Резерв под отпуска

«Отпускной» резерв по новым правилам

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков могут не создавать малые фирмы, а также компании, которые предусмотрят такое условие в учетной политике.

Приказ Минфина России № 186н1 внес существенные изменения в Положение по бухгалтерскому учету и отчетности2, в том числе и в порядок формирования «отпускных» резервов. (Мы об этом писали в «АБ» № 4, 2011 на с. 16.) Этот приказ, в частности, исключил из Положения № 34н норму о резервах предстоящих расходов.
Перед бухгалтерами встали вопросы: что делать с резервами и можно ли и дальше отчислять суммы в такие резервы? Ответим на эти и другие вопросы по резерву на предстоящую оплату отпусков.

Отпускной» резерв — оценочное обязательство?


Наталья Горшенина,
главный редактор, налоговый консультант

По мнению некоторых специа­листов, резерв на предстоящую оплату отпусков признается оценочным обязательством фирмы, а порядок его учета регулирует ПБУ 8/20103. О новациях, которые вводит данное ПБУ, мы писали в «АБ» № 4, 2011 на с. 19.
Если исходить из точки зрения, что формирование резерва на оплату отпусков регулирует ПБУ 8/2010, то все фирмы обязаны создавать такой резерв. Исключение данный Стандарт делает только для малых фирм, которые не являются эмитентами публично размеща­емых ценных бумаг4. Напомним, что критерии, по которым компании относятся к субъектам малого предпринимательства, установлены Федеральным законом о развитии малого и среднего бизнеса5.
Есть и альтернативная точка зрения. Согласно ей ПБУ 8/2010 не признает резерв на оплату отпусков оценочным, поэтому не регламентирует его создание. Если компания не относится к малому бизнесу и «отпускной» резерв не формировала ранее, то она вправе выбрать, создать резерв или нет. Любое решение повлечет изменение бухгалтерской учетной политики организации. Оно обосновано, потому что произошли измене­ния в нормативно-правовых актах по бухучету6.
Пункт 12 ПБУ 1/2008 устанавливает, что учетную политику нужно изменять с начала отчетного года. Однако в нашем случае изменения можно внести датой вступления в силу Приказа № 186н.
Рассмотрим порядок формирования резерва на отпуск и учета отчислений в него в свете названных событий.
ПБУ 8/2010 предусматривает, что оценочные обязательства отражают на счете учета резервов предстоящих расходов. Значит, с точки зрения рабочего плана счетов организации ничего не изменится. Фирмы продолжат вести учет «отпускного» резерва на субсчете к счету 96. В зависимости от характера отчислений в резерв их учитывают или в составе расходов по обычным видам деятельности, в прочих расходах либо включают в стоимость актива.

Пример
Фирма создает резерв на предстоящую оплату отпусков. Согласно расчетам бухгалтера в текущем месяце отчисления в данный резерв составили:
работники основного производства — 20 000 руб.;
административный персонал — 15 000 руб.;
менеджеры отдела продаж — 7500 руб.;
штатные строители здания склада — 8000 руб.
Бухгалтер сделает в учете записи:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96
– 20 000 руб. — в расходах учтены отчисления в «отпускной» резерв по работникам основного производства;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 96
– 15 000 руб. — в расходах учтены отчисления в «отпускной» резерв по административному персоналу;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 96
– 7500 руб. — в расходах учтены отчисления в «отпускной» резерв по менедежерам отдела продаж;
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 96
– 8000 руб. — в расходах учтены отчисления в «отпускной» резерв по строителям.

Отметим, что в Инструкции по применению Плана счетов указано, что резервирование сумм отражают по счету 96 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу. О том, что такие суммы можно включать в стоимость актива или в состав прочих расходов, в документе ничего не сказано. Однако нормы ПБУ 8/2010 имеют б’Oльшую юридическую силу по сравнению с Инструкцией к Плану счетов. Поэтому, если в этих документах есть противоречия, нужно руководствоваться Стандартом.
Кроме того, в учетной поли­тике для целей бухгалтерского учета предусмотрите, в состав каких статей расходов компания будет включать отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков. Статьи расходов, на которые относятся отчисления в резерв, будут совпадать со статьей расходов, в которую включается зарплата работников.
Порядок расчета отчислений в «отпускной» резерв нормативные документы по бухгалтерскому учету ранее не устанавливали. Поэтому многие фирмы исходя из принципа рациональности применяли единый порядок расчета таких отчислений и в бухгалтерском, и в налоговом учете. В настоящее время, несмотря на указанные поправки, ничего не изменилось. РСБУ не определяет какой-либо конкретный порядок расчета суммы отчислений в резерв на отпуска. Поэтому бухгалтерам нужно самостоятельно разработать такой метод и закрепить его в учетной политике.

Метод МСФО

Пункт 7 ПБУ 1/2008 указывает, что если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского

Из документа МСФО (IAS) 19

«Вознаграждения работникам»
<…> 13. Накапливаемые оплачиваемые отсутствия на работе могут быть перенесены на будущее и использованы в последующих периодах, в случае если они не были использованы полностью в текущем периоде.

учета, то при формировании учетной политики компания разрабатывает такой способ исходя из ПБУ и МСФО. Сразу оговоримся, что МСФО 19 не предполагает создание резерва на оплату отпусков. Однако в Стандарте есть такое понятие, как «накапливаемые оплачиваемые отсутствия на работе»
Обязательство по таким отсутствиям на работе возникает по мере того, как работники оказывают услуги, в результате чего увеличивается продолжительность оплачиваемых отсутствий на работе, которые они могут использовать в будущем7. Фирма должна измерять ожидаемые затраты на оплату накапливаемых оплачиваемых отсутствий на работе как дополнительную сумму, которую она предполагает выплатить сотруднику за накопленные им отсутствия на работе на конец отчетного периода8.
При этом ожидаемые затраты на выплату вознаграждений в форме оплачиваемых отсутствий признают в учете на момент, когда работники оказывают услуги, увеличивающие будущие оплачиваемые отсутствия на работе, на которые они имеют право. Иными словами, на день начисления зарплаты за месяц фирма должна начислить и расходы на оплату «заработанных» сотрудником дней отпуска.


Наталья Фрезоргер,
руководитель
менеджер департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК», к. э. н.

Обязательство признают по каждому работнику
С введением в действие ПБУ 8/2010 организации обязаны признавать в бухгалтерском учете оценочные обязательства с последующим их отражением в бухгалтерской отчетности начиная с промежуточной отчетности за 2011 год. Оценочное обязательство имеет ряд признаков и условий признания (пп. 4, 5 ПБУ 8/2010). В соответствии с ПБУ 8/2010 организации обязаны создавать на каждую отчетную дату оценочное обязательство в виде оплаты отпусков работникам. Признание оценочного обязательства по ПБУ 8/2010 связано с обязанностью организации предоставлять работникам оплачиваемые отпуска в соответствии с Трудовым кодексом и коллективным договором, а при увольнении работника выплачивать ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Причем эта обязанность возни­кает по каждому работнику в отдельности в определенный момент времени в зависимости от момента начала работы в организации каждого работника.

Пример:
Фирма установила в бухгалтерской учетной политике, что отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков формирует способом, разработанным на основе МСФО 19.
В учетной политике компания предусмотрела следующие условия:
отчисления в резерв рассчитываются исходя из зарплаты подразделения за месяц и начисленных на нее страховых взносов;
зарплата новых работников и выплаты уволившимся в месяце работников исключаются из расчета суммы отчислений в резерв;
за каждый месяц работы (в т. ч. если в течение этого месяца работник был на больничном и т. д.) сотрудник накапливает 2,33 дня ежегодного оплачиваемого отпуска;
при расчете величины ежемесячных отчислений в резерв нужно исходить из того, что ФОТ с учетом страховых взносов за месяц равен сумме отпуск­ных с учетом страховых взносов за год;
чтобы учесть повышения и понижения зарплаты при резервировании сумм отпускных, сумма отчислений в резерв определяется ежемесячно на последнее число исходя из ФОТ с учетом страховых взносов по подразделению;
при расчете размера отчислений используется формула:
Сумма отчисления в резерв = = (ФОТ + страховые взносы за месяц) : 28 x 2,33.
Допустим, в организации два подразделения: отдел продаж и административный персонал. Бухгалтер ежемесячно будет рассчитывать сумму отчислений в резерв по подразделениям (образец см. ниже).
В учете будут сделаны записи на последний день месяца:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70, 69
– 241 000 руб. — начислена зарплата работникам администрации и страховые взносы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70, 69
– 134 200 руб. — начислена зарплата работникам отдела продаж и страховые взносы;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 96
– 20 055 руб. — начислен резерв на оплату отпусков работникам администрации;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 96
– 11 167 руб. — начислен резерв на оплату отпусков работникам отдела продаж.

Среди специалистов есть мнение, что для максимальной достоверности данных сумму отчислений в резерв на оплату отпусков нужно определять ежемесячно по каждому работнику. Такой вывод они делают исходя из пункта 15 ПБУ 8/2010. В нем сказано, что оценочное обязательство нужно признавать в наиболее достоверной денежной оценке расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству.
Тем не менее пункт 6 ПБУ 1/2008 говорит о том, что учетная политика должна обеспечивать в том числе рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйствования и величины организации. В связи с этим компания вправе самостоятельно выбрать, будет она рассчитывать размер отчислений в резерв или по каждому работнику, или по подразделениям, или в целом по организации. Главное, чтобы данное условие было прописано в учетной политике.

Метод Налогового кодекса

Независимо от того, будет вести бухгалтер расчет суммы для резервирования в отношении сотрудников, в разрезе подразделений или в целом по организации, очевидно, что при использовании данного метода между бухгалтерским и налоговым учетом будут возникать разницы. А это существенно усложняет работу бухгалтера. Поэтому встает резонный вопрос: можно ли в учетной политике прописать, что фирма резервирует средства на оплату предстоящих отпусков методом, который установлен в налоговой учетной политике?
По нашему мнению, фирма вправе использовать в бухгалтерском учете тот же метод формирования резерва на предстоящую оплату отпусков, что и в налоговом. Тем более что пункт 16 ПБУ 8/2010 говорит, что величина оценочного обязательства определяется, в частности, на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни фирмы и опыта в отноше­нии исполнения аналогичных обязательств. Таким образом, способ расчета отчислений в «отпускной» резерв фирма может разработать как на основе МСФО 19, так и исходя из положений статьи 324.1 Налогового кодекса (подробнее о создании и учете «отпускного» резерва в налоговом учете мы писали в «АБ» № 1, 2008).
А значит, фирмы, которые до вступления в силу Приказа № 186н формировали «отпускной» резерв по правилам Налогового кодекса, могут не изменять способ расчета отчислений в резерв в бухгалтерской учетной политике.
В завершение отметим, что сейчас существует проект ПБУ «Учет вознаграждений работникам». Он, в частности, предусматривает, что расходы на отпуска следует признавать в том отчетном периоде, в котором у работника возникает право на такой отпуск. То есть резервирование сумм на оплату отпусков, возможно, станет обязательным для всех фирм, за исключением малого бизнеса.

Образец расчета отчислений в резерв на отпуск


Наталья Фрезоргер,
руководитель
менеджер департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК», к. э. н.

Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010 наиболее достоверная оценка затрат в связи с признанием оценочного обязательства в виде оплаты отпусков работникам представляет собой величину, необходимую непосредственно для исполнения (погашения) обязательства по состоянию на отчетную дату или для перевода обязательства на другое лицо по состоянию на отчетную дату. Организация на основе показателей кадрового учета имеет информацию о величине дней оплачиваемого отпуска, не использованных работником по состоянию на каждую отчетную дату. В денежном выражении каждый день оплачиваемого отпуска, не использованного работником по состоянию на каждую отчетную дату, исчисляется исходя из его среднедневного заработка, рассчитанного в установленном порядке (ст. 139 ТК РФ). И именно эта величина, умноженная на количество дней неиспользованного отпуска, является необходимой величиной для исполнения обязательства, как если бы момент исполнения обязательства совпал с отчетной датой признания оценочного обязательства по отплате отпусков.
При этом такой же алгоритм расчета величины резерва предстоящих расходов по оплате отпусков организация могла использовать до 2011 года при его формировании на основании пункта 72 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н.

Экспертиза статьи:
Ольга Монако,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

____________________________________________

1 приказ Минфина России от 24.12.2010 г. № 186н (далее — Приказ № 186н)
2 утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение № 34н)
3 утв. приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н
4 п. 3 ПБУ 8/2010
5 Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ
6 п. 10 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н
7 п. 13 МСФО 19
8п. 14 МСФО 19

За каждый отработанный год сотруднику предоставляется право на отдых минимум 28 дней. Обязательно формируется график отпусков, по которому работники выбирают путевки, а работодатель рассчитывает отпускные. Полученная сумма направляется в резерв отпусков.

Когда создается?

Резерв обязателен для всех компаний, кроме тех, что функционируют на упрощенной системе. Рассчитать сумму можно для одного из трех периодов:

  • Месяц
  • Квартал
  • Год

Самый простой вариант – ежегодный учет. Вам нужно рассчитать сумму на весь год и отправить в резерв. Если никаких изменений по сотрудникам не произойдет, то вы избежите лишней работы. На самом деле – это очень рискованный способ. Увольнение и прием на работу новых сотрудников приведут к ошибке данных, в итоге проблем станет только больше. Резерв каждый месяц – самый точный, но для некоторых трудозатратный, поэтому можно использовать компромисс – ежеквартальный учет.

Отчитываться по резерву в налоговую – это добровольное решение. Если вы заносите в расходы резерв отпусков, то уже вносить сами отпускные и страховые выплаты не нужно. В случае решения в пользу ведения учета, вы избегаете временных разниц, но вам нужно внести дополнения в учетную политику:

  • Решение о ведении налогового учета
  • Способ резервирования
  • Предельное отчисление на налоговый период
  • Процент отчислений

Рассчитать процент отчислений можно по формуле: «Расчет отпускных со страховыми взносами» делим на «Сумму расходов на оплату труда со страховыми взносами».

В декабре по данным резерва нужно провести инвентаризацию. Вычислить число оставшихся дней по каждому сотруднику и сумму выплат отпускных на каждого сотрудника. После подсчетов нужно сравнить фактическую сумму с резервом. Если сумма в резерве больше, то ее списывают в нереализованные расходы, а если меньше, то ее нужно восполнить.

Резерв в 1С — автоматический режим

1С производит учет резерва и начислений в автоматическом и ручном режиме. Автоматический режим недоступен крупным компаниям, штат которых превышает 60 человек. Владельцы бизнесов поменьше могут настроить самостоятельное заполнение. Перейдем к настройке: «Зарплата и кадры», «Настройка зарплаты», «Порядок учета зарплаты».

Выбираем организацию и нажимаем «Изменить». В новой вкладке нам нужен раздел «Резервы отпусков». Ставим галочку в пункте «Формировать резерв отпусков».

Инвентаризация пройдет автоматически в декабре. Указанное количество дней будет уменьшаться. Если деньги за этот период еще останутся в резерве, то они будут отправлены на счет 91.01 «Прочие доходы». Теперь нам нужно перейти к самому учету. Он возможен только после перечисления зарплаты за месяц. Снова выбираем «Зарплата и кадры», но теперь нас интересует раздел «Резервы отпусков». В открывшемся окне нажмите «Создать».

Заполняем новый документ:

  • Месяц – месяц начисления обязательств.
  • Дата – регистрация в информационной базе.
  • Операция – для небольших компаний предусмотрен «Расчет текущего месяца». Если в организации больше 60 сотрудников, выберите «Корректировка остатков», рассчитайте вручную данные и введите их в таблицу.
  • Заполнить – нажмите для автоматического расчета обязательств от ФОТ (для автоматического режима).

Осталось только провести и нажать «Показать проводки и другие движения документа», чтобы убедиться в правильности заполнения. Сам учет резерва будет проходить по следующим счетам:

Теперь попробуем создать резерв для компаний с большим штатом сотрудников.

Создание резерва вручную

Ручное управление не сложнее, чем настройка автоматического учета. Сначала нам нужно снова проделать путь: «Зарплата и кадры», «Настройки зарплаты», «Порядок учета зарплаты», «Настройки учета зарплаты». Само окно «Резервы отпусков» будет выглядеть немного иначе. Ставим галочку напротив строки «Формировать резерв отпусков».

Возвращаемся в меню «Зарплата и кадры», «Резерв отпусков». В новом окне заполняем: месяц, организацию, дату. В строке «Операция», мы нажимаем «Корректировка остатков». В таблице представлено два раздела: «Обязательства и резервы текущего месяца» и «Обязательства и резервы по сотрудникам». Начинать заполнение лучше с сотрудников. В таком случае резервы текущего месяца заполнятся автоматически.

Нажимаем кнопку «Добавить». Появилась новая строка, где нужно указать сотрудника, подразделение. В графе «Способ отражения» выберите как учитываются затраты на оплату труда в подразделении. Следующая графа: «Обязательство (резерв)». В строке «БУ» нужно указать сумму резерва для бухгалтерского учета, а в строке «НУ» – для налогового. Таким же образом заполняется пункт «Страховые взносы». Здесь указываются суммы для Бухгалтерского учета (БУ) и налогового (НУ), только здесь в сумму входят взносы по страховке на случай недееспособности сотрудника. В колонке «ФСС НС и ПЗ» нужно вбить сумму для обоих учетов на случай несчастного случая.

Проверяем введенные данные и нажимаем «Провести». Теперь можно посмотреть движение документа. Если все получилось верно, то учет будет проведен по счетам: 96.01.1 и 96.01.2.

Списание оценочных обязательств

Способ проведения списания зависит от автоматического или ручного режима. Пользователям автоматического режима нужно перейти в меню «Зарплаты и кадры», «Все начисления», «Отпуск». В новом окне заполните данные по отпуску сотрудника. После чего проводим документ и смотрим результат проводки.

Проводим страховые взносы: «Зарплата и кадры», «Все начисления», «Начисление зарплаты».

В ручном режиме списание происходит с помощью документа «Начисление заработной платы». Для оплаты нужно указать счет 96.01.1 и резерв из справочника «Оценочные обязательства и резервы». Получить информацию о расходах на оплату труда и отпусков можно из отчета «Анализ расходов на оплату труда». Для этого пройдите по пути: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате».

Отчеты

После того, как все операции проведены мы можем составить отчеты по проделанной работе:

  1. Справка-расчет резервов отпусков — показывает резервный счет и примерный расчет по отпускам сотрудников. Его можно составить как для бухгалтерского учета, так и для налоговой. Расположен по пути: «Операции», «Справки», «Расчеты», «Резервы отпусков».
  2. Остатки и обороты резервов отпусков – предназначен для отображения передвижения документа оценочных обязательств. Его путь: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате», «Остатки и обороты резервов отпусков».
  3. Резервы отпусков по сотрудникам – фиксирует движения оценочных операций по сотрудникам. Расположен в меню: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате», «Резервы отпусков по сотрудникам».

Резерв отпусков – это обязательный бухучет, который можно рассчитать за месяц, квартал и год. Вести налоговый учет при этом не обязательно, но он избавит вас от учета временной разницы. Владельцы небольших компаний могут настроить автоматическое заполнение. Бухгалтеры компаний, где больше 60 человек в штате заполняют учет вручную. Если у вас остались вопросы или возникли сложности, вы можете обратиться в службу поддержки «АСТЭК».

Резерв отпусков: формируем и ведем учет

Предоставление денежных компенсаций за дни отдыха, отпускных и взносов в фонды происходит за счет резерва отпусков. Формирование и учет в 2019 году этой «копилки» – одна из главных забот бухгалтера. Как часто его создавать, кто обязан выполнять эту процедуру – ответы эти и подобные вопросы рассмотрены в настоящей консультации.

Особенности, о которых нужно знать

Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом.
Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».

Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).

Когда Издержки
Последний день каждого месяца Затруднительный способ, но наиболее точный
Последний день каждого квартала Многие организации выбирают такой вариант, так как считают его наиболее удачным
Последний день текущего года Применение возможно предприятиями, которые делают только годовую отчетность

Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.

Как формируется резерв отпусков

Конкретного алгоритма расчетов законодательством не предусмотрено. Предприятие должно самостоятельно его прописать и закрепить во внутренних документах. В первую очередь, необходимо всех сотрудников разделить на отдельные категории по счетам учета оплаты их труда. Например:

  • «основное производство» – лица, выполняющие основные работы на предприятии (начисление происходит по Дт 20).
  • «расходы на продажу» – служащие, деятельность которых связана со сбытом товаров (зарплату им начисляют по Дт 44).

После выполнения этого действия можно перейти к решению вопроса о том, . Есть несколько вариантов определения искомой величины.

Средний дневной доход

Первый – на основании среднего дневного заработка сотрудника. В этом случае бухгалтер должен предпринять такие действия:

    1. рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, предусмотренных по закону;
    2. определить размер средней зарплаты для каждой категории работников, применяя общие правила;
    3. найти сумму отпускных, которые необходимо выплатить сотруднику, используя такую формулу:

ОТПУСКНЫЕ = Д отп. х ЗП ср.д. х (1 + N)

Дотп. – количество неиспользованных дней отпуска;
ЗПср.д. – средняя дневная зарплата;
N – взносы во внебюджетные фонды, делёные на 100 (в %).

  1. суммировать полученные результаты по каждому работнику.

ПРИМЕР
ООО «Глобус» собирается создать резерв на оплату труда Скворцову, делая расчет на основании его среднедневной зарплаты. Согласно сведениям бухгалтерской программы, количество невостребованных дней отдыха составило 12, средняя зарплата в день – 768 руб. Определить резервную сумму.
РЕШЕНИЕ
Для расчета искомой величины воспользуемся представленной выше формулой:
Отпускные Скворцова: 12 х 768 х (1 +0,3) = 11 980,8 руб.

ООО «Глобус» должно начислить сумму в 11 980 руб. за Скворцова. Найденная величина является резервом на отплату отпусков ему.

Групповой доход

Второй подход – на основании средней зарплаты для группы служащих. Как и в предыдущем варианте, определяют количество невостребованных дней отдыха, на которое имеют право подчиненные по состоянию на определенную дату. Размер средней зарплаты рассчитывают так:

ЗП ср.д.г. = ЗП гр.с. : Д тек. : Ч

ЗПгр.с. – средняя оплата труда, начисленная всем работникам за рассматриваемый промежуток времени;
Дтек. – количество дней в рассматриваемом периоде;
Ч – численность служащих.

Тогда для каждой категории работников резерв отпусков будет рассчитан так:

Р отп. = (ЗП ср.д.г. + ЗП гр.с. х N) х Д отп.
Сумма результатов по каждой группе – это общий размер резервов на оплату отпусков.

ПРИМЕР
ООО «Кристалл» создает резерв на оплату 28 дней отдыха, предоставляемых ежегодно. Исходные данные – ниже в таблице. Нужно определить резерв на оплату отпусков в 2019 году к начислению рассматриваемой компанией.

Категория служащих Средняя дневная зарплата, руб. Средняя зарплата труда, начисленная всем сотрудникам
Занятые основной производственной деятельностью 827 24 800
Занимающиеся сбытом производимых товаров 1128 35 400

Решение
А) Выполним расчеты для первой группы сотрудников по представленной выше формуле:

Р отп. = ( 827 + 24 800 х 30% ) х 28 дней= 231 476 руб.
Данную сумму необходимо отчислить в резерв за сотрудников, учитываемых по счету 20 «Основное производство».

Б) Резерв на оплату отпусков в 2019-м для второй группы служащих составит:

Р отп. = ( 1128 + 35 400 х 30% ) х 28 дней= 328 944 руб.
Эти денежные средства направляют за персонал, учет отпускных которых идет по счету 44 «Расходы на продажу».

В) Общее количество резервируемых денежных средств составит:

231 476 + 328 944 = 560 420 руб.
В итоге, компания ООО «Кристалл» обязана удержать 560 420 рублей для оплаты отпускных пособий и других подобных денежных компенсаций персоналу обеих групп.

Прошлогодний итог

Третий подход – на основании нормы отчислений, устанавливаемой по итогам предыдущего периода. Она является частью затрат на отпуск и оплату труда по каждой категории сотрудников. Выполняемые действия:

А) Расчет денежных средств, подлежащих отчислению в резервный фонд на оплату дней отдыха (по состоянию за прошлый год). Используют формулу:

Р1 – расходы, рассчитанные на оплату отпускных пособий и компенсаций за неиспользованные дни отдыха;
Р2 – сумма затрат на оплату труда.

Заметьте: величины определяют для группы сотрудников без учета отчислений во внебюджетные фонды. На протяжении отчетного периода норматив остается постоянным, даже если перерасчеты выполнялись часто.

Б) Формула для начисления резерва на оплату отпусков в 2019 г. по группе сотрудников такова:

Отчисления = ( ЗП тек.п. + СВ ) х НОРМАТИВ
ЗП тек.п. – оплата труда, выдаваемая работникам;
СВ – страховые взносы, начисляемые на сотрудников в текущем периоде.

Расчеты необходимо вести по всем группам, а полученные результаты – суммировать. При этом каждая проделанная операция должна быть правильно отражена в бухгалтерском учете.

Резерв на оплату отпусков: проводки

Согласно ПБУ 8/2010, обязательства организации по выплате отпускных формируют на счетах, которые отражают и заработную плату. Начисление проводят по Кт 96. Дебет счета может быть таким:

  • 20 – начисления сотрудникам, задействованным в основной производственной деятельности;
  • 25 – общие производственные затраты;
  • 26 – расходы, имеющие хозяйственного, управленческого толка;
  • 44 – затраты, связанные со сбытом товаров;
  • 08 – вложение средств во внеоборотные активы и др.

В балансе резерв отпусков отражают в графе 1540. Величина должна совпадать с кредитовым сальдо 96-го счета соответствующего субсчета.

Стандартные проводки таковы:

  • Дт 20 Кт 96 – деньги отчислены в резервный фонд для выплаты отпускных работникам основного производства;
  • Дт 96 Кт 70 – выдача отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск. Также см. «Компенсации за неиспользованный отпуск».

ПРИМЕР

ООО «Антей» планирует формирование резерва на оплату отпусков. Информация о необходимых отчислениях показана в таблице. Какие записи должен сделать бухгалтер?

Категория Сумма, руб.
Служащие, занимающиеся основной производственной деятельностью 23 700
Администрация предприятия 25 000
Менеджеры по работе с клиентами 12 600

Решение

Специалист отражает резерв по отпускам в бухгалтерском учете таким образом:

Дт Кт Сумма Для каких служащих сделаны
отчисления в резервный фонд
20 96 23 700 Работники основного производства
26 96 25 000 Администрация
44 96 12 600 Менеджеры по работе с клиентами

Налоговый учет

Ведение налогового учета при формировании таких резервов – не обязательное требование закона, поэтому решение остается за руководителями организаций. Особенности создания и учета «копилки» регламентирует в ст. 324.1 НК РФ.

При формировании резерва определяют максимальную долю отчислений (в процентах или денежном выражении) при помощи формулы:

Р год.от. – сумма годовых затрат на отпуск;
Р год.ЗП – размер предполагаемой оплаты труда.

После выполнения необходимых расчетов организация сможет регулярно относить на расходы денежные средства, начисленные в резерв. Ведь, они относятся к затратам, связанным с оплатой труда и уменьшают налог на прибыль.

Как формируется резерв отпусков на 2019 год

Законодательство не содержит конкретных изменений относительно создания резервов для начисления денежных средств за дни отдыха в 2019 году. Поэтому можно руководствоваться правилами, установленными ранее. Главное – правильно делать бухгалтерские проводки и указывать точные суммы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Обязанность «малых» начислять резерв на оплату отпусков

От обязанности признавать оценочное обязательство по оплате предстоящих отпусков (подп. «а» п. 4, п. 5 ПБУ 8/2010, утв. приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н (далее — ПБУ 8/2010)) и, как следствие, создавать в бухгалтерском учете резерв на их оплату освобождены организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность (п. 3 ПБУ 8/2010; п. 11 Информации Минфина России от 03.06.2015 № ПЗ-3/2015) (в предыдущей редакции п. 3 ПБУ 8/2010 речь шла о возможности его неприменения субъектами малого предпринимательства, за исключением субъектов малого предпринимательства — эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, а также социально ориентированными некоммерческими организациями).

Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 6Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)).

Упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, вправе применять субъекты малого предпринимательства (п. 1 ч. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ), а вот организации, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации, — нет (п. 1 ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).

Случаи, когда бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательному аудиту, установлены законом «Об аудиторской деятельности»: в частности, обязательный аудит проводится, если сумма активов бухгалтерского баланса организации по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 миллионов рублей (п. 4 ч. 1 ст. 5Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ).

Если компания подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации, несмотря на то, что она относится к субъектам малого предпринимательства, данная компания не вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. В таком случае она обязана применять ПБУ 8/2010 и начислять резерв на оплату отпусков.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.

2. Как рассчитать сумму резерва на оплату отпусков.

3. В каком порядке используется резерв на оплату отпусков.

Резерв на оплату отпусков, о котором речь пойдет в этой статье, является не чем иным, как оценочным обязательством, формирование которого предусмотрено ПБУ 8/2010. Цель отражения в бухгалтерском учете и отчетности оценочных обязательств, в том числе по оплате отпусков, — сделать отчетность максимально достоверной и приближенной к реальности. То есть в отчетности должны отражаться не только обязательства, которые организация фактически приняла на себя, но и те, исполнение которых неизбежно наступит в будущем. Действительно, у большинства работников на отчетную дату имеются неиспользованные дни отпуска, которые, в соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан предоставить и оплатить (или выплатить компенсацию в случае увольнения). Таким образом, на любую отчетную дату у организации имеются оценочные обязательства перед работниками по оплате накопившихся неиспользованных дней отпуска, а также оценочные обязательства перед бюджетом по уплате страховых взносов с сумм таких отпускных. О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета, — читайте далее в статье.

Формирование резерва на оплату отпусков

В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», отражать оценочные обязательства в бухгалтерском учете и отчетности обязаны все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Организации, которые вправе вести упрощенный бухучет перечислены в п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся, в том числе и субъекты малого предпринимательства (за исключением перечисленных в п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Таким образом, большинство организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства, не обязаны формировать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков.

! Обратите внимание: Те организации, которые создают резерв на оплату отпусков (формируют оценочное обязательство по оплате отпусков) должны отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Также в учетной политике необходимо прописать способ расчета резерва, о котором речь пойдет ниже.

Формировать «отпускной» резерв нужно не реже, чем на каждую отчетную дату. Например, если организация сдает только годовую бухгалтерскую отчетность, то формировать резерв нужно не реже, чем один раз в год – на 31 декабря. Если в организации предусмотрено поквартальное представление отчетности, то резерв нужно создавать не реже, чем на последнее число каждого квартала. Возможно и более частое создание резерва: каждый месяц. Такой вариант является самым точным, поскольку с каждым отработанным месяцем количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которые работники имеют право, увеличивается. Однако ежемесячное создание резерва является вместе с тем и самым трудоемком вариантом. Поэтому каждая организация выбирает для себя наиболее оптимальную периодичность формирование резерва на оплату отпусков и закрепляет ее в учетной политике.

Итак, в зависимости от выбранной периодичности, отчисления в резерв на оплату отпусков производятся на последнее число:

  • месяца;
  • квартала;
  • года.

Согласно ПБУ 8/2010 (п. 8), все оценочные обязательства, в том числе и по оплате отпусков, отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов, то есть на счете 96. При этом к счету 96 можно открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления в резерв по оплате отпусков делаются в дебет тех же счетов, на которые начисляется заработная плата работникам:

Дебет счета

Кредит счета

20 «Основное производство» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков производственных рабочих
23 «Вспомогательные производства» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников вспомогательных производств
26 «Общехозяйственные расходы» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников администрации и общехозяйственного персонала
44 «Расходы на продажу» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых в продажах
08 «Вложения во внеоборотные активы» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых созданием внеоборотных активов (строительство зданий и сооружений и т.д.)

Если организация все затраты, в том числе на оплату труда, учитывает на счете 20, то, соответственно и резерв на оплату отпусков будет начисляться в дебет этого счета.

Сумма сформированного на отчетную дату резерва на оплату отпусков (кредит счета 96) отражается в пассиве бухгалтерского баланса по строке 1540 «Оценочные обязательства».

Расчет суммы резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

В нормативных документах по бухгалтерскому учету порядок расчета величины резерва на оплату отпусков не установлен, то есть организации вправе определять его самостоятельно, закрепив в своей учетной политике. При этом нужно иметь в виду следующее (п. 15, 16 ПБУ 8/2010):

Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для исполнения (погашения) обязательств по состоянию на отчетную дату.

Величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также, при необходимости, мнений экспертов. Организация обеспечивает документальное подтверждение обоснованности такой оценки.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо:

  • установить в учетной политике способ расчета величины резерва, обеспечивающий наиболее достоверную оценку расходов по оплате неиспользованных дней отпуска работников, а также страховых взносов с этих сумм;
  • расчет величины резерва оформить первичным учетным документом по самостоятельно разработанной и утвержденной форме (например справкой бухгалтера) с приложением подтверждающих документов (расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения, необходимые для расчета).

Способов расчета величины резерва на оплату отпусков может быть множество. В этой статье мы подробно разберем один из них, который наиболее достоверно отражает величину обязательств организации по оплате неиспользованных отпусков – исходя из фактического количества неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка.

Шаг 1. Распределить всех работников по группам в зависимости от того, в дебет какого счета начисляется их заработная плата (20, 23, 26, 44, 08).

Шаг 2. Определить количество дней отпуска, на которое имеет право каждый работник, включая дополнительные оплачиваемые отпуска, на конец периода (последний день года, квартала, месяца).

Шаг 3. Посчитать суммарное количество дней отпуска, на которые имеют право все работники каждой группы.

Шаг 4. Рассчитать средний дневной заработок работников каждой группы.

Расчет среднего дневного заработка можно произвести несколькими способами. Они будут различаться по степени точности и трудоемкости.

  1. По сумме начисленной заработной платы:

Средний дневной заработок работников каждой группы

= Сумма заработной платы, начисленной всем работникам группы за текущий период (месяц, квартал, год) / Количество дней в текущем периоде (месяц, квартал, год) /

Количество работников в группе

  1. По сумме начисленных отпускных

Средний дневной заработок работников каждой группы

= Сумма отпускных, начисленных всем работникам группы за истекший год /

Количество оплаченных дней отпуска всем работникам группы за истекший год

Шаг 5. Рассчитать сумму резерва по каждой группе работников.

Величина резерва на оплату отпусков по группе работников

= ( Средний дневной заработок по группе работников х Тариф страховых взносов + Средний ) дневной заработок по группе работников х

Количество дней отпуска, на которое имеют право все работники группы на отчетную дату

! Обратите внимание: Расчет резерва по оплате отпусков можно производить исходя из фактического среднего дневного заработка каждого отдельного работника (а не по группе) и количества дней отпуска, положенных каждому работнику. Величина резерва будет равна сумме обязательств перед каждым работником. Такой вариант расчета самый точный, однако, и самый трудоемкий.

Пример расчета резерва на оплату отпусков

Организация «Вектор» приняла решение ежеквартально формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете с 2015 года. Заработная плата всех работников начисляется на счет 20, суммарный тариф страховых взносов составляет 30,2%, количество работников составляет 25 человек. На 31.03.15 имеются следующие данные:

  • Количество дней неиспользованных дней отпуска всех работников – 100;
  • Сумма заработной платы, начисленной всем работникам за 1 квартал 2015 – 1 500 000 руб.;
  • Количество дней в 1 квартале 2015 – 90.

Рассчитаем сумму резерва на 31.03.2015:

***

Использование и корректировка резерва на оплату отпусков

Если организация создала резерв на оплату отпусков, то за счет резерва начисляются следующие суммы:

  • отпускные;
  • компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
  • страховые взносы с сумм отпускных и компенсаций.

При использовании резерва в бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

Дебет счета Кредит счета
96 «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислены отпускные (суммы компенсации за неиспользованный отпуск) за счет резерва
96 «Резерв на оплату отпусков» 69 » Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Начислены страховые взносы с сумм отпускных (компенсации) за счет резерва

Если сформированного резерва не хватает на покрытие отпускных (то есть сальдо счета 96 стало нулевым), то суммы отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов начисляются в обычном порядке: в дебет соответствующих счетов учета затрат (20, 23, 26, 44, 08).

Если сумма резерва по оплате отпусков превысила сумму фактически начисленных отпускных, то сумму превышения необходимо учесть при формировании резерва на следующую отчетную дату. Как это сделать, рассмотрим на примере.

Пример корректировки резерва на оплату отпусков

Воспользуемся условиями первого примера: заработная плата и количество работников ООО «Вектор» во 2 квартале 2015 года такие же, как и в 1. На 31.03.15 у ООО «Вектор» сформирован резерв на оплату отпусков в сумме 86 800,43 руб.

По состоянию на 30.06.15:

  • Фактически начислено отпускных (и страховых взносов с них) за 2 квартал 2015 г. – 47 523,05 руб.
  • Количество неиспользованных дней отпуска — 120

Рассчитаем сумму отчислений в резерв, которые необходимо произвести 30.06.15:

***

Итак, мы выяснили, кому и для чего необходимо формировать резерв на оплату отпусков, или, в соответствии с ПБУ 8/2010, оценочное обязательство на оплату отпусков, а также как это сделать. Предлагаю еще раз обратить внимание на основные моменты:

  • формировать оценочное обязательство по оплате отпусков в бухгалтерском учете должны все организации, за исключением тех, которые имеют право применять упрощенные способы ведения учета и составления отчетности;
  • способ расчета резерва на оплату отпусков должен быть закреплен в учетной политике для целей бухгалтерского учета;
  • расчет отчислений в резерв необходимо оформить первичным документом.

О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей налогового учета, — читайте в следующей статье.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *