 96

К обязанностям ревизора относятся:

проверка законности хозяйственных операций, совершенных ревизуемой организацией и точное освещение в акте ревизии все выявленных фактов недостатков, злоупотреблений и хищений*

подтверждение достоверности хозяйственных операций

прикасаться к проверяемым материальным ценностям

Вопрос 97

Ревизор не имеет права:

производить изъятие подлинных документов, вызывающих сомнение

передавать материалы ревизии следственным органам

требовать от должностных лиц проверяемой организации необходимые документы, справки, расчеты, копии отдельных документов

привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой организации*

привлекать по согласованию с администрацией работников ревизуемой организации к выполнению работ и заданий по ревизии

Вопрос 98

Сроки проведения инвентаризации определяет

руководитель*

главный бухгалтер

материально-ответственное лицо

Вопрос 99

Методом фактического контроля не является…

контрольный обмер

инвентаризация

проверка соблюдения трудовой дисциплины

восстановление количественно-суммового учета*

Вопрос 100

Методом фактического контроля является…

контрольный обмер, инвентаризация, проверка соблюдения трудовой дисциплины*

проверка регистров бухгалтерского учета, проверка объяснительных записок, технико-экономический анализ, проверка использования рабочего времени персоналом

восстановление количественно-суммового учета

Вопрос 101

Методом документального контроля является…

проверка регистров бухгалтерского учета, проверка объяснительных записок, технико-экономический анализ*

лабораторный анализ

проверка регистров бухгалтерского учета, проверка объяснительных записок, технико-экономический анализ, проверка использования рабочего времени персоналом

Вопрос 102

Методом документального контроля не является…

проверка регистров бухгалтерского учета

проверка объяснительных записок

технико-экономический анализ

лабораторный анализ*

проверка использования рабочего времени персоналом*

Вопрос 103

Естественная убыль материалов списывается

после проведения инвентаризации и на основании приказа руководителя*

ежемесячно

на основании приказа руководителя

в конце года

Вопрос 104

Усушка продукции – это

потеря (уменьшение массы при сохранении его качества в пределах требований, устанавливаемых нормативными актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и физико-химических свойств товаров

потеря (уменьшение массы) являющаяся следствием технологического процесса, связанного с доведением до состояния пригодного для хранения*

потеря (уменьшение массы при сохранении его качества в пределах требований, устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием технологического процесса

Вопрос 105

Естественная убыль – это

потеря (уменьшение массы при сохранении его качества в пределах требований, устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и физико-химических свойств товаров*

потеря (уменьшение массы) являющаяся следствием технологического процесса, связанного с доведением до состояния пригодного для хранения

потеря (уменьшение массы при сохранении его качества в пределах требований, устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием технологического процесса

Вопрос 106

Норма естественной убыли определяется формулой:

*

Вопрос 107

Усушка продукции (рефакция) отражается бухгалтерской записью:

Дебет 2. Кредит 94

Дебет 43 Кредит 20 – сторно*

Дебет 94 Кредит 43 − сторно

А. Гусев

Журнал «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2017

Государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль. При этом порядок его осуществления должен быть закреплен в учетной политике. Он должен затрагивать и вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами. Об этом идет речь в статье.

Исходя из положений ст. 19 Закона о бухгалтерском учете и п. 6 Инструкции № 157н государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль совершаемых данными учреждениями фактов хозяйственной жизни. При этом порядок осуществления внутреннего контроля должен быть закреплен в учетной политике. Указанный контроль должен затрагивать в том числе вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами.

Проверка законности совершаемых операций

Первое, на что следует обращать внимание – это законность и правомерность совершаемых операций, а также объективная возможность и целесообразность расходования денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Отметим, что понятия «неправомерное расходование бюджетных средств», «незаконное использование» действующим законодательством не определены. Следовательно, при отнесении действий (бездействия) участников бюджетного процесса к категории неправомерного расходования бюджетных средств нужно исходить из общепринятого в юридической практике признания неправомерными действий (бездействия), когда они противоречат требованиям правовых норм.

Согласно Постановлению Госдумы РФ от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный суд Российской Федерации» под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.04.2017 № 02-09-08/24851, к неправомерному расходованию бюджетных средств нужно относить действия (бездействие), противоречащие требованиям общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение, регулирующих бюджетные правоотношения, к которым относятся БК РФ, принятые в соответствии с ним федеральные законы о федеральном бюджете, федеральные законы о бюджетах государственных внебюджетных фондов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах субъектов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований о местных бюджетах, иные федеральные законы, законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований, указы Президента РФ, нормативные правовые акты Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.

Применительно к расчетам с подотчетными лицами к незаконным или неправомерным операциям можно отнести:

  • использование бюджетных средств без подтверждения оправдательными документами;

  • возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат;

  • возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» при отсутствии разрешения руководителя учреждения;

  • несоблюдение норм при командировании работников за пределы территории РФ;

  • оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;

  • неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;

  • возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работника в пути.

Также следует обратить внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет зарплаты и лицам, не работающим в учреждении.

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, производимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности должны производится учреждением в регистрах бухучета.

Нужно установить наличие ко всем авансовым отчетам документов, служащих основанием для произведенных расходов. К этим документам можно отнести кассовые, товарные чеки, проездные документы. Таким образом, в ходе проверки необходимо убедиться в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Указанные документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В соответствии с п. 12 Положения № 749 расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих.

Документами, подтверждающими наем жилья работником во время служебной командировки, могут являться:

  • при проживании в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

  • когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.

В ходе проверки требуется проанализировать и хронологически сравнить пропорции и расхождения в бухгалтерских документах. Особое внимание следует обратить на целевое и эффективное использование средств. В ходе проверки нужно установить, по каким статьям и подстатьям ­КОСГУ произведены расходы подотчетного лица, и сравнить их с теми, по которым выдавались денежные средства под отчет. Кроме того, необходимо обратить внимание на правильность отражения расходов по видам. Отметим, что проверку целевого использования средств целесообразно увязывать с проверкой кассовых операций и операций по лицевом счету.

Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами.

Указанная проверка осуществляется с целью выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия несанкционированных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, выявления соответствия документа действующей типовой форме и т. д. В ходе проверки устанавливается наличие некачественно составленной документации. В такой документации обнаруживаются фиктивные операции, документы.

Начинать проверку необходимо с изучения авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет составлен по действующей форме. Напомним, что в настоящее время авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Также следует убедиться в заполнении всех строк авансового отчета и наличии на нем подписей подотчетного лица, работников бухгалтерии. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем учреждения – нужно убедиться в наличии его подписи на лицевой стороне отчета.

Напомним, что подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и на оборотной стороне заполняет графы 1 – 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухучета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Нельзя оставлять без внимания и вопрос своевременности представления авансового отчета. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю учреждения) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

Следующее, на что нужно обратить внимание при проверке – это отсутствие у подотчетного лица задолженностей по ранее выданным авансам. Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.

К сведению:

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У из Порядка ведения кассовых операций исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса (абз. 3 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций). Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта инструкции.

Также следует убедиться в наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Положениями п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием ЦБ РФ № 4416-У изменений начиная с 19.08.2017 основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н, и писать заявление необходимо.

Нельзя оставить без внимания и соблюдение порядка внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухучету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухучету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Проверка правильности расходования средств на служебные командировки.

В ходе проверки следует обратить внимание как на соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. Необходимо отметить, что в силу п. 3 Постановления № 729 расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного документа, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, и средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Аналогичные нормы установлены для федеральных государственных служащих.

Примерами возмещения расходов, не предусмотренных нормативными документами, являются случаи оплаты питания госслужащих и работников учреждений во время служебной командировки. Однако и здесь могут быть исключения. Так, нередки случаи, когда по возвращении из служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно которым он осуществлял проезд в вагоне повышенной комфортности, что подразумевает различные сервисные услуги, в том числе питание. В этой ситуации, если учесть, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда не имеется (Письмо Минфина РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670). Таким же примером могут являться факты возмещения работникам полисов добровольного страхования.

Кроме того, следует помнить, что возмещение расходов, связанных с проездом работника различными видами общественного транспорта в месте командирования, не предусмотрено. Вместе с тем, по мнению Минтруда, высказанному в Письме от 11.03.2016 № 18-4/ООГ-396, расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены по решению руководителя учреждения.

При проверке правильности возмещения суточных следует убедиться в правильности определения дней, за которые работнику положена выплата суточных, а также в соблюдении установленных размеров.

В случае направления работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации нужно помнить, что согласно п. 17 Положения № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в Указе № 813, а лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, – в Постановлении № 729;

  • при проезде по территории иностранного государства учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при выплате суточных обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

При оплате проезда следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Отметим, что учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – возмещают эти расходы в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Указанные расходы возмещаются исключительно при наличии документов, их подтверждающих. Если проживание спортсменов и тренеров осуществляется за счет принимающей стороны, данные расходы учреждением спорта не производятся.

На что еще обратить внимание?

Помимо вышеперечисленного, при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание:

  • на соблюдение норм при компенсации за использование личного транспорта для служебных целей. Напомним, что размер возмещения расходов определяется составленным в письменной форме соглашением сторон трудового договора. Вместе с тем, если указанная компенсация выплачивается за счет бюджетных средств, ее размер ограничивается на законодательном уровне. Так, размеры и порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563;

  • на правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки этого вопроса необходимо проанализировать причины образования дебиторской, кредиторской задолженностей по подотчетным суммам и меры, принятые для погашения задолженности;

  • на правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;

  • на соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам;

  • на проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

  • на ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;

  • на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете и применения бюджетной классификации;

  • на соблюдение порядка удержания из зарплаты. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из зарплаты. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю;

  • на соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами;

  • на арифметическую проверку правильности подсчетов;

  • на проверку согласованности показателей, прямо влияющих на результат хозяйственных операций;

  • на сличение отдельных показателей первичных документов с записями в регистрах бухучета;

  • на проверку обоснованности учетных записей по данным первичных документов;

  • на полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.

* * *

В заключение отметим, что указанный выше перечень вопросов не является закрытым и в зависимости от специфики учреждения может как дополняться, так и уменьшаться. Надеемся, что данная статья поможет учреждению избежать ошибок при совершении с расчетов с подотчетными лицами.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».

Основные злоупотребления с подотчетными суммами чаще всего сопровождаются нарушениями установленного порядка выдачи авансов подотчетным лицам и получения от них, проверки и утверждения авансовых отчетов.

Методика исследования операций с подотчетными суммами в значительной степени зависит от того, какие злоупотребления допущены подотчетными лицами.

Рассмотрим порядок работы эксперта-бухгалтера при исследовании таких операций.

1. При незаконной выдаче авансов под отчет. Авансы под отчет на хозяйственные расходы могут выдаваться работникам данного учреждения или предприятия в пределах ограниченных сумм. Отчеты подотчетных лиц должны представляться в установленные сроки.

Хищению наличных денег подотчетными лицами способствуют следующие нарушения установленного порядка:

выдача аванса до получения отчета об израсходовании предыдущего. В результате такого нарушения остатки от авансов, выданных подотчетному лицу, возрастают, а это может привести к растрате их авансодержателями;

выдача аванса в суммах, превышающих установленные лимиты. В подобных случаях наряду с растратой полученного аванса возможно и незаконное расходование его подотчетным лицом;

выдача авансов лицам, не имеющим права совершения хозяйственных расходов. Производить хозяйственные расходы не могут распорядитель кредитами и главный бухгалтер; первый — утверждает, а второй — проверяет авансовые отчеты. При нарушении указанного порядка возможны случаи незаконного расходования подотчетных сумм и представление при авансовых отчетах подложных документов;

выдача авансов на командировки без оформления приказом или распоряжением и командировочным удостоверением. Это влечет иногда излишнее без необходимости расходование средств лицом, получившим аванс на командировку.

Перечисленные и подобные им случаи устанавливают путем сопоставления авансовых отчетов с соответствующими распорядительными документами, дат выдачи авансов и представления отчетов об их израсходовании, размеров выданных авансов с установленными лимитами, анализа движения подотчетных сумм по карточке соответствующего подотчетного лица или по журналу подотчетных сумм и т. п.

Эксперт-бухгалтер должен проверять порядок выдачи авансов и получения отчетов о расходовании их, независимо от того, какие виды злоупотреблений допущены подотчетными лицами.

Проверкой устанавливаются факторы, способствовавшие совершению злоупотреблений.

2. При использовании подотчетных сумм в качестве незаконных авансов в счет заработной платы.

Незаконное авансирование рабочих и служащих в счет заработной платы является нарушением финансовой дисциплины и может привести к злоупотреблению.

В практике встречаются незаконное авансирование руководителей организаций, главных бухгалтеров, т. е. лиц, от которых в той или иной мере зависит распоряжение наличными деньгами и контроль за их использованием. Эти факты эксперт-бухгалтер устанавливает проверкой записей по карточке учета подотчетных лиц соответствующего авансодержателя и, в частности, проверкой правильности корреспонденции счетов по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами». В таких случаях обычно выявляются неоднократные выдачи авансов с последующим удержанием их из заработной платы авансодержателя, или возврата в кассу без представления им авансовых отчетов. Это свидетельствует о наличии незаконного авансирования в счет заработной платы.

3. При представлении подотчетными лицами подложных документов при авансовых отчетах. Случаи представления подотчетными лицами при авансовых отчетах подложных документов разнообразны. Однако, несмотря на это, есть общий порядок исследования, не зависящий от способа злоупотреблений.

Факт представления подложных документов при авансовых отчетах, помимо анализа самих документов, может быть установлен и тщательным исследованием движения подотчетных сумм авансодержателя. Заключается он в том, что путем сопоставления даты получения подотчетным лицом наличных денег с датами расходования их определяется, имел ли авансодержатель на руках такую сумму наличных денег, которая позволила бы ему произвести расход, оправданный подложным документом.

В случаях, когда подотчетное лицо передает часть своего аванса другому подотчетному лицу, эксперт-бухгалтер должен проследить движение переданной суммы по подотчетным суммам получателя, т. е. проанализировать движение подотчетных сумм другого авансодержателя.

Если к авансовым отчетам приложены документы, вызывающие сомнение в их доброкачественности, операции, ими оформленные, необходимо проверять всеми рекомендованными в отношении исследования документов способами.

4. При совершении злоупотреблений подотчетными лицами в соучастии со счетными работниками или совершенных только счетными работниками. Если в хищениях и иных злоупотреблениях участвуют счетные работники, исследование операций осложняется теми незаконными действиями, которые предпринимают эти работники для сокрытия совершенных преступлений.

Рассмотрим несколько таких случаев.

Бездокументное списание выданных авансов. Оно может быть произведено без представления авансового отчета подотчетным лицом путем искусственного увеличения расхода по авансовому отчету и составления бухгалтерской проводки в сумме превышающей оправданную документами. В подобных случаях эксперт-бухгалтер сопоставляет суммы бухгалтерских проводок, которыми списаны расходы с подотчетного лица, с авансовыми отчетами, и последнее — с приложенными к ним подлинными документами. Обнаруженные расхождения тщательно проверяются. При этом эксперт-бухгалтер может обнаружить расхождения, причинами которых являются ошибки бухгалтерии или небрежность отдельных счетных работников. Наличие таких ошибок эксперт-бухгалтер выявляет при анализе операций.

Приобщение к авансовому отчету расходных документов другого подотчетного лица.

Иногда счетные работники, пользуясь тем, что подотчетные лица не берут расписки в получении от них авансовых отчетов для проверки, изымают из этих отчетов оправдательные документы, приобщают их к отчетам других лиц, находящихся в преступных связях с ними, а авансовые отчеты уничтожают. Проверка в таких случаях осуществляется главным образом следственным путем.

Однако нередко эксперт-бухгалтер имеет возможность проанализировать операцию. При этом рекомендуется уже описанный способ проверки, когда устанавливается, имел ли возможность авансодержатель произвести тот или иной расход, учитывая даты получения и расходования им денег. Таким способом проверяется движение подотчетных сумм того лица, чьи авансовые отчеты уничтожены, и того, к чьим отчетам приложены документы первого. Кроме этого, эксперт-бухгалтер анализирует каждую операцию, оформленную подобными документами. Безучетное списание остатков от авансов. Имеются в виду случаи, когда счетные работники списывают по карточкам определенных подотчетных лиц, обычно преступно с ними связанных, и по оборотным ведомостям остатки от авансов бездокументно и без составления бухгалтерских проводок. Чаще всего такие суммы списываются на те или иные расходы, где они оказываются незначительными по сравнению с общими и легко скрываются. Бездокументное и беспроводочное списание применяется в основном, в конце года.

Задание 1. Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами.

Целью ревизии с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей.

Задачи данного вида ревизии — установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

— приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

— оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

— расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

— представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап ревизии достаточно трудоемок.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами ревизор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

— соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

— соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

— соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;

— соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;

— соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

— соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

— соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

— имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

— выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;

— оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

— организован ли аналитический учет командировочных расходов;

— производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

По результатам опроса у ревизора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать ревизору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Ревизору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ),:

— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы №Т-9, №Т-9а);

— командировочное удостоверение (форма №Т-10);

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

— авансовый отчет (форма №АО-1).

Ревизору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Ревизору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают:

— расходы по найму жилого помещения;

— расходы по проезду к месту командировки и обратно;

— суточные;

— другие расходы (оплату услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Ревизору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

Ревизору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается страховыми взносами на основании. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ).

Ревизор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Ревизору необходимо помнить, что затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого ревизору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

— стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

— оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

— плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

— стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

— сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Учет расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

Ревизору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее ревизору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Ревизору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.

Также ревизору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

— не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

— не облагается НДФЛ, страховыми взносами;

— не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, — до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Ревизору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

Ревизор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными — 100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 №1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами.

При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:

— наименование;

— дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

Заметим, что печать в данном перечне не упоминается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Ревизор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Ревизору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме №АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы ревизору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «ФИО»

Кт 50 «Касса».

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

Дт 44 «Расходы на продажу»

Дт 10 «Материалы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 50 «Касса».

Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

Дт 55 «Специальные счета в банках»

Кт 51 «Расчетные счета»

Кт 52 «Валютные счета» — переведены денежные средства на специальный карточный счет,

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 55 «Специальные счета в банках» — перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие контрольные процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др.

Перечислим основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с подотчетными лицами.

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

— выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

— выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

— выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

— несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

— систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

— списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

— списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

— списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

— отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

— отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

— несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

— отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка учета представительских расходов:

— несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

— отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

— некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

— ведение журнала-ордера №7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

— несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера №7 или других регистров.

5. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.

6. Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы.

Задача №2.

Магазин №1

Промежуточный акт ревизии

от «10» сентября 2010 года

товарно-материальных ценностей, находящихся в магазине №1

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все ценности, принятые на мое ответственное хранение, оприходованы, а все выбывшие – списаны в расход.

Зав. магазином Сидорова А.Ю.

На основании приказа №12 от «05» сентября 2010 года проведена инвентаризация ценностей, находящихся на ответственном хранении Сидоровой за период с » 01″ июня 2010 года по «01» сентября 2010 года.

Ревизией установлено следующее:

1. Остатки товаров на начало ревизуемого периода 220500 руб.

2. Поступило товаров за ревизуемый период 2214500 руб.

3. Выбыло товаров за ревизуемый период 2212720 руб.

4. Остаток товаров на конец отчетного периода по данным бухгалтерского учета составил 222280 руб.

5. Фактический остаток товаров по инвентаризационной ведомости 222140 руб.

6. Результат инвентаризации – недостача 140 рублей.

7. Согласно акту инвентаризации ценностей, составленному бухгалтерией, сумма недостачи в секции не превышала норм естественной убыли и составила в ее пределах 140 руб.

При проверке документов за межинвентаризационный период было выявлено завышение суммы начисленной естественной убыли товаров на 35 руб.

При проверке документов за межинвентаризационный период ревизией установлено: заведующим секцией не были оприходованы поступившие от оптовой организации товары по двум счетам-фактурам на общую сумму 410 руб.

Остаток по данным бухгалтерского учета должен составлять 222690 руб., то есть недостача составила 550 руб.

Скорректированная сумма естественной убыли составила 105 рублей. Недостача, подлежащая возмещению материально-ответственным лицом, составила 445 руб.

Расписка

Подтверждаю, что все перечисленные в акте материальные ценности находятся на ответственном хранении и претензий к комиссии не имею.

Зав. магазином Сидорова А.Ю. ______________

Председатель комиссии:

Ревизор КРУ ___________ _______________

Члены комиссии

Главный бухгалтер_______ _______________

В бухгалтерском учете организации по результатам инвентаризации будут выполнены следующие бухгалтерские записи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 41 «Товары» 550 руб. – выявлена недостача товаров в результате проведения инвентаризации

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 105 руб. – списывается сумма недостачи товаров в пределах норм естественной убыли

Дт 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 445 руб. – списывается сумма недостачи сверх норм естественной убыли на материально-ответственное лицо

Подводя итог проведенной работе, ревизор может сделать следующее заключение, которое записывается в акте ревизии.

В результате проведения ревизии товарных операций за период с «01» июня 2010 года по «01» сентября 2010 года была выявлена недостача товаров в размере 550 рублей. Кроме того, было обнаружено завышение норм естественной убыли материально-ответственным лицом в размере 35 рублей. Сумма недостачи в пределах норм естественной убыли составила 105 рублей, сумма недостачи, отнесенная на материально-ответственное лицо – 445 рублей.

Задача № 3

Ведомость результатов проверки кассовых операций

№ п/п Документ В чем состоит нарушение, какой пункт инструкции нарушен Сумма нарушений Должность, ф.и.о. виновных лиц
Наименование Дата В приход кассы В расход кассы
факт по закону факт по закону
1 ПКО 112 14.05 К отчету приложен документ с несоответствующей датой 3060,60 3060,60 Кассир С.П. Пахомова
2 Расписка Выдача в подотчет производится по РКО 200 200 Кассир С.П. Пахомова
3 РКО 131,132 15.05 Отсутствие трудовых соглашений на сотрудников, получаемых заработную плату 921 921 Гл. бухгалтер Н.И. Званцева
4 РКО 134 15.05 Выдача заработной платы доверенному лицу, не имеющему доверенности и подтверждающих док. 615,13 615,13 Кассир С.П. Пахомова
5 РКО 135 15.05 Завышение расходов для разгрузки 120 120 Шофер В.К. Будников
6 Отчет кассира 15.05 Превышение лимита остатка денежных средств в кассе 30,67 30,67 Кассир С.П. Пахомова

Приложение 2

Касса за «15 « мая__ 2010 г. Лист 1
ПОЛЕ ДЛЯ ПОДШИВКИ Номер доку-
мента
От кого получено или кому выдано Номер корреспондирующего счета, субсчета

Приход,

руб. коп.

Расход,

руб. коп.

Линия отреза Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корреспондирующего счета, субсчета

Приход,

руб. коп.

Расход,

руб. коп.

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Остаток на начало дня 3220 Х 131 Цветковой Т.И. 70 455,77
131 Цветковой Т.И. 70 455,77 132 Павловой М.Т. 70 465,23
132 Павловой М.Т. 70 465,23 133 Федоровой А.Д. 71 40
133 Федоровой А.Д. 71 40 134 Кузнецову Е.П. 76 615,13
134 Кузнецову Е.П. 76 615,13 Ведомость 57 360
Ведомость 57 360 135 Будникову В.К. 71 300
135 Будникову В.К. 71 300 136 Трегубову Н.М. 71 50
136 Трегубову Н.М. 71 50 113 Выручка 90/1 11451,50
113 Выручка 90/1 11451,50 Зарплата 70 11215,30
Зарплата 70 11215,30 Итого за день 11451,50 13501,43
Остаток на конец дня 1170,07 Х
Кассир Пахомова
подпись расшифровка подписи
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве
Девять приходных и
прописью
один расходных
прописью
получил.
Перенос 11451,20 13501,43 Бухгалтер Званцева
подпись расшифровка подписи

Приложение 4

Унифицированная форма № ИНВ-15

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 г. №88

Код
Форма по ОКУД 0317013
Магазин «Талнах» по ОКПО
организация
структурное подразделение
Вид деятельности торговля
Основание для проведения инвентаризации: приказ, постановление, распоряжение номер 4
ненужное зачеркнуть дата 15.05.10
Вид операции
АКТ

Номер

документа

Дата

составления

1 15.05.10

инвентаризации наличных денежных средств,

находящихся

по состоянию на »

15 » мая 2010 г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо кассир Пахомова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег руб. коп.
2) марок руб. коп.
3) ценных бумаг руб. коп.
4) руб. коп.
5)
Итого фактическое наличие на сумму 4030 руб. 67 коп.
цифрами
Четыре тысячи тридцать
прописью
руб. 67 коп.
По учетным данным на сумму Четыре тысячи тридцать руб. 67 коп.
цифрами
прописью
руб. коп.

Окончание прил. 4 4

Результаты

инвентаризации: излишек

руб. коп.
недостача руб. коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного №

113 ,
расходного № 136
Председатель комиссии Крынкина
должность подпись расшифровка подписи
Члены комиссии:
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо кассир Пахомова
должность подпись расшифровка подписи
« « г.
Объяснение причин излишков или недостач
Материально ответственное лицо
должность подпись расшифровка подписи
Решение руководителя организации
должность подпись расшифровка подписи
« 15 « мая 10 г.

Библиографический список

2. Российская Федерация. Министерство финансов. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организации: Утв. Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94Н //Экономика и жизнь. — 2000. — № 46. — С. 8 — 9.

3. Абрамова Н.В. Как списать кредиторскую задолженность? /Н. Абрамова // Главбух. – 2009.- №4. – С. 37 — 42.

4. Антипова Т.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами./ Т. Антипова // Аудитор. – 2008 — №8. – С. 30 — 37.

5. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами./ А.В. Грищенко // Аудиторские ведомости. – 2008. — №2. – С.12-15.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *