Счет фактура электронная

Обновление: 23 мая 2019 г.

Электронные счета-фактуры могут выставляться продавцами товаров (работ, услуг) наравне с бумажными аналогами. Они также являются основанием для принятия покупателями сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Электронный счет-фактура

Выставление счетов-фактур в электронной форме является удобным способом документооборота между участниками сделки, позволяющим сэкономить время и средства. Ведь электронные счета-фактуры передаются посредством телекоммуникационных каналов связи и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ). Распечатывать электронные счета-фактуры не требуется (Письмо ФНС РФ от 06.09.2017 N СД-4-3/17731@, Письмо ФНС РФ от 19.07.2017 N СД-4-3/14079, Письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).

Но счет-фактура в электронном виде оформляется только по взаимному согласию участников сделки (п. 1 ст. 169 НК РФ). Обмен электронными счетами-фактурами возможен при наличии у поставщика и покупателя совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными порядком и форматами (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Электронный формат счета-фактуры

Формат счета-фактуры в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Электронный обмен счетами-фактурами

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи регламентирован Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот счетов-фактур, необходимо:

  • согласовать между участниками сделки обмен электронными счетами-фактурами (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н);
  • проверить наличие у участников сделки совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н).
  • получить в удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (п. 6 ст. 169 НК РФ, Закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ, Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).
  • заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим взаимодействие между участниками сделки при выставлении и получении электронных счетов-фактур (п. 1.3 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н).

Учет электронных счетов-фактур

Электронные счета-фактуры учитываются аналогично счетам-фактурам на бумажном носителе. Электронный счет-фактура также регистрируется в журнале учета и книгах покупок и продаж (п. 3 разд.II Приложения N 3, п. 2 разд.II Приложения N 4, п. 2 разд.II Приложения N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Электронные счета фактуры необходимо хранить в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. То есть в течение 4-х лет после окончания отчетного квартала (п. 1.13 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Письмо Минфина от 06.09.2018 N 03-07-09/63731).

Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Полезно

  • В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
  • В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
  • В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

  • ;
  • А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.

С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Полезно

Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:

  • Виртуальный склад — что это?;
  • Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад;
  • Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?.

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

  • ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
  • и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя!

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти , либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Портал электронных счетов-фактур

Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:

  • Регистрация предприятия, ИП и физических лиц;
  • Назначение уполномоченных сотрудников;
  • Настройка прав пользователей;
  • Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Настройка esf.gov.kz

Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:

  • Internet Explorer (рекомендуется);
  • Mozilla Firefox (рекомендуется);
  • Opera.

Важно!

КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.

Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.

Действия выполняются в панели управления Java.

Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:

  • ;
  • ;
  • .

В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер. В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. можно просмотреть на портале КГД.

Важно!

После настройки веб-приложения можно приступать к регистрации предприятия. Подробнее об этом в статье PRO начало работы с электронными счетами-фактурами. Регистрация в ИС ЭСФ и настройка системы.

Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры

После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.

Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.

Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.

Важно!

Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:

  • Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: » .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)».
  • Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа )
  • Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой . При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.

Для каждого сотрудника можно:

  • Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему.
  • Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).

Система прав пользователей выглядит следующим образом

Право

Описание

Просматривать счет-фактуру

Право на открытие формы документа счет-фактура

Создавать новый счет-фактуру

Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ

Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании)

Создавать исправленный счет-фактуру

Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный»

Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом исправление счета-фактуры имеет особенности.

Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру

Создавать дополнительный счет-фактуру

Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный»

Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и тоже имеет особенности

Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру.

Отзывать счет-фактуру

Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием

Неконтролируемый отзыв ЭСФ может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам

Создавать черновик

Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю

Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их).

Интеграция ИС ЭСФ с учетными системами

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Полезно

Подробнее про основные моменты работы в ИС ЭСФ для пользователей программ 1С:

  • Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
  • PRO прямую выписку ЭСФ в «1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
  • PRO выписку ЭСФ посредством экспорта и импорта XML-файлов в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана.

Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы

ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.

, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:

» 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.

При этом после устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:

Куда обращаться с вопросами по ИС ЭСФ

По всем вопросам, связанным с работой ИС ЭСФ, необходимо обращаться в службу поддержки информационной системы по адресу ESFSD@mgd.kz. Не забывайте обязательно указывать БИН предприятия, прикладывать скриншоты, иллюстрирующие проблему, и максимально подробно описывать ситуацию и вопрос при обращении в службу поддержки.

Оперативную консультацию по работе с электронными счетами-фактурами можно получить в едином контакт-центре государственных органов по телефону 1414 (контакт-центр государственных органов).

На функционирует . В нем можно задавать вопросы, просматривать и комментировать публикации относительно работы ИС ЭСФ.

В соответствии с нормами статьи 412 Налогового кодекса плательщики НДС при реализации товаров, работ, услуг обязаны выписывать счета-фактуры в электронной форме, то есть в информационной системе ИС ЭСФ.

Обязательство по выписке ЭСФ предусмотрено для следующих категорий налогоплательщиков вне зависимости от их постановки на учет по НДС:

  • комиссионеры и экспедиторы, не являющиеся плательщиками НДС;
  • налогоплательщики при реализации товаров, включенных в «Перечень товаров изъятий»;
  • налогоплательщики при реализации импортированных товаров;
  • структурное подразделение уполномоченного органа в области государственного материального резерва при выпуске им товаров из государственного материального резерва.

При этом, список товаров, входящих в «Перечень изъятий» до мая 2019 года применялся на основании Приказа Министра национальной экономики Республики Казахстан от 9 февраля 2017 года № 58.

С 16 мая 2019 года применяется список товаров, утвержденный Решением ЕАЭС от 14.10.2015 года № 59 с учетом внесенных изменений Решением Совета ЕАЭС от 29 апреля 2019 года № 44.

Решением Совета ЕАЭС № 109 от 19.12.2019 «Перечень изъятий» был изложен в новой редакции, которая действует с 03 января 2020 года.

Таким образом, в 2020 году если налогоплательщик является плательщиком НДС, то он обязан выписывать ЭСФ.

Если налогоплательщик не является плательщиком НДС, то он обязан осуществлять сверку реализуемых товаров по кодам ТН ВЭД с вышеуказанным «Перечнем» и в случае совпадения выписывать ЭСФ по указанным товарам.

Кроме того, выписку ЭСФ осуществляют комиссионеры, экспедиторы, неплательщики НДС, реализующие импортированные товары, структурное подразделение уполномоченного органа в области государственного материального резерва.

В соответствии с нормами статьи 280-1 Кодекса Об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за не выписку ЭСФ либо выписку ЭСФ с нарушением срока. Т.е. ответственность возлагается на лицо, которое обязано выписать ЭСФ.

В соответствии с нормами пункта 2 статьи 412 Налогового кодекса счет-фактура выписывается в электронной форме, за исключением следующих случаев, когда налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе:

1) отсутствия по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц Республики Казахстан сети телекоммуникаций общего пользования.

Информация об административно-территориальных единицах Республики Казахстан, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на интернет-ресурсе уполномоченного органа;

2) возникновения в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.

После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит регистрации в информационной системе электронных счетов-фактур в течение пятнадцати календарных дней с даты устранения технических ошибок.

Таким образом, счет-фактура на бумажном носителе может быть выписана только в местах отсутствия сети телекоммуникаций общего пользования и возникновения в ИС ЭСФ подтвержденных технических ошибок.

Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Ст. 169 НК РФ позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:

  • составлены согласно формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@;
  • подписаны квалифицированной электронной подписью;
  • переданы согласно регламенту, установленному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50Н, через оператора ЭДО, который фиксирует в соответствующих технологических документах даты выставления и получения документа.

Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:

  • получайте бесплатно;
  • отправляйте за несколько секунд;
  • сокращайте расходы на доставку.

По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.

Узнать больше

Порядок учета

Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж. Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.

Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.2015 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.

При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа. В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения. При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога. Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

  • код вида операции;
  • реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
  • реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
  • реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
  • реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
  • наименование и код валюты;
  • стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

  • код вида операции;
  • реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
  • дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • реквизиты продавца (ИНН/КПП и наименование);
  • реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
  • номер таможенной декларации;
  • наименование и код валюты;
  • стоимость сделки и сумма налога, которую налогоплательщик может предъявить к вычету (возмещению).

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (ст. 171 НК РФ). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

  1. товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
  2. товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
  3. получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам. Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, в ред. Федерального закона от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Если же счет-фактура получен после подачи декларации, его нужно относить к новому налоговому периоду.

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *