Списание ТМЦ по результатам инвентаризации

Обновление: 6 июня 2017 г.

Рано или поздно материальные ценности организации приходят в непригодное для использования состояние. В этом случае руководителю необходимо издать приказ на списание материальных ценностей, образец которого приведен в данной статье.

Списание материальных ценностей

В состав материальных ценностей организации входят:

  • сырье;
  • запасы;
  • незавершенное производство;
  • готовая продукция.

Под списанием материальных ценностей понимается документально оформленное снятие матценностей с учета в организации.

Необходимость в списании материальных запасов возникает чаще всего в связи со следующими обстоятельствами:

  • пуск сырья в производство;
  • окончание срока службы;
  • износ;
  • поломка;
  • потеря качества в результате, например, залива или пожара;
  • несение убытков в связи с содержанием материальных ценностей.

Указанные обстоятельства, как правило, выявляются лицами, ответственными за материальные ценности в организации. Во всех случаях учет таких материальных ценностей невыгоден для организации и влечет несение дополнительных расходов. Кроме того, несписание материальных ценностей может стать основанием для злоупотребления со стороны лиц, непосредственно работающих с матценностями.

Однако для непосредственного совершения действий по списанию матценностей необходимо вынесение специального акта руководителя — приказа на списание материальных ценностей.

Комиссия по списанию материальных ценностей

Перед принятием руководителем решения о списании свою работу выполняет специальная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководства и включает в себя, как правило, главного бухгалтера, материально ответственных лиц и других специалистов, если проведение списания требует специальных знаний в какой-то области.

В задачи комиссии входят:

  • осмотр материалов;
  • установление причин их непригодности к использованию;
  • установление виновных лиц;
  • определение дальнейшей судьбы списанных материалов;
  • составление акта на списание материалов;
  • представление акта на утверждение уполномоченному лицу;
  • оценка стоимости материалов;
  • контроль за утилизацией материалов.

Исходя из решения комиссии составляется акт о списании материальных ценностей, в котором указываются все матценности, подлежащие списанию, и причины списания. Акт подписывается членами комиссии по списанию и материально ответственным лицом и должен быть утвержден приказом руководителя о списании матценностей.

Порядок вынесения приказа

Обязательная форма приказа о списании законодательно не утверждена. Руководитель использует образец, установленный локальным актом организации, или составляет приказ в произвольной форме. Основные требования — это письменный вид, наличие предписаний, краткость и информативность.

Приказ должен содержать следующие элементы:

  • номер и дату;
  • причины списания матценностей (непригодность к использованию, истечение срока годности и др.);
  • ссылку на заключение (решение) комиссии по списанию и акт списания матценностей;
  • срок выполнения списания;
  • данные о лице, ответственном за списание, и его роспись в ознакомлении с приказом;
  • подпись руководителя, издавшего приказ.

Скачать образец приказа на списание материальных ценностей

Вынесение рассматриваемого приказа является важным и неотъемлемым этапом проведения списания материальных ценностей, поэтому при его составлении необходимо учитывать требования законодательства и приведенные рекомендации, чтобы процесс списания матценностей прошел без ошибок и завершился благополучно.

Инвентаризация, как один из инструментов контроля состояния материальных ценностей в организации, позволяет сразу выявить их недостачу. Недостача заключается в меньшем наличии материальных ценностей, чем зафиксировано в документах и учетных регистрах на определенную дату. Причин может быть несколько, и методика списания недостающих ценностей в бухгалтерском учете зависит от них. За сохранность материалов, товаров и объектов материально ответственны заключившие соответствующий договор работники, однако далеко не всегда при обнаружении недостачи они несут реальную материальную ответственность.

Как выявляется недостача

Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина №49 от 13/06/95 г. Изначально при проведении инвентаризации ее результаты оформляются инвентаризационными описями.

При обнаружении недостачи составляют следующие документы:

  • сличительную ведомость;
  • акт о расхождениях;
  • протокол инвентаризационной комиссии;
  • объяснительные с материально ответственных лиц.

Причины недостачи могут быть следующие:

  • в пределах норм убыли;
  • некомпетентность ответственных лиц, неправильное ведение первичного учета ценностей;
  • хищения, стихийные бедствия, иные форс-мажорные обстоятельства.

Протоколом фиксируется одна из причин, и далее бухгалтер отражает недостачу проводками, руководствуясь этим документом.

Некомпетентное заполнение документов, небрежное хранение ТМЦ тоже могут привести к недостаче. В этом случае необходимо дать время ответственному лицу и возможность навести порядок в документах, пересчитать ценности и сличить их с учетными данными для обнаружения ошибки. Если и после указанных действий недостающие ценности не найдены, материальные потери организации относят на виновное лицо. Им является работник, подписавший договор о материальной ответственности и нарушивший своими действиями его условия (кладовщик, продавец, кассир).

В случае обнаружения факта хищения материалы инвентаризации, как правило, направляются в суд и списание происходит в зависимости от его решения: на виновное лицо либо на издержки фирмы, если это лицо не установлено судом.

Нормы естественной убыли

Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.

Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.

Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.

В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.).
В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.

Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.

Виновные лица

Намереваясь привлечь к ответственности виновных за недостачу работников, следует помнить:

  • о наличии договора материальной ответственности;
  • о характере ответственности, прописанной в документе (полная, частичная).

Если договор с сотрудником не заключался, его привлечь к ответственности будет проблематично. Также, если в документе прописана ответственность лишь частично, взыскать полную сумму недостачи нельзя.

Кроме договора, сотруднику может выдаваться разовый документ, свидетельствующий о его материальной ответственности (например, доверенность на получение ТМЦ, накладная). Об этих особенностях говорится в ТК РФ, ст. 243-244.

Ситуация в связи с недостачей не подпадает под случаи, описанные в ст. 243 ТК РФ: работника можно наказать только в объеме среднего заработка за месяц (там же, ст. 241, письмо №1746-6-1 от 19/10/06 г. Роструда).

Судебное разбирательство возможно, если работник не согласен добровольно погасить недостачу либо уже уволился и нет возможности взыскать ее с заработка. Через суд решается вопрос взыскания и в случае, когда должность работника вообще не предполагает заключения договора материальной ответственности. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, вне зависимости от факта заключения с ним договора (ст. 277 ТК РФ).

Проводки

Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.

При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.

Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.

По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.

Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.

Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.

Коротко о главном

  1. Списание недостачи при инвентаризации производится в зависимости от ее причин.
  2. Недостача в пределах норм естественной убыли, соблюдения условий договора между контрагентами учитывается на счете 94 и списывается в себестоимость продукции. Если недостаток материальных ценностей выше норм, потери фирмы компенсирует виновный сотрудник из своих средств. Если виновник не найден или не определен судом, недостача спишется в прочие расходы.
  3. Недостачи, образованные вследствие бедствий, природных катастроф, относят на прибыли и убытки (сч. 99), а в ситуации, когда товар, полученный от контрагента, имеет недостачу, не предусмотренную договором, применяют счет 76, субсчет «Расчеты по претензиям».
  4. Нормы естественной убыли устанавливаются отдельными документами министерств и применяются в зависимости от отрасли, сферы бизнеса, объекта инвентаризации членами инвентаризационной комиссии при расчете ущерба.
  5. Привлечь к ответственности виновных лиц, если с ними не заключен договор материальной ответственности, весьма проблематично.
  6. Руководитель всегда имеет материальную ответственность перед фирмой, с ним такой договор не заключается.

Обновление: 1 июня 2020 г.

Об инвентаризации товаров мы уже рассказали в отдельной консультации. Особенности инвентаризации товаров в магазине мы привели .

В отдельных консультациях мы раскрыли вопросы документального оформления результатов инвентаризации товаров (читайте об инвентаризационной описи ТМЦ и о сличительной ведомости).

Сейчас же поговорим о списании товаров по результатам инвентаризации.

Списание при инвентаризации

По итогам инвентаризации могут быть выявлены две ситуации, когда потребуется списание товаров:

  • недостача. О списании недостачи товаров при инвентаризации мы рассказали отдельно;
  • выявление негодных к использованию, испорченных, морально устаревших товаров.

Для списания товаров во второй ситуации комиссия должна составить акты о списании. Можно использовать унифицированные формы N ТОРГ-15 или ТОРГ-16 (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 N 132). Отметим, что в разделе «Формы» нашего сайта мы также приводили образцы акта о списании продуктов и акта списания материальных ценностей.

Списание по результатам инвентаризации: бухучет

Покажем, как отразить в бухучете списание непригодных товаров по итогам инвентаризации.

Компания «Гарант»

Организация занимается оптовой торговлей. Как учитывать недостачу, выявленную в результате инвентаризации? Можно ли ее учитывать по средней цене или обязательно по цене последней закупки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Суммы недостач товаров списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно в учетной политике.

Обоснование вывода:

Согласно п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

— излишки имущества, выявленные при проведении инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (учитывается в составе прочих доходов организации);

— недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц (если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации).

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Указания по инвентаризации).

Результаты инвентаризации в настоящее время оформляются документами по форме ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», а также унифицированной формы ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) и N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (утверждена постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).

Согласно п. 4.1 Указаний по инвентаризации суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. А в соответствии с п. 6 и 13 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по фактической себестоимости, то есть по стоимости их приобретения.

Кроме того, в п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Указания по учету МПЗ), содержится прямое указание на то, что суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Таким образом, в отличие от порядка списания стоимости товаров при их реализации (п. 16 ПБУ 5/01), предусматривающего возможность выбора организацией способа их оценки (по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО)), недостачи товаров оцениваются только по фактической себестоимости.

Вместе с тем, существуют ситуации, когда физически невозможно определить, к какой партии товара, находящегося в организации, относится недостающее количество товара (например, в ситуации, когда весь товар хранится насыпью или в одной емкости и т.п.). В таком случае, по нашему мнению, организация вправе установить в учетной политике иной экономически оправданный способ определения суммы недостач, например, аналогичный порядку списания стоимости товаров при их реализации. Это позволяет сделать п. 7 ПБУ 1/ 2008 «Учетная политика организации».

В бухгалтерском учете недостача товаров, выявленная в результате инвентаризации, на основании п. 29 Указаний по учету МПЗ отражается по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» следующими записями:

Дебет 94 Кредит 41 — списана фактическая стоимость недостающих товаров в части договорной (учетной) цены;

Дебет 94 Кредит 44 — списана фактическая стоимость недостающих товаров в части доли транспортно-заготовительных расходов, относящихся к этому товару.

Суммы потерь товаров, учтенные на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», в зависимости от источников возмещения списываются следующим образом:

Дебет 44 Кредит 94 — в пределах естественной убыли на издержки обращения;

Дебет 73 Кредит 94 — за счет виновных лиц;

Дебет 91 Кредит 94 — на финансовые результаты (сверх норм и при отсутствии виновных лиц).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Макаренко Елена

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Волкова Юлия
Компания «Гарант», г.Москва

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *