Учет конструкторской документации в бухгалтерском учете

Компания ГАРАНТ

Бухгалтерский учет нематериальных активов ОАО осуществляется согласно ПБУ 14/2007. Синтетический учет нематериальных активов ведется на счетах 04, 05, 19. В результате проведенного анализа интеллектуальной собственности у ОАО были выявлены ноу-хау (техническая и конструкторская документация), применяемые в процессе создания изделий с 1980 года, но не поставленные на бухгалтерский учет. Техническая и конструкторская документация представляет собой чертежи, пояснительные записки по технологии производства и само описание процесса производства. Ноу-хау создавалось собственными силами. В бухгалтерском учете с 1980 года никакие затраты на разработку (создание) ноу-хау отражены не были. В настоящее время завод готовит Положение о коммерческой тайне для помещения ноу-хау под режим коммерческой тайны (ранее был приказ об отнесении секретов производства к коммерческой тайне).

Как отразить указанную техническую и конструкторскую документацию в бухгалтерском учете в качестве нематериального актива?

В соответствии с п. 1 ст. 1225 ГК РФ результатами интеллектуальной деятельности и приравненными к ним средствами индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг и предприятий, которым предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственностью), в частности, являются секреты производства (ноу-хау).
Правое определение и содержание ноу-хау установлены главой 75 ГК РФ.
Согласно ст. 1465 ГК РФ секретом производства (ноу-хау) признаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.
Отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау), регулируются положениями Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ). Согласно Закону N 98-ФЗ право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом положений Закона N 98-ФЗ (смотрите также п. 57 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 26.03.2009 N 5/29 «О некоторых вопросах, возникших в связи с введением в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Отметим, что, по мнению Минэкономразвития РФ, выраженному в письме от 02.04.2010 N Д05-948, технические документы, по которым производится продукция, могут относиться к сведениям, составляющим коммерческую тайну, в случае, если данные документы не подпадают под действие ст. 5 Закона N 98-ФЗ.
Четкое определение правовой природы секрета производства (ноу-хау) позволяет достоверно признать его и отразить данный объект в бухгалтерском учете. В то же время стоит отметить, что при признании в составе секрета производства в составе нематериального актива (далее — НМА) могут возникнуть трудности, связанные с документальным подтверждением права на ноу-хау, поскольку оно не требует обязательной государственной регистрации, то есть ноу-хау не подтверждается патентом, свидетельством.
Для принятия объекта в качестве НМА необходимо соблюдение всех условий п. 3 ПБУ 14/2007, в том числе надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и права данной организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации — патенты, свидетельства и другое.
При выполнении условий, установленных в п. 3 ПБУ 14/2007, к нематериальным активам относятся ноу-хау (п. 4 ПБУ 14/2007).
В рассматриваемой ситуации ноу-хау состоит из технической и конструкторской документации, описывающей процесс производства, помещенной под режим коммерческой тайны.
Отметим, что организация может стать обладателем исключительных прав на ноу-хау в результате его создания. Создание секрета производства может быть связано с выполнением работником(ами) своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя. Согласно п. 1 ст. 1470 ГК РФ исключительное право на служебный секрет производства принадлежит работодателю.
В соответствии с п. 6 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (далее — ПБУ 14/2007) НМА принимается к бухгалтерскому учету по фактической (первоначальной) стоимости, определенной по состоянию на дату принятия его к бухгалтерскому учету.
Фактической (первоначальной) стоимостью НМА признается сумма, исчисленная в денежном выражении, равная величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, уплаченная или начисленная организацией при приобретении, создании актива и обеспечении условий для использования актива в запланированных целях (п. 7 ПБУ 14/2007).
Первичными документами, на основании которых НМА, созданные в организации, принимаются к учету, будут являться:
— решение исполнительного органа на ее создание;
— техническое задание;
— заключение комиссии о соответствии НМА установленным техническим заданием требованиям;
— трудовые договоры с работниками организации;
— акт приема-передачи результата работ;
— акт ввода в эксплуатацию.
В сложившейся ситуации для принятия ноу-хау как НМА в целях бухгалтерского учета, по нашему мнению, необходимо произвести его оценку: инвентаризацию или независимую оценку*(1), поскольку восстановить затраты на создание ноу-хау с 1980 года не представляется возможным.
Стоит отметить, что порядок оценки НМА — секрета производства для коммерческих организаций законодательно не установлен.
Однако в настоящее время происходит сближение бухгалтерского законодательства России и международных стандартов финансовой отчетности.
Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из действующих положений по бухгалтерскому учету с учетом специфики Вашей организации, а также Международных стандартов финансовой отчетности (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»)*(2).
Отметим, что целью Международного стандарта финансовой отчетности (IAS) 38 «Нематериальные активы» (далее — МСФО 38) является определение порядка учета НМА, кроме того, МСФО 38 также устанавливает порядок оценки балансовой стоимости НМА.
Так, в соответствии с положениями п. 9 МСФО 38 организации часто расходуют ресурсы или принимают на себя обязательства при приобретении, разработке, обслуживании или улучшении (расширении технических возможностей) нематериальных ресурсов, таких как научные или технические знания, проектирование и внедрение новых процессов или систем, лицензии, интеллектуальная собственность, знания о рынке и товарные знаки (в том числе фирменные наименования и издательские права).
Согласно определению нематериального актива такой актив должен быть идентифицируемым, так, чтобы его можно было отличить от гудвила*(3). Актив удовлетворяет критерию идентифицируемости, если он:
— является отделяемым, т.е. может быть отсоединен или отделен от предприятия и продан, передан, защищен лицензией, предоставлен в аренду или обменен индивидуально или вместе с относящимся к нему договором, активом или обязательством, независимо от того, намеревается ли предприятие так поступить;
— является результатом договорных или других юридических прав независимо от того, можно ли эти права передавать или отделять от предприятия или от других прав и обязательств (п. 12 МСФО 38).
В соответствии с п. 14 МСФО 38 рыночные и технические знания могут привести к возникновению будущих экономических выгод*(4). Предприятие контролирует эти выгоды, если, например, знания защищены юридическими правами, такими как авторские права, ограничением в торговом договоре (если это разрешается) или правовой обязанностью работников соблюдать конфиденциальность.

Согласно п. 21 МСФО 38 НМА подлежит признанию тогда и только тогда, когда:
a) существует вероятность того, что предприятие получит ожидаемые будущие экономические выгоды, проистекающие из актива;
b) себестоимость актива можно надежно оценить.
Нематериальный актив первоначально оценивается по себестоимости (п. 24 МСФО 38).
В отличие от положений ПБУ 14/2007, МСФО 38 предусматривает механизм оценки НМА. Пунктами 51-67 МСФО 38 устанавливает принципы первоначального признания и оценки нематериальных активов, созданных самой организацией.
Применительно к п. 24 МСФО 38 себестоимость НМА, созданного организацией равна сумме затрат, осуществленных с даты, когда нематериальный актив впервые стал удовлетворять критериям признания, изложенным в п.п. 21, 22 и 57 МСФО 38. Обращаем Ваше внимание, что запрещается переназначение затрат, которые уже были признаны в качестве расходов (п. 71 МСФО 38).
В себестоимость самостоятельно созданного НМА включаются все прямые затраты, необходимые для создания, производства и подготовки этого актива к использованию в соответствии с намерениями руководства. Примерами прямых затрат являются (п. 66 МСФО 38).
В состав себестоимости НМА, созданного организацией, не входят: торговые, административные и прочие общие накладные расходы, кроме тех, которые могут быть отнесены непосредственно на подготовку актива к использованию; идентифицированная неэффективность и первоначальные операционные убытки, возникшие до момента достижения плановой производительности указанного актива; затраты на обучение персонала работе с активом (п. 67 МСФО 38).
Следовательно, при оценке НМА — секрета производства организация вправе применить положения об оценке предусмотренные МСФО 38.
Обращаем Ваше внимание, что затраты на создание НМА организацией самостоятельно документируются в общеустановленном порядке. Также необходимо оформление карточки учета НМА по форме N НМА-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а, отдельно на каждый объект НМА.
Принятие ноу-хау в бухгалтерском учете отражается записью:
Дебет 08, субсчет «Создание НМА» Кредит 91
— отражены затраты, связанные с созданием ноу-хау (в оценке независимого оценщика).
Дебет 08, субсчет Создание НМА» Кредит счетов 70, 69, 10 и другие
— дальнейшие работы по созданию «ноу-хау».
Дебет 04 «НМА ноу-хау» Кредит 08, субсчет «Создание НМА»
— принят к бухгалтерскому учету секрет производства (ноу-хау).
НМА «ноу-хау» не имеет определенного срока полезного использования. Согласно п. 23 ПБУ 14/2007 по таким активам начисление амортизации не производится (п. 107 МСФО 38).
Обращаем внимание, что изложенная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений по данному вопросу в настоящее время нам найти не удалось.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Медведь Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

29 мая 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) В процессе оценки ноу-хау его стоимость определяется на основании анализа затрат на разработку и внедрение НМА, а также анализа коммерческой либо другой выгоды организации от использования ноу-хау.

*(2) Напомним, что организация всегда вправе изменить учетную политику с начала отчетного года в случае разработки нового способа ведения бухгалтерского учета, когда применение нового способа ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации (п.п. 10, 12 ПБУ 1/2008).

*(3) Гудвил, признанный при объединении бизнеса, является активом, представляющим будущие экономические выгоды от приобретаемых при объединении бизнеса активов, которые не поддаются индивидуальной идентификации и отдельному признанию (смотрите, МСФО (IFRS) 3 «Объединения бизнеса»).

*(4) К будущим экономическим выгодам, проистекающим из нематериального актива, могут относиться выручка от продажи продуктов или услуг, снижение затрат или другие выгоды, возникающие от использования актива предприятием. Например, использование интеллектуальной собственности в процессе производства может способствовать сокращению будущих производственных затрат, а не увеличению будущей выручки (п. 17 МСФО 38).

Поступление нематериального актива (НМА) в организацию закономерно сопровождается зачислением его на хозяйственный баланс. Иными словами, любой имущественный объект, полученный предприятием на том или ином основании, должен быть надлежащим образом принят к учету.

Специфика данной процедуры существенно зависит от способа (причины) поступления объекта в распоряжение компании-правообладателя. Кроме того, факт появления нематериального актива на предприятии обязательно подлежит документальному оформлению, без которого бухучет соответствующего объекта также не может осуществляться.

Как принять нематериальный актив?

Объект принимается предприятием к учету по своей первоначальной (первичной) стоимости – именно этот показатель фигурирует в хозяйственном балансе.

Первичная стоимость имущественного объекта определяется совокупностью понесенных организацией затрат, непосредственно связанных с его появлением на балансовом учете.

Состав расходов, формирующих первичную стоимость НМА, предопределяется причиной его возникновения на предприятии.

Поступление актива в конкретную компанию может быть обусловлено следующими основаниями:

  • приобретение (покупка) у стороннего лица;
  • создание (разработка) собственными силами;
  • безвозмездное получение от внешнего субъекта;
  • обмен на иные активы, принадлежавшие предприятию-правообладателю;
  • внесение нематериального актива учредителем (участником) в уставный фонд организации.

Документально подтвержденные расходы организации, непосредственно связанные с приобретением/созданием или иным получением объектов, фиксируются сначала на дебете счета 08 по субсчету приобретения НМА (счет 08/5) в корреспонденции с кредитом затратных счетов (98, 76, 75, 70, 60).

Факт ввода нематериального актива в эксплуатацию отражается на дебете счета 04, непосредственно корреспондирующего с кредитом счета 08/5, что отражает принятие данного актива к бухучету.

Важно отметить, что признание НМА и принятие его к учету на предприятии осуществляются исключительно в том случае, если он полностью соответствует всем этим требованиям:

  • Организация-правообладатель намеревается использовать данный объект по назначению на протяжении срока, превышающего двенадцатимесячный период.
  • Существует возможность достоверного определения (вычисления) стоимости поступившего или созданного актива.
  • Предприятие не планирует реализацию (передачу) данного объекта стороннему субъекту. НМА целенаправленно приобретался правообладателем для хозяйственного использования.
  • Эксплуатация характеризуется отсутствием физического выражения, осуществляется организацией исключительно для извлечения экономической пользы (выгоды, дохода).

Документальное оформление

Юридический аспект документального оформления НМА заключается в том, что организация приобретает и принимает к учету не какой-либо итог интеллектуальной деятельности, она получает и оформляет исключительное право на этот продукт.

Факты приобретения объектов предприятием должны подтверждаться составлением и регистрацией правоустанавливающих документов.

В качестве таких документов могут выступать следующие официальные бумаги:

  • лицензионное соглашение;
  • регистрационное свидетельство;
  • соглашение, которым оформляется передача/получение исключительных прав;
  • патентная документация;
  • прочие бумаги.

Принятие НМА и его поступление в хозяйственную деятельность документируются на предприятии составлением акта приема-передачи (используется установленная форма ОС-1).

Чтобы оприходовать нематериальный актив в целях бухучета, необходимо завести и оформить на него специальную карточку, предназначенную для аналитического учета всех операций с данным активом.

Речь идет о форме НМА-1, в которой отражаются данные о поступлении соответствующего объекта и его дальнейших перемещениях (вплоть до выбытия или ликвидации).

В учетной карточке обязательно указываются причины того или иного действия, совершаемого на предприятии в отношении конкретного актива. Подобная форма НМА-1 составляется для каждого нематериального актива.

Организация-правообладатель может самостоятельно разрабатывать и применять собственные формы (бланки) учета НМА, поскольку официальные инструкции (регламенты) на этот счет пока отсутствуют.

Однако при этом следует руководствоваться нормами законодательства о бухучете, которыми предписывается обязательное наличие в учетных документах следующих необходимых реквизитов:

  • срок эксплуатации;
  • учетная стоимость;
  • регламентированные нормы амортизации;
  • даты принятия и последующего выбытия;
  • прочие сведения.

Если предприятие оформляет получение права обладания объектом НМА, подпадающим под действие патентного законодательства, необходимо подтвердить данное правомочие лицензионным договором и регистрацией в патентной службе.

Это касается, например, какого-либо изобретения.

Как правило, учет процедур создания (разработки) или приобретения (покупки) объектов подразумевает оформление охранной документации, регламентирующей порядок правомерной эксплуатации подобных активов.

Образец приказа на ввод в эксплуатацию

Руководитель организации-правообладателя издает приказ, регламентирующий принятие нематериального актива к учету.

Обычно такой приказ содержит следующие реквизиты:

  • номер регистрационный и дата составления приказа;
  • наименование объекта (краткое описание);
  • основание (причина) его поступления на предприятие (например, покупка);
  • первоначальная стоимость;
  • присвоение конкретного инвентарного номера;
  • определение групповой принадлежности актива;
  • установление срока эксплуатации;
  • назначение метода амортизации;
  • субъект, ответственный за постановку НМА на учет.

Скачать образец приказа на ввод нематериального актива в эксплуатацию — word.

Пример акта

Передача объекта в хозяйственную эксплуатацию осуществляется предприятием на основании соответствующего акта, оформляемого с указанием следующих реквизитов:

  • регистрационный номер акта;
  • дата составления;
  • наименование НМА;
  • название и реквизиты правоустанавливающего документа;
  • регламентированный период эксплуатации;
  • корреспонденция счетов при взятии на учет;
  • дата введения нематериального актива в хозяйственный процесс;
  • первичная стоимость;
  • амортизационная норма;
  • ликвидационная стоимость;
  • место (подразделение) непосредственного использования.

Скачать образец акта о вводе в эксплуатацию нематериального актива — word.

Проводки при приобретении и создании собственными силами

Учет НМА осуществляется предприятием на счете 04. По дебету 04-счета фиксируется первичная стоимость нематериального актива при поступлении в организацию. Однако сначала все расходы, связанные с приобретением/созданием, накапливаются по счету 08/5.

Если говорить об учете НДС, то данным налогом не облагаются сегодня исключительные права на топологии интегральных схем, ноу-хау, полезные модели, изобретения, базы данных, программное обеспечение.

Остальные НМА предполагают выделение и вычет НДС из расходов, составляющих первичную стоимость.

Приобретение НМА учитывается следующим образом:

Операция

Дебет

Кредит

Фиксируется стоимость НМА

08/5

76

НДС выделяется из стоимости

19

76

Направляется НДС к вычету

68

19

Сборы и пошлины учитываются

08/5

76

Сборы и пошлины оплачиваются

76

51

Принятие объекта к учету

04

08/5

Создание НМА собственными силами организации учитывается так:

Операция

Дебет

Кредит

Зарплата сотрудникам

08/5

70

Социальные начисления

69

Командировочные затраты

71

Сборы, пошлины

76

Услуги подрядчиков

60

Амортизация активов

02,05

Материалы

10

Принятие к учету

04

08/5

Выводы

Поступление нематериального актива на предприятие является исходным моментом для его бухучета. Документальное оформление принятия таких активов к учету имеет огромное значение для их дальнейшей эксплуатации.

Необходимо обеспечить наличие у компании правоустанавливающих бумаг, корректно составить учетные документы, точно указать все обязательные реквизиты, осуществить регистрацию прав (если нужно).

Специфика учетных процедур существенно предопределяется правовым основанием возникновения НМА – создание (разработка) или приобретение (покупка).

Нематериальные активы (НМА) – внеоборотный актив организации, к нему можно отнести лицензионные права на результат интеллектуальной деятельности, а так же деловое имя организации. НМА не обладают вещественной структурой, но их перемещение необходимо так же оформлять в соответствии с ФЗ » о бухгалтерском учете». Это осуществляется с помощью использования первичных учетных документов, в том числе.

Что относится к нематериальным активам

Для квалификации объекта, как НМА, необходимо соблюдение условий:

  • Он будет служить экономическим выгодам предприятия;
  • Эксплуатироваться в основном производстве предприятия либо для учета, или же для деятельности направленной на достижение основной цели компании;
  • Компания должна обладать подтверждением на право обладания объектом;
  • Срок полезного использования (СПИ) объекта больше 12 месяцев;
  • Компания не планирует продажу актива в ближайшем году;
  • Компания должна иметь возможность установить первоначальную стоимость;
  • У объекта должна отсутствовать материально-вещественная форма.

Как поступают НМА в организацию

В век инновационных технологий НМА в компаниях особенно много:

  • Программное обеспечение;
  • Лицензии на программное обеспечение;
  • Все возможные защитные базы;
  • Электронные ключи и подписи и прочее.

Это существенно усложняет учет НМА, и одновременно стимулирует узнать, какие же документы необходимо использовать для учета в соответствии с ПБУ и ФЗ РФ. Поступить в организацию НМА могут от поставщиков, подрядчиков. По Товарно-транспортной накладной, Товарной накладной ТОРГ-12.

Если поступает программное обеспечение в организацию, важно проследить, чтобы предоставлялись права и лицензии, которые обязательно должны прилагаться к документам.

Если же просто докупается лицензия на новый рабочий год, то необходимо уточнять у ответственного сотрудника, на какой срок будет купленная лицензия. Усложняет постановку на учет факт, что основной объем ПО и лицензий для ПО, ПО для оборудования и прочих НМА поступает, как правило, из-за рубежа. И, соответственно, стоимость актива, прописана в документации в иностранной валюте, а это провоцирует курсовые разницы, переоценку задолженности. Поэтому особенно важно тщательно изучить договор и первичную документацию от иностранного контрагента. При этом важно помнить, что на учет НМА необходимо ставить в валюте РФ. На какую дату брать курс валюты, должно быть прописано договором с контрагентом. Соответственно первоначальная стоимость НМА, устанавливаемая для постановки на учет должна быть исключительно в рублях.

Какие первичные документы используются для учета НМА

Поступление НМА в организацию производится с помощью акта приемки-передачи нематериальных активов. Форма стандартная, как и для основных средств (форма ОС-1).

Необходимо указать:

  • Наименование документа;
  • Дата составления документа;
  • Наименование предприятия, подразделение организации;
  • Материально ответственное лицо(МОЛ).

Для аналитического учета используется инвентарная карточка учета нематериальных активов по форме №НМА-1.Это стандартная форма для учета нематериальных активов организации. Карточка индивидуальна для каждого объекта НМА. Карточка открывается на каждый НМА после оприходования, основанием является первичка на приход, акт приемки-передачи (перемещения) нематериального актива формы ОС-2 или другого документа. В карточке прописывается сумма амортизации, устанавливаемой в зависимости от первоначальной стоимости НМА и СПИ. В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» указываются исключительно основные показатели объекта. Списание производится по акту формы ОС-4.

Главное правило при заполнении этой формы это необходимость заверения подписями главного бухгалтера и руководителя организации. Акт заполняется в двух экземплярах, один экземпляр для бухгалтерии предприятия, другой передается МОЛу.

Конечно, бухучет давно перекочевал в компьютерную систему и всю необходимую документацию бухгалтерия заполняет онлайн. С каждым днем компьютерные технологии все больше заставляют перестраиваться привычный для бухгалтера учет, одновременно пополняя список НМА в учете. Но это не отменяет важности правильного учета, и необходимости ведения и экземпляров первичной документации в бумаге.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *