Справочник контрагенты

(23)
по версии Комплексной 2.4
Меню: НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — CRM и маркетинг — Настройки CRM.
Независимо вести партнеров и контрагентов
Ставить Галочку или нет ? Рис Независимо
Партнеры по версии 1С — это управленческое понятие. А Контрагент в данном случае равен юридическому лицу. Зачем может потребоваться их вести независимо?Мы часто сталкиваемся с тем, что одна компания имеет несколько юридических лиц, официально никак не связанных друг с другом.
В работе с такими группами компаний необходимо оценивать их совокупный объем продаж или закупок, предоставлять единые скидки и другие условия. С точки зрения ведения бизнеса это один партнер. Именно такую возможность предоставляет 1С.
Если установить этот флажок, то в системе будут вестись два справочника:
• Партнеры
• Контрагенты.
Правда, они не совсем независимы: Контрагенты по умолчанию подчинены Партнерам.
Тем не менее система поддерживает и более сложные варианты. Например, партнеров можно, наоборот, применять для разбивки управленческой или территориальной структуры крупного контрагента.
Как разделение контрагентов и партнеров выглядит на деле?
Для начала посмотрим на документы и справочники в ситуации, если Партнеры и Контрагенты не разделены.
Вот как выглядит документ продажи: Рис Реализация
Как видите, требуется заполнить одно поле — клиент. Если мы откроем список клиентов, то увидим, что справочник называется Контрагенты, то есть реально мы выбираем сразу контрагента.
Этот формат вполне привычен и ожидаем для любой программы, не только 1С.
Смотрим, что меняется, если мы установим флаг Независимо вести партнеров и контрагентов.
Во -первых, форма документов меняется: Рис Реализация Независимо
Как видите, теперь потребуется заполнять два поля: Клиент и Контрагент. В поле Клиент теперь открывается справочник Партнеры и в нем появляется гиперссылка на контрагентов партнера:
При выборе контрагента по умолчанию открывается список контрагентов с отбором по партнеру. При этом отбор устанавливается или снимается с помощью флажка внизу окна: Рис Контрагенты
Если мы снимем флажок, то 1С выведет список всех контрагентов без ограничения по партнеру.
Есть еще различия в ведении справочников. Поскольку Партнеры — справочник управленческий, то в нем не хранятся официальные данные, такие как ИНН. Зато к нему привязана дополнительная аналитика, соглашения (а значит все условия продаж), прайсы (для поставщиков) и т.п.
Контрагенты же, наоборот, содержат юридическую информацию. И к ним привязаны только договора.
Формально, ничто не мешает начав работу с объединенным справочником, потом настройку изменить.
Но от накопившихся дубликатов партнеров придется избавляться вручную.
Обратный переход, от отдельных справочников к единому, не рекомендует сама 1С. Почему, догадаться не трудно.
Что в такой ситуации прикажете делать с несколькими контрагентами привязанными к одному партнеру? Опять же предварительную подготовку справочника к изменению настройки учета придется проводить самим.
Остальные настройки этого раздела — это настройки дополнительной аналитики взаимоотношений с клиентами. Их использование вплотную завязано на организации ваших бизнес — процессов. Если сейчас у вас нет ясности в их использовании, то эти аналитики можно внедрять поэтапно, уже работая в системе.

В данной публикации рассматривается справочник Контрагенты. Это один из самых важных справочников: в нем хранится информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лицах, с которыми работает организация. Правильный ввод информации в справочник и достоверная оценка потенциальных клиентов необходимы для успешной работы организации и сдачи отчетности.

Также подробно, строка за строкой, будет рассмотрен порядок заполнения справочника Контрагенты. Очень важно понимать, в каких случаях данные могут заполняться автоматически, а в каких — это должен делать сам пользователь. И если пользователь заполняет данные сам, то как это сделать правильно? Откуда брать информацию, чтобы не ошибиться? Какие особенности заполнения есть у юридического лица, физического лица, обособленного подразделения и государственного органа? На что нужно обратить внимание при заполнении определенных полей справочника?

Все это очень важно. И обо всем этом мы поговорим в этой статье. Интересно? Тогда давайте смотреть!

Назначение справочника

Справочник Контрагенты является одним из наиболее используемых справочников: в разрезе контрагентов по многим счетам учета ведется аналитический учет.

Контрагенты — это поставщики, покупатели, организации и частные лица, с которыми взаимодействует компания.

Аналитика в разрезе контрагентов доступна в Оборотно-сальдовой ведомости по указанным выше счетам учета.

Настройка учета в разрезе контрагентов

Учет в разрезе контрагентов изначально установлен в Плане счетов: раздел Главное – Настройки – План счетов. Удалить аналитику вручную из Плана счетов невозможно.

Создание групп в справочнике

Справочник Контрагенты является иерархическим. Это значит, что можно создавать в нем группы контрагентов.

Типовая группировка справочника Контрагенты:

  • Государственные органы;
  • Комиссия (агентирование);
  • Перевозчики;
  • Покупатели;
  • Поставщики;
  • Учредители;
  • Прочие.

Пользователь может настроить свою структуру групп в справочнике, как ему удобно. Например, сетевому поставщику продуктов можно создать группы по областям и городам, а внутри сгруппировать контрагентов по брендам магазинов.

Ввод новой группы осуществляется по кнопке Создать группу: раздел Справочники – Покупки и Продажи – Контрагенты – Создать группу.

Создание элемента справочника

Создание Контрагента из документа

Быстрый ввод справочников из документов позволяет более быстро оформлять документы. Элементы справочника создаются непосредственно из документа заполнением соответствующих полей.

Есть несколько способов создания новых элементов справочника из документа:

  • ввод наименования в строке выбора;
  • по кнопке Создать;
  • по ссылке Показать все.

Все они подробно рассмотрены в статье Быстрый ввод справочников из документов

Создание Контрагента в справочнике

Новый элемент справочника можно создать заранее в справочнике.

Ввод нового элемента справочника Контрагенты осуществляется по кнопке Создать: раздел Справочники – Покупки и Продажи – Контрагенты.

Заполнить данные в карточке контрагента можно:

  • вручную,
  • по сервису 1С:Контрагент,
  • из файла XML,
  • из файла Excel.

Способ № 1. Заполнение данных вручную

Заполнение этим способом сводится к последовательному заполнению полей карточки контрагента. Порядок заполнения элементов справочника Контрагенты описан в статье Порядок заполнения элемента справочника Контрагенты.

Способ № 2. Заполнение данных по сервису 1С:Контрагент

Автоматическое заполнение данных карточки нового контрагента возможно в рамках сервиса 1С:Контрагент при подключенной Интернет-поддержке пользователей.

В карточке контрагента вводится ИНН или Наименование и нажимается кнопка Заполнить.

1С автоматически заполнит карточку контрагента.

А также информацию по контактному лицу контрагента.

Подробнее о настройке, возможностям и подключению сервиса 1С:Контрагент

Способ № 3. Заполнение из файла XML

Автоматическое заполнение реквизитов в карточке контрагента из файла XML возможно при:

  • Наличии файла XML с реквизитами контрагента.
  • Настроенной учетной записи электронной почты в 1С.

Загрузка из файла XML происходит из карточки контрагента по кнопке Заполнить:

  • Из электронной почты.
  • Из файла.

Сведения по контрагенту из файла XML перенесутся в карточку справочника Контрагенты.

См. также Загрузка реквизитов контрагента из файла XML

Способ № 4. Заполнение из файла Excel

В справочник Контрагенты можно загружать данные из таблицы Excel. Файл может содержать таблицу со следующими сведениями:

  • Наименование;
  • Полное наименование;
  • ИНН;
  • КПП;
  • ОГРН;
  • Код по ОКПО;
  • Юридический адрес;
  • Фактический адрес;
  • Банковские реквизиты;
  • Номер банковского счета;
  • БИК банка;
  • Контактное лицо;
  • Должность контактного лица;
  • Телефон;
  • Email.

Автоматическая загрузка возможна при:

  • подготовленной таблицы Excel;
  • версии 1С не ниже 3.0.61.

Загрузка контрагентов и банковских счетов происходит из справочника Контрагенты: раздел Справочники – Покупки и продажи — Контрагенты по кнопке Загрузить.

При загрузке контрагентов из файла Excel:

  • создаются новые элементы, если их нет в справочнике Контрагенты;
  • реквизиты уже введенных контрагентов в соответствии с данными файла не корректируются.

См. также Пошаговая инструкция по загрузке данных из файла Excel

Проверка контрагента по данным ФНС

Проверка контрагента по данным ФНС возможна только при подключенной Интернет-поддержке.

При вводе ИНН и КПП контрагента происходит проверка контрагента посредством специализированного онлайн-сервиса ФНС.

Результаты проверки отображаются как в самой карточке контрагента, так и в формах списка и выбора. Проверка контрагентов на соответствие данных из ЕГРЮЛ/ЕГРИП осуществляется при:

  • открытии документов;
  • изменении данных о контрагенте в справочнике;
  • формировании книги покупок и продаж, декларации по НДС.

Проверенным контрагентам присваиваются статусы:

  • контрагент есть в базе ФНС;
  • прекращена деятельность или изменен КПП;
  • КПП не соответствует данным базы ФНС;
  • контрагент отсутствует в базе ФНС.

Проверка контрагентов может выполняться:

  • в ручном режиме;
  • автоматически.

Способ № 1. Проверка контрагента в ручном режиме

Ручная проверка производится из карточки контрагента и документов по кнопке ЕЩЕ — Проверить контрагента.

Результат проверки отражается в карточке контрагента.

Способ № 2. Автоматическая проверка

Способ автоматической проверки контрагентов настраивается в разделе Администрирование – Настройки программы — Интернет-поддержка и сервисы — Проверка контрагентов–флажок Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН.

Сервис 1С:Досье

1С:Досье позволяет проверять актуальность и достоверность сведений о контрагентах, оценивать их финансовое состояние. Это помогает составить представление о контрагенте, с которым придется иметь дело, и правильно оценить все риски возможного сотрудничества.

Для введенных в базу контрагентов досье выводится прямо из карточки контрагента по кнопке ЕЩЕ — Досье.

Также информацию по контрагенту можно получить не вводя его в базу из раздела Продажи – Досье контрагента по строке ввода ИНН или Наименования.

Информация по контрагенту группируется следующим образом:

  • основные показатели;
  • данные ЕГРЮЛ;
  • данные программы;
  • бухгалтерская отчетность;
  • анализ отчетности;
  • финансовый анализ;
  • проверка.

Подробнее о подключении, настройке и возможностях сервиса Досье контрагента

Порядок заполнения элемента справочника

Вид контрагента

Вид контрагента выбирается из предопределенного списка:

  • Юридическое лицо;
  • Физическое лицо;
  • Обособленное подразделение;
  • Государственное учреждение.

Наименование

В поле указывается краткое название контрагента, понятное для пользователя. Данное наименование будет отображаться в формах документов.

Важно понимать, что это поле не отображается в печатных формах, для этого используются данные другого поля: Полное наименование.

Полное наименование

Это официальное название контрагента, которое вводится в соответствии с данными ЕГРЮЛ. Поле Полное наименование заполняется программой автоматически по введенному Наименованию контрагента, но при необходимости корректируется пользователем вручную.

При внесении новых данных важно обращать внимание на графу Действует с. По умолчанию она автоматически устанавливается текущей датой. Поэтому, если вносили изменения в 1С постфактум, то Вам нужно изменить эту дату на ту, когда прошло изменение наименования на самом деле.

После этого во всех печатных формах, начиная с указанной даты, будет печататься новое название организации.

Входит в группу

В поле указывается принадлежность контрагента вышестоящей группе, например, Перевозчики.

Страна регистрации

Поле заполняется из справочника Классификатор стран мира. От этих данных зависит поведение программы при работе с иностранными контрагентами: вывод нужных полей в карточке справочника и внутренние проверки в 1С-Отчетности.

Правильно «ругается» программа! Скорее всего, Вы неправильно указали в карточке белорусского контрагента Страну регистрации. В этом поле должно быть значение Беларусь, а не Россия. Выставите эти данные правильно, очистите поле ИНН в карточке контрагента-«иностранца» и выполняйте проверку!

ИНН

Идентификационный номер налогоплательщика, данные для заполнения берутся из ЕГРЮЛ.

При вводе ИНН программа осуществляет контроль корректности заполнения:

  • ИНН юридического лица должен быть 10 цифр;
  • ИНН должен включать только цифры;
  • ИНН должен соответствовать формату, утвержденному ФНС РФ.

При неправильно заполненном ИНН программа не позволит записать контрагента в справочник. Если есть сомнения в правильности ИНН, то его лучше не заполнять до получения точной информации.

Проверьте, нет ли при заполнении ИНН пробелов. Если есть – уберите!

1С воспринимает «пробел» как один из символов, поэтому для юридического лица не проходит проверка на ограничение длины ИНН в 10 символов. При наличии пробела (в начале или конце ИНН) программа не обрезает «пустые места», а засчитывает их тоже. Получается не 10 символов, а 11 или больше – по числу пробелов.

Это частая ошибка, поэтому на это нужно обращать внимание!

Налоговый номер

Поле Налоговый номер становится доступно при указании в поле Страна регистрации значения, отличного от Россия. В нем указывается налоговый номер, присвоенный в стране регистрации иностранной компании (например, VAT number, РНН Казахстан, УНП Белоруссия – аналог ИНН в РФ).

Рег. номер

Поле Регистрационный номер – указывается регистрационный код в стране регистрации иностранного контрагента. Аналог ОГРН/ОГРНИП в РФ.

КПП

В поле указывается код причины постановки на учет в налоговых органах контрагента, данные для заполнения берутся из ЕГРЮЛ.

Хранение истории КПП доступно по ссылке История. При изменении КПП контрагента нужно нажать на ссылку История и ввести новые данные с нужной даты.

Для того чтобы измененный КПП проставлялся в печатные формы с нужной даты, нужно правильно заполнять графу Действует с.

По умолчанию дата в этом поле заполняется автоматически по дате внесении изменений. Если изменения вносятся в программу позже или раньше реальной даты изменения КПП, то требуется скорректировать графу Действует с вручную.

Да, это было бы очень удобно, Вы правы!

Но Проверка контрагентов в 1С только фиксирует, что контрагент отсутствует в базе ФНС или у него отличается от правильного КПП или ИНН, указанный в карточке.

Если КПП поменялось, а Вы изменений в карточку контрагента не внесли, то вместо информации Контрагент присутствует в базе ФНС, Вы увидите следующее: КПП не соответствует данным базы ФНС.

После этого нужно будет изменить КПП по ссылке История с нужной даты.

Нет, при вводе данных с помощью сервиса 1С:Контрагент, История КПП заполняется автоматически данными только на текущий момент времени.

ОГРН

Основной государственный регистрационный номер. Данные для заполнения берутся из ЕГРЮЛ.

Этот реквизит наряду с ИНН и КПП является обязательным для заполнения, поскольку используется в формах 1С-Отчетности.

Любая дополнительная информация в текстовом виде.

Основной банковский счет

Указываются банковские реквизиты контрагента для автоматического заполнения данных в платежных поручениях, счетах на оплату, выписках банка. Поэтому очень важно сразу и правильно указать банковские реквизиты!

Данные банковских счетов выбираются из справочника Банковские счета. Просмотреть список всех банковских счетов можно по ссылке Банковские счета панели навигации формы в карточке контрагента.

В карточке контрагента по ссылке Банковские счета панели навигации формы открывается список банковских счетов. Создать новый расчетный счет нужно по кнопке Создать.

Банк

При заполнении банковских реквизитов указывается банк контрагента, в котором открыт банковский счет. Для корректного заполнения банка в 1С лучше воспользоваться Классификатором банков, который заполняется путем загрузки классификатора банков с сайта агентства РБК либо с диска ИТС.

Подробнее в статье Загрузка классификатора банков РФ

Номер счета

Номер основного банковского счета контрагента.

Адрес и телефон

Ввод адресных данных производится в специальной форме ввода адресных данных.

При загруженном Адресном классификаторе адрес заполняется выбором данных из классификатора в специальных полях формы.

Если Адресный классификатор не загружен, то данные в форме заполнения адреса вводятся в свободной форме по кнопке ЕЩЕ — Ввести адрес в свободной форме.

После этого адрес набирается в поле Адрес в свободной форме.

Юридический адрес

Юридический адрес контрагента вводится по ссылке Заполнить.

Юридический адрес должен строго соответствовать указанному в ЕГРЮЛ. Очень важно, чтобы юридический адрес был заполнен правильно.

Данные юридического адреса идут в 1С-Отчетность, торговые документы, договоры, электронный документооборот с контролирующими органами. Полный список документов и отчетов, использующих в печатных формах юридический адрес можно посмотреть здесь.

В Правилах заполнения счет-фактуры говорится о соответствии заполненных строк 2а и 6а «Адрес» ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если адрес указан не по формату, например:

оснований для отказа в вычетах нет (Письмо Минфина РФ от 02.05.2012 N 03 07 11/130).

История юридического адреса

В программе поддерживается хранение истории изменения Юридического адреса контрагента по ссылке История, где изменения вносятся с нужной даты.

Проблема с изменением юридического адреса разработчиками решена! Теперь Вы просто вносите измененный юридический адрес по ссылке История с нужной даты и программа отлично понимает — что и когда выводить в печатные формы документов!

Нет, при перезаполнении данных по сервису 1С:Контрагент, История юридического адреса заполняется автоматически данными юридического адреса только на текущий момент времени. Поэтому лучше внести новые данные юридического адреса вручную по ссылке История, чтобы для печати старых документов хранилась нужная информация.

Просмотр юридического адреса на карте

Из программы можно посмотреть Юридический адрес на карте.

Существует два способа просмотра карты:

  • Яндекс.Карты;
  • Google Карты.

Фактический адрес

Фактический адрес в карточке контрагента заполняется автоматически по данным Юридического адреса.

Если фактический адрес не совпадает с юридическим, то нужно снять флажок Фактический адрес совпадает с юридическим адресом и ввести новые данные фактического адреса в форме заполнения адреса.

Данные фактического адреса идут в 1С-Отчетность, торговые документы, договоры, электронный документооборот с контролирующими органами. Полный перечень документов и отчетов 1С, использующих фактический адрес в печатных формах представлен в таблице.

Почтовый адрес

Почтовый адрес контрагента автоматически заполняется по данным Юридического адреса.

Если почтовый адрес не совпадает с юридическим, то нужно снять флажок Почтовый адрес совпадает с юридическим адресом и ввести данные почтового адреса в форме заполнения адреса.

Данные почтового адреса идут в 1С-Отчетность, заявление о ввозе товаров, заявление сотрудника на выплату пособия.

Полный перечень документов и отчетов 1С, использующих почтовый адрес можно посмотреть здесь.

В перечне 123 позиции! Список использования почтового адреса в программе весьма внушительный! Поэтому заполнять почтовый адрес контрагента нужно обязательно!

Телефон

В этом поле заполняется телефон контрагента для связи.

Да, можно! Вы правильно предполагаете! Если подключена интеграция с телефонией, то кликнув по кнопке с трубкой справа от поля, можно позвонить по указанному номеру прямо из 1С.

Все настраивается очень просто. При нажатии на кнопку с картинкой телефонной трубки в первый раз — программа предложит выбрать программу подключения.

Выбор программы осуществляется из предложенного списка, например, Skype.

После нажатия на кнопку с телефонной трубкой и подтверждения запроса на звонок, абонент может связаться с указанным по этому номеру контрагентом.

Все верно! Обратите внимание, что у Вас длина номера 10 символов, а по стандартам она должна быть 11. Исправьте номер телефона с 8952221799 на правильный, например, +79522217990 и все получится!

Звонить из 1С очень удобно – вся информация доступна всем заинтересованным лицам: менеджерам, бухгалтерам, ответственным лицам. В случае, когда менеджер, работающий с контрагентом, заболел, уволился или находится в командировке — все контакты для связи с контрагентом надежно фиксированы в программе и не теряются!

Email

В этом поле заполняется адрес электронной почты контрагента. Введенный Еmail позволит после настройки Учетной записи почтового клиента пересылать контрагенту товарные-накладные, счет-фактуры и прочие документы из 1С.

Подробнее в статье Настройка отправки электронных писем

Особенности заполнения. Физическое лицо

Для ввода в справочник Контрагенты физических лиц, надо выбрать вид контрагента Физическое лицо.

Рассмотрим особенности заполнения карточки физического лица. Они касаются заполнения реквизита ФИО, ИНН, КПП, ОГРНИП и новых полей, активизирующихся при выборе данного вида контрагента.

ФИО

Фамилия, имя и отчество физического лица. В случае, если физическое лицо является ИП (Индивидуальным предпринимателем), то данные этого поля должны соответствовать данным ЕГРИП. Если физическое лицо не является ИП, то данные этого поля заполняются из удостоверяющего личность документа, например, Паспорт РФ.

Идентификационный номер физического лица должен содержать 12 цифр. При заполнении не допускаются буквы, пробелы. При ошибочном вводе выдается соответствующее предупреждение.

Если физические лица, внесенные в справочник Контрагенты – это ваши сотрудники или физические лица на договоре подряда, которые получают в организации оплату за свой труд, то внести ИНН нужно обязательно. Эта информация идет в отчетность по НДФЛ.

Если физическому лицу просто идут денежные перечисления, например, алименты, то ИНН в этом случае можно не указывать.

ОГРНИП

Основной государственный регистрационный номер ИП (Индивидуального предпринимателя). Номер есть в уведомлении о постановке на учет физического лица.

Серия и № свидетельства

Серия и номер свидетельства, которые указаны на бланке Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП.

Дата выдачи

Дата выдачи свидетельства, указана на бланке Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП.

Документ, удостоверяющий личность

Документ, удостоверяющий личность физического лица, например, Паспорт гражданина РФ. Полный перечень документов, удостоверяющих личность можно посмотреть здесь.

Особенности заполнения. Обособленное подразделение

Для ввода в справочник Контрагенты обособленного подразделения надо выбрать вид контрагента Обособленное подразделение.

Рассмотрим особенности заполнения карточки обособленного подразделения. Они касаются заполнения реквизитов ИНН, КПП, ОГРН, Юридического адреса, Фактического адреса и новых полей, активизирующихся при выборе данного вида контрагента.

Обособленное подразделение может иметь свое собственное название, отличное от названия головной организации, а может называться так же, как и головная организация, с указанием на обособленность (Обособленное подразделение).

Головной контрагент

Головной контрагент – это организация, которой принадлежит обособленное подразделение. Выбор данных происходит из справочника Контрагенты, поэтому Головной контрагент должен быть предварительно занесен в этот справочник.

Идентификационный номер налогоплательщика. Для обособленного подразделения ИНН заполняется автоматически по ИНН головного контрагента.

В поле КПП указывается код причины постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения, информация берется из уведомления о постановке на учет.

Информация юридического адреса Головного контрагента.

Информация о месте положения обособленного подразделения

Особенности заполнения. Государственное учреждение

Для ввода в справочник Контрагенты государственного органа, надо выбрать вид контрагента Государственный орган.

Особенности заполнения карточки государственного учреждения касаются новых полей Государственный орган и Код, которые активизируются при выборе данного вида контрагента.

Государственный орган

Данные в поле Государственный орган выбираются из предопределенного списка:

  • Налоговый орган – если государственное учреждение является ИФНС;
  • Орган ФСС – если государственное учреждение является ФСС;
  • Орган ПФР – если государственное учреждение является ПФР;
  • Прочий – если государственное учреждение является прочим органом.

Код

Код отделения государственного органа. Данные Кода отделения госучреждения указаны в уведомлении о постановке на учет в государственное учреждение.

Одной из основных операций при работе с программой 1С 8.3 является заполнение Справочника Контрагенты, представляющего собой перечень всех поставщиков, покупателей и т.д. принявших на себя те или иные обязательства по договору с которыми работает организация.

Давайте рассмотрим, что собой представляет Справочник «Контрагенты» в 1С 8.3 и как с ним работать.

Справочник «Контрагенты» находится в блоке «Справочники»-«Покупки и продажи»-«Контрагенты».

Рис.1 Справочник «Контрагенты»

Перед нами открывается журнал с элементами справочника. Для удобства работы мы можем группировать контрагентов по папкам, по любой принадлежности будь то поставщик, покупатель, банк и т.д.

Рис.2 Журнал с элементами справочника

Если нам необходимо создать новую группу для контрагентов, мы выбираем «Создать группу», и перед нами открывается окно «Контрагенты (создание группы)», где необходимо заполнить поле «Наименование», а по желанию и поле «Комментарий». После нажимаем «Записать и закрыть». В справочнике появится новая группа.

Рис.3 В справочнике появилась новая группа

Также для удобства и ускорения работы со справочником «Контрагенты» можно применять разные режимы просмотра элементов.

Рис.4 Разные режимы просмотра элементов

Кликаем на значение «Еще» и в открывшемся списке выбираем «Режим просмотра», где можно указать один из трех вариантов режима просмотра:

  • Иерархический – элементы будут отображаться в выбранной группе;
  • 5 Список – будут отображены все элементы справочника без учета группировки;
  • 6 Дерево – будут отображаться все группы справочника и выбранные элементы в подчинении.

Рис.5 Режим просмотра

Как создать новый элемент справочника «Контрагенты» в 1С 8.3

Новый контрагент вводится в справочник через значение «Создать».

Рис.6 Введем нового контрагента

Перед нами открывается пустая карточка контрагента, которую необходимо заполнить.

Рис.7 Пустая карточка контрагента

При этом у пользователя есть 2 варианта заполнения карточки Контрагента:

  • Автоматически*;
  • В ручном режиме.

Заполнение автоматом работает только при подключении «1С Контрагент». При этом:

  • Данные заполнятся по ИНН или наименованию контрагента автоматически, без ошибок;Рис.8 Данные заполнятся по ИНН или наименованию контрагента
  • Можно получить досье по контрагенту;Рис.9 Досье по контрагенту Рис.10 Досье по контрагенту
  • А также возможна проверка реквизитов инспекций ФНС и филиалов ФСС и ПФР.

Рис.11 Проверка реквизитов

*Если ИНН выделен красным цветом, Контрагент отсутствует в базе ФНС.

При создании контрагента и заполнении карточки в ручном режиме пользователь должен заполнить все основные поля…

Рис.12 Заполнение основных полей

…указать «Вид контрагента» и в выпавшем списке выбрать одно из значений:

  • Юридическое лицо;
  • Физическое лицо;
  • Обособленное подразделение;
  • Государственный орган.

В зависимости от выбранного вида контрагента будет изменяться табличная часть документа и поля обязательные для заполнения.

В карточке контрагента имеется функционал «Справки 1СПАРК Риски», который помогает быть в курсе изменений у ваших контрагентов и клиентов: сервис каждый день дает информацию о банкротстве, ликвидации, планах по реорганизации, изменении юридического адреса и руководителя. Сервис помогает отслеживать изменения, использует различные источники информации, включая ЕГРЮЛ и Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц.

Данная опция работает только в случае подключения 1СПАРК Риски.

Рис.13 1СПАРК Риски

Непосредственно в карточке контрагента мы можем создать банковский счет. Для этого выбираем «Банковские счета»-«Создать».

Рис.14 Создаем банковский счет

В открывшейся карточке заполняем такие обязательные для заполнения поля, как банк, номер счета, валюту. Если платежи проводятся через корреспондентский счет, открытый в другом банке, необходимо указать банк для расчетов. Если расчетный счет используется для расчетов по контрагенту государственного заказа, необходимо указать «Государственный контракт».

Рис.15 Государственный контракт

Также можно настроить вывод необходимой информации в платежных поручениях и требованиях. В данной настройке можно прописать:

  • Наименование контрагента, которое будет выводиться в поле «Получатель» платежного поручения или в поле «Плательщик» в платежном требовании;
  • Обозначить, где будет указываться КПП контрагента (только в платежных поручениях в бюджет или во всех платежных поручениях);
  • Написать текст, который будет автоматически выводиться в назначении платежа при создании нового платежного поручения.

Рис.16 Настраиваем данные для ПП

В закладке «Банковские счета» контрагента можно создать множество расчетных счетов, при этом можно указать один из нескольких р/сч «Использовать как основной». При формировании документа списание с расчетного счета в платежном поручении «Основной расчетный счет» будет заполняться по умолчанию.

Рис.17 Закладка «Банковские счета»

В карточке контрагента можно сразу создать документ «Договоры». Для этого выбираем «Договоры»-«Создать».

Рис.18 Создание документа «Договоры»

В открывшейся карточке заполняем вид договора:

  • С поставщиком;
  • С покупателем;
  • С комитентом(принципалом) на продажу;
  • С комитентом(принципалом) на закупку;
  • С комиссионером (агентом) на закупку;
  • С факторинговой компанией;
  • пр.

Заполняем поля «Номер договора» и «Дата». При этом наименование программа заполняет автоматически, ориентируясь на информацию из этих полей. Прописываем организацию, с которой данный контрагент заключает договор.

Рис.19 Заполняем поля «Номер договора» и «Дата»

К договору пользователь может присоединить файлы в любом формате.

Рис.20 Присоединяем файлы

Присоединенные файлы можно просматривать, редактировать (каждая версия отредактированного файла храниться в 1С 8.3, где при необходимости их можно просмотреть, когда, в какое время, а также какой пользователь редактировал прикрепленный файл), распечатывать документ.

Важно помнить, что, после того как пользователь отредактировал прикрепленный файл, файл необходимо освободить от редактирования через «Еще»-«Завершить редактирование».

Рис.21 Завершить редактирование

В закладке «Договоры» контрагента можно создать множество элементов договоров, при этом можно указать один из нескольких «Использовать как основной». При формировании документов в программе договор будет заполняться по умолчанию.

Рис.22 «Использовать как основной»

В карточке контрагента существует возможность сохранять историю изменения полей «Полное наименование» и «КПП». Если у контрагента изменился «КПП» или «Полное наименование» необходимо в «Истории» внести дату и новое значение. После внесения изменений в программу данные во всех документах до указанной даты в истории будут брать значение начального реквизита, а в документах, начиная с даты нового значения, будет указываться новое значение реквизита.

Рис.23 История изменения полей «Полное наименование» и «КПП» Рис.24 Изменение полей «Полное наименование» и «КПП»

В карточке «Контрагент» есть возможность просмотреть все документы, в которых указан текущий контрагент, его расчетные счета, договора. Для этого выбираем «Документы». В открывшемся списке отобразятся все документы контрагентов, которые при необходимости можно отсортировать по договору или организации. У пользователя есть возможность просмотреть проводки по интересующему документу, выбрав интересующий документ и нажав значок «Показать проводки и другие движения документа» (Дт/Кт).

Рис.25 Проводки и другие движения документа

В заключение рассмотрим функционал, предусмотренный для удобства рассылки писем контрагентам.

В 1С 8.3 есть возможность настроить и распечатать конверт, с заполненными автоматом адресными строками и индексом.

Рис.26 Конверт, с заполненными автоматом адресными строками и индексом

Пользователю предлагается выбрать вариант заполнения адреса контрагента-получателя:

  • Почтовый;
  • Юридический;
  • Фактический.

Адрес заполнится автоматически из карточки контрагента.

Также можно выбрать один из трех вариантов формата конверта и вывести на печать логотип организации (загрузить логотип организации можно в реквизитах организации в, разделе «Логотип и печать»).

Рис.27 Распечатанный конверт

После выбранных настроек, отобразится печатная форма документа, где пользователь может сохранить ее в любом формате, либо сразу отправить на печать. Если у вас регулярно возникают вопросы по настройке программ 1С, обратитесь за консультацией программиста 1С в нашу компанию, позвонив по телефону или оставив заявку на сайте. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки и с радостью вам поможем.

Урок № 16. Справочник контрагентов 1C.
Независимо от вида деятельности предприятия, его формы собственности, особенностей организации учета и иных факторов, у него всегда будут поставщики, покупатели, заказчики и т. д., одним словом – контрагенты. Для ввода, редактирования и хранения информации о контрагентах в программе предназначен соответствующий справочник, с которым мы и познакомимся в данном разделе. Перед началом работы рекомендуется ввести в него основных контрагентов, чтобы не тратить на это время впоследствии.
Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно выполнить команду главного меню Операции | Справочники, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Контрагенты и нажать кнопку ОК. В результате на экране откроется окно справочника.
Справочник контрагентов
Как видно на рисунке, окно состоит из двух панелей – левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что возможность группировки контрагентов довольно удобный механизм, поскольку он позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие и т. д.). Вначале мы рассмотрим, каким образом в справочник добавляются группы контрагентов, а затем изучим порядок ввода и редактирования контрагентов.
Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна установить курсор на ту позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия | Новая группа либо нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<F9>. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов.
Ввод и редактирование группы контрагентов
В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное наименование создаваемой группы. Отметим, что это поле в данном окне является единственным параметром, обязательным для заполнения. В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу <Enter>.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.
Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима без сохранения выполненных изменений.
При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу <F2>, после чего в открывшемся окне внести требуемые изменения.
Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу <Insert> (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования контрагента.
Окно ввода и редактирования контрагентов
Отметим, что в данном окне осуществляется не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу <F2>.
В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора.
Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.
Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Общие вводятся основные сведения о контрагенте. В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций – Юр. лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица – Физ. лицо.
В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена в инструментальной панели данного окна) либо клавишу <Enter>.
В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.
В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводятся, соответственно, индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.
Если данный контрагент входит в состав какого?либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.
На вкладке Адреса и телефоны, вводятся соответствующие контактные данные контрагента.
Ввод контактных данных контрагента
В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Порядок действий в обоих случаях одинаков: можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне, открываемом по кнопке выбора.
Ввод адреса контрагента
В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то окно будет выглядеть так, как показано. В этом случае адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент, для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать либо клавишу <Enter>.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.
В поле Телефон можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При вводе нескольких номеров их нужно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта и др.).
На вкладке Контакты формируется перечень контактных лиц данного контрагента.
Контактные лица контрагента
Чтобы добавить в список новое контактное лицо, нужно в области Контактные лица выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу <Insert>. В результате на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести информацию о контактном лице и нажать кнопку ОК. О том, как вводить сведения о контактных лицах контрагентов, мы узнаем при изучении урока № 22, посвященного справочнику контактных лиц. На вкладке Счета и договоры вводятся данные о банковских счетах контрагента, а также о заключенных с ним договорах.
Ввод сведений о банковских счетах и договорах с контрагентом
Для банковских счетов и договоров предназначены соответствующие параметры. Порядок действий в обоих случаях одинаков: для добавления новой позиции в список нужно выполнить команду Действия | Добавить или нажать клавишу <Insert>, после чего в открывшемся окне ввести параметры банковского счета (договора) и нажать кнопку ОК. О том, как вводить данные по банковским счетам и договорам с контрагентами, будет рассказано позже. В нижней части окна ввода и редактирования контрагента находится поле Комментарий, которое доступно на всех вкладках данного окна. В этом поле при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера по данному контрагенту.
Завершается ввод и редактирование контрагента нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Урок № 17. Справочник договоров контрагентов 1C

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *