Талон заказчика к путевому листу

Какими бы простыми со стороны ни казались отдельные нарушения, некоторые бухгалтера упорно допускают в них ошибки.

Вот вам 5 нарушений по учету запасов, которые из года в год выявляют наши аудиторы, а также контролирующие органы.

Не повторяйте чужих ошибок.

Используйте аудиторов по назначению – пусть почистят ваши «перышки» и исключат человеческий фактор из тяжелой бухгалтерской профессии. Ну, и позволят успешно пройти любую проверку.

Нарушение 1.

Самое типичное нарушение в аудиторской практике – Клиенты не ведут учет расхода ГСМ. У всех в голове одна фраза: «Путевые листы отменили!» Ну, таки-да! Но для списания на расходы для налога на прибыль затрат на топливо, необходимо иметь первичный учетный документ (ПУД), подтверждающий расход топлива в производственных целях организации.

Ранее при перевозке грузов по договорам автомобильной перевозки грузов в обязательном порядке составлялся такой транспортный документ, как путевой лист по утвержденной законодательством форме, который содержал сведения, необходимые для составления ПУД на списание топлива.В настоящее время при осуществлении транспортной деятельности автомобильные перевозки выполняются без оформления путевых листов – такая норма предусмотрена абз. 2 подп. 4.5 Декрета N 7.

Так как правильно?

Организация имеет право не оформлять такой транспортный документ, как путевой лист.Однако, необходимо учитывать, что затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено Налоговым кодексом и (или) законодательством (статья 169 НК).

Согласно п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 №133 (Инструкция №133) основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период.

Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.Факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода ГСМ должен быть подтвержден документально.

Следовательно, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления первичного учетного документа для списания стоимости топлива на затраты.

Таким документом может быть как путевой лист (в том числе по ранее использовавшейся форме), так и иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяется организацией самостоятельно.

Нарушение 2.

Вам может показаться следующее нарушение надуманным, не спешите, дочитайте до конца.

Клиенты не ведут учет материалов и запасов по местам хранения и материально ответственным лицам, ответственным за их хранение и перемещение.Как это выглядит на практике? Все ТМЦ по счету 10 «Материалы» числятся за директором (похожая ситуация и с товарами).

Что это за собой влечет?

Вот некоторые последствия описанного нарушения:

  • Хищения и последующая невозможность возложить материальную ответственность на виновных лиц. Следствие – убытки и потери.
  • Нарушения при списании сырья в производство – не составляются отчеты МОЛ либо составляются по формальному признаку – помимо убытков, нарушения при исчислении налога на прибыль.
  • Инвентаризации проводятся по формальному признаку, и, как следствие, недостоверные данные по остаткам на складах, искажение бухгалтерской отчетности. Зачастую, такая отчетность представляется для кредитования, а если устанавливают, что банк обманули, сами знаете что бывает за выманивание кредита.

Как надо по закону.

Согласно ч. 5 п. 16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее — Инструкция N 50), для обобщения информации о наличии и движении в организации сырья и материалов используется счет 10 «Материалы».

Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов, отдельным их наименованиям и материально ответственным лицам (ч. 20 п. 16 Инструкции N 50; п. 80 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее — Инструкция N 133)).

Нарушение 3.

Как вы думаете, на чем сыплются все обманки? Правильно, на деталях.

Следующее нарушение именно так и прослеживается – в одних документах одна информация, в других другая. Ревизоры находят нарушение путем сопоставления документов. Профессия у них такая.

Например, используете вы личный автомобиль в служебных целях (заключили договор, оформляете путевые листы). А когда приезжаете на ТО или ремонт, в заказ-нарядах указывается фактический пробег, в отличие от «нарисованного», который указывает бухгалтер в путевых листах. Так как машина принадлежит Организации, то отклонение в пробеге можно расценить как фиктивное использование имущества Организации и фактическое завышение затрат (амортизация автомобиля).

Почему так?

Основанием для списания топлива на затраты являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива (ч. 2, 3 п. 83 Инструкции N 133). Расхождение сумм списания топлива и фактического пробега автотранспорта может информировать о том, что при большем фактическом расстоянии в путевых листах указывается меньшее расстояние, что свидетельствует об использовании автомобиля в личных целях работника.

Соответственно, необходимо составлять акты контрольного замера расстояния, анализировать спидометр, установленный на транспортном средстве.

Что будет за такое нарушение?

Расходы на топливо снимут с затрат для налога на прибыль и могут быть рассмотрены как личный доход работника с доначилением подоходного налога и отчислений в ФСЗН.

Нарушение 4.

Главное правило бухгалтерского учета – «без бумажки ты букашка»! И, традиционно, об это забывают. Вот, например, во время аудита регулярно сталкиваемся с проблемой – нет актов на списание материалов и сырья в производство. Бухгалтера говорят – у меня все в компьютере, надо будет – распечатаю.

Такое заблуждение ошибочно по нескольким причинам:

  • на практике так красиво не бывает. Самое простоя в этой ситуации – бухгалтер уволился, а печатать акты никто не хочет;
  • хранить ПУД в электронном виде можно тогда, когда они подписаны электронно-цифровой подписью;
  • директор дал разрешение на нарушение правила систематизации документов? А как же номенклатура дел? Сроки хранения?

Зачем они – эти акты? ПУД-акты на списание материалов и сырья являются основанием для учета расходов на сырье и материалы в составе расходов для налога на прибыль.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона N 57-З). Списание стоимости сырья и материалов на себестоимость продукции осуществляется двумя способами: при их передаче со склада в цех на рабочие места или по мере использования в производстве (п. 60 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010N 133).

Организация вправе применять один из них. Свое решение нужно закрепить в учетной политике. От выбранного способа списания сырья и материалов зависит, какие документы при этом используются: на основании документа, которым оформляется их передача в производство или акт расхода материалов, акт списания материалов, сводные ведомости расхода материалов, материальный отчет и т.п.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее в настоящей главе — затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг)), представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 169 НК). Затратами по производству и реализации товаров (работ, услуг) признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (п. 2 ст. 169 НК).

Последствия.

Отсутствие ПУД, обосновывающих расходы, участвующие в исчислении налога на прибыль, влекут исключение таких затрат из состава расходов для расчета налога на прибыль, и как следствие, доначисление такого налога.

Нарушение 5.

Следующие нарушения не имеют налоговых последствий, но если вы в группе риска в отношении проверок КГК РБ, то вам это будет полезно знать:

  • не ведется учет шин и АКБ;
  • не ведется учет средств индивидуальной защиты;
  • не ведется учет драгметаллов.

Учет шин и АКБ.

Правила учета установлены техническим кодексом установившейся практики ТКП 299-2011 «Автомобильные шины. Нормы и правила обслуживания», утвержденным приказом Минтранса от 21.03.2011 N 149-Ц (далее — ТКП 299-2011), распространяющим свое действие в том числе на организации, которые эксплуатируют шины. Определено, что карточку следует завести на каждую шину, установленную при комплектации или во время эксплуатации автомобиля.

Карточки можно не вести только на шины, установленные на транспортное средство, выполняющее перевозки для собственных нужд. Но ответственного за учет работы шин назначить все равно нужно, т.е. такой учет в любом случае необходим, а его порядок организация определяет самостоятельно (ч. 2 п. 1, подп. 9.1 ТКП 299-2011).

Учет средств индивидуальной защиты.

Учет спецодежды ведется по каждому работнику в отдельности, а также контролируется ее движение. Для этого используется личная карточка учета средств индивидуальной защиты. В ней подтверждается факт получения и возврата спецодежды работником, указываются сроки носки, стоимость и прочие сведения (п. 51 Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209).

Допускается ведение учета средств индивидуальной защиты на электронных носителях. При этом выдача средств индивидуальной защиты подтверждается подписью лица, получающего средства индивидуальной защиты, в бухгалтерском документе (ведомость и тому подобное).

Учет драгметаллов.

Согласно действующему законодательству, организации должны вести учет драгметаллов, входящих в состав объектов (оборудования, приборов, инструментов, покупных комплектующих изделий, иных средств).

Данные по содержанию драгметаллов при постановке объектов (например, основных средств) на учет заносятся в учетные документы в соответствии со сведениями, указанными в технической документации (паспортах, формулярах, этикетках, руководствах по эксплуатации, другой конструкторской документации), со ссылкой на эту документацию. Сказанное определено п. 47 Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Минфина от 15.03.2004 N 34.

Согласно п. 49 Инструкции N 34, при отсутствии информации о наличии драгметаллов в технической документации сведения по их содержанию заносятся в учетную документацию на основании следующих данных:

  1. лабораторных анализов;
  2. определенных комиссионно (комиссией) на основании сведений, содержащихся в перечнях (справочниках) деталей, изделий и иных средств, материалов, содержащих драгоценные металлы, разработанных РУП «Межотраслевая хозрасчетная лаборатория по нормированию и экономии драгоценных металлов и драгоценных камней» (далее — РУП МХЛДМ);
  3. сведений переработчиков, которые передаются этими организациями на договорной основе.

С уважением, Елена Жугер
директор ООО «БелАудитАльянс»

Порядок на автопредприятии, а значит и производительность труда, во многом зависит от порядка в учете автотранспорта. Однако стоит признать, что вести многочисленные журналы и составлять отчеты — рутинная работа. Чтобы упростить этот процесс, мы создали для вас программу «Контроль и учет автотранспорта».

Путевые листы соответствуют Приказу Минтранса России №152 в редакции 21.12.2018 (действует с 1 марта 2019)

Путевые листы соответствуют Приказу Минтранса России № 476 от 07.11.2017.

КУПИТЬ

Преимущества программы

  1. Простой и удобный интерфейс. Вы работаете с программой, специально адаптированной под учет автотранспорта в России. Это значит, что в ней нет ничего лишнего. Основные таблицы называются АТС (автотранспорт), Тракторы и ДСТ (дорожно-строительная техника), Персонал, Путевые листы. Вся информация в представлена компактно. При необходимости получения более подробных сведений Вы просто открываете интересующую вас запись таблицы.
  2. Информативность. К записи о транспортном средстве, тракторе, сотруднике вы прикрепляете фотографию. Если у вас большой автопарк, то это будет значительным подспорьем. К карточке транспортного средства можно добавить информацию о неисправностях. К записи о сотруднике можно добавить контактные данные. Все сведения, которые вам понадобятся, у вас всегда под рукой и запрашиваются в течение нескольких секунд.
  3. Быстрое формирование документов и отчетов. В программу загружены типовые формы журналов, путевых листов и всевозможных транспортных отчетов, начиная с лимитно-заборной карты и заканчивая отчетом по топливу. Если вовремя вносить информацию в программу, то отчет формируется за пару кликов. Формат отчетов — doc или xls. Некоторые поля можно заполнить или исправить вручную в печатной форме. Унифицированные формы отчетов составлены в соответствии с действующим законодательством.
  4. Важные напоминания. Программа автоматически будет оповещать вас о том, когда нужно пройти очередное техобслуживание, техосмотр или поменять страховку. Теперь вам не нужно выписывать всё это в отдельную тетрадь или постоянно просматривать журналы.
  5. Постоянная техническая поддержка и регулярные обновления версий. Мы даем быструю обратную связь по всем техническим вопросам, возникающим в связи с работой программы. Ваши конструктивные замечания помогают нам делать программу лучше.

Приобретая программу, вы:

  • бесплатно скачиваете обновления в течение 1 года
  • после 1 года использования можете приобретать обновленные версии со скидкой 50 процентов

При переходе на лицензионную версию вся введенная вами информация сохраняется в программе.

Схема работы программы в режиме разветвленной филиальной сети предприятия

Смотрите презентацию по программе: YouTube, PowerPoint, PDF-файл. Следует заметить, что текущая версия обладает большими возможностями.

Подумайте сколько ваше предприятие тратит в день только на бензин и сравните с ценой программы (3500 2800 руб — до 100 машин и 5000 4000 руб — свыше 100 машин)! Не отказывайте себе в возможности вести нормальный учет и контролировать ваш автопарк.

Есть вопросы?

Обращайтесь в службу поддержки или звоните 8(3452) 500-837
Email: avto-uchet@mail.ru

Системные требования

Операционные системы: Windows 2000/XP/2003/Vista/Windows 7/Windows 8.
Не требуется дополнительных библиотек!

Поместить ссылку в:

Путевой лист это — основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств.

Бланк путевого листа относится к первичным документам, используемым в процессе учета грузоперевозок. Путевой лист вместе с бланком товарно-транспортной накладной (ТТН) являются документами, характеризующими работу водителя и автотранспортного средства. Оба документа служат основанием для начисления и выплаты заработной платы водителю, а также для расчета стоимости услуг по перевозке товаров. В 1997 году были утверждены две формы, которые до сих пор используются для работы грузового автотранспорта в России.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист форма 4-с применяется для грузоперевозок, основанных на сдельной оплате труда (сделал водитель рейс – сдал путевой лист). Путевой лист форма 4-п используется в случае применения временного тарифа. Как правило, в этой форме учитывается работа водителя в течение одной рабочей смены (одного дня). При этом он может сделать несколько однотипных рейсов для одного заказчика, или два рейса для разных заказчиков.

Путевой лист состоит из основной части и отрывного талона. Отрывной талон бланка заполняется непосредственно заказчиком. Данные, указанные в нем, служат основанием для выставления счета за выполненные перевозчиком работы. Отрывной талон является неотъемлемой частью выставляемого счета, служит подтверждением начисленной суммы за услуги организации-грузоперевозчика.

Основная часть бланка путевого листа является документом бухгалтерской отчетности и остается у перевозчика. В этой части путевого листа должны быть продублированы данные о времени, в течение которого был задействован автомобиль грузоперевозчика и протяженности маршрута доставки грузов. Также здесь отражаются данные о вынужденном простое автотранспортного средства, о необходимости дополнительной работы двигателя машины и осуществлении работ, связанных с использованием оборудования, установленного на автотранспортном средстве. Именно эти данные служат основанием для расчетов работы данного автотранспортного средства.

Если при автоперевозке товаров предполагается повременная оплата, то в путевом листе проставляется номер каждой товарно-транспортной накладной, которая прилагается к путевому листу. Экземпляр товарно-транспортной накладной (ТТН), прилагаемый к бланку путевого листа, служит подтверждение выполненных работ. По окончании работ производится учет и вносится запись в журнал учета путевых листов, подсчитывается общий итог (в тоннах) перевезенного груза. Уже на основании совокупных показателей рассчитываются часы использования автотранспортного средства и заработная плата водителя.

До того, как водитель начнет работу, основную часть бланка путевого листа должен заполнить диспетчер грузоперевозок, или лицо его заменяющее. Последующие записи в путевой лист вносят работники организации-грузоперевозчика, а также заказчик (или его представитель). Водитель никаких записей в путевой лист вносить не должен. Он расписывается в путевом листе только при приеме автомобиля для работы и сдаче его в конце смены. Путевые листы водитель получает у диспетчера в начале рабочей смены, и их получение заверяет подписью. В конце рабочей смены он обязан путевой лист сдать. Этот документ выписывается только на одну рабочую смену или рабочий день. Новый путевой лист водитель может получить только после того, как сдаст диспетчеру старый и таким образом закроет рабочий день.

Как правильно вносить записи в бланк путевого листа

Очередность заполнения граф путевого листа строго регламентирована. Заполнение происходит следующим образом:

  1. Под названием документа проставляется дата (число, месяц и год), которая должна соответствовать дате, проставляемой в регистрационном журнале о выдаче путевых листов;
  2. Далее идет строка, в которой должен быть указан код работ. Именно этот код и служит основанием для расчетов и выплаты заработной платы водителю;
  3. Графы «Бригада» и «Колонна» отражают номера подразделений автопарка, к которым приписана грузовая машина или сам водитель;
  4. Графа «Данные транспортного средства» должна содержать данные о марке автомобиля, его регистрационных номерах (государственном и гаражном);
  5. Строки, содержащие служебные и личные данные о водителе должны быть заполнены следующими данными. Сюда входят фамилия и инициалы водителя, номер его прав, его табельный номер, присвоенный согласно штатному расписанию организации, а также класс водителя;
  6. Если транспортировка груза предполагает наличие лицензии, то необходимо заполнить графу с данными о лицензионной карточке. В этой графе указывается серия и номер карточки, а также ее вид. По видам лицензионные карточки делятся на ограниченные и стандартные;
  7. Графа «Прицепы» должна содержать государственный и гаражный номер полуприцепа или прицепа, а также марку, если использование этих средств необходимо для процесса грузоперевозки. Если в ходе грузоперевозки предполагается замена прицепов, то их номера и марки вписываются прямо на месте;
  8. Графа «Сопровождающие лица» должна содержать сведения о лицах, которые сопровождают водителя при перевозке груза. Этими лицами могут быть стажеры, экспедиторы, грузчики. В эту графу вписываются фамилия и инициалы сотрудников, а также документы, на основании которых они осуществляют свою работу;
  9. Графа «Работа водителя и автомобиля» должна содержать сведения о времени выезда машины с территории автотранспортного предприятия и времени его возвращения на территорию автопарка;
  10. В графе «Задание водителю» диспетчер грузоперевозок или иное лицо вписывают адрес местонахождения заказчика, в чье распоряжение поступает водитель с автотранспортным средством;
  11. Графа «В чье распоряжение» предполагает указание заказчика о том лице, с кем конкретно будет контактировать водитель в процессе выполнения работы. Зачастую это сам заказчик, но этим лицом может быть доверенное лицо клиента. Свои обязанности уполномоченное лицо осуществляет на основании доверенности. Копию доверенности лучше всего приобщить к документам (путевому листу и товарно-транспортным накладным);
  12. Строка «Время прибытия» должна содержать данные, обозначенные в часах и минутах о времени прибытия автотранспортного средства к месту нахождения заказчика для выполнения разовой работы. Если услуги по договору предполагают выполнение работы в течение нескольких дней, тогда в этой графе фиксируется время согласно графику, прописанному в договоре;
  13. Графы адресов пункта погрузки и разгрузки (№№ 20-21) должны отражать фактические адреса пункта загрузки товаров и пункта доставки (разгрузки) товаров;
  14. Строка «Наименование груза» содержит полное наименование товара, предназначенного к транспортировке;
  15. Строка «Количество поездок с грузом» должна отражать необходимое количество рейсов, требуемых для выполнения определенного задания. Задание определяется в заявке или в единичном заказе;
  16. Графа «Расстояние» содержит данные о протяженности маршрута. Километраж можно определить по данным дорожных организаций или карте города (области). Также можно воспользоваться данными предыдущих грузоперевозок. Километраж можно рассчитать на любой транспортной бирже, работающей в Интернете, к примеру АТИ.СУ. Как правило, данные, предоставляемые транспортными биржами, достаточно точны, а услуга расчета километража абсолютно бесплатна;
  17. Графа «Перевезти тонн» содержит данные о количестве груза в тоннах, который требуется перевезти.

Любые изменения в путевой лист, касающиеся задания водителя, имеет право вносить только сотрудник автотранспортной организации-владельца автотранспортного средства. В случае договоренности между сторонами (перевозчиком и клиентом), это может сделать лицо, уполномоченное заказчиком либо сам заказчик.

На лицевой стороне бланка путевого листа содержится графа «Выдать горючее», в которой указывается необходимое для работы автотранспортного средства количество топлива. Количество необходимого топлива вписывается в графу прописью с учетом неизрасходованного горючего за прошедшие сутки. Полностью заполненный диспетчером лист заверяется его подписью. Таким образом, диспетчер удостоверяет правильность заполнения и достоверность всех внесенных данных, включая факт наличия у водителя водительских прав.

Как заполнить путевой лист до выезда из гаража

В этой части листа не так много граф, подлежащих заполнению. Следуя рекомендациям заполнить эту часто достаточно просто.

  1. Графы, относящиеся к разделу «Движение горючего», заполняются заправщиком или техником по горюче-смазочным материалам. В этих графах записываются данные о фактически полученном топливе для осуществления работы;
  2. Лицевая сторона бланка путевого листа обязательно содержит отметку о медосмотре. Медосмотр является обязательной процедурой до начала работ по грузоперевозкам. Производит медосмотр и заполняет нужные графы путевого листа только официально уполномоченное лицо с медицинским образованием. Цель медосмотра – определить состояние здоровья водителя и его способность управлять автотранспортным средством;
  3. Перед тем, как автотранспортное средство отправится на линию, специалист отдела технического контроля или контрольно-пропускного пункта должен зафиксировать данные со спидометра машины и внести эти сведения в графу «Показания спидометра». Графа находится в разделе «Работа автомобиля и водителя»;
  4. Эти же специалисты отражают время выезда автомобиля на линию. Время записывается в графе «Время фактическое». Допускается вносить данные как вручную, так и с помощью штампа. Очередность указания данных: дата, месяц, часы и минуты;
  5. Еще одна графа, относящаяся к разделу «Движение горючего» отражает остаток топлива в баках машины при выезде на маршрут. Эти данные записываются механиком по горюче-смазочным материалам в графу №12 путевого листа;
  6. В бланке путевого листа есть строки, в которых отражается фактическое состояние автотранспортного средства (пригодность его к работе, технические замечания и рекомендации). Заполняется этот раздел механиком ОТК и свидетельствует о готовности машины к работе, а также служит допуском водителю для выезда. Этот раздел заверяется как механиком, так и личной подписью водителя.

Как заполнять путевой лист на маршруте

Рассмотри порядок заполнения бланка путевого листа на примере формы №4-с.

  1. Графа № 27 содержит сведения о номерах всех произведенных рейсов. Это необходимо для последующей сортировки всех прилагающихся товарно-транспортных накладных;
  2. Следующая графа должна содержать номера всех товарно-транспортных накладных, прилагающихся к путевому листу;
  3. Данные о дате и времени предоставления грузополучателю или отправителю бланка путевого листа проставляются в графах №№ 28-30. Это происходит в том случае, если на территории заказчика или грузополучателя предусмотрен контрольно-пропускной пункт. В противном случае эти графы не заполняются, а данные проставляются в соответствующих строках товарно-транспортной накладной;
  4. Графы №№ 39-40 содержат полное наименование организации-грузоотправителя. Данные о грузоотправителе (наименование и реквизиты) заверяются подписью грузоотправителя или доверенного лица, а также заверяются печатью;
  5. Если возникли какие-либо непредвиденные обстоятельства, вызвавшие простой, в этом случае заполняется строка «Простои на линии». Данные вносятся соответствующим специалистом (сотрудником технической помощи), либо любым другим уполномоченным лицом. В графе должны быть указаны причины простоя, дата и точный временной промежуток, в течение которого автотранспорт простаивал. Данные о простое заверяются подписями лиц, заполнивших эту графу;
  6. На лицевой стороне путевого листа находится раздел «Особые отметки». В нем находятся данные, не входящие в путевой лист: замечания и отказы заказчика от выполнения работ или от автотранспорта, замечания сотрудников ГИБДД и специалистов дорожной службы.

Правила заполнения путевого листа при возвращении в автопарк

После возвращения автотранспортного средства в гараж заполнение бланка путевого листа продолжается. В него вносятся следующие данные:

  1. Первым делом заполняется раздел «Работы автомобиля и прицепов». Сюда вносятся данные о произведенных рейсах, количестве израсходованного топлива, времени, проведенном при выполнении работ, а также фактический километраж за время смены;
  2. Раздел «Движение горючего» содержит строки об остатке топлива, которые заполняются механиком ОТК. Техник по горюче-смазочным материалам делает отметку в графе «Сдано», что подтверждает фактическую сдачу остатков топлива водителем;
  3. После сдачи автотранспортного средства (состояние фиксируется механиком ОТК и определяется как удовлетворительное или неудовлетворительное), водитель ставит в графе «Сдано» отметку, которую заверяет подписью механик ОТК.

Работа с путевым листом после его сдачи водителем диспетчеру грузоперевозок

После того, как автотранспортное средство сдано в автопарк, и путевой лист заполнен всеми службами, водитель сдает его диспетчеру, который продолжает заполнение.

  1. Первым заполняется раздел «Работа водителя и автомобиля». В графу «Нулевой пробег» вносятся следующие данные: километраж от ворот автотранспортного предприятия до пункта погрузки, и от места разгрузки до гаража;
  2. Раздел «Движение горючего» достаточно обширный, здесь необходимо заполнить несколько строк. «Коэффициент изменения нормы» содержит сведения об общем нормативе изменения расхода топлива. Данный коэффициент связан с изменением норм расхода горючего. Строки о времени работы спецоборудования и работы двигателя заполняются на основании документально подтвержденных данных. Сюда вносятся данные о применении спецоборудования и времени его работы, а также данные о дополнительной работе двигателя (при погрузочно-разгрузочных работах, например). Эти сведения необходимо заносить в путевой лист для определения нормы расхода горючего. После заполнения соответствующих граф, диспетчер заверяет их своей подписью;
  3. Раздел «Последовательность выполнения задания» является завершающим этапом. Диспетчер вносит в него общее количество совершенных рейсов. Запись вносится в итоговую строку графы № 27. Строка «Товарно-транспортные документы в количестве» отражает общее количество сданных водителем товарно-транспортных накладных. Подтверждая количество принятых и сданных диспетчеру документов, водитель ставит в графе «Сдал водитель» свою подпись, диспетчер в графе «Принял» также расписывается.

Как правильно заполнить бланк путевого листа формы № 4-п

Бланк путевого листа данной формы несколько отличается от предыдущей формы № 4-с. Особенностями заполнения отличается раздел «Задание водителю». Этот раздел должен заполнять диспетчер согласно данным, поданным в заявке или разовом поручении клиента.

  1. Графа № 18, отражающая в чье распоряжение поступает водитель с автотранспортным средством, должна включать данные о клиенте (наименование его организации и местонахождение пункта производства работ);
  2. Строки №№ 19-20 отражают время прибытия автотранспортного средства для выполнения работ, а также время убытия;
  3. Графа № 21 содержит данные (в часах) о приблизительном времени, отведенном на выполнение необходимых работ;
  4. Строка № 22 содержит данные о необходимом количестве рейсов.

Отрывной талон бланка путевого листа заполняется только заказчиком. После этого он передается водителю, который сдает его вместе с путевым листом в бухгалтерию. На основании отрывного талона заказчику выставляется счет за фактически выполненные работы, который он должен оплатить. Заполнение отрывного талона тоже должно происходить в соответствии с правилами.

Водитель предъявляет заказчику путевой лист. Заказчик, на основании данных этого путевого листа вносит в определенные разделы отрывного талона номер путевого листа и дату его выдачи. Также сюда вписываются реквизиты компании-грузоперевозчика, марка и государственный регистрационный номер автотранспортного средства, прибывшего для выполнения работ.

Строка «Заказчик» должна содержать полное наименование организации-заказчика и данные должностного лица, уполномоченного руководить прибывшим автотранспортным средством. Также в отрывном талоне в соответствующих графах проставляется время прибытия автотранспортного средства и время его убытия. Заказчик заполняет графу «Приложенные товарно-транспортные документы», в которой проставляется фактическое количество и номера документов. Один экземпляр каждого ТТН обязательно должен прилагаться к бланку путевого листа.

Отрывной талон содержит сведения о фактически произведенных водителем рейсах, соответствующая графа при этом заполняется заказчиком. По окончании заполнения всех необходимых сведений заказчик (или его доверенное лицо), заверяет все внесенные данные своей подписью и печатью предприятия.

Формальная и фактическая ответственность за ошибки, допущенные при заполнении бланка путевого листа, ложится на руководителя предприятия (как грузоперевозчика, так и заказчика), или лиц, уполномоченных осуществлять данную работу. Сюда входит как технический персонал, отвечающий за эксплуатацию автотранспортных средств (механики ОТК или заправщики), так и лица, в чьи обязанности входит заполнение путевого листа (диспетчеры грузоперевозок).

Скачать бланки путевых листов грузовых и легковых автомобилей, а так же автобусов

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

Видео заполнение путевого листа в программах

Видео: Путевой лист в программе 1С 8

Видео: Программа «Путевые листы»

Вы можете скачать программу «Путевые листы» Бухсофт (сразу начнется скачивание файла с официального сайта программы)

Программа условно-бесплатная, есть срок ознакомления, после чего её можно будет приобрести за 2000 рублей.

  • Анастасия

1. Учет автотранспорта

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):

В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности:
— отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа),
— сортировка по различным признакам,
— добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта,
— формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel,
— открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»).
Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» — «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» — «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С.
При удалении автотранспорта контролируется ссылочная целостность базы данных по журналам путевых листов, расходов и доходов, а также по спискам задач и напоминаний по пробегу.

Карточка автотранспорта имеет вид:


Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную.
В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.
В поля блока ‘Лицензионая карточка’ вносятся сведения о виде, серии, рег.номере и номере лицензионной карточки (при наличии).
В поле ‘Участок’ можно выбрать участок из справочника Подразделений и участков. Такая ‘привязка’ позволит формировать отчетность в разрезе подразделений и участков.
В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер — 100 символов).
Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

2. Учет клиентов и объектов

Список объектов открывается из меню «Режимы – Справочник объектов».


В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне ведется учет групп объектов;
— на втором уровне для каждой группы ведется список объектов со реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация.

Список клиентов и объектов клиентов открывается из меню «Режимы – Справочник клиентов».

В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
— на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, адрес, телефоны, доп.информация.
Объект для клиента выбирается из справочника объектов (при нажатии кнопки Изменить или с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши).
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.
3. Учет маршрутов

Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Справочник маршрутов».

В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся маршруты (с контролем уникальности по названию маршрута). В карточке маршрута можно заполнить реквизиты: время выезда, время возвращения, всего рабочих часов, адрес места отправления, пометки поправочных коэффициентов для расчета расхода топлива.
В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника ‘Клиенты и объекты’. Объекты можно перемещать в любом направлении при установленном режиме сортировки в порядке следования. В таком порядке объекты будут расположены в путевом листе.
Для любого объекта текущего маршрута можно изменить объект, клиента и пробег.
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.
4. Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).

Режимы работы в журнале путевых листов:

— отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»),
— установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»),
— быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год),
— отбор путевых листов по статусу (все, новый, подготовлен, выдан, сдан, обработан) — статус путевого листа отображается в крайней правой колонке журнала,
— отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
— отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
— отбор путевых листов по маршруту,
— отбор по подразделению или участку,
— добавление (кнопка «Добавить»), копирование (кнопка «Копировать»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
— формирование печатной формы журнала путевых листов (кнопка «Печать») в Excel,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.

В форме путевого листа заполняются реквизиты:
— дата,
-номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную,
— водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши),
— количество отработанных часов, тарифы (руб./час, руб./км – устанавливаются автоматически при выборе водителя и могут быть изменены), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифов на количество отработанных часов и пробег),
— время выезда, время и дата возвращения,
— маршрут (с автоматической подстановкой времени выезда и возвращения, поправочных коэффициентов),
— статус путевого листа (подготовлен к выдаче, выдан водителю, сдан водителем, обработан),
— пробег, клиент, наименование груза, время прибытия, время убытия, количество часов, количество ездок, дополнительные поправочные коэффициенты для каждого из объектов маршрута (данные по любому объекту можно включить в расчет или исключить из расчета суммарных показателей по маршруту выборочно или для всех объектов одновременно),
— по кнопке ‘Дополнительно’ вводятся другие сведения: место отправления (подставляется автоматически из карточки маршрута при его выборе), сопровождающие лица, второй водитель, норма расхода топлива при простое с включенным двигателем,
— регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона,
— показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически, но может быть изменен и не равен суммарному пробегу по объектам),
— данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива). Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.
Если в настройках программы выбран режим расчета — по объектам и хотя бы один объект в списке отмечен, расчет расхода топлива, пробега, времени работы производится по данным списка объектов с учетом дополнительных поправочных коэффициентов объектов. В этом случае для каждого объекта учитываются и общие коэффициенты путевого листа и коэффициенты объекта. Дополнительные поправочные коэффициенты выбираются из соответствующего справочника. В форме списка этого справочника при позиционировании на группе коэффициентов в поле справа показывается список коэффициентов выбранной группы.
Общие поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).
Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».
Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.
Кнопкой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

Для печати путевого листа в формате Excel (по кнопке «Печать») используются шаблоны путевых листов, расположенные в каталоге программы. Перечень шаблонов и выводимых реквизитов путевых листов приведен в меню «Сервис» — «Настройка печати путевых листов». Для подготовки собственного шаблона поместите в каталог программы файл Excel с соответствующим именем, внесите в его ячейки в нужных местах наименования шаблонов реквизитов путевого листа, начинающихся со служебного символа #.
ВАЖНО: Шаблоны реквизитов группы ‘Сведения об объектах’ указываются в шаблонах путевых листов строго по порядку, начиная с 1, а печатаются только для помеченных строк списка объектов путевого листа. Шаблоны #Откуда1 и #МестоОтправления заполняются из поля ‘Место отправления’ путевого листа, шаблоны #Откуда2, #Откуда3 и т.д. заполняются наименованиями объектов из предыдущей помеченной строки списка объектов путевого листа.
При статусе путевого листа ‘Подготовлен’ и ‘Выдан’ на печать не выводятся данные, соответствующие показателям при возвращении (дата, время, остатки и расход топлива, пробег, показания спидометра, данные о зарплате).
Вид печатаемой формы (типовая или форма пользователя) определяется константой «Использовать шаблоны пользователя для печати путевых листов», устанавливаемой в меню «Сервис — Основные настройки программы».
ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание «П») при установке не изменяются.

5. Учет сотрудников (водителей)

Список сотрудников открывается из меню «Режимы» — «Справочник сотрудников».

Доступные режимы:

— добавление,
— удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
— поиск,
— сортировка,
— печать,
— выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

Вводимые реквизиты:

— фамилия, имя, отчество,
— адрес,
— телефоны,
— дата рождения,
— № удостоверения,
— срок действия удостоверения,
— категория,
— класс,
— табельный номер,
— тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км),
— должность,
— основной маршрут,
— паспортные данные,
— дата приема,
— дата увольнения,
— дополнительная информация (до 250 символов). 6. Учет расходов

Журнал расходов открывается из меню «Режимы» — «Журнал расходов»

Доступные режимы:

— добавление записи расхода,
— удаление записи расхода,
— изменение записи расхода,
— печать списка расходов за установленный период,
— вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
— установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,

— быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
— независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по сотруднику,
— отбор по группе или статье расхода,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.

При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.

В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.

При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.
При выборе автомобиля автоматически заполняется реквизит ‘Сотрудник’, если за выбранным автомобилем закреплен водитель.

Справочник «Статьи расходов»

Вызывается из меню «Режимы» — «Справочник статей расходов» и используется для заполнения записей расходов.

Доступные режимы:

— добавление группы расходов,
— добавление статьи расходов,
— изменение названия группы и статьи расходов,
— удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
— удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
— печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
— поиск по наименованию,
— перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши). 7. Учет доходов

Учет доходов ведется аналогично учету расходов с такими же возможностями отбора, сортировки, расшифровки и пр. Используются пункты меню «Режимы» — «Журнал доходов», «Режимы» — «Справочник статей доходов».

8. Учет подразделений и участков

Вызывается из меню «Режимы» — ‘Справочник подразделений и участков’.

Доступные режимы:

— добавление подразделения,
— добавление участка,
— изменение названия подразделения и участка,
— удаление участка (с контролем ссылок в карточках автотранспорта),
— удаление подразделения (только после удаления всех участков выбранного подразделения),
— печать – вывод списка подразделений и участков расходов в Excel,
— поиск по наименованию,
— перемещение участка в другое подразделение (контекстное меню по правой кнопке мыши). 9. Ведение списка задач

Список задач вызывается из меню «Режимы — Задачи».

Доступные режимы:

— добавление задачи,
— удаление задачи,
— изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
— печать списка задач за установленный период,
— установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день,
— быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
— независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач,
— автоматическое создание задач по срокам замены водительских удостоверений (пункт меню ‘Сервис’, в справочнике ‘Типы задач и напоминаний’ должна быть статья ‘Замена удостоверений водителей’),
— поиск по тексту задач,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по сотруднику,
— отбор по группе или типу задач,
— отбор по клиенту,
— отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра,
— отбор завершенных и незавершенных задач,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.

При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.

10. Учет напоминаний по пробегу

Список напоминаний по пробегу вызывается из меню «Режимы — Напоминания по пробегу».

Доступные режимы:

— добавление напоминания,
— удаление напоминания,
— изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
— печать списка напоминаний,
— поиск по тексту напоминания,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по группе или типу напоминания,
— отбор наступивших и будущих событий.

При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.

Справочник «Типы задач и напоминаний»

Вызывается из меню «Режимы» — «Справочник типов задач и напоминаний» и используется для заполнения записей задач и напоминаний по пробегу.

Доступные режимы:

— добавление группы задач (напоминаний),
— добавление типа задачи (напоминания),
— изменение названия группы и типа,
— удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
— удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
— печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
— поиск по наименованию,
— перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши). 11. Отчеты

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

— вид топлива,
— вид транспорта,
— автомобиль,
— сотрудник (водитель),
— подразделение,
— участок,
— маршрут (в отчете по пробегу),
— объект (в отчете по пробегу),
— группа расходов/доходов,
— статья расходов/доходов.

Степень детализации отчетов:

— за период в целом,
— по видам транспорта,
— по автомобилям,
— по путевым листам,
— по сотрудникам (водителям),
— по подразделениям,
— по участкам,
— по маршрутам (в отчете по пробегу),
— по объектам (в отчете по пробегу),
— по группам / статьям расходов и доходов,
— по периодам (год, квартал, месяц).

Анализируемые параметры для отчетов:

  • Ведомость учета топлива:
    • Получено, л
    • Расход топлива фактический, л
    • Сдано, л
    • Расход по норме, л
    • Экономия, л
    • Перерасход, л
  • Остатки топлива:
    • Остаток, л
  • Пробег автотранспорта:
    • Пробег, км
  • Отчет о работе автотранспорта и среднем расходе топлива:
    • Пробег, км
    • Длительность простоя с включенным двигателем, час
    • Длительность работы отопителя, час
    • Объем транспортной работы, т*км
    • Пробег с грузом, км
    • Количество ездок с грузом за смену
    • Длительность работы специального оборудования, час
    • Длительность работы битумного насоса, час
    • Длительность работы гудронатора, час
    • Длительность работы подогревателя цистерны, час
    • Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
    • Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
    • Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
    • Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
    • Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
    • Расход топлива, л
    • Средний расход топлива, л/100км
  • Отчет об отработанном времени и заработной плате водителей:
    • Пробег, км
    • Отработано часов
    • Заработная плата, руб.
  • Отчет о нормативном расходе масел и смазок:
    • Расход топлива фактический, л
    • Расход моторного масла, л
    • Расход трансмиссионных и гидравлических масел, л
    • Расход специальных масел и жидкостей, л
    • Расход пластических смазок, кг
  • Сводная ведомость по учету горючего:
    • Получено топлива, л
    • Расход топлива фактический, л
    • Начальный остаток, л
    • Конечный остаток, л
    • Расход по норме, л
    • Пробег,
    • Часов работы спец.оборудования,
    • Показания спидометра на начало и конец периода,
  • Отчеты о доходах, расходах и прибыли:
    • Сумма доходов (расходов, прибыли), руб.
  • Справка о наличии автотранспорта:
    • Балансовая стоимость, руб.
    • Количество автомобилей
  • Справка о списанном (выбывшем) автотранспорте:
    • Количество автомобилей
    • Дата списания

12. Сервис

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:

  • Основные настройки программы:
    • Настройка цвета фона программы
    • Название организации
    • Адрес организации
    • Телефоны
    • Основной регион
    • Основной тип автомобиля
    • Дата подтверждения записи путевых листов
    • Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
    • Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
    • Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
    • Флаг установки режима автоматического подсчета фактического расхода топлива, равного нормируемому при вводе путевых листов
    • Флаг установки режима расчета пробега, нормируемого расхода топлива, времени работы по объектам путевых листов
    • Флаг показа задач на текущую дату при запуске программы
    • Флаг показа напоминаний по пробегу при запуске программы
    • Флаг установки режима печати путевых листов из шаблонов пользователя
    • Флаг сохранения данных при выходе из программы.

  • Настройку печати путевых листов:
    • Названия файлов-шаблонов путевых листов — типовых и пользовательских (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
    • Наименования шаблонов реквизитов путевых листов

  • Проверку базы данных (проверка корректности ввода значений остатков топлива, пробега при выезде из гаража, возможных ошибок при расчете длительности работы)
  • Сохранение данных
  • Восстановление данных
  • Очистку базы (удаление всех путевых листов, записей расходов и доходов, задач, напоминаний по пробегу).
  • Оптимизацию базы данных (только в сетевой версии). Оптимизацию можно производить по мере необходимости и после очистки базы (рекомендуется не реже одного раза в год, особенно при большом количестве удалений)
  • Редактирование нормативной базы.
  • ВАЖНО: Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. При изменении и добавлении данных в первых двух таблицах необходимо соблюдать правила ввода типа транспорта (см. сообщения по кнопке Помощь после выбора таблицы). Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.

  • Импорт базы данных.
    • Этот режим предназначен для импорта данных из прежних версий программы (в случае установки новой версии в другой каталог).
  • Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.
    • Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».
  • Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из 1С.
    • Для импорта выберите из стандартного диалога базу данных 1С-Предприятие 7.7. Доступны для импорта конфигурации: «Бухгалтерский учет» (редакция 4.5), «Комплексная конфигурация» (редакция 4.5), «Упрощенная система налогообложения» (редакция 1.3). Загружаются элементы справочника 1С «Основные средства» вида «Транспортные средства» с контролем уникальности по инвентарному номеру.
  • Расчет кредита (только в сетевой версии).
  • 13. Просмотр нормативной базы

    Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».

    14. Просмотр справочной информации

    Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:

    — Примеры расчета расхода топлива,
    — Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
    — Нормы эксплуатационного пробега шин,
    — Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *